Liquidación de expensas
Este ítem de menú se utiliza para:
Si maneja la parte contable del programa
Entrar a una liquidación temporaria ya existente de un edificio para su edición, control, corrección y cierre.
Si no maneja la parte contable del programa
Crear una liquidación temporaria con texto libre (similar a una planilla de cálculo)
Crear una liquidación temporaria a partir de la última liquidación de un edificio haciendo uso del botón para cambiar solamente los importes, números de cuota, números de factura y cerrar una liquidación en pocos minutos
Liquidación temporaria
Liquidación temporaria es toda liquidación creada a partir de los movimientos generados por los diferentes usuarios, ya sean facturas ingresadas o salidas de efectivo o banco, y que todavía no ha sido cerrada a fin del mes.
Las liquidaciones temporarias se crean con el primer gasto que un usuario les asigne (factura o salida de efectivo o banco) y va creciendo día a día con la asignación sucesiva de gastos hasta que llega el momento de la confirmación y cierre.
Las liquidaciones temporarias se generan y crecen día a día:
de manera automática con el “envío” de datos desde el ingreso de las facturas o desde las salidas de caja o banco
seleccionando Liquidación de Expensas del menú Operaciones
Al ingresar a Liquidación de Expensas y colocar el número de edificio a liquidar, el programa le avisará automáticamente si hay temporaria/s ya creada/s y, en caso de confirmar la carga le mostrará una ventana para que elija cuál quiere editar y/o cerrar. Las letras “P” identifican a las liquidaciones primarias y las “E” identifican a las liquidaciones extraordinarias (fig. 6.a.)
Generación de una nueva liquidación de expensas (fig. 6.b.)
Si usted desea generar una liquidación nueva, por el momento temporaria:
a partir de un gasto que no incluirá en el circuito de proveedores habituales o de salidas de caja, y del cual no va a llevar un control, es decir, va a ingresar un gasto totalmente libre de controles y que aparecerá en la liquidación tal cual usted lo tipea
a partir de la última liquidación del edificio, importando esta para cambiar importes, números de cuota y/o facturas
Del menú Operaciones seleccione Liquidación de Expensas o haga clic en el botón de la barra de herramientas
Ingrese el número de edificio a liquidar
Ingrese la fecha de cierre de la liquidación (generalmente el último día del mes)
Si lo desea, haga clic en el botón para importar la última liquidación de este edificio y crear una nueva a partir de ella. Una vez que pasa al cuerpo de la liquidación este botón estará deshabilitado. De esta manera, evitará duplicar gastos al importar la última liquidación más de una vez
Ingrese el período a liquidar. Kavanagh Software automáticamente completará este campo basándose en el último mes liquidado en este edificio.
Ingrese el o los vencimientos correspondientes. Recuerde que el 2º vencimiento está íntimamente relacionado con el 2º interés detallado en la ficha del edificio. Ingrese un 2º vencimiento si va a recargar con un interés adicional las cobranzas realizadas entre el 1er vencimiento y este 2º.
Figura 6.b. Generación de una nueva liquidación de expensas
Detalle gasto por gasto
rubro (hasta 250 letras)
descripción del gasto (hasta 250 letras); desplegando la lista encontrará los gastos predefinidos de este edificio (vea página 52)
porcentual y
monto
Si está en el campo RUBRO
Las flechas hacia arriba o abajo de su teclado le servirán para subir o bajar por los diferentes gastos
«ESC» sube una línea.
«ENTER» confirma el rubro y pasa al campo “Descripción”.
Si está en el campo DESCRIPCION
Las flechas hacia arriba o abajo de su teclado le servirán para subir o bajar por los diferentes gastos
«ESC» vuelve al campo RUBRO.
«ENTER» confirma la descripción y pasa al campo correspondiente al porcentual.
Haciendo clic en el botón el programa le permitirá crear un nuevo gasto predefinido (fig. 6.c.) (ver pág. 52). Ingrese el texto tal cual como quiere que figure en la liquidación de gastos, el rubro bajo el cual usualmente se liquida este gasto, la U.F. a la que se le liquidará este gasto (en caso de ser un gasto particular), el porcentual y el monto en caso de ser un monto fijo.
