NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA
DIVISIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL UNIDAD DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA
Maracay, Agosto de 2006
NIVEL: FORMACIÒN BÀSICA MODO: APRENDIZAJE
Elaboración y diagramación
Lic. Marleny Guzmàn C. (Diseñadora Instruccional INCE Aragua)
Supervisión General
Lic. Dilia Robles (Supervisora de Tecnología Educativa, INCE Aragua)
Coordinación Técnica Estructural
División de Recursos para el Aprendizaje
Coordinación General
Gerencia General de Formación Profesional Gerencia de Tecnología Educativa
2a. Edición Agosto 2006
¿QUÈ ES EL INCE? PRESENTACIÒN INTRODUCCIÓN OBJETIVO INTRODUCCIÒN A LA CONTABILIDAD DOCUMENTOS MERCANTILES
ASENTAMIENTO DE OPERACIONES CONTABLES
SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS
Importancia………..…….. …...
Selección y compra de software……….
EL BALANCE DE COMPROBACIÒN
¿Qué es la contabilidad?………... 09
Proceso contable……..…….………. 14
La teneduría de libros………. 16
Importancia de la documentación mercantil………. 19
Clasificación de los documentos……… 23
Terminología Mercantil………. 44
La cuenta………...………. 45
Esquema de clasificación de las cuentas……….. 51
Teoría de la partida doble……… 54
Ecuación del patrimonio………...
Libros de contabilidad obligatorios. Requisitos legales………..
Asientos contables………
Los libros auxiliares………..
Cuentas de control y auxiliares………..
58 60 63 71 77 81 85
AJUSTE DE CUENTAS Características……… 111 Clasificación……….……….. 111 Asientos de cierre……….. 117 ESTADOS FINANCIEROS Estado de resultados……… 119 Costo de ventas……….……… 121 El balance general………. 122 CONTROL DE INVENTARIOS
¿Qué son los inventarios?………... 127
Definición y generalidades………... 131 La caja chica….…..…….……….. La cuenta caja……… 132 134 La cuenta bancaria….………. 134 EL EFECTIVO Deducciones de Ley…….………... 139 RETENCIONES DE NOMINA IMPUESTOS EN VENEZUELA
Tipos, características e importancia………... 143
Agentes de retención……… 145
BIBLIOGRAFÌA
Localización y corrección de errores en el mayor……… 94
La compra y venta de mercancías……….……… 97
El Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE), es un organismo autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio, adscrito al Ministerio para la Economía Popular, creado por ley el 22 de Agosto de 1959 y reglamentado por Decreto el 11 de Marzo de 1960. De acuerdo al decreto publicado en la Gaceta Oficial N° 34563 de fecha 28 de Septiembre, se reforma el reglamento de la ley del INCE, con la finalidad de reorganizarlo y adecuarlo a los intereses del país y al proceso de reconversión industrial.
El INCE es el órgano rector de la Formación Profesional en República Bolivariana de Venezuela, razón por la cual su acción ha estado dirigida a la formación y capacitación de la fuerza laboral, en consonancia con las necesidades de los sectores productivos y con las políticas de desarrollo económico y social del estado venezolano.
El Instituto tiene como misión: “Formar y capacitar de manera integral, bajo la tutela del Estado y con la participación y compromiso de los empleadores y trabajadores, a la fuerza laboral que demandan los sectores productivos, orientando la formación al empleo productivo, en aras de la competitividad, contribuyendo así al desarrollo social, económico y tecnológico del país”.
El manual se elabora para ser utilizado como una herramienta didáctica en la administración de los contenidos programáticos del oficio ASISTENTE DE CONTABILIDAD.
El contenido se ajusta al programa de estudio diseñado según los requerimientos de curso, sin embargo se hace necesario que investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.
Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente a las exigencias de su ámbito laboral.
La contabilidad está ligada a nuestra vida diaria, todas las actividades comerciales, por más sencillas que sean, se registran. Es por eso que es importante tener conocimientos básicos en esta rama, pues ayuda a controlar los negocios y tener a la mano la información específica para el logro de un mayor rendimiento y productividad en la administración de nuestras empresas.
Por tener múltiples aplicaciones en el sector comercial, el INCE a través de la formación de Asistente de Contabilidad, te capacita y prepara en dicho oficio, brindándote la oportunidad de tener mayor acceso a este campo de trabajo.
Este manual te proporciona información básica sobre el área contable, siendo su contenido programático producto de la recopilación de información de diversas fuentes.
Proporcionar a los participantes información básica relacionada con el área contable en cuanto a la documentación mercantil, balance de comprobación, estados financieros, ajuste de cuentas, control de inventarios, manejo del efectivo, retención de nómina y cálculo de impuestos, considerando lo establecido en los Principios de Contabilidad de General Aceptación y en el Código de Comercio venezolano.
INTRODUCCIÒN A LA CONTABILIDAD
¿Qué es Contabilidad?
Existen diversas definiciones de contabilidad que la describen en el transcurso del tiempo como una ciencia, como una disciplina, como un arte, entre otras. La definición más aceptada en nuestro medio es aquella que la señala como: “La ciencia que estudia las leyes a que deben someterse la determinación, la exposición e interpretación del estado y desarrollo de las economías particulares y establece las reglas del arte de llevar las cuentas necesarias para ello”.
No obstante, la expresión más completa de las funciones de la contabilidad estaría dada por los siguientes pronunciamientos: la contabilidad es el lenguaje de los negocios y, por consiguiente, en las condiciones actuales es esencial para el éxito de los mismos. Ya no es conveniente emplear los antiguos métodos rutinarios para controlar y dirigir las empresas.
El gerente, administrador o propietario de una industria necesita del conocimiento de los costos, los resultados de las gestiones del gerente de ventas se expresan en las cuentas, el gerente de crédito depende cada vez mas el análisis de los estados financieros de los clientes, y el funcionario o funcionaria bajo cuya responsabilidad deben formularse los presupuestos, tiene los estados de contabilidad como guía principal. La importancia que tiene la contabilidad se reconoce cada vez más y es hoy en día una materia fundamental para el estudio de los problemas mercantiles.
El Instituto Americano de Contadores Públicos (AIPCA) la define como: “La contabilidad es el arte de registrar, clasificar resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son
cuando menos una parte, de carácter financiero, así como de interpretar sus resultados.”
OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD
El objetivo de la contabilidad consiste en dar al propietario o gerente de determinada empresa, la información concerniente a la naturaleza y valor de las cosas que posee el negocio lo que debe a terceros y la participación que tiene el dueño o dueños sobre las cosas poseídas que llamaremos respectivamente: Activo, Pasivo y Capital, además los datos relativos a los efectos que se causen a los tres elementos citados como resultado de las operaciones mercantiles efectos que se pueden traducir en una ganancia o pérdida del negocio. Dicho en otras palabras, a la contabilidad corresponde proporcionar la información requerida sobre:
1. La situación financiera de la empresa en una fecha determinada, a los efectos de conocer su capacidad de atender las operaciones normales del negocio y pagar sus obligaciones. Esta información se provee a través del estado financiero denominado Balance General, en el cual figuran en forma resumida:
a) Las listas o enumeraciones de las diversas cosas de que dispone el negocio: el efectivo en caja, las mercancías, el mobiliario y otras, que denominaremos en adelante activo.
b) Los derechos de terceros sobre el activo de que dispone la empresa, es decir, los acreedores que denominaremos en adelante pasivo.
c) La participación del dueño o dueños en el activo disponible la cual denominaremos en adelante capital.
