Manual de procedimientos para la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Acción

En este manual se establece los procedimientos que tienen que seguir las diferentes operaciones y que tienen el propósito de llevar adelante una eficiente administración y control de las diferentes áreas de la institución. Además una guía para que lo servidores de la Cooperativa puedan realizar con efectividad sus actividades. (Ver anexo 3)

 Manual de Procedimientos

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, además construye una base para el trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

 Características de los Manuales

Las características de los manuales son importantes en una organización, ya que ayudan a esta a ejecutar un manual que permita realizar y seguir un proceso esquemático de las actividades para lograr y cuantificar el mejoramiento y desarrollo de la organización. Sus

 Importancia

Este manual es importante en una organización ya que ayuda a controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo, evita alteraciones arbitrarias, pérdida de información por errores que se den a causa de desconocimiento de las tareas específicas, y reduce los costos al aumentar la eficiencia general y el uso adecuado del equipo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE TRÁMITE PARA EL INGRESO DE SOCIOS

TRÁMITE PARA EL INGRESO DE NUEVOS SOCIOS DURACIÓN DE LA OPERACIÓN Entre cinco a diez minutos

OBJETIVO Lograr un incremento de socios para obtener más captaciones y brindar mayor cantidad de crédito POLÍTICAS

Para ser socio de la cooperativa la política interna exige lo siguiente:

 Manifestación expresa de su voluntad de asociarse mediante la suscripción y pago de los certificados de aportación exigidos en el estatuto y de acuerdo al reglamento y manual respectivo

 Poseer la capacidad civil para contratar y obligarse

 Suscribir las solicitudes de apertura de cuentas

 En el caso de las personas jurídicas, están legalmente constituidas y acreditarlo con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la normativa pertinente.

 Proporcionar toda la información requerida por la cooperativa y lo organismos de control

 Depositar y mantener los montos mínimos exigidos y determinados por el consejo de administración o asamblea general dentro del ámbito de su competencia, tanto en ahorros como en certificados de aportación

 Comprometerse en cumplir con lo ordenado en las leyes, el estatuto, reglamento y demás disposiciones pertinentes

 Se entenderá adquirida la calidad de socio a partir de la fecha de subscripción y pago de su certificado de aportación.

 El gerente aceptará o negará el ingreso de nuevos socios, lo que informa semestralmente y pondrá en conocimiento al consejo de administración. El gerente dentro de los siguientes 15 días.

 Las personas jurídicas aceptadas como socios ejercerán todos los derechos y obligaciones a través de su representante legal.

través de sus representante legal, sujetándose a las instrucciones de las políticas internas y de conformidad con los límites establecidos en el código civil.

OPERACIONES QUE SE REALIZAN a. Cliente: Entrega todos los requisitos para ingresar como socio. b. Secretaria: Revisa la documentación que este completa. c. Secretaria: Ingresa los datos de la documentación al sistema. d. Secretaria: Imprime la solicitud de Ingreso de Nuevos Socios. e. Cliente: Firma la Solicitud de Ingreso.

f. Cliente: Realiza la respectiva papeleta de Deposito por el valor de 35.00 g. Cliente: Se acerca a ventanilla

h. Cajero: Asigna las respectivas cuentas al socio (Ahorro a la Vista y Certificados de Aportación).

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE TRÁMITE PARA EL INGRESO DE SOCIOS B inicio Entrega de requisitos Revisa documentación Cumple con la documentación Ingreso de datos al sistema Impresión de la solicitud de ingreso Realiza papeleta de deposito Se acerca a ventanilla A Recibe la libreta Firma de solicitud si no A Asigna cuentas al socio Imprime y entrega libretas Archiva el documentación FIN

CLIENTE

SECRETARIA

CAJERO

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FLUJO DE DEPOSITO DE AHORROS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DURACIÓN DE LA OPERACIÓN Entre 2 a 5 minutos

OBJETIVO Captar los recursos de los socios, con la finalidad de incrementar sus ahorros, los mismos que serán recibidos por el cajero y verificados en presencia de ellos, luego se registran en la libreta de ahorros respectiva. Es responsabilidad del Cajero el control diario de estas recaudaciones.

