Director Financiero
Área Gestión Documental Director Administrativo
CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION FINANCIERA SECCIÓN
26000-1 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO
ACTUALIZACIÓN: SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
26000.1-1 BASES DE DATOS FINANCIERA 15 0 x x
Documentos digitalizados en el computador del funcionario responsable se encuentran en el sistema de gestión calidad de Satena.
Aplicativo Sistema Integrado Caracterización
Formatos Proceso Financiero Manuales Proceso Financiero Procedimientos
Plan de Acción
Listado Maestro de Registros y Documentos Comunicaciones e Informes
APROBÓ
MY. NANCY STELLA FLOREZ QUINTANA
Director Financiero
Área Gestión Documental Director Administrativo
CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA GESTION FINANCIERA SECCIÓN
26000.1 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO
ACTUALIZACIÓN:
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
26000.2-1
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL 2 18 X X
Estos documentos son digitales. se guardan en el computador del funcionario. Se debe realizar un backup permanentemente. Se elimina el fisico al cumplir el tiempo de retención en el archivo Central .
Solicitud CDP Registro Presupuestal Contrato
Solicitud Registro Presupuestal RP Cédula DIAN Certificación Bancaria Documentos Digitales Otros 26000.2-2 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 2 18 X X
Estos documentos son digitales. se guardan en el computador del funcionario. Se debe realizar un backup permanentemente. Se elimina el fisico al cumplir el tiempo de retención en el archivo Central .
Informes de Ejecución Mensual del Presupuesto de Gastos Ingresos Egresos Reservas Presupuestales Informes PWC Soportes 26000.2-3 INFORMES 2 8 X X
Se eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo de retención en el archivo Central
26000.2-3.1 INFORMES DE GESTIÓN
Informe
26000.2-4 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES 2 18 X X
Estos documentos son digitales se guardan en el computador del funcionarios. se debe realizar un backup permanentemente. Los documentos físicos se conservan en el Área de Presupuesto.
Incremento Disponibilidad Presupuestal Decremento Disponibilidad Presupuestal Incremento Registro Presupuestal Decremento Registro Presupuestal Traslado Presupuestal Formato Solicitud Solicitud de Autorización PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTO SECCIÓN 26000.2 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO
ACTUALIZACIÓN:
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
PRESUPUESTO SECCIÓN
26000.2 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
26000.2-5 PLAN
26000.2-5.1 PLAN OPERATIVO 1 4 X X
Se eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo de retención en el archivo Central
Plan
26000.2-6 PROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO 2 18 X X
Se eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo de retención en el archivo Central
Informe Consolidado Anual Otros
APROBÓ
MY. NANCY STELLA FLOREZ QUINTANA
Director Financiero
Área Gestión Documental Director Administrativo
CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
DOCUMENTO
ACTUALIZACIÓN: SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
26000.3-1 ACTAS
26000.3-1.1
ACTAS DE COMITÉ TÉCNICO DE
SOSTENIBILIDAD CONTABLE DE SATENA 2 18 X X Se eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central Actas
Anexos
26000.3-2 BASES DE DATOS
26000.3-2.1
BASE DE DATOS SISTEMA INTEGRADO DE
INFORMACIÓN FINANCIERA 2 18 X Se elimina por perder su valor administrativo. Los datos del sistema seencuentran bajo custodia de la Oficina de Sistemas.
26000.3-3 REGISTROS MOVIMIENTO CONTABLES
Comprobante de Egreso 2 18 X X
Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico. Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central.
Causación de Proveedores Nacionales y Extranjeros Comprobante de Ajuste Notas de Contabilidad Nómina Causación de Nómina Traslado de Fondos Recibos de Caja Ingresos Facturación Comprobantes de Contabilidad Caja Menor Notas Débito Notas Crédito
Gestión Depuración Contable
26000.3-4 CONCILIACIONES
26000.3-4.1 CONCILIACIONES BANCARIAS 2 8 X X
Los Documentos de esta serie se eliminan una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central. teniendo cuenta que ya se han detallado todas las partidas bancarias pendientes de identificación
Anexos
Libros Auxiliares Bancos Copia Extracto Cuadro auxiliar Formato de Conciliación
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA DE CONTABILIDAD SECCIÓN
26000.3 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO
ACTUALIZACIÓN: SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA DE CONTABILIDAD SECCIÓN
26000.3 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
26000.3-4.2 CONCILIACIONES MODULOS 2 8 X X
Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico. Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central.
Conciliación Anexos
Recaudo vs. Presupuesto Presupuesto vs. Contabilidad Cuentas por Pagar Nomina Viáticos
Activos Fijos E Inventarios Otros.
26000.3-5 ESTADOS FINANCIEROS
ESTADOS CONTABLES DE SATENA 2 18 X X
Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico. Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central.
Balance de prueba con movimiento Balance General
Estados de cambios en el patrimonio Estados de Flujo y Efectivo
26000.3-6 DECLARACIONES TIBUTARIAS
26000.3-6.1 IMPUESTOS NACIONALES 2 8
Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico. Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central.
Declaración de Renta Retención en la Fuente IVA- Patrimonio
26000.3-6.2 IMPUESTOS DISTRITALES 2 8 X X
Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico. Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central.
