EJEMPLOS
EJEMPLOS
4) Ingresos acumulados. Son ingresos que se acumularon pero que aún no se han cobrado.
Este asiento tiene como finalidad reconocer el ingreso en el periodo en que se gana o se acumula independientemente de si fue cobrado o no, así como registrar la cuenta por cobrar por concepto de ese ingreso ganado no cobrado.
Ingresos ganados no cobrados, intereses ganados no cobrados.
En los ejercicios se irán presentando y explicando cada uno de los asientos de ajuste. El registro de los asientos de ajuste está basado fundamentalmente en la aplicación de dos principios de contabilidad: realización y periodo contable. El principio de realización establece que:
Existen 3 momentos en los cuales se considera realizada una transacción y que por tanto debe reconocerse:
1) Cuando se dan transacciones con otros entes económicos.
Compra de mercancías a un proveedor, venta de un equipo de transporte, pago de la nómina, etcétera.
2) Cuando se dan transformaciones internas que modifican su estructura de recursos o de fuentes. Los activos en la empresa se consideran recursos y los pasivos y el capital contable son las fuentes de esos recursos.
EJEMPLOS En una empresa industrial la transformación interna de la materia prima en producción en proceso y posteriormente en productos terminados es un cambio que se da internamente en la compañía y modifica su estructura de recursos (activos). Los asientos de ajuste son otro ejemplo de este punto.
En este segundo momento particularmente está basado el registro de asientos de ajuste. Un asiento de ajuste se registra por una transformación interna en la empresa y siempre afecta a una cuenta de activo o a una cuenta de pasivo; afectando por otro lado a una cuenta de gasto o a una cuenta de ingresos.
3) Cuando suceden eventos económicos externos a la empresa que la afectan y que son susceptibles de medición.
EJEMPLOS Inflación (es un evento económico externo, que afecta a la empresa y que es susceptible de medición a través del índice Nacional de Precios al Consumidor), fluctuaciones cambiarías (es un evento económico externo a la empresa, que la afecta y que se puede medir a través del tipo de cambio o paridad cambiaría).
El principio de periodo contable establece que la vida de una empresa debe dividirse en periodos convencionales para mostrar los resultados de operación y la situación finan- ciera de la empresa. Esta división hace que sea necesario relacionar y enfrentar los costos y gastos de la empresa con el ingreso que ayudaron a generar.
Un asiento de ajuste siempre implica un movimiento a una cuenta de gasto o a una cuenta de ingreso por lo que al registrar un asiento de ajuste estamos haciendo una asigna- ción de los ingresos y gastos en el periodo correspondiente.
Por todo lo anterior podemos concluir que los asientos de ajuste tienen un doble objetivo:
• Actualizar las cuentas a la fecha en que se presentarán los estados financieros. • Enfrentar correctamente ingresos y gastos en el estado de resultados.
La hoja de trabajo es una herramienta contable que permite visualizar en un solo espacio y de manera general el resumen de las operaciones de un negocio. Esta herramienta sirve también de base para estudiar un tema avanzado de contabilidad que es la consolidación de estados financieros.
Asientos de cierre
Los asientos de cierre es el último paso en el ciclo contable y consiste en cerrar o cancelar todas las cuentas del estado de resultados, de tal manera que puedan empezar a registrarse las operaciones del siguiente periodo, teniendo a todas las cuentas de resultados en ceros. Un sistema de cómputo contable hace este paso automáticamente. De hecho, el cierre de cuentas tal como lo conocemos los contadores ya no existe, pues un sistema de cómputo puede almacenar por separado la información de diferentes periodos contables sin necesidad de cerrar las cuentas del estado de resultados.
Cuentas temporales o transitorias
Las cuentas utilizadas para determinar los resultados de la operación de un negocio, esto es, las que aparecen en el estado de resultados, se les llama temporales o transitorias. Este nombre se refiere a que sólo acumulan los movimientos correspondientes a las operaciones de un periodo contable; después de un periodo se cierran y sus saldos quedan en ceros.
