2.1 BASES TEÓRICAS DEL PROYECTO INTEGRADOR
2.1.4 Manual de políticas de cobro
2.1.4.1 Políticas de cobro
“Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento.
La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación.
Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.
El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades.
Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa
47CONTABILIDAD GENERAL, Utilización De La Información Contable. 48
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apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así las ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro”.49
2.1.4.2 Modalidades de procedimiento de cobro
“Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro. A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.
Cartas: Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía una carta en buenos términos, recordándole al cliente su obligación. Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado después del envío de la carta, se envía una segunda carta más perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.
Llamadas Telefónicas: Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.
Utilización De Agencias De Cobros: Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de gestión de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del que espera recibir.
Procedimiento Legal: Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados.
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Existe un punto más allá del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto”.50
2.1.4.3 Sanciones
“Código de trabajo-sanciones
Art. 627.- Sanciones previa audiencia del infractor.- Las sanciones y multas que impongan las autoridades del trabajo deberán constar en acta, en la cual se indicarán los motivos que determinaron la pena. En todo caso, antes de imponerlas, se oirá al infractor.
Art. 628.- Caso de violación de las normas del Código del Trabajo.- Las violaciones de las normas de este Código, serán sancionadas en la forma prescrita en los artículos pertinentes y, cuando no se haya fijado sanción especial, el Director Regional del Trabajo podrá imponer multas de hasta doscientos dólares de los Estados Unidos de América, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 95 del Código de la Niñez y Adolescencia.
Los jueces y los inspectores del trabajo podrán imponer multas hasta de cincuenta dólares de los Estados Unidos de América.
Para la aplicación de las multas, se tomarán en cuenta las circunstancias y la gravedad de la infracción, así como la capacidad económica del trasgresor.
Art. 629.- Multa impuesta por la Dirección Regional del Trabajo.- Cuando la multa haya sido impuesta por la Dirección Regional del Trabajo, el infractor no podrá interponer recurso alguno; mas, si hubiere sido impuesta por otra autoridad, se podrá apelar ante el Director Regional del Trabajo.
Art. 630.- Procedimiento coactivo.- Para la recaudación de las multas se empleará el procedimiento coactivo, siguiéndose lo dispuesto al respecto por las normas legales pertinentes. Para el efecto, se concede al Ministerio de Trabajo y Empleo la jurisdicción coactiva, que la ejercitará conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil.
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Art. 631.- Competencia para imposición de sanciones.- Tienen competencia para la imposición de multas y sanciones las autoridades del trabajo, dentro de su respectiva jurisdicción y de las funciones que les están encomendadas en este Código.
Art. 632.- Caso de reincidencia.- En caso de reincidencia en una misma infracción, la multa será aumentada en un tanto por ciento prudencial, o se impondrá el máximo. Igual regla se observará cuando haya concurrencia de infracciones.
Art. 633.- Inversión del producto de las multas.- El producto de las multas será invertido, cuando no estuviere especialmente determinado su destino, en los objetos que las Direcciones Regionales del Trabajo estimen conducentes para el mejoramiento de los servicios que ellas presten. A este efecto, las autoridades que hayan recaudado las multas, las depositarán en la cuenta- multas que mantiene el Ministerio de Trabajo y Empleo, bajo pena de destitución”.51
2.1.4.4 Control de documentación
“Es muy importante llevar un control de documentos durante el desarrollo de una empresa e institución para el manejo de los mismos que deben ser estándar, coherente, comprensible, aplicable y trazable desde el punto de vista funcional, que permite entre otros aspectos correlacionar las actividades entre grupos de personas (departamentos), la documentación demuestra la eficiencia de la planeación, operaciones, control y manejo continuo del sistema de gestión de la calidad y sus procesos.
El control de documentos es uno de los procedimientos obligados de la Norma ISO 9000:2000 y representa la fuente número uno de no conformidades en la auditorias de certificación. El 80% de las no conformidades detectadas en las auditorias están relacionadas con el control de documentos”.52
2.1.4.5 Control de procesos de cobro
“Procesos de Gestión de Cobros Creación de vencimientos de cobro de las facturas. Al crearse una factura se generan automáticamente sus vencimientos a partir de las condiciones de pago del cliente. Es posible editar manualmente la forma y condiciones de pago.
51LA HORA, Código de trabajo-Sanciones. 52
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Procesos de Gestión de Cobros Tramitación de gestiones de cobro activas. Los procesos de creación de remesas permiten transmitirlas al banco de forma electrónica. Los listados de cobros por diferentes criterios permiten planificar acciones de cobro como visitas al cliente, llamadas telefónicas, etc.,
Procesos de Gestión de Cobros Decisiones sobre anticipo de cobros (descuento) sobre la cartera de cobros en función de la situación de tesorería. Existen procesos que permiten optimizar cobros para su anticipo en función de su vencimiento y de su calidad.
Procesos de Gestión de Cobros Marcaje de la gestión de los cobros (descuento, tramitación, cobro, devolución...) Los procedimientos de marcaje permiten reflejar en la base de datos los diferentes hechos que se producen: recepción de un documento, tramitación en el banco, cobro, disponibilidad, devolución, etc. El marcaje flexible permite hacer cualquier combinación de cambios usando cualquier criterio.
Procesos de Gestión de Cobros Control de gestiones de cobro pasivas: talones, pagarés, “confirming”... a recibir Se puede obtener por pantalla o en forma de listados, relaciones de efectos que no se han recibido en la fecha adecuada para proceder a su reclamación. La estadística "por grupos" es una potente herramienta que permite clasificar y listar por cualquier criterio cuya información tengamos Disponible. Útil, por ejemplo, cuando un transportista o un vendedor tiene que encargarse de gestionar cobros.
Procesos de Gestión de Cobros Control de devoluciones de efectos. Se puede recibir de forma electrónica archivos de devoluciones para su marcado automático. Se mantiene un historial de todas las devoluciones de un mismo cobro con todos los datos de cada hecho que se produzca.
Procesos de Gestión de Cobros Reclamación de devoluciones / Negociación de deudas. Los informes de devoluciones permiten realizar las acciones necesarias de reclamación de forma puntual. Las opciones de actualización de vencimientos permiten registrar los
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cambios que se acuerden con los deudores. Para cada cobro se puede registrar textos de información sobre las acciones que se realiza.
Procesos de Gestión de Cobros Gestión de impagados. El marcado de impagados permite dar un tratamiento jurídico a aquellos cobros que alcancen esta situación. Los impagados se pueden reflejar de forma adecuada en la contabilidad.
Procesos de Gestión de Cobros Registro de hechos contables. Cualquier hecho contable relacionado con los cobros se puede reflejar de forma automática en la contabilidad según las cuentas establecidas. Mediante la especificación de fechas de previsión de cobro que pueden ser diferentes a los vencimientos se puede hacer previsiones de tesorería, incluso combinadas con la contabilidad presupuestaria.
Procesos de Gestión de Cobros Análisis de la situación contable. Los informes básicos contables (Mayores, Diarios, Balances y Cuentas de resultados) reflejan en tiempo real cualquier hecho contable que se produzca, incluidos los relacionados con cobros. Las herramientas de informes contables parametrizables permiten hacer combinaciones de información contable, presupuestaria y prevista para obtener datos para una toma de decisiones eficaz”. 53