2.2 FUNDAMENTACION TEÓRICA.
2.2.7 METODOLOGÍA PROPUESTA PARA APLICAR EL SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES.
Antes de desarrollar los pasos a seguir para la determinación del costo basado en actividades, se hace necesario exponer algunos términos que son empleados en la metodología.
Servicios Básicos: Se define como los diferentes servicios que ofrece la persona natural, ósea, aquellos servicios que interesan al cliente.
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Centro de Actividades (Centros de Negocio): Es un nivel de agrupación de los costos y gastos, de una o varias actividades que están en función de uno o varios servicios.
Servicios Generales: Son los centros de actividades que realizan un conjunto de tareas encaminadas a los Servicios Básicos, por ejemplo: control los Activos Fijos, control del Efectivo.
Es decir se identifican con actividades secundarias. También se incluyen los servicios cuyos costos y gastos se identifican con el período como son: Administración y Recursos Humanos, entre otros. Estos últimos no se asignan a los Servicios Básicos, llevándose los mismos directamente al Estado de Resultados al igual que los cargos fijos.
El modelo que se plantea proponer para esta tesis contiene dos fases y nueve etapas que se explicarán a continuación, en el siguiente capitulo esta el desarrollo de las mismas.
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En esta fase se localizaron todos los centros de actividades que existen en la entidad y se identificaron teniendo en cuenta su incidencia en los Servicios Básicos.
1A ETAPA: DEFINIR LOS CENTROS DE ACTIVIDADES.
En esta etapa, se establece la definición de todos los centros de actividades. Para ello, hay que identificar todos los centros de actividades que físicamente están y brindan sus servicios a los clientes. (Ver Anexo 1)
2A ETAPA: IDENTIFICAR LOS CENTROS DE ACTIVIDADES VINCULADOS
A LOS SERVICIOS BÁSICOS.
Son los Servicios Básicos relacionados con todas las Áreas de Negocio:
Contabilidad
Tributación
Otros servicios
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3A ETAPA: IDENTIFICAR LOS CENTROS DE ACTIVIDADES VINCULADOS A
LOS SERVICIOS GENERALES, CUYOS COSTOS SE ASIGNAN A LOS SERVICIOS BÁSICOS A TRAVÉS DE LOS GENERADORES DE COSTOS.
Son los centros de actividades relacionados a los Servicios Generales los que necesitan de un generador de costo, pues así no se asigna arbitrariamente los costos indirectos a determinadas actividades propias del proceso que responden a los Servicios Básicos.
Los mismos tributan a más de un Servicio Básico, por tanto, en ocasiones se necesita de un generador de costo para distribuir entre los diferentes servicios que le son inherentes, o sea, permite asignarle los costos y gastos que le corresponden a cada servicio. (Ver Anexo 3)
4A ETAPA: IDENTIFICAR LOS CENTROS DE ACTIVIDADES CUYOS
COSTOS Y GASTOS SE IDENTIFICAN DIRECTAMENTE CON EL PERÍODO.
Se refiere a los centros de actividades cuyos costos y gastos no van a ser asignados a los Servicios Básicos, considerándose éstos como gastos del período, pero son controlados por las actividades. Estos centros de actividades están conformados por: Administración. (Ver Anexo 4)
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2.2.7.2 FASE II: DETERMINACIÓN DEL COSTO DE LAS ACTIVIDADES
DE CADA CENTRO.
En esta segunda fase, se asignan los costos a las actividades que pertenecen a los diversos centros, de esta forma las actividades se convierten en el centro de atención del modelo que se propone.
5A ETAPA: LOCALIZACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS EN LOS
CENTROS.
Se procede a localizar los costos indirectos respecto a los Servicios Básicos en cada uno de los centros en que se encuentra dividida la Empresa. Esta localización se limita a situar los costos en el centro donde se realiza la actividad y corresponde con los centros de actividades vinculados a los Servicios Generales, que se asignan a los Servicios Básicos a través de los generadores de costos seleccionados.
Estos costos aunque se clasifiquen entre los indirectos, son indispensables para el funcionamiento general de cualquier entidad. Por tanto su gestión y
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control permite mejorar las condiciones de vida y la labor de los trabajadores. Además garantiza la realización de los Servicios Básicos.
6A ETAPA: IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES.
En dependencia del Servicio Básico a que pertenezca cada centro, así serán las actividades que en él se realicen. Se identifican cada una de las actividades que se ejecutan en cada uno de ellos y para lograr el cumplimiento de esta etapa, son necesarias las entrevistas con los responsables de cada centro, así como la observación de todas las actividades que allí se realizan. Todo este proceso es de gran importancia en el modelo, puesto que las actividades identificadas aquí, serán las costeadas o asignadas mediante los generadores de costos a los Servicios Básicos, por tanto no debe obviarse ninguna actividad que genere valor, pues trae consigo una distorsión del costo del servicio de manera innecesaria.
