Sistema de control de costos de alimentos y bebidas para la optimización de los recursos en el hotel Sierra Norte de la ciudad de Ibarra

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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA

TEMA:

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LOS RECURSOS EN EL HOTEL SIERRA NORTE DE LA CIUDAD DE IBARRA.

AUTOR:

 VALENZUELA CAICEDO CARLA MARINA

TUTOR:

 EC. RUBEN SANTACRUZ

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II

CERTIFICACIÓN

En calidad de tutor para la tesis previa a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoria CPA, certifico que el tema “SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LOS RECURSOS EN EL HOTEL SIERRA NORTE DE LA CIUDAD DE IBARRA ” elaborado por: la Srta. Carla Valenzuela Caicedo ha cumplido con todos los requisitos metodológicos y políticas exigidos por la institución por lo que autorizamos su presentación.

Atentamente,

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III

DECLARACIÓN DE LA AUTORÍA

Yo, Carla Valenzuela Caicedo, declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento, como informe final, son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, expresamos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto son de exclusiva responsabilidad del autor.

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IV

DEDICATORIA

Dedico esta tesis a mis dos amores, mi papito Carlitos Caicedo que ya no está entre nosotros y mi sobrino hermoso Jousephe Morales que siempre me apoyaron incondicionalmente en la parte moral y económica para poder llegar a ser una profesional de bien y que también en el pasar de mi existencia me supieron inculcar valores y darme grandes lecciones de vida.

A mis padres Sandrita Caicedo y Patricio Valenzuela a mis hermanas Andy y Shusy mi sobrina Yaretzy, a mis tíos Carlos y Byron Caicedo por el apoyo que siempre me brindaron día a día en el transcurso de cada momento de mi carrera universitaria.

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V

AGRADECIMIENTO

Al Hotel Sierra Norte de la ciudad de Ibarra por darme la oportunidad de realizar este trabajo de investigación descrito en el presente texto.

A la universidad Autónoma de los Andes y a sus catedráticos ya que ellos apoyaron toda mi trayectoria estudiantil.

A mi asesor en este trabajo de tesis el Economista Rubén Santacruz por su valioso aporte como guía en la elaboración de esta investigación.

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VI

ÍNDICE GENERAL

INTRODUCCIÓN ... 1

JUSTIFICACIÓN DEL TEMA. ... 4

CAPÍTULO I ... 8

MARCO TEÓRICO. ... 8

1.1 TEORÍA DE SISTEMAS ... 8

1.1.1 Sistema de Producción.- ... 8

1.1.2 Sistema de Costos.- ... 8

1.1.3 Sistemas de costos ... 8

1.1.4 Sistemas de Información ... 9

1.1.5 Control Interno ... 9

1.1.6 Diseño de Sistemas de Información ... 10

1.2 CONTABILIDAD DE COSTOS. ... 10

1.2.1 Clasificación.- ... 10

1.2.2 Elementos del Costo ... 11

1.2.3 Inventarios. ... 12

1.3 CONTROL. ... 12

1.3.1 Definición ... 12

1.3.2 Control de Calidad. ... 12

1.3.3 Control Interno ... 13

1.3.4Técnicas de Control ... 13

1.4 CONTROL DE COSTOS. ... 14

1.4.2 Objetivo.- ... 15

1.4.3 Importancia ... 15

1.4.4Características del control de costos ... 16

1.4.5 Ventajas del control de costos ... 17

1.4.6 Estructura Organizacional ... 17

1.4.7 Clases de Control ... 17

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1.5 MANUALES ... 19

1.5.2Clases ... 19

1.5.3 Definición de sistema ... 20

1.5.4 Enfoque de sistema ... 21

1.5.5 Elementos básicos de un sistema ... 21

1.5.6 Definición de procesos ... 22

1.5.7 Definición de regulación ... 22

1.5.8 Definición de recursos ... 23

1.6 SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS. ... 23

1.6.1Etapas del sistema de control de costos ... 23

1.6.2 Descripción de procesos ... 24

1.6.3 Procedimiento que desarrolla el responsable de la gerencia ... 25

1.6.4 Procedimiento que desarrolla el responsable de la recepción ... 26

1.6.5 Procedimiento que desarrolla el responsable de la bodega ... 27

1.6.6 Procedimiento que desarrolla el responsable del área contable ... 27

1.6.7 Procedimiento que desarrolla el responsable del área de recursos humanos ... 27

1.6.7 Procedimiento de la documentación ... 28

1.7 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO. ... 28

CAPÍTULO II ... 29

MARCO METODOLÓGICO.- ... 29

2.1 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR ... 29

2.1.1 RAMA ... 29

2.1.2 Empresa ... 29

2.1.3 Contexto Institucional ... 29

2.2 Descripción Metodológico ... 29

2.2.1 Metodología ... 29

2.3 PROPUESTA DEL INVESTIGADOR ... 29

2.3.1 Métodos, Técnicas e Instrumentos ... 29

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CAPÍTULO III ... 32

DESARROLLO DE LA PROPUESTA. ... 32

3.1 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS FINALES DE LA INVESTIGACIÓN. ... 32

MISIÓN ... 32

VISIÓN ... 32

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ... 32

CICLO DE CONTROL DE ALIMENTOS Y BEBIDAS ... 32

FUNCIONES GENERALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE ALIMENTOS Y BEBIDAS ... 33

REQUISICIONES DE ALMACÉN ... 33

COMPRAS. ... 33

RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS ... 34

ALMACENAMIENTO DE MERCANCÍAS. ... 34

DESPACHO DE MERCANCÍAS. ... 34

PRODUCCIÓN Y ELABORACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS. ... 34

VENTA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS. ... 34

RESTAURANTE ... 35

MATERIALES ... 35

POSTRE N°1 ... 35

DELICIA DE MARACUYÁ ... 35

MATERIA PRIMA ... 35

POSTRE N° 2 ... 36

BROWNIE ... 36

POSTRE N° 3 ... 37

MOUSSE DE CHOCOLATE ... 37

POSTRE N°4 ... 38

CREPES DE FRUTAS ... 38

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TORTA DE NARANJA ... 39

PLATO FUERTE N°1 ... 40

FILET MIGNON CON TOCINO ... 40

PLATO FUERTE N° 2 ... 41

CORDON BLUE EN SALSA DE CHAMPIGNONES ... 41

CHULETA EN SALSA DE TAMARINDO ... 42

CAMARONES APANADOS ... 43

CORVINA EN SALSA DE CAMARONES ... 44

MANO DE OBRA ... 45

COSTOS DE MANO DE OBRA ... 45

MANO DE OBRA TRABAJADA POR MINUTO ... 45

TASA PREDETERMINADA ... 46

COSTOS INDIRECTOS ... 46

HOJAS DE COSTO. ... 48

BEBIDAS. ... 54

MATERIALES ... 54

COCTEL N°1 ... 54

MOJITO ... 54

COCTEL N°2 ... 55

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COCTEL N°3 ... 56

COSMOPOLITAN ... 56

COCTEL N°4 ... 57

DAIQUIRI ... 57

COCTEL N°5 ... 58

BLUE HAWAII ... 58

MANO DE OBRA ... 58

COSTOS MANO DE OBRA ... 59

MANO DE OBRA TRABAJADO POR MINUTO ... 59

COSTOS INDIRECTOS ... 60

HOJAS DE COSTO. ... 61

CONCLUSIONES DEL CAPÍTULO. ... 64

CONCLUSIONES GENERALES ... 65

RECOMENDACIONES GENERALES ... 66

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VII

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Métodos de Investigación ... 30

