3.2 Propuesta Funcional, Operativa y de Control Interno de los Departamentos del Área
3.2.2 Departamento del Área de Recaudación
3.2.2.2 Manual de Funciones para el departamento de Recaudaciones
VVVVVVVVVVVVVVV EMELNORTE. IEMELNORTE I
MANUAL DE FUNCIONES PARA EL DEPARTAMENTO DE RECAUDACIONES
CODIFICACIÓN : MFR
ELABORADO POR : FIRMA: APROBADO POR:FIRMA:
FECHA APROBACIÓN: OBJETIVOS:
Servir de guía de consulta para los procesos de inducción y capacitación del personal a través de una descripción detallada de las funciones, responsabilidades, grados de jerarquía y autoridad de cada uno de los puestos de trabajo.
Definir claramente los requisitos físicos y mentales que deben reunir las personas para desempeñar eficientemente las funciones de cada cargo
Establecer una política salarial adecuada en el departamento de Recaudaciones, basada en el grado de responsabilidad de cada puesto y la posición relativa que ocupa en la empresa.
Recaudación
Supervisor de
recaudación Auxiliares y control de caja
Cortes y reconexiones
Operadores de comercialización
48
ALCANCE: El presente manual de funciones involucra a todo el personal que pertenece al Departamento de Recaudaciones.
CONTENIDO:
Descripción del Cargo y Perfil Profesional para Coordinador de Recaudaciones Descripción del Cargo y Perfil Profesional para Supervisor de Recaudaciones. Descripción del Cargo y Perfil Profesional para Auxiliares y control de caja Descripción del Cargo y Perfil Profesional para Operadores de comercialización Descripción del Cargo y Perfil Profesional para Cajero
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
CARGO: Coordinador de Recaudaciones
No PUESTOS: 1
REPORTA A: Gerente Financiero
SUBORDINADOS INMEDIATOS: Supervisor de Recaudaciones Auxiliares y control de caja Operadores de comercialización Cajero. NIVEL: Administrativo ÁREA: Financiera DEPARTAMENTO: Recaudaciones Fecha Elaboración: Fecha Revisión:
NATURALEZA DEL CARGO: Organizar, dirigir, coordinar y controlar la gestión de recaudación de la empresa
FUNCIONES ESENCIALES:
Controlar el flujo y las recaudaciones generales de la institución Diseñar y actualizar los procesos de recaudación y control interno.
Supervisar el cumplimiento eficiente de las políticas y procedimientos de recaudación de la empresa.
FUNCIONES COMPLEMENTARIAS:
-Analizar y determinar los casos de cortes y reconexiones
-Colaborar en la gestión de recaudaciones de las diferentes agencias de la empresa
-Coordinar actividades con las demás áreas empresariales en asuntos relacionados con la recaudación cortes y reconexiones
49
-Coordinar y supervisar la realización de auditorías de campo.
-Organizar la gestión operativa y las reuniones del área de recaudación. -Administrar la base de datos de clientes de la empresa.
-PrepararinformessobrelagestióndeldepartamentoderecaudacionesparalaGerenciaFinanciera. PERFIL PROFESIONAL
REQUISITOS MENTALES :
Formación Académica: Título universitario de Cuarto Nivel: Diplomado relacionado con Finanzas o Economía. Título universitario de Tercer Nivel: Ingeniero Comercial
Experiencia: -Mínimo 3 de años en cargos o empresas de similar naturaleza
Conocimientos: -Administración de cartera, Finanzas, Gestión de Cobro, Técnicas de Negociación, Manejo de Personal.
Destrezas Específicas: -Manejo de programas informáticos (MS Office). -Operar equipos (computador, fax, copiadora, scanner).
Competencias Laborales: -Planificación y pensamiento estratégico Dinamismo y energía Creatividad, Orientación al logro, Liderazgo, Asertividad / firmeza Adaptabilidad, Buen juicio y toma de Decisiones, Monitoreo y controlAutocontrol y
Autoconfianza
REQUISITOS FÍSICOS: Edad: Hasta 35 años.
Género: Masculino o Femenino
Condición Física: No aplica
RESPONSABILIDADES: Talento Humano Equipos de computación, redes, comunicación, Muebles y enseres de oficina.
CONDICIONES DE TRABAJO:
La labor implica un riesgo bajo, debido a que el área de trabajo es agradable por desarrollarse en una oficina con correcta iluminación y ventilación. El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual medio.
