PROCEDI MI ENTOS DE CAPTACI ONES
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Fecha de e misi ón: Nú mer o:
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4. 2. 1. 3.Al cance
El pr esent e Ma nual contiene pr ocedi mient os r el aci onados con l as oper aci ones de capt aci ón de r ecursos del públi co a t ravés de depósit os de ahorr os y a pl azo fij o que se r eali zan en l a Cooper ati va, si endo de apli caci ón a t odo el personal del Depart a ment o, t al es co mo el Ger ent e, Cont ador General, Jefe depart a ment o de capt aci ones y Caj er os.
4. 2. 1. 4.Proceso de Aprobaci ón y Modi fi caci ón del Manual.
La Cooperati va mant endr á el archi vo act uali zado de l as políti cas y procedi mi ent os. Se verifi cara que en el docume nt o ori gi nal del Manual, const en l a apr obaci ón del Consej o de Capt aci ón, Ger enci a y Jefe depart a ment o de capt aci ones medi ant e l a fir ma de l os ej ecuti vos respecti vos y l a fecha de apr obaci ón correspondi ent e.
Par a l a el aboraci ón del Ma nual se ha t o mado en cuent a l as directri ces empr endi das por l a direcci ón, que han r egul ado l os pr ocesos dentr o del Ár ea de Capt aci ones. Las modi fi caci ones que se aprueben post eri or ment e. En el caso de modi fi caci ones parci al es del Ma nual, deberán ser aplicadas a t oda l a secci ón correspondi ent e, de manera de per mitir su re mpl azo i nt egr o para mant ener una versi ón act ualizada del Manual.
4. 2. 2. CAPI TULO II: Organi zaci ón de Área de Capt aci ón
La r esponsabili dad directa de capt aci ón de f ondos r adi ca en obt ener una por ci ón de l os recursos públi cos que l a Cooperati va necesit a a t ravés de s us pr oduct os de acuer do a una estruct ura de t asas de i nterés en concor danci a a un análisis del ent or no fi nanci er o.
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4. 2. 2. 1.Res pons abl e de Capt ación Di rect a
Se debe cont ar con un Jefe de capt aci ones cuyas f unci ones y r esponsabili dades bási cas sean:
a. As egur arse l a capt aci ón de r ecursos públi cos en l os mont os y pl azos adecuados al vol u men y pl azo de l os acti vos, en r eferenci a a l os est abl eci dos por el Co mit é de Capt aci ón.
b. Pr o mover pr oduct os y ser vi ci os utili zando l a base de dat os de l os cli ent es exi st ent es.
c. Pr esent ar al co mit é de ad mi ni straci ón una pr opuest a de met as de capt ación pr evi a revi si ón y aut ori zaci ón de l a Ger enci a.
d. Pr oponer i ncenti vos para el l ogr o de met as y ad mi ni strar su apli caci ón.
e. Reali zar el segui mi ent o di ari o, se manal y mens ual del cu mpli mient o de l as met as apr obadas por el co mit é de ad mi ni straci ón.
f. As egur arse que t odos l os ofi ci al es de capt aci ones cuent en con el mat eri al necesari o para el desarr oll o de s us tareas de capt aci ón, en l o que se r efi ere a f or mas y mat eri al publi cit ari o.
g. As egur arse de que el personal de Sucursal es conoce l os pr ocedi mient os de capt aci ón y que di chos procedi mi ent os se apli can correct a y cabal ment e.
h. Eval uar el f unci ona mi ent o de l os pr ocesos aut omati zados en l os pr oduct os de capt aci ón, y co muni car oport una ment e l os pr obl emas obser vados.
i. Pr oponer modi fi caci ones a l os pr ocesos de capt aci ón, así co mo l a creaci ón de nuevos pr oduct os, basado t ant o en l a i dentifi cación de l as necesi dades del cli ent e co mo en l as t endenci as de l a co mpet enci a.
j. Reali zar contr ol es peri ódicos en f or ma s or presi va a l os asesores par a const at ar que las cuent as abi ert as durant e un det er mi nado peri odo de ti e mpo se encuent ran respal dadas con l a docume nt aci ón correspondi ente.
k. At ender recl a mos de l os cli ent es a través de l a unidad de at enci ón al usuario. MANUAL DE POLÍ TI CAS Y PROCEDI MI ENTOS DE CAPTACI ONES
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4. 2. 2. 2. Co mité de Capt aci ón
Requi ere un adecuado análisis de l a l abor de capt aci ón y de s us repercusi ones en pl anifi caci ón estrat égi ca de l a Cooper ati va, en l a r ent abili dad de l as operaci ones y en el asegura mi ent o de l os activos y pasi vos.