Tabla 2 Materia prima Delicia de Maracuyá ... 35

Tabla 3 Materia prima Brownie ... 36

Tabla 4 Materia prima Mousse de Chocolate ... 37

Tabla 5 Materia prima Crepes de frutas ... 38

Tabla 6 Materia prima Torta de Naranja ... 39

Tabla 7 Materia prima Filet Mignon con Tocino... 40

Tabla 8 Materia prima Cordon Blue en salsa de Champignones ... 41

Tabla 9 Materia prima Chuleta en salsa de Tamarindo ... 42

Tabla 10 Materia prima Camarones Apanados ... 43

Tabla 11 Materia prima Corvina en salsa de Camarones ... 44

Tabla 12 Mano de Obra ... 45

Tabla 13 Costos de Mano de Obra ... 45

Tabla 14 Mano de Obra trabajado por minuto ... 45

Tabla 15 Costo de Mano de Obra por plato ... 46

Tabla 16 Costos Indirectod de Fabricación ... 47

Tabla 17 Porcentaje de los CIF ... 47

Tabla 18 Costos Indirectos de Fabricación por plato ... 48

Tabla 19 Hoja de Costos - Delicia de Maracuyá ... 48

Tabla 20 Hoja de Costos - Brownie ... 49

Tabla 21 Hoja de Costos - Mousse de Chocolate ... 49

Tabla 22 Hoja de Costos - Crepes de Fruta ... 50

Tabla 23 Hoja de Costos - Torta de Naranja ... 50

Tabla 24 Hoja de Costos - Cordon Blue en salsa de Champ. ... 51

Tabla 25 Hoja de Costos - Filet Mignon con Tocino ... 51

Tabla 26Hoja de Costos - Chuleta en salsa de Tamarindo ... 52

Tabla 27 Hoja de Costos - Camarones Apanados ... 52

Tabla 28 Hoja de Costos - Corvina en salsa de Camarones ... 53

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Tabla 30 Materia Prima - Margarita ... 55

Tabla 31 Materia Prima - Cosmopolitan ... 56

Tabla 32 Materia Prima - Daiquiri ... 57

Tabla 33 Materia Prima - Buel Hawaii ... 58

Tabla 34 Bebidas - Mano de Obra ... 59

Tabla 35 Bebidas - Costo Mano de Obra ... 59

Tabla 36 Bebidas - Mano de Obra por minuto ... 59

Tabla 37 Costo Mano de Obra por Bebida ... 59

Tabla 38 Bebidas - Costos Indirectos de Fabricación ... 60

Tabla 39 Bebidas - Porcentaje de los CIF ... 60

Tabla 40 CIF por Bebida ... 61

Tabla 41 Hoja de Costos - Mojito ... 61

Tabla 42 Hoja de Costos - Margarita ... 62

Tabla 43 Hoja de Costos - Cosmopolitan ... 62

Tabla 44 Hoja de Costos - Daiquiri ... 63

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VIII

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 Sistema de Información ... 9

Figura 2 Estructura Organizacional Sierra Norte ... 32

Figura 3 Ciclo de control de alimentos y bebidas ... 33

Figura 4 Delicia de Maracuyá ... 35

Figura 5 Brownie ... 36

Figura 6 Mousse de Chocolate ... 37

Figura 7 Crepes de Frutas ... 38

Figura 8 Torta de Naranja ... 39

Figura 9 Filet Mignon con Tocino ... 40

Figura 10 Cordon Blue en salsa de Champignones ... 41

Figura 11 Chuleta en salsa de Tamarindo ... 42

Figura 12 Camarones Apanados ... 43

Figura 13 Corvina en salsa de Camarones ... 44

Figura 14 Bebidas - Mojito ... 54

Figura 15 Bebidas - Margarita ... 55

Figura 16 Bebidas - Cosmopolitan ... 56

Figura 17 Bebidas - Daiquiri ... 57

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IX

RESUMEN EJECUTIVO

El presente trabajo de tesis fue elaborado para el Hotel Sierra Norte de la ciudad de Ibarra, para que tenga un mejor control de sus costos, ya que el sistema que el gerente o dueño no era el más indicado por ser un método tradicional, este método ayuda a tener mayor actitud en la asignación de los costos porque distribuye los costos en función de los recursos consumidos por actividades.

Este trabajo se divide en tres capítulos que son: Marco Teórico donde ayuda a sustentar con teorías de autores conocidos el desarrollo de la propuesta, se pudo detectar con esto las debilidades al no contar con un sistema tecnificado y adecuado.

El segundo capítulo es: Marco Metodológico donde se especifican los resultados de la investigación y los aportes por la metodología de la investigación se ha especificado la sectorización del tema y los métodos metodológicos de investigación que se aplicó durante el transcurso del desarrollo del trabajo.

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EXECUTIVE SUMMARY

This thesis was prepared for the Hotel Sierra Norte in the city of Ibarra, to have better control

of their costs, because the system that the manager or owner was not the most suitable for

being a traditional method, this method helps to have more attitude in the allocation of costs

because it distributes the costs in terms of resources consumed by activities.

This paper is divided into three chapters are: Theoretical Framework which helps support

theories known authors with the development of the proposal, could be detected with this

weakness by not having a technical system and adequate.

The second chapter is methodological framework which specifies the results of research and

contributions by the research methodology specified topic sectoring and methodological

research methods was applied during the course of development work.

The proposal itself is structured according to the concepts described in the theoretical

framework and following a logical process that helps to establish and lay the foundations

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1 INTRODUCCIÓN

La empresa moderna requiere de la utilización de procesos científicos aplicado y manejados racionalmente de acuerdo a sus dimensiones y exigencias. En la actualidad existen empresas hoteleras que expenden alimentos y bebidas que requieren de control de costos, a fin de determinar su verdadera ganancia en las operaciones que se realizan en esta área.

En este sentido es muy valiosa la utilización de la contabilidad en general, en virtud de esto, es la intención del presente proveer al hotel un marco general de una manera sencilla, los aspectos más significativos de la contabilidad en cuestión.

Existe dentro del hotel un gran número de controles que van a permitir maximizar la eficiencia de sus operaciones. Para el caso de los costos dentro del área de alimentos y las bebidas se cuentan con procedimientos que pueden hacer que estas fluctuaciones e inestabilidades en sus estructuras de costos sean más controlables. Para el Hotel Sierra Norte constituye un aspecto fundamental el control de los insumos dentro de los centros de producción, bien sea con el tratamiento preliminar que se realice antes de ser considerados productos terminados, así como la eficiencia que se tenga para el aprovechamiento de las materias primas dentro del proceso productivo.

Luego de haber indagado en los repositorios de las instituciones de educación superior de la localidad se encontró como los antecedentes de la investigación: Diseño de un modelo de mejoramiento en los procesos de costos de servicios de hotelería y Turismo- Serie Finanzas en general de cuyo autor es el señor Scheel Mayenberger Adolfo (2009),el cual está encaminado a realizar un plan de mejoramiento del servicio, la investigación la limita a crear estrategias para aumentar la calidad del servicio.

