1.5.1 Definición.- Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución. (ALBERTO, 2009, pág. 98)
1.5.2 Clases.-
1.5.2.1 Organización.- Este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.
1.5.2.2 Departamental.- Dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple 1.5.2.3 Política.- Sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la actuación y dirección de una empresa en particular.
1.5.2.4 Procedimientos.- Este manual determina cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta.
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1.5.2.5 Técnicas.- Estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.
1.5.2.6 Bienvenida.- Su función es introducir brevemente la historia de la empresa, desde su origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular de la empresa. Es costumbre adjuntar en estos manuales un duplicado del reglamento interno para poder acceder a los derechos y obligaciones en el ámbito laboral.
1.5.2.7 Puesto.- Determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso.
1.5.2.8 Múltiple.- Estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por ejemplo normas de la empresa, más bien generales o explicar la organización de la empresa, siempre expresándose en forma clara.
1.5.2.9 Finanzas.- Tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y el controlador.
1.5.2.10 Sistema.- Debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema. Está conformado por otro grupo de manuales.
1.5.2.11 Calidad.- Es entendido como una clase de manual que presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar ligado a las actividades en forma sectorial o total de la organización. (ALBERTO, 2009, pág. 98)
1.5.3 Definición de sistema.-
Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.
Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software). Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema. (ALBERTO, 2009)
21 1.5.4 Enfoque de sistema.-
El enfoque de sistemas revolucionó los enfoques administrativos existentes. Concibe a las empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan y afectan mutuamente.
Los orígenes de este enfoque se remonta a las concepciones aristotélicas de "causa y efecto", y que todo entero forma parte de otro mayor. La teoría moderna de sistemas se desarrolló por los aportes de Ludwing Von Bertalanffy, quién indicó que no existe elemento físico o químico independiente; todos los elementos están integrados en unidades relativamente interdependientes. (ALBERTO, 2009, pág. 98)
1.5.5 Elementos básicos de un sistema.-
Los cuatro componentes básicos de los sistemas de control son los sensores, los transmisores, los controladores y los elementos finales de control; también se vio que tales componentes desempeñan las tres operaciones básicas de todo sistema de control:
medición (M),
decisión (D) y
acción (A).
Los cuales se definen a continuación:
Sensor, que también se conoce como elemento primario.
Transmisor, el cual se conoce como elemento secundario.
Controlador, que es el “cerebro” del sistema de control.
Elemento final de control, frecuentemente se trata de una válvula de control aunque no siempre. Otros elementos finales de control comúnmente utilizados son las bombas de velocidad variable, los transportadores y los motores eléctricos.
La importancia de estos componentes reside en que realizan las tres operaciones básicas que deben estar presentes en todo sistema de control; estas operaciones son:
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Medición (M): la medición de la variable que se controla se hace generalmente mediante la combinación de sensor y transmisor.
Decisión (D): con base en la medición, el controlador decide que hacer para mantener la variable en el valor que se desea.
Acción (A): como resultado de la decisión del controlador se debe efectuar una acción en el sistema, generalmente ésta es realizada por el elemento final de control. (ALBERTO, 2009)
1.5.6 Definición de procesos.-
Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado. Se estudia la forma en que el Servicio diseña, gestiona y mejora sus procesos para apoyar su política y estrategia y para satisfacer plenamente a sus clientes y otros grupos de interés.
1.5.7 Definición de regulación.-
Es la acción y efecto de regular (ajustar o poner en orden algo, reglar el funcionamiento de un sistema, determinar normas). El término suele utilizarse como sinónimo de normativa.
La regulación, por lo tanto, consiste en el establecimiento de normas, reglas o leyes dentro de un determinado ámbito. El objetivo de la regulación es mantener un orden, llevar un control y garantizar los derechos de todos los integrantes de una comunidad.
Distintas organizaciones e instituciones son sometidas a la regulación por parte del Estado. Quienes son regulados deben acatar una serie de reglas ya establecidas para evitar cometer una falta o un delito. Por eso es importante que las autoridades lleven a cabo un adecuado control para asegurarse que las regulaciones vigentes son cumplidas.
Algunos sectores económicos o mercados que resultan claves para la sociedad también son sometidos a regulación. El transporte, por ejemplo, suele estar regulado por el estado para garantizar el cumplimiento de frecuencias, el respeto por los recorridos, el descanso de los conductores, etc. Si el transporte no es regulado, se corre el riesgo de que las empresas actúen
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solo en defensa de sus intereses y priven a los pasajeros de sus derechos, quedando indocumentado. (MERCEDES, 2010, pág. 44)
1.5.8 Definición de recursos.-
Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y técnicos con que cuenta y utiliza una dependencia, entidad, u organización para alcanzar sus objetivos y producir los bienes o servicios que son de su competencia.
Estos recursos, por lo tanto, son necesarios para el desarrollo de las operaciones económicas, comerciales o industriales. Acceder a un recurso económico implica una inversión de dinero: lo importante para que la empresa sea rentable es que dicha inversión pueda ser recuperada con la utilización o la explotación del recurso. (PEDRO, 2009, pág. 86)
1.6 SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS.