UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE EDUCACION A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Previa a la obtención del título profesional de:
Licenciado en Contabilidad y Auditoría – Contador Público
TEMA:
“MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE
TESORERÍA DE LA EMPRESA DE COURIER MIAMI
CARGO S.A. EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL”
Autora:
Mariuxi Saltos Jiménez
Director de Tesis:
Msc. Mario Ganchala
Quito-Ecuador
2013
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, MARTHA MARIUXI SALTOS JIMENEZ, declaro bajo juramento que el trabajo aquí descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional; que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento y que no he plagiado dicha información.
Martha Mariuxi Saltos Jiménez C.C.# 0918972415
DEDICATORIA
Con mucho cariño a mis amados padres, por haber compartido su tiempo, sus experiencias, sus sueños y de esta manera haber contribuido a crecer como ser humano.
A mi amada hija Dennise Bayas Saltos, que es mi compañía y apoyo incondicional mi mejor compañera y amiga, quien ocupa un lugar especial en mi corazón.
A mis queridos maestros, quienes han aportado sus conocimientos oportunos para una formación profesional.
AGRADECIMIENTO
Gracias a Dios, por la vida, fuerza y la inteligencia para mi formación profesional.
A mis queridos padres, porque siempre ha inculcado, valores de constancia y perseverancia y por su apoyo incondicional.
Al tutor de Tesis, Msc. Mario Ganchala, quien ha sabido dirigir oportunamente en el desarrollo de los contenidos de la misma.
A todos aquellas personas que de una u otra manera han colaborado en la realización de tan anhelado proyecto.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Portada……….. i
Declaración de autoría……….. ii
Dedicatoria……… iii
Agradecimiento……… iv
Índice de Contenidos……….. v
Introducción……… 1 CAPÍTULO I
El problema………
1.1. Planteamiento del problema………
1.2. Contextualización………
1.3. Análisis crítico……….
1.4. Prognosis………
1.5. Formulación del problema……….
1.6. Interrogantes de la investigación……….... 1.7. Delimitación de la investigación……….. 1.8. Justificación……… 1.9. Objetivos……… 1.9.1. Objetivo general……… 1.9.2. Objetivos específicos……… 1.10. Limitaciones……… 1.11. Preguntas.- subpreguntas………
3 3 5 5 6 6 7 7 8 9 9 9 9 10 CAPÍTULO II
2. Marco teórico y conceptual……… 2.1 Antecedentes……….. 2.2. Marco Referencial……… 2.3. Marco Teórico……… 2.3.1. Definición de manuales……… 2.3.1.1. Objetivos de los manuales ………... 2.3.2. Control ……….
2.3.2.1. Componentes de la estructura del control interno……… 2.3.2.2. Beneficios del control ……….. 2.3.3. Tipos de control………. 2.3.3.1. Principios generales del control interno……… 2.3.4. Control Interno ………. 2.3.4.1. Métodos para evaluar el control interno……… 2.3.4.2. Informe final de procedimientos de control interno……… 2.3.5. Contabilidad y tesorería……… 2.3.5.1. Tesorería……….. 2.3.5.2. Funciones de un departamento de contabilidad y tesorería…… 2.3.6. Normas de control interno para tesorería……….. 2.3.6.1. Caja General, Caja Chica y Bancos……….. 2.3.6.2. Constancia documental de la recaudación……….. 2.3.6.3. Verificación de los ingresos………. 2.3.6.4. Medidas de protección de la recaudaciones……… 2.3.6.5. Caja Chica, creación, reposición de fondos y liquidación………. 2.3.6.6. Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo……… 2.3.6.7. Bancos……….. 2.3.6.8. Control previo al pago……… 2.3.6.9. Cumplimiento de obligaciones……….. 2.3.6.10. Control y custodia de garantías y finanzas……….. 2.4. Marco conceptual………. 2.5 Variables de la investigación……….. 2.5.1 Variable independiente……….. 2.5.2 Variable dependiente………. 2.6 Matriz de operacionalización de variables………
23 24 25 27 27 31 34 35 35 36 39 39 39 39 40 40 41 41 41 42 42 42 51 51 51 52 CAPÍTULO III Metodología……….. 3.1. Tipos de investigación………. 3.1.1. Investigación Analítico-sintético………. 3.1.2. Investigación Bibliográfica………
3.1.3. Investigación Descriptiva……….. 3.1.4. Investigación Correlacional……….. 3.1.5. Investigación Explicativa………. 3.1.6. Investigación de Campo……… 3.2. Métodos de investigación……… 3.2.1. Método teórico……….. 3.2.2. Método empírico……… 3.3. Población y muestra……… 3.3.1. Población……… 3.3.2. Muestra……… 3.4. Técnicas e instrumentos………. 3.6. Validez y confiabilidad………. 3.7. Plan de procesamiento de la información……… 3.8. Planteamiento de las hipótesis……….. 3.9. Comprobación de las hipótesis………...
55 56 56 57 58 58 58 59 59 60 62 63 64 65 65 CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
4.1. Análisis de los Resultados……….. 4.2. Verificación de Hipótesis……….
CAPÍTULO V LA PROPUESTA
5.1. Tema……… 5.2. Datos Informativos……… 5.3. Antecedentes………... 5.4. Misión de Tesorería..……… 5.5. Visión de Tesorería……….. 5.6. Justificación……… 5.7. Objetivos de la Propuesta……… 5.7.1. Objetivo General……… 5.7.2. Objetivos Específicos………..
5.8. Administración……… 5.9. Organigrama Actual………. 5.10. Organigrama Propuesto………. 5.11. LA PROPUESTA……… 5.11.1. Manual de Control Interno para el área de Tesorería de la Empresa de Courier Miami Cargo S.A……….. 5.11.1.1. Funciones de Tesorería estipulados para la empresa Miami Cargo S.A……….. 5.11.1.2. Funciones del Tesorero en la empresa Miami Cargo S.A………. 5.11.1.3. La Gestión de Tesorería de Miami Cargo S.A………. 5.11.1.4. Recaudación de Valores………. 5.11.1.5. Gestión de Ingreso de Recursos Económicos………. 5.11.1.6. Gestión de salida de Recursos Económicos……… 5.11.1.7. Flujograma de procesos de tesorería...……… 5.11.1.8. Flujograma de Administración de Fondos de Caja Chica………. 5.11.1.9. Modelo de reporte de Reposición de Caja Chica……… 5.11.1.10. Flujogramas de procesos……….. 5.11.1.11. Formato de Comprobante de Egreso (Salida de Dinero)……… 5.11.1.12. Conciliaciones Bancarias………. 5.11.1.13. El Control de Tesorería……….