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2

Luego de haber investigado las empresas del sector hotelero la situación problémica estas empresas enfrentan una diversidad de costos y gastos, los cuales sin un adecuado sistema de costos resulta muy difícil clasificarlos y distribuirlos unitariamente entre los servicios que estos prestan. Cada empresa conoce con precisión su propio objetivo fundamental, para alcanzar una meta preestablecida, normalmente se pueden recorrer diversos caminos, algunos recogen algunas informaciones, otras establecen un plan preciso documentándose, con el fin de elegir y recorrer el camino más seguro y rápido para conseguir la meta fijada. Cuanto mayor sea la importancia del objetivo debe ser mayor la atención en procura de éste.

El Hotel Sierra Norte de la ciudad de Ibarra, no cuenta con ningún medio para medir y comparar la eficiencia de la utilización de sus recursos. En referencia a la toma de decisiones en aspectos de costos se requiere una selección de alternativas y no únicamente intuitiva como se está efectuando actualmente. Tener un sistema de control de costo deficiente en las entidades hoteleras representa una gran debilidad en un contexto competitivo como el de hoy, es necesario que las empresas sean capaces de cuantificar sus costos con aceptable exactitud y utilizar los recursos que posee con racionalidad y hacer un manejo eficiente de estos, y la posibilidad de tomar decisiones oportunas con respecto a los costos. Con frecuencia los procedimientos que se utilizan para la toma de inventarios actualmente, no mantienen datos actualizados de los niveles de stock la mayor parte del tiempo, esto debido a que las empresas realizan sus controles de forma manual, por lo que la entrada y salida de productos del inventario no son lo suficientemente efectivos para poder controlar la información. Esto genera retrasos en la etapa de cierre de inventario.

Generalmente los inventarios impactan en la disponibilidad del capital de trabajo, cuando no se cuenta con un sistema de control interno adecuado, usualmente se incurre en pérdida para las empresas que manejan con deficiencia sus stocks, especialmente cuando se manejan en inventario, productos perecederos.

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análisis minucioso, tanto internos como externos para que la empresa pueda adaptarse a posibles cambios externos que puedan efectuar su funcionamiento.

Mientras que el campo de acción se refiere a los Costos de la representación económica que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. Al determinar el costo de producción, se puede establecer el precio de venta al público del bien en cuestión.

Se especifica también en este trabo la línea de investigación que según el manual facilitado por la universidad en este trabajo es la de Gestión de costos.

Dentro de este trabajo se ha podido indicar los objetivos entre ellos está el objetivo general que es el “Diseñar un sistema de control de costos, para permitir el manejo eficiente de los recursos en el Hotel Sierra Norte de la ciudad de Ibarra” detallando también los objetivos específicos que como investigación obtuvimos:

o Determinar los costos de alimentos y bebidas en el Hotel Sierra Norte de la ciudad de Ibarra.

o Fundamentar teóricamente el sistema de control de costos y los recursos empresariales.

o Diagnosticar el manejo de los recursos del Hotel Sierra Norte de la ciudad de Ibarra. o Establecer los componentes del sistema de costeo.

o Diseñar formatos que permitan definir estándares de control. o Validar la propuesta mediante la opinión de expertos.

La hipótesis de este trabajo, idea a defender está basado en las siguientes ideas. o Elaboración de un sistema de costos de alimentos y bebidas.

o Hoja de costos de trabajo. o Elementos del costo. o Variaciones.

o Costos de producción.

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o Medición y control de los costos de los alimentos y bebidas. o Registro de costos de servicio.

o Costos Reales y Estándar. o Producción Terminada. JUSTIFICACIÓN DEL TEMA.

Los costos establecidos de manera empírica por deficiencia del cálculo de estos y un mal control de parte del gerente propietario. Una de las necesidades más apremiantes en los servicios hoteleros debería ser el buen cálculo de los costos. A través del análisis de los costos se puede determinar si se está cumpliendo con la finalidad de la empresa que es controlar los costos de una manera más eficaz y eficiente posible. El monto del costo representa la cantidad máxima de dinero que se debe utilizar en materia prima, mano de obra para así producir el ingreso presupuestario a lo que se refiere a los alimentos y bebidas.

En consecuencia a esto y viendo la importancia que tiene el Hotel “SIERRA NORTE”, se considera vital proveerles de un sistema de control de costos que lo ayuden a un mejor desenvolvimiento proponiéndoles de sus recursos y los costos que más lo disminuyan con la finalidad de que mantenga en una estructura lógica adaptada de acuerdo a las expectativas que posee el hotel.

En la metodología que se empleara en este trabajo se ha podido destacar la investigación cuali-cuantitativa, En este trabajo de investigación se puede considerar como cualitativa porque se constatara la falta de un Sistema de Control de Costos de alimentos y bebidas en cuanto al desempeño laboral de las personas que integran el Hotel, y también es cuantitativa ya que se realizara a través de fórmulas matemáticas y estadísticas y así se obtendrá datos reales específicos y confiables.

Los métodos que intervendrán en esta investigación son: o Método empírico.

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5 o Método analítico sintético.

Las técnicas que intervendrán en esta investigación son: o Observación.

o Recolección de información. o Encuesta.

o Entrevista.

o Revisión de la información. o Sintetizar la información.

Los instrumentos que intervendrán en esta investigación son: o Guías de información.

o Cuestionarios o Guía de entrevistas o Guía de trabajo.

El aporte teórico se ha basado en la opinión de Diversos autores, como Neuner, Polimeni, Hargadon, Ortega, coinciden en señalar que la Contabilidad de Costos es un fase ampliada de la Contabilidad General que se encarga de registrar, acumular, analizar o interpretar la información relacionada con los costos de producir o vender un determinado artículo o de prestar un servicio con la finalidad de proporcionar información relevante, suficiente y oportuna necesaria para la adopción de decisiones adecuadas por parte de la gerencia.

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Los autores antes mencionados coinciden con el criterio de que el control de costos de alimentos y bebidas es esencialmente una actividad de manufactura donde uno de los principales problemas consiste en la naturaleza de las mercancías que se utilizan para la elaboración y presentación de los productos en las mesas buffet. Esto implica necesariamente que el gestor de alimentos y bebidas, precise adecuadamente los resultados esperados y desarrolle estrategias para alcanzarlos, por ello debe prestar una especial atención a:

 Definir los objetivos económicos de la entidad, precisando los consumos en que se incurre y el margen de utilidad a lograr.

 Establecer los estándares que permitan mantener los costos y gastos en el nivel requerido, sin menoscabar la calidad y la eficiencia.

Como lo sabe explicar ortega en sus teorías este sistema de control de calidad en los costos de alimentos y bebidas implicara un conjunto de normas, métodos, procedimientos y técnicas que permiten registrar sistemáticamente e interpretar todas las transacciones financieras relacionadas con los factores de producción, distribución y administración con el objetivo principal de determinar los costos unitarios de fabricar un producto, distribuir determinado artículo o suministrar un servicio. A su vez este sistema de control de costos en el caso del hotel ayudara a contribuir a la continuidad de las operaciones, coordinando efectivamente los diferentes elementos de costos materiales, mano de obra y carga fabril.

Mientras que la significación práctica se la hace en la aplicación de este sistema de control de costos al hotel Sierra Norte de la ciudad de Ibarra ayudara tanto al Gerente propietario como a los clientes en:

 La correcta aplicación de norma, métodos, procedimientos y técnicas.