La parti ci paci ón del comi t é en est a área i ncl uye l a parti ci paci ón del Gerent e Gener al y el Jefe de Capt aci ones, reuni éndose en no menos de una vez al mes, convocando con ma yor frecuenci a en r el aci ón de l a ent or no del mer cado fi nanci er o. Reali zándose l as si gui ent es acti vi dades:
a. Se anali zan l as condi ci ones del mer cado y l a posi ci ón r el ati va de l a i nstit uci ón l a Cooper ati va.
b. Se det er mi nan estrat egi as i nmedi at as a seguir.
c. Se est abl ecen medi das de acci ón en l o r eferente a l as t asas de i nt erés acti vas y pasi vas.
d. Se fij an met as de capt ación en mont os, pl azos y product os fi nanci er os.
e. Se asi gnan r esponsabili dades par a est as guí as de acci ón que post eri or ment e ser án eval uadas por el co mit é.
4. 2. 3. CAPI TULO II: Políti cas de Capt aci ón
4. 2. 3. 1.Di versifi caci ón de Fuentes e Instru me nt os
La i nstit uci ón cont ara con di versos pr oduct os fi nanci er os ori ent ados a satisfacer l as necesi dades de nuestr os cli ent es, l ogrando de est a maner a l a desconcentraci ón de un det er mi nado pr oduct o.
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Las caract erísti cas de l os pr oduct os pasi vos en t érmi nos y t asas de i nt erés, se aj ust an a l os pr oduct os que ofrece l a Cooperati va.
4. 2. 3. 2.Conoci mient o del Cli ente
La cooperati va di señará y apli cará mecani s mos de contr ol que l e per mit an conocer a sus cli ent es, especi al ment e en cuant o a s u i dent ifi caci ón y l a det er mi naci ón de s u acti vi dad econó mi ca.
Se dar á cu mpli mient o con l os r equi sit os soli cit ados al cli ent e par a pr oceder con el regi stro de entrada al sist e ma, se ll evara un expedi ent e que i ncl uirían dat os personal es y co mer ci al es r el evant es, l o cual es deben est ar verifi cados y soport ados adecuada ment e, act uali zados al menos una vez por año.
El Ger ent e de l a Cooperati va será el r esponsabl e de conocer l as acti vi dades que desarr oll a el cli ent e con el fi n de poder evaluar l as oper aci ones i nusual es y rel evant es para dar cu mpli mient o a l a Nor ma de Prevenci ón de Lavado de Di ner o.
4. 2. 3. 3.Ve nci mient os
La concentraci ón de venci mient os de depósit os a pl azo en el ti e mpo deberá guar dar correspondenci a con el plazo pr o medi o de l a cart era en col ocaci ones
De nt r o de cada mes se evit ara l a concentraci ón de venci mient os de depósit os a pl azo en una se mana o un dí a det er mi nado.
4. 2. 3. 4.Lanza mi ent os Nuevos Product os
Cuando se t rat e de pr ocedi mi ent os r el aci onados a i mpl e ment aci ón de un nuevo pr oduct o al ca mbi o de pr ocedi mi ent os en el área de at enci ón al cli ent e, se est abl ecerán pr ogra mas de
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capacit aci ón y canal es de co muni caci ón efi caces para asegur ar que t odo el personal se fa mili ari ce con ell os.
4. 2. 3. 5.Confi denci ali dad de l a I nf or maci ón
No se podr á dar ni ngún ti po de i nf or maci ón, que no sea al cli ent e, a s us represent ant es l egal es o apoderados, sal vo en caso que se pr opor ci one i nf orma ci ón a las aut ori dades co mpet entes, cuando l a i nf or maci ón sea r equeri da de acuer do a l as for mali dades de l a l ey.
El i ncu mpli mient o de l a nor ma constit uye f alt a gr ave par a efect os l aboral es del e mpl eado i nvol ucrado.
4. 2. 3. 6.Políti cas de tasa de i nterés
Las t asas de i nt erés son referenci al es a l as t asas apli cabl es que nor man el si st e ma fi nanci er o que regul a el Banco Central del Ecuador.
De acuer do con l a posi ci ón r el ati va de nuestra i nstit uci ón dentr o del mercado y l a percepci ón del públi co, se est abl ecerá t asas de i nt erés dentr o de l os pará met r os est abl eci dos y ofreci endo t asas co mpetiti vas dent ro del mer cado l as mi s mas que se est abl ecen condi ci ones (mont os y pl azos).
La det er mi naci ón de l as t asas pasi vas t o mar a en cuent a l os cost os ad mi nistrati vos por pr oduct o de capt aci ón y el mar gen fi nanci er o con respect o a l as t asas acti vas. De pósit os a pl azo
Las t asas de i nt erés pr o mueven l a diferenci aci ón por mont o y pl azo. La estruct ura de t asas favorece cl ara ment e l a ma yor per manenci a de l os depósit os, re muner ando adecuada ment e l os depósit os a pl azos más ext ensos, mi entras que dentr o de un mi s mo pl azo, el mont o de depósit os pr opor ci ona un benefi ci o mar gi nal menor.
De pósit os de ahorr o.
La t asa fij ada en ahorr os se apli ca de maner a unifor me a t odos l os deposit antes. MANUAL DE POLÍ TI CAS Y PROCEDI MI ENTOS DE CAPTACI ONES
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Di cha t asa se revi sa y de ser necesari o, se aj ust a mensual ment e.
Los i nt ereses de ahorr os se abonan mens ual ment e y se cal cul an di vi di endo l a s u ma del sal do di sponi bl e del mes correspondi ent e entre el nú mer o de dí as de di cho mes, val or que se multi pli ca por el r esult ado de l a di vi si ón de l a t asa de i nt erés conveni da, entre 360 y final ment e ese val or se multi pli ca por el nú mer o de dí as del mes correspondi ent e.
Se r eali zaran análisis peri ódi cos(al menos anual es) con r espect o al nú mer o de transacci ones mens ual es por cuent a. Si el nú mer o de t ransacci ones se i ncre ment a o el sal do pr o medi o di smi nuye, se eval uara l a necesi dad de est abl ecer mont os pr o medi os mí ni mos a mant ener co mo sal do de l a cuent a.
Se podr á opt ar por no pagar i nt ereses a l as cuent as que no al cancen el sal do pr o medi o mí ni mo o apli car al gún cobr o por mant eni mi ent o de cuent a que co mpense el cost o ad mi ni strati vo.
4. 2. 3. 7.De pósit os de e mpl eados, Funci onari os, Directi vos y Personas Vi ncul adas.
Los e mpl eados no podrán t ener en l a cooperativa más de una cuent a de ahorr os abi ert a, para afect o de re muner aci ones y ot r os car gos l aboral es. l a i nt enci ón de constit uir otr o ti po de modali dades de depósito deberá se de conoci mi ent o del Ger ent e qui en deberá autori zar expresa ment e est a operaci ón.
Los e mpl eados no podrán fir mar de maner a i ndi vidual ni conj unt a
4. 2. 3. 8.As pect os de Personal
El personal encar gado de l a at enci ón al públ ico, será so meti do a un pr ogr a ma de capacit aci ón que i ncl uya: ser vi ci o de cali dad, t écni cas de vent a y moti vaci ón. La Cooper ati va asi gnara una cuent a de capacit aci ones en el presupuest o anual.
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4. 2. 3. 9.Seguri dad en l a Us o de l a Pl at af or ma
Es r esponsabili dad de t odo el personal de capt ación el uso de cl aves de acceso a l os sist e mas. Todo el f unci onari o aut ori zado para s ol icit ar o apr obar r equeri mi ent os de cl aves de seguri dad a l os si st e mas, deberá t ener pl eno conoci mi ent o de l as opci ones de l os módul os a l os cuales soli cit a y apr ueba acceso para su personal.
Los us uari os que posean l as cl aves de acceso, serán l os úni cos r esponsables de l as transacci ones efect uados con di cha cl ave.
Si se r etira t e mpor al ment e deberá cerrar su sesi ón y mant ener l as pr ecauciones par a la reser va de sus cl aves.
Las cl aves de acceso deberán ser modi fi cadas me ns ual ment e y deberán cont ener entre l etras y nú mer os un míni mo de 6 caract eres.