Figura 6.c. Alta de un nuevo Gasto Predefinido
Si está en el campo correspondiente al PORCENTUAL
Las flechas hacia arriba o abajo de su teclado le servirán para subir o bajar por los diferentes gastos
«ESC» vuelve al campo DESCRIPCION
«ENTER» confirma el porcentual y pasa al campo “Monto”
La barra espaciadora le permitirá desplegar la lista de porcentuales del edificio
Si está en el campo MONTO
Las flechas hacia arriba o abajo de su teclado le servirán para subir o bajar por los diferentes gastos
«ESC» vuelve al campo correspondiente al PORCENTUAL.
«ENTER» confirma el monto y pasa al gasto siguiente o genera un nuevo renglón en blanco
Encontrándose en cualquier campo
Presionando F1 o haciendo clic en el botón podrá obtener una vista previa de la liquidación tal cual como saldría impresa.
Presionando F2 o haciendo clic en el botón podrá, cuantas veces lo desee, pre-ver el prorrateo, con las deudas e intereses incluidos a medida que va detallando gastos para ir evaluando el incremento en las expensas con cada gasto nuevo agregado. Aparecerá una ventana completada automáticamente por el programa según el caso:
Si en un porcentual no se fijó monto fijo a prorratear, el programa le mostrará cuánto lleva detallado de gastos (fig. 6.c.)
Si en un porcentual se fijó un monto fijo a prorratear, el programa traerá ese valor ingresado en la ficha del edificio (fig. 6.d.)
Figura 6.c. Montos a prorratear según Figura 6.d. En el porcentual A se fijó un gastos detallados. monto fijo a prorratear
Presionando F2 o haciendo clic en el botón puede
visualizar lo prorrateado en el último mes (fig. 6.e.) y copiarlo haciendo clic en «Aceptar»
Figura 6.e. Prorrateo de la última liquidación
Confirme o modifique cada monto y presione «ENTER» para acceder a una ventana (fig. 6.f.) que contiene, en forma de tabla, los montos a pagar correspondientes a cada unidad funcional por porcentual de expensas. Usted puede “navegar” por esta tabla con las flechas de dirección de su teclado.
Esta ventana le muestra exactamente cómo saldrán el cuadro de prorrateo y el recibo por expensas si cierra la expensa en este momento.
Si lo desea, haciendo clic en el botón , puede imprimir
este “Prorrateo Estimado” en forma de tabla para su control previo al cierre.
Figura 6.f. Vista previa, en forma de tabla, del prorrateo
Presionando F3 o haciendo clic en el botón tendrá la posibilidad de pasar un gasto a otra temporaria, tanto del mismo edificio como de otro.
si simplemente decide que un gasto no va a ir en este período sino en uno posterior
No es necesario que la liquidación temporaria de destino exista previamente; se puede generar una nueva a partir de este proceso. Al presionar F3 aparecerá una lista (fig. 6.g.) con las liquidaciones temporarias ya existentes del mismo edificio y un renglón con “??/????” para que usted seleccione en caso de querer generar una liquidación nueva del mismo edificio o en caso de desear pasar el gasto a una liquidación (existente o no) de otro edificio. En caso de seleccionar “??/????” una nueva ventana se abrirá (fig. 6.h.) donde usted ingresará el edificio, el período, la fecha de liquidación de ese período y los vencimientos correspondientes. El segundo vencimiento, como siempre, es opcional. El programa no le dejará seleccionar un período en caso de que ya hubiera sido liquidado.
Figura 6.g. Liquidaciones temporarias Figura 6.h. Pasaje de un gasto a una del mismo edificio liquidación temporaria de otro
edificio
Presionando F4 o haciendo clic en el botón podrá acceder a la tabla de facturas pendientes de liquidación de este edificio que todavía no figuran en la lista. En esta tabla figurará tanto el total de la factura como el saldo a pagar y el monto pendiente a liquidar. Marque las facturas que desee incluir en esta liquidación y haga clic en «Aceptar». Puede marcarlas con la barra espaciadora.
Figura 6.i. Facturas pendientes de liquidación de este edificio
Presionando F9 o haciendo clic en el botón podrá grabar la temporaria hasta donde lleve cargado para acceder posteriormente para agregar gastos, borrar gastos o simplemente cerrar la liquidación.