 La calidad de su servicio hacia los clientes mejorara.

 Los costos por los servicios que este hotel preste no serán establecidos empíricamente.

 Los recursos serán optimizados en su totalidad.

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8 CAPÍTULO I

MARCO TEÓRICO.

1.1 TEORÍA DE SISTEMAS

Es un esfuerzo de estudio interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes a entidades llamadas sistemas. Éstos se presentan en todos los niveles de la realidad, pero que tradicionalmente son objetivos de disciplinas académicas diferentes.

Dentro de esta teoría podemos encontrar varias alternativas entre ellas están:

1.1.1 Sistema de Producción.- Es aquel sistema que proporciona una estructura que agiliza la descripción, ejecución y el planteamiento de un proceso industrial. Estos sistemas son los responsables de la producción de bienes y servicios en las organizaciones. Los administradores de operaciones toman decisiones que se relacionan con la función de operaciones y los sistemas de transformación que se emplean. De la misma manera los sistemas de producción tienen la capacidad de involucrar las actividades y tareas diarias de adquisición y consumo de recursos. Estos son sistemas que utilizan los gerentes de primera línea dada la relevancia que tienen como factor de decisión empresarial. El análisis de este sistema permite familiarizarse de una forma más eficiente con las condiciones en que se encuentra la empresa en referencia al sistema productivo que se emplea. (HARGADON, 2010, pág. 27)

1.1.2 Sistema de Costos.- Son el conjunto de procedimientos, técnicas, registros e informes estructurados sobre la base de la teoría de la partida doble y otros principios técnicos, que tienen por objeto la determinación de los costos unitarios de producción y el control de las operaciones fabriles. (HARGADON, 2010, pág. 28)

1.1.3 Sistemas de costos

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9 1.1.3.2 Técnicas de valuación

 Históricos  Predeterminados

1.1.3.3 Métodos de costeo

 Para obtener los costos

 Para el control de los materiales

1.1.4 Sistemas de Información.- es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías: (HARGADON, 2010, pág. 41)

1.1.5 Control Interno.- Es un conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la empresa. El sistema de gestión por intermedio de las actividades, afecta a todas las partes de la empresa a través del flujo de efectivo. La efectividad de una empresa se establece en la relación entre la salida de los productos o servicios y la entrada de los recursos necesarios para su producción. Entre las responsabilidades de la gerencia están:

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o Controlar la efectividad de las funciones administrativas.

o Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa.

o Otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento, rentabilidad y liquidez.

1.1.6 Diseño de Sistemas de Información.- Se refiere a la formulación de especificaciones para el nuevo sistema o subsistema propuesto, de manera que satisfaga los requisitos determinados durante la fase de análisis. Finalmente el diseño de sistemas vendrá a ser una presentación detallada del informe de terminación del análisis de sistemas. El diseño de un sistema de información puede descomponerse en especificaciones físicas y lógicas. El diseño lógico representa los componentes del sistema y sus relaciones mutuas, como aparecerían ante los usuarios. Muestra lo que la solución sistemática hará en contraposición con el modo como lo es en la actualidad implantada físicamente. (MERCEDES, 2010, pág. 43)

1.2 CONTABILIDAD DE COSTOS.

Es un sistema de información para predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de producción, distribución, administración y financiamiento. Se relaciona con la acumulación, análisis e interpretación de los costos de adquisición, producción, distribución, administración y financiamiento, para el uso interno de los directivos de la empresa para el desarrollo de las funciones de planeación, control y toma de decisiones. (MERCEDES, 2010, pág. 29)

1.2.1 Clasificación.-

 Los elementos de un producto.

 La relación con la producción.

 La relación con el volumen.

 La capacidad para asociarlos.

 El departamento donde se incurrieron.

 El periodo en que se van a cargar los costos al ingreso.

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1.2.2 Elementos del Costo.- Los elementos de costo de un producto o sus componentes son los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación, estos son los componentes que suministran la información necesaria para la medición del ingreso y la fijación del precio del producto. (HARGADON, 2010, pág. 31)

1.2.2.1 Materiales.- Son los principales recursos que se usan en la producción; estos se transforman en bienes terminados con la ayuda de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación.

 Materiales Directos.- Son todos aquellos que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la elaboración de un producto. (MD) (HARGADON, 2010, pág. 33)

 Materiales Indirectos.- Son los que están involucrados en la elaboración de un producto, pero tienen una relevancia relativa frente a los directos. (MI). (HARGADON, 2010)

1.2.2.2 Mano de obra.-Es el esfuerzo físico o mental empleado para la elaboración de un producto.

 Mano de Obra Directa.- Es aquella directamente involucrada en la fabricación de un producto terminado que puede asociarse con este con facilidad y que tiene gran costo en la elaboración. (MOD) (MERCEDES, 2010)

 Mano de Obra Indirecta.- Es aquella que no tiene un costo significativo en el momento de la producción del producto. (MOI) (MERCEDES, 2010, pág. 39)

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12 1.2.3 Inventarios.

1.2.3.1 Definición.-

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. (GONZÁLES, 2010)

1.3 CONTROL. 1.3.1 Definición

Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación, instrumentación, ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige, y las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos. (GONZÁLES, 2010, pág. 77) 1.3.2 Control de Calidad.

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13 1.3.3 Control Interno.

Es un conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la empresa. El sistema de gestión por intermedio de las actividades, afecta a todas las partes de la empresa a través del flujo de efectivo. La efectividad de una empresa se establece en la relación entre la salida de los productos o servicios y la entrada de los recursos necesarios para su producción. Entre las responsabilidades de la gerencia están:

 Controlar la efectividad de las funciones administrativas.

 Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa.

 Otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento, rentabilidad y liquidez. (ALBERTO, 2009, pág. 86)

1.3.4 Técnicas de Control.- 1.3.4.1 La estadística

Una de las herramientas más útiles y de aplicación más general con que cuentan los administradores de las empresas para prever cifras futuras es la estadística. La estadística permite procesar los datos históricos de cierta parcela de la realidad o de cierta situación y realizar a partir de dicho procesamiento inferencias sobre el comportamiento futuro de esos datos. (ALBERTO, 2009, pág. 56)

1.3.4.2 El análisis del Punto de Equilibrio.

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14 1.3.4.3 Punto de Equilibrio Ingresos-Gastos.

El análisis basado en el punto de equilibrio es de utilidad en el punto de control de los ingresos por ventas y de los gastos de producción y venta del producto, puesto que permite un seguimiento simple del comportamiento real de esas variables y su comparación con las ventas y los gastos previstos. (ALBERTO, 2009, pág. 73)

1.3.4.4 Las auditorías

Otra de las técnicas de control utilizadas en la práctica es la de la auditoría interna, que es un procedimiento que permite la evaluación regular y permanente del sistema de información contable y de las operaciones financieras de la empresa en él registradas.

Los cometidos concretos que normalmente abordan los auditores internos para ejercer el control de los aspectos verificados son:

 Verificar la fiabilidad e integridad de la información financiera, así como de los medios utilizados para identificar, evaluar, clasificar y comunicar dicha información.

