UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, C.P.A.
PROYECTO DE EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y
FINANZAS, C.P.A.
TEMA:
AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO SAN MIGUEL DE IBARRA.
AUTOR (A): BENAVIDES FLORES Y ANELVA VERONICA
ASESOR: Ing. PAREDES CRUZ RENATO ESTUARDO
IBARRA – ECUADOR
CERTIFICACIÓN
Certifico que la presente Tesis sobre el tema: “AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PLAN
ESTRATÉGICO DE DESARROLLO DEL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO SAN MIGUEL DE IBARRA.”, previo a la obtención del Título
de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA, ha sido desarrollada por Yanelva Verónica Benavides Flores, bajo mi tutoría y dirección, cumpliendo con todos los requisitos y disposiciones legales establecidas por la UNIANDES, por lo que autorizo su presentación.
Ing. RENATO ESTUARDO PAREDES CRUZ Msc.
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Yanelva Verónica Benavides Flores, declaro que la tesis que presento sobre el tema: “AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO DEL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO SAN MIGUEL DE IBARRA.”,
previo a la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA, es auténtico y original y que los derechos de autoría le corresponden a la Universidad Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES”.
YANELVA VERONICA BENAVIDES FLORES
DEDICATORIA
Al finalizar mi carrera profesional he logrado uno de mis objetivos en mi vida y quiero darles las gracias de manera especial a las personas que me poyaron superando todos los obstáculos para lograrlo, con todo respeto y amor dedico este triunfo:
A mis padres Alfredo y Bertha, a mis seres queridos Que están en mi vida Jhostin, Aily y Fausto; a mis hermanos, quienes me han brindado su apoyo incondicional y depositaron confianza en mí para la culminación de esta etapa como profesional.
Llego el tiempo del galardón, un momento de felicidad donde lo inalcanzable fue alcanzado y lo imposible fue posible pero no por mi propia fuerza; porque mis logros son los tuyos porque Dios me ha bendecido estos años juntos a ustedes Fausto, Jhostin y Aily, mi salvador ha estado siemprea mi lado esto facilita las cosas.
AGRADECIMIENTO
A Dios por darme en mi vida a ser maravilloso Fausto, Quien con sacrificio, esfuerzo y la fortaleza para seguir adelante dando sentido a mi vida, que siempre está a mi lado en los buenos y malos momentos brindándome la confianza y creer en mi capacidad con su comprensión, cariño, amor y su apoyo que siempre necesite.
A los profesores de Contabilidad Auditoría y Finanzas de la universidad “UNIANDES” en especial la Ing. Renato Paredes director de tesis quien con su experiencia, y motivación ha logrado que culmine esta etapa de mi vida
como una profesional con éxito.
A mis padres por su paciencia y enseñarme a ser una persona con principios e integridad y guiarme por un buen camino.
“La dicha de la vida consiste en tener siempre algo que hacer, alguien a quien amar y alguna cosa que esperar” Thomas Chalmers.
RESUMEN EJECUTIVO
La auditoría de Gestión al Plan Estratégico de Desarrollo es de vital importancia en el GAD- Ibarra; que requiere de dedicación para actuar con base en la observación del futuro, la Planificación Estratégica es una herramienta por excelencia de la Alta Dirección, que permite conocer planes, proyectos y programas planteados para ser ejecutados, la evaluación y el seguimiento a estos planes y programas determinan el cumplimiento para la toma oportuna de decisiones.
En la actualidad el GAD-I realiza auditorias de gestión con el objetivo de conocer el cumplimiento en tiempo de ejecución sus planes programados.
La información y conceptos presentados en el presente trabajo investigativo se encuentran sustentados con los respectivos fondos bibliográficos de los distintos libros y resoluciones de autores citados, los mismos que han sido sustento para cada proceso o fase de auditoria realizado.
Para su desarrollo se ha utilizado metodologías de investigación como: métodos, técnicas e instrumentos, herramientas que han permitido la recolección de datos e información del GAD-I, con el fin de interpretarlos y usarlos como aporte a la elaboración y desarrollo de la auditoría de gestión misma que es la línea de investigación.
ABSTRACT
Management Auditing to the Strategic Development Plan is of vital importance in the DAG of Ibarra; it requires dedication to act on the Monitoring the Future, Strategic planning is a tool par excellence of Senior Management, which identifies plans, projects and programs proposed for execution, evaluation and monitoring these plans and programs determine compliance for timely decision making.
At present the DAG-I performs management audits in order to meet compliance runtime scheduled plans.
The information and concepts presented in this research work are supported with the respective bibliographic funds of different books and resolutions of mentioned authors, which have been support for each process or stage performed in the auditing.
For its development it has been used research methodologies as: methods, techniques and tools, implements that have enabled data collection and information from the DAG-I, in order to interpret and use them as input to the design and development of the management auditing, the same is the research line.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PORTADA
CERTIFICACIÓN
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN EJECUTIVO
EXECUTIVE SUMMARY
INTRODUCCIÓN ... - 1 -
CAPÍTULO I. ... - 6 -
MARCO TEÓRICO ... - 6 -
1.1 PROCESO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN ... - 6 -
1.2 IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN ... - 9 -
1.3 ALCANCE DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN ... - 9 -
1.4 Fases de la auditoría de gestión ... - 12 -
1.4.1 Planificación ... - 12 -
1.4.2 Planificación preliminar ... - 12 -
1.4.3 Ejecución de la Auditoría ... - 13 -
1.4.4 Informes de Auditoría ... - 13 -
1.4.5 Dictamen de Auditoría ... - 13 -
CAPÍTULO II ... - 14 -
MARCO METODOLÓGICO ... - 14 -
2.1Características de la empresa ... - 14 -
2.1.1Tipo de contribuyente, obligaciones y derechos tributarios. ... - 14 -
2.1.1.2 Organismo de control. ... - 14 -
2.1.2 Personería Jurídica ... - 15 -
2.2Descripcióndelametodología ... - 16 -
2.2.3 Tipo de Investigación ... - 17 -
2.2.3.1 Diseño de la investigación ... - 17 -
2.2.3.2 Población y Muestra ... - 17 -
2.2.3.4 Población ... - 17 -
CAPÍTULO III. ... - 19 -
3. PROCESOSO DE LA AUDITORÍA DE GESTION CASO PRÁCTICO ... - 19 -
3.1 SIGLAS ... - 19 -
3.2 ÍNDICE ... - 19 -
3.3 Propuesta ... - 33 -
3.4 ANÁLISIS FODA ... - 40 -
3.4.1 FORTALEZAS ... - 40 -
3.4.2 DEBILIDADES ... - 40 -
3.4.3 OPORTUNIDADES ... - 41 -
3.4.4 AMENAZAS... - 41 -
3.4.5 Matriz de Estrategias, Eficiencia, Eficacia y Calidad ... - 42 - CONCLUSIONES
RECOMEDACIONES BIBLIOGRAFIA
ANEXOS
- 1 -
INTRODUCCIÓN
La auditoría es tan remota como el comercio, el crecimiento comercial e industria, la necesidad de garantizar los recursos económicos encomendados o custodiados por terceras personas hizo posible la aparición de la auditoria. El auge del comercio trae consigo una necesidad de controlar los registros contables por personas independientes, con la finalidad de obtener confiabilidad en las operaciones comerciales realizadas en las diversas empresas comerciales.
