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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA CPA
PROYECTO DE EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCION DEL
TITULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y
FINANZAS CPA
TEMA:
CONTROL INTERNO PARA UN MANEJO EFICIENTE DE LOS BIENES DE
LARGA DURACIÓN Y EXISTENCIAS DEL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL
PROVINCIAL DEL GUAYAS.
AUTORA: TNLGA. ANGULO ORDÓÑEZ MIRNA JENNY
TUTOR: ING. PINDA GUANOLEMA BAYRON RAMIRO, MG
AMBATO – ECUADOR
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APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN:
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por la TNLGA. MIRNA JENNY ANGULO ORDÓÑEZ, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoria CPA, Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema “CONTROL INTERNO PARA UN MANEJO EFICIENTE DE LOS
BIENES DE LARGA DURACIÓN Y EXISTENCIAS DEL CONSEJO NACIONAL
ELECTORAL PROVINCIAL DEL GUAYAS. ”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes -UNIANDES-, por lo que apruebo su presentación.
Ambato, abril del 2019
___________________________________________
ING. BAYRON RAMIRO PINDA GUANOLEMA, MG
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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, TNLGA. MIRNA JENNY ANGULO ORDÓÑEZ, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría CPA, Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A., son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.
Ambato, abril del 2019
_______________________________________
TNLGA. MIRNA JENNY ANGULO ORDÓÑEZ
C.I. 0908400328
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DERECHOS DE LA AUTORA
Yo, TNLGA. MIRNA JENNY ANGULO ORDÓÑEZ, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella.
Ambato, abril del 2019
________________________________________
TNLGA. MIRNA JENNY ANGULO ORDÓÑEZ
C.I. 0908400328
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DEDICATORIA
A Jehová mi Dios, por ser nuestro creador, amparo y fortaleza, cuando más lo necesitamos, y por hacer palpable su amor a través de cada uno de los que nos rodea. A mi madre Martha Ordóñez Cedeño, mis hijos, pareja, mi Jefe, amigos y profesores, que sin esperar nada a cambio, han sido pilar en nuestro cambio y así, forman parte de este logro que nos abre puertas inimaginables en nuestro desarrollo profesional.
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AGRADECIMIENTO
A Jehová Dios:
Por estar siempre a mi lado en todos los momentos de mi vida y me ha permitido terminar satisfactoriamente mis estudios.
A mi familia:
Por apoyarme y acompañarme siempre, ser el pilar donde se apoyan mis sueños y objetivos.
A mi Jefe:
Ing. Carlos Hidalgo Caamones por su apoyo constante y sus consejos, me estimularon llegar a la meta propuesta, y ser una profesional.
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ÍNDICE GENERAL
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DE LA AUTORA DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO ÍNDICE GENERAL ÍNDICE DE FIGURAS ÍNDICE DE TABLAS RESUMEN
ABSTRACT
a)TEMA: “CONTROL INTERNO PARA UN MANEJO EFICIENTE DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN Y EXISTENCIAS DEL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL
PROVINCIAL DEL GUAYAS.” ... 1
Antecedentes de la investigación ... 1
b) Problema que se va a Investigar ... 4
Formulación del Problema ... 5
Delimitación ... 5
Campo ... 5
Área: ... 5
Aspecto: ... 5
Espacio: ... 5
Tiempo: ... 5
8
Objeto de investigación y campo de acción ... 5
Objeto de investigación ... 5
El presente proyecto está relacionado con el control interno. ... 5
Campo de acción ... 5
c)Justificación de la actualidad, necesidad e importancia del tema ... 6
d) Objetivos ... 7
Objetivo general ... 7
Objetivos específicos ... 7
Idea a defender ... 7
Variables de la Investigación ... 8
Variable independiente ... 8
Variable dependiente ... 8
e) Fundamentación Teórica ... 8
Origen y evolución del objeto de investigación ... 8
Generalidades de los activos fijos ... 10
Las Normas Internacionales de la Información Financiera NIIF para la contabilidad de activos fijos ... 12
Los activos fijos en las instituciones públicas ... 12
La administración de los activos fijos en las instituciones públicas en el Ecuador .. 15
Metodología y planteamiento de la propuesta ... 17
Caracterización del sector ... 17
Acciones que se despliega en la CNE, delegación provincial de Guayas ... 18
Modalidad de la investigación ... 19
Métodos de investigación ... 20
9
La entrevista ... 20
Encuesta ... 21
Tipo de investigación... 21
Investigación experimental ... 21
Recolección de la información ... 22
Población y muestra ... 22
Análisis e interpretación de resultados ... 34
Aplicación de la entrevista ... 34
Delimitación: ... 34
Formato de la entrevista ... 34
Análisis de los resultados de los métodos de investigación utilizados para recomendar un cambio de políticas y procedimientos internos para el Control de los bienes y Existencias del Consejo Nacional Electoral Delegación Provincial del Guayas ... 35
Conclusiones parciales del marco metodológico ... 37
f) Propuesta ... 38
Título de la propuesta... 38
Descripción y detalle para gestión de control interno de activos fijos ... 38
Situación actual ... 38
Objetivos de la propuesta ... 39
Propósito ... 40
Alcance ... 40
Esquema general de la propuesta... 41
Planificación ... 41
10
Análisis del proceso de adquisición y control interno de bienes y existencias ... 43
Descripción del procedimiento de adquisición del activo fijo ... 44
Base legal ... 45
Puntos críticos para la administración y control de los bienes y existencias del CNE ... 45
Funcionarios que intervienen en el proceso de adquisición ... 45
Acta de entrega de bienes o servicios de control interno ... 46
Principales hallazgos en control actual de ingreso de Bienes y Existencias ... 47
Principales recomendaciones de la observación del control de los Bienes y Existencias y sus consecuencias ... 48
Observaciones: ... 48
Consecuencias: ... 49
g) Conclusiones... 49
Recomendaciones... 50 h) BIBLIOGRAFÍA
Referencias
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 - Factibilidad de la creación del manual ... 24
Figura 2 - Responsabilidad ... 25
Figura 3 - Frecuencia control de activos ... 26
Figura 4 - Frecuencia control de activos ... 27
