Frecuencia % Totalmente en desacuerdo 29 48% En desacuerdo 13 21% Ni acuerdo o desacuerdo 6 10% De acuerdo 6 10% Totalmente de acuerdo 7 11% Total 61 100%
Fuente: Elaboración Propia
Figura 10: ¿La comunicación entre departamentos es buena?
Fuente: Elaboración Propia
Interpretación: Según los encuestados el 48% está en total desacuerdo en La comunicación entre departamentos es buena. El 21% se encuentra en desacuerdo, el 10% ni en acuerdo o desacuerdo, el 10% está de acuerdo y el 11% está totalmente de acuerdo.
48% 21% 10% 10% 11% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% Totalmente en desacuerdo En desacuerdo Ni acuerdo o desacuerdo De acuerdo Totalmente de acuerdo
45 Tabla 13
Pregunta 10: ¿La institución tiene una buena relación con terceros? Frecuencia % Totalmente en desacuerdo 22 36.1% En desacuerdo 15 24.6% Ni acuerdo o desacuerdo 6 9.8% De acuerdo 7 11.5% Totalmente de acuerdo 11 18.0% Total 61 100%
Fuente: Elaboración Propia
Figura 11: ¿La institución tiene una buena relación con terceros?
Fuente: Elaboración Propia
Interpretación: Según los encuestados el 36.1% está en total desacuerdo en que la institución tiene una buena relación con terceros. El 24.6% se encuentra en desacuerdo, el 9.8% ni en acuerdo o desacuerdo, el 11.5% está de acuerdo y el 18% está totalmente de acuerdo. 36.1% 24.6% 9.8% 11.5% 18% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Totalmente en desacuerdo En desacuerdo Ni acuerdo o desacuerdo De acuerdo Totalmente de acuerdo
46 Tabla 14 Frecuencia % Totalmente en desacuerdo 27 44.26% En desacuerdo 12 19.67% Ni acuerdo o desacuerdo 5 8.20% De acuerdo 7 11.48% Totalmente de acuerdo 10 16.39% Total 61 100%
Fuente: Elaboración Propia
Figura 12: ¿La información producida por la entidad es relevante y de calidad?
Fuente: Elaboración Propia
Interpretación: 44.26% está totalmente en desacuerdo que la información producida por la entidad es relevante y de. El 19.67% se encuentra en desacuerdo, el 8.2% ni en acuerdo o desacuerdo, el 11.48% está de acuerdo y el 16.39% está totalmente de acuerdo.
Los resultados de las encuestas muestran que la percepción de los trabajadores en cuanto a los canales de comunicación oral y escritos es negativa, por otra parte la percepción de los canales tecnológicos en más positiva. Para una mejor comprensión de la relación entre las variables y sus dimensiones se procedió con la prueba de hipótesis.
44.26% 19.67% 8.2% 11.48% 16.39% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% Totalmente en desacuerdo En desacuerdo Ni acuerdo o desacuerdo De acuerdo Totalmente de acuerdo
47 Prueba de Hipótesis
Hipótesis General
H1: Los canales de comunicación impactan significativamente en el desarrollo del componente de Información y Comunicación Interna de la Unidad de Gestión Educativa Local 02 - Rímac.
H0: Los canales de comunicación no impactan significativamente en el desarrollo del componente de Información y Comunicación Interna de la Unidad de Gestión Educativa Local 02 - Rímac.
V1: Variable 1 “Canales de Comunicación”
V2: Variable 2: “Componente de Información y Comunicación Interna”
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Fuente: Elaboración propia
Interpretación:
Debido a que el valor sig. o valor crítico observado 0,00 es menor a 0,05 se acepta la hipótesis alternativa H1, y se rechaza la hipótesis nula H0
Hipótesis especifica 1:
H1: Los canales de comunicación orales impactan significativamente en el desarrollo del componente de Información y Comunicación Interna de la Unidad de Gestión Educativa Local 02 - Rímac.
H0: Los canales de comunicación orales no impactan significativamente en el desarrollo del componente de Información y Comunicación Interna de la Unidad de Gestión Educativa Local 02 - Rímac.