La auditoría tuvo como aceptación por primera vez en Gran Bretaña puesto que fue necesario que exista un método que norme la contabilidad a fin de evitar fraudes de las empresas pequeñas y grandes, en Inglaterra Nació y se desarrolló la Auditoria y cruzo las fronteras hacia los Estados Unidos cabe recalcar que Inglaterra hacia énfasis en la detección de fraudes y errores, para el país que tomó la posta no era transcendental solo el hecho de evitar desviaciones de carácter económico, sino también de analizar la condición financiera actual y el margen de rentabilidad así quedando en segundo plano la detección de fraudes y errores.
Se mantiene un registro de diversos tipos de auditorías realizadas por el siglo xx de carácter financiero y principalmente en la parte gubernamental, así también se hace referencia al nacimiento del termino auditoria cuyo significado inicial menciona “aquella persona que escucha” dicho termino tomado como referente del sistema financiero del gobierno puesto que la contabilidad gubernamental en aquel tiempo eran aprobados previo a una lectura detallada, publica y a viva voz de cada una de las cuentas.
Hoy estas acciones de control se efectúan de acuerdo con las Normas Internas de la Contraloría General del Estado. Estas normas son un lineamiento para ejecutar lo planificado y obtener certeza razonable de quela información y la documentación examinada y verificada no contengan exposiciones erróneas de carácter significativo,
igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se haya ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás
- 2 -
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que deben ser parte de un informe.
Se revisará su reseña histórica, misión, visión, objetivos institucionales, su actividad principal, recursos humanos, materiales y financieros con que cuenta la Institución.
Para ello se utilizará la página web de la Entidad y otras relacionadas con el cantón San Miguel de Ibarra, revistas, manuales, Leyes Estatales, reglamentos, y toda la información que permita tener una idea general del componente sujeto a tema.
La Planificación Estratégica es una herramienta por excelencia de la Alta Dirección, consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la organización y la formulación y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en función de la Misión y de sus objetivos, la Planificación Estratégica es el proceso por el cual los dirigentes ordenan sus objetivos y sus acciones en el tiempo. No es un dominio de la alta gerencia, sino un proceso de comunicación y de determinación de decisiones en el cual intervienen todos los niveles estratégicos del Gobierno Municipal, para producir cambios profundos en el cantón y en la cultura interna del Gobierno Autónomo Descentralizado.
La planificación estratégica no es sólo una herramienta clave para el directivo, implica necesariamente un proceso inter-activo de arriba abajo y de abajo arriba en la organización; la máxima autoridad marca metas generales para la organización y establece prioridades. La gestión estratégica es la que promueve y canaliza la cooperación entre los actores, es decir, de los que tienen capacidad de transformar la ciudad, para definir una estrategia compartida y sobre todo sinérgica; impulsar la realización de los principales proyectos motores de la estrategia urbana; y lo que es más importante, que se compartan unos criterios de actuación y el conocimiento sobre sus principales oportunidades.
- 3 -
de las acciones de la Municipalidad, sino la acción estratégica cantonal, en relación directa con todos los actores involucrados en el cambio propuesto.
El Plan Estratégico comprende la relación existente con otros instrumentos de planificación como el Plan Nacional Desarrollo, Plan de Ordenamiento Territorial Parroquial, Cantonal y Provincia; y, Plan Operativo Anual, Presupuesto Institucional, y otros. Los Gobiernos Municipales como un centro regional proveedor de servicios de alta calidad, enfocado alrededor de las ciencias responde a un proceso formal de planeación de largo plazo, que consiste en identificar las metas y determinar las reglas, programas y proyectos requeridos para alcanzarlas. Permite también definir los métodos necesarios para garantizar que los proyectos estratégicos se ejecuten.
Difiere un plan estratégico de un plan operativo en el sentido de que los objetivos operativos dan cuenta del desempeño administrativo del mismo, los estratégicos tendrán una visión en el impacto en la calidad de vida de los habitantes y el desarrollo que busca transformar.
Dentro del Planteamiento del problema de la Planificación Estratégica de Ibarra, parte de la necesidad de pensar en su concepto de desarrollo local con un alcance de territorio, bajo los siguientes sistemas: ambiente, económico, socio cultural, político institucional, asentamientos humanos, vialidad y conectividad.
- 4 -
orientar el accionar de los actores locales hacia la satisfacción de las necesidades básicas de salud, educación, empleo y un mejor nivel de vida para los Ibarreños lo cual representa varios retos.
Para poder identificar de la investigación de la auditoría se delimitan el objeto de investigación de auditoría de gestión a los Procesos de la ejecución del plan estratégico del Campo de acción del Plan Estratégico del año 2013
La presente investigación que tiene como objetivo generalimplementar un control mediante la auditoría de gestión como aporte a la toma de decisiones en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal San Miguel de Ibarra para el logro de los mismos y es necesario establecer objetivos específicos como fundamentar mediante estudio bibliográfico sobre la auditoria de gestión y toma de decisiones, mediante la recopilación de información de varios criterios de autores que permita desarrollar el marco teórico.
Promover en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San Miguel de Ibarra el cumplimiento del sistema de control Interno para una toma de decisiones mediante métodos y técnicas de investigación.
Diseñar componentes de la Auditoría de Gestión como aporte para una toma de decisiones en la dirección de planificación del Gobierno Autónomo Descentralizado de San Miguel de Ibarra.
Con la aplicación de un plan estratégico en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San Miguel de Ibarra, se mejorará la gestión en el cumplimento de los programas, proyectos, convenios; enmarcados en el plan del buen vivir.
De las variables de la investigación la variable independiente que se está relacionada con la Auditoría de gestión y la dependiente con los indicadores de gestión.
- 5 -
Se apreciará la importancia del papel de los directivos y responsables de la planificación estratégica para lograr con los objetivos y metas planteados por el municipio. Todo ello conociendo que el cumplimiento del plan estratégico municipal mejora la eficiencia, eficacia y calidad.
En cuanto a la importancia del tema el presente estudio, contribuirá con el cumplimiento del plan así demostrara la transparencia en la gestión del GAD San miguel de Ibarra, en la formulación de una propuesta con base en la aplicación de mecanismos y técnicas de Gestión, que permita mejorar la toma de decisiones en donde se realizara una investigación amplia de la situación actual con el objetivo de formular las posibles soluciones que el caso lo amerita.
Los Gobiernos Autónomos Descentralizados, en su mayoría manifiestan que no cuentan con herramientas técnicas, políticas o estrategias para realizar el control y seguimiento de Plan Estratégico Participativo Institucional, lo que nos lleva a la pregunta ¿Cómo realizar el seguimiento y control del Plan Estratégico Participativo Institucional y Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial?
