MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ELCONTROL DE ACTIVOS
FIJOS
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CHUCHUQUÍ” LTDA.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS CONTENIDO 1. Generalidades 1.1. Presentación 1.2. Organigrama funcional 1.3 misión 1.4. Visión 1.5. Principios institucionales 1.6 objetivo 1.7. Justificación 1.8. Alcance
1.9. Bases legales de los activos fijos que estarán sujetos 1.10. Clasificación y codificación de activos fijos
1.11. Política de activos fijos 1.12. Simbología utilizada
1.13. Procedimientos para la adquisición de los activos fijos 1.13.1 Descripciones de las actividades
1.13.2. Proceso para la adquisición 1.13.3. Políticas de control
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1.13.4. Formularios de control de activos
1.14. Procedimiento de entrega de activos al usuario 1.14.1 descripciones de las actividades
1.14.2. Diagrama de flujo para la entrega de los bienes al departamento 1.14.3. Políticas de control
1.14.4. Formularios de control de activos 1.15. Procedimiento
1.15.1. Descripción de las actividades
1.15.2. Diagrama de flujo para la conciliación del mensual del activo fijo 1.15.3. Políticas de control
1.15.4. Formularios de control interno
1.16. Procedimiento para la baja de activos fijos 1.16.1. Descripción de las actividades
1.16.2. Procedimiento para la baja de activos fijos 1.16.3. Políticas de control
1.16.4. Formularios de control interno
1.16.5. Procedimiento para la conciliación mensual del activo fijo
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1.GENERALIDADES
1.1.PRESENTACIÓN
La presente investigación contiene elementos imprescindibles y rentables ya que demuestra procesos sobre el uso de los activos fijos que son considerados fundamentales para una adecuada administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “CHUCHUQUI” Ltda., Es importante indicar que la presente investigación está conformado por un diagnostico general de la institución, tratamiento de los activos fijos durante el ciclo de vida con un diseño de formularios y establecimiento de políticas, que permitirá a los funcionarios tener claro las responsabilidades que tienen en el transcurso de las operaciones tomando en cuenta la base legal, reglamentos y normativas de la institución.
Los procesos para el control de activos fijos, conforman uno de los elementos principales del sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismos de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores del Fondo, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda del autocontrol.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procedimientos, en el cual se plasma la gestión que agrupa las principales actividades en relación a los activos fijos de la Cooperativa CHUCHUQUI LTDA. Dichos procesos se describen con cada una de las herramientas necesarias para la construcción de fases del manual.
La funcionalidad del manual, es permitir que todos los procesos estén vinculados y relacionados entre sí, y de esta forma sean totalmente auditables, para asegurar los requerimientos de los clientes internos y externos.
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1.2. ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Formato N° 5 Organigrama funcional
Revisado por: Dra. Arciniegas Germania
CAJA 3 ASAMBLEA GENERAL DE DELEGADOS CONS. ADMINISTRACION CONSEJO DE VIGILANCIA COMISION CRED. COMISION EDUCACION COMISIONES ESPECIALES ASESORIA JURIDICA GERENTE GENERAL SECRETARIA DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZAS ASESOR 1 CONTABILIDAD CENTRO DE CÓMPUTO ASESOR 2 CAJA 1 CAJA 2 JEFE DE CREDITO Y COBRANZA INVERSIONES SERVICIOS COOP ATENCION AL CLIENTE SEGURIDA D ADM.SISTEM AS ADM. INT.RIESGOS JEFE DE CAJAS
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1.3 MISIÓN
Somos una Cooperativa de Ahorro y Crédito con trayectoria en la prestación de servicios financieros y de desarrollo social, seria, confiable, segura, solidaria y con principios cristianos, impulsamos el progreso de nuestros socios y demás organizaciones afines, con personal competente y talentoso. Servimos a los Pueblos y Nacionalidades indígenas de Imbabura, otras provincias y socios que se encuentran fuera del país.
1.4. VISIÓN
Ser líder en el sector financiero popular y solidario de la Provincia de Imbabura, alcanzar un alto reconocimiento y nombramiento de nuestros socios y el sector financiero por la prestación de servicios de calidad, con personal comprometido y especializado, innovar los servicios de acuerdo a las tendencias tecnológicas.
1.5. PRINCIPIOS INSTITUCIONALES
Nuestra cultura organizacional estará orientada con principios que enmarcan el direccionamiento de la Cooperativa, los que practicaremos porque hacen parte de nuestras vidas e interactúan en los contextos en los que se desenvolverán en la empresa, por otro es tener sentido crítico de la realidad reconociendo las cosas buenas y malas.