Figura 5 - Control de activos ... 28
Figura 6 - Conocimiento del Control de activos Fijos ... 29
Figura 7 - Persona encargada para el Control de bienes ... 30
Figura 8 - Capacitación custodio de bienes. ... 31
Figura 9 - Departamento financiero encargado del control de activos fijos ... 32
Figura 10 - Sistema Informático para el control de activos fijos. ... 33
Figura 11 Sistema Informático para el control de activos fijos/ Módulo bienes ... 39
Figura 12 Esquema de la propuesta ... 41
Figura 13 Diagrama de organización del CNE Guayas ... 42
Figura 14 Diagrama de flujo de información del proceso de control de activo fijo ... 43
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ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 - Personal involucrado en la gestión de control de activos fijos ... 23
Tabla 2- Factibilidad de la creación del manual. ... 24
Tabla 4 - Responsabilidad. ... 25
Tabla 5 - Frecuencia control de Activos. ... 26
Tabla 6- Importancia control de Activos Fijos. ... 27
Tabla 7- Control de Activos Fijos... 28
Tabla 8-Conocimiento del control de activos. ... 29
Tabla 9- Persona Encargada para el control de los bienes. ... 30
Tabla 10- Capacitación custodio de bienes. ... 31
Tabla 11- Departamento financiero encargado del control de activos fijos. ... 32
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RESUMEN
La presente investigación, plantea mejorar la gestión del control interno de los bienes de larga duración del Consejo Nacional Electoral delegación Guayas, que pese a tener políticas establecidas como toda institución pública, los procedimientos y procesos no se los lleva de acuerdo a dichas políticas incurriendo en faltas de forma, por la no observación y falta de disciplina de determinados funcionarios, quienes realizan el control interno de los activos fijos que ingresan al CNE Guayas, sin ninguna regulación y supervisión.
La evaluación realizada a los procesos de forma general para el ingreso y control de activos fijos, carece del cumplimiento de normas, que muy fácilmente se la puede corregir si se da cumplimiento a las recomendaciones dadas para mejorar dicha gestión, justificando de esta manera este proyecto porque optimizará el control financiero y administrativo, evitando pérdidas de los bienes del estado, proporcionando sanciones a los y las servidoras públicas que incurran en dichos errores, además para resolver los innumerables problemas del proceso respecto al control de los activos fijos de la entidad.
En conclusión, las recomendaciones dadas se fundamentan en base a los juicios y fundamentos recabados de la observación, análisis y recolección de opiniones del personal que interviene del proceso durante los procedimientos inherentes y físicos dentro del control de activos fijos, lo que da como resultado una manera de esquematizar y conservar las políticas de control interno a largo plazo.
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ABSTRACT
This research, proposes to improve the management of the internal control of the
long-term goods of the National Electoral Council Guayas delegation, that despite having
established policies like any public institution, the procedures and processes are not
the It carries in accordance with these policies incurring in faults of form, by the
non-observation and lack of discipline of certain officials, who carry out the internal control
of the fixed assets that enter to the CNE Guayas, without any regulation and
supervision.
The evaluation of the processes in general for the income and control of fixed assets,
lacks compliance, which can very easily be corrected if compliance with the
recommendations given to improve such management, justifying this Way this project
because it will optimize the financial and administrative control, avoiding losses of the
state assets, providing sanctions to the public servers that incur in these errors, in
addition to solve the innumerable problems of the Process regarding the control of the
entity's fixed assets.
In conclusion, the recommendations given are based on the judgements and
fundamentals obtained from the observation, analysis and collection of opinions of the
personnel involved in the process during the inherent and physical procedures within
the control of Fixed assets, which results in a way of outlining and preserving internal
control policies in the long term.
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a) TEMA: “CONTROL INTERNO PARA UN MANEJO EFICIENTE DE LOS
BIENES DE LARGA DURACIÓN Y EXISTENCIAS DEL CONSEJO NACIONAL
ELECTORAL PROVINCIAL DEL GUAYAS.”
Antecedentes de la investigación
Según Jiménez (1971) como se cita en: (Ardilla, 2003) es importante recalcar que, desde el inicio de la humanidad, el hombre en su diario vivir necesitó administrar sus recursos creando procesos, los mismos que han evolucionado, a través de la historia con la finalidad de administrarlos eficientemente hacia su desarrollo. (p. 2).
En la época moderna la monarquía de Europa y parte de Asia tuvo la necesidad de mejorar su administración de sus bienes para la organización y cobertura del poder territorial, los germanos crearon una tecnología de administración diferente, para sus finanzas y actividades agrícolas.
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Hoy en día es importante en las empresas sean privadas o públicas, establezcan mecanismos de control en la administración de los activos fijos, para poder verificar o cotejar con los saldos contables en cualquier momento.
Varios autores que han trabajo sobre esta problemática coinciden que el problema del control de los activos fijos es un fenómeno que se da en todo el mundo.
En Latinoamérica la (OCDE, 2017) plantea un enfoque interesante acerca del impacto y la importancia de la administración a través del establecimiento sistemático de marcos institucionales y de gobernanza para asegurar la máxima eficiencia de las naciones y vital para su sostenibilidad, siendo ahora los grandes desafíos: lograr resultados con menor tiempo, energía y materiales, es decir lograr mayor eficiencia, con la menor cantidad de recursos, por esta razón es necesario aprovechar los instrumentos administrativos que se tengan, o crear los que sean necesarios para así lograr un entorno de mejora continua y bajo la elaboración y coordinación de iniciativas y estrategias de los gobiernos.