- 6 -
CAPÍTULO I.
MARCO TEÓRICO
1.1 PROCESO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
La evaluación integral es un nuevo enfoque dentro de la administración moderna que consiste en implantar, utilizar y desarrollar métodos y técnicas que refleje en forma objetiva la situación de la entidad.
Muchos trabajos, métodos, técnicas y procedimientos se pueden encontrar en libros y manuales para la realización del diagnóstico de los problemas y sus causas. No ajena a este desarrollo y derivado de una integración horizontal y vertical ha surgido en el campo de la auditoría la Auditoría de Gestión; acción de control que evalúa objetivos económicos, sociales y ecológicos y por tanto su diseño corresponde a una actividad específica, que generalmente no puede ser utilizada, en su totalidad, en otra entidad diferente. (C. G. Estado Acuerdo No. 031-CG-01-11-02)
Es necesario evaluar las características estructurales y funcionales de las entidades objeto de este tipo de examen. Se evaluará la gestión que se realiza en la planificación, control y uso de los recursos y se comprobará el cumplimiento de las disposiciones pertinentes para verificar su racional utilización y contribuir a mejorar las actividades examinadas. Lograr, a través de sus resultados que los directivos evalúen la efectividad de los procedimientos seguidos y si éstos sirven para cumplir los objetivos planteados.
- 7 -
necesarias para la aplicación del sistema y la determinación de responsabilidades. (INTOSAI 2000)
La auditoría de gestión, es un examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; determinar el grado de economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos; y, el impacto socio-económico derivado de sus actividades.
En concordancia con este concepto general, la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, define a la Auditoría de Gestión como: “…la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes…”
Es importante, por lo tanto, tener claro el significado de los criterios de economía, efectividad y eficiencia:
Eficacia o efectividad
En una concepción general, la eficacia o efectividad, consiste en lograr o alcanzar los objetivos propuestos, las metas programadas, o los resultados deseados.
- 8 -
Eficiencia
El concepto de eficiencia, se refiere al óptimo aprovechamiento de los recursos para el logro de objetivos, considerando la calidad y el tiempo asignado; se obtiene comparando el monto de recursos consumidos frente a bienes o servicios producidos; es la medición del desempeño.
Por tal razón, la auditoría de gestión concibe a la eficiencia bajo un criterio integral, al relacionar la productividad de las operaciones o actividades, con un estándar de desempeño o con una medida o criterio de comparación.
Economía
La economía, consiste en reducir al mínimo el costo de los recursos utilizados para realizar un sistema, un programa, un proyecto, un proceso o una actividad, con la calidad requerida; mide si los resultados se están obteniendo a los costos más bajos posibles o planificados; se determina, comparando el costo real de las actividades realizadas frente al costo establecido presupuestariamente.
Desde el punto de vista de la auditoría de gestión, el desarrollo de las operaciones tendientes a alcanzar objetivos, metas o resultados se debe lograr al costo mínimo posible; por lo tanto, la economía debe visualizarse en función de dichos objetivos o metas.
Impacto
Controla y mide si el bien o servicio, cumple con el propósito final para el cual fue diseñado.
- 9 -
Legalidad
Determina si las acciones y operaciones se realizaron conforme disponen las leyes, reglamentos y en general, el ordenamiento jurídico que regula a la entidad, sistema, proyecto, programa o actividad.
1.2 IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
La auditoría de gestión a las entidades y organismos del sector público, determina el grado de efectividad en el logro de las metas y objetivos programados, los recursos utilizados para alcanzar dichos resultados y el nivel de eficiencia; estos elementos constituyen la base para realizar una auditoría de gestión con un enfoque integral.
La importancia de la auditoría de gestión, se refleja también en las atribuciones de la Contraloría General del Estado, establecidas en el artículo 31, numeral 30 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado: “Pronunciarse sobre los aspectos de
legalidad, economía, eficiencia, efectividad y transparencia en el empleo de los recursos y
bienes públicos, humanos, materiales, financieros, tecnológicos, ambientales, de tiempo y
sobre los resultados de la gestión institucional.”
1.3 ALCANCE DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
La auditoría de gestión puede examinar todas las operaciones o actividades de una entidad o parte de ellas, en un período determinado; por esta condición y por la variedad de hallazgos que puedan detectarse, dependiendo del enfoque, se requiere de un equipo de trabajo multidisciplinario que analice el proceso administrativo, las actividades de apoyo y las actividades operacionales, bajo los criterios de eficiencia, efectividad y economía.
Conceptos Generales
- 10 -
clientes, compiten con éxito, realizan operaciones y alcanzan los niveles de desempeño organizacional.
Alfonso L. Ortega en el libro de Planeación Financiera Estratégica (2008) define a la estrategia como:
Estrategia: constituye el vínculo principal entre las metas y los objetivos que desea alcanzar la empresa y las políticas de las áreas funcionales, así como los planes operativos de que se vale para orientar todas sus actividades futuras
Valencia (2007), manifiesta: “una vez fijadas la misión y la visión de la organización, y realizados los análisis estratégicos se procede a asignar los recursos y a formular objetivos y las estrategias”. Entonces, las estrategias son acciones potenciales que requieren decisiones de parte de la gerencia y la asignación de recursos, afectando las finanzas a largo plazo, orientándose de esta forma hacia el futuro. Las estrategias producen efectos en las funciones y divisiones de la empresa, y exigen que se consideren los factores externos como los factores internos dentro de la organización.
Alfonso L. Ortega en su libro Planeación Financiera Estratégica (2008) menciona que los objetivos “deben ser conocidos y entendidos por todos los miembros de la institución en una forma precisa. Deben ser estables, ya que los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones, representan los resultados que la empresa espera obtener. Son fines por alcanzar, establecidos de manera cuantitativa y determinados para realizarse luego de un tiempo.”
Sallenave en su libro Gerencia y Planeación Estratégica (2007) define a las políticas como “la descripción de los resultados concretos a obtenerse, con indicación del parámetro de calidad a ser conseguido.”
- 11 -
En el Reglamento General de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE) en el Art. 15 sobre los indicadores de gestión señala que:
“Cada entidad del sector público deberá preparar sus indicadores de gestión de acuerdo a su misión y visión conforme las herramientas de planificación desarrolladas como parte del proceso administrativo. La elaboración de los indicadores de gestión se sustentara con la información que guarde relación con el cumplimiento de los objetivos y metas. Los indicadores de desempeño permitirán medir el grado de cumplimiento de las funciones y responsabilidades de los servidores públicos, en niveles de eficiencia, efectividad, economía e impacto en la comunidad, de acuerdo con la misión y visión y los objetivos y estrategias institucionales.”
El cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una organización durante un período de tiempo, generalmente es considera de forma anual”. Cuando en las organizaciones, empresas, gobiernos elaboran un presupuesto esto les permite establecer prioridades y por lo tanto llegar a la consecución de sus objetivos.