CAPÍTULO VI
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Población……….. Cuadro 2. Reportes de Auditoría………... Cuadro 3. Confiabilidad de la información administrativa y financiera……… Cuadro 4. Métodos de trabajo en Contabilidad y Auditoría………. Cuadro 5 Evaluación del control contable……… Cuadro 6. Gestiones para mejorar el control financiero………. Cuadro 7. Manual de Control Interno de Tesorería………. Cuadro 8. Aplicación de Manual de Control Interno………..
60 67 68 69 70 71 72 73
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Reportes de Auditoría………... Gráfico 2. Confiabilidad de la información administrativa y financiera……… Gráfico 3. Métodos de trabajo en Contabilidad y Auditoría………. Gráfico 4. Evaluación del control contable……… Gráfico 5. Gestiones para mejorar el control financiero………. Gráfico 6. Manual de Control Interno de Tesorería………. Gráfico 7. Aplicación de Manual de Control Interno………..
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL CARATULA
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
“MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE TESORERÍA DE
LA EMPRESA DE COURIER MIAMI CARGO S.A. EN LA CIUDAD DE
GUAYAQUIL”
Autora: Martha Mariuxi Saltos Jiménez Tutora: Msc. Mario Ganchala Guayaquil, enero del 2013 RESUMEN
Las entidades sean públicas o privadas, grandes, medianas o pequeñas tienen la necesidad de examinar su situación, mediante un adecuado manejo del control a través de la planificación y ejecución de la auditoría interna y todo profesional del área contable debe saber planificar y ejecutar auditoría interna en los dos tipos de entidades consecuentemente. En el capítulo I de este plan de investigación se verificará los aspectos relacionados con el diseño conceptual de la Investigación enfocando determinar el problema y su definición, objetivos de la investigación tanto generales como específicos, el porqué y la justificación de haber planteado el plan de investigación encaminado a determinar un Manual de Control interno de auditoría en el área de Tesorería de una empresa de Courier como es Miami Cargo S.A., de la ciudad de Guayaquil, señalando la metodología a aplicarse y marco de referencia. En el Capítulo II se desarrolla el marco teórico sobre el manejo de auditoría interna. La auditoría interna ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia y optimizar la calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el área de Tesorería. Así como también datos de control interno, tipos, componentes, propósito e importancia, normas de auditoría interna, tipos de informes, contenidos de los informes, como llevar un control adecuado a través de indicadores de gestión, características de la auditoria privada en Tesorería. Señalando que Auditoría Interna es una actividad independiente, objetiva, imparcial y transparente, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Diseñado con un tipo de investigación descriptiva y de campo, aplicados los instrumentos de recolección de datos a través de la aplicación de encuestas, con el fin de ayudar una empresa de Courier, a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección en el Área de Contabilidad y Tesorería.
INTRODUCCIÓN
La Importancia de tener un buen sistema de control interno en las entidades o empresas privadas, se ha venido desarrollado en los últimos años, esto se debe a que es una práctica necesaria la de comprobar la eficiencia y la productividad de la empresa. Es realmente de beneficio que las empresas privadas en proceso de crecimiento y expansión apliquen controles internos en sus operaciones, lo cual, les conducirá a tener un sistema más ágil, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión empresarial.
La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos, por lo menos en el área de Tesorería que es aquel departamento en donde se desembolsan y autorizan el movimiento de las cuentas Caja- Bancos, afianza las fortalezas de las empresas en sus procesos de control, por esta razón la importancia que adquiere los procedimientos de control interno para la Empresa privada como lo es Miami Cargo S.A, se considera necesario el diagnóstico de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos que se llevan a cabo en esta empresa de Courier, para beneficio de sus accionistas.
Los procedimientos de control interno, relacionados con las auditorias, son en general un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones que tiene como objeto averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los estados financieros, expedientes y demás documentos presentados, así como sugerir las mejoras administrativo-contables que procedan.
Por lo tanto, el presente estudio conlleva a determinar la importancia de la implementación de un Manual de Control interno de Tesorería, en la Empresa Miami Cargo S.A, de la ciudad de Guayaquil, para promover mejoras de su sistema financiero Contable, que afecta directamente a sus procesos administrativos, se encuentra organizado de la siguiente manera:
Capítulo I, El Problema, es en donde se plantea el problema que origina el tema de investigación dentro de una contextualización clara y precisa, análisis crítico de la problemática y su prognosis, formulación del problema, interrogantes de la investigación, se delimita el ámbito de estudio, justificación y los objetivos a alcanzar dentro de este proceso.
El capítulo II, Marco Teórico y Conceptual, se presenta el estudio de tipo bibliográfico con enfoque analítico en relación con el tema del proyecto, desde una perspectiva de enfoque teórico y legal, se presentan las variables de la investigación y operacionalización de las variables.
Capítulo III, Metodología, en donde se exponen los métodos y tipos de investigación utilizados, presentan a la población y muestra objeto de estudio mediante la utilización de las técnicas e instrumentos de investigación como son la observación directa, entrevistas y encuestas, aquellos que serán diseñados bajo parámetros de validez y confiabilidad, se presenta el plan de procesamiento de la información y planteamiento comprobado de las hipótesis.
Capítulo IV, Análisis e interpretación de los resultados, que es la presentación estadística a través de cuadros y gráficos de fácil entendimiento para la comparación que permite realizar los respectivos análisis sobre el tema consultado a la población seleccionada de forma representativa a través de la muestra encuestada.