D1: Dimensión 1: Canales de Comunicación Orales
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Fuente: Elaboración propia
Fuente: Elaboración propia
Interpretación:
Debido a que el valor sig. o valor crítico observado 0,00 es menor a 0,05 se acepta la hipótesis alternativa H1, y se rechaza la hipótesis nula
50
Hipótesis especifica 2:
H1: Los canales de comunicación escritos impactan significativamente en el desarrollo del componente de Información y Comunicación Interna de la Unidad de Gestión Educativa Local 02 - Rímac.
H0: Los canales de comunicación escritos no impactan significativamente en el desarrollo del componente de Información y Comunicación Interna de la Unidad de Gestión Educativa Local 02 - Rímac.
D2: Dimensión 2: Canales de comunicación escritos
V2: Variable 2: Componente de Información y Comunicación Interna
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Fuente: Elaboración propia por SPSS Interpretación:
Debido a que el valor sig. o valor crítico observado 0,00 es menor a 0,05 se acepta la hipótesis alternativa H1, y se rechaza la hipótesis nula
Hipótesis especifica 3:
H1: Los canales de comunicación tecnológicos impactan significativamente en el desarrollo del componente de Información y Comunicación Interna de la Unidad de Gestión Educativa Local 02 - Rímac.
H0: Los canales de comunicación tecnológicos no impactan significativamente en el desarrollo del componente de Información y Comunicación de la Unidad de Gestión Educativa Local 02 - Rímac.
D3: Dimensión 3 “Canales de comunicación tecnológicos”
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Fuente: Elaboración propia por SPSS
Fuente: Elaboración propia por SPSS
Interpretación:
Debido a que el valor sig. o valor crítico observado 0,161 es mayor a 0,05 se rechaza la hipótesis alternativa H1, y se acepta la hipótesis nula H0.
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3.2. Discusión
De los resultados de las encuestas y de su posterior validación se puede afirmar que existen problemas en los canales de comunicación oral y en los escritos.
Lo contrario ocurre con los canales de comunicación tecnológicos: En este aspecto la institución sí posee canales en estado óptimo. La mayoría de encuestados concuerda que la intranet y el correo institucional no presenta dificultades de uso, y que son usados de manera correcta.
Según la tesis de Rey, M. (2011) ““La transformación de los canales de comunicación: Las necesidades de los clientes y la adopción e innovación de tecnologías por parte de la empresa”, los canales como internet y telefonía sirven para que una organización mejore sus relaciones con sus clientes o usuarios terceros. Esto también se da dentro de la organización debido a que teniendo canales tecnológicos en buen estado, las tareas o proyectos no se retrasarán.
Por lo tanto, se procede a discutir los hallazgos mencionados con respecto a los resultados encontrados en las investigaciones citadas como antecedentes
Canales de comunicación oral:
Según la prueba de hipótesis existe un impacto significativo de los canales orales en el componente de información y comunicación interna. La encuesta revela que no se obtiene
información de calidad y relevante de las reuniones departamentales e
interdepartamentales y que además la UGEL 02 no incentiva reuniones informales fuera de la institución.
En la tesis de Armas, J. (2014) “Comunicación Interna y Clima Laboral”, las conclusiones resaltan que factores como los medios o canales de comunicación que se dan dentro de la organización, la forma cómo los trabajadores y jefes se comunican, una comunicación ascendente o descendente siempre de manera cordial y la claridad del mensaje impactan en la comunicación interna. El autor añade que este ambiente favorece a la retroalimentación. De igual manera Charry, H. (2017) en la tesis titulada “Gestión comunicativa interna y clima laboral” hace hincapié en la relación significativa entre la comunicación interna y el clima laboral. Añade además que un clima laboral negativo perturba la productividad.
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Ambos antecedentes y la presente investigación concuerdan en que los canales de comunicación son una de las variables que tienen un impacto significativo en la retroalimentación. También mencionan como las relaciones entre los miembros de la organización son de suma importancia para obtener información de calidad. Considerando este último punto puede afirmarse que las posibles soluciones a las debilidades de los canales orales de la UGEL 02 estarán centradas en mejorar el tipo de comunicación ya sea ascendente o descendente y en políticas que mejoran el trato entre jefes y trabajadores.