2. Mostrar los efectos causados al activo, pasivo y capital del negocio como resultado de las operaciones. Esta información se provee a través del estado económico denominado ”Ganancias o perdidas“, o como ahora se le llama Estado de Resultados, el cual tiene por propósito mostrar los ingreso obtenidos y los gastos efectuados durante determinado período y, como su nombre lo indica, está destinado a describir todas las transacciones que produzcan utilidad o pérdida.
Al estado de resultados se le dice que es el puente entre dos balances generales, o el camino que transita la empresa durante el ejercicio económico.
3. Objetivo no menos importante de la contabilidad es el que se refiere al control de las previsiones hechas al iniciarse el negocio. Este control lo realiza la contabilidad vigilando la ejecución del presupuesto, a través del cual la dirección fija las metas para un determinado periodo que generalmente resulta ser un año.
IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. La contabilidad les permite obtener mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio, además los servicios que le aporta son imprescindibles para obtener información de carácter legal.
RELACIÒN DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS DISCIPLINAS
Con respecto al DERECHO:
a) Con el Código de Comercio: el cual regula las relaciones mercantiles entre comerciantes y no comerciantes.
b) Con el Código Civil: el cual norma la propiedad y su usufructo, los contratos y otras relaciones entre personas naturales o jurídicas. c) Con la Legislación Laboral: la cual reglamenta los deberes y derechos
de las partes, derivados del contrato de trabajo.
d) Con la Legislación Fiscal: la cual determina las contribuciones, gravámenes y desgrávameles, sobre los beneficios o utilidades.
Con la ECONOMIA, la contabilidad precisa de ella para el estudio individual de las riquezas de una empresa y para analizar los factores que tienen repercusión en el patrimonio de la empresa. A su vez la economía necesita de la información contable para llevar a cabo sus análisis, conocer el valor de los bienes, el costo de producción, determinación del ingreso nacional, entre otros. La Economía estudia la riqueza de un país o de una organización cualquiera y la Contabilidad la registra y da cuenta de ella.
Con la ESTADISTICA, podemos afirmar que la Contabilidad se vale de los métodos estadísticos de investigación, para poder proyectarse, para establecer tendencias, índices y otros, que le permitan alcanzar mejor sus objetivos. A su vez, la Estadística se nutre de los datos ordenados y acumulados suministrados por las empresas para elaborar los cuadros que van a interesar al conglomerado en general.
Con la INGENIERIA, determina y controla los costos, además de ayudar a evaluar la factibilidad financiera de los proyectos.
PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD
Los principios contables se refieren a conceptos básicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior. Su misión es la de establecer delimitaciones en los entes económicos, las bases de la cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera. Entre ellos podemos destacar:
Principio de Conservatismo o Criterio Prudencial. Se señala conforme a este principio, que ante diversas alternativas contables, el contador deberá elegir aquella que sea optimista. Los ingresos no se contabilizan sino hasta que se realicen. Una recomendación útil para los contadores es que eviten el ultra conservatismo, que también es dañino, pues lo que se busca es determinar los verdaderos resultados de las operaciones y la verdadera situación financiera, y no necesariamente los resultados y situación financiera más conservadora.
Principio de Consistencia. Este principio se refiere tanto a la consistencia en la aplicación de criterios contables de valuación de partidas y demás criterios (capitalización o no capitalización de desembolsos relacionados con activos fijos; tratamiento contable de los planes de pensiones a persona, tratamiento de mejoras de arrendamientos, etc.), como a la consistencia en cuanto a la clasificación de partidas dentro de los estados financieros. Razones financieras equivocadas se obtendrán si en un ejercicio una partida se clasifica como crédito diferido y en otro se clasifica como cuenta de complementaria de activo (caso de intereses por realizar en ventas y en abonos).
Se han dicho en plan de broma que una empresa cuyas utilidades sean deficientes debe más bien cambiar de contador y no de administrador, pues
los contadores y sus criterios profesionales podrán hacer variar las utilidades de las empresas sin violar los principios contables.
La Secretaría de Hacienda si da importancia al principio de consistencia, puesto que si no lo hiciera, las empresas disminuirían su carga tributaria tan solo buscando aquellos criterios contables que arrojan menores utilidades, posiblemente sin respetar el principio de consistencia. En el tratamiento contable de coproductos podría un Contador en un período prorratear dicho costo considerando el método de valor de mercado ponderado para prorratear dicho costo conjunto.
Otro caso sería diferir los gastos si el presente ejercicio fuera malo en cuanto a utilidades para posteriormente amortizar dichos gastos en los períodos con mayores utilidades y así ahorrar impuestos.
Principio de Costo. Este principio se refiere a la objetivad en el registro de las transacciones. Esta objetividad nacida del comprobante o documento contabilizado da validez a muchas deducciones y también facilita la aplicación de las técnicas de auditoria, que de lo contrario convertirán al auditor actual en un profesional muy distinto: en un perito valuador. El costo histórico ha sido defendido a toda costa por el profesional contable, haciendo caso omiso de los costos de reemplazo o los de oportunidad que tan importantes son dentro de la microeconomía o dentro de la contabilidad administrativa.
Proceso Contable
Como ya se ha dicho, la finalidad básica de la Contabilidad es suministrar información para analizarla e interpretarla. Para registrar y procesar todas las operaciones que se realizan en una empresa, es necesario seguir una serie de pasos íntimamente relacionados unos con otros, los cuales deben guardar
una secuencia lógica, esto es lo que vamos a conocer como el proceso contable.
PERÍODOS DEL PROCESO CONTABLE
Las empresas inician sus actividades y la mayoría no pueden determinar cuanto tiempo de existencia va a tener el negocio, esto trae como consecuencia que no se puede esperar que el negocio termine para establecer si han ocurrido beneficios o pérdidas, y el estado en que se encuentra el patrimonio de los propietarios, porque traería como resultado que cuando se llegue a tener la información ya no se puede tomar ninguna decisión, ni aplicar ningún correctivo, ni establecer nuevas políticas, etc.
Período Contable. Es el lapso que escoge una empresa para determinar cuales han sido los beneficios o pérdidas de la misma en ese período, y como consecuencia establecer cuál ha sido la variación en el patrimonio del negocio. El lapso va a estar en relación directa con la necesidad de información que tenga la empresa (mensual, trimestral, semestral, anual, etc.) y al final del cual va a reflejar la relación de ingresos y egresos en el período y el Balance General que va a establecer la situación del activo, el pasivo y el capital para la fecha en que termina el período o ejercicio.
