MANUAL DE CREDITOS Y COBRANZAS Código MA CARGO: Supervisor de Crédito y Cobranzas.
NGS –001
Revisado por Cecilia Arce – Gerente de Finanzas Aprobado por César Retamozo – Gerente General
15/08/2018
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Evaluar y otorgar créditos a nuestros clientes a fin de que retornen de manera oportuna y tengan un impacto positivo en la gestión de cobranza. Todo esto con el objetivo de agilizar el proceso de venta minimizando el riesgo a la empresa.
Es de alcance al personal de Créditos y Cobranzas y será supervisado por la Gerencia de Administración y Finanzas.
2. DEFINICIONES No Aplicable.
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR MA-CTB-001 Manual de Facturación 4. RESPONSABLES
Personal de Créditos y Cobranzas (Coordinador y Asistente) 5. CONSIDERACIONES GENERALES
Funciones Generales Coordinar y controlar las actividades de Créditos y Cobranzas con el fin de asegurar las ventas que la empresa realice en función a los planes y objetivos propuestos. Ejecutar y hacer el seguimiento a los lineamientos recibidos por la Gerencia General.
Asegurar el cumplimiento de los procedimientos, políticas e instrucciones de trabajo del área.
Funciones Específicas:
• Evaluar las solicitudes de crédito de los clientes efectuando el análisis de su situación financiera, consultando a centrales de riesgo y a las referencias otorgadas por el cliente; considerando aspectos cualitativos y cuantitativos.
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• Visitar a los clientes candidatos con el objeto de verificar la información proporcionada en la Ficha de cliente para Solicitud de Crédito, en caso que el negocio o la línea así lo amerite.
• Aprobar las líneas de crédito según calificación.
• Ingresar al sistema todas las líneas de crédito aprobadas, condiciones de pago y alguna observación sobre alguna ocurrencia del cliente lo que incluye anulación de la línea si fuese el caso.
• Autorizar la extensión de los plazos de pago de cheques, letras y facturas con
el respectivo costo financiero.
• Autorizar el refinanciamiento de letras y/o facturas, dependiendo de cada caso presentado por los clientes.
• Negociar con los clientes morosos el pago de las deudas atrasadas de acuerdo a las políticas establecidas y en los mejores términos para la Empresa.
• Controlar que los documentos de venta estén en poder del cliente en el más
breve lapso de tiempo posible a fin de acortar tiempos y mejorar la gestión de cobranza.
• Hacer el seguimiento de las actividades (Acciones correctivas, acciones preventivas y de mejoras del área), reportando a la Gerencia de Administración y Finanzas y/o Gerencia General.
• Diariamente otorgar en el sistema las aprobaciones financieras a las Notas de
Venta, siempre y cuando estas cumplan con las directrices que a continuación se detallan:
1.-No exista deuda vencida.
2.-La modalidad de pago sea igual o mejor ala que posea el cliente.
3.-No exceda el crédito asignado. Informar al área de ventas sobre los créditos aprobados y/o denegados vía correo electrónico, así como las formas de pago.
• Realizar una evaluación anual de la cartera considerando a los clientes activos en ese periodo. Informar todos los martes la situación de la cartera a la Gerencia de Administración y Finanzas y Gerencia de Ventas.
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• Atender a los clientes en lo referente a temas financieros con la empresa,
como pueden ser: consulta de saldos, vencimientos de los documentos, etc.
• Ampliaciones de crédito, renovación de letras y amortizaciones, cambio de
títulos valores, etc.
• Hacer el seguimiento y coordinar con los clientes sobre la solicitud en ampliar la presentación de los cheques diferidos, ampliación en fechas de vencimientos en letras, cambio de condiciones y clientes que solicitan renovaciones de letras menores al 30% establecido.
• Coordinar con la asesoría legal lo referente a Cartas Notariales, Contratos
y cobranzas judiciales.
• Supervisar y apoyar a las áreas de Facturación, Almacén y Ventas para el
cumplimiento del procedimiento en la entrega de la documentación; igualmente para la aceptación de las letras.
• Hacer el seguimiento a las operaciones contado para dar la aprobación a
la Nota de Venta correspondiente para la posterior facturación.
• Elaborar informes relacionados del área.
• Ingresar los documentos cancelados en el sistema y archivarlos con todo
el sustento del mismo.
• Realizar el canje de documentos (Letras, cheques diferidos, Notas de Crédito) en el sistema y archivarlos debidamente sustentados.
• Depositar diariamente la cobranza realizada y los cheques diferidos a su
vencimiento.
• Realizar las cobranzas regulares:
➢ Recordatorios
➢ Reclamos
➢ Acción Legal
• Realizar las acciones necesarias para la cobranza de difícil recuperación;
se realizará en caso de cheques devueltos, letras protestadas y facturas con atrasos mayores a 60 días; siendo estas acciones bloqueos, cartas simples y notariales.
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1. Evaluación de Créditos a Clientes
El tiempo de evaluación para otorgar créditos a los clientes no deberá ser mayor a 3 días hábiles, el área de ventas debe solicitar la documentación necesaria para la evaluación con anticipación, antes que la orden de compra sea colocada por el cliente. Una vez que el cliente entregue la Ficha de Cliente para Solicitud de Crédito (F-CYC-002) con los datos llenos, cada vendedor completará todos los datos faltantes (comentarios, datos información de mercadeo: Grupo económico o empresarial al que pertenece, actividad específica que realiza, empresas con las que se relaciona, negocios o proyectos en los que se encuentra o intervendrá, etc.) y lo enviará al Supervisor de Créditos y Cobranzas.
El personal de ventas debe proporcionar obligatoriamente la vigencia de poderes de todos los clientes que soliciten crédito al Área de Créditos y Cobranzas. Las ventas a crédito no deberán exceder a 30 días para el caso de facturas; de exceder esta restricción se requiere la aprobación de la Gerencia de Administración y Finanzas y/o Gerencia General.
2. Aprobación de las Líneas de Crédito
Las líneas de crédito sólo deberán ser aprobadas por la Jefatura de Créditos y Cobranzas, Gerencia de Administración y Finanzas y/o Gerencia General de acuerdo a la siguiente escala:
➢ Supervisor de Créditos y Cobranzas, hasta $20,000.
➢ Gerencia de Administración y Finanzas, hasta $50,000
➢ Gerencia General, importes mayores a $50,000
Para otorgar una línea de crédito se considerarán las pautas establecidas y se obtendrá la siguiente información interna y externa:
Luego de obtener todos los datos del solicitante de crédito se abrirá un file conteniendo toda la documentación de cada cliente (File del Cliente). A los clientes se les solicitará que proporcione un aval en caso no reúna la suficiente información crediticia para el otorgamiento de una línea de crédito, el cual será evaluado bajo las mismas pautas.
Anexo 9. Presentación y Cotización del Servicio de Cobranza Administrativa