Manual de Crédito y Control Financiero

Es importante considerar que el crédito es un proceso ordenado de pasos y procedimientos interconectados al desenvolvimiento económico y financiero, por ende, el mismo necesita de políticas para que su actividad se encause sobre objetivos claros. En otras palabras, las políticas crediticias son reglas que norman la actuación institucional, y que acatándola permite lograr los objetivos propuestos. Estas políticas marcarán las pautas para la consecución de estos objetivos a los cuales se debe llegar en virtud de una administración efectiva. Toda empresa con el objetivo de mitigar el riesgo crediticio y operacional de manera directa, deberá delinear políticas claras de crédito, y las mismas serán lineamientos centrales para la correcta administración de la cartera crediticia. El control interno contable es el procedimiento que comprende la organización y los registros que tiene relación con la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de registros contables, lo que permite seguridad para:

a) El uso de los activos que deben tener obligatoriamente la autorización de la gerencia de la empresa.

b) Registrar adecuadamente los estados financieros para un control efectivo. El procedimiento de control interno tiene la finalidad de mantener un sistema integrado patrimonial y presupuestario de contabilidad, ajustado a las normas contables generalmente aceptadas y a las normas específicas internas que se emitan en la empresa. El control interno deberá correlacionarse con el sistema de contabilidad de la empresa complementándose con los documentos y registros que le corresponde mantener a cada unidad administrativa para evidenciar la responsabilidad asignada por la gerencia a cada empleado, respecto a la custodia, administración y manejo de los bienes asignados a los mismos.

3.7.1 Control financiero para el área de inversiones en existencias y bienes de larga duración

El control financiero tendrá que sujetarse a los siguientes ítems:  Adquisiciones.

 Almacenamiento y distribución.  Sistema de registro.

 Control de vehículos.

a) Adquisiciones

 Las adquisiciones de activos no corrientes y de los productos que comercializa la empresa será responsabilidad del departamento contable desde el punto de vista económico financiero. Se establecerán mínimos y máximos de existencias de los productos para lo cual se realizarán reuniones con el departamento de ventas y comercialización, para determinar los stocks que contablemente son oportunos para la empresa. El departamento contable será el responsable de la aprobación de las cotizaciones, concursos de ofertas o licitaciones con la autorización de la gerencia, para determinar: que como mínimo existan tres cotizaciones, las empresas cotizadoras deberán tener su registro actualizado de proveedores de la empresa y las cotizaciones tendrán como finalidad asegurar un debido control, calidad y precio de los productos, se determinara un criterio de economía en la compra de los bienes.

b) Almacenamiento y distribución

 Los bienes y productos adquiridos deberán ingresar físicamente al almacén o bodega de la empresa. El almacén o bodega dispondrá de instalaciones seguras y tendrá el espacio físico necesario donde se colocarán los bienes y productos. El bodeguero deberá acreditar con documentos sobre los bienes y productos que ingresan y salen.

 La gerencia, y el departamento contable establecerán un sistema para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes y productos almacenados.

 Se establecerá un sistema adecuado de registro permanente por unidades de iguales características de los productos que comercializa la empresa.

 El bodeguero realizará la verificación física de los productos y su trámite de la documentación respectiva.

c) Identificación y protección

 Se establecerá una codificación adecuada de los activos no corrientes

 Se establecerá el respectivo código de identificación de los bienes de activos no corrientes.

 El responsable de bodega mantendrá registros individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados de los activos no corrientes.

d) Custodia

El departamento contable mantendrá los registros custodios de los bienes, así como procedimientos que salvaguarden los mismos.

e) Control de vehículos

 El control de vehículos estará a cargo de la gerencia, con la finalidad de que estos cumplan con las actividades específicas de la empresa.

 El cuidado y conservación de los vehículos estará a cargo de los choferes de los mismos.

 Todo vehículo que salga de la empresa deberá disponer de la orden de salida firmada por la gerencia de la empresa.

f) Clasificación de los inventarios

La clasificación de los inventarios será un control contable que permita tener organizado los principales grupos de productos que adquiere y comercializa la empresa, así como de los bienes de larga duración, para lo cual se clasificará de acuerdo a sus características y en las cuentas contables correspondientes, así, por ejemplo:

 Tipo de productos por su naturaleza.  Materiales de aseo.

 Insumos necesarios para la clasificación y comercialización de productos.  Insumos de oficina.

g) Sistema de valoración

Los sistemas de valoración del control financiero serán los siguientes:

 Periódico. Se ajustarán los saldos en los estados financieros, basándose en los resultados de las constataciones físicas que se realicen de forma que respalden las cifras de los estados financieros.

 Permanente. Este tipo de valoración permitirá que se ajusten los saldos en los estados financieros por cada movimiento que se realice: ingreso o egreso bajo la modalidad control por kárdex.

 Método de valoración. Se recomienda utilizar los siguientes métodos de valoración: promedio ponderado, primeras entradas, primeras salidas (PEPS); últimas entradas, primeras salidas (UEPS), por ser productos perecibles y no perecibles en función a la caducidad de las mismas.