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Análisis e interpretación de resultados
Para determinar si es conveniente para la Institución contar con un método apropiado de Control Interno de Bienes y Existencias para el CNE Delegación del Guayas, y canalizar su eficiencia al contar con un instrumento que ayude a su control, el investigador realiza una entrevista aplicada a la persona encargada de custodiar los bienes de la Delegación del CNE inmerso en la gestión de control de bienes y Existencias de la Entidad, la misma que se realizó observando el estatus actual de cómo se lleva a cabo la Gestión de Control de los Bienes.
Aplicación de la entrevista
Determinar la relación necesaria para proponer un instrumento de control interno de Bienes y Existencias que mejore la gestión de cómo se lleva dicho control en CNE Delegación Guayas, realizada a todos los funcionarios que ostenten una jefatura quienes serán responsables de manejar el control de bienes y Existencias de la institución.
Delimitación:
Esta encuesta se la aplica al funcionario responsable del control de los bienes del CNE.
Formato de la entrevista
1.- ¿Cuáles considera que son las principales barreras que dificultan el control eficiente del control de los bienes y Existencias en la delegación del CNE Guayas? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 2.- ¿Qué recursos considera que serían claves para lograr un control interno eficiente?
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___________________________________________________________________ 3.- ¿A nivel de las normativas de control de bienes vigentes considera que brindan un marco claro en el contexto actual?
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 4.- ¿A nivel de conocimiento qué aspectos considera que se requieren para que los custodios logren un nivel de concientización en el buen uso y autocontrol de los bienes y Existencias?
__________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 5.- ¿Actualmente cómo se realiza el control de la gestión documental en relación al control de los Bienes y Existencias?
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________
Análisis de los resultados de los métodos de investigación utilizados para recomendar un cambio de políticas y procedimientos internos para el Control de los bienes y Existencias del Consejo Nacional Electoral Delegación Provincial del Guayas
Se presentan los resultados de la aplicación métodos, técnicas e instrumentos.
• No hay un lugar adecuado destinado para el almacenamiento de bienes y Existencias.
• Existe duplicidad de funciones las mismas que permitan la concientización de responsabilidad ocasionado pérdidas y mal uso del sistema.
• Adicionalmente la falta de capacitación al personal causado limitación e ineficiencia al momento de proveer de soporte a la dependencia.
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• Las demoras en los ingresos de los bienes y Existencias ocasionado faltantes innecesarios.
• Toda entidad requiere un sistema de control interno que le permita identificar los riesgos a los cuales está expuesta y le provea las actividades de control necesarias para minimizarlos, dicho sistema requiere una supervisión adecuada a efectos de verificar permanentemente su vigencia y correcto funcionamiento lo que permite tener mayores posibilidades de lograr los objetivos establecidos por la misma.
Una vez que el grupo ha decidido realizar una entrevista a un experto determinado, debe designar quien ha de ser el interrogador. La elección debe tener en cuenta ciertas cualidades tales como cordialidad. Facilidad de expresión, seguridad, donde la oportunidad, agilidad mental, y en lo posible algún conocimiento particular sobre el tema por tratarse.
Designado el interrogador, el grupo le hace conocer los aspectos o puntosa especiales que desean sean desarrollados por el experto, con el fin de que pregunte vayan dirigidas en tal sentido. Días antes de la entrevista, el interrogador se reúne con el experto invitado con el fin de organizar un plan que permita ordenar los puntos a tratar, distribuir el tiempo y confeccionar en colaborar una guía de preguntas básicas que podrá ser luego enriquecida con preguntas ocasionales.
El interrogador formula la primera pregunta de acuerdo con lo planeado y el experto contesta, iniciándose así un dialogo que ha de ser dinámico, flexibles y en la medida de las circunstancias ingeniosas y “audaz”.
Un hábil interrogador puede hacer al experto ciertas preguntas “difíciles”, “comprometidas” que, previstas de común acuerdo.
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Las preguntas no deben ser dirigidas a buscar respuestas de si o no deben provocar la explicación por parte del experto. Además deben corresponder con el nivel general del grupo, para que este pueda aprovechar el contenido de las respuestas. El personaje principal de la entrevista es el experto.
El interrogador ha de ser hábil eficientes, pero no buscara en la entrevista su “lucimiento personal”.
Conclusiones parciales del marco metodológico
• Luego de haber realizado un análisis de los resultados en base a la entrevista y ubicación del problema a nivel cualitativo, se conoció que existe un departamento administrativo financiero adscrito a la Dirección General de Recursos Humanos del Consejo Nacional Electoral Delegación Provincia del Guayas, el registro de los Bienes y Existencias, evidencia que hay poca organización y falta de control por parte de los servidores públicos que están a cargo de estos bienes, y que además no cuentan con un sistema de control de actualizado y que a nivel administrativo existen vacíos que no les permiten cumplir con el control eficiente a cabalidad, ni con el nivel de concientización hacia los custodios de dichos bienes.