Cuentas permanentes o acumulativas
Se les llama así a todas las cuentas utilizadas para determinar la situación financiera de una empresa, esto es, las que aparecen en el balance general. Este nombre se refiere a que acumulan los movimientos de las operaciones de una empresa en forma indefinida. El procedimiento para cerrar las cuentas consiste en:
1) Cerrar las cuentas acreedoras
Cerrar todas las cuentas de naturaleza acreedora; es decir, aquellas cuyo saldo aparece en el haber (lado derecho) del estado de resultados, cargándoles una cantidad igual a su saldo. La cantidad que se carga en cada cuenta se abona a una cuenta puente1 que llamamos "Pérdidas y ganancias".
Si la empresa utiliza un sistema de registro periódico en este asiento de cierre se registra el saldo del inventario final, cargando a la cuenta de inventario, el total obteni- do en el inventario físico.
2) Cerrar las cuentas deudoras
Cerrar todas las cuentas de naturaleza deudora; es decir, aquellas cuyo saldo aparece en el debe (lado izquierdo) del estado de resultados, abonándoles una cantidad igual a su saldo. La cantidad que se abona en cada cuenta se carga a la cuenta puente "Pérdidas y ganancias".
Si la empresa utiliza un sistema de registro periódico en este asiento de cierre se cancela el importe de inventario inicial, abonando en la cuenta de inventario el total de mercancías con el que se inició.
3) Cerrar la cuenta "Pérdidas y ganancias" y acumular su saldo en la cuenta de uti- lidades retenidas
El saldo que resulta en la cuenta de pérdidas y ganancias, después de haber cerrado las cuentas deudoras y acreedoras contra esa cuenta, debe ser la utilidad o pérdida del ejercicio. Este saldo se cierra contra la cuenta "Utilidades retenidas" que es la cuenta del balance general que acumula las utilidades de los diferentes periodos contables.
1
4) Cerrar la cuenta de dividendos
Por último, se debe cerrar la cuenta de dividendos contra la cuenta "Utilidades reteni- das" de tal manera que este cuenta presente el saldo de las utilidades acumuladas y no repartidas.
Es importante mencionar que el proceso para cerrar las cuentas lo hace de manera automática un sistema computacional contable; sin embargo, es importante conocer el proceso que se sigue para entender lo que hace un sistema al realizar el cierre de cuentas.
EJEMPLO La empresa "Respi, S.A." presenta los saldos de sus cuentas del estado de resultados al 31 de diciembre:
Ventas $400 000
Ingresos por interés 7 500 Gastos de administración 46 000
Gastos de venta 27 000
Descuentos sobre ventas 10 000
Costo de ventas 180 000
La cuenta de utilidades retenidas tiene un saldo de $289 000 y los dividendos reparti- dos en el periodo fueron $30 000.
Las cuentas acreedoras son: "Ventas" e "Ingresos por interés".
Las cuentas deudoras son: Gastos de administración, Gastos de venta, Descuentos so- bre ventas y Costo de ventas.
—Asiento de cierre 1—
Ventas 400 000
Ingresos por interés 7 500
Pérdidas y ganancias 407 500
—Asiento de cierre 2—
Pérdidas y ganancias 263 000
Descuentos sobre ventas 10 000
Costo de ventas 180 000 Gastos de administración 46 000 Gastos de venta 27 000 —Asiento de cierre 3— Pérdidas y ganancias 144 5002 Utilidades retenidas 144 500 —Asiento de cierre 4— Utilidades retenidas 30 000 Dividendos 30 000
Después de hacer los asientos de cierre la cuenta de utilidades retenidas tendría un saldo de $303 500 ($189 000 del saldo anterior más $144 500 de la utilidad del periodo menos 30 000 de dividendos repartidos)
2 Es la diferencia entre el importe abonado y el importe cargado a la cuenta de pérdidas y ganancias en los
asientos de cierre 1 y 2 respectivamente. Si visualizáramos la cuenta de mayor tendría un saldo acreedor de $ 144 500. Esta cantidad se cierra también de tal manera que quede en ceros esta cuenta.
