3. PROCESOSO DE LA AUDITORÍA DE GESTION CASO PRÁCTICO 19
3.1 SIGLAS 19
3.4.5 Matriz de Estrategias, Eficiencia, Eficacia y Calidad 42
A las estrategias que serán planteadas, se les otorgará las acciones que se realizaran para su cumplimiento y a la vez un valor de calificación de acuerdo a criterio del investigador, quedando de la siguiente manera
Fuentes: Investigación de campo
- 43 - ADMINISTRAR PRODUCTOS O SERVICIOS GENERAN SATISFACCIÓN DE CLIENTES ADQUISICIÓN OPORTUNA Y A MENOR COSTO DE INSUMOS UTILIZACION ADECUADA DE RECURSOS
EFICIENCIA
EFICACIA
EFICIENCIA
EFICACIA
CALIDAD
ELEMENTOS DE LA GESTIÓN CALIDAD- 44 -
ELEMENTO FINANCIERA DE GESTION
Objetivo Determinar los estados
financieros: veracidad, integridad y valuación
Revisa y evalúa la
utilización de los recursos: eficiencia
Alcance Examina registro,
documentos e informes
Evalúa la eficacia,
eficiencia y calidad de las operaciones
Forma de Trabajo Orientación al pasado Orientación al presente y futuro
Informe Relativo a la razonabilidad:
dictamen Contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre la gestión a) Hallazgos de Auditoria
Cumplimiento de plazos en la ejecución de la Planificación Estratégica
Delseguimientoefectuadoalasfechasdela Planificación Estratégica al cumplimiento del plan y losresultadosala DireccióndePlanificaciónyEvaluación Institucional, se
El Riesgo
Riesgos de Auditoria Riesgo Inherente Riesgo de Control Riesgo de Detección
Muestreo del Riesgo
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determinaron actividades de control que no cumplieron los tiempos estipulados en la política institucional, de acuerdo con la información que se describe:
Mediante Resolución Administrativa No. 085-DAM_2014 expide la aprobación del plan Estratégico Institucional lo siguiente:
".. El análisis de Resultados del periodo con relación a lo Planificado: para lo que deben centrarse en las principales variaciones del periodo analizado, el coordinador de Gestión deberá realizar un análisis previo a la situación organizacional del periodo y motivar de igual forma que los miembros del CG realicen el análisis previo, situación sin dura permitirá que se ejecute de una manera más ágil y eficiente..."
Elartículo 6 del comité de gestión.- estableceque:
"...El comité de gestión está integrado por el Sr. Alcalde o su delegado más los coordinadores de los temas estratégicos, responsable del análisis periódico del desempeño estratégico y, sobre la base de esto, de la adopción de las acciones correctivas o preventivas sic..."
Las demoras en el trámite de envío del informe para su aprobación, se presentaron debido a diversas circunstancias como: el gran volumen de pruebas de descargo, la revisión de estas pruebas, inclusión en el informe de los criterios de los auditados, rectificación de comentarios luego de presentados los documentos de descargo, supervisión de las planificaciones a la entrega de los documentos de descargo y otros, que en la mayoría de los casos, dan como resultado desfases no significativos, desde la información final hasta el trámite de envió del informe; además, estos desfases de presentan por cuanto el personal a quienes les encargó la ejecución de las actividades de control, se les emitió nuevas órdenes de control, para que realicen permisos asistencias y capacitaciones, vacaciones y demás otros trabajos.
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CONCLUSIÓN:
Existen demoras en el trámite de envío de los informes para su aprobación debido al volumen de pruebas de descargo, revisión de estas pruebas, análisis de la inclusión de criterios de los auditados, rectificaciones de comentarios luego de presentados los documentos de descargo, supervisión del informe con posterioridad a la entrega de documentos de descargo, cumplimiento del debido proceso; y, por la ejecución o supervisión de otros exámenes, por el uso de vacaciones y por permisos autorizados por la Municipalidad
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RECOMENDACIONES
Al Alcalde
Dispondrá al Supervisor y Directores que las tareas de supervisión y las de las unidades se efectúen en forma sistemática y oportuna durante todo el proceso de Planificación, con el objeto de cumplir con los objetivos planeados y dentro de los plazos previstos para su ejecución. Este hecho permitirá que en caso de detectarse desviaciones, durante el proceso del trabajo, sea conocido por la máxima autoridad para que autorice la aplicación de ajustes de tiempo necesarios según las circunstancias.
