LEVANTAMIENTO DE PROCESOS.

En este capítulo se describirán todos los procesos que actualmente están funcionando dentro de la Facultad de Ciencias Exactas de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, este levantamiento de procesos se realizó mediante entrevistas a los encargados de los mismos.

La Facultad de Ciencias Exactas es compleja y diferente al resto de Facultades de Universidad, ya que como se ha mencionado en ocasiones anteriores la Facultad de Ciencias Exactas se divide en tres escuelas, La Escuela de Biología, La Escuela de Química y la Escuela de Fisicomatemática, cabe mencionar que esta última no tiene estudiantes y es más una escuela de apoyo para todas las Facultades de la universidad.

De las dos primeras escuelas la más grande es la de Biología ya que tiene mayor cantidad de estudiantes, adicionalmente pudimos constatar que es la escuela con mayor cantidad de procesos y la que está mejor organizada de las tres, es por esta razón que se decidió en conjunto con la Secretaria de la Facultad que el levantamiento se debía enfocar en esta Escuela y en buscar homologación de los procesos de las otras dos Escuelas a los que se definan de la mejora de los procesos de la Escuela de Biología.

Las tres Escuelas responden a una misma secretaria, en donde todas las solicitudes de los estudiantes matriculas y de más requerimientos se manejan desde la misma. Físicamente la Facultad está distribuida en tres edificios diferentes y las direcciones de Escuela no se encuentran todas en el mismo lugar, esto dificulta el flujo de la información y retrasa los múltiples procesos.

En este capítulo realizaremos el levantamiento de la información y verificación de cuáles son los procesos que actualmente se están manejando dentro de la secretaria de la Facultad y dentro de las Escuela de Biología.

Una vez que se tengan todos los procesos con sus descripciones y sus diagramaciones se procederá a la realización de un análisis de valor agregado para definir cuáles de las actividades de los procesos son las que agregan valor al proceso.

3.1¿QUÉ ES UN LEVANTAMIENTO DE PROCESOS?

El levantamiento de procesos, es un mecanismo utilizado debidamente estructurado y planificado que busca conocer el actual funcionamiento y relación de las actividades. Su desarrollo permite identificar cuellos de botella que afectan el rendimiento general de la organización. Adicionalmente, brinda información sobre el correcto funcionamiento de cada responsabilidad existente, sirviendo como guía de ejecución interna.

El levantamiento de procesos es la recopilación de todas las actividades que están dentro de un proceso, para realizar esta verificación de las actividades que se están realizando, se realizan entrevistas con los encargados de los procesos quienes describen paso a paso las actividades que se realizan.

“Para realizar el levantamiento de procesos, lo primero que se debe hacer es enfrentarse a lo que está ocurriendo en la organización. Así, comenzamos recorriendo cada sección de la empresa, entrevistando a los actores involucrados y revisar cuáles son los procedimientos que se realizan y documentarlos. En muchas ocasiones podemos ir implementando mejoras con la sola acción de ir levantando los procesos.”25

Una vez que las entrevistas fueron realizadas se procedió a la diagramación de los procesos, con estos diagramas de flujo es posible realizar la verificación y el análisis de cuáles son las actividades que generan valor para el proceso y cuales son actividades que están siendo elaboradas inútilmente.

Adicionalmente con el levantamiento de procesos podremos hacer un diagnóstico y análisis de cómo está actualmente funcionando la Facultad, con este procedimiento, se observarán todas las actividades realizadas con el fin de identificar las características principales los procesos, para efectos de su análisis y mejora.

25 _{GESTION DE PROCESOS (2012),}

[http://gestiondeprocesos.bligoo.com/content/view/211927/LEVANTAMIENTO-DE-PROCESOS.html], Levantamiento de Procesos, (13-09-2011)

Los diagramas de flujo fueron realizados utilizando los símbolos de la Norma ANSI (American National Standards Institute) por sus siglas en ingles. Los cuales son presentados a continuación:

Inicio/Fin de un Proceso: Se utiliza para iniciar o finalizar un proceso.

Documento: Son documentos que pueden ser tanto entradas como salidas de una actividad, dependiendo de si se encuentran en el lado derecho o lado izquierdo de la actividad respectivamente.

Actividad: Es un conjunto de tareas. Este rectángulo dividido en dos segmentos contiene la información, en el rectángulo superior de la actividad y en el rectángulo inferior del cargo de la persona que está a cargo de la realización de esta actividad.

Decisión: Es una pregunta que generara dos salidas con las posibles respuestas. Por lo general dentro de este rombo encontraremos una pregunta la cual generara la decisión.

A

Conector: Conecta diferentes partes de un diagrama, mismas que pueden estar dentro de la misma hoja o en otra.

Entidad Externa: Es una entidad de la cual el proceso refiere. Puede estar tanto al lado derecho como al izquierdo representando un proveedor o un cliente de una actividad o de un documento generado de una actividad.

Base de Datos: Es la representación del almacenamiento electrónico de la información o del registro del mismo en sistemas.

Dirección del Proceso: Estas líneas indican con la punta hacia donde se dirige el proceso y cuál es su secuencia.

Referencia a otro proceso: Señala que una actividad hace referencia o se conecta con otro proceso.

Todos estas formas son tomadas de material que se nos entregó en el 2011 como parte de la materia administración por Procesos dictada por el Ing. Paul Idrobo Dávalos, MBA.

Es fundamental el correcto levantamiento de los procesos puesto que estos serán la partida de la generación de las mejoras que se propondrán en el capitulo siguiente y de los nuevos flujos y manuales de procedimientos.

3.1.1 Características recientes de todo proceso.

Todo proceso está conformado por los siguientes elementos:

Entrada: Es un producto provisto por un suministrador interno o externo, esta entrada puede ser el resultado o la salida de algún proceso previo o de un proceso generado por un cliente o proveedor.

Salida: Es un producto fruto de la ejecución de las actividades interrelacionadas a una entrada (proceso); donde esta salida puede ser la entrada de un nuevo proceso. El producto tiene un valor intrínseco, que es medible o evaluable.

GRAFICO N. 7