• A nivel de las encuestas, mediante una toma de muestra de población formulada mediante encuestas a las personas que laboran alrededor del mismo para conocer la manera de pensar y conocer sus opiniones se determina que la mayoría concuerdan en que si es útil la creación de un sistema de control para los Bienes y Existencias; sin embargo, por otra parte denotan un gran descornamiento acerca de las implicaciones y normativas que implican la tenencia de los bienes.
• Usando técnicas de observación se evidenció que la recolección de la información se digitaliza en muy pocas ocasiones y que en ciertas ocasiones lo bienes ni siquiera se registran lo cual dificulta poder realidad su trazabilidad, la cual se
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podría lograr con un sistema para el control de los bienes y Existencias que además ahorraría tiempo y se contaría con la información oportunamente y en tiempo real.
f) Propuesta
Título de la propuesta
“CONTROL INTERNO PARA UN MANEJO EFICIENTE DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN Y EXISTENCIAS DEL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL PROVINCIAL DEL GUAYAS.”
Descripción y detalle para gestión de control interno de activos fijos
En este literal, se elabora un plan de auditoria para dar una posible solución al problema planteado, el cual hace notar la adecuada aplicación de las políticas y procedimientos de control sobre los Bienes de Larga Duración y Existencias del Consejo Nacional Electoral Delegación Provincial del Guayas.
Situación actual
El CNE, Delegación Guayas, por ser una entidad pública está regulada por la normativa de control, como es la Contraloría General del Estado por tanto el control de ingreso de los bienes y Existencias se los realiza a través del portal del Ministerio de Economía y Finanzas, como todas las instituciones del estado que operan bajo el Sistema de Bienes y Existencias (ESBYE), al momento de registrar un activo se debe hacer a través del módulo Bienes de acuerdo como se presenta en la siguiente figura:
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Figura 11 Sistema Informático para el control de activos fijos/ Módulo bienes
Elaborado por: Manual de usuario Ministerio de Finanzas
Por tal razón se presenta la necesidad de recomendar directrices que ayude a gestionar el control de los bienes y Existencias del CNE Delegación Guayas, a través de una auditoria que establezca parámetros que permita llevar de forma segura dicho control.
Por resolución del directorio Provincial del CNE, no se firmó el acuerdo, de mantener el control de auditoria bajo la norma ISO 9001:2008 alcanzada en anteriores administraciones, lo que dificulta llevar un control de auditoria bajo estándares recomendados para la gestión auditable.
Objetivos de la propuesta
• Presentar recomendaciones acordes a las necesidades internas del CNE Delegación Guayas, para gestionar el ingreso y Control Interno de los Bienes y Existencias, a partir de la información recolectada de bodega.
• Validar el cumplimiento de los procesos internos para el Control de los Bienes y Existencias del Consejo Nacional Electoral Delegación Provincial del Guayas.
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• Generar informe basado en los hallazgos de los procesos y procedimientos internos para el control de los bienes y Existencias del Consejo Nacional Electoral Delegación Provincial del Guayas.
Propósito
Determinar un plan introducido de todos los métodos regulados que sirvan para proteger los Bienes y Existencias de la institución, de igual manera poder verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera, de tal forma que se promueva la eficacia en el control de dichas operaciones y determinar responsabilidades de custodios.
Lo que permitirá el registro y control adecuado de los bienes propiedad del Consejo Nacional Electoral delegación Guayas, se convierta en una herramienta de orientación de cómo cuidar y controlar los Bienes y Existencias de la institución por parte de los funcionarios encargados de su custodia.
Las recomendaciones y hallazgos de auditoria, formulados y detallados en el informe del resultado de la de los Bienes y Existencias, permitirán administrar y controlar dichos activos fijos en formas autónomas del volumen de bienes que disponga este departamento, comprende todos los Bienes y Existencias de propiedad de la institución y aquello que por convenios, contratos de comodato o cualquiera otra cesión que no implique trasferencia de dominio, sean entregados y recibidos de otra Delegación Provincial Electoral, para uso de forma temporal.
Alcance
El presente proceso se aplicaría a todos los bienes adquiridos o donados que ingresen al CNE Delegación Guayas y será obligatorio para todos los funcionarios que tiene asignados Bienes y Existencias de la institución.
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Esquema general de la propuesta
Figura 12 Esquema de la propuesta Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
La propuesta se centra en tres ejes para poder determinar la eficiencia que se va a ejercer en el Control de Bienes y Existencias del CNE Delegación Guayas.