Insistirán ante las autoridades del GADI de San Miguel de Ibarra, se dote del suficiente número del personal, con el que se pueda contar para el cumplimiento de los planes y objetivos institucionales.
Al director Departamental gestión institucional:
Dispondrá a los Directores de cada departamento la coordinación y revisión permanente de los trabajos a ellos asignados conjuntamente con su equipo de trabajo, a fin de evitar retrasos en la ejecución de los proyectos para el cumplimiento de los objetivos programas.
Dispondrán a los Directores de cada departamento la comunicación permanente con los responsables de cada proyecto, a fin de lograr de esta manera conocer en tiempo real los trabajos que tienen problemas en su ejecución, para una toma adecuada de decisiones.
- 48 -
BIBLIOGRAFÍA
Alfonso L. Ortega Planeación Financiera Estratégica (2008)
Sallenave Gerencia y Planeación Estratégica (2007)
En el Reglamento General de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE) en el Art 15 sobre los indicadores de gestión
De conformidad al Art. 46 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, publicado en el Registro Oficial Nro. 306 sobre el 22 de octubre del 2010.
Perdomo Moreno Fundamentos de Control Interno (2009),
Según el texto Auditoría Interna y el Balance Scorecard Administración de Riesgos.
Acuerdo 047 – CG – 2011 Guía metodológica para la auditoria de gestión: Planificación, Ejecución y resultados
Estado, Contralorí General del. Ley C.G.E. Quito, Art. 89 personal ejecutor.
Estado, ContralorÍa General del. LEY C.G.E. QUITO, s.f.
Estado, Contraloría General del. Manual de auditoría de gestión. Quito, Acuerdo No. 031-CG-01-11-02.
INTOSAI. ISSAI. 3000 normas y directrises para la auditoría entidades fiscalizadoras. publicción sedde, 2000.
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Anexo 1
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES
ENCUESTA DIRECCIONADO AL PERSONAL DE PLANIFICACIÓN.
Análisis e interpretación de datos
Análisis e interpretación de los datos recopilados mediante encuesta aplicada a los empleados del área planificación.
1. ¿Cree usted que en el Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de
Ibarra existe un adecuado control interno?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 Área Planificación.
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 13 38%
NO 22 62%
TOTAL 35 100%
Gráfico 1. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 en Área Planificación
Fuente:Investigación de campo Elaborado por: Yanelva Benavides
38%
62%
SI NO
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Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 62% del personal de planificación, manifiestan que no existe un adecuado control interno en municipio, mientras un 38% que si existe.
2. ¿Considera importante la implementación de herramientas para mejorar el control interno en el Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de Ibarra?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº2 encuesta Área Planificación
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 20 75%
NO 15 25%
TOTAL 35 100%
Gráfico 2. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 2 encuesta Área Planificación
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Yanelva Benavides Flores Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 75% del personal de planificación, manifiestan que si es importante la implementación de una herramienta para mejorar el control interno del Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de Ibarra, mientras un 25% opinan que no es importante.
75% 25%
SI NO
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3. ¿Existen personas encargadas de vigilar el cumplimiento del control interno del Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de Ibarra?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº3 Área Planificación
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 28 75%
NO 7 25%
TOTAL 35 100%
Gráfico 3. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº3 Área Planificación
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Yanelva Benavides flores
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 75% del personal de planificación, manifiestan que si existen personas encargadas de vigilar el cumplimiento del control interno de la Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de Ibarra, mientras un 25% opinan que no existen.
75% 25%
SI NO
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4. ¿Se utilizan sistemas para simplificar y hacer más efectivo el control interno en la planificación?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº4 Área planificación
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 8 12%
NO 27 88%
TOTAL 35 100%
Gráfico 4. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº4 Área Planificación
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Yanelva Benavides Flores
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 88% del personal de Planificación, manifiestan que no se utilizan sistemas para simplificar y hacer más efectivo el control interno del Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de Ibarra, mientras un 12% opinan que si utilizan sistemas.
12%
88%
SI NO
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5. ¿Califique al control interno del Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de Ibarra?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº5 Área Planificación
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
BUENO 24 50%
MALO 1 12%
REGULAR 10 38%
TOTAL 35 100%
Gráfico 5. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº5 Área Planificación
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Yanelva Benavides Flores
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 50% del personal de Planificación, manifiestan que el control interno del Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de Ibarra es bueno, un 38% opinan que es regular y un 12% aprecian que es malo.