POLÍTICAS

 Los responsables directos de ejecutar el proceso de depósito o retiro de la libreta de ahorros son los cajeros, este proceso se realizara exclusivamente en los locales de la Cooperativa.

 El cajero deberá mantener siempre un orden y aseo en su mesa de trabajo.

 No se aceptara papeletas de depósito o retiro repisadas, mal llenadas o alteradas

 Los cajeros bajo ninguna consideración llenar, completar las papeletas de depósito o retiro. En caso de erro de datos en la papeleta debe devolverse al cliente para su corrección.

 Los depósito se realizaran en la moneda oficial del país y se recibirá tanto monedas como billetes de cualquier denominación

 La constancia de esta transacción será la impresión en la cartolas en caso de ser depósito con libreta y un recibo sellado por la cajera en caso de ser sin libreta

 La papeleta de depósito deberá estar certificado en el sistema con la impresión del detalle en la respectiva impresora del cajero

 El supervisor de caja es el responsable de verificar que las papeletas de depósito estén correctamente llenadas y certificadas.

 El sistema emitirá un formulario de licitas de fondos cada vez que un socio sobrepase el umbral de US$ 5.000, oo el mismo que será llenado y firmado por el depositante.

OPERACIONES QUE SE REALIZAN

a. Socio: Llena la papeleta de depósito sin tachones ni enmendaduras. b. Socio: Realiza el depósito en ventanilla.

c. Cajero: Recibe la libreta de ahorro, la papeleta y el dinero. d. Cajero: Verifica la papeleta y cuenta el dinero.

e. Cajero: Ingresa información al sistema. f. Cajero: Imprime la libreta de ahorros.

g. Cajero: Entrega libreta y comprobante de depósito al socio.

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE FLUJO DE DEPOSITO DE AHORROS

inicio

Llena las papeletas de deposito de ahorros CLIENTE CAJERO Recibe la libreta de ahorros, papeleta de depósitos y el dinero Es conforme el valor de la papeleta y el dinero Ingresa la información al sistema Imprime la libreta y el comprobante de deposito,

en caso de montos altos Entrega los documento en la ventanilla Verificación de la papeleta y contabilización del dinero Entrega la libreta y comprobante de deposito Archiva la papeleta y el comprobante de deposito FIN A A Recibe la libreta y el comprobante de deposito no si Llena el formulario de la procedencia de dinero ATENCIÓN AL CLIENTE

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE RETIRO DE LA CUENTA DE AHORROS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DURACIÓN DE LA OPERACIÓN Entre 2 a 5 minutos

OBJETIVO Atender oportunamente a los socios, cuando

retiran el dinero de sus cuentas, la entidad tiene la obligación de entregarles los mismos.

POLÍTICAS

 Los responsables directos de ejecutar el proceso de depósito o retiro de la libreta de ahorros son los cajeros, este proceso se realizara exclusivamente en los locales de la Cooperativa.

 El cajero deberá mantener siempre un orden y aseo en su mesa de trabajo.

 No se aceptara papeletas de depósito o retiro repisadas, mal llenadas o alteradas

 Los cajeros bajo ninguna consideración llenar, completar las papeletas de depósito o retiro. En caso de erro de datos en la papeleta debe devolverse al cliente para su corrección.

 La constancia de esta transacción será la impresión en la cartolas en caso de ser retiro con libreta y un recibo sellado por la cajera en caso de ser sin libreta

 La papeleta de retiro deberá estar certificado en el sistema con la impresión del detalle en la respectiva impresora del cajero

 El supervisor de caja es el responsable de verificar que las papeletas de retiro esté correctamente llenada y certificada.

OPERACIONES QUE SE REALIZAN a. Socio: Llena la papeleta de retiro sin tachones ni enmendaduras. b. Socio: Realiza el retiro en ventanilla.

c. Cajero: Recibe la libreta de ahorro, la papeleta de retiro y la cédula de identidad. d. Cajero: Verifica la papeleta y la cédula de identidad.

e. Cajero: Ingresa información al sistema. f. Cajero: Cuenta el dinero.

g. Cajero: Imprime la libreta de ahorros.

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE RETIRO DE LA CUENTA DE AHORROS

Inicio

Llena las papeletas de retiro de ahorros

CLIENTE

Recibe la libreta de ahorros, papeleta de retiro y la cédula Saldo disponible conforme a la papeleta Ingresa la información al sistema Cuenta el dinero Entrega documentos en ventanilla Verificación de la papeleta y cedula de identidad

Entrega la libreta, cedula y dinero

Archiva la papeleta y copia del comprobante de

retiro

FIN

A A

Recibe la libreta, cedula y dinero

no

si

Imprime la libreta

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CANCELAMIENTO DE CRÉDITO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DURACIÓN DE LA OPERACIÓN Entre 5 a 10 minutos

OBJETIVO Cobro de los créditos, para mantener el

margen de morosidad de acuerdo a lo establecido.

POLÍTICAS

 Los responsables directos de ejecutar este proceso son los jefes de Agencia y los oficiales de crédito en la matriz, este proceso se realizara exclusivamente en los locales de la cooperativa.

 La firma que se registra en los pagares, deben ser iguales a las de las cedulas de identidad

 La cancelación de la totalidad del crédito será ingresado al departamento atención al cliente para su verificación del saldo y dar un monto total a pagar

OPERACIONES QUE SE REALIZAN

a. Socio: Realiza el depósito en ventanilla del valor de la cuota de crédito. b. Cajero: Ingresa al sistema los datos del socio

c. Cajero: Verifica el valor a pagar de la cuota. d. Cajero: Registra el pago

e. Cajero: Imprime el comprobante de pago original y copia.

f. Cajero: Imprime la libreta y entrega al socio el comprobante original de pago. g. Cajero: Archiva el comprobante de pago.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CANCELAMIENTO DE CRÉDITO

inicio

SOCIO

Ingresa los datos de socio al sistema Verifica el valor a pagar y la cuota de crédito Registra el pago Realiza el deposito en ventanilla Imprime comprobantes de pago original y copia

Archiva la copia y el comprobante de pago A A no Imprime la libreta y entrega el comprobante original de pago si

Recibe la libreta cedula y dinero

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CUADRE DE CAJA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DURACIÓN DE LA OPERACIÓN Entre 20 a 30 minutos OBJETIVO

Realizar verificaciones diarias de caja, con la finalidad de confirmar las transacciones del día, si el valor registrado es igual al dinero en efectivo, cheques, transferencias y retiros realizados.

POLITÍCAS

 Los responsables directos del cuadre de diario de caja son los cajeros, este procesos se realizara exclusivamente en los locales de la cooperativa.

 El / la cajera deberá mantener siempre el orden y aseo en su mesa de trabajo, antes de recibir el depósito su mesa de trabajo debe estar totalmente desalojada si dinero, sin papeletas.

 El cajero no acepta papeletas de retiros repisadas, mal llenadas o alteradas, la presentación de la papeleta de retiro es obligatoria para ejecutar la transacción.

 El cajero no deberá bajo ninguna consideración llenar, completar o alterar las papeletas de retiro. En caso de error de datos en la papeleta de retiro deberá devolverse al cliente para su corrección.

 El supervisar de caja es el responsable de verificar que las papeletas de retiro y depósitos estén correctamente llenadas y certificadas.