Respeto: Profesamos el respeto a la dignidad humana de nuestros clientes, con las que interactuamos, así como con el entorno y el medio ambiente.
Honestidad: Cumplir con nuestro deber, siendo honrados y veraces en todos nuestros actos. Justicia: Las relaciones se caracterizan por tratar a cada quien con equidad e imparcialidad,
para ofrecer un trato acorde con los méritos obtenidos.
Disciplina: Cumplir con exactitud todos los compromisos que adquirimos, facilitará el desempeño de nuestro trabajo y nos hace confiables ante nuestros clientes, es indispensable para alcanzar la excelencia.
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1.6 OBJETIVO
Orientar el manejo de los activos fijos con las herramientas de control interno mismo que garantice procesos administrativos secuenciales de manera ordenada durante la ejecución de las operaciones optimizando los recursos materiales económicos y financieros
1.7 JUSTIFICACIÓN
El presente manual de procedimientos, es una herramienta que permite a la Cooperativa, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de los procesos enmarcados en la prestación de servicios mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de opciones que mejoren la satisfacción de los clientes.
1.8.ALCANCE
El control interno para los activos fijos contempla desde la adquisición, hasta la baja de los mismos, con la finalidad de que la presente herramienta se convierta en una guía práctica para los directivos y empleados durante el desempeño y ser eficientes en sus labores que tienen bajo su resguardo un bien mueble, así mismo el presente trabajo contiene una serie de procedimientos administrativos que es aplicable a todas las áreas o departamentos de la cooperativa para tener un control permanente sobre los activos designados.
1.9.BASES LEGALES DE LOS ACTIVOS FIJOS QUE ESTARAN SUJETOS
Reglamento interno de la Cooperativa “CHUCHUQUI”, misma que está conformado por
leyes reglamentos, resoluciones, e instructivos.
El Art. 20 de la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero
Popular y Solidario Título II, Capital social en caso de bienes obtenidos.
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La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado que en su artículo 4 menciona que
cada institución tiene la responsabilidad por la existencia y mantenimiento del sistema de control interno
Ley de Régimen Tributario Interno (Porcentajes de depreciación)
Tabla de porcentajes para la depreciación de activos fijos
ACTIVO DEPRECIABLE VIDA UTIL (Años) DEPR. ANUAL%
Construcciones y edificaciones 20 5
Maquinaria para construcción 20 5
Muebles y equipo de oficina 10 10
Maquinaria y equipos de instalaciones 10 10
Herramientas en general 4 5
Barcos, trenes y aviones 10 10
Vehículos y equipo de trasporte 5 20
Equipo de computo 3 33.33
1.10. CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Procedimiento que facilita el trabajo de la auditoria y el control de los activos fijos ya que todos los bienes que ingrese a la cooperativa deben contener un código de identificación en un lugar visible que puede ser una placa o un adhesivo siempre y cuando no genere daños a los bienes misma que será realizado por el área administrativa antes de entregar el bien a cualquier departamento.
La clasificación general de los activos fijos tangibles estará denominada por muebles de oficina, equipos de oficina y equipo de computación, mismas que serán codificados de acuerdo a la categoría y la división que se muestra a continuación:
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1.11. POLITICA DE ACTIVOS FIJOS
Las políticas son consideradas para evitar el mal uso, deterioros, perdidas y mantener una administración adecuada para la cual se detalla políticas que se muestran a continuación:
Se consideran activos fijos a los bienes muebles o inmuebles adquiridos por inversión directa, sea de capital propio, donaciones, contratos de arrendamiento mercantil una vez ejercida la opción de compra.
Todas las operaciones de compra de activos fijos, sean muebles e inmuebles se sujetarán
a lo dispuesto en el Reglamento de Adquisiciones de la Cooperativa.
CÓDIGO DE CATEGORÍA CATEGORÍA
01 muebles de oficina
02 equipos de oficina
03 equipo de computación
CÓDIGO DE DIVISIÓN DIVISIÓN
AD Administración DC Departamento de Contabilidad C Crédito CA Cajas IN Información DS Departamento de Sistemas
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Los activos fijos se registrarán contablemente, de acuerdo con los principios y normas de
contabilidad de general aceptación, leyes, reglamentos y demás cuerpos normativos.
La asignación de un activo fijo deberá responder a la satisfacción de las necesidades del
personal al cual se le entrega.
El control de inventarios se lo hará en forma permanente contemplando los registros y personal encargado del uso adecuado de los activos fijos asignados.
El activo que no se encuentre designado a ningún empleado estará bajo la responsabilidad
de la máxima autoridad de la cooperativa.