Las cl aves de acceso serán personal es e i ntransferi bl es, por consi gui ent e un us uari o no deberá trabaj ar con una cl ave diferent e a l a que se l e desi gno. El i ncu mpli mi ent o de est a política se consi derara co mo graví si ma falta de responsabili dad en el trabaj o.
Las cl aves de acceso del personal que dej e de prest ar sus ser vi ci os a l a i nstit uci ón serán eli mi nados de l os sist e mas a l os cual es t ení an i ngreso. En causa de t empor al es (vacaci ones, li cenci as et c.), l as cl aves serán s uspendi das por el peri odo en que est én ausent es y serán reacti vadas l uego de transcurri do di cho peri odo.
4. 2. 3. 10. Si ste mas de i nf or maci ón
La i mpl e ment aci ón de un pr oduct o o s u modi fi caci ón, debe cont e mpl ar la el abor aci ón de report es de segui mi ent o y monit oreo de l os punt os r el evant es del pr oceso o de aquell os que defi nan ni vel es de ri esgo, sur gi das por l as uni dades r esponsabl es del desarr oll o y lanza mi ent o del pr oduct o y apr obadas por Audit oria.
4. 2. 3. 11. At enci ón de Quej as y Recl a mos
a. Los f unci onari os del área de capt aci ones di spondrán de f or mul ari os que f acilit en al cli ent e l a co muni caci ón de su recl a mo o sugerencia.
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b. El cli ent e i ndi cara el tipo de r ecl a mo ya sea i ndirect a o di rect a ment e me di ant e cont est aci ón al mis mo.
c. Se deberá ll evar un archi vo de r ecl a mos y quej as, i ndi cando l as situaci ones recurrent es.
4. 2. 3. 12. Ma nej o de Ef ecti vo para Operaci ones de Deposito
a. Sol o l os caj er os deben manej ar el efecti vo para l a at enci ón de depósit os y r etiros del públi co.
b. Los lí mit es de ef ecti vo a ser mant eni do por cada caj er o deben ser fij ados, apr obados y r evi sados peri ódi ca ment e por el Jefe de Capt aci ones, asegur ando una adecuada at enci ón de l os retiros de l os cli ent es.
c. Todo deposit o en ef ectivo por un caj er o de ser cont ado al det all e y pr esenci a de qui en l o entrega.
d. Baj o ni nguna circunst anci a l os caj er os pr epararan o alt eraran l as papel et as de depósit os. Cuando exi st an dat os f alt ant es, el caj ero debe s oli cit ar que l os dat os sean co mpl et ados y cuando exist a evi denci a not ori a de alt eraci ón deberá soli cit ar se ll ene un nuevo f or mat o.
4. 2. 4. CAPI TULO I V: Procedi mient o de Capt aci ón
Es l a descri pci ón de l os pasos bási cos que se deber án seguir para l a apert ura de l os diferent es pr oduct os de ahorr o, desde el i ni cio de l a r el aci ón con el deposit ant e. La descri pci ón de l os pasos se r eali zar en f or ma correlati va y at endi endo a l as diferent es et apas que se deberán seguir, tiempos i nverti dos y responsabl es de cada una de ellas.
4. 2. 4. 1.Obj eti vo
En est e capít ul o, se busca descri bir l os pasos básicos que se deben seguir para l a capt aci ón de r ecursos del públi co desde el i ni ci o de l a pr omoci ón de l os pr oduct os of ert ados por l a Cooper ati va de Ahorr o y Cr édit o Sol de Ori ente. El or den de l os pasos es correl ati vo y descri ben l as acti vi dades en f or ma generali zada.
La si mbol ogí a utilizada en di agra mas se expone a conti nuaci ón:
Acci ón de contr ol. Mar ca l os punt os cl aves de contr ol, i dentifi cando l a acci ón dentr o de una seri e de acti vi dades r eali zadas dent r o de un pr ocedi mient o, l os cual es son r eali zados par a contr ol y ad mi ni straci ón de ri esgos.
Ini ci o. Repr esent a i ni ci o o t ér mi no. I ndi ca el pri nci pi o o fi n del pr ocedi mient o, dentro del sí mbol o se anot ara i ni cio o fi n, según corresponda.
Acti vi dad. Las acti vi dades que se desarr oll an en el pr ocedi mient o se descri ben br eve ment e dentr o del sí mbol o. En l a part e i nferi or medi a, se anot ará el nú mer o consecuti vo de l a acti vi dad.
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