Para comprender más claramente el funcionamiento de los procesos de control interno de un departamento de tesorería de una empresa de Courier, debemos entender teóricamente los siguientes conceptos:
Administración
La administración es cuando los individuos se desempeñan como administradores, deben ejercer las funciones administrativas de plantación, organización, integración de personal, dirección y control. La
administración persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.
Análisis interno administrativo
El análisis interno administrativo es un esquema de trabajo en el cual se evalúan los siguientes factores:
• Tiempo de ejecución de las políticas de la organización
• Dinámica de eficiencia de las operaciones internas
• Trabajo en conjunto de las áreas administrativas de la organización
• Cooperación entre el área administrativa y las otras áreas de la organización.
El análisis minucioso de estos factores permite determinar en forma general el funcionamiento del área administrativa y su nivel de participación en el desempeño organizacional de la empresa.
Gestión de Control.
Un gestor, deberá asegurarse que el rendimiento de la organización se ajuste a lo planificado, es por eso que la función de controlar la gestión requiere de tres elementos los cuales son:
- Normas definidas de rendimiento.
- Información que señale las desviaciones entre el rendimiento real y las normas definidas.
- Acción de corrección del rendimiento que no se ajuste a las normas.
Es decir, que la finalidad del control de la gestión es asegurar que la organización permanezca en la senda de los objetivos que planeo seguir.
El éxito que se logre en una organización dependerá de las cuatro funciones de gestión, ya que una organización siempre demanda de gestión de planificar, gestión de organización, gestión de dirección y gestión de control.
En el caso de que no se incorporen estas consideraciones el fracaso en la organización será una realidad.
Arqueo de Caja chica.- Es un examen especial que se hace en cualquier momento, precisamente para verificar la forma en que se está manejando ese fondo.
Bancos.- Registra el dinero que dispone la empresa en cuentas corrientes y de ahorros en las diferentes instituciones financieras.
Caja Chica.- Registra el monto de dinero destinado para pagos urgentes y por montos pequeños.
Caja.- La cuenta caja pertenece al activo corriente y es el dinero representado por las monedas, los billetes y los cheques a la vista, que posee la empresa en un momento determinado y que es de disponibilidad inmediata.
Control Interno.- Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se aplican en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la racionabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración”.15 El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización.
15 Mantilla, S. (2008, p. 11)
Control.- Proceso de observación y medición, consistente en la comparación regular de las magnitudes previstas con los resultados, lo que permite disponer de las diferencias; ayuda a tomar decisiones para alcanzar los objetivos planificados; además, implica la capacidad para mantener estable un sistema o proceso.
Manual de procedimientos, un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ó más de ellas.
Estudio de flujo de efectivo
El estudio del flujo de efectivo real permite visualizar la realidad financiera desde el punto de vista de los activos corrientes de la organización. Adicionalmente con la información de varios periodos se puede proyectar flujos futuros y estimar liquidez o iliquidez producto de operaciones internas o externas de la organización.
El flujo de efectivo es un indicador importante de la liquidez de una empresa y por ende en el análisis de los procedimientos de control interno en el departamento de tesorería. Para poder comprender de mejor forma el estudio de los flujos de caja dentro de una organización y la complejidad que deriva de su estudio se puede nombrar diferentes factores determinantes:
• El ser rentable no significa necesariamente poseer liquidez. Una compañía puede tener problemas de efectivo, aun siendo rentable. Por lo tanto, permite anticipar los saldos en dinero.
• Para analizar la viabilidad de proyectos de inversión, los flujos de fondos son la base de cálculo del Valor actual neto y de la Tasa interna de retorno.
• Para medir la rentabilidad o crecimiento de un negocio cuando se entienda que las normas contables no representan adecuadamente la realidad económica.
Adicionalmente para reforzar el análisis o estudio de los flujos de caja se pueden clasificar en:
• Flujos de caja operacionales: efectivo recibido o expendido como resultado de las actividades económicas de base de la compañía.
• Flujos de caja de inversión: efectivo recibido o expendido considerando los gastos en inversión de capital que beneficiarán el negocio a futuro. (Ejemplo: la compra de maquinaria nueva, inversiones o adquisiciones.)
• Flujos de caja de financiamiento: efectivo recibido o expendido como resultado de actividades financieras, tales como recepción o pago de préstamos, emisiones o recompra de acciones y/o pago de dividendos.
En la mayoría de las organizaciones, los flujos de efectivos y su análisis, permiten proyectar, cuantificar y asentar los requerimientos futuros y así prepararse para poder traer la liquidez faltante proyectada.
Ejemplo:
MIAMI CARGO S.A.
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO (Método directo)
Por el ejercicio anual finalizado el .../.../... comparativo con el ejercicio anterior
Variaciones del efectivo Efectivo al inicio del ejercicio
Modificación de ejercicios anteriores Efectivo modificado al inicio del ejercicio Efectivo al cierre del ejercicio
Aumento (Disminución) neta del efectivo Causas de las variaciones del efectivo Actividades operativas
Cobros por ventas de servicios
Pagos a proveedores de bienes y servicios Pagos al personal y cargas sociales Pagos de otros impuestos
Pagos de intereses (1)
Pagos del impuesto a las ganancias (2) Cobros de dividendos (3)
Pagos de dividendos (1) Cobros de intereses (3) ……….