Elaborado: Investigador
50
EMELNORTE I. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
CARGO: Supervisor de recaudación
No PUESTOS: 2
REPORTA A: Coordinador de Recaudación
SUBORDINADOS INMEDIATOS: Cajero
NIVEL: Administrativo
ÁREA: Financiera
DEPARTAMENTO: Recaudaciones
Fecha Elaboración:
Fecha Revisión:
NATURALEZA DEL CARGO: Controlar el proceso de recaudaciones en los bancos a nivel nacional y realizar la labor de apoyo a la Coordinación de Recaudaciones
FUNCIONES ESENCIALES:
Controlar y mantener actualizada el catastro de los clientes de la línea bancaria Aplicar en el sistema las recaudaciones de los bancos a nivel nacional.
FUNCIONES COMPLEMENTARIAS:
Elaborar informes de recuperación.
Revisar la recaudación realizada en el sistema bancario y enviar reportes a la Coordinación de Recaudaciones.
Dar de baja la recaudación, a nivel regional, las recaudaciones de las agencias Mantener actualizada la base de datos de los clientes de todas las agencias Revisión de la información y creación de los clientes en el sistema bancario
PERFIL PROFESIONAL REQUISITOS MENTALES :
Formación Académica: Título universitario de Tercer Nivel: Ingeniero Comercial
Experiencia: -Mínimo 2 años en cargos o empresas de similar naturaleza
51
Destrezas Específicas: Manejo de programas informáticos (MS Office) Operar equipos (computador, fax, copiadora, scanner).
Competencias Laborales: -Asertividad / firmeza -Monitoreo y control - Creatividad -Iniciativa -Adaptabilidad -Autocontrol y Autoconfianza REQUISITOS FÍSICOS: Edad: Hasta 28 años.
Género: Masculino o Femenino
Condición Física: No Aplica
RESPONSABILIDADES: Equipos de computación, redes, comunicación Muebles y enseres de oficina.
CONDICIONES DE TRABAJO:
La labor implica un riesgo bajo, debido a que el área de trabajo es agradable por desarrollarse en una oficina con correcta iluminación y ventilación. El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual medio.
Elaborado: Investigador
Revisado: Aprobado:
EMELNORTE I. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
CARGO: Auxiliares y control de caja
No PUESTOS: 2
REPORTA A: Coordinador de Recaudación
SUBORDINADOS INMEDIATOS: Ninguno
NIVEL: Administrativo
ÁREA: Financiera
DEPARTAMENTO: Recaudaciones
Fecha Elaboración:
Fecha Revisión:
52
FUNCIONES ESENCIALES:
-Controlar y mantener actualizada la recaudación de los clientes en forma periódica. -Analizar la forma de arqueos de los cajeros
-Revisar y custodiar la documentación de las recaudaciones de los clientes.
FUNCIONES COMPLEMENTARIAS:
-Elaborar informes de recaudaciones periódicas.
-Revisar semanalmente las recaudaciones de los cajeros de las agencias y enviar reportes a la Coordinación de Recaudaciones.
-Realizar cruces de cuentas, aplicaciones de depósitos y retenciones en el sistema. -Realizar auditorías de campo con los cajeros
-Apoyar la gestión de recaudación de los cajeros
-Revisión de la información y creación de los clientes en el sistema que pagan en el sistema bancario.
PERFIL PROFESIONAL REQUISITOS MENTALES :
Formación Académica: -Título universitario de Tercer Nivel: Ingeniero Comercial
Experiencia: -Mínimo 2 años en cargos o empresas de similar naturaleza
Conocimientos: -Gestión del Crédito -Técnicas de Negociación -Técnicas de Cobranza
Destrezas Específicas: -Manejo de programas informáticos (MS Office) -Operar equipos (computador, fax, copiadora, scanner).
Competencias Laborales: -Recopilación de la información
-Pensamiento Analítico\ - Creatividad -Persuasión - Iniciativa
-Asertividad / firmeza -Adaptabilidad -Buen juicio y toma de Decisiones
-Monitoreo y control
53
REQUISITOS FÍSICOS: Edad: Hasta a 28 años.
Género: Masculino o Femenino
Condición Física: No aplica
RESPONSABILIDADES: Equipos de computación, redes, comunicación, Muebles y enseres de oficina.
CONDICIONES DE TRABAJO:
La labor implica un riesgo medio, debido a que el área de trabajo es tanto en oficina como trabajo de campo. Sin embargo las labores de oficina se desarrollan con correcta iluminación y ventilación.