De conformidad al Art. 46 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, publicado en el Registro Oficial Nro. 306 sobre el 22 de octubre del 2010 menciona que:
El ciclo presupuestario es de cumplimiento obligatorio para todas las entidades y organismos del sector público y comprende las siguientes fases:
1. Programación presupuestaria 2. Formulación presupuestaria 3. Aprobación presupuestaria 4. Ejecución presupuestaria
5. Evaluación y seguimiento presupuestario
Perdomo Moreno en su libro Fundamentos de Control Interno (2009), define al control interno de manera amplia como un proceso llevado a cabo por el consejo de administración, la gerencia y otro personal de la organización, diseñado para proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la organización.
- 12 -
“En el impacto de la tecnología y recorte a las estructuras organizacionales que han propiciado un mayor énfasis sobre el control a través de medios informales, como la visión empresarial compartida, comunión de valores y una comunicación más abierta.
En la creciente demanda de informarles a las instituciones bajo su jurisdicción públicamente acerca de la efectividad del control respecto de ciertos objetivos.
En el énfasis de las autoridades para establecer controles, como una forma de proteger los interese de los accionistas. Algunas autoridades financieras han establecido procedimientos y protocolos de información aplicables a las instituciones bajo su jurisdicción.
El modelo pretende proporcionar bases consistentes para dichos requerimientos reguladores, de tal manera que permitan a las autoridades cumplir sus objetivos, son que con ello se establezcan requerimientos excesivos que pudieran atentar contra la eficiencia de la gestión.”
Acuerdo 047 – CG – 2011 Guía metodológica para la auditoria de gestión que sirve al auditor como ayuda al trabajo de campo este documento incluye el marco normativo vigente, fundamentos teóricos y prácticos existentes, relacionados con las fases de la auditoria: Planificación, Ejecución y resultados
1.4 Fases de la auditoría de gestión
1.4.1 Planificación
Según de la Peña (2011). Una vez formalizado el acuerdo entre el auditor y su cliente, éste deberá llevar a cabo la labor de planificar la auditoría, ya que la realización de la misma es una labor compleja que exige una coordinación entre todas las tareas que el auditor va a realizar con objeto de obtener la evidencia necesaria que le permita emitir su informe.
1.4.2 Planificación preliminar
- 13 -
1.4.3 Ejecución de la Auditoría
El objetivo de la ejecución de la auditoria es obtener y analizar toda la información del proceso que se audita, con la finalidad de obtener evidencia suficiente, competente y relevante, es decir, contar con todos los elementos que le aseguren al auditor el establecimiento de conclusiones fundadas en el informe, que entre otras incluyan: el nivel efectivo de exposición al riesgo; las causas que lo originan; los efectos o impactos que se podrían ocasionar al materializarse un riesgo y, en base a estos análisis, generar y fundamentar las recomendaciones que debería acoger la Administración. Recuperado de http://sofia-loza.blogspot.com/2013/04/fases-de-auditoria-la-practica-de-la.html
1.4.4 Informes de Auditoría
Según Holmes (2010). La opinión de un auditor con relación a los estados financieros de un cliente se expresa en un informe. El informe establece el alcance de la auditoría y la opinión del auditor con relación a la razonable presentación de los estados.
1.4.5 Dictamen de Auditoría
Las alternativas principales aplicables a los dictámenes acerca de los estados financieros pueden resumirse como sigue:
1. Un dictamen sin salvedades o limpio 2. Un dictamen con salvedades
- 14 -
CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO
2.1Características de la empresa
El Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización COOTAD del 19 de octubre del 2010 publicado en el Registro Oficial 303, se cambió de denominación a Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San Miguel de Ibarra.
2.1.1Tipo de contribuyente, obligaciones y derechos tributarios.
Es un Contribuyente Especial declara sus impuestos, que son: la declaración mensual del IVA con el formulario 104, declaración de retenciones en la fuente del impuesto a la renta en el formulario103, Anexo de Relación de dependencia, Anexo transaccional simplificado, Impuesto a la propiedad de vehículos motorizados.
2.1.1.2Organismo de control. Contraloría General del Estado
2.1.1.3 BASE LEGAL
- Constitución Política del Estado Ecuatoriano.
- Código Orgánico Territorial Autónomo Descentralizado - Ley Orgánica de Régimen Municipal.
- Ley de Régimen Administrativo.
-
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.- Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público.
- Ley de Presupuesto.
- 15 -
- Ley de Régimen Tributario Interno. - Código de Trabajo.
- Ordenanzas y Reglamentos Municipales. - Ley de Descentralización.
- Ley de Modernización.
- Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento. - Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Ley de Licitaciones y Concurso de Ofertas. - Ley Servicio Nacional de Contratación Publica - Ley de Régimen Tributario y sus reformas. - Otras Leyes conexas.
2.1.2 Personería Jurídica
- 16 -
2.2Descripcióndelametodología
La modalidad de la investigación se basó en la metodología inductiva y deductiva, a demás de los tipos y técnicas de investigación necesarios para culminar la investigación los mismos que son:
2.2.1Metodologíadelainvestigación
2.2.1.1Métodos: Se aplicó los siguientes métodos:
2.2.1.1.2Inductivo deductivo: Que permitió lograr los objetivos propuestos y ayudo a verificar las variables planteadas.
2.2.1.2 Inductivo: porque se analiza otros factores como por ejemplo consideró el estudio o la aplicación de diferentes canales de comercialización.
2.2.1.3 Deductivo: porque se detalla todo el diseño de los canales de comercialización. Analítico-sintético: porque mediante éste método se hace posible la comprensión de todo hecho, fenómeno, idea, caso, etc.
2.2.1.4 Histórico- lógico: porque se analizó científicamente los hechos, ideas del pasado comparándolo con hechos actuales.
2.2.1.5 Descriptivo- sistémico: porque se realiza una observación de los fenómenos y casos, procurando la interpretación racional.
2.2.2 Técnicas: Se aplicó las siguientes técnicas:
Se utilizará la técnica investigativa denominada encuesta, permitió recopilar información mediante un instrumento conocido como cuestionario que es elaborado previamente por el investigador y que se lo aplica a la población inmersa en la problemática
- 17 -
2.2.2.2 Observación Directa.- Se dedicó mayor importancia porque es un trabajo de campo continuo para determinar los hechos que intervienen en este fenómeno.
2.2.2.3 Encuestas.- Se realizó tanto a los propietarios como a los clientes del clúster de confecciones y textiles para conocer cuáles son las expectativas en su negocio y su nivel de aceptación en el mismo.
2.2.3 Tipo de Investigación
El tipo de investigación que se utilizó es de carácter exploratorio y descriptivo, se recopila información para conocer la situación del cómo se lleva a cabo los procedimientos y actividades para el control de la gestión de los Gobiernos Autónomos Descentralizado Municipal de San Miguel de Ibarra. Su metodología de investigación tiene varias características cualitativas y cuantitativas al evaluar la planificación, en especial los objetivos, metas e indicadores.
2.2.3.1Diseño de la investigación
El diseño de esta investigación experimental porque se plantea demostrar algo de carácter científico, no se pretende probar el avance de la gestión y sus resultados, existe el planteamiento de hipótesis.