En este contexto, una de las premisas actuales del Gobierno de Ecuador, es contar con una administración pública eficiente en su desempeño, eficaz en la respuesta a las demandas de la sociedad, honrada en el desempeño y mejoramiento de la función pública.
Según (Valarezo & Torres, 2004) en el Ecuador, como en los demás países de la región, considera la necesidad imperiosa de crear procesos administrativos que sean aplicados a las empresas públicas y privadas para el control de los bienes específicamente en los activos fijos.
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alcance contar con un instrumento que permita la administración y control de los activos fijos de dicha institución bajo un contexto independiente y en medida de su realidad institucional. Dentro de este marco propositivo, se toma como parámetros de contraste el instructivo y el flujograma de adquisición de bienes p. 84 mismo que brinda un enfoque referencial para cubrir el objeto investigativo.
Entre las instituciones públicas que funcionan en el Ecuador de gran importancia es el Consejo Nacional Electoral Delegación Provincial Guayas, antes (Tribunal Supremo Electoral Honorable Tribunal Electoral del Guayas), máximo organismo del Sufragio en el Ecuador, con sede en la ciudad de Quito y constituido por siete miembros de los partidos políticos más votados, goza de completa autonomía administrativa y financiera, y sus funciones es garantizar, controlar las elecciones, sancionar a partidos que infrinjan los reglamentos y leyes electorales.
De a la Constitución del 2008, el Consejo Nacional Electoral (CNE), se arrogo determinadas funciones del TSE y algunas del Tribunal Contencioso Electoral. En la actualidad la Institución posee las Normas de Control Interno emitidas por las Contraloría General Del Estado, que no las están aplicando lo que se evidencia en:
• Falencias en la aplicación de las políticas y procedimientos internos del control de
los activos fijos.
• Desactualización de la base de datos de los Bienes de Larga Duración y
Existencias.
• Carencia de listados: actas de entrega y recepción; códigos de usuarios; código
de bienes; ubicación de los bienes.
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• Reportes de los activos asegurados, donde se señale los periodos de vigencia de
las pólizas.
• Destrucción de los activos sin la respectiva acta que soporte la baja de los mismos.
• Carencia de la identificación, mediante la rotulación o etiquetación (código de
barra) de los activos fijos.
• Falta de actualización de la base de datos de los activos fijos, como resultados de
la toma física del inventario.
b) Problema que se va a Investigar
En la actualidad el Consejo Nacional Electoral que, al situarse dentro del carácter de la institucionalidad pública, está al tenor de las Normas De Control Interno vigentes y prescritas por las (Contraloría General del Estado, 2014), que tal como contempla en su objetivo orgánico:
Las Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador constituyen guías generales emitidas por la Contraloría General del Estado, orientadas a promover una adecuada administración de los recursos públicos y a determinar el correcto funcionamiento administrativo de las entidades y organismos del sector público ecuatoriano, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia y economía en la gestión institucional. (CGE, 2014, p. 1).
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Existencias del Consejo Nacional Electoral Provincial del Guayas, sea ineficiente y que por ende se incurra en el incumplimiento de la Norma de Control Interno para el Sector Público, que a su vez puede derivar en sanciones a las que hubiere lugar. De acuerdo anteriormente expuesto surge un problema que requiere de un abordaje científico para ser tratado.
Formulación del Problema
Por lo expuesto surge el siguiente problema a ser resuelto la deficiente aplicación de las Políticas y Procedimientos de los Bienes de Larga Duración y Existencias del Consejo Nacional Electoral Delegación Provincial del Guayas.
Delimitación
La delimitación para el presente objeto investigativo se plantea de la siguiente manera:
Campo
Control Interno Área: Financiera
Aspecto: Bienes de Larga Duración y Existencias. Espacio: Ciudad de Guayaquil
Tiempo: 3 años
Línea de Investigación
Gestión de la Información Contable.
Objeto de investigación y campo de acción
Objeto de investigación
El presente proyecto está relacionado con el control interno.
Campo de acción
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c) Justificación de la actualidad, necesidad e importancia del tema
Se justifica este proyecto porque optimizará el control financiero y administrativo, evitando pérdidas de los bienes del estado, sanciones a los y las servidoras públicas, además para resolver los innumerables problemas del proceso y definición de responsables con respecto al control de los activos fijos de la entidad.
Se investiga los fundamentos de la Administración Publica a efectos de relacionar cada uno de los elementos del proceso administrativo en el Sector Público como es la:
• Planificación
• Organización
• Dirección
• Control
• Talento Humano
Con el control y administración de los bienes.
Se investiga este tema, por la necesidad de implantar un método apropiado que facilite el control de activos fijos debido a que no existe en la entidad, esto ayudara a las personas encargadas del área de inventario, financiero y administrativa y nos evitaríamos sanciones impuestas por los entes de Control.
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registros apropiados de los mismos, en el Consejo Nacional Electoral Delegación Provincial Guayas.
d) Objetivos
Objetivo general
Revisar el proceso de control interno de los bienes de larga duración y existencias, que reflejen la transparencia en los registros Contables del Consejo Nacional Electoral Delegación Provincial del Guayas.
Objetivos específicos
Del objetivo general se determinan los siguientes objetivos específicos:
• Determinar los referentes teóricos en la literatura científica que sustentan el
control de los bienes de larga duración y existencias que se deben de llevar en las instituciones públicas del Ecuador para mantener un control eficiente.
• Diagnosticar la aplicación de las políticas y procedimientos internos para el
control de los bienes de larga duración y existencias en las instituciones públicas del Ecuador.
• Establecer la importancia que tiene la correcta aplicación del control interno de
los bienes de larga duración y existencias, del Consejo Nacional Electoral Delegación Provincial Guayas.