Flujo neto de efectivo generado (utilizado) antes de las operaciones extraordinarias
Cobros de indemnizaciones por siniestros
Flujo neto de efectivo generado (utilizado) por las actividades extraordinarias
Flujo neto de efectivo generado por (utilizado en) las actividades operativas
Actividades de inversión (4) Cobros por ventas de servicio Pagos por compras de bienes
Pagos por compra de la Compañía XX ...
Flujo neto de efectivo generado por (utilizado en) las actividades
de inversión
Actividades de financiación (4)
Cobros por la emisión de obligaciones negociables Aportes en efectivo de los propietarios
Pagos de préstamos ...
Flujo neto de efectivo generado por (utilizado en ) las actividades
de financiación
Aumento (Disminución) neta del efectivo
Actual XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX Anterior XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXXX
(1) Podrían haber sido clasificados en actividades de financiación.
(2) Cuando el impuesto a las ganancias o parte de él pueda identificarse con flujos de efectivo asociados a actividades de inversión o financiación deberá clasificarse dentro de estas actividades.
(3) Podrían haber sido clasificados en actividades de inversión. (4) Deben separarse las partidas ordinarias de las extraordinarias.
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Balance general
El estado de situación financiera se estructura a través de tres conceptos, el activo, el pasivo y el patrimonio neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos patrimoniales.
Hablar del estado financiero16 de una empresa en un momento determinado, es hablar del Balance General. Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos (lo que organización posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto). El balance general, por lo tanto, es una especie de fotografía que retrata la situación contable de la empresa en una cierta fecha.
La información presentada en el balance general, le permite a la organización, la gerencia y ejecutivos acceder a información vital sobre la organización, como la disponibilidad de dinero y el estado de sus deudas. Dentro del balance general se presenta todas las cuentas de la organización dividido de la siguiente forma:
• El activo de la empresa está formado por el dinero que tiene en caja y en los bancos, las cuentas por cobrar, las materias primas, las máquinas, los vehículos, los edificios y los terrenos.
• El pasivo, en cambio, se compone por las deudas, las obligaciones bancarias y los impuestos por pagar, entre otras cuestiones.17.
16
Los estados financieros, también denominados estados contables, informes
financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o período determinado.
17
Son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas.
MIAMI CARGO & SERVICE Balance General xx-xxx-xxx Detalle de Cuentas ACTIVO 1 A C T I V O S 101 ACTIVOS CORRIENTES 101011 CAJA 10101101 Caja General 101012 BANCOS 10101201 Banco Bolivariano 10101202 Banco Pichincha 10102 ACTIVOS FINANCIEROS
101020501 Cuentas x Cob. Clientes
1010207202 Cuenta x Cobrar Empleados
1010207203 Préstamos a Empleados
1010209 (-) PROVISION CUENTAS INCOBRABLES
101020901 Provisión Cuentas Incobrables
10105 ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES
1010501 CREDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA EMPRESA (IVA)
1010503 ANTICIPO DE IMPUESTO A LA RENTA
101050301 Anticipo Impuesto a la Renta
102 ACTIVO NO CORRIENTE
10201 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
1020105 MUEBLES Y ENSERES
102010501 Costo de Adquisición Muebles y enseres
1020108 EQUIPO DE COMPUTACION
102010801 Costo de Adquisición Equipo de Computación
1501010001 Gastos de Reembolso
Total Activo
PASIVO
2 PASIVO
201 PASIVO CORRIENTE
20103 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
2010301 LOCALES
201030101 Proveedores Locales
2010704 POR BENEFICIOS DE LEY A EMPLEADOS
201070401 Nomina por Pagar
201070402 Decimo Tercer Sueldo
201070403 Decimo Cuarto Sueldo
201070404 Vacaciones 20110 ANTICIPOS DE CLIENTES 2011001 Anticipos de Clientes Total Pasivo CAPITAL 3 PATRIMONIO NETO 301 CAPITAL
30101 Capital Suscrito o Asignado
304 RESERVAS
30401 Reserva Legal
30404 Otras Reserva
306 RESULTADOS ACUMULADOS
30601 Ganancias Acumuladas
Resultado del Ejercicio Actual
Total Capital
Documentos y cuentas por cobrar
Son los créditos a favor de la empresa, documentados o en cuenta corriente, provenientes de ventas de servicios (clientes), de préstamos a pagos por cuentas de terceros (deudores diversos).
Las cuentas y documentos por cobrar, se explican, como derechos exigibles que tiene una empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión de préstamos. Para comprender mejor las cuentas por cobrar se subdividen en otras categorías:
• Cuentas por cobrar al cliente.- Está compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta y se encuentra respaldado en las facturas entregadas y firmadas a los clientes.
• Cuentas por cobrar funcionarios y colaboradores.- Son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su salario, que al igual que las ventas a otros clientes se encuentra respaldado en facturas, roles de pago o pagares firmados por los colaboradores de la organización.
• Otras cuentas por cobrar.- Estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o perdidas entre otros, factores eventuales y naturales relacionados o no con el giro del negocio.
Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, ciclo relacionado con el giro del negocio el cual, en la mayoría de los
casos, es de doce meses estas deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes, es decir en el de otros activos.