Canales de comunicación escritos:
La prueba de hipótesis muestra que existe un impacto significativo de los canales escritos en el componente de información y comunicación interna. Según la encuesta la UGEL 02 no sigue las normativas de la institución y los canales escritos no se encuentran debidamente organizados. En la tesis de Front, O. (2013) titulada “Implementación de un Sistema de Gestión Documental en la Universidad Central “Marta Abreu” de la Villas, Cuba” se muestra como una gestión documental supervisada desde la creación de los documentos hasta su archivamiento trae beneficios a las organizaciones como un mejor flujo de información y de comunicación.
Por lo tanto, los hallazgos de esta investigación y la tesis de Font, O. concuerdan que existe una relación directa en fijar protocolos o políticas adecuadas para la gestión de los canales escritos con el estado de la información y comunicación interna. Actualmente, la UGEL 02 no posee políticas fuertes de gestión documental y gran parte de esta, aún se encuentra en estado físico lo que produce desorden y retrasan procesos internos por lo tanto las mejoras estarían enfocadas en estandarizar políticas de gestión documental que mejoren esta situación.
3.3. Conclusiones
a) Conclusión General:
La prueba de hipótesis revela que los canales de comunicación, sí tienen un impacto significativo en el componente de Información y Comunicación Interna del Sistema de Control Interno en la UGEL 02. Además según los resultados de la encuesta, los canales de comunicación oral y escritos son aquellos que presentan problemas más no es el caso de los canales tecnológicos.
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b) Conclusiones Especificas:
a) Conclusión sobre los Canales de comunicación oral:
Se encontró que los canales orales impactan de manera significativa en el desarrollo del componente. Según la encuesta no se obtiene información sustanciosa en las reuniones entre los empleados de un mismo departamento e interdepartamentalmente.
Por lo tanto, las recomendaciones estarán enfocadas en establecer medidas que mejoren el flujo de información o retroalimentación en estas reuniones.
b) Conclusión sobre los Canales de comunicación escritos:
Puede afirmarse que los canales de comunicación escritos impactan de manera significativa en el componente. También puede afirmarse que la UGEL02, no mantiene un control adecuado de su gestión documental, lo que conlleva a una incomodidad latente por parte de los empleados al desperdiciar tiempo en la búsqueda de documentación. Es decir las recomendaciones deben de centrarse en mejorar la gestión documental.
c) Conclusión sobre Canales de comunicación tecnológicos:
No existe un impacto significativo de los canales tecnológicos en el componente de Información y Comunicación Interna. La encuesta muestra que los medios de comunicación como el correo institucional o la intranet son fáciles de usar y son constantemente actualizados por la UGEL 02.
3.4. Recomendaciones
a) Recomendaciones Generales:
-La UGEL 02 debe de enfocar parte de sus estrategias en mejorar la situación de sus canales orales (retroalimentación) y escritos (gestión documental), los cuales presentan mayores problemas según la percepción de los trabajadores encuestados.
-Los resultados de esta investigación pueden servir para futuros trabajos en los que se indague sobre como la comunicación interna es afectada por una gestión documental y oralmente deficiente, o en trabajos que busquen conocer como la retroalimentación es afectada cuando las relaciones entre trabajadores y jefes no son del todo óptimas.
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b) Recomendaciones Específicas:
a) Recomendaciones sobre los Canales de comunicación oral:
Actualmente, la UGEL 02 incentiva la comunicación descendente, es decir la comunicación fluye en su mayoría de los jefes a los trabajadores quienes se comunican interdepartamentalmente por medio de documentos impresos y por teléfonos ubicados en cada departamento. Esto entorpece la retroalimentación a distinto niveles.
Se recomienda tener políticas de comunicación interna que incentiven la comunicación ascendente y digitalizarla con el fin de agilizar tanto la comunicación departamental como interdepartamental. Se propone lo siguiente:
-Estandarizar políticas de puertas abiertas: Con el objetivo mejorar las relaciones entre empleados y sus jefes inmediatos. De esta manera se recogen las inquietudes y sugerencias de los empleados, y los jefes recibirán información de primera mano.