Capítulo V, La Propuesta, en donde se presenta como alternativa de solución al tema en estudio a través de un Manual de Control Interno en el área de Tesorería para la empresa Miami Cargo S.A., de la ciudad de Guayaquil, con la finalidad de propiciar la mejora en el sistema Contable y procesos administrativos que conllevan a un mejor desempeño, calidad, eficiencia, rendimiento y beneficios a nivel empresarial.
Se presenta el Capítulo VI; con las conclusiones y recomendaciones adecuadas para que se lleve este proceso y se implemente la propuesta con efectividad. Se incluye un apartado de Bibliografía y Anexos.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Empresa Miami Cargo S.A. brinda servicios de Courier desde el año 2006, a lo largo de sus más de 5 años de funcionamiento ha dedicado sus esfuerzos en brindar un servicio de calidad y una atención personalizada a sus clientes, cumpliendo con todas las normas técnica y legales en cada importación realizada desde Miami a Ecuador. Es por esto que se ha consolidado como una empresa de prestigio en su segmento y ha alcanzado liderar en su categoría de importación.
Pero todos los méritos alcanzados se ven opacados, producto de las falencias existentes en el departamento de tesorería, esto sin duda alguna disminuye la capacidad de reacción de cualquier organización y perjudica claramente a su imagen organizacional.
De la experiencia que día a día se va acumulando resulta sorprendente las graves falencias que en materia de procedimientos y control interno adolecen las empresas, incluyéndose entre ellas no sólo a pequeñas y medianas, sino también a grandes empresas.
Los altos gerentes o administradores, los directivos o ejecutivos, son los responsables de establecer una conciencia colectiva y favorable frente a los procedimientos de control interno de la organización. Es necesario que el departamento administrativo de la empresa no rompa esta cadena de conciencia colectiva frente a los controles establecidos porque producto de esto se provocara que el sistema sea costoso, innecesario, inaplicable e ineficiente.
Existen distintos factores que de una u otra forma podría generar que el departamento administrativo, los ejecutivos de la organización o la gerencia general rompan la cadena de conciencia colectiva de los procedimientos de control interno, entre estos se puede mencionar los siguientes:
• Numerosos fracasos organizacionales
• Falta capacidad de capital de trabajo
• Remuneración de los administradores vinculado a resultados
• Beneficios vinculados a resultados más bajos (en raros escenarios)
• Departamento administrativo, bajo presión por cumplir metas fijadas.
Producto de los escenarios actuales, la especulación, el manejo doloso e inapropiado de los bienes y activos de las organizaciones, entre otros muchos factores causa numerosos problemas que se vuelven en muchos casos insostenibles para las empresas.
Debido a todos los factores mencionados ha resurgido un creciente interés por el control interno y se ha reconocido que constituye un elemento fundamental e indispensable dentro del manejo de las organizaciones que desean avanzar, crecer y prosperar cumpliendo de sus deberes y obligaciones tanto con el estado como con sus clientes y trabajadores.
Ante la cantidad de operaciones tanto contables como financieras y administrativas que realizan las dependencias, entidades y en función de la complejidad de éstas, se vuelve vital e indispensable contar con un eficiente sistema de control interno de los procesos vinculados a las operaciones diarias de las organizaciones, que no sólo permita el efectivo cumplimiento de metas y objetivos, sino que además, disminuya la probabilidad de fraudes, evasiones o manejo inadecuado de los bienes y activos de la organización.
El tema específico que abarca este trabajo es diseño de los procedimientos de control interno en el departamento de tesorería de una organización, estos procedimientos son importantes dentro del área contable con el fin de conocer si
funcionan como se había previsto, al tiempo de ofrecer a la gerencia posibles cambios o mejoras en los mismos.
1.2. Contextualización
La Empresa de Courier Miami Cargo S.A., en todo el proceso de diseñar e implementar el Manual de control interno en el área de Tesorería, tiene que preparar los procedimientos integrales, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función de la empresa.
En la perspectiva que aquí se adopta, se puede afirmar que si el departamento Contable en el área de Tesorería que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones de efectivo en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.
Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la institución.
1.3. Análisis Crítico
En el Compañía Miami Cargo no existe un Sistema Contable completo para registros de las transacciones en los diferentes módulos, producto de esto se generaron los siguientes inconvenientes:
• Cambio de personal muy seguido, • La contabilidad atrasada,
• Faltante de comprobantes de ingresos y gastos, • El mal manejo de las Cuentas por Cobrar.
• Inexistencia de Control en el flujo de Caja.
Se plantea un reglamento en el área de tesorería y cuentas por cobrar, donde se va a establecer un control más específico en cada área para poder vigilar los movimientos actuales y riesgos de las actividades diarias en el proceso establecido.
Otro problema encontrado es un ambiente de trabajo inapropiado, lo que ha causado una inconformidad entre los colaboradores de la organización, por ello se plantea la importancia de que el personal tenga un buen ambiente laboral para que pueda desempeñar bien sus funciones en cada área que lo haga eficiente y productivo para poder dar buenos resultados a la organización.
1.4. Prognosis
El diseño de procedimientos de control interno en el Courier debe estar dirigido directamente al área de Tesorería, Financiera y el resultado de sus operaciones basadas en exámenes críticos y sistemáticos de sus estados contables y de sus registros. Esto permitirá un mejoramiento sustentable y progresivo de las operaciones internas de la organización y se verá reflejado en su desarrollo y crecimiento como empresa.
El proceso de control constante permitirá establecer los procedimientos de control interno necesarios para regularizar en primer lugar las operaciones internas del Departamento de Tesorería y posteriormente sostener el nuevo sistema de control establecido en virtud de evitar problemas o inconvenientes futuros.
1.5. Formulación del Problema
¿Cuál es el impacto de la creación de un Manual de control de procedimientos internos en el departamento de Tesorería en los procesos contables administrativos
y financieros de la Empresa de Courier Miami Cargo S.A, de la ciudad de Guayaquil, Provincia del Guayas, año 2012?
1.6. Interrogantes de la Investigación
• ¿En qué consiste el control interno de procedimientos Contables?
• ¿Cuáles son las tareas específicas del área de Tesorería, sus procesos y funciones dentro de la empresa?