7A ETAPA: AGRUPACIÓN DE LAS ACTIVIDADES PRINCIPALES DE CADA
CENTRO.
Después de identificadas las actividades, siguiendo los criterios de los responsables de cada centro, con la correspondiente verificación de los
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mismos, se procede a la agrupación de todas aquellas que se consideren como actividades principales o rectoras. En esta etapa se desarrolla lo que se denomina abrir el abanico de actividades, considerando que los costos reales de las actividades están compuestos por el de todas las actividades que se agrupan en las mismas, o sea las actividades que se consideran homogéneas.
8A ETAPA: ELECCIÓN DE LOS GENERADORES DE COSTOS.
Dentro de cada actividad que se realice en los centros vinculados a los Servicios Generales, se deberá elegir aquel generador de costo, que mejor se identifique con la relación causa-efecto entre:
Figura 4: Relación causa-efecto en el Sistema ABC. Fuente: Tomado de la referencia de Pérez Barral (2005)
El sistema ABC, permite que un grupo de actividades puedan portar el mismo generador de costo. Esto ocurre porque estas actividades se interrelacionan entre sí, en función de un mismo propósito; donde el generador seleccionado se utiliza en diferentes actividades.
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Existen actividades que se corresponden con un solo Servicio Básico y por tanto, no hay que utilizar ningún generador de costo diferente para asignar el costo de dicho servicio, pues la asignación se produce directamente al Servicio Básico que corresponda. (Ver Anexo 5)
9A ETAPA: REPARTO DE LOS COSTOS ENTRE LAS ACTIVIDADES.
Se identifican los costos de las actividades atendiendo a los elementos integrantes del costo, es decir, los materiales directos, mano de obra directa y los costos indirectos; conociendo de esta forma los costos de todas las actividades, tanto los que son asignables a los Servicios Básicos mediante el generador, como los que se distribuyen según el servicio a que corresponda. 2.3 MARCO CONCEPTUAL
ACTIVIDAD.- Función o tarea que ocurre en el tiempo y tiene un resultado conocido.
BASE DE ASIGNACIÓN DEL COSTO.- La medición de la actividad sirve como base de la asignación de costo.
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BENCHMARKING.- es un anglicismo que proviene de la palabra "benchmark"
que en inglés significa la acción de tomar un objeto como modelo (p.ej. una
organización o parte de ésta) con el fin de comparar la propia.
Benchmarking es un proceso continuo, que se usa en la administración estratégica, donde se toman como referentes a empresas líderes de cada industria como modelo. Quienes hacen Benchmarking determinan primero en que aspectos necesitan crecer y luego detectan la empresa que mejores prácticas realiza en esa área. Luego investigan a la Compañía y aplican esas prácticas en su organización. El Benchmarking estudia a las empresas y utiliza sus mejores prácticas como un estándar comparativo al cual llegar o bien superar.
Cada función o área de la empresa puede ser "benchmarkeada". Algunos autores llaman al Benchmarking, "mejores prácticas" y es común encontrar esta acepción en español o "proceso de benchmarking".
BIENES.- Son productos materiales (tangibles: se tocar y percibir con los sentidos) pueden ser divididos en bienes duraderos y no duraderos. Un bien duradero es aquel que no se consume con rapidez, y que puede ser mantenido por dueño por un lapso de tiempo relativamente largo, e incluso puede ser vendido de segunda mano. Un piano, un automóvil o un anillo de oro, son
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algunos ejemplos. Los bienes no duraderos, son aquellos que solo resisten a ser utilizados una o unas cuantas veces, son los bienes que consumimos, al usarlos desaparecen, se consumen. Los alimentos, un jabón, un cigarrillo.
COSTEO CBA o ABC.- Es el sistema de costos que el cual los costos indirectos son asignados de acuerdo con varias bases. Los sistemas de costeo tradicionales asignan los costos indirectos a uno o dos niveles y utilizando generalmente la base de los productos. En contraste, ABC identifica que los costos indirectos son asignables no en base a los productos, si no a las actividades que se realizan para producir los productos. De ahí su nombre ABC, Activity Based Costing o Costeo Basado en Actividades CBA.
COSTO.- Son todos los recursos necesarios (personal, materiales, equipos, edificios, generales) que son consumidos por las áreas operativas para la prestación del servicio.
GASTO.- Son todos los recursos necesarios (personal, materiales, equipos, edificios, generales) que son consumidos por las áreas administrativas
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INDUCTORES DEL COSTOS.- Son los factores que influyen de forma significativa en la ejecución de una actividad, dando a conocer las causas por las que los costos se producen.
Es un factor utilizado para medir como se incurre en un costo, permitiendo la incorporación de los costos de las actividades al costo de los productos. La vinculación entre actividades y objetos de costos, como los productos servicios y clientes, se consigue utilizando inductores de costos de las actividades. Un inductor de costos de una actividad es una medida cuantitativa del resultado de una actividad.
