2.2 Descripción del proceso metodológico
2.2.4 Métodos, técnicas e instrumentos
2.2.4.1 Métodos
En el desarrollo de la presente investigación, se aplicaron los siguientes métodos.
Inductivo – Deductivo
Este método se da a partir del estudio de casos particulares partiendo de un conocimiento general para lograr un entendimiento general del objeto de estudio
Este procedimiento se encuentra presente en el planteamiento del problema debido a las dificultades encontradas en los procesos que lleva la empresa en la parte administrativa.
Analítico – Sintético
Este método inicia desde circunstancias generales y se lo aplica en el marco teórico debido a la localización de los conceptos importantes relacionados con la investigación de diferentes autores.
Población N° Técnica
Gerente-propietario 1 Entrevista
Otros gerentes 2 Entrevista
Contadora y vendedores 3 Encuesta
Histórico – Lógico
Este método consiente en descubrir los acontecimientos y desarrollo de los fenómenos, basados en datos que proporciona el objeto de estudio reforzándose en lo teórico e histórico.
Este método se empleó en el planteamiento del problema y el marco teórico
Sistémico
Este proceso ayuda a la observación actual de los hechos procurando una interpretación racional y se encuentra ubicado en la propuesta.
2.2.4.2 Técnicas e instrumentos
Encuesta
Se manejó esta técnica para lo cual se utilizó como instrumento el cuestionario donde se recolecta información tanto de los empleados como de la empresa y así analizar la situación actual de la misma. (Anexo 1)
Entrevista
Se optó por esta técnica para obtener información amplia y veraz de la empresa por parte del gerente y opiniones de otros empresarios. (Anexo 2)
2.2.5 Interpretación de resultados
Encuesta dirigida a los empleados de la empresa Casa Musical KB Preguntas:
1. ¿Sabe usted cuáles son sus funciones dentro de la organización?
Tabla N: 2.2 Funciones de la organización.
Gráfico N: 2.1 Pregunta Funciones de la organización. Elaborado por: Paulina Tasinchana
Análisis e interpretación:
Como se puede observar en el grafico anterior el 33% de los empleados conocen sus respectivas funciones laborales que ejecutan en la entidad, mientras que un 67% desconocen de las mismas.
Esto indica que a partir de la aplicación de SCI administrativo podrán conocer sus funciones de mejor manera para un buen desempeño.
TOTAL PORCENTAJE SI 1 33% NO 2 67% TOTAL 3 100% 33% 67%
Conocimiento de sus funciones en la organización
2. ¿Existen manuales, normas, políticas que guían las actividades de la organización y se cumplan a cabalidad?
Tabla N: 2.3 Aplicación de manuales.
Gráfico N: 2.2 Pregunta Aplicación de manuales Elaborado por: Paulina Tasinchana
Análisis e interpretación:
Los resultados arrojan un 100% de la inexistencia de manuales, normas y políticas.
Esto hace que para determinar y cumplir las actividades respectivas debe existir dentro de la entidad instrucciones escritas para su mejor desarrollo.
TOTAL PORCENTAJE SI 0 0% NO 3 100% TOTAL 3 100% 0% 100% Existencia de manuales SI NO
3. ¿Se definen correctamente las líneas de autoridad y responsabilidad en la empresa?
Tabla N: 2.4 Líneas de autoridad y responsabilidad.
Gráfico N: 2.3 Pregunta Líneas de autoridad y responsabilidad. Elaborado por: Paulina Tasinchana
Análisis e interpretación:
El grafico anterior indica que el 67% de los empleados conocen sus respetivos cargos y responsabilidad mientras que un 33% no lo acatan aun.
Esto hace que al determinar la jerarquía correcta en los empleados de la empresa logre una mejor organización de funciones.
TOTAL PORCENTAJE SI 2 67% NO 1 33% TOTAL 3 100% 67% 33%
Líneas de autoridad y responsabilidad
SI NO
4. ¿Están todos los empleados y los registros contables bajo la supervisión de la gerencia?
Tabla N: 2.5 Supervisión de la gerencia.
Gráfico N: 2.4 Pregunta Supervisión de la gerencia. Elaborado por: Paulina Tasinchana
Análisis e interpretación:
Los empleados manifiestan en el gráfico con un 33% de que existe una supervisión por parte de la gerencia en sus respetivas actividades desarrolladas, mientras que un 67% indica que no los hay.
Es indispensable la supervisión constante o minuciosa de las actividades mediante un control para obtener mejores resultados efectuados por los empleados.
TOTAL PORCENTAJE SI 1 33% NO 2 67% TOTAL 3 100% 33% 67% Supervisión de la gerencia SI NO
5. ¿Están delimitadas las políticas del personal en cuanto a: selección, capacitación, y evaluación?
