Director Aeropuertos Nacionales
Área Gestión Documental Director Administrativo
CONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
DOCUMENTO
ACTUALIZACIÓN: SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION DEL TALENTO HUMANO
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
28000-1 ACTAS
28000-1.1 ORDENES GENERALES 1 19 X x
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD. Se escanea en el computador de cada funcionario responsable.
Nombramientos Felicitaciones
Salidas de Guarnición (Militares) Excusas del servicio(Militares) Permiso con cargo a vacaciones otros
28000-1.2 ACTAS DE REUNION 2 3 X
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD. Acta
Anexos
28000-2 APORTES A SEGURIDAD SOCIAL
28000-2.1 APORTES A SALUD 2 80 X X Los pagos se hacen virtualmente a través de PWC, conservación total.
Planillas de Pago
28000-2.2 APORTES A PENSIÓN 2 80 X X Los pagos se hacen virtualmente a través de PWC, conservación total.
Planillas de Pago
28000-2.3 APORTES ARL 2 80 X X Los pagos se hacen virtualmente a través de PWC, conservación total.
Planillas de Pago
28000-2.4 APORTES A CESANTIAS 2 80 X X Los pagos se hacen virtualmente a través de PWC, conservación total.
Planillas de Pago
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION DEL TALENTO HUMANO SECCIÓN
28000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO
ACTUALIZACIÓN: SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION DEL TALENTO HUMANO
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION DEL TALENTO HUMANO SECCIÓN
28000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
28000-3 CONVOCATORIA DE PERSONAL 2 3 X X
Se elimina por perder su valor administrativo. El tiempo de retención cuenta a partir del momento en que se ocupa la vacante. terminado este tiempo se elimina por perder valores administrativos. aplica a candidatos no seleccionados.
Convocatoria Hoja de vida Aspirantes Resultados Pruebas y Entrevistas
28000-4 PASANTES 2 20 X x
Se elimina cuando pierda su valor administrativo y cumpla el tiempo de retención en el Archivo Central
28000-5 INFORMES
28000-5.1 INFORMES DE GESTIÓN 2 8 X X
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable se conserva de manera digital en el computador de cada funcionario se realiza backup permanente
28000-6 HISTORIAS LABORALES
28000-6.1 HISTORIAS LABORALES ACTIVOS 20 80 x X
Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena organización según formato SAT-F234 su conservación es total
Validar formato SAT-F234 Lista de Chequeo Hojas de Vida
28000-6.2 HISTORIAS LABORALES PENSIONADOS 20 80 x X
Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena organización según formato SAT-F234 su conservación es total
Validar formato SAT-F234 Lista de Chequeo Hojas de Vida
28000-6.3 HISTORIAS LABORALES RETIRADOS 20 80 X X
Se incluye también las tipologías documentales de la Serie Plena organización según formato SAT-F234 su conservación es total
Validar formato SAT-F234 Lista de Chequeo Hojas de Vida
28000-7 NÓMINAS
28000-7.1 NÓMINAS DE FUNCIONARIOS 20 80 X X
Se realiza el tramite virtual los pagos se hacen a través de outsourcing financiero su conservación es total
Deducciones Legales Novedades de Nóminas
Recibos Comprobantes de Pago (Digital) Solicitud formato de Terceros
28000-7.2 NÓMINAS MILITARES 20 80 X X
Se realiza el tramite virtual los pagos se hacen a través de outsourcing financiero su conservación es total
Vacaciones
Novedades de Nóminas Otros
28000-8 VIATICOS 20 80 X x
Se realiza el tramite virtual los pagos se hacen a través de outsourcing financiero su conservación es total
Planilla Soportes
Solicitud formato de terceros Oficios de Requerimientos
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ACTUALIZACIÓN: SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
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SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION DEL TALENTO HUMANO SECCIÓN
28000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
28000-9 PLAN DE CAPACITACIÓN Y BIENESTAR 2 8 X X
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD. Comunicaciones
Actas
Control de Asistencia Plan de Mejoramiento Solicitud Tiquetes Vacaciones Informe de resultados
28000-10 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2 0
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión Evaluación a la Política
Funciones y Responsabilidades
28000-11 MEDICINA PREVENTIVA 2 18 X X
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central
Informe IPS condiciones de salud Constancias de Vacunación
28000-12 HISTORIAS OCUPACIONALES 5 95 X X Su conservación es total
Incapacidades
Recomendaciones medicas Investigación de accidente Exámenes periódicos-Ingreso -Egreso Certificados de cursos
Formato de responsabilidades en SST
28000-13 CAPACITACION 2 18 X X
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD. Registros de asistencia a inducción, reinducción y
capacitaciones Evaluaciones
28000-14 ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL 2 18 X X
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central
Formato de entrega de EPP individual Formato de entrega EPP general
28000-15
COMITÉ PARITARIO Y SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO (COPASST) 2 5 X X Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central Actas
Convocatoria Registros de votaciones
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CÓDIGO DIRECCION DEL TALENTO HUMANO
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION DEL TALENTO HUMANO SECCIÓN
28000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
28000-16 BRIGADAS DE EMERGENCIAS 2 0 X X
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión Actas se simulacros
Registros de capacitación de brigadistas
28000-17 SEGURIDAD INDUSTRIAL 2 18 x
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD. Registros de inspección
Informes de inspección
Certificaciones de equipos de alturas Estudios estructurales del Hangar
28000-18 HIGIENE INDUSTRIAL 2 18 x
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD. Informes de mediciones higiénicas
28000-19 PRUEBAS ALCOHOL Y DROGAS 2 0 x
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión Formato realización pruebas
Formato de consentimiento informado Formato cadena de custodia
28000-20 CONTRATISTAS 1 20 x x
Se conserva en medio magnético, en el computador de cada funcionario se realiza backup permanentemente, se eliminan una vez pierda sus valores primarios en el Archivo Central
Investigación Accidentes de Trabajo Exámenes médico ocupacionales ( Alturas ) Entrega de EPP
Certificados de cursos
28000-21 EVIDENCIAS DEL SST -GA 2 18
Se conserva en medio magnético, en el computador de cada funcionario se realiza backup permanentemente, se eliminan una vez pierda sus valores primarios en el Archivo Central
Informes de Auditorias
Planes de mejora (Acciones Correctivas y Preventivas)
Actividades de promoción y prevención Reportes de actos y condiciones
28000-22 GESTION AMBIENTAL
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y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION DEL TALENTO HUMANO SECCIÓN
28000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
28000-22.1 GESTION DE RESIDUOS APROVECHABLES 5 0
se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión según TRD.
Planillas de recolección Evidencias
28000-22.2 GESTION DE RESIDUOS PELIGROSOS 5 0
se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión según TRD.
Limpieza trampas de grasa Recolección de residuos peligrosos Recolección aceites usados Registros ambientales IDEAM
28000-22.3 SANEAMIENTO BASICO INDUSTRIAL 5 0
se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión según TRD.
Fumigación y desratización
28000-22.4 SILVICULTURA 5 0
se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión según TRD.
Solicitudes de tala
28000-23 ENTES EXTERNOS 5 0
se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión según TRD.
Actas de visitas
28000-24 PUBLICIDAD EXTERIOR Y VISUAL 5
se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión según TRD.
Solicitudes
28000-25 VERTIMENTOS 5
se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión según TRD.
Estudios de agua vertida estudios de agua potable
28000-26 BASES DE DATOS 10 0
Se conserva en medio magnético, en el computador de cada funcionario se realiza backup permanentemente.
Caracterización del proceso Listado Maestro de Documentos Plan de acción
APROBÓ