OPERACIONES QUE SE REALIZAN a. Cajero: Revisa el reporte de cierre de caja.

b. Cajero: Cuenta y revisa el dinero y cheques del día.

c. Cajero: Ingresa al sistema el desglose de efectivo y cheques.

d. Cajero: Verificar que cuadre el valor del cierre con el valor del dinero y cheques. e. Cajero: Imprimir del sistema dos reportes de cierre de caja y reporte diario de transacciones.

g. Jefe de Oficina: Verificar las transferencias, papeletas de depósito y retiro, cheques con el reporte de transacciones.

h. Jefe de Oficina: Constata que la caja esté cuadrada. i. Cajero: Archivar la documentación.

j. Cajero: Procede a guardar el dinero en caja fuerte. k. Auxiliar Contable: Verifica toda la información l. Contador: Pone el visto bueno.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CUADRE DE CAJA

inicio

JEFE DE CAJA

CAJERO AUXILIAR _CONTADOR

CONTABLE Revisión de reporte de cierre de caja Contabiliza y revisa el dinero y cheques del dia Ingresa al sistema el desglose de efectivo y cheques Cuadra los valores

Imprime dos reportes de cierre de caja y el reporte diario de

transacciones

Entrega cada uno de los reportes

Verifica las papeletas, transferencia y

cheques

Constata que la caja este cuadrada Resguarda el dinero en la caja fuerte Archiva los documentos Verifica la

información Dar el visto bueno

FIN

SI

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR CRÉDITO HIPOTECARIO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DURACIÓN DE LA OPERACIÓN Entre 1 a 3 días

OBJETIVO La operación tiene por objeto conceder

créditos hipotecarios a los socios que necesitan con garantía real.

POLÍTICAS

 Los responsables directos de ejecutar este proceso son los jefes de Agencia y los oficiales de crédito en la matriz, este proceso se realizara exclusivamente en los locales de la cooperativa.

 La firma que se registra en los pagares, deben ser iguales a las de las cedulas de identidad.

OPERACIONES QUE SE REALIZAN

a. Socio: Presenta la solicitud de crédito, acogiéndose a las políticas de crédito que impone la cooperativa.

b. Socio: Acepta realizar la hipoteca.

c. Asesor de Crédito: Verificar que el socio mantenga la cuenta activa por más de un mes.

d. Asesor de Crédito: Constata que el saldo en la cuenta sea suficiente para cubrir el encaje.

e. Asesor de Crédito: Cita al arquitecto o perito para realizar el avalúo. f. Perito: Realiza la inspección del bien a hipotecar.

g. Perito: Presenta el informe.

h. Asesor de Crédito: Evalúa y verifica el informe para negociar el monto de crédito. (el 60% del avalúo).

i. Socio: Acepta las condiciones y monto de crédito. j. Socio: Realiza la minuta de la hipoteca.

k. Asesor de Crédito: Elabora la tabla de amortización en base al monto del crédito solicitado.

l. Asesor de Crédito: Ingresa el crédito a la comisión. m. Comisión: Evalúa el crédito según sus condiciones. n. Comisión: Aprueba el crédito.

o. Asesor de Crédito: Despacha del crédito en la fecha establecida y el monto acordado.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR CRÉDITO HIPOTECARIO

inicio

ASESOR DE

CRÉDITO

SOCIO

_{COMISIÓN DE}

CRÉDITO

PERITO

Presenta solicitud de crédito Realiza la inspección del bien a hipotecar

Presenta el informe Acepta realizar la hipoteca FIN A si no Acepta las condiciones de crédito FIN Realiza la minuta de la hipoteca A

Revisa que la cuenta este activa mas de

un mes Verifica que el valor

del encaje este completo Cita al perito evaluador Evalúa y revisa el informe para negociar el monto de crédito Elabora la tabla de amortización Ingresa el crédito a

la comisión Evalúa el crédito

Aprueba el crédito Despacha el crédito FIN FIN NO SI si no

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CRÉDITO HIPOTECARIO ATRASADOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DURACIÓN DE LA OPERACIÓN Entre 1 a 60 días

OBJETIVO Recuperar los créditos vencidos.

POLÍTICAS

 El asesor de crédito está obligado a realizar la revisión daría al sistema, para verificar las fechas de vencimiento de los pagos de crédito.

 En caso de existir tres días de mora se envía una notificación a la persona titular del crédito.