Período Fiscal. Aunque las empresas tienen libertad para establecer el lapso de duración de su período contable, desde el punto de vista legal, se deja claramente establecido que éste no puede ser mayor de un año. El período civil comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre, esto no quiere decir que en una empresa el período fiscal abarque el mismo lapso, lo que implica es que su ejercicio contable legal puede comenzar en cualquier fecha del año, por ejemplo comenzar su período el 1° de agosto y terminar el 31 de julio del año siguiente.
La teneduría de libros
Es la parte de la contabilidad que se ocupa de recopilar, anotar y clasificar las operaciones mercantiles por orden cronológico en los libros dispuestos al efecto, según las leyes, normas y usos establecidos.
OBJETIVOS DE LA TENEDURÍA DE LIBROS
De acuerdo con la definición antes citada, los objetivos de la teneduría de libros son:
1. Recopilar las operaciones mercantiles significa compendiarlas o resumirlas. Por ejemplo la empresa “A” vende determinadas mercancías a la empresa “B”. Los detalles de esa operación se relata en un documento mercantil denominado factura. A los fines de la teneduría de libros se precisa recopilar o juntar en compendio los datos referentes a esa operación económica. Así el tenedor de libros o auxiliar de contabilidad de la empresa vendedora se interesará en la fecha de la operación el nombre y el domicilio del comprador, las condiciones de venta, el tipo de mercancías vendidas y su importe. La factura contendrá otros datos que el tenedor de libros no tomará en cuenta como son: el tipo de empaque, el material de embalaje el medio de transporte que se utilizará y otros. El primer objetivo de la teneduría de libros es, por tanto, resumir o abreviar los datos de las operaciones mercantiles con sujeción a un método.
2. Después de recopilar los datos de las operaciones mercantiles metódicamente, hay que anotarlas también metódicamente. En los registros de la empresa “A” y en los de la empresa “B” sujetos de nuestro ejemplo, tiene que aparecer esa operación mercantil anotada en los libros
de la primera como una ventana y en los de segunda como una compra. Este es el segundo objetivo de la teneduría de libros pues ella se ocupa de anotar los datos referentes a las operaciones mercantiles.
3. Una empresa realiza gran diversidad de operaciones compra, vende, cobra, paga, gasta gana, pierde, etc. Los datos de esas operaciones hay que clasificarlos esto es, ordenarlos por clases. Este es el tercer objetivo de la teneduría de libros clasificar las operaciones mercantiles.
MEDIOS QUE UTILIZA LA TENEDURÍA DE LIBROS
Para el logro de los objetivos antes citados la teneduría de libros dispone de determinados medios como son:
- Los documentos originales por las operaciones mercantiles; facturas comprobantes de caja, cheques, pagarés, letras de cambio, contratos, pólizas de seguro, etc.
- Los libros obligatorios: Diario, Mayor y de Inventarios además de aquellos que por necesidad de la empresa deben llevarse, y en los cuales se registran las operaciones mercantiles, acorde con una técnica especifica y normas de carácter legal.
- Las cuentas que resumen y clasifican las operaciones mercantiles.
DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD Y TENEDURÍA DE LIBROS
La teneduría de libros se ocupa de recopilar, anotar y clasificar las operaciones mercantiles como antes se ha dicho. La contabilidad se encarga, valiéndose de los datos aportados por la teneduría de libros, de
analizar y valorar los resultados económicos. La teneduría de libros es narrativa, mientras que la contabilidad sintetiza y compara.
El tenedor de libros o auxiliar de contabilidad debe seguir estrictamente las instrucciones del sistema diseñado por el contador, quien recopila los detalles importantes y establece comparaciones analizando los resultados.
DOCUMENTOS MERCANTILES
Importancia de la documentación mercantil
La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversa índole.
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega al cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden, no solo los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo de la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y asistentes de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de ésta, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las consecuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación en los libros de contabilidad.
Volviendo un poco hacia conceptos antes expresados y generalizados, podemos decir, en conclusión, que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
1) Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad. 2) Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos pueden convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, 'nunca
servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales; puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado.
El Código de Comercio
El Código de Comercio regula las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes.
Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124, entre otras cosas, que:
"Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban: a) Con documentos públicos
b) Con documentos privados c) Con facturas aceptadas d) Con telegramas
e) Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley”
De acuerdo con la necesidad de los documentos expresados en el párrafo anterior; en la actualidad no se concebiría razonable que una de las partes contratantes se negara a atestiguar en forma escrita su compromiso; por ejemplo, hay una diferencia notable entre una operación mercantil efectuada mediante un simple crédito abierto y otra documentada, digamos con un pagaré. La primera, en caso de falta de pago por parte del deudor, es sólo exigible luego de largos trámites judiciales y en juicio ordinario, donde es posible alegar muchas excepciones y causas para justificar la razón de la cual se cree asistido quien no quiere o puede pagar. Un pagaré en cambio
lleva aparejada la fuerza ejecutiva, el trámite judicial es brevísimo, porque existe ya un reconocimiento de deuda y una promesa de pago a fecha fijada, y vencido el plazo acordado, previo protesto ante un notario, el acreedor dispone de una serie de recursos rápidos que le facilitan la obtención del reembolso de su crédito.
Por otra parte, los documentos mercantiles permiten seguir la pista de cualquier operación mercantil, si ello fuera necesario, en todas sus etapas, así por ejemplo: la solicitud de compra o requisición de materiales de una dependencia de producción de determinada empresa, dará lugar a otro documento de índole interna como es la orden de compra, luego, al recibirse los materiales del proveedor se acompañan de una nota de entrega que recibe el recepcionista del almacén, al mismo tiempo la empresa vendedora entregará en el departamento de Contabilidad de la empresa compradora la factura para hacer el cobro, pero las condiciones convenidas por las partes hubieran podido determinar que el pago se efectuará a 60 días fecha, motivo por el cual surgirá un nuevo documento al ser aceptado un pagaré por el comprador; por último, vencido el plazo de 60 días, aparecerá un nuevo documento que será en este caso el cheque con el cual se cancelará la obligación.
Por lo que se ha visto, ya se trate de una negociación entre empresas o de relaciones internas de la misma, la documentación puede ir uniendo todas esas etapas hasta formar una cadena de comprobantes que permiten reconstruirlo actuado o convenido en todos sus detalles.
La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para la impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para
tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera, como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.
Muchos de los documentos antes mencionados reciben el nombre genérico de comprobantes. En esta lección se explicará el uso de los más conocidos y la relación existente entre ellos y el sistema de Contabilidad.