Idea a defender
Se puntualiza como idea a defender lo siguiente según, la autora de la investigación considera que el control interno es definido como un proceso integrado a los procedimientos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos al mismo, apegados al criterio de una administración de turno.
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en concordancia con el beneficio que aporta; y, además, siempre se corre el riesgo de que las personas se asocien para cometer fraudes.
Variables de la Investigación
Variable independiente
• Bienes de Larga Duración y Existencias
Variable dependiente
• Control Interno y eficiencia
e) Fundamentación Teórica
La presente investigación hace reseña a la descomposición sistemática de las variables dependiente: Control Interno contextualizada a la realidad de la Dependencia CNE.; con lo cual, los usuarios del Control de Bienes y Existencias, propuesto tendrán la facilidad de acceder a los diferentes procesos que ofrecerá la gestión de control interno de bienes, en virtud de apalancar los objetivos estratégicos contemplados en las variables independientes: Bienes de Larga Duración y Existencias
Origen y evolución del objeto de investigación
Mantilla (2008) plantea: “El control interno es diseñado e implementado por la administración para tratar los riesgos de negocio y de fraude identificados que amenazan el logro de los objetivos establecidos, tales como la confiabilidad de la información financiera” (p. 12). Este enfoque se sitúa en el ámbito del riesgo que implica el descontrol de los bienes, que al extraviarse, hurtarse o robarse; se traduce en fraude sistemático y pérdidas para la institución.
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implementar los mismos.” (p. 238). Este enfoque se contextualiza al orden de los costos y beneficios que se generan del uso eficiente de los activos en calidad de bienes de la empresa, siendo un apalancamiento estratégico hacia la obtención de resultados de valor al negocio o servicio que se ofrece y por ende también se efectivizan en la parte económica.
Los autores (Horngren, Harrison, & Oliver, 2010) destacan que el control interno es un plan organizacional y todas las medidas correlativas diseñadas tienden a cumplir con los siguientes objetivos:
1.- Salvaguardar los activos. - Una compañía debe proteger sus activos; de lo contrario, estaría derrochando sus recursos. Si se deja de cuidar el efectivo, el más líquido de los activos, éste se agotará rápidamente.
2.-Motivar a los empleados para que sigan las políticas de la compañía.- Es una organización, todo mundo necesita trabajar hacia las mismas metas. Con el hermano de Sheena, Andrew, operando una parte de Smart TouchLearning es importante que la empresa identifique las políticas que ayuden a alcanzar las metas de la compañía. Estas políticas también son importantes para la empresa, de tal modo que todos los clientes sean tratados de una forma similar, y de que los resultados se midan con eficacia. (Horngren, Harrison, & Oliver, 2010, pág. 379).
Los activos fijos desde la perspectiva de la gestión financiera
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de los recursos que tengan en disponibilidad para que estos sean productivamente eficientes y generadores de valor.
Generalidades de los activos fijos
“En los bienes considerados como inversión de larga duración (activos fijos), es importante controlar financieramente las operaciones capitalizables y no capitalizables, a sector de conocer el valor razonable de esto en una fecha determinada”. (Jarrin W., 2013, pág. 36).
Las operaciones capitalizables, ocasionan incremento del valor en libros de los activos fijos, sea por el incremento en la vida útil, o por el incremento en la capacidad de servicio, producción o inversión.
Estas operaciones pueden ser: Adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias. Igualmente merecen un control de las operaciones no capitalizables que no obstante no afectan el valor en los libros contables, permitiendo un cabal ejercicio o buena exposición de los bienes de larga duración; entre las que se mencionan a las operaciones habituales y el mantenimiento habitual.
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los activos ni se da por enterada de cómo ingreso el activo, cuando se realizó la compra y para qué área.
La correcta recepción y codificación del bien es primordial para, que admita el control particular del activo fijo, el cual cumpla con todos los procesos definidos en el reglamento de procedimientos, para que exista una interacción real entre las diferentes áreas que intervienen durante el proceso que dure entre altas y bajas de los activos y mejorar las relaciones del área Contable y bodega, en tanto que el área administrativa podría mantener actualizado el sistema u herramienta que existiere en la institución pública, lo que permitiría consultar el stock del o los activos fijos a cargo del guarda-almacén en el momento que sea necesario realizar un control de inventario, igualmente las regulaciones de los procedimientos ayudarían a mejora el control interno de bienes y existencias.
La tarea administrativa de inversión compuesta por el manejo de los activos fijos, constituye un factor necesario para contabilizar la depreciación que se genera por uso del bien. , a efecto de conocer tanto su aporte durante la vida útil, para determinar su valor presente y asentarlo en libros contables.
El valor del activo se determina en base a su valor adquisitivo más todas las erogaciones necesarias para el funcionamiento de este como pueden ser las instalaciones.
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Las Normas internacionales de la Información financiera NIIF para la
contabilidad de activos fijos
Las Normas Internacionales de la Información Financiera se plantan por (Deloitte, s.f.) Como:
El conjunto de estándares internacionales de contabilidad promulgadas por el International Accounting Standars Board (IASB), que establece los requisitos de reconocimiento, medición, presentación e información a revelar sobre las transacciones y hechos económicos que afectan a una empresa y que se reflejan en los estados financieros. (Deloitte, s.f.)
Desde la perspectiva contable se enfocan en la una problemática fundamental que es la contar con la visibilidad de la realidad económica a partir de datos medibles fiables y formulados bajo contextos de políticas contables con un grado alto de aseguramiento de la información, de modo que sirvan para que los altos mandos, juntas directivas u organismos competentes de control, puedan soportar su toma de decisiones bajo un entorno confiabilidad de la información de soporte (Fierro & Fierro, 2015).