 Revisar los sistemas establecidos para asegurar que estén de acuerdo con las políticas, planes, procedimientos, normas y reglamentos que pudieran tener un efecto significativo en las operaciones e informes, determinando si la organización los está aplicando.

 Revisar los medios establecidos de salvaguarda de los activos y verificar su existencia.

 Evaluar la economía y la eficacia con que son utilizados los recursos.

 Analizar las operaciones y los programas para verificar si los resultados están de acuerdo con los objetivos y metas establecidas y si las operaciones y programas se llevan a cabo en la forma prevista. (ALBERTO, 2009, pág. 75)

1.4 CONTROL DE COSTOS. 1.4.1 Definición.-

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15

los campos empresariales, dejando a un lado el paradigma de que la aplicación del control de costos es solamente para empresas industriales.

Los costos se han convertido en la única variable que las empresas pueden controlar, aquí radica la importancia del control de costos que brinda información que permite que las empresas sean eficientes y no sean absorbidas por la competencia. (NEUNER, 2010, pág. 63) 1.4.2 Objetivo.-

 Evaluar el desempeño a la fecha Evaluar futuros resultados Tomar acciones correctivas Adecuada y rápida respuesta.

 Explicar el tratamiento contable de pérdidas normales y anormales.

 Pérdida normal y anormal y las cuentas anormales de ganancia cuando no hay cierre de trabajo en proceso.

 Calcular el valor del trabajo en curso. Completar la producción y la pérdida anormal usando promedio ponderado y PEPS.

 Reconocer que las pérdidas normales deberían cargarse únicamente sobre el monto de unidades que han pasado el punto de inspección.

 Determinar diferencias entre los costos por unidad necesarios para la valorización de existencias, toma de decisiones y el reporte de desempeño para el control de costos. (NEUNER, 2010, pág. 68)

1.4.3 Importancia.-

 En toda empresa es importante y esencial el control de costos ya que:

 Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.

 Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

 Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

(31)

16

 Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

 Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. (NEUNER, 2010, pág. 69)

1.4.4 Características del control de costos.-

1.4.4.1 Delineación de Centros de Responsabilidad.- Un "Centro de Costos" representa una actividad relativamente homogénea para la cual existe una clara definición de autoridad. La duplicación de operaciones y responsabilidades destruye la esencia misma del control del costo.

1.4.4.2 Delegación de Autoridad.- Los esfuerzos para realizar el control del costo pueden fracasar si los individuos que tienen a su cargo la responsabilidad están impedidos para delegar estas responsabilidades.

1.4.4.3 Normas de Costo.- El control del costo supone la existencia de un criterio razonable para medir la actuación. Estas normas de costo deberían poder lograrse bajo las condiciones de operación normal y eficiente. El individuo cuya actuación se está evaluando debe participar en el establecimiento de las normas.

1.4.4.4 Pertinencia de los Costos Controlables.- No todos los costos son controlables, y los distintos costos se controlan en distintos niveles de administración. Sólo aquellos costos que son controlables directamente por un individuo son pertinentes en una evaluación de su actuación.

1.4.4.5 Informes de Costo.- Para que el control de costos sea efectivo se requieren informes de costos significativos y oportunos.

(32)

17 1.4.5 Ventajas del control de costos.-

 Mantener un detalle cronológico, sistemático y costeable de todas las operaciones que afecten actual y aun contingentemente el patrimonio de una empresa.

 Conocer la naturaleza y valores de este y suministrara la administración, por una parte, a los inversionistas, estados instituciones de crédito, acreedores y público en general.

 Cuando una empresa cuya actividad no es muy variada y la contabilidad es muy amplia y evolucionada, los procedimientos, registros, control es en forma relativa se estructura en forma general integrando un conjunto reconocido con la denominación de la contabilidad en general, la rama inicial importantísima de la contabilidad. (NEUNER, 2010, pág. 70)

1.4.6 Estructura Organizacional.-

Organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.

La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible. (PEDRO, 2009, pág. 35) 1.4.7 Clases de Control.-

El margen de discrecionalidad dentro del cual se mueven las acciones de control guarda relación funcional con la ubicación del sujeto de control dentro de la organización y las características de la información a recibir. En función de ello, se pueden distinguir tres tipos de control:

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1.4.7.2 El operativo o por realimentación u homeostático.- Se caracteriza por la existencia de pautas o metas dentro de las cuales el sistema debe funcionar, al apartarse de ellas se determina una acción correctiva para que el proceso vuelva a desarrollarse dentro de los límites de tolerancia fijados. Este tipo es realizado por la gerencia media o las jefaturas departamentales que se ubican a continuación de los niveles superiores de la organización. 1.4.7.3 El Superior o Gerencial.- Cuya característica saliente es que no está sujeto a pautas preestablecidas, sino que como consecuencia de la información recibida se van tomando las decisiones que fijan las políticas o futuros cursos de acción. Sin embargo, puede establecerse un Sistema de Control Superior, previendo un esquema de información dirigida a la Dirección Superior de la organización con el propósito de permitirle evaluar la marcha y el desarrollo de los programas y políticas en vigencia. (PEDRO, 2009, pág. 38)

1.4.8 Métodos de control de costos.- 1.4.8.1 Método de Costos Variables.-

 Sus detractores consideran que tanto los costes indirectos fijos de producción como los variables forman parte del coste de las unidades producidas.

 No es admitido por los principios de contabilidad generalmente aceptados para la valoración de existencias.

 Es más útil para la toma de decisiones, puesto que permite planificar las actividades de la empresa y adoptar políticas de precios más racionales.

 Los márgenes de contribución se reflejan como función de las ventas.

 Como los costes fijos de producción no forman parte del valor de las existencias, es un criterio de valoración más prudente.

 Aplicación en el estudio del umbral de rentabilidad. (HARGADON, 2010, pág. 39) 1.4.8.2 Método de Costo Completo.-

 No se subestima la importancia de los costes fijos.

 Es más defendible, desde el punto de vista teórico, que el método de coste variable.

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19 1.4.8.3 Componentes del Control de Costos.-

 Los costos de los productos de determinan identificando los precios pagados por mano de obra, materiales y costos de fábrica.

 La información sobre el costo del producto ejerce cierta influencia sobre las decisiones de fijación de precios.

 Dicha información suministra una base para la valuación de inventarios que se requiere para la medición del ingreso neto periódico y para la preparación de licitaciones sobre contratos.

 La gerencia dispone de una base para controlar los costos y planear las futuras operaciones, comparando los costos reales con los presupuestos, etc. (NEUNER, 2010, pág. 61)

1.5 MANUALES.-

1.5.1 Definición.- Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución. (ALBERTO, 2009, pág. 98)

1.5.2 Clases.-

1.5.2.1 Organización.- Este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.

1.5.2.2 Departamental.- Dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple 1.5.2.3 Política.- Sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la actuación y dirección de una empresa en particular.

(35)

20

1.5.2.5 Técnicas.- Estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.

1.5.2.6 Bienvenida.- Su función es introducir brevemente la historia de la empresa, desde su origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular de la empresa. Es costumbre adjuntar en estos manuales un duplicado del reglamento interno para poder acceder a los derechos y obligaciones en el ámbito laboral.

1.5.2.7 Puesto.- Determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso.

1.5.2.8 Múltiple.- Estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por ejemplo normas de la empresa, más bien generales o explicar la organización de la empresa, siempre expresándose en forma clara.