Clasificación de los documentos
Los documentos que se, utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como las propias operaciones, pero aquí solo se explicarán los que más comúnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente clasificación:
Documentos corrientes
Comprobantes de compras Comprobantes de ventas
Comprobantes de operaciones bancarias
Documentos de crédito La letra de cambio El pagaré
La carta de crédito
DOCUMENTOS CORRIENTES
Comprobantes de compras. El procedimiento que se adopte para las compras, como todo el sistema de Contabilidad, deben adaptarse a la organización interna de la empresa.
El departamento encargado de las compras ha de recibir aviso de las mercancías que necesite él o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se tramita la adquisición de las mercancías en las cantidades que dichos documentos indiquen. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aquél que ofrezca, como es natural, las condiciones más favorables.
Al recibirse las mercancías, suelen llegar acompañadas de la correspondiente factura. En caso de que las mercancías sean recibidas conforme, se libra un cheque a favor del proveedor si la condición acordada hubiera sido que el pago se efectuara al contado, o bien se registra una obligación a su favor, si hubiera establecido que el pago fuera a crédito, siempre utilizando como base para la anotación en los libros la factura expedida por el proveedor.
Por supuesto, que si la mercancía no es recibida conforme, demás está decir que el comprador la devolverá o solicitará una rebaja, la cual, de ser acordada, dará lugar a una nota de crédito por parte del proveedor o bien una nota de débito que producirá el comprador.
El procedimiento que se sigue para tramitar estas operaciones suele variar en las empresas; pero puede decirse que el que acabamos de esbozar es el que más frecuentemente se utiliza. Abarca, como pudimos ver al principio, cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes:
Nombre Función
Solicitud de compra Inicia la operación de compra
Orden de compra Autoriza al proveedor a enviar la mercancía Factura Indica el aporte a pagar o abonar a favor del
proveedor
Nota de Crédito o Débito Ajusta el importe adecuado
Hay ocasiones en que puede agregarse una quinta función cuando la mercancía adquirida se deposita en alguna almacenadora. Esta operación se registra por medio del comprobante que otorga la almacenadora donde se depositan las mercancías. En algunas ocasiones se utiliza este comprobante con fines de financiamiento.
Seguidamente se describen cada uno de los comprobantes antes citados:
Solicitud de compra. El Departamento de Compras actuará de acuerdo con una solicitud por escrito, aprobada por un empleado suficientemente calificado que represente alguno de los departamentos en que la empresa se divida. Por ejemplo: el departamento de ventas puede solicitar que se le tramite la adquisición de artículos que se destinan a la reventa.
Orden de Compra. Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la compañía, la orden de compras suele hacerse
en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por un subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor. Sin embargo, este procedimiento, aunque común en la pequeña empresa, debe desecharse en lo posible y, de llevarse a cabo, deberá confirmarse luego por escrito; pues el procedimiento que se recomienda adoptar es aquél en que se documenta la operación, evitando con ello los riesgos probables de un malentendido, de fallas de memoria, o de cualquier otra causa.
La orden se despacha al proveedor firmado por quien ha tramitado la compra basada en la solicitud expedida a tal efecto, y no es necesario, ni se acostumbra hacerla firmar del proveedor, quien por su parte y con anterioridad habrá enviado una serie de cotizaciones o alguna oferta por carta que señala su compromiso. Sin embargo, algunas empresas despachan dos ejemplares de la orden de compra pidiendo que se devuelva uno de ellos conformado en señal de aceptación.
En general, lo recomendable es hacer tres ejemplares enviando el original al proveedor, el duplicado al almacén que recibirá las mercancías pedidas y el triplicado lo conserva el departamento de compras o quien formule la orden.
Ninguno de los documentos descritos antes sirve de base a asientos contables, aunque ambos suministran datos de importancia. Son los preliminares de la factura que luego se recibirá del proveedor y que sea la base del asiento en el Diario Auxiliar de Compras. La orden de compra puede hacerse en varias formas.
La Factura. Consiste en una relación detallada de las mercancías compradas; debe contener los nombres y domicilios tanto del comprador,
como del vendedor, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripción y precios de las mercancías. Además se debe cumplir con las disposiciones legales para su elaboración implantadas por el Seniat (Articulo 13 de la resolución 320, G.O 36.859 del 29-12-1999).
Al recibirse las mercancías deben contarse e inspeccionarse, labores que suele ejecutar el personal del almacén, comparando los datos de la factura con los de la copia de la orden de compra previamente recibida del Departamento de Compras.
El almacén verifica las cantidades recibidas para ver si son las mismas que indican la factura o puede informar independientemente al Jefe del Departamento de Compras de las cantidades recibidas, caso en el cual se adhiere dicho informe a la factura, ésta pasa después al Departamento de Contabilidad para ser registrada en el Diario de Compras.
La factura normaliza la operación, la concreta y la termina, es para el vendedor el medio de contabilizar la deuda de su cliente y para el comprador, como hemos visto antes, el comprobante con el cual justifica el pasivo que contrae o el pago que ha efectuado, y acredita, además, que los efectos han sido adquiridos legalmente, es decir, representa un titulo de propiedad. Cabe citar a este respecto lo expresado por nuestro Código de Comercio en su Artículo 147, el cual dice textualmente:
"El comprador tiene derecho a exigir que el vendedor firme y le entregue factura de las mercancías vendidas y que ponga al pie del recibo el precio o de la parte de éste que se le hubiere entregado”.
“No reclamando contra el contenido de la factura dentro de los ocho días siguientes a su entrega se tendrá por aceptada irrevocablemente".
Se debe tomar como modelo de factura las disposiciones del Seniat (Arti. 13 de la resolución 320, G.O 36.859 del 29-12-1999) sobre impresión de facturas. Con esto se actualizaría este documento mercantil.
Las Notas de Debito o de Crédito : Si las mercancías llegan averiadas, son de calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algún artículo, es preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor. En tales casos, el comprador puede extender una nota de débito, por medio de la cual carga al proveedor la cantidad ajustada, o éste puede emitir una nota de crédito por el importe de la bonificación que se le hace al comprador. Esta transacción supone el acuerdo previo de ambas partes y la nota que se extienda sólo sirve como prueba del convenio celebrado.
Puede ocurrir no obstante que el proveedor emita la nota de crédito y el cliente la de débito al mismo tiempo, sin existir acuerdo previo debido a que: a) El cliente que debe formular un reclamo y según su sistema de tratado
interno, no puede esperar a recibir la nota de crédito, por tanto emite la de débito a cargo del proveedor y la contabiliza, archivando el asunto. b) El proveedor a su vez, al recibir la nota de débito y comprobar que el
cliente tiene razón, debe descargar la cuenta del cliente, parcial o totalmente, por la suma que le debitó, y como para ello emitió una factura, solo puede anularse emitiendo una nota de crédito.
Eventualmente puede existir una nota de débito que no responda a una reclamación de precios, error en la mercancía recibida, etc. Por ejemplo, en el caso en que el banco carga intereses o gastos de cobranza a su cliente o bien por el flete pagado por el proveedor que corre a cargo del comprador y otros.
Del mismo modo puede ocurrir que la nota de crédito no responda a reclamación del cliente, como evidentemente pasa cuando el banco envía nota de crédito por los intereses ganados por los depósitos a plazo fijo del cliente o bien para devolver a éste el importe pagado en exceso de las obligaciones que hubiera contraído con el proveedor.
Comprobantes de ventas. Los procedimientos que se siguen para la venta de mercancías pueden ser muy simples o más complicados, según sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas pequeñas de venta al por menor no se hace más registro que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas produce un ticket, el cual se entrega al cliente. Por lo general en las empresas de importancia que es el caso que vamos a tratar, las ventas se hacen en atención a las ordenes de compra que se han recibido de los clientes, y en las cuales suele seguirse un método que da lugar a los siguientes comprobantes:
Nombre Función
Factura de Venta Da los detalles concernientes a una venta
Carta de Porte Se prepara en los casos en que se hace la entrega por medio de una empresa de transporte
Estado de Cuenta Contribuye a facilitar el cobro de las mercancías vendidas
Nota de débito o crédito Establece los ajustes necesarios al importe
vendido
Factura de Venta. Es común en las empresas de importancia recibir una Orden de Compra del cliente, después de lo cual, si la venta es a crédito y luego, que el departamento respectivo ha dado su aprobación, la orden de
compra pasa al departamento de facturación donde se produce la factura correspondiente a dicha operación.
Si la venta es al contado el procedimiento será más breve y se enviará la Orden de Compra directamente a facturación. Este último departamento suele hacer por lo menos dos ejemplares de cada factura enviando el original al cliente y la copia al Departamento de Contabilidad que la usará como base para asentar la operación. En ocasiones suele hacerse un número mayor de las copias de las facturas con él objeto de pasarlas a otros departamentos. Por ejemplo, el Tesorero puede solicitar una copia con el fin de poder estimar con mayor exactitud los fondos que habrán de cobrarse por concepto de ventas realizadas.
Es evidente que la factura que por cada venta extiende la empresa vendedora es para el comprador su factura de compra, de manera que resulta innecesario hacer en esta ocasión una nueva descripción de este documento.
Carta de Porte: Cuando las mercancías deben entregarse en la misma localidad, la factura o en su defecto la nota de entrega es suficiente para documentar la recepción por parte del comprador, pero, debido a que up número considerable de las operaciones comerciales se conciertan entre localidades distintas se hace necesario la intervención de una tercera empresa, la de transporte, que se encarga de hacer llegar los bultos a su destino, es lógico entonces, que quien asume esa responsabilidad documenta a su vez la recepción de los bultos mediante el documento denominado Carta de Porte, el cual equivale al conocimiento de embarque cuando el transporte utilizado es marítimo, fluvial o aéreo.
Este documento suele hacerse por triplicado enviándose el original firmado por el vendedor y por el transportista, al comprador, quien lo utilizará para reclamar las mercancías a la empresa transportista. El segundo ejemplar, que debe ser firmado solamente por el vendedor, esto es, por el remitente, lo retiene el transportista como prueba de que se le ordenó hacer el transporte, y el tercer ejemplar firmado por el transportista queda en poder del vendedor en calidad de recibo.
Si las mercancías se pierden o sufren daños en el tránsito, la Carta de Porte servirá de base para la reclamación pertinente contra la empresa transportista.
Como puede verse, la Carta de Porte cumple los dos fines siguientes:
a) Sirve para el remitente vendedor como comprobante de haber enviado las mercancías.
b) Sirve para el destinatario comprador pueda presentarse a retirar los bultos en poder del transportista.
El Código de Comercio de Venezuela respecto a este documento establece en su Artículo 156, lo siguiente:
"Tanto el cargador como el porteador podrá exigir mutuamente una carta de porte fechada y firmada, en que se expresa:
1. El nombre y el domicilio del cargador o remitente; del porteador y del consignatario comprador.
2. La naturaleza, peso, medida o cantidad de los objetos que se remitan, y si están embalados o envasados, también la especie de embalaje o envase y los números y marcas de éstos.
3. El lugar del destino o donde ha de hacerse la entrega. 4. El plazo en que ella ha de efectuarse.
5. El precio del porte.
6. La indemnización o cargo del porteador por algún retardo, si se estipulase, y cualesquiera otros pactos y condiciones que acordaren los contratantes.
La carta de porte puede ser nominativa, a la orden o al portador. La omisión de algunas de las precedentes anunciaciones puede suplirse con cualquiera otra especie de prueba, Pero en ningún caso podrá el expedidor hacer responsable al porteador de pérdidas o averías de efectos que no se han expresado en la carta de porte, ni pretender que los objetos expresados en ella tenían una calidad superior a la enunciada".
El Estado de Cuenta: En empresas de importancia las condiciones de las ventas suelen establecerse en las correspondientes facturas y si el pago no se efectúa a su debido tiempo, se le envía un recordatorio al cliente con la súplica de que haga la remesa del importe de la deuda. En algunos casos los estados de cuenta hacen referencia a varias facturas a cargo de un solo cliente; no obstante hay empresas que tienen por costumbre enviar este tipo de documento a su clientela en general, el día primero o último de cada mes. Este procedimiento no solamente constituye un recordatorio de la deuda pendiente, sino también un medio muy efectivo de hallar errores o poner al descubierto los fraudes que se cometieran, por ejemplo, en caso de que un empleado desleal dispusiera del numerario enviado por los clientes.
Comprobantes de las operaciones bancarias. Los cheques han ocupado el lugar del dinero efectivo en las operaciones más importantes que requieren el cobro y pago del mismo, inclusive, en Contabilidad suelen considerarse los cheques como numerario. Cuando una empresa hace uso de los cheques, se da por sentado que previamente ha depositado dinero en
el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus depósitos pueden estar constituidos en gran parte por cheques de sus clientes.
Como bien puede verse al hablar del movimiento de efectivo, hemos descrito las operaciones que se refieren a cobros y pagos por medio del banco, pues es el que no dudan en recomendar todos los contadores, en razón de que la cuenta corriente bancaria pone a cubierto a la empresa contra los errores o fraudes que puedan significar la manipulación del efectivo; además, facilita un mejor registro de las operaciones por este concepto.
Los documentos que más comúnmente emplea el depositante en su trato con el banco son los siguientes:
Nombre Función
Tarjeta de identificación de firma Proporciona al banco la firma auténtica del depositante.
Nota o boleto de depósito Proporciona al banco el detalle del depósito hecho por el cliente y a éste el comprobante de lo depositado.
Talonario de cheques o chequeras Proporciona al depositante un medio de pago
Estado de cuenta Proporciona al depositante un estado periódico que le indica el estado de sus fondos.
Tarjeta de identificación de firma. Antes de que el depositante haga su primera entrega de fondos, el banco requiere que estampe su firma sobre una tarjeta destinada a tal efecto. Esta tarjeta proporciona al banco un medio de identificar la firma del depositante cuando los cheques de este se presentan al cobro.