En el caso de las entidades del estado, la aplicabilidad de las NIIF está sujeta a entidades que no se regentan como entes de negocios, sino que se enmarcan dentro de entidad gubernamentales tales como: (ministerios, gobernaciones, alcaldías, agencias gubernamentales, consejos, entre otros entes de carácter público) a los cuales les corresponde las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público NICSP (Mantilla, 2016).
Los activos fijos en las instituciones públicas
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herramientas, vehículos, mobiliario, equipos informáticos, partes y repuestos. Existen diferentes tipos de activos, los que se investiga en este tema son los activos fijos tangibles (Fonseca O. , 2011).
Según el manual del participante “control y administración de bienes” emitido por la (Controloría General de Estado, 2016) indica:
Los activos de una institución pública, en gran parte están representados por los bienes, como son las existencia, activos fijos y proyectos; por otro lado, existen bienes, que si bien no forman parte de los activos, sin embargo son usados, custodiados o mantenido dentro de un control contable administrativo, como son los bienes no depreciables, bienes en comodato o bienes en custodia. El valor de los bienes pueden cubrir un porcentaje muy significativo dentro de los activos y cuentas de orden, lo que demanda que su control sea asumido con mucha responsabilidad por todos los miembros de una organización; esto es, desde la máxima autoridad principalmente, hasta el último de los servidores. (Controloría General de Estado, 2016)
De acuerdo a la administración pública, los principales inconvenientes que presentan determinadas instituciones del sector, se debe en mayor grado a la falta de disciplina al observar las normas generales que rigen dichas instituciones y en muchas de las ocasiones, no cuentan con reglamentación interna que ayuden y faciliten los procesos y procedimientos de control interno de activos fijos.
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crear conciencia y espíritu de propiedad, para que los activos fijos sean cuidados de mejor manera y cumplan la vida útil para el tiempo que han sido creados.
De acuerdo con este enfoque la presente investigación propone como solución auditar de manera rutinaria los procesos y actividades generales dentro del control interno de bienes de larga duración y existencias, observando las normas dadas para el efecto y que los funcionarios inmersos en dicha labor sean capaces de disciplinarse y disciplinar a los servidores públicos que manejen activos fijos en instituciones del estado.
En la administración pública el talento humano es la clave para observar y vigilar que se cumplan las normas y reglamentaciones existentes dentro de las instituciones para que los diferentes procesos sean bien administrados desde que se hace la adquisición, ingreso, almacenaje y distribución del activo fijo.
Para su buen funcionamiento las personas que fungen de custodio de los bienes, deben ser capacitados y tener el conocimiento necesario en el manejo de las herramientas de inventario y almacenaje, incluidas las de nuevas tecnologías de la información, puesto que es su responsabilidad cuidar con ética y profesionalismo los bienes encargados bajo su tutela.
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Como punto y a criterio de la autora del presente proyecto, concluye que el grave problema que se presenta en el sector público al momento de realizar un control interno de activos fijos, en la falta de observancia de las directrices que permitirían unificar los desiguales criterios para codificar los bienes en las diferentes entidades del sector público, puesto que el encargado de turno de cada institución del Estado, asume sus propios criterios de codificación creando un conflicto al momento de unificar determinados bienes del Estado en las diferentes instituciones estatales. Si se hace una adecuada codificación del activo dará como resultado un mejor control y así permitirá la conciliación sea la adecuada respecto al cruce de información entre la bodega y el departamento contable.
La administración de los activos fijos en las instituciones públicas en el
Ecuador
La administración de los Bienes de Larga Duración del sector público contempla el conjunto de principios, normas y procedimientos que intervienen en los procesos de administrar los bienes físicos del Estado, sean de dominio público o privado, sean bienes muebles o inmuebles.
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implementar un sistema con todos los controles internos de activos fijos que aquí se mencionan. Sin embargo, estos controles pueden ser mejorados o ampliados, ya que las necesidades y recursos de cada unidad son diferentes, así como la práctica diaria indican diferentes comportamientos en cada una de las unidades.
Los responsables de su aplicación será en primer grado los Administradores de las Unidades o en su efecto los directores de área o subdirectores, jefes departamentales. Finalmente, todo ello debe conllevar a consolidar y fortalecer un adecuado sistema de control interno de los bienes de larga duración y existencia, entre las unidades.
Para tener un panorama real, se consideran ciertos términos que atañen y se utilizan en la presente investigación.
• Bienes de larga duración y existencias, son todos aquellos activos fijos
imperiosos para desarrollar las actividades de una entidad.
• Existencias, son bienes que permanecen en inventario, en un depósito, comercio
o bodega, que no han sido dados de baja.
• Guarda-Almacén, Persona encargada de vigilar, monitorear y guardar los bines
encomendados a él.
• Control Interno, Es el conjunto de normas utilizadas para lograr una
administración correcta de los bines o activos fijos de una institución.
• Gestión, actividad figurada, que cumple una acción en beneficio para administrar
una institución.
De igual manera se considera todos los procedimientos afines con los bienes, tales como:
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• Salidas
• Transferencias
• Categorización
• Responsables
• Operaciones de capitalización
• Operaciones que no necesitan de capitalización
Deben ser controladas con ajustes a las normas reglamentarias y técnicas y los bienes sean utilizados exclusivamente a las actividades institucionales.
Metodología y planteamiento de la propuesta
Caracterización del sector
El Consejo Nacional Electoral es el ente garante de los derechos políticos que se expresan a través de la voluntad popular por medio del sufragio en cada uno de los comicios, en consideración de que el estado ecuatoriano tiene un implantado un sistema de derechos políticos con base democrática que busca la participación equitativa de los sectores sociales e interculturales.
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obtienen, ya que la demanda de la sociedad actual, es demandar nuevos y mejores servicios, considerando que uno de los principales problemas institucionales del sector público, es el relacionado con el control de sus bienes, por lo que se torna necesario el establecimiento e implementación de procedimientos que permitan obtener un mejor control y una adecuada conservación de los bienes.