INGLÉS
1. Accounting periods 2. Accumulated depreciation 3. Adjusted trial balance 4. Adjusting enfries 5. Advertising expense 6. After closing trial balance 7. Closing enfries 8. Contra-asset account 9. Depreciation expense 10. Insurance expense 11. Interest expense 12. Interest payable 13. Maintenance expense 14. Matching principie 15. Office supplies
16. Office supplies expense 17. Realization principie 18. Rent expense 19. Repairs expense 20. Salaries expense 21. Salaries payable 22. Unearned revenue 23. Unexpired insurance ESPAÑOL Periodos contables Depreciación acumulada Balanza de comprobación ajustada Asientos de ajuste Gasto por publicidad
Balanza de comprobación después del cierre Asientos de cierre
Cuenta complementaria o contra cuenta de activo Gasto por depreciación Gasto por seguro Gasto por interés Interés por pagar Gasto por mantenimiento Principio de enfrentamiento o de asociación Materiales, abastecimientos o suministros Gasto por materiales de oficina Principio de realización Gasto por renta Gasto por reparaciones Gasto por salarios Salarios por pagar
Ingresos no ganados, ingresos cobrados por adelanta- do o anticipos de clientes Seguro no expirado o seguro pagado por adelantado
Conteste lo siguiente:
1. ¿Qué es un asiento de ajuste?
5. ¿Cuándo surge la necesidad de registrar sueldos devengados no pagados?
6. ¿Qué es un pago anticipado? ¿En qué estado financiero se presenta y dentro de qué sección? 2. ¿Cuál es el objetivo de los asientos de ajuste?
3. ¿Cuáles son los tipos de ajustes a cuentas de gastos?
8. ¿En qué caso la compra de material de oficina se puede registrar directamente como un gasto y en qué caso se registra como un activo?
10. La cuenta "Gasto por depreciación" es una cuenta complementaria de activo fijo ya que se presenta restándose en el balance general del valor del activo correspondiente. ¿Falso o verdadero?. Explique.
9. ¿Qué es depreciación?
11. ¿Qué es el valor de rescate de un activo fijo?
Conteste lo siguiente:
1. Explique el principio de periodo contable:
2. De acuerdo con el principio de realización, ¿cuáles son los 3 momentos en que se consi- dera realizada una transacción y que por lo tanto debe registrarse?
4. ¿Qué son los anticipos de clientes? ¿En qué estado financiero se presentan y dentro de qué sección?
5. El interés por cobrar que se registra por el hecho de tener un pagaré por cobrar a un cliente representa los intereses que la compañía deberá pagar al cliente cuando se llegue el vencimiento del plazo estipulado. ¿Falso o verdadero? Explique.
Conteste las siguientes preguntas:
1. ¿Qué es un activo?
4. ¿En qué principios de contabilidad se basa el registro de asientos de ajuste y por qué?
5. Al registrar un ingreso se origina siempre una entrada de dinero. ¿Falso o verdadero? Explique. Cite 2 ejemplos.
6. Al registrar un gasto se origina siempre una salida de dinero. ¿Falso o verdadero? Explique. Cite 2 ejemplos.
2. ¿Qué es un gasto?
8. Una empresa puede tener utilidades y no tener dinero en efectivo. ¿Falso o verdadero? Explique.
Conteste las siguientes preguntas: 1. ¿Qué es una balanza de comprobación?
4. ¿Qué es una balanza de comprobación postcierre o después del cierre? 2. ¿Qué es una balanza de comprobación ajustada?
3. ¿Qué son los asientos de cierre?
Busque los estados financieros de 3 empresas reales y, basándose en la información que presentan, prepare un informe donde incluya respuesta a las siguientes preguntas para cada una de las empresas:
1. Identifique las cuentas que pueden requerir un asiento de ajuste al final del periodo contable en las siguientes secciones:
• Activo Circulante
• Inmuebles, maquinaria y equipo (activo fijo) • Activo intangible (diferido)
• Pasivo a corto plazo o circulante
De acuerdo con el marco jurídico que regula a las empresas, investigue la siguiente infor- mación en la Ley General de Sociedades Mercantiles:
1. ¿Cuáles son los tipos de sociedades mercantiles que la ley reconoce?