1.5.2.9 Finanzas.- Tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y el controlador.

1.5.2.10 Sistema.- Debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema. Está conformado por otro grupo de manuales.

1.5.2.11 Calidad.- Es entendido como una clase de manual que presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar ligado a las actividades en forma sectorial o total de la organización. (ALBERTO, 2009, pág. 98)

1.5.3 Definición de sistema.-

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.

(36)

21 1.5.4 Enfoque de sistema.-

El enfoque de sistemas revolucionó los enfoques administrativos existentes. Concibe a las empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan y afectan mutuamente.

Los orígenes de este enfoque se remonta a las concepciones aristotélicas de "causa y efecto", y que todo entero forma parte de otro mayor. La teoría moderna de sistemas se desarrolló por los aportes de Ludwing Von Bertalanffy, quién indicó que no existe elemento físico o químico independiente; todos los elementos están integrados en unidades relativamente interdependientes. (ALBERTO, 2009, pág. 98)

1.5.5 Elementos básicos de un sistema.-

Los cuatro componentes básicos de los sistemas de control son los sensores, los transmisores, los controladores y los elementos finales de control; también se vio que tales componentes desempeñan las tres operaciones básicas de todo sistema de control:

 medición (M),

 decisión (D) y

 acción (A).

Los cuales se definen a continuación:

 Sensor, que también se conoce como elemento primario.

 Transmisor, el cual se conoce como elemento secundario.

 Controlador, que es el “cerebro” del sistema de control.

 Elemento final de control, frecuentemente se trata de una válvula de control aunque no siempre. Otros elementos finales de control comúnmente utilizados son las bombas de velocidad variable, los transportadores y los motores eléctricos.

(37)

22

 Medición (M): la medición de la variable que se controla se hace generalmente mediante la combinación de sensor y transmisor.

 Decisión (D): con base en la medición, el controlador decide que hacer para mantener la variable en el valor que se desea.

 Acción (A): como resultado de la decisión del controlador se debe efectuar una acción en el sistema, generalmente ésta es realizada por el elemento final de control. (ALBERTO, 2009)

1.5.6 Definición de procesos.-

Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado. Se estudia la forma en que el Servicio diseña, gestiona y mejora sus procesos para apoyar su política y estrategia y para satisfacer plenamente a sus clientes y otros grupos de interés.

1.5.7 Definición de regulación.-

Es la acción y efecto de regular (ajustar o poner en orden algo, reglar el funcionamiento de un sistema, determinar normas). El término suele utilizarse como sinónimo de normativa.

La regulación, por lo tanto, consiste en el establecimiento de normas, reglas o leyes dentro de un determinado ámbito. El objetivo de la regulación es mantener un orden, llevar un control y garantizar los derechos de todos los integrantes de una comunidad.

Distintas organizaciones e instituciones son sometidas a la regulación por parte del Estado. Quienes son regulados deben acatar una serie de reglas ya establecidas para evitar cometer una falta o un delito. Por eso es importante que las autoridades lleven a cabo un adecuado control para asegurarse que las regulaciones vigentes son cumplidas.

(38)

23

solo en defensa de sus intereses y priven a los pasajeros de sus derechos, quedando indocumentado. (MERCEDES, 2010, pág. 44)

1.5.8 Definición de recursos.-

Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y técnicos con que cuenta y utiliza una dependencia, entidad, u organización para alcanzar sus objetivos y producir los bienes o servicios que son de su competencia.

Estos recursos, por lo tanto, son necesarios para el desarrollo de las operaciones económicas, comerciales o industriales. Acceder a un recurso económico implica una inversión de dinero: lo importante para que la empresa sea rentable es que dicha inversión pueda ser recuperada con la utilización o la explotación del recurso. (PEDRO, 2009, pág. 86)

1.6 SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS. 1.6.1 Etapas del sistema de control de costos.-

1.6.1.1 Planificación.- Es la primera función de la administración, y consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir. La planificación incluye seleccionar misiones y objetivos como las acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre diversos cursos de acción futuros. Así la planificación provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados.

1.6.1.2 Implementación.- Una implementación o implantación es la realización de una aplicación, instalación o la ejecución de un plan, idea, modelo científico, diseño, especificación, estándar, algoritmo o política.

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24

 Mejora.- es un concepto del siglo XX que pretende mejorar los productos, servicios y procesos.

Postula que es una actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o comunidad, es necesaria la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de cada paso llevado a cabo. Algunas de las herramientas utilizadas incluyen las acciones correctivas, preventivas y el análisis de la satisfacción en los miembros o clientes. Se trata de la forma más efectiva de mejora de la calidad y la eficiencia en las organizaciones. En el caso de empresas, los sistemas de gestión de calidad, normas ISO y sistemas de evaluación ambiental, se utilizan para conseguir calidad total. (HARGADON, 2010, pág. 55)

1.6.2 Descripción de procesos.-

De algún modo, debemos hacer una pregunta fundamental: ¿cuál es la manifestación física de un proceso? Como mínimo debe incluir un programa o conjunto de programas que sean ejecutados. Asociados a estos programas hay un conjunto de ubicaciones de datos para las variables locales y globales, y las constantes definidas. Así pues, un proceso constará, al menos, de la memoria suficiente para albergar los programas y los datos del proceso. Además, en la ejecución de un programa entra en juego normalmente una pila, que se utiliza para llevar la cuenta de las llamadas a procedimientos y de los parámetros que se pasan entre los procedimientos. Por último, asociado a cada proceso hay una serie de atributos que utiliza el sistema operativo para el control del proceso. Estos atributos se recogen en una estructura de datos que se conoce como bloque de control de proceso o descriptor de proceso. A esta colección de programa, datos, pila y atributos se le llama imagen o entorno del proceso.

(40)

25

1.6.2.2 Gestión contable.- Es la aplicación de las técnicas y conceptos contables para procesar los datos económicos, históricos y estimados de una entidad, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales, y para elevar el nivel de eficiencia y eficacia administrativa, mediante el establecimiento de planes con base en objetivos económicos racionales. El contenido de la contabilidad de gestión se determina por las exigencias informativas que demanda el control directivo. Suele ser analítica, por centros de producción, líneas de negocio, líneas de producto, etc. (PEDRO, 2009, pág. 59)

1.6.2.3 Gestión de Recursos Humanos.- Es la capacidad de mantener a la organización productiva, eficiente y eficaz, a partir del uso adecuado de su recurso humano. El objetivo de la gestión de recursos humanos son las personas y sus relaciones en la organización, así como crear y mantener un clima favorable de trabajo, desarrollar las habilidades y capacidad de los trabajadores, que permitan el desarrollo individual y organizacional sostenido.

1.6.2.4 Gestión Comercial.- Es la acción y la deducción de administrar algo. Concepto Entonces, gestionar es hacer posible la realización de una operación comercial; mientras que Administrar, abarca las ideas de conducir, disponer, dirigir u organizar una situación. (ALBERTO, 2009, pág. 114)

1.6.3 Procedimiento que desarrolla el responsable de la gerencia.-

 Dirigir, coordinar, supervisar y dictar normas para el eficiente desarrollo de las actividades de la Entidad en cumplimiento de las políticas adoptadas por la Junta Directiva.

 Presentar a la Junta Directiva los planes que se requieran para desarrollar los programas de la Entidad en cumplimiento de las políticas adoptadas.

