Tablas del sistema
Las tablas del sistema tienen dos funcionalidades bien marcadas:
unificar entradas de manera que se haga más fácil lograr una “uniformidad” en la presentación de la información ingresada
facilitar la carga de datos que hayan sido previamente ingresados en dichas tablas
Tabla de localidades
Como decíamos, tener las localidades cargadas en una única tabla nos permite, por ejemplo, que “Capital Federal” esté siempre escrito igual, y no, en algunos casos, “Capital Federal”, en otros “Cap. Fed.”, en otros “Cap. Federal”, etc.
Del menú Herramientas seleccione Tablas del sistema y de la lista seleccione Tabla de localidades y presione «ENTER»
Para editar una localidad directamente ubíquela y escriba sobre ese renglón
Para eliminar una localidad haga clic con el botón secundario del mouse y luego clic en “Eliminar línea”
Para agregar una localidad nueva haga clic en el botón , lo cual agregará un nuevo renglón en blanco para que usted complete.
Tabla de pisos
La idea de tener una “tabla de pisos” es lograr una uniformidad en la presentación de la información impresa. Que el piso “1º” no figure como “1º” en algunos casos, como “1ro.” en otros, etc.
Del menú Herramientas seleccione Tablas del sistema y de la lista seleccione Tabla de pisos y presione «ENTER»
Para editar un piso directamente ubíquelo y escriba sobre ese renglón
Para eliminar un piso haga clic con el botón secundario del mouse y luego clic en “Eliminar línea”
Para agregar un piso nuevo haga clic en el botón , lo cual agregará un nuevo renglón en blanco para que usted lo complete.
Tabla de tipos de I.V.A.
La idea de tener una “tabla de tipos de I.V.A.” es lograr una uniformidad en el ingreso de los datos tanto de facturas como de datos de proveedores.
Del menú Herramientas seleccione Tablas del sistema y de la lista seleccione Tabla de tipos de I.V.A. y presione «ENTER»
Para editar un tipo de I.V.A. directamente ubíquelo y escriba sobre ese renglón
Para eliminar un tipo de I.V.A. haga clic con el botón secundario del mouse y luego clic en “Eliminar línea”
Tablas de rubros de los edificios
La idea de tener una tabla de rubros por cada edificio es lograr una uniformidad en el ingreso de los datos tanto de facturas como de datos de proveedores. Cada edificio puede tener, si lo desea, rubros personalizados. Hay una tabla de rubros por edificio.
Del menú Herramientas seleccione Tablas del sistema y de la lista seleccione Tabla de rubros, elija de qué edificio va a editar la tabla de rubros y presione «ENTER»
Para editar un rubro puede escribir directamente sobre cualquiera de los renglones ya existentes
Para eliminar un rubro haga clic con el botón secundario del mouse y luego clic en “Eliminar línea”
Para agregar un rubro haga clic en el botón , lo cual agregará un nuevo renglón en blanco para que usted lo complete.
Figura 11.a. Edición de la tabla de rubros
Marque la casilla “Mantenimiento” si desea que se guarde un registro de todo lo liquidado bajo este rubro en una “base de mantenimientos realizados”. Si marca esta casilla, al momento de liquidar algo bajo este rubro, se le abrirá una ventana donde podrá seleccionar en qué unidad funcional se realizó el mantenimiento o si correspondió a partes comunes Marque la casilla “Gasto” si lo liquidado bajo el rubro será restado de la
caja del edificio (gasto). Kavanagh Software le permite marcar rubros para que resten o no de caja; generalmente, todos los rubros van marcados como “gastos” exceptuando “previsiones” y un rubro que recomendamos no borrar, “rendición de cuentas” que nos permite realizar movimientos extras de caja (incluyendo movimiento inter-cajas) al momento de cerrar una liquidación
Haciendo clic en el botón puede, además, cargar en esta tabla los rubros que se encuentran en la tabla de otro edificio. Esos rubros serán agregados a esta tabla. Simplemente elija de qué edificio quiere copiar los rubros en esta tabla y haga clic en «Aceptar»
Tablas de gastos predefinidos de los edificios
NOTA: Antes de completar esta tabla deberán estar dados de alta los proveedores.
