PARTE II: SENTIDO DE PERTENENCIA 1.19 SENTIDO DE PERTENENCIA
1.31. LA COMUNICACIÓN SATISFACE NECESIDADES DEL PÚBLICO INTERNO
La comunicación en la gestión organizacional es importante, porque permite fluir la información que debe ser dinamizada por un área especializada y no por un área administrativa, ya que tendrá diferentes lineamientos a la hora de llevarla a la práctica y puede ser muy técnica y confusa.
49
Cfr Stoner James, Freem Edaward y Gilbert Daniel, “Administración”, Editorial Pearson Educación, Sexta edición, México 1996, p. 51
57 “El comunicador debe ser consciente de intentar aplicar estrategias de comunicación
que puedan superar cuántos más factores, mejor. La repetición del mensaje de diversas maneras, la disminución de la complejidad, el tener en cuenta los mensajes que compiten con el que uno quiere transmitir, y la estructuración del mensaje para satisfacer las necesidades del público....”50
Anteriormente se mencionaron las especificaciones técnicas para el personal operario, se pueden manejar herramientas de comunicación que complementen la retroalimentación de los sistemas de gestión continua.
Dentro de los sistemas de gestión de calidad podemos encontrar técnicas de mejora continua, en el cual es necesario eliminar las barreras organizacionales que impiden trabajar en equipo para lograr la mejora continua.
“la comunicación sincera y el trabajo en equipo dentro de departamentos, entre
departamentos y entre distintos niveles jerárquicos, es una aspecto indispensable para la mejora continua, por lo que no es posible que los individuos, equipos y departamentos de la organización sigan trabajando como centros individuales para su propio beneficio con sus particulares metas de productividad.”51
Por otra parte el factor tiempo es indispensable en este tipo de sistema de gestión de calidad ya que los procedimientos están predeterminados y la comunicación juega un papel importante.
La investigación de Rogers, citado por Dennis Wilcox, dice que:
50Wilcox Dennis y Philips, Autt, “
Relaciones Públicas, Estrategias y Tácticas”, Editorial Pearson
Educación S.A., Sexta Edición, España, 2001. p. 188.
51
Gutiérrez Humberto, “Calidad Total y Productividad”, Editorial Mc Graw Hill., Segunda Edición, México,
58 “el planteamiento de la gente a la innovación varía, en función de la personalidad y del
riesgo aplicado. Hay dos tipos de actitudes en los trabajadores, los innovadores y los conservadores, los primeros son aceptantes, líderes de opinión; la primera mayoría que son los que adoptan un planteamiento deliberado; y la mayoría tardía, que suelen ser escépticos pero se rinden ante la presión de allegados.” 52
Lo antes mencionado es importante. Para la comunicación, el manejar tiempos le permite evitar una brecha amplia entre estos tipos de grupos.
Para obtener calidad en la gestión, hay que desechar los miedos y poder integrarse a estos procesos con una alta dirección que apoye al trabajador y no lo someta.
“Así con un nuevo estilo de dirección, tiene procedimientos más objetivos para
determinar las causas de los problemas, la participación de los trabajadores en la corresponsabilidad de las decisiones y un trabajo paulatino para eliminar las demás causas que originan el temor, estará en la ruta de eliminar el miedo interior de la organización.” 53
Y la manera como incida la comunicación en la minimización de estos temores será un factor clave.
Para poner un ejemplo de Política de Comunicación hay que remitirse al Instituto Tecnológico de Morelia donde se pretende lo siguiente:
La organización mantendrá la participación e integración en el sistema de gestión de la Calidad a través de una estrategia de comunicación interna, para
52Wilcox Dennis y Philips Autt, “
Relaciones Públicas, Estrategias y Tácticas”, Editorial Pearson Educación
S.A., Sexta Edición, España, 2001. p. 189
53
Gutiérrez Humberto, “Calidad Total y Productividad”, Editorial Mc Graw Hill., Segunda Edición, México, 2005. p. 47
59 que todo el personal y en todos los niveles se conozcan los planes y objetivos a alcanzar y su grado de participación sea alto.
En estos tiempos es imprescindible integrar al talento humano de una organización en los sistemas de gestión de calidad, con la misma importancia saber cómo lo está haciendo y con qué herramientas comunicacionales se está desempeñando en función de lo señalado, es decir medir su participación. Por tal motivo hay que señalar la importancia de una auditoría, análisis o medición de los resultados respecto los sistemas de gestión de calidad siguiendo lineamientos comunicacionales.
“Sólo se puede mejorar aquello que se puede medir…, en otros casos, con la creencia
de que algunos tipos de trabajos o actividades no pueden ser medidos o es muy complicado o difícil hacerlo. Por tanto,…, se puede observar la inexistencia de un sistema que permita medir eficientemente sus resultados.”54
Es decir hay que gestionar la comunicación con objetivos medibles para establecer que tan efectivo ha resultado el accionar de la organización frente a determinadas situaciones.
Este tipo de premisas son las que debe utilizar el comunicador de hoy en día para demostrar que la comunicación va más allá de organizar eventos a nivel interno sino que estamos involucrados en el desarrollo de la organización de una forma proactiva.
54Arboleda René, “
Indicadores de medida aplicados a la gestión de relaciones públicas”, Editorial AENOR., Madrid - España, 2004. p. 34.
60 Lo siguiente está relacionado con la importancia de la comunicación en un proyecto.
“Esto lleva a poner en relieve el ordenamiento de la circulación de los mensajes en el
interior de la organización ya que estando la mayor parte de sus elementos y actores interconectados, un pequeño mal entendido de significado puede resultar perjudicial para el proyecto empresarial.”55
Ya que este tema trata de la comunicación interna, habrá resultados en los que se refiere a clima laboral que incluso se puede medir o sacar pautas del desempeño de los trabajadores que pueda afectar su accionar en los sistemas de gestión de calidad como entre otros.