Nota o boleta de depósito. Es un formulario impreso por el banco para que sus clientes lo llenen detallando los valores que depositan en sus respectivas cuentas corrientes. El depositante anota en ella la fecha, su nombre, el número de su cuenta, las cantidades que vaya a depositar en moneda de curso legal, al igual que los diversos cheques.
El Talonario de Cheques . Las órdenes de pago por escrito que emiten los depositantes se conocen con el nombre de cheques, los cuales resultan ser formas impresas en papel que dificulta las falsificaciones.
En relación con la emisión de cheques, conviene recomendar que se llene el talón del cheque antes de extenderlo, pues de otro modo se corre el riesgo del olvido y una vez que el cheque ha entrado en circulación, pueden no recordarse con exactitud las cifras y datos correspondientes. Al describir los documentos de crédito, se explicará más adelante el cheque de acuerdo con su condición de instrumento, negociable.
El Estado de Cuenta Bancario. Resulta ser el documento de que se habló al tratar la conciliación bancaria.
DOCUMENTOS DE CRÉDITO
Los documentos de crédito, llamados también instrumentos negociables, por ser susceptibles de negociación, son varios. Entre los más usados tenemos: el giro o letra de cambio, el pagaré, el cheque y la carta de crédito.
La principal característica de estos instrumentos negociables consiste en que, en muchas ocasiones y con diversos motivos, sustituyen al efectivo, puesto que son objeto de negociación.
Para que un documento de crédito sea negociable, debe reunir los siguientes requisitos:
a) Que sea escrito y vaya firmado por Su autor o librador;
b) Que contenga una promesa u orden incondicional de pagar una cantidad de dinero determinado;
c) Que sea pagadero a presentación o a una fecha fijada susceptible de determinación;
d) Que sea pagadero al portador o a la orden.
Letra de cambio. Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que exprese.
En la letra de cambio suelen intervenir tres personas: el LIBRADOR, el LIBRADO y el TENEDOR. El LIBRADOR es la persona que expide el giro y cuya firma aparece en el extremo inferior derecho del mismo; el LIBRADO es la persona a cuyo cargo se gira y que suele recibir también el nombre de PAGADOR, su nombre aparece en el extremo inferior izquierdo del documento, el TENEDOR es la persona que ha de realizar el cobro.
En todos los casos la firma del librado es indispensable y en algunos lo es también la fecha de aceptación; entre tanto no constituye más que una simple demanda del librador al librado para que éste pague el importe, a que el documento se refiere. Por esta razón no es costumbre que se formulen asientos en los libros de contabilidad de ninguna de las tres partes hasta tanto el giro esté debidamente aceptado, aunque, desde luego, siempre se lleva un registro de todos los giros expedidos.
Es muy frecuente que el librador expida el giro a favor de sí mismo y lo endose en blanco para que de este modo resulte transmisible al portador. Una vez aceptado el giro, se convierte prácticamente en un pagaré ordinario.
Las letras de cambio pueden ser enviadas a las instituciones de crédito: - Al descuento
- Al cobro
Al descuento es un contrato por el cual el banco entrega al cliente (beneficiario de la letra) el importe en dinero de un crédito aún no vencido, descontando los intereses correspondientes al tiempo que transcurre entre el descuento del giro y el vencimiento del mismo.
Efectos enviados al cobro es cuando las letras son enviadas al banco para que este las cobre, es decir, el banco sirve de intermediario de la empresa para cobrar los giros. Aquí el banco hace las veces de cobrador y por ello percibe cierto porcentaje de comisión sobre los giros.
Pagaré. El pagaré es un documento de crédito en virtud del cual una persona promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior.
Cheque o giro. El cheque es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que éste pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique o, al portador. Siendo el documento en que apoyan todos los desembolsos, el cheque tiene gran trascendencia dentro de la Contabilidad.
En primer término, como ya sabemos, debe encauzarse todo el mecanismo del movimiento de fondos de modo que hasta la más mínima erogación
queda cubierta con un cheque, aplicándose el sistema de Caja Chica para los pagos pequeños. Dentro de un sistema bien organizado la suma de todos los cheques de un período debe coincidir con los comprobantes, del mismo período y dicho importe con la suma que resulte del cómputo que se obtenga de los libros de Contabilidad.
Se denomina "Cheque de Banca" al que libra un banco a su propio cargo y a favor de una tercera persona. Como instrumento de cambio ofrece más garantía que el cheque ordinario por estar emitido por un banco y no por una persona particular.
Existen diversas clases de giros, que pueden ser a la vista o a plazo. El giro expedido "a la vista", constituye un requerimiento hecho al librado para que efectúe el pago a la vista, es decir, en el acto de su presentación.
Por lo regular, no se efectúa ningún asiento formal en los libros sobre esta clase de giros hasta que se efectúa su pago.
Un giro "a tantos días vista" representa una demanda de pago que habrá de tener lugar tantos días después de su presentación. De aquí que en estos giros reviste primordial importancia la fecha de su aceptación, puesto que es la que sirve de base para determinar el vencimiento.
Un giro librado, por ejemplo, "a 60 días fecha" se conoce con el nombre de "giro fechado", y será pagadero sesenta días después de la fecha del documento. El giro puede ser "comercial" o "bancario".
El cheque o giro bancario constituye una orden que un banco cursa a otro banco corresponsal para que pague determinada cantidad de dinero a su tenedor o beneficiario. Para efectuar remesas de fondos se sigue
corrientemente la norma de adquirir y enviar un cheque bancario. Los giros pueden ser: nacionales o extranjeros.
Son nacionales cuando deben pagarse dentro de la misma nación en que se expidan, y extranjeros cuando no reúnan estas condiciones.
Carta de crédito. La carta de crédito puede ser definida como un contrato de cambio condicional celebrado entre el dador y el' tenedor. El contrato se perfecciona si el tomador hace uso del crédito que le abre el dador.
Este documento puede contener la autorización al tomador de girar a favor de otra persona, a su orden, hasta por la suma indicada en el mismo. En la carta de crédito son indispensables:
a) La cantidad o el monto del crédito;
b) EÍ tiempo en el cual se debe hacer uso de ella; c) La firma autógrafa del tomador.
El tomador debe estampar en la misma carta los recibos por las cantidades que retire. Si la carta de crédito no fuere pagada, el portador de ella puede comprobar la causa por medio del protesto.
La carta de crédito puede ser dirigida a varios corresponsales. En este caso, el corresponsal que entregue una suma parcial al portador debe hacer constar el retiro al dorso de la carta, bajo responsabilidad de daños y perjuicios.
Endoso. El tenedor o portador de una letra de cambio o de cualquier otro documento extendido a la orden puede transmitir o ceder a otra persona su propiedad, esto es, el derecho a cobrarla a su vencimiento.
Esta sesión toma el nombre de "endoso", "cedente" o "endosante" es la persona que traspasa el derecho y "endosado" es aquél a quien se transmite, que viene a ser, precisamente, un nuevo tenedor que sustituye al primero y que puede, del mismo modo, cederla a otra persona y así sucesivamente.