50%
12%
38% BUENO
MALO REGULAR
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6. ¿Cuenta el Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de Ibarra con
Reglamentos y Manuales de Procedimientos de planificación? Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº6 Área Planificación
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 0 0%
NO 35 100%
TOTAL 35 100%
Gráfico 6. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº6 Área Planificación
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Yanelva Benavides Flores
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 100% del personal de planificación, manifiesta que el Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de Ibarra no cuenta con Reglamentos y Manuales de Procedimientos.
0%
100%
SI NO
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7. ¿Tiene Ud. conocimiento del manejo de los manuales de procedimientos? Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº7 Área Planificación
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 11 12%
NO 24 88%
TOTAL 35 100%
Gráfico 7. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº7 área Planificación
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Yanelva Benavides Flores
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 88% del personal de Planificación, manifiesta que no tiene el conocimiento del manejo de los manuales de procedimientos, mientras un 12% opinan que si utilizan sistemas.
12%
88%
SI NO
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8. ¿Considera usted que con la aplicación de Reglamentos y Manuales de procedimientos se mejorará el control interno?
Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº8 Área Planificación
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 26 75%
NO 9 25%
TOTAL 35 100%
Gráfico 8. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº8 Área Planificación
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Yanelva Benavides Flores
Análisis de datos:
De la encuesta aplicada el 75% del personal de planificación, manifiesta con la aplicación de reglamentos y manuales de procedimientos se mejorará el control interno, mientras un 25% opinan que no se mejorará.
75% 25%
SI NO
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ANEXO 2
Entrevistas.- Se las realiza al nivel de dirección de planificación para determinar expectativas referentes a la solución de los problemas desde el punto de vista departamental.
Análisis e interpretación de los datos recopilados mediante entrevista aplicada al Jefe Departamental, del Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de Ibarra.
1. Se encuentran claramente definidas las actividades, para cumplir con las metas comprometidas del Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de Ibarra?
Cada Servidor de este departamento tiene sus diferentes actividades que deben cumplir, para cumplir con las metas del Municipio.
2. Se revisa y evalúa periódicamente la eficacia. Eficacia y calidad de los controles?
No se revisa ni se evalúa la eficacia, eficacia y calidad de los controles del Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de Ibarra.
3. ¿Por qué considera usted que el Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de Ibarra tiene que mejorar el control interno?
Para cumplir a cabalidad cada uno de los procesos para alcanzar los objetivos de la institución.
4. Existen Manuales de Procedimientos para las actividades que realiza el área de planificación?
No existen manuales de procedimientos para el área de planificación lo que repercute en el cumplimiento de los objetivos.
5. ¿Considera usted que con la aplicación de Reglamentos y Manuales de procedimientos se mejorará en control interno?
Si ya que es una herramienta indispensable emitida por la Contraloría General del Estado, para cumplir cada uno de los procesos y las actividades que realizan los servidores dentro del área planificación.
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ANEXO 3
Misión:
El Municipio de Ibarra planifica, regula, ejecuta, y promueve el desarrollo integral sostenible del cantón, a través de servicios de calidad eficientes y transparentes con la participación activa de la ciudadanía socialmente responsable a fin de lograr el buen vivir.
Visión:
Seremos un municipio líder en gestión con responsabilidad social, que garantice equidad, honestidad, trabajo y eficiencia por qué Ibarra se constituya en un cantón próspero, atractivo e incluyente, capital de los servicios y el conocimiento, referente del buen vivir en la región norte del Ecuador.
Políticas:
- Se centrará la atención hacia la identificación y satisfacción de las necesidades del cliente, contribuyente y usuario, de manera que se agregue valor público y se excedan las expectativas de nuestros ciudadanos.
- Cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad por Procesos y proveer los recursos necesarios, para mantener y mejorar los servicios de calidad.
- Las unidades administrativas del Municipio de Ibarra, independientemente de su jerarquía, realizarán el control de gestión a su nivel, a través de los indicadores de eficiencia, eficacia y calidad diseñados para el efecto.
- Se implementará un Sistema de Gestión de Talento Humano por Competencias que garantice que nuestro recurso humano es formado y asignado de acuerdo a su perfil profesional, las cuales le permitirán cumplir de manera eficaz con sus tareas.
- Se normará el uso del correo electrónico institucional para la comunicación interna y se dotará de todas las seguridades tecnológicas que garanticen su confiabilidad y oportunidad.
- La comunicación interna permitirá fortalecer la cultura organizacional del Municipio de Ibarra y su orientación a maximizar los servicios a sus clientes internos y externos.
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