 Se esperara hasta 48 horas para que la persona se acerque a la cooperativa al depósito del crédito

 En caso de no acercarse se enviara una segunda y tercera notificación

 Si la persona sigue morosa se realizara tramites de embargo OPERACIONES QUE SE REALIZAN a. Asesor de Crédito: Realiza la primera notificación vía telefónica.

b. Asesor de Crédito: Realiza la segunda notificación de forma verbal, visitando al socio en su domicilio.

c. Asesor de Crédito: Ejecuta la tercera notificación de manera escrita en el término de 5 días.

d. Asesor de Crédito: Entre los 16 y 19 días se realiza la notificación al garante. e. Socio: Establece una fecha de pago.

f. Socio: Llega a un acuerdo para dar solución al crédito en mora.

g. Garante: Es notificado si no se recibe una respuesta favorable por parte del socio. h. Garante: Llega a un acuerdo con el asesor para solucionar el cerdito.

i. Abogado: Sigue el proceso legal.

a. Abogado: Inicia los trámites de la demanda.

j. Abogado: Realiza informe mensual sobre la acción que se sigue. k. Abogado: Envía el caso al Juez competente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CANCELAMIENTO DE CRÉDITO HIPOTECARIO ATRASADO

inicio

ASESOR DE

CRÉDITO

SOCIO

GARANTE

ABOGADO

JUEZ

Realiza la primera notificación vía telefónica Realiza la segunda notificación de manera verbal Realiza tercera notificación por escrito

Establece una fecha Llegar a un acuerdo Da respuesta o

solución

FIN Notificar al garante Da respuesta o solución Sigue el proceso legal SI _NO SI NO Inicia tramites Realiza informes sobre la acción legal Envía el caso al juez

competente

Toma el veredicto final

FIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CERTIFICACIÓN DE DEPOSITO A PLAZO FIJO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DURACIÓN DE LA OPERACIÓN Entre 5 a 10 minutos

OBJETIVO Incrementar las captaciones mediante el incentivo

del ahorro e inversión a los socios. POLIÍTICAS

 La cooperativa al estar facultada por la ley general de instituciones del sistema financiero, podrá aceptar depósitos a plazo, exigibles al vencimiento de un periodo no mayor a treinta días.

 Los depósitos a plazo fijo estarán sujetos a los montos y plazos establecidos por el comité por el consejo de administración.

 Las tasas de interés serán fijados por el consejo de administración y el gerente autorizara la aplicación de los márgenes de negociación de las tasas de interés, de acurdo a los parámetros establecidos por el consejo de administración.

 Para la emisión de un certificado a plazo fijo, cuando ha sido realizado un depósito con cheque, esto se podrá realizar únicamente cuando se haya efectivizado.

 Por cada depósito a plazo, la cooperativa emitirá un certificado de depósito a nombre del titular de la cuanta, el valor de la póliza deberá estar impreso y protegido utilizando el mecanismo de protector de valores

 El socio en un depósito a plazo fijo podre designar uno o varios beneficiarios, siendo requisito para su registro la presentación de un documento de identidad original o copia de la personas que van a ser registrada.

 Para que los beneficiarios tengan derecho a plazo fijo deberá portar el certificado original que la cooperativa entrega al titular. De no portar este documento el beneficiario, significa que el depósito a plazo sigue en manos del titular y esa designación como tal no tiene ningún efecto, siendo el mismo titular quien debe continuar a las futuras negociaciones de la póliza.

 Previo al cumplimiento de los trámites legales pertinentes se podrá dar la anulación de un certificado de depósito a plazo fijo en caso de pérdida, destrucción o robo.

OPERACIONES QUE SE REALIZAN

a. Jefe de inversiones: Negocia el monto, plazo e interés de cesión en base de las tablas de interés establecidas.

b. Socio: Realiza el depósito en ventanilla.

c. Jefe de inversiones: Ingresa los datos del socio al sistema: número de depósito, el

In document Métodos de gestión y control financiero para la Cooperativa de Ahorro y Crédito Acción Imbaburapak Ltda en la ciudad de Otavalo, provincia de Imbabura (página 61-83)