Planificación
Se hace conocer del plan de auditoria, que se efectuará mediante un memorándum al jefe de bodega, para obtener información detallada del proceso de Control de Bienes y Existencias.
Esquema de la
propuesta
Planificación
Proceso de adquisición
y control interno
Descripción del
procedimiento
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Estructura orgánica del Consejo Nacional Electoral del Guayas
Figura 13 Diagrama de organización del CNE Guayas Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Ambiente de adquisición y control interno de bienes de larga duración y existencias
Establecer los respectivos responsables de su aplicación, observancia y compromiso de los que se establece en los procesos de control de los bienes y existencias, que en primera instancia serán los jefes departamentales y en segundo término todos los subalternos a quienes se le asigne un bien a su cargo.
Las adquisiciones se las realiza de acuerdo al siguiente esquema, de acuerdo con los funcionarios y entidades que intervienen en el proceso de compra.
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Figura 14 Diagrama de flujo de información del proceso de control de los bienes y exixstencias Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Análisis del proceso de adquisición y control interno de bienes y existencias
Se observa que el proceso de compra se lo hace por solicitud cabal del área solicitante, el cual lo direcciona hacia la jefatura del Guarda-Almacén, el mismo que verifica si lo solicitado tiene en existencia o no, de lo cual se deriva el proceso de compra, solicitado al –director regional mediante memorándum, y el que puede obtener visto bueno del departamento de finanzas de acuerdo a la partida asignada al área solicitante que puede o no hacer la compra, paso a seguir es el proceso de levantar la compra en el portal público, quienes luego de proceso de licitaciones y pujas dan como resultado el proveedor que entrega el Bien directamente al usuario solicitante sin pasar por el guarda almacén, y este el punto de análisis al que someterá el investigador un proceso de auditoría para dar sus respectivas sugerencias y recomendaciones para que el proceso de control de los bienes y Existencias sea el adecuado para el CNE delegación Provincial Guayas.
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El sistema de control es una distribución interpuesta que recoge información de una institución u organismo como resultado de sus procedimientos, apoyándose en documentos, formularios, reportes, libros entre otros, que la administración activa le ayuda en la toma de decisiones financieras. Y para que este sistema funcione se necesita que la distribución cumpla con los objetivos propuestos por las Dirección o el Administrador.
Descripción del procedimiento de adquisición del activo fijo
1. Director Nacional del área…, con memorando CNE-DNI-2019- 001, de 1 de - - - -de 2018, autoriza la adquisición de tantos artículos, para la Delegación Provincial del Guayas. El Jefe Financiero, certifica que existe la disponibilidad de fondos en la Partida Numerada y asignada al requerimiento.
2. La Unidad de análisis, prepara y elabora los términos de referencia y los pliegos. El Jefe de la Unidad Administrativa, con Memorando 238-NNM-UA- DPG-CNE de- - - de - - - - de 2019 solicita a la Jefe del área solicitante elaborar cuadro de calificación de proveedores. El Jefe de análisis con Memorando TEC-2018-241 de - - de 2019 adjunta tres proformas de las empresas oferentes, para que sean consideradas.
3. El Director de la Delegación Provincial del Guayas, en Resolución CNE-DPG- 00001- - - -2019 de - - - de - - - - de 2019, inicia el proceso bajo la modalidad de Subasta Inversa Electrónica con el código asignado_2018; aprueban los pliegos, el presupuesto referencial por el valor en Dólares Norteamericanos USD y conforma la Comisión Técnica responsabilizándose a los miembros de la comisión, en cuanto al contenido del informe que constituirá la base de decisión de la máxima autoridad para la adjudicación o declararlo desierto de
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ser el caso; y dispone la publicación del proceso en el portal de compras públicas.
Base legal
La Delegación Provincial del Guayas del Consejo Nacional Electoral, se rige por la Ley Orgánica Electoral y de Organizaciones Políticas de la República del Ecuador, publicada en el Registro Oficial 578 de 27 de abril de 2009, reformado con los R. O. 352 de 20 de diciembre de 2010 y Segundo Suplemento de R. O. 634 de 6 de febrero de 2012.
Puntos críticos para la administración y control de los Bienes y Existencias del CNE
• Los procedimientos pasan por el control de gestión Administrativa, gestión financiera y bodega, culminando en la gestión de activos.
• En el proceso de recepción del Bien, la forma como se lo realiza es inadecuada, puesto que el proveedor entrega directo al usuario solicitante del bien.
• El uso adecuado de las herramientas tecnológicas y de la información deben ser llevados por personal con conocimientos básicos en el uso de nuevas tecnologías.