Tabla N: 2.6 Delimitación de políticas al personal.
Gráfico N: 2.5 Pregunta Delimitación de políticas al personal. Elaborado por: Paulina Tasinchana
Análisis e interpretación:
Los empleados responden al gráfico con un 100% de la carencia de políticas para contratar personal para la entidad.
Es necesaria la creación de reglas para la contratación de nuevo recurso humano ya que se puede seleccionar de acuerdo a sus perfiles y dentro del trabajo reforzar con capacitaciones y evaluaciones. TOTAL PORCENTAJE SI 0 100% NO 3 0% TOTAL 3 100% 100% 0%
Delimitación de politicas al personal
SI NO
6. ¿Se encuentra adecuadamente restringido el acceso físico al lugar donde se encuentra el respaldo de la información?
Tabla N: 2.7 Restricción de información de la empresa
Gráfico N: 2.6 Pregunta Restricción de información de la empresa Elaborado por: Paulina Tasinchana
Análisis e interpretación:
En el gráfico se muestra un 33% de protección en la información de la empresa y 67 % que no lo hay, debido a que varios empleados si pueden ingresar con facilidad.
Una adecuada restricción de la información de la empresa hace relevante para evitar pérdidas o errores que se produzcan en la misma.
TOTAL PORCENTAJE SI 1 33% NO 2 67% TOTAL 3 100% 33% 67%
Restrición de información de la empresa
SI NO
7. ¿Cree que el seguimiento continuo del cumplimiento de las funciones planteadas ayudará a un eficiente desarrollo en la organización?
Tabla N: 2.8 Seguimiento continuo de las funciones
Gráfico N: 2.7 Pregunta Seguimiento continuo de las funciones Elaborado por: Paulina Tasinchana
Análisis e interpretación:
Existe un 100% en el gráfico anterior, la efectividad en el seguimiento de las actividades programadas.
Este control ayuda a que se obtenga mejores resultados por parte de los empleados dentro de la entidad. TOTAL PORCENTAJE SI 3 100% NO 0 0% TOTAL 3 100% 100% 0%
Seguimiento continuo de las funciones SI NO
8. ¿Cree usted que implementando un sistema de control interno administrativo se lograría eficiencia en el cumplimiento de los objetivos establecidos en la organización?
Tabla N: 2.9 Implantación del sistema.
Gráfico N: 2.8 Pregunta Implantación del sistema. Elaborado por: Paulina Tasinchana
Análisis e interpretación:
Como podemos observar en este gráfico el 100% de los empleados requieren la implementación de un sistema de control interno administrativo eficaz.
Este SCI en su ejecución proporcionará el cumplimiento de gran parte de los objetivos y metas programados por la empresa.
TOTAL PORCENTAJE NADA 0 0% POCO 0 0% MUCHO 3 100% TOTAL 3 0% 0% 0% 100%
Implantación del sistema de control interno administrativo
ENTREVISTA DIRIGIDA AL VARIOS GERENTES DE EMPRESA MUSICALES DEL SECTOR. CRITERIOS DE LOS GERENTES EN LA ENTREVISTA
Sr. Klever Buitrón “Casa Musical KB”
Tec. Luis Bastidas “Casa Musical Ambasonic”
Lic. Luis Panchi “Casa Musical LP” 1. ¿Por favor indique que
tiempo lleva administrando la empresa?
Administro la empresa por el tiempo de 12 años.
El cargo en la gerencia es de 8 años
Manejo la empresa 5 años
2. ¿Qué tipo de control realiza para el cumplimiento de objetivos y metas?
No realizo ningún tipo de control pero me seria de mucha utilidad aplicar alguno para cumplir con las expectativas de mi empresa.
No efectuó ningún tipo de control solo observo fallas. Pero me interesa llevar un control en mi empresa.
Ninguno, pero si fuera factible aprender algún tipo para aplicar en mi empresa.
3. Indique algunas medidas de control que se aplican para el cumplimiento de objetivos.
Solo realizo control empíricamente a los inventarios no manejo tarjetas de inventario.
Desconozco pero en lo que se concierne a inventarios
superviso para evitar pérdidas o robos.
Realizo control en la adquisición de equipos para evitar fallas de fábrica y venderlos sin inconvenientes.
4. ¿Con que frecuencia se ha realizado capacitaciones para mejorar el desarrollo del trabajo en la empresa?
Se ha realizado una vez al mes en la llegada de mercadería de importación para estar al tanto de su función e instalación equipos
Las capacitaciones se dan en cuanto llega nueva mercadería para proporcionar información y funcionamiento a los clientes
Se lo ha realizado cada seis meses ya que el personal debe conocer las nuevas tecnologías para poder ofertar al cliente.