• ¿De qué forma se pueden controlar los movimientos monetarios que realiza el departamento de Tesorería?
• ¿Cuáles son las cuentas de control y ajustes que deben contabilizarse en Tesorería?
• ¿Cuál es el impacto del control interno en el sistema contable de la empresa?
• ¿Cuáles son los factores de riesgos en el área de Tesorería?
• ¿Qué beneficios brinda el control interno en el área de Contabilidad?
1.7. Delimitación de la Investigación
Campo: Empresarial Área: Tesorería
Aspectos: Control Interno
Tema: Manual de Control interno para el área de Tesorería de la Empresa de Courier Miami Cargo S.A., en la ciudad de Guayaquil.
1.8. Justificación
Actualmente el gobierno ecuatoriano ha realizado muchos cambios en las partidas arancelarias que han afectado el mercado de Courier debido a la variación de costos para importar compras solicitadas por el cliente. .
Estos nos obligan a crear nuevas estrategias de ventas, para ser más competitivo en el medio. Cuya propuesta debe orientarse en mejorar los controles de un buen servicio, es que hablar de controles no solo de trata de verificar que las operaciones de carga, manejo y envió de mercaderías desde Miami a Ecuador, se den con normalidad sino que adicionalmente requiere de un sinnúmero de operaciones internas en la organización, para reducir costos, no permitir la duplicidad de procesos, controlar el orden de los despachos, el manejo de los gastos y el control de los pagos y cobros programados.
Es interesante recordar que las operaciones vinculadas con el sistema aduanero, conlleva una cantidad de procesos internos vinculado entre otras cosas a aranceles, permisos aduaneros, despachadores, embarcadores y demás integrantes de la cadena de negocio, hasta terminar en la entrega al destinario de la encomienda.
El negocio de los courier en el Ecuador, es un negocio creciente y requiere de un control contable y financiero delicado en virtud de la necesidad de liquidez para su correcto funcionamiento, de esto nace la necesidad de establecer los procesos de control interno en el departamento de tesorería y así determinar cuales son los puntos débiles en el manejo contable de la organización y encontrar los mecanismos para fortalecerlos, dando lugar a mejores y más productivos resultados internos y externos de la organización.
Canalizar temporalmente los excesos de efectivo que la empresa no puede utilizar en sus propios fines y que de otro modo permanecerían ociosos, o que de cualquier manera conviene invertir.
1.9. OBJETIVOS
1.9.1. Objetivo General
Diseñar un manual de control interno para el área de Tesorería, como recurso eficiente y herramienta necesaria que permita beneficiar los procesos contables con resultados productivos en el manejo del efectivo de las empresas de Courier.
1.9.2. Objetivos Específicos
• Analizar las causas de las deficiencias que se presentan en el departamento de Tesorería.
• Definir las formas o medios de comprobación de resultados favorables en los procesos contables del área de Tesorería.
• Destacar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la empresa la aplicación de las medidas que sean necesarias de manera oportuna.
• Comenzar con el mejoramiento de la formulación de sus cálculos, con miras a lograr una mayor economía, eficiencia y eficacia en su ejecución.
• Diseñar e implementar un Manual de control Interno en el área de Tesorería en la empresa de Courier.
1.10. Limitaciones
Las limitaciones, dentro de la cual se desarrollara la investigación son:
TIEMPO
Hasta
noviembre
2012
RECURSOS
Propios
y
aportes
de
Miami
Cargo
ESPACIO
Departamentos
de
Contable
y
Financiero
de
la
compañía
Miami
Cargo
S.A.
en
la
Ciudad
de
Guayaquil
–
Provincia
del
Guayas
Fuente: Mariuxi SaltosElaborado por: Mariuxi Saltos
Entre las limitaciones generales se encuentran que los procesos deberán ser observados en un tiempo limitado dentro del cual se deberán descubrir las deficiencias en el departamento de Contabilidad en el área de Tesorería.
La restricción de los empleados en brindar información acerca de los procedimientos contables que se llevan a cabo dentro de la empresa.
1.11. Preguntas.- Subpreguntas
• ¿Los socios de la empresa cuando no obtienen reportes mensuales de la compañía, realizan gestiones del mejoramiento del proceso de controi interno financiero?
• ¿De qué manera se puede llevar un mejor procedimiento de todos los inconvenientes de Miami Cargo S.A.?
• ¿Se encuentran delimitadas las funciones y actividades que desarrollan los funcionarios y empleados de la compañía?
• ¿Cuáles son los puntos débiles en los procedimientos Contables?.
• ¿Cuáles son las repercusiones por no llevar un buen manejo en el área contable, en especial el de tesorería ?
11
• ¿Existe conocimiento específico y responsabilidad de cada cargo asignado en el Departamento de Contabilidad?
• ¿Existe un control interno en el área Contable?
• ¿Qué nivel de riesgo existe para cada empleado en caso de falencias administrativas y en los procesos financieros?
• ¿Existen funciones delimitadas para cada empleado en el área administrativa que integra la empresa Miami Cargo S.A.?
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1 Antecedentes
Las compañías couriers han generado gran interés en el mercado ecuatoriano, debido a las diversas actividades que realizan, tales como la exportación, importación y desaduanización de las mercaderías, embalaje de productos, seguro del envío y asistentes informáticos que le permiten al cliente el seguimiento y control del transporte de la mercadería, giros, envío y recepción electrónica, correo nacional u otras.
La complejidad de las actividades que desarrollan dichas compañías ha encaminado a que exista un auge con respecto a la incursión de empresas multinacionales nuevas que se dedican primordialmente al manejo de mercancías y documentación a nivel nacional, determinando así el mercado meta internacional con empresas multinacionales1.
Hasta hace tres años atrás, el sector de empresas couriers creció en forma estable, en la misma proporción del crecimiento migratorio. Muchas empresas confiaron en ese crecimiento, pero la crisis mundial, la crisis europea, la crisis en Estados Unidos y el cambio arancelario en el Ecuador, empezó a decaer el mercado que habían formado los couriers en el Ecuador.