Elaborado: Investigador
Revisado: Aprobado:
EMELNORTE I. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
CARGO: Operadores de comercialización
No PUESTOS: 3
REPORTA A: Coordinador de Recaudación
SUBORDINADOS INMEDIATOS: Ninguno
NIVEL: Administrativo
ÁREA: Financiera
DEPARTAMENTO: Recaudaciones
Fecha Elaboración:
Fecha Revisión:
NATURALEZA DEL CARGO: Dar seguimiento, al servicio de corte y reconexiones como al nivel de satisfacción de los clientes.
54
FUNCIONES ESENCIALES:
-Elaborar reportes sobre los cortes y reconexiones
-Informar a la Coordinación de Recaudaciones sobre las novedades más importantes generadas en los cortes y reconexiones
-Atender y coordinar actividades, con los clientes (recepción de quejas, servicios de reconexión, demostraciones técnicas, etc.)
FUNCIONES COMPLEMENTARIAS:
-Actualizar la base de datos de los clientes (direcciones y datos telefónicos). -Elaborar reportes sobre las actividades realizadas por el personal técnico
-Generar reportes de cada empleado y listar los clientes atendidos en reconexiones -Realizar seguimiento para verificar el cumplimiento de los servicios de reconexión.
PERFIL PROFESIONAL REQUISITOS MENTALES :
Formación Académica: -Bachiller o estudiante universitario
Experiencia: -Mínimo 1 año en cargos similares
Conocimientos: -Servicio y Atención al Cliente -Técnicas de Negociación
Destrezas Específicas: Manejo de programas informáticos (MS Office) Operar equipos de Oficina (computador, impresora,). Operar el teléfono de manera
eficiente.
Competencias Laborales: Escucha activa, Persuasión, Fluidez Verbal, Recopilación de la información, Monitoreo, Iniciativa, Perseverancia, Adaptabilidad, Autocontrol y resistencia a la frustración.
REQUISITOS FÍSICOS: Edad: Hasta a 24 años.
Género: Masculino o Femenino
55
RESPONSABILIDADES: -Equipos de computación, redes, comunicación -Muebles y enseres de oficina.
CONDICIONES DE TRABAJO:
La labor implica un riesgo bajo, debido a que el área de trabajo es agradable por desarrollarse en una oficina con correcta iluminación y ventilación. El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual medio.
Elaborado: Investigador
Revisado: Aprobado:
EMELNORTE I. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
CARGO: Cajero
No PUESTOS: 4
REPORTA A: Coordinador de Recaudación
SUBORDINADOS INMEDIATOS: Ninguno
NIVEL: Administrativo
ÁREA: Financiera
DEPARTAMENTO: Recaudación
Fecha Elaboración:
Fecha Revisión:
NATURALEZA DEL CARGO: Receptar, revisar y registrar los pagos de los clientes de los diferentes servicios que ofrece la empresa.
FUNCIONES ESENCIALES:
-Receptar los pagos de clientes y hacer el informe respectivo.
-Realizar el cuadre diario de caja general y elaborar el reporte para el Departamento de Contabilidad.
FUNCIONES COMPLEMENTARIAS:
Colaborar en la realización del cuadre de caja, Custodiar la caja fuerte, Informar y enviar las novedades que se presenten en caja
56
PERFIL PROFESIONAL REQUISITOS MENTALES :
Formación Académica: Bachiller o estudiante universitario
Experiencia: Mínimo 1 año en cargos similares
Conocimientos: -Atención al Cliente -Contabilidad general
-Procedimiento de Caja.
Destrezas Específicas: -Manejo de programas informáticos (MS Office). - Operar equipos de Oficina (computador, impresora, teléfono).
-Manejo de sumadora y calculadora
-Conteo y cambio de dinero con exactitud y rapidez
Competencias Laborales: Facilidad Numérica, Orientación al servicio, Destreza manual, Visión Cromática, Iniciativa, Adaptabilidad, Autocontrol y Autoconfianza
REQUISITOS FÍSICOS: Edad: Hasta 23 años.
Sexo: Masculino o Femenino
Condición Física: No aplica
RESPONSABILIDADES: Equipos de computación, redes, comunicación Muebles y enseres de oficina.
CONDICIONES DE TRABAJO:
La labor implica un riesgo bajo, debido a que el área de trabajo es agradable por desarrollarse en una oficina con correcta iluminación y ventilación. El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual alto.
Elaborado: Investigador
57
3.2.2.3 Manual de Procedimientos y Políticas para el Departamento de Recaudaciones