2.2.3.2 Población y Muestra
La presente investigación se aplicó al departamento de planificación estratégica del Gobierno Autónomo descentralizado de San Miguel de Ibarra.
2.2.3.4Población
Cuadro 1 composiciones de Servidores:
Detalle Número
Área Planificación 35
TOTAL 35
- 18 -
Muestra.
En la investigación realizada al área Planificación no fue necesario calcular la muestra, puesto que el número de servidores que conforman la área planificación es de 35servidores, y con el objetivo de obtener un resultado con mayor exactitud se trabajó con el 100% de encuestados.
En la investigación realizada a los servidores públicos del área de planificación fue necesario calcular la muestra, puesto que el número de servidores es de 35, y con el objetivo de obtener un resultado con mayor exactitud, a continuación se detalla.
Para desarrollar la investigación de campo se utiliza la fórmula de población finita al desconocer valores de desviación estándar de estudios anteriores.
En donde:
Para la definición del plan de muestreo se utilizó la siguiente fórmula:
n = RC/RA Dónde:
n: tamaño de la muestra RC: riesgo de control RA: riesgo de auditoría
El riesgo de control se determinará en función de la siguiente escala:
Riesgo de Control Puntuación
Alto 3
Moderado 2
Bajo 1
Cuadro 2 Composiciones de la muestra de servidores:
Detalle Número Muestra %
Planificación 35 35 100%
TOTAL 35 35 100%
- 19 -
CAPÍTULO III.
EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE AUDITORÍA
GESTIÓN
3. PROCESOSO DE LA AUDITORÍA DE GESTION CASO PRÁCTICO
3.1 SIGLAS
AG: AUDITORÍA DE GESTIÓN
GAD-I
GOBIERNO DESCENTRALIZADO SAN MIGUEL DE IBARRA
DAI DIRECCION AUDITORÍA INTERNA
LOSNCP
LEY ORGANIZA DEL SISTEMA NACIONAL CONTRTACION PUBLICA
SERCOP SISTEMA NACIONAL CONTRTACION PÚBLICA
3.2 ÍNDICE
CONTENIDO CAPÍTULO
- 20 -
ef: Informe aprobado el:
Ibarra,
Señores
ALCALDE DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESECENTRALIZADO SAN MIGUEL DE IBARRA
San miguel de Ibarra- Imbabura.-
De mi consideración:
La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial de la auditoria de gestión al plan de desarrollo estratégico, del del Gobierno Autónomo Descentralizado San Miguel de Ibarra, por el período comprendido entre el 01 de enero de 2013 y el 31 de Octubre de 2013.
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad,
- 21 -
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial de la auditoria de gestión al plan de desarrollo estratégico, del Gobierno Autónomo Descentralizado San Miguel de Ibarra, se efectuó de conformidad a la orden de trabajo 0005-DPI-AI-2014 de 01 de diciembre de 2014; y, en cumplimiento del plan operativo de control para el año 2014, de la Dirección Regional de la Contraloría General del Estado.
Objetivo general del examen
Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias y demás normas aplicables en la gestión de la entidad; y, verificar la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones de la auditoria de gestión.
Objetivos específicos del examen
- Determinar el cumplimiento de los objetivos, metas y plan estratégico anual institucionales;
- Evaluar el cumplimiento de las leyes y normas que regulan las actividades de entidad.
Alcance del examen
El examen especial de la auditoria de gestión abarcó al plan de desarrollo estratégico, por el período comprendido entre el 01 de enero de 2013 y el 31 de octubre de 2013.
Base legal
- 22 -
de Régimen Municipal codificada, publicada en el Registro Oficial 341 del 15 de octubre de 1971 y en el Suplemento del 2005; y, basado en las disposiciones legales del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización COOTAD del 19 de octubre del 2010 publicado en el Registro Oficial 303, se cambió de denominación a Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San Miguel de Ibarra.
Estructura orgánica
Concejo Municipal Comisiones Permanentes Consejos Cantonales
Auditoría Interna
Alcaldía
Secretaría General del Concejo
Procuraduría Síndica
Administración General
Planificación y Desarrollo
Gestión Financiera
Tecnología de la Información
Comunicación Social y RR-PP
Gestión de Avalúos y Catastros
Gestión Administrativa
EMPRESAS MUNICIPALES
- Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado
EMPRESAS ECONOMIA MIXTA Y S.A.
- Comercibarra
- Empresa de Economía Mixta Yahuarcocha - Parque Industrial S.A.
Obras Públicas Tránsito y Seguridad Vial
Desarrollo y Planificación Turística
Educación, Cultura, Deportes
y Recreación Participación
Ciudadana
- 23 -
El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San Miguel de Ibarra, para el cumplimiento de su misión y visión, se encuentra estructurado mediante procesos que integran los diferentes niveles de la administración:
1. Procesos Gobernantes 1.1Concejo Municipal 1.2Alcaldía
2. Procesos Agregadores de Valor
2.1Obras Públicas, Tránsito y Seguridad Vial 2.2Participación Ciudadana
2.3Gestión Ambiental
2.4Educación, Cultura, Deportes y Recreación 2.5Desarrollo y Planificación Turística
3. Procesos Habilitantes de Asesoría 3.1Auditoría Interna
3.2Secretaría General 3.3Procuraduría Síndica
Procesos Habilitantes de Apoyo 3.4Administración General 3.5Gestión Financiera
3.6Gestión de Avalúos y Catastros 3.7Gestión Administrativa
3.8Planificación y Desarrollo 3.9Tecnologías de la Información
- 24 -
Objetivos
Objetivos Generales
El Plan Estratégico del Municipio de Ibarra 2010-2014, por una Ibarra hacia el futuro, segura, productiva y social, determina cuatro temas estratégicos en base al análisis FODA, para identificar los cinco objetivos generales.
1. Identidad, Participación y Ciudadanía: Construcción de nueva ciudadanía, multiétnica y pluricultural, con participación ciudadana, incrementando la seguridad, la protección del medio ambiente, la esperanza y la calidad de vida de los ciudadanos.
2. Recuperación Económica, Desarrollo y Competitividad: Impulsar el crecimiento de la economía, a partir del mejoramiento de la competitividad y productividad, facilitando la instalación de actividades productivas.
3. Desarrollo Territorial: Orientar el desarrollo físico y ambiental del municipio de forma que permita elevar la calidad de vida de sus habitantes, consolidar y desarrollar el espacio público de manera equitativa y mejorar la imagen urbana. 4. Desarrollo Institucional: Garantizar una administración municipal con
responsabilidad social, bajo los principios de eficiencia, eficacia y transparencia, con procesos y procedimientos estandarizados.
Objetivos Específicos
1. Construir una ciudad incluyente, solidaria, con la participación de los ibarreños e ibarreñas en todos los aspectos de la vida de la ciudad. Auspiciar la igualdad, la cohesión y la integración social y territorial, con respeto a los ciudadanos con capacidades especiales y de la tercera edad.
