Mayor Experiencia Quizá la razón más común para utilizar un

comité en la solución de un problema, es el hecho de que un grupo pueda aportar una experiencia más amplia y una gran variedad de opiniones acerca de su solución. Así los hechos se analizan en una forma más completa debido a que los miembros con experien- cia tienden a efectuar preguntas de sondeo en sus áreas de espe- cialización. Si el problema es amplio, entonces las ares asociadas con la solución cubren un campo mayor del que podría ser cubierto por la experiencia de una persona. Esto no quiere decir que sola- mente un comité puede ofrecer un juicio de grupo, ya que los miembros de un equipo para la solución de un problema pueden consultar especialistas entre los ejecutivos de la empresa, pero no pueden beneficiarse de la estimulación que genera la comuni- cación frente a frente.

La discusión abierta puede conducir a la clarificación de pro- blemas y al desarrollo de nuevas ideas. Con frecuencia la decisión tomada en un grupo es superior a la decisión tomada por una sola persona debido al intercambio de información y de puntos de vista. 2. Extensión de la Autoridad. Un comité puede utilizarse para solucionar problemas cuando la alta gerencia no desea delegar mucha autoridad en una sola persona, lo que puede ilustrarse con el concepto de equilibrio de poder que constituye la base de ope- ración del gobierno de los Estados Unidos. Existe un equilibrio de los tres poderes que comprenden el presidente, el Congreso y la Corte Suprema. De este mismo concepto dan prueba la industria, las entidades educativas y aun las entidades religiosas. De las diferentes organizaciones que demuestran esta característica, tal vez la empresa moderna es la menos notable, quizá porque muchas empresas se iniciaron con un único dueño-operario que tenía el control completo de la empresa. Cuando estas empresas crecieron y los dueños-operarios murieron, la administración responsable de tomar decisiones consultó expertos en diferentes campos rela- cionados con la operación de la empresa. Adicionalmente, en la medida en que estas empresas se convirtieron en empresas admi- nistradas por juntas directivas, estas se atemorizaron de delegar mucha autoridad en un gerente cuyo vínculo primario con la em- presa era de tipo financiero. Esta separación de la propiedad y el liderazgo nos ha proporcionado líderes que no desean asumir la responsabilidad total por las decisiones tomadas y que no confían en el consejo recibido de un único subordinado.

3. Grupos de Interés Especial. Otra razón para el incremento de los comités es el deseo del aporte de grupos de interés especial. Si ellos se involucran en la decisión, las personas que ellos repre- sentan apoyarán la decisión una vez esta se haya tomado.

Esta práctica es especialmente apropiada cuando una parte de la empresa (o un miembro) parece que desaprueba toda decisión ejecutiva. Al solicitarle a esta parte o persona que participe para encontrar la solución, será difícil que más tarde desapruebe la decisión final. Además, al discutir todos los aspectos del problema y sus diferentes soluciones potenciales, un punto de vista estrecho puede ampliarse para efectos de futuras decisiones.

4. Coordinación de la Acción. Un comité puede ser un excelente medio para coordinar tanto la planeación como la ejecución de la acción requerida como resultado de la decisión. Esto es especial mente importante en una empresa moderna donde la ejecución

de muchos planes requiere que se integren las actividades de varios departamentos. Debido al gran número de especialidades en las empresas grandes, esta coordinación puede ser bastante difícil. El comité permite a los miembros, que posteriormente se verán afectados por la decisión, que obtengan una visión del plan original y su impacto sobre el área a la cual ellos pertenecen en la empresa. El comité proporciona la oportunidad de efectuar sugerencias espontáneas, para la realización del plan seleccionado; así mismo, suministra una estructura con la cual puede lograrse un acuerdo sobre el método para implementar las acciones requeridas. 5. Intercambio de Información. La información puede intercam- biarse en forma efectiva en un comité. Las partes afectadas por una acción en particular pueden conocer sus necesidades simultá- neamente. Las decisiones y las instrucciones pueden recibirse al mismo tiempo por todas las partes involucradas y, si es necesario, pueden ser clarificadas. Con las discusiones frente a frente es posible ahorrar considerable tiempo; además, ofrece la oportuni- dad de clarificación que talvez sea imposible en un memorando escrito.

6. Límites de la Autoridad. En muchas ocasiones es necesario tomar una decisión que no justifica su traslado a los altos niveles de la administración; pero que involucra un área de la empresa más amplia de la que controla un solo gerente. La decisión puede ser de rutina, pero que requiere una acción coordinada por parte de varios departamentos. La utilización de un comité permite que estos departamentos consoliden sus programas y acciones de tal manera que se pueda emprender un esfuerzo especial. Un ejemplo, es el departamento de ventas que desea conseguir un pedido espe- cial de alta rentabilidad, el cual requiere del esfuerzo de varios departamentos tales como: ingeniería, planeación, producción, control de materiales, etc. Indudablemente el pedido debe ser aceptado. Sin embargo, se requiere un esfuerzo coordinado para dar cumplimiento al pedido sin una mayor perturbación de las operaciones normales.

7. Motivación. Puesto que los comités permiten una amplia par- ticipación en la toma de decisiones, pueden actuar como un mo- tivador muy efectivo sobre los empleados. Quienes toman parte en una decisión generalmente se entusiasman para llevarla a cabo. Sin embargo, el uso de comités para motivar a los subordinados puede ser muy peligroso. Tal como se ha anotado, la solicitud para participar en un comité de decisión no debe entenderse simple-

mente como un método para manipular a la gente, lo que podría traer más daños que beneficios.

8. Deseo de Evitar la Acción. A veces, los gerentes utilizan comités para evitar la acción. Esta es, desafortunadamente, una forma muy efectiva de demorar una decisión con la esperanza de que el pro- blema desaparezca. Con determinada selección de los miembros, un retraso es casi inevitable debido a luchas en el comité, a perso- nas indecisas o a miembros colocados especialmente para demorar la solución del problema. Esta táctica es un procedimiento muy peligroso. Si los miembros del comité o un ejecutivo que ocupa una alta posición sienten que el comité fue organizado como una táctica de demora, el organizador del comité tiene que ofrecer muchas explicaciones.

Desventajas de un comité