Por “gasto predefinido” entendemos todo gasto que suele repetirse en cada liquidación de expensas de un determinado edificio. Estos gastos pueden ser cargados una única vez en esta tabla y tomarse de ella al momento de ser incluidos en la liquidación de expensas
En esta tabla usted incorporará todo lo que suele repetirse en cada liquidación de expensas, corresponda a facturas que ingresa mensualmente o a las salidas de efectivo que se producen en el mes.
Cada renglón de esta tabla corresponderá a un gasto predefinido separado.
En el caso de las facturas por servicio de televisión por cable, si genera por única vez un gasto predefinido por el abono básico y luego un gasto predefinido por cada gasto particular (revistas miradas, bocas adicionales), asignándoselo en esta tabla a cada U.F. e indicándole rubro y porcentual correspondiente a cada renglón, tendrá prácticamente la factura del cable ya PREcargada, teniendo que modificar estos datos únicamente en caso de baja o de alta de alguna unidad funcional al sistema de televisión por cable.
Esta tabla es de gran utilidad en el caso en que:
usted recibe TODOS los meses una factura de un mismo proveedor para un mismo edificio por un mismo concepto y que figurará de la misma manera cada mes, exceptuando el número de cuota o el nombre del mes. Entonces, en lugar de tipear cada mes lo mismo al ingresar la factura, se tomarán los datos cargados previamente en esta tabla, ahorrándose una significativa cantidad de tiempo de carga
las expensas tienen que ser liquidadas por alquien que no está 100% al tanto de en qué rubro o porcentual va cada gasto. Si esta tabla está bien completada, esta persona tiene la mitad del trabajo hecho.
Figura 11.b. Edición de la tabla de gastos predefinidos
Del menú Herramientas seleccione Tablas del sistema y de la lista seleccione Tabla de gastos predefinidos, elija de qué edificio va a editar la tabla de rubros y presione «ENTER»
Para editar un gasto predefinido puede escribir directamente sobre cualquiera de los renglones ya existentes
Para eliminar un gasto predefinido haga clic con el botón secundario del mouse y luego clic en “Eliminar línea”
Para agregar un gasto predefinido haga clic en el botón , lo cual agregará un nuevo renglón en blanco para que usted lo complete.
La tabla de gastos predefinidos consta de 6 columnas:
Gasto Predefinido: ingrese el texto completo (hasta 250 caracteres) del gasto, tal cual como desea que aparezca en la liquidación de expensas. Haciendo clic con el botón derecho podrá incluir, además, como parte del texto y para ser reemplazados al momento de ingresar la factura:
Dirección del proveedor (<provdirec>) C.U.I.T. del proveedor (<provcuit>)
Proveedor: Si el gasto detallado corresponde a un proveedor que nos emite una factura mensualmente por abono, elija el proveedor de la lista. Si el gasto detallado corresponde a una salida de efectivo, es decir, un gasto que no se corresponde con una factura mensual, deje este campo en blanco
Rubro: Kavanagh Software le permite “predefinir” en qué rubro va a aparecer este gasto. Simplemente elija el rubro de la lista
U.F.: En caso de ser un gasto particular puede indicarle al programa a qué unidad funcional corresponderá ese gasto.
Porc.: Igualmente, puede “predefinir” en qué porcentual suele aparecer este gasto.
Monto: Al igual que con el rubro y el porcentual, el programa le permite “predefinir” el monto del gasto. Si el renglón corresponde a una factura que nos llega todos los meses por abono, podemos ya predefinir este monto. Si no, déjelo en cero.
Haciendo clic en el botón puede, además, cargar en esta tabla los gastos predefinidos que se encuentren en la tabla de otro edificio. Esos gastos predefinidos serán agregados a esta tabla. Simplemente elija de qué edificio quiere copiar los gastos predefinidos en esta tabla y haga clic en «Aceptar»