1
Miami Cargo S.A., fue constituida en el año 2006 con varios socios dedicados a brindar servicios a los clientes con sus importaciones y exportaciones, en sus pocos años de constitución ha logrado rendimientos favorables y a su vez muchos riesgos de quiebra en estos últimos meses.
Es que para comprender el funcionamiento complejo de una empresa de Courier, debemos recordar que se necesita de un complejo software para compras por internet que debe estar vinculado con un receptor, para el caso de Miami Cargo en la ciudad de Miami Estados Unidos, este a su requiere de un complejo sistema contable que lleve el control de compras y de pagos en línea, adicionalmente una vez llegada la mercadería al Ecuador y proceder con el control, pago y posterior desaduanización, se debe direccionar las compras bien sea llevándolas a domicilio al comprador o notificando su llegada, para que así a Miami Cargo posterior a la facturación se le cancele por todo el procedimiento realizado.
Todos estos procesos organizacionales y modernizadores se han visto acompañados de una política de cooperación y alianzas entre los operadores públicos y privados. Dos han sido las estrategias utilizadas:
• La adquisición de pequeñas empresas privadas.
• La fusión con empresas públicas.
Esta realidad sumada a otros factores permite visualizar que es importante mejorar procesos, reducir costos y mejorar tiempos de reacción para mantenerse en el mercado actual.
2.2. Marco Referencial
En este apartado se hace referencia a aquella metodología que debe aplicar el auditor interno en la ejecución de las Auditorías, el que se sustenta en un conjunto de herramientas y técnicas que integran parte de los procedimientos generales de su trabajo para la obtención de información y los métodos analíticos que empleará para alcanzar los objetivos previstos; la importancia de ambos elementos, los requisitos de los mismos, sus propósitos y elementos más importantes a tener en cuenta en su confección para que demuestren las afirmaciones del auditor.
Se considera relevante este planteamiento porque el control interno es la tarea del auditor y se necesita referenciar su conceptualización desde el contexto que se entiende la teoría y práctica de las Ciencias Administrativas.
Conociendo que la auditoria es una de las aplicaciones de los principios científicos de la Contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo, puesto que su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.
El termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta técnica, apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorías, destacándose entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia), 1.581.
auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas (donde la naturaleza es el servicio es prácticamente obligatorio).
Se preanuncio en 1.845 o sea, poco después de penetrar la contabilidad de los dominios científicos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligada la verificación anual de los balances que debían hacer los auditores.
También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida las normas de auditoría, la cual publicó diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943.
El futuro de nuestro país se prevé para la profesión contable en el sector auditoria es realmente muy grande, razón por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseñanza cátedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares a los que en otros países se realizan.
2.3. MARCO TEÓRICO
2.3.1. DEFINICIÓN DE MANUALES
Un diccionario define a la palabra “Manual” como un libro que contiene lo más sustancial de un tema, y en ese sentido, los manuales son vitales para incrementar y aprovechar el cúmulo de conocimientos y experiencias de personas y organizaciones.
Los manuales son una de las mejores herramientas administrativas porque le permiten a cualquier organización normalizar su operación. 2
La normalización es la plataforma sobre la que se sustenta el crecimiento y desarrollo de una organización dándole estabilidad y solidez.
Los manuales son para la organización, lo que los cimientos son a un edificio. El tenerlos facilita y soporta el crecimiento, no tenerlos limitaría las cargas y el número de pisos que el edificio podría soportar.
2.3.1.1. Objetivos de los manuales
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales permiten cumplir con los siguientes objetivos:
• Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar de responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar uniformidad en el trabajo.
• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, y facilitar su incorporación a las distintas funciones operacionales.
2
• Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.
2.3.1.2. Posibilidades y limitaciones de los manuales
La importancia de los manuales radica en, la serie de posibilidades que ofrecen, sin embargo tienen ciertas limitaciones, las cuales de ninguna manera le restan importancia.
A continuación mencionados las posibilidades y limitaciones de los manuales:
Posibilidades y limitaciones de los manuales
POSIBILIDADES LIMITACIONES Fuente permanente de información
sobre el trabajo a ejecutar.
Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. Ayuda a institucionalizar y
establecer los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, normas, etc.
El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones
Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad. Aseguran la continuidad y
coherencia de los procedimientos y normas a través del tiempo.
Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los informales que también son muy importantes.
Incrementan coordinación en la realización del trabajo.
Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad, pero si abundan en detalles pueden volverse complicados.
2.3.2. CONTROL
Control, según una de sus aceptaciones gramaticales, quiere decir comprobación, intervención o inspección. El propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados.
El control interno incluye controles que pueden considerarse como contables o administrativos. Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registro financieros.
Cepeda, Gustavo; (2008), indica que:
“Los controles administrativos se relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y a la adhesión a las políticas prescritas por la administración”. (P. 3) 3
El informe SAC (Sistema de Auditoría y Control) define a un sistema de control interno como: un conjunto de procesos, funciones, actividades, subsistemas, y gente que son agrupados o conscientemente segregados para asegurar el logro efectivo de los objetivos y metas.
El control es diseñado e implementado por la administración para tratar los riesgos de negocio y de fraude identificados que amenazan el logro de los objetivos establecidos, tales como la confiabilidad de la información financiera y el buen manejo de los presupuestos.
Es notorio manifestar, que el control tiene como misión ayudar en la consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará
3
CEPEDA, Gustavo; (2008). AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Editorial
la conducción de la organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa. 4
El control es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que conducen en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos.
CATÁCORA, F. (2007), considera que:
“Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Estas acciones se hallan incorporadas a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad”. (P. 52) 5
La afirmación de Catácora, hace referencia que el control el cual es el normal proceso de la auditoría y gestión financiera, abarca el plan de organización y los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficiencia operacional, la debida gestión presupuestaria y fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección.
El control es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos presupuestarios y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.
4
CATÁCORA, F. (2007). Sistemas y Procedimientos Contables, Primera Edición,
Editorial Mc Graw/Hill – Venezuela. p. 238
5 CATÁCORA, F. (2007). Sistemas y Procedimientos Contables, Primera Edición,
Una segunda definición definiría al control como “el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la organización.