En caso de pérdida o robo el custodio del bien juntamente con la máxima autoridad dará a
conocer inmediatamente a la Asamblea y poner la denuncia ante autoridad competente.
Ningún activo sale de la cooperativa sin la debida autorización por el personal
competente.
Se practicarán la toma física semestralmente, con el propósito de verificar su existencia
y estado de conservación del bien.
Los activos fijos deben ser utilizados exclusivamente por los funcionarios y empleados para desarrollar las actividades propias de la cooperativa.
Está prohibido el uso de los activos para el personal que no esté capacitado para ello y no
esté debidamente delegado para fines de custodia.
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1.12. SIMBOLOGÍA UTILIZADA
1.13. PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
Al momento de realizar la compra de cualquier bien se debe tomar en cuenta varios puntos importantes que son:
Solicitud de requisición de compras del departamento que necesite para su función lo que presenta al contador, si fuere el caso del equipo de cómputo se debe dar a conocer al encargado
SÍMBOLO REPRESENTA
Inicio o término.- Indica el principio o el fin del flujo. Además, se usa para indicar una oportunidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.
Actividad.-Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.
Documento.-Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Decisión o alternativa.-Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.
Archivo.-Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente.
Conector de página.-Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Conector.-Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.
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del departamento de sistemas, para lo cual es necesario tomar en cuenta formularios para cada proceso:
1.13.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTVIDADES
Procedimiento que se aplica para asegurar que las compras a realizarse estén acorde a la necesidad de la Cooperativa con las respectivas firmas de aprobación y autorización; para la cual debe regirse al normas de adquisición que están a continuación:
PROCEDIMIENTO DE LA ADQUISISCION
N° Actividad Responsable Documento
1 Realiza la solicitud de requisición
y entrega
Encargado/a del departamento
Solicitud de
requisición
2 Recibe la solicitud de requisición
y entrega al gerente
Contadora Solicitud de
requisición
3 Recibe la solicitud y analiza y
toma una decisión
SI: aprueba la solicitud y solicita proformas al contador
NO: Negada la solicitud
Gerente Solicitud de
requisición
4 Solicita proformas y presenta al
Gerente
Contadora
5 Analiza y aprueba dependiendo la
calidad de los bienes
Gerente
6 Analiza los presupuestos y ordena
la compra bajo las respectivas autorizaciones
Gerente
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7 Elabora la orden par a realizar la
compra
Contadora Orden de
adquisición
8 Presenta la orden realizada para
las firmas correspondientes
Contadora Orden de
requisición
9 Mediante una resolución e y
autoriza la transacción para la
adquisición y la orden e construcción Consejo de administración y vigilancia *Orden de adquisición *Solicitud de construcción de activos fijos
10 Cuando los montos sean muy
elevados tomaran la decisión la asamblea
Asamblea
general de
delegados
11 Recibe el documento aprobado y
autorizado
Contadora
12 Proceso a realizar la compra Contadora
FIN
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1.13.2.PROCESO PARA LA ADQUISICIÓN
DEPARTAMENTO GERENTE GENERAL CONTADORA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y VIGILANCIA ASAMBELA GENERAL DE DELEGADOS
Revisado por: Dra. Arciniegas Germania Llena la solicitud de requisición Entrega al gerente para la revisión Analiza la solicitud Prepara proformas Realiza proformas Presenta proformas a gerencia Notifica la incoherencia presentada Analiza las proformas Informa al contador - hacer la compra Realiza la orden de compra Presenta la orden realizada Emite la orden con resolución autorizada Orden autorizada para la compra Emite la orden autorizada para la compra Recibe la orden de compra autorizada Orden de adquisición Procede a la adquisición FIN si no INICIO
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1.13.3. POLÍTICAS DE CONTROL
El personal del departamento específico es el encargado de llenar la solicitud de
requisición y entregado al gerente y realce el seguimiento correspondiente
El contador será el responsable de realizar un análisis de las proformas acorde a las solicitud de requisición
El Gerente conjuntamente con el consejo de Administración y Vigilancia y en algunos casos la asamblea actuaran en la aprobación de la solicitud para que el contador proceda a la compra.
La orden de compra elaborara el contador a la vez el seguimiento respectivo ser siempre
en apego estricto a lo estipulado en el pedido oficial bajo la orden de compra y firmadas por el personal según la cuantía de monto
1.13.4. FORMULARIOS DE CONTROL DE ACTIVOS
Formato para solicitud de requisición.
Formato para orden de compra.
Formato para orden de construcción.