Presione F9 o haga clic en el botón de la barra de herramientas para grabar la liquidación generada como temporaria, para su posterior edición y/o cierre.
Liquidar una factura
Una factura es liquidada cuando es incluida en una liquidación y esta se cierra. Si la liquidación vuelve a abrirse, la factura volverá a estar automáticamente para liquidar. Una factura puede ser liquidada tanto total como parcialmente; en este segundo caso, la factura quedará con un monto “pendiente de liquidación”.
Al momento del ingreso de la factura usted puede asignar la factura a una liquidación temporaria presionando F9 o haciendo clic en el botón
; o
Desde la liquidación de expensas puede “llamar” a la facturas presionando F4 o haciendo clic en el botón de la barra de herramientas
Figura 6.j. Facturas pendientes de liquidación de este edificio
Liquidación de un gasto particular
El gasto particular es detallado como cualquier otro gasto. La única diferencia en la carga de este tipo de gastos es que, al presionar «ENTER» para pasar del campo Rubro al campo Descripción, se abrirá automáticamente la tabla de unidades funcionales del edificio para que seleccione a qué unidad será asignado ese gasto.
Figura 6.k. Asignación de un gasto a una U.F. en particular
Para que Kavanagh Software distinga un rubro como GASTO PARTICULAR y el gasto sea asignado a una U.F. en particular basta con que en el rubro figure la palabra “PARTICULAR”, ya sea en singular, plural, mayúsculas o minúsculas.
Rubros que no son reconocidos automáticamente como GASTO PARTICULAR
Rubros que sí son reconocidos automáticamente como GASTO PARTICULAR
Gast. Part. Gasto Particular
1.- Gastos Partic. Gastos Particulares
II-Gtos. Particul. 1.- gastos particulArEs
Generación de movimientos extras de caja
Desde esta misma ventana, en la que se detallan los gastos que figurarán en la liquidación de expensas, se pueden generar entradas o salidas de dinero de las cajas “a mano”.
Seleccione como rubro “Rendición de cuentas”. Si no existe, créelo cuidando de no marcar la casilla “Gasto”
Cierre de una liquidación
Del menú Operaciones seleccione Liquidación de Expensas o haga clic en el botón de la barra de herramientas
Ingrese el número de edificio. Al presionar «ENTER» el programa le avisará si existen temporarias para cargar
Figura 6.l. Temporarias existentes de un edificio
Cargue la liquidación temporaria a cerrar. Automáticamente aparecerán los datos completos de dicha temporaria
Verifique la fecha de cierre de la liquidación, el mes a liquidar y los vencimientos
Una vez en el cuerpo de la liquidación, simplemente “navegue” por la lista de gastos para revisar y corregir, de ser necesario. Recuerde que puede hacer clic en el botón
cada vez que quiera obtener una vista previa de la liquidación.
Para cerrar la expensa, haga clic en el botón . Aparecerá una ventana (la misma que aparece cuando consulta el prorrateo) con lo que lleva detallado como gasto discriminado por porcentual o con los montos fijos asignados a cada porcentual
Figura 6.m. Montos a prorratear según Figura 6.n. En el porcentual A se fijó un gastos detallados. monto fijo a prorratear
Confirme con «ENTER» cada monto o corrija y presione «ENTER» accediendo a la ventana que contiene la vista previa del prorrateo en forma de tabla con los montos correspondientes a cada unidad funcional por porcentual de expensas.
Figura 6.ñ. Vista previa, en forma de tabla, del prorrateo
Usted puede “navegar” por esta tabla con las flechas de dirección de su teclado. Hacia la derecha encontrará la columna “Deuda” donde figurará el total del capital adeudado de la unidad funcional y la columna “Intereses” con los intereses correspondientes a los capitales que formaron ese total de deuda, y el total por el que saldría emitido el recibo en caso de confirmar en ese momento. Controle que la columna “deuda” coincida exactamente con su listado de saldos.
Si hay algún dato incorrecto, presione «ESC» o haga clic en “Cancelar” para volver al cuerpo de la liquidación, salir y revisar.