También se conoce al control dentro del área administrativa es un conjunto de áreas funcionales de una organización y está vinculado de acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la organización. El sistema de control interno por intermedio de las actividades, afecta a todas las partes de la organización a través del flujo de efectivo. La efectividad de una organización se establece en la relación entre la salida de los productos o servicios y la entrada de los recursos necesarios para su producción y para permitir el funcionamiento de las operaciones vinculadas a la producción.
Según Henry Fayol: establece: "El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente”.
Según Robert B. Buchele: manifiesta que el “control es el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias”.
Según Robbins (2007): “El control puede ser definido como el proceso de verificar las actividades para asegurarse de que están llevando a cabo como se planearon y así corregir cualquier desviación importante”. 6
Buró K. Scanlan: establece que “el control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos”.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique; puede ser entendida:
• Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación, organización y dirección.
• Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, a determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones.
• Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío.
También hay otras connotaciones para la palabra control tales como: Comprobar o verificar, Regular, Comparar con un patrón, Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar) y Frenar o impedir. Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas del control, quizás definidas en un modo subjetivo y de aplicación; en definitiva, debe entenderse el control como: Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad,
6
elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan. 7
Entre las responsabilidades de quienes realicen el control están: Controlar la efectividad de las funciones administrativas.
Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa.
Otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento, rentabilidad y liquidez.
Entre los objetivos del control interno se tienen:
• Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.
• Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.
• Promover la eficiencia de la explotación.
• Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
• Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
• Asegurar la asignación y manejo presupuestario para los fines propuestos.
Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:
• Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad.
7
GARCÍA DEL JUNCO, Julio (2010). Administración y Dirección. España. Ed. McGraw -
• Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.
• Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.
• Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades.
No se trata simplemente de un análisis de variables contables, sino mas bien es un análisis de la información en libros con los datos reales verificables y cuantificables, es decir, se trata de un trabajo profundo donde se mezcla los conocimientos contables, el análisis administrativo, la coordinación matemática de variables y los ratios que permitan distinguir, verificar, cuantificar y analizar la realidad contable y financiera de la organización.
2.3.2.1. Componentes de la Estructura del Control Interno
Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la estructura de control interno se requiere de los siguientes componentes:
• Ambiente de Control Interno • Evaluación del Riesgo
• Actividades de Control Gerencial
• Ambiente de Control Interno
El Ambiente de Control Interno marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura.
Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión.
La manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo de administración.
El Ambiente de Control Interno propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparación del hombre que hará que se cumplan.
Los elementos son los siguientes:
• Integridad y valores éticos:
• Autoridad y responsabilidad;
• Estructura organizacional; y
• Políticas de personal;
2.3.2.2. Beneficios del Control
Es necesario que exista una cultura de control interno en toda la organización, que permita el cumplimiento de los objetivos generales de control.
• Ayudar a los directivos al logro razonable de las metas y objetivos institucionales.
• Integrar e involucrar al personal con los objetivos de control.
• Ayudar al personal a medir su desempeño y por ende, a mejorarlo
• Contribuir a evitar el fraude.
• Facilitar a los directivos la información de cómo se han aplicado los recursos, presupuestos y cómo se han alcanzado los objetivos.
Ejemplos de beneficios:
• Ayuda a evitar desperdicios
• Reduce costos.
• Propicia orden y disciplina.
• Simplifica trámites.
• Puede generar ahorros.
• Contribuye a evitar fraudes.
• Genera buena imagen.
Los directivos son responsables de diseñar, instalar e implementar los controles, así como de mantenerlos y modificarlos, cuando sea necesario.8
Los controles además:
• Facilitan la rendición de cuentas mediante la evidencia, en forma de reportes.
• Su aplicación asegura una comparación entre lo planeado y lo realizado.
2.3.3. TIPOS DE CONTROL
Se podría hacer una clasificación del control desde tres puntos de vista:
8
• Control Administrativo.
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros financieros.
Incluyen más que todo, controles tales como análisis estadísticos, análisis presupuestarios, estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.
En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia.
Mantilla, (2009), considera que: “El control administrativo como proceso de autoría: “Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización”. (p. 36) 9
Haciendo referencia a la cita expuesta, este proceso abarca que se lleven a cabo para tomar las medidas necesarias para que se lleven los procesos administrativos de una empresa de manera eficiente, apegadas a las políticas delineadas para alcanzar los objetivos institucionales en todas sus áreas.
• Control Contable.
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes
9
contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.
Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar también los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, órdenes de compra y demás documentos estén prenumerados.
2.3.3.1. Principios Generales del Control interno
El control interno es un medio no un fin en sí mismo, es un proceso desarrollado por el personal de la organización y no puede ser considerado infalible, ofreciendo solamente una seguridad razonable. Por lo tanto, no es posible establecer una receta universal de control interno que sea aplicable a todas las organizaciones existentes. Sin embargo, es posible establecer algunos principios de control interno generales así:
• Deben fijarse claramente las responsabilidades. Si no existe delimitación el control será ineficiente.
• La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se puede ocupar un punto control de contabilidad y un punto control de operaciones.
• Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud, tener la seguridad de que las operaciones se llevan correctamente.
2.3.4. CONTROL INTERNO
organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registro financieros. Los controles administrativos se relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y a la adhesión a las políticas prescritas por la administración. 10
El informe SAC (Sistema de Auditoría y Control) define a un sistema de control interno como: un conjunto de procesos, funciones, actividades, subsistemas, y gente que son agrupados o conscientemente segregados para asegurar el logro efectivo de los objetivos y metas.
El control interno es diseñado e implementado por la administración para tratar los riesgos de negocio y de fraude identificados que amenazan el logro de los objetivos establecidos, tales como la confiabilidad de la información financiera.
Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos.
Es notorio manifestar, que el control interno tiene como misión ayudar en la consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa. 11
El control interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que conducen en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y
10
Cepeda, Gustavo; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Editorial McGRAW-HILL
INTERAMERICANA S.A.; 2008; Bogotá- Colombia; p. 3.
11
CATÁCORA, F. (2007). Sistemas y Procedimientos Contables, Primera Edición,
procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos.