Impuesto de Industria y Comercio
Retención de ICA
DOCUMENTO
ACTUALIZACIÓN: SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA DE CONTABILIDAD SECCIÓN
26000.3 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
26000.3-6.3 IMPUESTOS MUNICIPALES 2 8 X X
Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico. Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central.
Impuesto de Industria y Comercio Anexos
26000.3-7 LIBROS CONTABLES
Libro Diario 2 18 X X
Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico. Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central.
Libro Mayor y Balances
APROBÓ
MY. NANCY STELLA FLOREZ QUINTANA
Director Financiero
Área Gestión Documental Director Administrativo
CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
DOCUMENTO
ACTUALIZACIÓN: SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
26000.4-1 BOLETIN DIARIO DE CAJA Y BANCOS 2 2 X X
Estos documentos son digitales. se guardan en el computador del funcionario. se debe realizar un backup permanentemente.
Recibo de Caja Consignaciones
Notas Debito Reproducir imagen en medio técnico para consulta. Documentos originalesse encuentran en la Price.
Notas Crédito Planillas de Ingreso Planillas de Giro Comprobantes de Egreso Otros 26000.4-2 CUENTAS CORRIENTES 2 5 X X
Estos documentos son digitales. se guardan en el computador del funcionario. se debe realizar un backup permanentemente.
Oficios Apertura Chequeras Extractos
26000.4-3 FACTURACION 2 18 X X Estos documentos son digitales. se guardan en el
Facturas Outsourcing Financiero Computador del funcionario. se debe realizar un backup permanentemente.
Soporte
Relación Documentos originales se encuentran en la Price.
26000.4-4 RECAUDOS 1 5 X X
Estos documentos son digitales. se guardan en el computador del funcionario. se debe realizar un backup Permanentemente.
Autorizaciones Descargues Consignaciones
APROBÓ
MY. NANCY STELLA FLOREZ QUINTANA
Director Financiero
Área Gestión Documental Director Administrativo
CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA DE TESORERIA SECCIÓN
26000.4 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO
ACTUALIZACIÓN: SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEVICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
26000.5-1 ENDOSOS 2 3 X X
Se eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo de retención en el archivo central
Factura Soportes Otros
26000.5-2 REEMBOLSOS 1 9 X x
Se eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo de retención en el archivo central
Planilla de liquidación de reembolsos Formato de Terceros
Otros
26000.5-3 REPORTES DE VENTAS DE CARGA Y PASAJES 1 9 X x
Se eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo de retención en el archivo central
Reportes Consignaciones Boucher Guías de Carga Soportes Otros
26000.5-4 REPORTES DE VUELOS Y PASABORDOS 10 1 X X
Estos documentos son digitales se conservan en el computador del funcionario responsable se debe realizar backup permanentemente se elimina el fisico al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión Planillas Reportes de Vuelo
Pasabordos Otros
26000.5-5 TASAS AEROPORTUARIAS E INFRASAS 2 0 X x
Se eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión
Factura
Autorización de pagos Reporte de infrasas Otros
APROBÓ
MY. NANCY STELLA FLOREZ QUINTANA
Director Financiero
Área Gestión Documental Director Administrativo
CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA DE CREDITO Y REAUDO SECCIÓN
26000.5 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO
ACTUALIZACIÓN: SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEVICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION DE AEROPUERTOS NACIONALES
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
27000-1 ACTAS 1 X
Documentos con valor administrativo, legal, jurídico y contable se escanean antes de ser entregadas al archivo de gestión, al prescribir el tiempo de retención en el archivo de gestión son eliminados
Acta se seguridad Actas de reuniones Actas de Briefing
27000-2 CIRCULARES 1 X x
Reproducir imagen en medio magnético para consulta. al cumplir el tiempo de retención en Archivo gestión se eliminan.
Oficios
27000-3 BASES DE DATOS 1 10 X X
Reproducir imagen en medio magnético para consulta. En el computador del funcionario responsable realizar backup permanente
Backup
27000-4 CONTROL OPERACION DESPACHO 2 0 X X
Se debe realizar Backup Periódicamente y conservar en el servidor de SATENA, eliminar el fisico al prescribir el tiempo de retención en el archivo de gestión.
Control de Operación despacho
Datos de despacho centralizado Se eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo deretención en el archivo Central
27000-5 MANIFIESTO DE PESO Y BALANCE 2 0 X
al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de gestión de Gestión se elimina por perder sus valores primarios
Formato de Aviones Briefing Tripulación Reporte Meteorológico Route Análisis Notoc 27000-6 INFORMES 2 0 X
Documentos con valor administrativo. Se eliminan en el archivo de gestión cuando pierden su valor administrativo. legal y fiscal.
Informe Evaluación del Riesgo Mapa de Procesos
Análisis y Valoración de riesgos
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION DE AEROPUERTOS NACIONALES SECCIÓN
27000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO
ACTUALIZACIÓN: SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEVICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION DE AEROPUERTOS NACIONALES
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION DE AEROPUERTOS NACIONALES SECCIÓN
27000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
27000-7 INFORMES DE GESTION 2 0
Se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivo de gestión por perder los valores primarios
Control de resarcimiento a pasajeros relación bonos de resarcimiento
traslado especial de pasajeros adelanto y retraso lista de esperas
transporte de pasajeros jurídicos exoneración estado de equipajes movimiento de abordaje vuelos transferencia de equipajes interrupción de vuelos solicitud alojamiento de pasajeros
APROBÓ