Cabe destacar que los bienes que el sector público administra son obtenidos mediante los recursos que se recaudan a través de los impuestos y como tal, deben rendirse cuenta al Estado como administrador de éstos impuestos y como representante de los contribuyentes.
Acciones que se despliega en la CNE, delegación provincial de Guayas
1. Proyectar, administrar, cruzar y avalar los procesos electorales de la jurisdicción asignada.
2. Identificar, solucionar y comunicar, al Consejo Nacional Electoral sobre los aspectos referentes a la alineación y marcha administrativa y financiera del CNE, delegación provincial que exceda del espacio de idoneidad de la misma. 3. Formalizar el estudio y comunicar al Consejo Nacional Electoral, sobre la
proforma de presupuesto ordinario y electoral.
4. Acoger excusas de no su fragantes y/o Miembros de Juntas Receptoras del Voto que no acudieron a cumplir con la designación dada.
5. Acoger y reconocer desafiliaciones de las organizaciones políticas y renuncias de los movimientos independientes.
6. Otorgar los respectivos certificados de votación
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8. Acoger y gestionar solicitudes para la creación e inscripción de nuevos movimientos vinculados a la política e independientes a nivel provincial, cantonal y parroquial
9. Presentar certificados de empadronamiento, afiliaciones políticas y del voto facultativo
10. Acoger y formalizar las directivas provinciales de las organizaciones políticas 11. Informar a organizaciones políticas y ciudadanía en general sobre materia
electoral
12. Identificar y solucionar los expedientes del gasto electoral de las organizaciones políticas a nivel provincial, cantonal y parroquial
13. Procesar y establecer el Plan Operativo Anual (POA)
14. Acoger cambios de domicilio electoral de los ciudadanos que lo solicitaren.
Modalidad de la investigación
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Métodos de investigación
• Histórico-lógico, la aplicación del método inductivo en este estudio se utiliza
para obtener la caracterización estructurada acerca de aplicación de las políticas y procedimientos internos para el control de los activos fijos que se aplica en los organismos de control contextualizadas a la realidad nacional e internacional en cuanto a las normas y principios contables generalmente aceptados.
• Analítico-Documental, el método analítico documental se aplica en
consideración de que el abordaje de la documentación vigente en materia pública como las: normas, políticas y procedimientos son uno de los aspectos más relevantes para esta investigación, puesto que además de ser de cumplimiento obligatorio, requieren un tratamiento de apego estricto a los parámetros establecidos en la documentación.
Técnicas e instrumentos de investigación
Las relaciones que rigen la presente investigación se basan a través de documentos consecuentes a la misma, obteniendo los datos necesarios para presentar un proyecto con criterio, de acuerdo con los estándares de investigación.
Siendo plasmada la investigación en el campo de trabajo donde se presenta los requerimientos, apoyados en materiales de archivos manuales y digitales, en consecuencia, se obtienen las herramientas necesarias para elaborar el presente trabajo como son:
La entrevista
21
fijos responsable del control de custodios, de donde se genera la información de primera mano en función a la problemática objeto de este estudio, centrado en la insuficiencia de la aplicación de las políticas y procedimientos internos para el control de los activos fijos.
La observación
El uso de la observación como técnica investigativa permitirá constatar e identificar en el campo las falencias que presentan en la aplicación de las políticas y procedimientos internos para el control de los activos fijos que se aplica en los organismos de control en el contexto de la realidad del funcionamiento del CNE en el Guayas.
Encuesta
Misma que permitirá cuantificar en base a la formulación de preguntas las posibles causas de que inciden en control ineficiente de los activos fijos y las falencias de la aplicación de las políticas y procedimientos internos para el control que se aplica en los organismos de control de acuerdo al campo de investigación. Se aplicarán en base a una muestra dirigida hacia los funcionarios que laboran en la Delegación Provincial del Guayas; de estos resultados conoceremos el manejo actual del control interno de activos fijos y sus requerimientos para proponer soluciones.
Tipo de investigación
Investigación experimental
22
Investigación de campo
Esta investigación se aplica al campo práctico del control eficiente de los activos fijos para la Consejo Nacional Electoral Provincial del Guayas y requiere de un ejercicio investigativo que tome en consideración los detalles que solamente pueden ser observados en el lugar (CNE Guayaquil), y que por su naturaleza no pueden ser obtenidos a través de otras técnicas.
Recolección de la información
Población y muestra
El lugar de trabajo donde se realizó la investigación es el CNE denominado Delegación del Guayas que se conforma de un universo de 50 empleados de los cuales se utiliza la fórmula de muestreo aplicada a la población conocida:
Tamaño de la Muestra.
𝑛 = 𝑁 ∗ 𝑍𝑎 2 ∗ 𝑝 ∗ 𝑞 𝑑2∗ (𝑁 − 1) + 𝑍
𝑎 2∗ 𝑝 ∗ 𝑞
𝑛 =?
Descripción de la formula.
N= Tamaño de la población 50
Za= Nivel de Confianza 1,962 al cuadrado si es 95% p= proporción esperada 5% =0,05
q= 1-p (en este caso 1-0,05=0,95) d= precisión 5%
n= 50 empleados a investigar.
𝑛 = 45 ∗ 3,84 ∗ 0,5 ∗ 0,5
0,0025 ∗ (45) + 3,84 ∗ 0,5 ∗ 0,5
𝑛 = 8,2281
23 𝑛 = 36,98
Entonces, se requeriría encuestar a no menos de 37 empleados dentro de en un nivel de confianza del 95%.
El universo de usuarios tomados en cuenta para realizar las entrevistas está dirigido a los siguientes actores quienes serán los encargados de gestionar el control interno de los bienes y existencias de larga duración en el CNE delegación Guayas y son considerados el total del universo de la población a encuestar en la presente investigación.