Control interno como proceso:
“Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Estas acciones se hallan incorporadas a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad”. (CATÁCORA, F. (2007) 12
La afirmación de Catácora, hace referencia que el control interno el cual es el normal proceso de la auditoría, abarca el plan de organización y los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección.
El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.
Una segunda definición definiría al control interno como “el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la organización.
Se entiende entonces que el Control interno de Auditoria, comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para salvaguardar sus activos, verificar la corrección y confiabilidad de la información contable, promover eficiencia
12 CATÁCORA, F. (2007). Sistemas y Procedimientos Contables, Primera Edición,
operacional y fomentar la adhesión a las políticas administrativas prescritas.
También se conoce al control interno es un conjunto de áreas funcionales de una organización y está vinculado de acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la organización. El sistema de control interno por intermedio de las actividades, afecta a todas las partes de la organización a través del flujo de efectivo. La efectividad de una organización se establece en la relación entre la salida de los productos o servicios y la entrada de los recursos necesarios para su producción y para permitir el funcionamiento de las operaciones vinculadas a la producción.
Entre las responsabilidades de quienes realicen el control interno están:
• Controlar la efectividad de las funciones administrativas.
• Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa.
• Otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento, rentabilidad y liquidez.
Entre los objetivos del control interno se tienen:
• Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.
• Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.
• Promover la eficiencia de la explotación.
• Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
• Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
• Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad.
• Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.
• Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.
• Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades.
La Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno.
No se trata simplemente de un análisis de variables contables, sino mas bien es un análisis de la información en libros con los datos reales verificables y cuantificables, es decir, se trata de un trabajo profundo donde se mezcla los conocimientos contables, el análisis administrativo, la coordinación matemática de variables y los ratios que permitan distinguir, verificar, cuantificar y analizar la realidad contable y financiera de la organización.
2.3.4.1. Métodos para evaluar el Control Interno
La consideración de los auditores sobre el control interno incluye la obtención y documentación de un entendimiento de la misma, establecido para asegurar el cumplimiento con las leyes y regulaciones, aplicables a la entidad auditada.
La evaluación que el control interno, así como el relevamiento de la información para la planificación de la auditoría, se podrá hacer a través de Diagramas de Flujo, Descripciones Narrativas y Cuestionarios Especiales, según las circunstancias, o se aplicara una combinación de los mismos, como una forma de documentar y evidenciar la evaluación.
• Método de Diagrama de Flujo.
Los diagramas de flujo son la representación gráfica de la secuencia de las operaciones de un determinado sistema. Esa secuencia se gráfica en el orden cronológico que se produce en cada operación.
En la elaboración de Diagramas de Flujo, es importante establecer los códigos de las distintas figuras que formaran parte de la narración gráfica de las operaciones. Existe abundante literatura sobre cómo prepararlos y que simbología utilizar.
Esto equivale a decir que, antes que la lectura de cualquier diagrama de flujo es imprescindible contar con una hoja guía de simbología.
• Método de Descripciones Narrativas.
Es importante el lenguaje a emplear y la forma de trasladar el conocimiento adquirido del sistema a los papeles de trabajo, de manera que no resulte engorroso el entendimiento de la descripción vertida.
Las preguntas se forman en los siguientes términos:
• ¿Qué informes se producen?
• ¿Quién los prepara?
• ¿A base de qué registros se preparan los informes?
• ¿Con qué frecuencia se preparan estos informes?
• ¿Qué utilidad se da a los informes preparados?
• ¿Qué tipo de controles se han implantado?
• ¿Quién realiza funciones de control?
• ¿Con qué frecuencia se llevan a cabo los controles?
El cuestionario descriptivo permite realizar preguntas abiertas, a fin de producir una respuesta amplia de los procedimientos existentes más que respuestas afirmativas o negativas, que no necesariamente describen procedimientos.
• Método de Cuestionarios Especiales.
Los Cuestionarios Especiales, también llamados "Cuestionarios de Control Interno", son otra técnica para la documentación, contabilidad y control, siempre y cuando exista el documento de análisis correspondiente, en el cual se defina la confianza de los sistemas examinados.
Estos cuestionarios consisten en la preparación de determinadas preguntas estándar para cada uno de los distintos componentes que forman parte de los estados financieros.
Con sus repuestas, obtenidas a través de indagación con el personal del Ente o con la documentación de sistemas que se facilite, se analiza si esos sistemas resultan adecuados o no, en pos de la realización de las tareas de auditoría.
2.3.4.2. Informe final de procedimientos de control interno
Este Informe constituye la etapa final del proceso de Auditoria, en el mismo se recogen todos los hallazgos detectados y el soporte documental para sustentar el dictamen emitido en la empresa, con la colaboración de los socios se tendrá acceso a todo balance, estados de resultados ,revisión de caja y todo lo que sea necesario.
Originariamente, la auditoría se limitó a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos.
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros.
Con el tiempo, la auditoría ha continuado creciendo; no obstante son muchos los que todavía la califican que solo observa la veracidad y exactitud de los registros.
2.3.5. CONTABILIDAD Y TESORERÍA
2.3.5.1. Tesorería
“La tesorería es el área de una empresa en la que se gestionan las acciones relacionadas con las operaciones de flujos monetarios”. (Velázquez (2010)13
Según el autor, la Tesorería es un área dentro de una empresa en donde se manejan los movimientos del dinero sean estos los flujos de efectivos, pagos, compras, ingresos y egresos.
Así como lo afirma el siguiente texto en cuanto al manejo de los flujos de efectivo.
Estado de Flujos de efectivo:
“El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Un Estado de Flujos de Efectivo es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un período contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final”. (Gitman, Lawrence J. (2009)14
Es decir, que a partir de esta conceptualización expuesta, se considera que la tarea en el área de Contabilidad y Tesorería, es el control y manejo de los Flujos de efectivo correspondientes a las entradas y salidas de efectivo equivalentes al dinero. El efectivo comprende tanto la caja como los depósitos bancarios a la vista. Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles
13
Velázquez (2010), Auditoria en Tesorería. México. Ed. Grijalba
14 Gitman, Lawrence J. (2009), Principios de Administración Financiera. México. Ed.
en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor.