6. ¿Qué requisitos son necesarios para proceder a la constitución de una sociedad anó- nima?
2. ¿Cuál es el organismo oficial en el que deben inscribirse las sociedades mercantiles?
3. ¿Quién es la persona autorizada ante la cual deben constituirse las sociedades?
4. ¿Qué información debe contener la escritura constitutiva de una sociedad?
UNIDAD 3
En la primera parte del Libro Primero del Código de Comercio que rige en nuestro país se exponen las obligaciones a todos los que profesan el comercio. De acuerdo con lo estable- cido en el artículo 33: "El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado."
¿Qué requisitos mínimos establece para el sistema contable de una empresa? Comente la importancia de cada uno de ellos.
Consumo de materiales (Gasto diferido)
Cuando una empresa adquiere materiales para ser utilizados dentro de un periodo conta- ble, éstos deben registrarse como un gasto del periodo. Sin embargo, cuando se adquiere una cierta cantidad que se utilizará en más de un periodo contable, al comprarse deben re- gistrarse como un activo y posteriormente reconocerlos como un gasto conforme van sien- do utilizados.
EJEMPLO La compañía "Yami, S.A." adquirió de contado materiales de oficina por $28 000 el 3 de abril. Se espera que estos materiales sean utilizados en más de un periodo contable. La empresa registra asientos de ajuste en forma mensual para una presentación correcta de sus estados financieros mensuales.
El asiento el día 3 de abril sería:
Materiales $28 000
IVA por acreditar 4 200
Efectivo $34 200
Suponiendo que al 30 de abril se determinen $7 000 de materiales utilizados (o $21 000 de materiales en existencia) el asiento a fin de mes sería:
Gasto por materiales $7 000
Materiales $7 000
Y por tanto el saldo que aparecería el día 30 de abril en el balance general dentro de la cuenta de materiales sería de $21 000 (28 000 - 7 000).
Si un mes después, al 31 de mayo, el saldo de materiales es de $16 000; quiere decir que los materiales utilizados durante mayo fueron $5 000 por tanto el asiento de ajuste que procede es:
Gasto por materiales $5 000
Materiales $5 000
Y el saldo que tendría al día 31 de mayo la cuenta de materiales después de correr el ajuste sería de $16 000 (21 000 - 5 000).
Como vemos, el registro de este asiento de ajuste permite cumplir con el principio de
periodo contable, pues se hace una adecuada asignación del gasto por material, en el perio-
do correspondiente en que fue utilizado. Por otro lado, la disminución del saldo de la cuenta de materiales reconoce una modificación en la estructura de recursos (activos) de la em- presa, cumpliendo así con el principio de realización.
Ejercicio 3-1 (Consumo de materiales)
La compañía "Riño, S.A." adquirió al contado el 15 de junio materiales y artículos de ofi- cina con un costo de $ 18 600 más IVA, estos materiales se espera que sirvan para más de un mes y la empresa presenta estados financieros en forma mensual.
Se pide:
1) Presente el asiento necesario el 15 de junio para registrar la compra de materiales. 2) Presente el asiento de ajuste necesario el 30 de junio si se determina una existencia
física de materiales por $ 14 600.
3) Presente el asiento de ajuste necesario el 31 de julio si se determina una existencia física de materiales por $ 11 000.
4) Presente el asiento de ajuste necesario el 31 de agosto si se determina que en ese mes se utilizaron materiales de oficina por un valor de $6 000.
5) Muestre qué saldo aparecerá de la cuenta de materiales de oficina en el balance general al: a) 30 de junio.
b) 31 de julio. c) 31 de agosto.
6) ¿Por qué los materiales de oficina no se registraron como un gasto del mes de junio, si fueron pagados en junio?