Tabla. 1. Personal involucrado en la gestión de control de activos fijos
CARGO UNIDAD DE ANÁLISIS NÚMERO
Guarda Almacén Jefe Bodega 1
Financiero Jefe de finanzas 1
Bodeguero Bodega 1
Usuarios Usuarios generales 47
TOTAL DE LA POBLACIÓN 50
Fuente: Personal involucrado en la gestión de control de activos fijos
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Análisis e interpretación de resultados
24
1.- ¿Considera usted factible la creación de un manual de políticas y
procedimientos para el control de los bienes larga duración y existencias?
Tabla 2- Factibilidad de la creación del manual.
Opción
Frecuencia
Absoluta
Frec. Acu.
Abs.
Frecuencia
Relativa
Frec. Acum.
Relat.
Siempre 25 25 68% 68%
A veces 8 8 22% 89%
Nunca 3 3 8% 97%
No
contesta 1 26 3% 100%
Total 37 100%
Fuente: Factibilidad de la creación del manual.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Figura 1 - Factibilidad de la creación del manual Fuente: Factibilidad de la creación del manual.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Interpretación
Al encuestar a las personas que laboran en las diferentes áreas de la entidad, se encuentran con diferentes puntos de vista, en contestación a la pregunta realizada,
25 8 3 1 68% 22% 8% 3% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 0 5 10 15 20 25 30
Siempre A veces Nunca No contesta
Factibilidad de la creación del manual
25
68% de los encuestados considera necesario el manual, el 8% no les convence la idea, el 12% consideran no factible, 3% prefiere no contestar.
2.- ¿Conoce usted la responsabilidad que asume cuando le asignan la custodia
de un bien?
Tabla 3 - Responsabilidad.
Opción Frecuencia Absoluta Frec. Acu. Abs. Frecuencia Relativa Frec. Acum. Relat.
Siempre 24 24 65% 65%
A veces 9 9 24% 89%
Nunca 2 2 5% 95%
No contesta 2 26 5% 100%
Total 37 100%
Fuente: Responsabilidad
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Figura 2 - Responsabilidad Fuente: Responsabilidad
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Interpretación
Al realizar la pregunta a los encuestados contestaron el 65% manifiesta que son responsables de la custodia, el 24% manifiesta a veces, 5% no contesta y el 5% nunca han tenido bajo custodia los Bienes y Existencias.
24
9
2 2
65%
24%
5% 5% 0%
20% 40% 60% 80% 0 10 20 30
Siempre A veces Nunca No contesta
Responsabilidad
26
3.- ¿Con que frecuencia lleva usted el Control del Bienes Larga Duración y
Existencias que se le ha asignado?
Tabla 4 - Frecuencia control de Activos.
Opción Frecuencia Absoluta Frec. Acu. Abs. Frecuencia Relativa Frec. Acum. Relat.
Siempre 25 25 68% 68%
A veces 8 8 22% 89%
Nunca 4 4 11% 100%
No
contesta 0 25 0% 100%
Total 37 100%
Fuente: Frecuencia control de Activos.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Figura 3 - Frecuencia control de Bienes y Existencias Fuente: Frecuencia control de Activos.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Interpretación
La presente figura muestra que el, 68% de los encuestados han llevado un control de activos, el 25% a veces, el 11% se reusaron a contestar 0% prefiere no contestar.
25 8 4 0 68% 22% 11% 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 0 5 10 15 20 25 30
Siempre A veces Nunca No contesta
Frecuencia de control
27
4.- ¿Sabe usted la importancia de conocer sobre el Control de los Bienes de
Larga Duración y Existencias?
Tabla 5- Importancia del Control de los Bienes de Larga Duración y Existencias.
Opción Frecuencia Absoluta Frec. Acu. Abs. Frecuencia
Relativa Frec. Acum. Relat.
Mucho 23 23 62% 62%
Poco 7 7 19% 81%
Nada 5 5 14% 95%
No
contesta 2 25 5% 100%
Total 37 100%
Fuente: Importancia del Control de los Bienes de Larga Duración y Existencias.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Figura 4 - Frecuencia Control de los Bienes y Existencias.
Fuente: Importancia del Control de los Bienes de Larga Duración y Existencias.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Interpretación
La presente figura muestra que el 35% de los encuestados manifiesta que conoce la importancia que tiene el control de los Bienes y Existencias, el 59% dice que si conoce y el 5% no conocen, el 0% no contestar.
13 22 2 0 35% 59% 5% 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 0 5 10 15 20 25
Mucho Poco Nada No contesta
Importancia
28
5.- ¿Cree usted que para mejorar el control de los bienes y existencias debe
haber una persona responsable de su custodia?
Tabla 6- Control de los bienes y existencias.
Opción Frecuencia Absoluta Frec. Acu. Abs. Frecuencia
Relativa Frec. Acum. Relat.
Mucho 13 13 35% 35%
Poco 22 22 59% 95%
Nada 2 2 5% 100%
No contesta 0 13 0% 100%
Total 37 100%
Fuente: Control de los bienes y existencias
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Figura 5 - Control de los Bienes y Existencias Fuente: Control de los bienes y existencias
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Interpretación
La presente figura que el 35% de los encuestados manifiesta que no tenían conocimiento que debe existir una persona encargada para el control, el 59% conoce poco, el 5% si conoce y el 0% prefiere no contestar.
13 22 2 0 35% 59% 5% 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 0 5 10 15 20 25
Mucho Poco Nada No contesta
Importancia
29
6.- ¿Conoce usted sobre el control de los activos fijos?
Tabla 7-Conocimiento del control de bienes y existencias.
Opción Frecuencia Absoluta Frec. Acu. Abs. Frecuencia Relativa Frec. Acum. Relat.