 Someter a la aprobación de la Junta Directiva, el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos de cada vigencia fiscal, así como los estados financieros periódicos de la Entidad, en las fechas señaladas en los reglamentos.

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 Someter a la aprobación de la Junta Directiva los proyectos del presupuesto de inversión y las operaciones comprendidas dentro de su objeto social, que así lo requieran.

 Preparar y presentar para aprobación de la Junta Directiva, El Estatuto Interno de la Entidad y sus modificaciones.

 Celebrar todas las operaciones comprendidas en el objeto de la Entidad.

 Constituir mandatos para representar a la Entidad en negocios judiciales y extrajudiciales y ejercer las acciones a que haya lugar, en defensa de los intereses institucionales.

 Nombrar, dar posesión y remover a los empleados públicos, de la Empresa. Celebrar los contratos con los trabajadores oficiales.

 Cumplir todas aquellas funciones que se relacionen con la organización y funcionamiento que no se hallen expresamente atribuidas a otra autoridad.

 Ejercer las demás funciones que le señale o delegue la Junta Directiva, las normas legales y aquellas que por su naturaleza le correspondan como Funcionario Directivo. (ALBERTO, 2009, pág. 119)

1.6.4 Procedimiento que desarrolla el responsable de la recepción.-

La Recepción propiamente dicha, realiza sus funciones desde antes que el cliente llegue al hotel, durante su estadía, y hasta que éste se retira del hotel:

 Hacer el pre registro de pasajeros y grupos.

 Asignar habitaciones reservadas.

 Elaborar listas de grupo y distribuirlas.

 Registrar huéspedes y grupos.

 Asignar habitaciones a los clientes.

 Recibir y entregar mensajes para pasajeros y para el hotel.

 Autorizar cambios de habitaciones.

 Llenar requisiciones para Almacén.

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 Archivar la papelería que ya ha sido utilizada.

1.6.5 Procedimiento que desarrolla el responsable de la bodega.-

 Velar porque las deficiencias (empaques dañados, faltantes, sobrantes, problemas de infestación, humedad) detectadas en la descarga de producto sean reportadas al Departamento de Logística.

 Revisar el adecuado almacenaje del producto en bodega interna y foránea.

 Verificar que los documentos de despacho, ordenes de embarque y consolidados, facturas de auto consumo y cualquier otro documento sea debidamente autorizado. (ALBERTO, 2009, pág. 119)

1.6.6 Procedimiento que desarrolla el responsable del área contable.-

 Las aperturas de los libros de contabilidad.

 Establecimiento de sistema de contabilidad.

 Estudios de estados financieros y sus análisis.

 Certificación de planillas para pago de impuestos.

 Aplicación de beneficios y reportes de dividendos.

 La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones.

1.6.7 Procedimiento que desarrolla el responsable del área de recursos humanos.-

 Proponer las políticas generales de administración de los recursos humanos y los principios de administración de personal.

 Mantener actualizados la documentación y los registros con todos los antecedentes y la información referida al personal.

 Asesorar oportunamente al personal sobre todas las materias del derecho laboral manteniendo un archivo actualizado de estas disposiciones legales.

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28

 Asegurar la operatividad de los trámites administrativos relacionados con licencias médicas, accidentes del trabajo, cargas familiares, asistencia, permisos y vacaciones y otros trámites y/o certificaciones que requiera el personal.

 Controlar la asistencia y los horarios de trabajo, sin perjuicio del control obligatorio que debe realizar cada Dirección.

 Calcular, registrar y pagar las remuneraciones del personal. 1.6.7 Procedimiento de la documentación.-

1.6.7.1 Función contable.- proporciona a la Teneduría de Libros los datos necesarios para efectuar las registraciones contables.

1.6.7.2 Función de control.- permite individualizar a las personas que intervienen en las negociaciones, estableciendo sus responsabilidades.

1.6.7.3 Función jurídica.- es un medio de prueba escrita de las transacciones efectuadas y de sus correspondientes registraciones en los libros de Contabilidad.

1.6.7.4 Función impositiva.- los comprobantes contables cumplen la función no solo de demostrar lo que expresan los libros, sino también la de justificar lo manifestado en las declaraciones juradas, y al mismo tiempo para facilitar la fiscalización que se realiza mediante las inspecciones. (ALBERTO, 2009, pág. 122)

1.7 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO.

(44)

29 CAPÍTULO II

MARCO METODOLÓGICO.-

2.1 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR

2.1.1 RAMA Hotelera

2.1.2 Empresa Hotel Sierra Norte de la ciudad de Ibarra

2.1.3 Contexto Institucional Inexistencia de un sistema de control de costos de alimentos y bebidas

2.2 Descripción Metodológico.- 2.2.1 Metodología.-

2.2.1.1 Cualitativa – Cuantitativa.

En este trabajo se puede considerar como cualitativa porque se constatara la falta de un Sistema de Control de Costos de alimentos y bebidas en cuanto al desempeño laboral de las personas que integran el Hotel Sierra Norte y cuantitativa ya que se realizara a través de fórmulas matemáticas y estadísticas y así se obtendrá datos reales, específicos y confiables. 2.3 PROPUESTA DEL INVESTIGADOR

2.3.1 Métodos, Técnicas e Instrumentos.-

MÉTODOS TÉCNICAS INSTRUMENTOS

Método Empírico.-Este método permitirá dar una cronología, mirar la investigación y así emitir un criterio propio.

Observación.- Permitirá palpar y conocer el lugar.

Recolección de Información.- Porque permitirá recopilar información necesaria y luego resumir lo esencial.

Guías de Observación.- Registro de Observaciones

Cámara Digital Método Inductivo.-Este

método permitirá el análisis, la deducción, la información particular para obtener las características.

Encuesta.- Permitirá buscar información primaria para la estructuración del proyecto. Entrevista.- Permitirá obtener información directa con las personas involucradas.

Cuestionario.- Realización de un cuestionario en donde se pueda recopilar información primaria. Guía de Entrevista.-

 Grabadora

(45)

30 Método Deductivo.-Ayudará

a observar el estado actual del hotel para el análisis e interpretación del objeto.

Revisión de la Información.- Porque permitirá revisar la información recopilada durante el desarrollo del proyecto.

Guía del Trabajo.-

 Cámara Fotográfica

 Grabadora Método Analítico -

Sintético.- Este método permitirá entrelazar los hechos y se unificara los diversos elementos, donde se revisara ordenadamente de cada uno de ellos por separado.

Sintetizar la Información.- Porque permitirá establecer una explicación tentativa y someterla a prueba.

Guía del Trabajo.-

 Libros

 Internet

 Enciclopedias

Tabla 1 Métodos de Investigación

2.3.2 Procedimientos.-

En este caso el proceso que se ha diseñado para poder tener un buen control de los costos de alimentos y bebidas dentro del hotel empieza con el requerimiento que esta área tiene, luego que se ha pasado el informe de lo que hace falta se precede hacer las compras respectivas a los distintos distribuidores, ya que los productos estén en las instalaciones del hotel se procede a recibir la mercadería este, está a cargo del jefe del almacén, el jefe de almacén es el encargado de despachar la mercadería a la cocina para su respectiva elaboración ya elaborados los postres, platos, y bebidas requeridas el jefe de cocina deberá realizar el reporte de los costos para así asegurarse que la venta se la está haciendo de acuerdo a lo invertido tanto en Mano de Obra como también en la Materia Prima y los CIF.