Este proceso de control incluye, básicamente, la ejecución de pagos y cobros, la gestión de la caja y las diversas gestiones bancarias. La contabilidad registra dicha ejecución.
Por ejemplo, Recursos Humanos realiza el cálculo de los sueldos a pagar; Tesorería se encarga de asegurar que haya suficiente dinero disponible para pagar los sueldos en la fecha prevista, y de dar las órdenes de pago; Contabilidad entonces registra los movimientos realizados por Tesorería.
El objetivo de la Tesorería en las grandes compañías es "aglutinar" el dinero de sus diferentes filiales con objeto de poder realizar mayores inversiones tanto financieras como de mercado.
2.3.5.2. Funciones de un departamento de Tesorería
• Presupuesto
Manejo de sistemas informáticos que contengan Modulo de Presupuestos, realizando afectaciones en las partidas para la realización de pagos a proveedores y funcionarios, así como reformas presupuestarias como ampliaciones, reprogramaciones cuatrimestrales, entre otras.
• Proforma presupuestaria institucional
• Programación presupuestaria.
• Programa cuatrimestral comprometido.
• Certificaciones y liquidaciones presupuestarias.
• Reformas y traspasos presupuestarios de ingresos y gastos.
• Informes de ejecución de las reformas presupuestarias.
• Informes de evaluación presupuestaria.
• Cédulas presupuestarias.
• Elaboración de oficios y memos para tramites relacionados con reformas del presupuesto, reprogramaciones, ampliaciones e informes financieros o del personal solicitados por la Jefatura, Miembros de la Institución, Ministerios, entre otras instituciones relacionadas.
• Contabilidad
Procedimientos específicos de control interno y previo. Registros contables.
Informes y estados financieros. Conciliaciones bancarias.
Comprobantes de pago y/o de egresos. Ingresos de financiamiento
Transacciones y comprobantes de ingreso. Transacciones y comprobantes de diario. Informes de control interno y previo.
Realización de varias adquisiciones de la institución, recepción de facturas, elaboración del respectivo comprobante de retención y orden de pago para su respectiva cancelación.
• Tesorería
Flujo de caja mensual y diario. Emisión de Facturas.
Control Caja-Bancos.
Control de cobros por permisos de funcionamiento Declaraciones, reclamos y devoluciones al SRI.
Recepción del dinero recaudado Permisos de Funcionamiento cobrados por la institución, realización del Depósito Bancario y Registro en el sistema contable.
Manejo del sistema en Módulos de Tesorería, realizando la aprobación de pagos y el registro de los ingresos recaudados por la institución, registro de beneficiarios y cuentas bancarias.
Entrega de comprobantes de pago confirmados y retenciones a los proveedores de la institución.
• Nómina
Elaboración del Rol de Pagos mensual y de las Plantillas de Beneficiarios, Descuentos, Partidas para la cancelación mensual de Sueldos, XIV sueldo, XIII sueldo y Fondos de Reserva del personal de la Institución.
• Manejo del sistema de nómina en Contabilidad, para la cancelación de sueldos y beneficios sociales del personal así como la respectiva validación, aprobación y generación del respectivo rol de pagos.
2.3.6. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA TESORERÍA.
2.3.6.1. Caja General, Caja Chica, Bancos
Los ingresos se recaudan: Efectivo, cheque certificado, cheque cruzado, a nombre de la entidad y serán revisados, depositados y registrados en la cuenta corriente abierta a nombre de la entidad en un banco oficial o un banco privado debidamente autorizado.
Los Bancos corresponsales deberán informar a las entidades públicas generadoras y propietarias de ingresos público que recauden dentro de las 24 horas de efectuada la recaudación.
Está prohibido cambiar cheques, efectuar pagos o préstamos con los dineros producto de la recaudación.
2.3.6.2. Constancia documental de la recaudación
La Institución debe llevar su debido control interno en la documentación de la recaudación estableciendo un archivo cronológico de los recibos debidamente prenumerados, fechados, legalizado con la clara explicación del concepto y el valor cobrado tanto en letras como en números, junto con el debido sello de “cancelado” que respaldará la transacción.
2.3.6.3. Verificación de los ingresos
2.3.6.4. Medidas de protección de la recaudaciones
Como medida de control se recomienda que los responsables del manejo y custodia de fondos estén respaldados por una garantía razonable, mediante la exigencia de una caución.
2.3.6.5. Caja chica, creación, reposición de fondos y liquidación.
Los anticipos que son entregados para cubrir gastos deben ser debidamente controlados para precautelar la debida utilización de los mismos. Se recomienda utilizar cuentas auxiliares para fondos rotativos, fondos de rendir cuenta, fondos fijos de caja chica, ya que esto permitirá dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos.
En cuanto a los fondos rotativos se los debe mantener en una cuenta corriente, sirven para lograr un mejor control contable en la oficinas regionales su reposición se realiza en base de la documentación remitida por el responsable del manejo del fondo para su debida contabilización.
Los fondos a rendir cuenta son valores en efectivo entregados para gastos de viajes al personal en comisión de servicios, cuyas actividades se ejecutan lejos de la sede principal.
2.3.6.6. Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo
Para mantener un debido control de los valores en efectivo se debe realizar verificaciones mediante arqueos periódicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia física y comprobar la igualdad con los saldos contables.
Los arqueos deberán ser realizados por la unidad de Auditoría Interna o por personas delegadas del director financiero, independientes a funciones de registro, autorización y custodia de fondos. Se deberá dejar la constancia escrita y firmada del arqueo, de existir irregularidades se expondrá ante la autoridad competente el particular para las medidas correctivas del caso.
2.3.6.7. Bancos
• Conciliación Bancaria
Para mejor control estas conciliaciones de cuentas entre saldos contables y bancarios deberán ser presentadas dentro de los primeros días hábiles de cada mes, por el funcionario independiente del manejo de los recursos y registro.
2.3.6.8. Control Previo al pago
Los responsables de ordenar el pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques verificarán que:
• La transacción disponga de la documentación sustentatoria y autorización respectiva.
• Disponibilidad presupuestaria para cubrir la obligación.