Se pueden elegir entre tres tipos diferentes de inductores de costos de las actividades: de transacción, de duración y de intensidad.
Los inductores de transacción cuentan las frecuencias con que se realiza
una actividad. Se utilizan cuando todos los resultados requieren esencialmente las mismas demandas de la actividad.
Los inductores de duración representan la cantidad de tiempo necesaria
para revisar una actividad.
Los inductores de intensidad hacen un cargo directo de los recursos
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INPUTS.- Son los factores o recursos que se requieren para realizar esa producción.
MANAGEMENT.- Gestión o administración. La administración de empresas, o ciencia administrativa es una ciencia social que estudia la organización de las empresas y la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades.
OBJETO DE COSTO.- Es un elemento o ítem final para el cual se desea una acumulación de costos, es decir es todo aquello a los que queremos medir su costo provisional o final. Los objetivos finales de costos son los productos y servicios que una empresa suministra a sus clientes.
OUTPUTS.- La palabra inglesa output designa el producto que sale de una empresa o industria.
PNCC.- Personas Naturales con contabilidad o Personas Naturales Obligadas a llevar Contabilidad, deben llevar contabilidad exclusivamente cuando cumpla con cualquiera de las siguientes condiciones; opere con un capital propio superior a los sesenta mil dólares, tenga ingresos brutos anuales de su actividad económica superiores a cien mil dólares, tenga costos y gastos de sus actividad empresarial, superiores a ochenta mil dólares.
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PNSC.- Personas naturales sin contabilidad o Personas Naturales no obligadas a llevar contabilidad, son personas que realizan actividad empresarial y que operan con un capital propio inferior a USD 60.000, o sus ingresos brutos sean inferiores a cien mil dólares, o sus costos y gastos no superen los ochenta mil dólares. Tampoco están obligados a llevar contabilidad los profesionales, agentes, comisionistas, trabajadores autónomos y artesanos.
PROCESO.- Secuencia lógica de tareas relacionadas que utilizan recursos organizacionales para proporcionar un producto o servicio a clientes internos o externos.
RDEP.- Anexo de Retenciones en la Fuente bajo Relación de Dependencia.
RECURSO.- Elemento económico que es aplicado o utilizado para realizar actividades. Se encuentran básicamente en el sistema contable. (Ej.: Sueldos y salarios, depreciación de vehículos, depreciación de equipos, materiales.)
REOC.- Anexo de Retenciones en la Fuente de Impuesto a la Renta por Otros Conceptos.
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RUC.- Registro Único de Contribuyente, es el sistema de identificación por el que se asigna un número a las personas naturales y sociedades que realizan actividades económicas, que generan obligaciones tributarias.
RUP.- El Registro Único de Proveedores (RUP), como un sistema público de información y habilitación de las personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras, con capacidad para contratar según la Ley Orgánica de Contratación Pública LOSNCP, cuya administración corresponde al Instituto Nacional de Contratación Pública.
Es el único documento que le permitirá contratar con el Estado, sin tener que registrarse ni entregar los mismos documentos en las Entidades Contratantes. Tiene vigencia de un año a partir de la fecha de emisión.
SERVICIOS.- Los servicios son intangibles, se prestan y se consumen simultáneamente. Incluyen una gigantesca gama de actividades económicas que van desde la salud, la educación, el transporte, la programación de una computadora, por mencionar algunos.
SOBRECOSTEO.- Cuando un producto o servicio consume un nivel de recursos bajo pero se informa que tiene un alto costo por unidad.
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SUBCOSTEO.- Cuando un producto o servicio consume un nivel de recursos altos pero se informa que tiene un bajo costo por unidad.
SUBSIDIOS CRUZADOS EN EL COSTO.- Se presenta cuando un costo se distribuye de manera uniforme; lo cual significa que se utiliza un promedio amplio entre múltiples productos o servicios sin hacer un reconocimiento de cuales requieren que recursos y en que cantidades.
UNIDAD PRODUCTIVA.- Se definen como la zona, Municipio o departamento donde se encuentran ubicadas las instituciones.
2.4 HIPÓTESIS O IDEA A DEFENDER
PLANTEAMIENTO DE LA HIPÓTESIS
La implementación del sistema de costeo CBA en la Prestación de Servicios Contables y Tributarios que brinda una persona natural en la ciudad de Ventanas contribuirá a solucionar los problemas de asignación de costos, y
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fijación de precios competitivos, lo que permitirá incrementar la cartera de clientes.
VARIABLES INDEPENDIENTE
• Implementación del sistema de costeo CBA.
VARIABLES DEPENDIENTES
• Solucionar los problemas de asignación de costos.
• Conocer el flujo de actividades que realiza cada centro de costo
• Proporcionar información precisa para una fijación de precios
competitivos.
• Conocer que actividades consumen más recursos.