2.3.3 Población y Muestra

Con el propósito de comprobar la aplicación de las concepciones en el proceso de investigación, se hizo necesario medir el impacto de la teoría en la realidad, esto con el objetivo de verificar su factibilidad o de rechazar la propuesta dada.

(46)

31

pertinente el uso de la técnica del censo fundamentado en el estudio del total de la población puesto que no representó un numero demasiado grande para la realización de la investigación, al tiempo que dio mayor validez a la misma.

La utilización de esta técnica se consideró útil para el alcance de los objetivos del investigador, en el sentido de proveerle de mayor eficacia a la información obtenida de la realidad.

(47)

32 CAPÍTULO III

DESARROLLO DE LA PROPUESTA.

3.1 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS FINALES DE LA INVESTIGACIÓN. MISIÓN

Ofrecer servicios de excelencia, creando clientes leales y satisfechos que regresen al hotel por su calidad, en un sitio de esparcimiento y entretenimiento sano que fomente la unión familiar, los lazos de amistad y la utilización correcta del tiempo libre para nuestros huéspedes ya que estos constituyen la clave del éxito.

VISIÓN

Alcanzar un nivel de satisfacción absoluta en nuestros huéspedes proporcionándoles comodidad confort y seguridad, creando un ambiente que lo haga sentir como en casa.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

CICLO DE CONTROL DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

GERENTE

DEP. ADMINISTRATIVO

OFICINISTA

RECEPCIONISTA

DEP. CONTABLE COCINA

AYUDANTE DE COCINA

MANTENIMIENTO

MANT. INMUEBLE CAMAREROS

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33

FUNCIONES GENERALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

REQUISICIONES DE ALMACÉN

 Necesidades de almacén

 Verificar formatos de requisición COMPRAS.

 Cumplimiento de políticas de compra

 Realización de estándares

 Revisar requisitos órdenes de compra y autorización para entrega a proveedores. COMPRAS

RECIBO DE MERCANCIAS DESPACHO DE

MERCANCIAS

ELABORACION

REPORTE DE COSTOS REQUERIMIENTOS

DE MERCANCIAS ALMACEN BEBIDAS

ALMACEN ALIMENTOS

ALMACEN BEBIDAS

VENTAS BEBIDAS ALMACEN

ALIMENTOS

VENTAS BEBIDAS

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34 RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

 Funcionamiento de basculas

 Mercancías pesadas, contadas y revisadas adecuadas.

 Lo recibido coincida con lo ordenado en cantidad calidad y precio.

 Facturas firmadas y selladas y que contengan precios unitarios y su totalidad

ALMACENAMIENTO DE MERCANCÍAS.

 Adecuada distribución de alimentos y bebidas en sus lugares de almacenamiento

 Temperaturas adecuadas y técnicas para conservación y manejo de mercancía.

 Técnicas de congelamiento y control de carnes.

 Inventarios para las bebidas.

DESPACHO DE MERCANCÍAS.

 Los productos podrán salir únicamente por medio de documentos autorizados.

 Dentro de los horarios prefijados

 Revisiones para que la rotación de mercancías sea adecuada y se evite perdidas.

PRODUCCIÓN Y ELABORACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS.

 Supervisión de porciones, guarniciones y presentación con base a recetas estándar.

 Revisar cámaras de conservación.

 Revisar elaboración de platillos.

 Pruebas de calidad en botellas de alto costo.

VENTA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS.

 Salida de alimentos amparada por comandos debidamente registrados.

 Rotación de platillos a la carta

(50)

35

RESTAURANTE

 MATERIALES

En la sección de restaurante hemos tomado cinco postres y cinco platos fuertes en el caso del hotel los platos más vendidos y acogidos por los clientes, para cada uno de estos detallamos sus ingredientes y las cantidades que se utilizan para su elaboración.

POSTRE N°1

DELICIA DE MARACUYÁ

MATERIA PRIMA

MATERIALES UN. DE MEDIDA

CANTIDAD P.UNITARIO P.TOTAL

MARACUYÁ UNIDAD 1 0,2 0,2

LECHE CONDENSADA LITROS 0,34 3,5 1,19

CREMA DE LECHE LITROS 0,35 2,5 0,875

GELATINA DE PIÑA KILOS 0,05 3 0,15

TOTAL 2,415

Tabla 2 Materia prima Delicia de Maracuyá

(51)

36 POSTRE N° 2

BROWNIE

MATERIA PRIMA

MATERIALES UN. DE MEDIDA CANTIDAD P.UNITARIO P.TOTAL

CHOCOLATE KILOS 0,12 0,71 0,0852

MATEQUILLA KILOS 0,32 1,94 0,6208

AZÚCAR KILOS 0,48 0,93 0,4464

HUEVOS UNIDADES 2 0,12 0,24

HARINA KILOS 0,14 0,85 0,119

SAL KILOS 0,02 0,66 0,0132

LEVADURA KILOS 0,004 1,65 0,0066

TOTAL 1,5312

Tabla 3 Materia prima Brownie

(52)

37 POSTRE N° 3

MOUSSE DE CHOCOLATE

MATERIA PRIMA

LECHE LITROS 0,33 0,75 0,2475

AZÚCAR KILOS 0,5 0,93 0,465

MANTEQUILLA KILOS 0,075 1,94 0,1455

SAL KILOS 0,02 0,66 0,0132

FRUTILLAS KILOS 0,0156 0,3 0,00468

TOTAL 1,44463

Tabla 4 Materia prima Mousse de Chocolate

(53)

38 POSTRE N°4

CREPES DE FRUTAS

MATERIA PRIMA

HARINA KILOS 0,125 0,85 0,10625

LECHE LITROS 0,23 0,75 0,1725

AZÚCAR KILOS 0,005 0,93 0,00465

SAL KILOS 0,0156 0,66 0,010296

FRESAS KILOS 0,1248 0,3 0,03744

CREMA DE LECHE KILOS 0,23 2,5 0,575

TOTAL 1,430636

(54)

39 POSTREN°5

TORTA DE NARANJA

MATERIA PRIMA

HARINA KILOS 0,3 1,2 0,36

POLVO DE HORNEAR

KILOS 0,005 0,5 0,0025

NARANJA UNIDADES 4 0,1 0,4

AZÚCAR KILOS 0,3 0,93 0,279

SAL KILOS 0,0156 0,66 0,010296

LECHE LITROS 0,1 0,75 0,075

VAINILLA LITROS 0,05 1,5 0,075

TOTAL 1,972796

(55)

40 PLATO FUERTE N°1

FILET MIGNON CON TOCINO

MATERIA PRIMA

LOMO FINO KILOS 0,2 3 0,6

MANTEQUILLA KILOS 0,2 2 0,4

CREMA DE LECHE LITROS 0,10351 2,5 0,258775

CHAMPIGNONES KILOS 0,25 2,3 0,575

CEBOLLA PERLA UNIDADES 1 0,15 0,15

VINO TINTO LITROS 0,29574 2,5 0,73935

HARINA KILOS 0,007 1,2 0,0084

SAL KILOS 0,014 0,66 0,00924

TOCINO KILOS 0,25 2,22 0,555

TOTAL 3,295765