2. Aumentar la esperanza y la calidad de vida de la población, a través de un medio ambiente sano y sustentable, con acceso equitativo y seguro al agua, aire y suelo. 3. Promover los mecanismos necesarios para que Ibarra sea una ciudad segura, con
sistemas adecuados de protección de la vida y bienes de las ciudadanas y los ciudadanos, prevención de riesgos y protección en caso de desastres, en base a mecanismos que incluyan la participación social.
- 25 -
tradiciones y las etnias, que integre contenidos locales, de manera que se garanticen procesos identitarios a largo plazo, así como vincular la educación a los objetivos de desarrollo del cantón.
5. Consolidar estrategias que integren el deporte, el ejercicio y la recreación como partes fundamentales del mejoramiento de calidad de vida de los habitantes del cantón, fortaleciendo el uso de los espacios públicos y de encuentro común.
6. Promover el desarrollo de las culturas karanki, Imbayacuna, Cayambi, Natabuela, Awá, Afrochoteña y mestiza, así como de los aportes de los migrantes, a través de mecanismos de recuperación de memoria colectiva, difusión de los artes y saberes tradicionales, educación en contenidos propios de cada cultura, preservación de valores y potenciación de su desarrollo futuro, con respeto, equidad e integración. 7. Promover las artes y la creatividad, en un proceso que contemple la recuperación de
memoria y la difusión cultural como mecanismos coadyuvantes a la creación de patrimonios vivos de la cultura de Ibarra y de nuevos imaginarios urbanos para la creación de una nueva ciudadanía en la que la cultura sea parte esencial del mejoramiento de la calidad de vida en el cantón.
8. Proyectar a la comunicación como herramienta transversal en los procesos participativos, sociales, de salud y medio ambiente, de cultura, educación, deportes y recreación, utilizando para el efecto todas las tecnologías para mantener informados a los ciudadanos.
Monto de recursos examinados
Para el cumplimiento de sus fines y objetivos, en el período examinado, al plan de desarrollo estratégicodel Gobierno Autónomo Descentralizado San Miguel de Ibarra, por lo que no se analizaron recursos financieros:
- 26 -
MUNICIPIO SAN MIGUEL DE IBARRA
DEPARTEMENTO DE PLANIFICACIÓN
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
AUDITORÌA DE GESTIÓN AL PLAN ESTRATEGICO DE DESARROLLO
Área: Planes de Control del año 2014
Sub área:
Control
Principio Básico
Atributos Funcionales de Referencia (AFR)
Estos Acuerdos hacen referencia a:
1. Las políticas institucionales para los planes anuales de control en las fases de programación, ejecución y evaluación de cada unidad de control.
2. Las acciones de control, tiempos y recursos programados de las Unidades de Auditoría externa.
Artículo, Norma
Cuestionario de Control Interno –
Componente Financiero
¿Cumple?
Medios de Verificación u Observaciones
Calificación del riesgo
Si No A (3) M (2) B
(1)
POLÌTICAS GENERALES
¿En el plan de estratégico para el año 2013, se consideró el capital humano que dispone la entidad?
x
Unidad de Ingeniería Proyectos El Coordinador de planificación nos facilitó el documento con el cual se calcula los días hombres disponibles para la ejecución del Plan de Control y el número de personal disponible.
Unidad de Auditoría Externa Información no proporcionada Municipio San Miguel de ibarra La planificación se la realizaba de forma empírica, no hay evidencia del análisis efectuado en la gestión consideración del elemento humano en la etapa de planificación.
x
Numeral 3
¿La dirección diseñó los indicadores de gestión necesarios a fin de optimizar el proceso de rendición de cuentas?
x
Se verificaron los indicadores de gestión preparados por municipio, que fueron enviados a cada Dirección para ser considerados en la gestión.
x
DISPOSICIONES
- 27 - Numeral 2
¿En el plan de control para el año 2013, se programaron exámenes a aspectos áreas y proyectos específicos, es decir, exámenes especiales o auditorías de gestión?
x
Municipio San Miguel de Ibarra Se revisó el Plan de Control Inicial de municipal
correspondiente al año 2014, aprobado por el contralor y se constató la priorización de exámenes especiales. x Numeral 6 ¿La Municipalidad realizó evaluaciones periódicas al cumplimiento de los planes?
x
Municipio San Miguel de Ibarra Se obtuvo el informe de autoevaluación e informe de rendición de cuentas presentado por la dirección.
x
PROGRAMACIÓN
Numeral 2
¿Para la evaluación del Plan de Control la unidad priorizó las entidades a ser examinadas considerando los siguientes factores? - Monto de los recursos gestionados - Nivel de
conflictividad - Caducidad de las acciones de control
X
Municipio San Miguel de Ibarra Unidad de Ingeniería Proyectos Mediante entrevista realizada al Coordinador de planificación nos explicó que los planes fueron elaborados de acuerdo a las matrices propuestas
Unidad de Auditoría Externa
x
Numeral 6
¿Para las obras que tienen cobertura nacional se coordinó con planificación para la formulación del plan operativo?
x
Municipio San Miguel de Ibarra Unidad de Ingeniería Proyectos Mediante entrevista realizada el Coordinador de planificación nos indicó que la comunicación con la Financiero siempre se realizado de forma directa y de manera verbal, tal como el caso de la auditoria a la construcción del Puente.
x
¿Se designó personal para que realice visitas previas a las instituciones que fueron incluidas en el Plan de Control del año 2013?
- 28 - ¿Se ha actualizado el
catastro? x
MUNICIPIO SAN MIGUEL DE IBARRA
Mediante verificación documental se validó que la Dirección realiza periódicamente actualizaciones al catastro institucional. Se revisó el cual hace referencia a una actualización del catastro de varias instituciones.
x
¿En el plan de control para el año 2013, se incluyeron exámenes a declaraciones patrimoniales de los funcionarios de alto nivel de la
administración saliente?
x
MUNICIPIO SAN MIGUEL DE IBARRA
Se verificó el Plan de Control del año 2013, en la cual se evidenció que se destinaron 80 días hombre para la realización de la gestión de varios servidores del Municipio
x
¿Se consideró en el Plan de Control 220 días laborables) por funcionario para él año 2010, de los cuales el 60% para actividades programadas y el 40% para acciones de control
imprevistas?
x
MUNICIPIO SAN MIGUEL DE IBARRA
Se verificó que en el Plan de Control Inicial aprobado por el contralor el cual incluye:
- Exámenes Planificados 54 %
x
¿El tiempo cargado por el supervisor corresponde al 30% del tiempo que carga el jefe de equipo?
X
MUNICIPIO SAN MIGUEL DE IBARRA
Se verificaron el parte de labores del mes de diciembre del año 2013, el cual refleja desfases en el tiempo que utilizado por
supervisor en cada orden de trabajo.
x
¿Para el cálculo del tiempo requerido para la realización de un examen se consideró los días laborables necesarios hasta la conferencia final?