-Señalización digital: Mediante la señalización digital los mensajes fluyen dentro de la organización de manera dinámica e inmediata. Puede comunicar tanto lo discutido en reuniones a todos los miembros de la organización como eventos que se puedan realizar fuera de esta.
-Redes sociales internas: Las redes sociales internas comunican tanto a los miembros de un mismo departamento como interdepartamentalmente. Se propone usar la red WORKPLACE. Esta permite la comunicación entre distintos niveles de la organización no solo mediante mensajes inmediatos sino a través de video-llamadas y videos, además da a conocer a los trabajadores de distintos niveles comunicados, datos de productividad y resultados de reuniones, etc.
b) Recomendaciones sobre los Canales de comunicación escritos:
La UGEL 02 tiene un problema en lo que respecta a los documentos en estado físico. Parte de estos datan desde una década y están dispersos a través de toda la organización, lo que consume espacio físico y promueve el desorden. Para mejorar los canales de comunicación escrita la organización debe de estandarizar políticas de gestión documental enfocadas en tener un archivamiento físico mejor organizado. Se propone lo siguiente: -El uso de software para la digitalización de documentos permite la creación de bibliotecas virtuales a las que se puede tener acceso desde cualquier departamento de la organización en el momento necesario. Es recomendable para instituciones gubernamentales cuyos registros datan desde muchos años atrás. La digitalización además permite acceder a
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modelos actuales de documentos las que a su vez dan a conocer las normativas para la elaboración de estos y así se solucionará otra debilidad de los canales escritos.
-Para el manejo óptimo de los documentos físicos restantes, se propone la creación de un repositorio documental: Con esta medida se mejorará la accesibilidad y el ordenamiento de los documentos archivados debido a que la información se encontrará en una misma ubicación y centralizada.
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Anexos
Anexo 1: Encuesta
Estimado(a) trabajador(a), el presente cuestionario es parte de un trabajo de investigación sobre los canales de comunicación en la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 02. Por favor, responda las preguntas con la mayor sinceridad posible.
Instructivo:
Lea detenidamente el listado de preguntas y marque con un aspa (X) la alternativa que considere pertinente:
Totalmente en desacuerdo =TED En desacuerdo =ED
NDA=Ni acuerdo ni desacuerdo De acuerdo =DA
Totalmente de acuerdo=TDA
Encuesta sobre canales de comunicaciones en la UGEL 02
N Canales Orales TED ED NDA DA TDA
1 Las reuniones entre departamentos proveen información útil y relevante
2 Las reuniones entre trabajadores del mismo departamento proveen información útil y relevante
3 La entidad promueve eventos con los empleados fuera de ella
Canales Escritos
4 Los canales escritos siguen las normativas institucionales
5 Los canales escritos se encuentran debidamente organizados
Canales Tecnológicos
6 El uso del correo institucional no presenta problemas
7 La intranet de la institución es de uso sencillo y no presenta problemas recurrentes
8 Los canales tecnológicos se encuentran actualizados
Información y Comunicación
9 La comunicación entre departamentos es buena
10 La institución tiene una buena relación con terceros (publico, gobierno, otras, entidades en general)
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Anexo 2: Matriz de Consistencia
“Impacto del estado de los Canales de Comunicación en el Componente de Información y Comunicación Interna de la UGEL 02-RIMAC-2018”
Problema Objetivo General Hipótesis General
Variable de estudio
Dimensiones Indicadores Método
Justificación ¿Cómo los canales de
comunicación impactan en el componente de Información y
ComunicaciónInterna de la UGEL 02?
Determinar cómo los canales de comunicación impacta en el desarrollo de Información y Comunicación Interna de la UGEL 02.
Los canales de comunicación impactan significativamente en el desarrollo del componente de Información y Comunicación Interna de la UGEL 02 Variable dependiente: Subcomponente de Información y Comunicación Información Relevancia y Calidad Tipo de investigación: Explicativa. Relación causa- efecto. Diseño de investigación.