Funcionarios que intervienen en el proceso de adquisición
Dentro del proceso de control de los Bienes y Existencias, desde la solicitud de adquisición hasta la entrega final los actores que intervienen en el proceso son:
• Funcionario del área solicitante
• Unidad Administrativa
• Jefe de Bodega
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Acta de entrega de bienes o servicios de control interno
Para mejorar el control interno del manejo de Bienes y Servicios que recibe el CNE guayas, se presenta los siguientes documentos necesarios para el eficiente desempeño de la entrega de bienes a los diferentes funcionarios que reciban dichos activos en los respectivos departamentos que laboran.
Figura 15 Acta de entrega para el control de Bienes y Existencias
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
El documento presentado, es fácil e intuitivo para completar los campos requeridos, pero se plasma, la sugerencia para su correcto llenado de los campos solicitados como sigue:
• Nombre del proveedor completar la razón social completa de la empresa
• Número de acta pre impresa
Posee certificación
SI // NO
Cantidad Fecha de entrega
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Ciudad: Acta entrega N° ENTREGA DE ACTIVOS BIOENES Y SERVICIOS Proveedor:
C.I. N° Departamento: Dirección:
Nombre y Apellido del funcionario:
Descripción breve del bien o servicio que se entrega
Firma funcionario que recibe
Producto Tipo // Modelo Marca
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• Dirección o lugar de la entrega
• Ciudad
• Departamento o área de trabajo del solicitante
• Nombres y apellidos del solicitante
• Cédula de identidad del solicitante
• Breve descripción del bien o servicio que se entrega al funcionario solicitante
• Indicar el producto que se entrega
• Indicar el tipo o modelo del bien que se entrega al funcionario
• Marca del producto si lo tuviere
• Indicar si el producto tiene certificados
• Indicar la cantidad de productos que se entrega
• Indicar la fecha de entrega
• Firma obligatoria del funcionario que recibe el bien o servicio
• Firma obligatoria del Guarda almacén.
Principales hallazgos en control actual de ingreso de Bienes y Existencias
De la observación del proceso y procedimientos que se llevan a cabo en el control de bienes internos del CNE delegación Guayas, se determina las siguientes manifestaciones e inconsistencias dentro del proceso.
Se detallan los siguientes aspectos que involucran detalles que faltan dentro del procedimiento para el ingreso y despacho de los Bienes y Existencias.
• No se considera para el ingreso de bienes, que es obligación del administrador del contrato de adquisiciones comunicar el ingreso a la jefatura de control para la creación de los códigos a cargo del guarda-almacén.
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• El bodeguero realiza el ingreso respectivo previo revisión de documentos habilitantes para el control de los Bienes y Existencias.
• La persona encargada de bodega, presenta deficiencia en el manejo de las herramientas inherentes al uso de las tecnologías de información.
• Para la distribución de los Bienes y Existencias a las distintas áreas del CNE Delegación Guayas, no ingresa el Bien directo a bodega y por ende el guarda- almacén debe presentar la guía de remisión del bien, a más del documento de descargo de la bodega a su cargo.
• El departamento contable no hace el descargo respectivo del bien asignado o dado de baja por la falta de un documento habilitante.
Principales recomendaciones de la observación del control de los Bienes y Existencias y sus consecuencias
Observaciones:
• El inventario de bodega, no está actualizado y lo realiza, el guarda-almacén sin supervisión ninguna.
• No existe documentación que justifique la necesidad de adquirir un activo para el área determinada.
• El manejo deficiente del uso de tecnologías de la información por parte del guarda-almacén dificulta el correcto manejo de ingreso y control de bienes y Existencias.
• El proveedor entrega el activo solicitado directamente al usuario sin pasar por bodega.
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Consecuencias:
La falta de documentación y controles que den un soporte de altas y bajas, así como los ingresos a bodega de los diferentes activos ocasionan retraso en el funcionamiento de determinadas áreas del CNE, así como también perdidas económicas por caducidad de consumibles.
g) Conclusiones
Toda vez que se ha recogido la información necesaria de acuerdo con los objetivos planteados se obtiene las siguientes conclusiones:
• Los fundamentos teóricos obtenidos contribuyeron con los conocimientos necesarios para poder realizar el proceso de identificar las actividades a realizarse, en concordancia con los diversos autores que se investigó referente al control de los Bienes.
• Auditar la gestión actual de cómo se realiza el control de los Bienes de Larga Duracion y Existencias en CNE Delegación del Guayas, permitió asumir las pautas para proponer una guía de control interno, el mismo que pretende mejorar el ingreso y egreso de los bines asignados a la delegación del Guayas.
• La posible implantación de una guía de control de los Bienes, presenta un panorama de agilizar el ingreso y descargo de los activos asignados al CNE Guayas, aprovechando los recursos disponibles.