X
MUNICIPIO SAN MIGUEL DE IBARRA
Unidad de Auditoría Externa Mediante indagación mantenida con el Director, manifestó que los días planificados para la
realización de un examen no se cumplen con su cronograma incluido la conferencia final. Se verificó el parte de labores del mes de diciembre del año 2013 en el cual existen novedades a días laborables adicionales para la ejecución y por ello conferencia final.
- 29 -
¿En las actividades de control programadas se incluyeron: - Acciones complementarias: planificación, seguimiento y evaluación del plan, actualización del catastro, trámite de informes de años anteriores, verificaciones del 5x1000.
x
Municipio San Miguel de Ibarra Se verificó el Plan de Control del año 2013, en la cual se evidenció que se destinó un 26% de
días/hombre para la realización de acciones complementarias tales como: actualización del catastro, corrección de informes, etc.
x
¿En el plan anual de control del año 2013, se consideraron realizar una auditoría de gestión y, como exámenes de arrastre?
x
Municipio San Miguel de Ibarra Se verificó que en el Plan de Control Inicial de la Dirección aprobado por contralar se asigna el 5% de los días hombre para exámenes de arrastre. Con esta información se valida la programación de arrastres en el PAC.
x
¿La Municipalidad utiliza al máximo la herramienta de Project
X
Municipio San Miguel de IbarraLa aplicación del Project se la empezó a realizar en el año 2013.
x
¿Los servidores han cumplido con los 13 días de capacitación?
X x
¿Las ampliaciones de plazo superan al 20% del tiempo asignado en la orden de trabajo?
x
Municipio San Miguel de IbarraSe verificó que en el parte de labores del mes de diciembre del 2013 en el cual se evidencia que NO existen acciones de control cuya ampliación de plazo superan el 20% del tiempo asignado en el trabajo. Muestra de ellos es la OT No.00587 de fecha 29-Marzo-2014, la cual tiene una ampliación de 8 días, que corresponde 20% del total de plazo.
x
¿El Director de departamental es el encargado de
autorizar y comunicar a la DPI las
ampliaciones de plazos?
x
MUNICIPIO SAN MIGUEL DE IBARRA
Se verificó una autorización para ampliación del plazo la cual es autorizada por el Director, correspondiente al examen de gestión, con fecha 4 de junio del 2013, por 10 días.
- 30 -
¿Las ampliaciones de plazos superiores al límite permitido son autorizadas por señor Alcalde?
x
MUNICIPIO SAN MIGUEL DE IBARRA
Se verificó el Memorando 654-DPI enviado por Señor alcalde, en el cual autoriza la ampliación de tiempos a 33 días adicionales a la ejecución de la dirección de planificación.
x
¿Los ajustes al Plan Anual de control fueron solicitados dentro de los primeros quince días del mes de julio al alcalde y una vez que fueron autorizados, se informó en planificación?
x
MUNICIPIO SAN MIGUEL DE IBARRA
Según conversación mantenida con el Dir. Planificación manifestaron que durante el año 2013 si existen ajustes al Plan de Control Inicial que normalmente son realizados en el mes de Junio.
x
¿La ejecución de exámenes no excede los 80 días laborables incluidos la
conferencia final y el plazo de revisiones?
X
De una muestra de exámenes del año 2013 se evidenció que si existen acciones de control que superen los 80 días laborables. Un ejemplo es como sigue:
Fuente: Información tomada de la base de datos del SISTEMA - Dirección departamental Fuente: Municipal
x
¿Los trámites de informes no exceden los 30 días
laborables?
X
¿Se utiliza la herramienta SISTEMA para la administración de las acciones de control y el REGITRO para el registro de
comunicaciones?
X
Se Verificó en el menú consultas del sistema Sistema los exámenes de gestión correspondientes al año 2013. Su control y registro se realizaba en la Dirección de planificación en los partes de labores y el ingreso al SISTEMA.
- 31 -
¿Se emitieron órdenes de trabajo aun cuando no se dispone de
información, capital humano, y recursos tecnológicos?
X
De la base de órdenes de trabajo emitidas en el año 2013, extraída del sistema se obtuvo que el 32% de las OT se inician después de los 15 días de emitida la OT:
Fuente: Información tomada de la base de datos del SISTEMA - Municipal.
Fuente: Información SISTEMA
x
AUTOEVALUACIÓN
Numeral 1
¿La Dirección realizó las autoevaluaciones semestrales al cumplimiento del Plan de Control?
x
MUNICIPIO SAN MIGUEL DE IBARRA
La Dirección departamental realizó la evaluación al cumplimiento de los planes, la cual está reflejada en el documento “Rendición de Cuentas”, la cual guarda una estrecha relación con los
objetivos generales, específicos y resultados esperados.
x
Total 8 10 6
Elaborado por:
YANELVA BENAVIDES Fecha: 22-03-14
Revisado por:
- 32 -
MUNICIPIO SAN MIGUEL DE IBARRA
DIRECCION DE PLANIFICACIÓN
CALIFICACIÓN GENERAL DEL RIESGO
AUDITORÌA DE GESTIÓN AL PLAN ESTRATEGICO DE DESARROLLO LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
Riesgo Alto Riesgo Medio Riesgo Bajo
Puntaje Total
No. Total Preguntas
Calificación área de
riesgo Calificación Cantidad Puntaje Calificación Cantidad Puntaje Calificación Cantidad Puntaje
3 8 24 2 10 20 1 6 6 50 24 2,08
Riesgo Seguridad de
Control
Alto
3 -Bajo
Medio
2 2Moder
ado
Bajo
1 -Alto
Conclusión: la calificación de 2.12, se ubica en la calificación entre 2 y 3, por tanto se establece que el riesgo con pruebas MEDIAS.
Novedades presentadas: La fase de ejecución de los planes es el área más crítica, los procedimientos deben enfocarse a esta área
Elaborado por: Yane Fecha: 23-sep-14
Revisado por: FT Fecha: 24-sep-14
- 33 -
DIRECCIÓN DE PLANIFICACION
DEL 1 DE ENERO DE 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
MATRIZ EVALUACIÓN RIESGOS PLANES DE CONTROL 2013
Componente Subcomponente Riesgo Controles Clave Enfoque de Auditoria INHERENTE CONTROL Cumplimiento Sustantivo
(Tomar de la
matriz de Riesgo)
Actividades y objetivos de control
con los cuales la entidad mitiga el
riesgo Verificación Seguimiento Comprobación de controles Confirmaciones Constatación Inspección Conciliación
Planes de control 2013
Formulación
Alto Moderado
Los planes de control son aprobados por el
Sr. Alcalde y sus ajustes departamentos
Verificar la aprobación de los planes de control iniciales
Verificar si los cambios al Plan de Control se encuentran autorizados
Determinar si las acciones de control fueron ejecutadas conforme al Plan Inicial autorizado por el Alcalde.
Analizar si el equipo de trabajo planificado para la ejecución de la acción de control fue incluido en la Orden de Trabajo.
En base a nuestra revisión de los antecedentes de la Administración concluimos que existen tendencias políticas que podría influir en
actividades cuestionables de la DIRECCION.