5. ¿Considera que existen suficientes mecanismos de control para evaluar al personal? ¿Cuáles?
No dispongo de controles para evaluación simplemente realizo una actualización de conocimiento con preguntas hacia mis empleados
Los mecanismos de control que realizo a mis empleados es por comunicación personal, solo allí puedo detectar necesidades y falencias que ocurren.
No, pero si me gustaría realizar un control interno para todas las áreas que existen en mi empresa.
6. ¿Cómo se da a conocer a los empleados sus funciones?
Al inicio de las actividades laborales encomiendo al personal lo que deben realizar y lo efectúan hasta terminar la jornada porque no dispongo de manuales.
Los empleados conocen de sus funciones mediante instrucciones escritas que se realizó al inicio de la apertura de mi empresa.
Lo realizo al momento de contratar el personal y con sesiones de trabajo.
7. ¿El aplicar un sistema de control interno administrativo para un eficaz funcionamiento de la organización ayudaría en su empresa? ¿Porque?
Por supuesto que sí, porque necesito que todos los empleados de mi empresa me ayuden a controlar todo lo que dispongo, me comuniquen y pueda optar por una solución que no afecte en lo económico y corporativo para cumpla mis metas.
Claro que sí, ya que si existe un control en el área administrativa se lograría cumplir las
actividades dentro de los parámetros establecidos
Sí, mucho porque la parte
administrativa se organizaría mejor y mediante esto conllevaría a cumplir las metas planteadas.
2.2.6 Verificación de la hipótesis.
De la investigación realizada a la población objeto de estudio, se puede verificar que un Sistema de Control Interno Administrativo caracterizado por un ambiente de control y trabajo, la evaluación constante de riesgo, determinación de actividades de control, información y comunicación permanente permitirá mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos en la casa musical KB.
Así lo confirman en las preguntas 7 y 8 de la encuesta dirigida a los empleados de la empresa, como también criterios vertidos por los gerentes de casas comerciales similares en la pregunta 7.
2.3 Propuesta del investigador
Tema:
Sistema de control interno administrativo para la casa Musical KB
2.3.1 Antecedentes
La casa musical KB carece de un sistema de control interno administrativo por lo que no permite tener una visión especifica de lo que se quiere alcanzar, así también no se dispone de elementos de juicios, para mejorar y corregir falencias de las funciones del proceso administrativo y funciones de cada empleado que labora dentro de la entidad.
Consideramos que estos controles internos fomentan la eficiencia y eficacia en las actividades de la empresa como procesos que ayudan a controlar el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Esta propuesta presenta formas para mejorar los problemas administrativos que tiene la empresa en las condiciones ambientales y organizativas, facilitando el control de las operaciones ejecutadas por la organización y el cumplimiento de objetivos de la misma
2.3.2 Objetivos
2.3.2.1 Objetivo general
Promover la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de objetivos en la Casa Musical KB mediante la aplicación de un sistema de control interno administrativo.
2.3.2.2 Específicos
Fomentar un ambiente de control lleno de valores éticos y capacidad personal en la empresa.
Identificar y analizar los factores que podrían afectar el logro de los objetivos mediante una evaluación de riesgos.
Cumplir con las políticas y procedimientos a través de actividades de control.
Promover información y comunicación oportuna por parte de la gerencia y demás empleados.
Evaluar el funcionamiento de las medidas adoptadas en la empresa mediante un supervisión
2.3.3 Justificación
La aplicación de este sistema de control interno administrativo es relevante porque permitirá fomentar la eficiencia y eficacia que se debe llevar dentro de la empresa, evaluando los procedimientos, la observancia de la política prescrita y el cumplimiento de las metas y objetivos programados para la toma de decisiones.
De esta manera en la empresa se podrá:
1. Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de transparencia.
2. Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información. 3. Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad.
Los cinco componentes del control Interno son totalmente aplicables para las medianas y pequeñas organizaciones, no obstante, el detalle y contenido de los factores que conforman cada componente se describe en la propuesta.
La empresa entonces estará en condiciones de instruir al personal sobre la conducta ética y los valores a aplicar en el cumplimiento de sus funciones, así como los instrumentos emitidos por los organismos de supervisión, considerando los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos administrados y evitando los procedimientos complicados para las operaciones de la empresa.
2.3.4 Componentes de la propuesta.
En este capítulo se encuentra el desarrollo y los componentes de control interno administrativo para la Casa Musical KB
• proceso aplicado por la gerencia CONTROL INTERNO • cumplimiento de eficiencia y eficacia bajo principios éticos OBJETIVOS •diseño,establecim ento,funcionamien to,perfeccionamie nto y evaluacion del control interno recae en el gerente
RESPONSABLE Figura N: 2.1 Componentes del Control interno administrativo.
Elaborado por: Paulina Tasinchana.