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FORMATO PARA SOLICITUD DE REQUISICIÓN
FECHA: Nro. 01 de Enero de 2014--- ---- DEPARTAMENTO: Área de Crédito--- RESPONSABLE: Ing. David Yamberla --- MOTIVO: Desgaste del equipo de cómputo ---
CANTIDAD DESCRIPCIÓN 1 PC 1 ANAQUEL 5 ARCHIVADORES --- --- GERENTE RESPONSABLE
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FORMATO PARA LA ORDEN DE COMPRA
FECHA: 01 de Enero del 2014--- Nro.001--- RESPONSABLE: Esthela Males --- DEPARTAMENTO: Crédito---
COD. CANTIDAD DETALLE V.
UNITARI O V. TOTAL 001 1 Computadora 300 300 002 1 Impresora 250 250 --- --- ---
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
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FORMATO PARA LA ORDEN DE CONSTRUCCIÓN
FECHA: 01 de Enero de 2014--- Nro.: 001--- RESPONSABLE: David Yamberla ---
MOTIVO DE LA CONSTRUCCIÓN: Mejore la Calidad de la impresión---
EMPRESA ENCARGADA: ROBERS TECNOLOGI---
COSTO DE LA MANO DE OBRA: Quince Dólares ---
CANTIDAD DESCRIPCION DE LOS
MATERIALES V. UNITARIO V. TOTAL 1 Desarmador de precisión 120.00 120 1 Tóner negro 60.00 60.00 1 Compesora (Sopleteador) 200.00 200.00 --- GERENTE Subtotal 380 Total 380
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1.14. PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE ACTIVOS AL USUARIO
Se realiza con la finalidad de controlar y llevar un registro oportuno con sus códigos respectivamente desde la obtención de la custodia hasta la verificación física de los bienes. Par la cual se debe seguir Normas de cumplimiento interno que se detalla:
La gerencia General es el responsable de la custodia de los activos fijos pero mediante un escrito podrá designar la responsabilidad de custodiar a los funcionarios, lo que sorpresivamente el consejo de vigilancia realizara la constatación física de los bienes.
Conservar un control de activos bajo la responsabilidad del empleado mediante
los códigos y el departamento a cargo
Asignar por escrito la entrega- recepción de todos los bienes mediante actas.
Mantener un archivo de las actas de transferencia, entrega recepción de los bienes
Todos los departamentos que reciben el activo fijo deben demostrar y mantener
el cuidado oportuno de los bienes, según el acta, siendo el responsable de su reposición en caso de daño o pérdida.
1.14.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTVIDADES
PROCEDIMIENTO DE LA ENTREGA DEL ACTIVO AL USUARIO
N° Actividad Responsable Documento
1 Llenara el formulario para la entrega
del activo
Contadora *Acta entrega recepción
*Comprobante de
custodia
2 Entrega a la gerencia para la
respectiva revisión de los
documentos
Contadora Comprobante
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3 Recibe, revisa y sumilla y entrega al
departamento solicitante una copia
Gerente Firmas de responsabilidad
4 Recibe y revisa que sea de acuerdo al comprobante de custodia
SI: Firma el recibí conforme y entrega el comprobante a la gerencia
NO: Devuelve para su corrección
Departament o
5 Entrega el documento original a
contabilidad y una copia al
departamento para los respetivos archivos
Gerencia
6 Recibe el comprobante sumilla do
por los responsables y lo archiva
Contador Archivo
FIN
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NO
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1.14.2. DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ENTREGA DE LOS BIENES AL DEPARTAMENTO
CONTABILIDAD GERENCIA DEPARTAMENTO
SOLICITANTE
Revisado por: Dra. Arciniegas Germania
INICIO Llena formularios en base a la solicitud de requisición Acta de entrega recepción Entrega a gerencia donde revisa y sumilla Recibe, revisa y sumilla los documentos de control y entrega al solicitante Comprobante custodia de activos
Recibe y revisa que el activo cumpla con la orden de requisición
SI
Firma, acta y comprobante de custodia y envía a
gerencia
Recibe el comprobante de custodia y archiva Recibe, Revisa y procede
a entregar: original a contabilidad y una copia al
custodio Devuelve a corrección Recibe y revisa el comprobante y acta de custodia y archiva FIN
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1.14.3. POLÍTICAS DE CONTROL
Comprobante de custodia de activos fijos: Documento que evidencia la entrega del bien a los departamentos
Acta de entrega recepción: Formulario para dar cumplimiento a las normas misma que es para transferir un activo
Firmas de responsabilidad: las transferencias que se realicen al custodio deben estar debidamente firmados por el delegado de la cooperativa
Archivo de documento: Una vez entregado los bienes al departamento los