El "endoso en blanco" cuando el endosante se limita a firmar con su nombre o el de la razón social a que pertenece; El endoso es "completo" cuando contiene:
a) La fecha en que se efectúa
b) El nombre de la persona a quien se trasmita la letra c) La declaración del valor recibido, entendido o en cuenta
d) El nombre de la persona de quien se recibe, o en cuenta de quien se carga, si no fuere la misma a quien se trasmite la letra
e) La firma del endosante o de la persona legítimamente autorizada que firme por él.
Los endosos se escriben en el respaldo de la letra.
Si el aceptante no pagara la letra a su vencimiento, el último tenedor podrá recurrir contra los endosantes, siendo la responsabilidad de éstos solidaria, es decir, que cualquiera de ellos, a elección del portador, puede ser conminado a pagar totalmente el documento, sin perjuicio del derecho que asiste al que efectuare el pago para recabar de los endosantes que le preceden la devolución del importe abonado.
Protesto. Es un procedimiento formal que hace un Notario Público, a solicitud del titular de un documento de crédito contra un deudor, con la finalidad de dejar documentada la reclamación hecha en tiempo oportuno por el acreedor y el incumplimiento del deudor por falta de aceptación o de pago.
Pueden ser objetos del protesto los pagarés, cheques, giros o letras de cambio, etc., pero en el documento mencionado en último término el protesto puede ser por falta de aceptación o por falta de pago
El Notario Público debe presentarse a ultimar el pago al firmante del documento y efectuar, como funcionario público que hace fe de los actos que pasan ante él, el protesto. El protesto por falta de pago debe ser hecho dentro de los dos días laborales siguientes al día del vencimiento del documento.
El protesto por falta de aceptación de una letra de cambio se levanta, normalmente, en el mismo día de la fecha de presentación del documento para su aceptación.
Un documento protestado permite el embargo inmediato de los bienes del deudor, el remate de los mismos y el cobro del documento, intereses y costo del juicio, ya que su cobro habrá de tramitarse ante el Juez de Comercio de la Jurisdicción.
El documento de crédito no protestado en su oportunidad no dará acción contra el deudor por juicio ejecutivo, sino por vía ordinaria, sujeta a una serie de trámites de larga duración, que la hacen muy desventajosas, para el tenedor. Las diligencias del protesto deben realizarse en el domicilio establecido; en el documento, o en su defecto, en el domicilio del deudor.
El acta de protesto debe escribirse en el dorso del documento y, a falta de espacio, en un papel blanco adherido al mismo documento.
Aval. Es el afianzamiento que presenta un tercero para el pago de una letra de cambio independientemente de la obligación que contraen el aceptante y el endosante. El aval puede ser "absoluto o limitado".
La persona que da un "aval absoluto" responde solidariamente del pago de la letra de la misma forma que el librador y endosante.
El "aval limitado" es el que realice la garantía a tiempo, cantidad o persona expresamente determinados; dado en estos términos, no produce más responsabilidades que la que el firmante se impuso, ni da a éste más derechos que contra la persona a quien ha garantizado y los endosantes anteriores.
El aval debe ser otorgado por escrito, pudiendo figurar en la misma letra cuyo pago se garantiza, o bien en un documento separado. Cuando el aval se extiende en la misma letra, basta escribir al lado de la firma del librador la firma del avalista.
DESCUENTOS DE DOCUMENTOS DE CRÉDITO
Descontar un documento de crédito significa endosarlo a un banco con el fin de obtener su importe antes de la fecha de vencimiento. Los bancos realizan con cierta facilidad tales operaciones porque son garantizadas por dos personas distintas: el librador que debe pagarla, y, en su defecto, el beneficiario que la descuenta; no obstante, en nuestro medio constituye una operación de crédito que los bancos realizan con sus clientes válidos primordialmente de la confianza que éstos (los descontentes) le merecen.
La conclusión es que, el endosar un documento, tanto para cederlo en pago como para descontarlo, se abre la vía a la posibilidad de que éste se convierta en un pasivo exigible inmediatamente. Esta posibilidad constituye
lo que en Contabilidad se llama PASIVO DE CONTINGENCIA o PASIVO EVENTUAL, es decir, una clase especial de responsabilidad que puede convertirse en un pasivo real. Esta posibilidad debe hacerse constar en los libros en el mismo momento del endoso del documento.
A fin de hacer constar en los libros este pasivo eventual, conviene abrir una cuenta que bien puede llamarse "Efectos a cobrar, endosados" o "Efectos a cobrar descontados" que se manejará de acuerdo con el siguiente movimiento.
1. Valor nominal de los efectos descontados que hayan sido pagados por el girado.
1. Valor nominal de los efectos que se descuentan para que el tenedor los cobre al girado o deudor principal.
2. Valor nominal de los efectos descontados que hubiera tenido que pagar el endosatario o tenedor, en defecto, del girado.
Según el esquema anterior, la operación del descuento queda correctamente contabilizada por medio de los siguientes asientos:
a) Al recibir del banco los documentos del descuento se carga a la cuenta del banco por el importe neto, la cuenta Intereses Gastos por los intereses y la comisión cobrados por el banco, y se abona la cuenta Efectos a Cobrar Descontados por el valor nominal del documento, creando así el Pasivo Contingente.
b) Al pagar el girado el documento, y desaparecer así el pasivo de contingencia, se hace el cargo a Efectos a Cobrar Descontados y el
No obstante haber designado la cuenta de Efectos a Cobrar Descontados como cuenta de pasivo eventual, conviene presentarla en el Balance General del lado del Activo, disminuyendo el saldo deudor de la Cuenta Efectos.
Algunas empresas, para obviar la gestión de cobros o bien con el fin de ahorrarse el gasto que les ocasionaría disponer de un Departamento de Cobranzas, utilizan bancos que por tener agencias en el área geográfica donde ellas operan, pueden en una forma eficiente hacer determinados cobros, sin que ello les signifique grandes desembolsos.
Por efectuar estas gestiones los bancos cargan sobre el importe cobrado un porcentaje que la empresa registra en sus libros como Gastos de Cobranzas, debitando al mismo tiempo al banco el importe que éste le ha acreditado en cuenta corriente con abono a la cuenta Efectos a Cobrar. Antes de efectuarse la cobranza la empresa deberá registrar en Cuentas de Orden el monto de los documentos que ha enviado al banco.