Ejercicio 3-2 (Consumo de materiales)
La cuenta de materiales de oficina presentaba un saldo de $16 500 el 30 de septiembre. El 31 de octubre se realizó un inventario físico que arrojó como resultado un total de $5 000 de materiales sin usar.
Se pide:
1) Anote en forma de diario general el asiento de ajuste necesario el 31 de octubre. 2) ¿Cuál es el importe que aparecerá en el balance general por concepto de materiales de
oficina después de haber hecho el asiento de ajuste?
Ejercicio 3-3 (Consumo de materiales)
La compañía "Cristal, S.A." vende regalos y además ofrece el servicio de envolturas de alto diseño de regalos. El 8 de diciembre hizo compras de material para envolturas de conta- do por un valor total de $10 000 más IVA y espera sea suficiente para ser utilizado por espacio de 3 meses.
Se pide:
1) Asiento de diario el 8 de diciembre para registrar la compra de materiales para envolturas. 2) Asiento de ajuste necesario suponiendo que al 31 de diciembre se cuenta con un total
de material de envolturas con valor de $3 000.
3) Asiento de ajuste necesario el 31 de enero suponiendo que durante el mes se utilizó material de envolturas por un valor total de $1 900.
4) Muestre qué saldo presentará la cuenta "Materiales de envolturas" al: a) 31 de diciembre.
b) 31 de enero.
Ejercicio 3-4 (Consumo de materiales)
Un negocio establecido para ofrecer el servicio de lavado de autos adquirió el 2 de octubre, material necesario para el lavado de automóviles por un valor total de $8 000 más IVA. Este material será utilizado en más de un periodo contable.
Se pide:
1) Asiento de diario el 2 de octubre para registrar la compra a crédito de materiales para el lavado de autos.
3) Asiento de ajuste necesario el 30 de noviembre suponiendo que durante el mes se uti- lizó material de lavado por un valor total de $1 000.
4) Muestre el saldo que presentará la cuenta de materiales en el balance general al: a) 31 de octubre.
b) 30 de noviembre.
Ejercicio 3-5 (Consumo de materiales)
Un cirujano dentista adquirió material de curación con un valor de $6 000 más IVA en el mes de febrero. Durante el mes de febrero tuvo ingresos de $7 000. A fin de mes sus existen- cias de materiales de curación son de $2 000. Le paga a su secretaria un sueldo mensual de $ 1 800 y el local donde está establecido su consultorio es propio.
El análisis que hizo en el mes de febrero para evaluar sus utilidades muestra lo si- guiente: Ingresos $7 000 - Gastos de operación: Material de curación 6 000 Sueldo de secretaria 1 800 7 800 - Pérdidas $800 Conteste lo siguiente:
Aplicando sus conocimientos contables, ¿cuál es su opinión sobre el análisis hecho por el dentista? Explique su postura y elabore un reporte para presentar al doctor acerca de sus utilidades del mes de febrero.
Depreciación (Gasto diferido)
Todos los activos fijos que adquiere una empresa, a excepción del terreno, están sujetos a depreciarse.
La depreciación es un método utilizado para asignar el costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil. Una característica distintiva de los activos fijos, para que sean considerados como tales, es su utilización en la operación del negocio. Es por esto que se debe asignar su costo en el periodo correspondiente conforme van siendo utilizados, pues ayudan a la em- presa a generar ingresos.
Tres conceptos importantes relacionados con el activo fijo son:
1) Vida útil: es el número de años que se estima se mantenga en operación un activo fijo. 2) Valor de rescate: es el valor de un activo fijo al final de su vida útil.
3) Valor en libros: es la diferencia entre el costo original de un activo fijo menos su de
preciación acumulada.
EJEMPLO La empresa "Rentamex, S.A." adquirió el lo. de marzo 5 automóviles en $500 000 más IVA. Para esta operación pagó $200 000 de contado y por el resto firmó dos documentos a la agencia de automóviles. Los autos serán depreciados con una vida útil de 5 años y un