La utilización de la cuenta bancaria tiene como objeto fundamental:
- Evitar las irregularidades en el pago de los adeudos, ya que toda erogación es previamente fiscalizada por funcionarios calificados.
- Eliminar las diferencias a las cuales se presta la excesiva manipulación del dinero.
OPERACIONES DE LA CUENTA BANCARIA
Como ya se dijo, los Bancos son instituciones que comercian con el crédito y prestan determinados servicios como intermediarios en operaciones mercantiles y de particulares que requieren cobros y pagos de dinero, tales funciones son posibles debido a la sólida confianza ganada por estas instituciones en el ánimo del publico y por la estrecha fiscalización a que las somete el estado, la cual se realiza en Venezuela a través de la Superintendencia de Bancos.
En general, los bancos reciben depósitos en dinero de personas y entidades, pagando a éstas por el uso que puedan hacer de èl, un interés bajo, y lo prestan, protegiéndose con una garantía adecuada, a las personas y entidades que lo necesiten, obteniendo por este servicio un interés nominal. Además de este servicio los bancos facilitan las operaciones comerciales fungiendo como agentes de cobros, emitiendo cheques de viajeros y cartas de crédito y permitiendo, finalmente, la apertura de cuentas corrientes para depósito en dinero, sujeto a extracciones mediante cheques.
CONCILIACIÓN DE LA CUENTA BANCARIA
Los bancos envían a sus depositantes al término de cada mes un estado de cuenta en el cual hacen constar:
o El saldo anterior de la cuenta.
o Los abonos por depósito y cobros por su cuenta
o Los cargos por cheques pagados y notas de débito, y
Como el depositante contabiliza su cuenta de banco considerando sus propias operaciones, cargándola cuando deposita y abonándola cuando emite cheques, casi siempre hay cheques, cuyo pago no ha efectuado el banco y es frecuente que los depósitos hechos en el último día del mes no se registren en el estado de cuenta enviado por el banco; motivo por el cual los saldos del depositante y del banco no coinciden. En consecuencia, surge la necesidad de conocer qué ocasiona la diferencia entre ellos. Esto coincide con lo que técnicamente se conoce por una conciliación de cuentas, operación que consiste en preparar un estado que explique a que partidas se debe la discrepancia entre los saldos.
Las partidas a conciliar, incluyendo los más comunes cheques y depósitos en tránsito son las siguientes:
a. Partidas que no aparecen en los libros del banco, pero si en los de la empresa, tales como:
- Cheques librados por la empresa que no han sido pagados por el banco. - Depósitos hechos por la empresa que el banco registra el mes siguiente. - Documentos entregados al banco cargados en calidad de depósito, pero
que aquél los consideró como gestión de cobro, no abonándolos hasta hacerlos efectivo.
b. Partidas que no aparecen en los libros de la empresa, pero si en los del Banco.
- Cargos por gastos de cobranzas o comisiones. - Cargos por cheques devueltos.
- Abonos por intereses devengados en cuentas corrientes o fondos especiales.
- Abonos por documentos cuyo cobro hubiere efectuado el banco y la empresa los tuviera en gestión de cobro.
PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR LA CONCILIACIÓN
Para realizar la conciliación se sigue un procedimiento sencillísimo, consiste en confrontar las anotaciones que aparecen en el estado del banco con las que se han hecho en los libros de la empresa, marcándose las que estén de acuerdo en ambos libros con un signo cualquiera (por ejemplo una tilde). Después de terminar la confrontación todas las partidas que han sido anotadas en las dos contabilidades aparecerán marcadas; las no marcadas representarán partidas que están anotadas en los libros de una de las partes, pero no en los de la otra.
Por tanto, es evidente que la diferencia entre los saldos se deberá exclusivamente a esa partida. Después de localizar las partidas que intervienen en la diferencia es necesario preparar el estado de conciliación como se explica de seguida.
CONCILIACIÓN DE SALDOS ENCONTRADOS
Constituye la forma más sencilla de conciliación. Se realiza partiendo del saldo del banco para llegar al saldo de los libros de la empresa, así:
1. Se aumenta el saldo del banco con:
Las partidas que el depositante ha cargado y el banco no ha abonado (depósitos en tránsito).
Las partidas que el banco ha cargado y la empresa no ha abonado (gastos por cobranzas).
2. Se le rebajan al resultado obtenido:
Las partidas que la empresa ha abonado y el banco no ha cargado (cheques en transito).
Las partidas que el banco ha abonado y la empresa no ha cargado (intereses).
CONCILIACIÓN DE SALDOS CORRECTOS
La necesidad de hacer dos conciliaciones, una preliminar y luego otra que reflejara la verdadera situación en los libros, ha hecho evolucionar la conciliación hacia una fórmula que tiene la ventaja de exponer el saldo de la cuenta del banco en los libros de la empresa, tal, como debe quedar después de la eliminación de partidas que por su índole deben ser contabilizadas. Bajo esta forma se hacen dos operaciones separadas, una para modificar el saldo del estado de cuenta del banco a fin de que demuestre su verdadera situación tan pronto como la empresa tome nota de las operaciones pendientes en la fecha de la conciliación, y otra para modificar el saldo de los libros de la empresa después de llevar a ellos las operaciones no anotadas todavía, debido a no estar informada; veámoslo utilizando las mismas cifras del ejemplo de conciliación anterior, mediante la siguiente regla práctica:
2) El saldo de la empresa debe modificarse:
Añadiéndole los abonos del banco que la empresa no ha cargado, (cobranzas e intereses)
Deduciéndole los cargos del banco que la empresa no ha abonado, (gastos de cobranzas y otros)
3) El saldo del banco debe modificarse:
Añadiéndole los cargos de la empresa que el banco no ha abonado, (depósitos en tránsito)
Deduciéndole los abonos de la empresa que el banco no ha cargado, (cheques en tránsito).