En los diversos documentos que se utilizan en la actividad mercantil se ha puesto en uso una terminología especial que conviene conocer, la cual se expresa a través de abreviaturas, cuyo fin es ahorrar tiempo y espacio en la redacción o preparación de documentos y en los asientos de Contabilidad, las más comunes son las siguientes:
A/c. A cuenta fcos. frascos
A/cgo. A cargo fo folio A/f A favor g. giro
Admón. Administración Gnte Gerente
A la V/. A la vista gr. Gramos
Art. Articulo gs gruesa
Afmo. Afectivismo lb libra
Atto Atento liq. Liquidación
Bco. Banco l litro Bca Barrica m metro
Bto Bulto m. Me, mis, mío C/. Cargo, contra m/p. Mi pago C/u. Cada uno m/Cgo. Mi cargo Cdo Contado m/Cta. mi cuenta Cm Centímetro m/fra mi factura Cia Compañía m/f. Mi favor Cong. Consignación m/o mi orden
Cta. Cuenta n/ nuestro, nuestra
Cta. Cte. Cuenta corriente n/Cta. nuestra cuenta Descto Descuento n/fac nuestra factura D/F Dias fecha num. o N° número
D/P Días plazo o. Orden
D/V Días vista pago/p pagaré
Ds Días Ptas. Pesetas
Doc. Docena Pza. Pieza
Dctos. Documentos pp. por poder
Efvo Efectivo prox. Próximo
F.C. Ferrocarril p. Pdo proximo pasado
F. Fardo s/ su, sus ,sobres
FF. CC. Ferrocarriles s/Cgo. Su cargo
Fra Factura s/Cta. Su cuenta
ASENTAMIENTO DE OPERACIONES CONTABLES
La Cuenta
IMPORTANCIALos diferentes elementos que componen el Activo, el Pasivo y el Capital se van modificando mediante aumentos y disminuciones en la medida en que van transcurriendo las diversas operaciones que ocurren en una empresa; sería muy complicado, si por ejemplo en un mes se realizan trescientas operaciones en una empresa, saber a ciencia cierta cuánto tenemos en cada activo, cuanto debemos y cuál es el capital del propietario, si no contamos con un instrumento operativo adecuado que nos permita conocer cuanto tenemos en cada bien y diferenciar con claridad entre unos y otros; es por ello que ha surgido la necesidad de la Cuenta en la Contabilidad.
La cuenta no es otra cosa que un medio contable o instrumento de operación, mediante el cual podemos sub-dividir el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación. Por ejemplo, si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta que refleje ese bien y que llamaremos “Caja”; si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos sobre terceros, la denominaremos “Cuentas por Cobrar”; las sillas, mesas, archivos, entre otros, se reflejarán en una cuenta llamada “Mobiliario”, lo que debemos a terceros mediante factura lo incluiremos en una cuenta de pasivo denominada “Cuentas por Pagar”, etc. Como podemos ver, el nombre de la cuenta debe reflejar con claridad el concepto a que se refiere.
Las vamos a clasificar en primer lugar en dos grandes grupos: Cuentas Reales
Cuentas Nominales Cuentas reales
Este grupo estará representado por los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, el pasivo y el capital. Se les denomina Cuentas Reales porque el saldo de estas cuentas representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee y lo que debe, lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente. Además las cuentas reales tienen la particularidad de ser cuentas de carácter permanente, es decir, que su saldo se traspasa de un ejercicio a otro. Las cuentas reales van a conformar el estado financiero conocido como Balance General. Entre estas cuentas tenemos:
- Cuenta de Activos. Va a estar representada por todos los bienes y derechos que posee la empresa y que sea posible su valoración en términos monetarios, los cuales van a conformar el Balance General. Estas cuentas se subdividen en: activo circulante, activo fijo, cargos diferidos, otros activos y valoración.
Activo circulante. Esta formado por todas aquellas cuentas que registran los activos mas líquidos; tales como el efectivo y todos aquellos activos factibles de convertirse en efectivo dentro de un periodo de un año aproximadamente, a partir de la fecha del “Balance general”. Dentro de este rubro de “Activo circulante”, se han de colocar las cuentas mas liquidas primero; o sea, las mas fáciles de convertirse en dinero, con prioridad a las otras.
El Comité de Procedimientos Contables del Instituto Americano de Contadores Públicos Titulares, define los activos circulantes como: “El dinero efectivo y otros activos o recursos, que se espera convertir en dinero o consumir, durante el ciclo económico del negocio”. Este mismo organismo aclara que: “los gastos pagados por anticipado no son activos circulantes porque se han de convertir en dinero, sino porque de no haberse pagado exigirían en su lugar el consumo de activos circulantes, durante el ejercicio económico” referido.
El activo fijo o inmovilizado. Esta formado por todos aquellos bienes de la empresa que reúnen las siguientes características:
a. Propiedades de la empresa b. Son de naturaleza permanente
c. Están destinados para el uso y NO para la venta d. Tienen, además, un cierto valor considerable.
Los activos fijos o inmovilizados se subdividen en TANGIBLES e INTANGIBLES. Son tangibles, aquellos activos fijos de consistencia física especial, palpables, como lo evidencia su nombre. Los INTANGIBLES o NOMINALES, por el contrario son aquellos activos fijos de calidad un tanto abstracta, inmateriales, ficticios e impalpables, como la plusvalía, las patentes, Derechos del Autor, concesiones, y otros. El valor de los activos fijos INTANGIBLES se deriva de los derechos de uso y de goce que confieren a la empresa. Nunca podrán se aplicados al pago de deudas de la empresa en marcha, aunque ocasionalmente puedan venderse. Algunos pierden su valor, al liquidarse la empresa. Al momento de clasificar los activos fijos, dentro de sus correspondientes subgrupos de “tangibles” e “intangibles”, se han de colocar primeramente los MAS FIJOS. Así ubicaremos al terreno primero que al edificio, luego
mobiliario, hasta llegar a los que ofrezcan menor permanencia o durabilidad en la empresa, como son los vehículos.
Activos o cargos diferidos. Los activos diferidos, también llamados cargos, están formados por partidas de GASTOS, de tal condición, que benefician a la empresa por un periodo de más de un ejercicio económico.
Estos gastos han de ser ajustados al final de cada ejercicio, de manera de registrar como verdadero GASTO la parte CONSUMIDA durante el ejercicio que finaliza, y registrar la parte NO CONSUMIDA aun, como un autentico ACTIVO por disfrutarse todavía; tal es el caso de los gastos de organización, mejoras en propiedades ajenas arrendadas, campañas publicitarias y otras. No existe un orden de prioridad particular, en cuanto a la ubicación de las cuentas dentro de este rubro. Tal vez sea mejor colocar las de mayor monto primero.
Otros activos o activos diversos. Bajo este rubro se colocarán aquellas cuentas representativas de ACTIVOS RAROS o muy especiales, no comunes a las actividades propias de la empresa y que no pueden clasificarse propiamente dentro de los otros grupos.
- Cuenta de Pasivos. Esta representada por todas las deudas y obligaciones de diversas índoles contraídas por la empresa con terceras personas y, además, aquellos servicios que debe prestar por cobros que ha recibido por anticipado a cuenta de futuras prestaciones. Esta cuenta se subdivide en: pasivo circulante, a largo plazo y créditos diferidos.
Pasivo circulante. Esta constituido por las deudas y obligaciones pagaderas por la empresa a corto plazo, o sea dentro de un plazo