Esta dirección no consideró una correcta
priorización de las acciones de control para efectuarse.
Observaciones efectuadas en años anteriores que no han sido cumplidas
La entidad no ha realizado una correcta estimación de tiempos para cada acción de control Poca experiencia del
personal Incorrecta determinación del alcance Información voluminosa, incremento del riesgo Inadecuada conformación de equipos de trabajo
- 34 - Ejecución
Alto Moderado
En base a nuestra revisión de los antecedentes de la Administración concluimos que existen tendencias políticas que podría influir en
actividades cuestionables de la DIRECCION.
Inadecuada y poca supervisión en el campo a las acciones de control
Hojas de supervisión.
* Tome una muestra de auditoría de acciones de control, solicite hojas de supervisión *Autorización en la ampliación de plazos
Medir el desempeño del supervisor a través de los días
planificados en la orden de trabajo comparado con los días realmente utilizados reflejados en el parte de labores.
Observaciones efectuadas en años anteriores que no han sido cumplidas
No existe control apropiado en los tiempos de ejecución del plan
Autorización de ampliaciones de plazo
Determinar desfases en tiempos
planificados y ejecutados Realizar un análisis del estado actual en el que se encuentran las órdenes de trabajo
Poca experiencia del personal
No se realiza seguimiento en los tiempos del trámite aprobación
Seguimiento a los trámites
Determinar desfases utilizados en la aprobación y lo determinado en las políticas Información voluminosa, incremento del riesgo Seguimiento
oportuno Seguimiento al trámite
Determinar el número de exámenes de arrastre y los tiempos de desfases previstos en los planes de control Auditores no
idóneos, que comprometen su independencia en el campo
Archivo y manejo de Papeles de Trabajo inadecuado
adecuada referenciación, archivos
- 35 -
documentación soporte (facturas hotel y transporte)
2. Papeles de trabajo. 3. Determine si la información se encuentra adecuadamente presentada
4. Haga un análisis de las fechas de inicio y fin, contabilice el tiempo según la Orden de Trabajo.
Evaluación
Moderado Moderado
Control de las actividades de control simultáneamente en los partes de labores
Coteje los partes de labores con la información registrada en el
SISTEMA
Sistemas de información poco confiables
DIRECCION de Planificación y manejo del control del plan estratégico
Elaborado por:
Yanelva Benavides Fecha: 28-Sep-14 Revisado por:
Fausto Terán Fecha: 7-Oct-14
- 36 -
NIVEL DE CONFIANZA Bajo Moderado Alto
15% - 50% 51% - 75% 76% -95% 85% - 50% 49% - 25% 24% - 5%
Alto Medio Bajo
NIVEL DE RIESGO
Calificación del Riesgo 2,00 Riesgo de Auditoría 0,05
Tamaño de la muestra 40 Adicionalmente se consideraron los siguientes factores al momento de seleccionar
la muestra
*Entidades Públicas con mayor presupuesto Población (Acciones de Control) 80 *Mayor cantidad de denuncias Tamaño de la muestra 40 *Montos Materiales de responsabilidad
*Desfases importantes en los tiempos de ejecución del proceso de auditoria *Crecimiento importante de la industria
Intervalo 2
Elaborado por: Yanelva Benavides Fecha: 28-Sep-14
Revisado por: Fausto Terán
Fecha: 28-sep-14
- 37 -
MUNICIPIO SAM MIGUEL DE IBARRA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
INDICADORES DE GESTIÓN
AUDITORÌA DE GESTIÓN AL PLAN ESTRATEGICA DE DESARROLLO
Nombre del Indicador Factores críticos de éxito
Cálculo del Indicador
Unidad de
Medida Frecuencia Estándar Fuente Interpretación Brecha Gráfico
1) Utilizar palabras que ayudan a cuantificar la información,
acompañadas de una preposición. La palabra usada puede representar “cantidad”, “nivel”, “porcentaje”, “total”; y, la proposición es generalmente la palabra “de”. Ejemplo: “Cantidad de”, “Numero de”, “Total de”.
2) Añadir un sustantivo en plural que identifica los elementos o variables sociales, económicas, físicas o cronológicas sometidas a medición. Ejemplo: “personas”, “cuentas”, “unidades”
3) Añadir un verbo en participio pasado que demuestra una acción realizada. Como ejemplo se cita: “Capacitadas”, “Recuperadas”. 4) Utilizar un complemento circunstancial y/o adjetivo relacionado con una característica, lugar, tiempo, modo. Esta es la información alternativa que define el indicador. Ejemplo: “En el área técnica”, “Oportunamente”, “En el año 2013”, “Por el departamento de planificación”
Son características internas que hacen la diferencia para que la organización sea más competitiva y desarrolle consistente y satisfactoriamente sus procesos. Pueden estar afectados por eventos principalmente externos al proceso, que impiden el logro de los objetivos, resumidos en el indicador. Cuantifica el indicador. Es aplicable cuando se relaciona con porcentajes o son indicadores financieros. Describe la forma como se debe leer el indicador una vez que ha sido cuantificado.
Es la periodicidad con que se debe aplicar el indicador. Depende de la naturaleza de las operaciones y la
reglamentación interna de las organizaciones.
- 38 -
EFICACIA
Porcentaje de acciones de
control
ejecutadas en el año 2013 por la
Dirección *Inadecuada Planificación de recursos (Tiempo y Personal) Indicador:
Porcentaje Anual 100%
Base de datos proporcionada por DPI, obtenida del sistema SISTEMA
Índice No. de Acciones de Control
Ejecutadas
X 100
Indicador
X 100 No.de Acciones de Control
Planificadas Estándar
Porcentaje de acciones de
control
aprobadas en el año 2013 por la
Dirección *Desfases en tiempos utilizados para aprobación Indicador:
Porcentaje Anual 100%
Base de datos proporcionada por DPI, obtenida del sistema SISTEMA
Índice No. de Acciones de Control
Aprobadas
X 100
Indicador
X 100 No.de Acciones de Control
Planificadas Estándar
Porcentaje exámenes de
arrastres finalizados en el
año 2013 por la Dirección *Inadecuada Planificación de recursos (Tiempo y Personal) Indicador:
Porcentaje Anual 100%
Base de datos proporcionada por DPI, obtenida del sistema SISTEMA
Índice No. de exámenes de arrastre
ejecutados
X 100
Indicador
X 100 No.de arrastres Planificadas Estándar
Porcentaje acciones de
control
imprevistas
ejecutadas en el año 2013 por la
Dirección *Inadecuada Planificación de recursos (Tiempo y Personal) Indicador:
Porcentaje Anual 100%
Base de datos proporcionada por DPI, obtenida del sistema SISTEMA
Índice No. de acciones de control
imprevistas
X 100
Indicador
X 100 No.de Acciones de Control
Planificadas Estándar
EFICIENCIA
Porcentaje de
días
*Inadecuada
Planificación de Indicador: Porcentaje Mensual 100%
*Base de datos