Si 12 12 32% 32%
No 24 24 65% 97%
No contesta 1 1 3% 100%
Total 37 100%
Fuente: Conocimiento del control de bienes y existencias.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Figura 6 - Conocimiento del Control de los Bienes y Existencias Fuente: Conocimiento del control de bienes y existencias.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Interpretación
La presente figura muestra que el 32% de los encuestados no tienen conocimiento sobre el Control de los Bienes y Existencias, el 65% que si lo efectúa y el 1% prefiere no contestar. 12 24 1 32% 65% 3% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 0 5 10 15 20 25 30
Si No No contesta
Conocimiento
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7.- ¿Le parece a usted que debe haber una persona encargada para el control
de los bienes?
Tabla 8- Persona encargada para el control de los bienes.
Opción
Frecuencia
Absoluta
Frec. Acu.
Abs.
Frecuencia
Relativa
Frec. Acum.
Relat.
Si 31 31 84% 84%
No 5 5 14% 97%
No contesta 1 1 3% 100%
Total 37 100%
Fuente: Persona encargada para el control de los bienes.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Figura 7 - Persona encargada para el Control de bienes
Fuente: Persona encargada para el control de los bienes.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Interpretación
La presente figura muestra que el 84% de los encuestados no está de acuerdo que haya una persona encargada para el control, el 14% si acepta, mientras que el 3% prefiere no contestar.
31
5
1 84%
14%
3% 0%10%
20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 0 5 10 15 20 25 30 35
Si No No contesta
Delegación de control de bienes
31
8.- ¿Está de acuerdo que se le de capacitación sobre custodia de los bienes?
Tabla 9- Capacitación custodio de bienes.
Opción
Frecuencia
Absoluta
Frec. Acu.
Abs.
Frecuencia
Relativa
Frec. Acum.
Relat.
Mucho 21 21 57% 57%
Poco 13 13 35% 92%
Nada 3 3 8% 100%
No contesta 0 21 0% 100%
Total 37 100%
Fuente: Capacitación custodio de bienes.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Figura 8 - Capacitación custodio de bienes. Fuente: Capacitación custodio de bienes.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Interpretación
La presente figura muestra que el 57% de los encuestados no están de acuerdo con la capacitación, el 35% poco están de acuerdo, el 8% si acepta que se dé la capacitación 0% no contesta.
21 13 3 0 57% 35% 8% 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 0 5 10 15 20 25
Mucho Poco Nada No contesta
Capacitación
32
9.- ¿Considera usted necesario que el departamento administrativo financiero
lleve el control de los Bienes y Existencias?
Tabla 10- Departamento financiero encargado del control de activos fijos.
Opción
Frecuencia
Absoluta
Frec. Acu.
Abs.
Frecuencia
Relativa
Frec. Acum.
Relat.
Si 17 17 46% 46%
No 14 14 38% 84%
No contesta 6 6 16% 100%
Total 37 100%
Fuente: Departamento financiero encargado del control de los bienes y existencias
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Figura 9 - Departamento financiero encargado del control de los bienes y existencias Fuente: Capacitación custodio de bienes.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Interpretación
La presente figura muestra que el 46% de los encuestados no considera necesario, el 38% manifiesta que, no, el 16% prefiere no contestar.
17 14 6 46% 38% 16% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18
Si No No contesta
Área financiera
33
10.- ¿Considera usted que es necesario llevar un sistema informático para el
control de los Bienes y Existencias?
Tabla 11- Sistema informático para el control de los bienes y existencias.
Opción
Frecuencia
Absoluta
Frec. Acu.
Abs.
Frecuencia
Relativa Frec. Acum. Relat.
Si 28 28 76% 76%
No 7 7 19% 95%
No contesta 2 2 5% 100%
Total 37 100%
Fuente: Sistema informático para el control de los bienes y existencias.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Figura 10 - Sistema informático para el control de los bienes y existencias. Fuente: Sistema informático para el control de los bienes y existencias.
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Interpretación
La presente figura muestra que el 76% de los encuestados no lo considera necesario, el 10% manifiesta que, si es necesario, el 5% prefiere no contestar.
28 7 2 76% 19% 5% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 0 5 10 15 20 25 30
Si No No contesta
Necesidad de sistema informático
34
Análisis e interpretación de resultados
Para determinar si es conveniente para la Institución contar con un método apropiado de Control Interno de Bienes y Existencias para el CNE Delegación del Guayas, y canalizar su eficiencia al contar con un instrumento que ayude a su control, el investigador realiza una entrevista aplicada a la persona encargada de custodiar los bienes de la Delegación del CNE inmerso en la gestión de control de bienes y Existencias de la Entidad, la misma que se realizó observando el estatus actual de cómo se lleva a cabo la Gestión de Control de los Bienes.
Aplicación de la entrevista
Determinar la relación necesaria para proponer un instrumento de control interno de Bienes y Existencias que mejore la gestión de cómo se lleva dicho control en CNE Delegación Guayas, realizada a todos los funcionarios que ostenten una jefatura quienes serán responsables de manejar el control de bienes y Existencias de la institución.
Delimitación:
Esta encuesta se la aplica al funcionario responsable del control de los bienes del CNE.
Formato de la entrevista
1.- ¿Cuáles considera que son las principales barreras que dificultan el control eficiente del control de los bienes y Existencias en la delegación del CNE Guayas? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 2.- ¿Qué recursos considera que serían claves para lograr un control interno eficiente?
35
___________________________________________________________________ 3.- ¿A nivel de las normativas de control de bienes vigentes considera que brindan un marco claro en el contexto actual?
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 4.- ¿A nivel de conocimiento qué aspectos considera que se requieren para que los custodios logren un nivel de concientización en el buen uso y autocontrol de los bienes y Existencias?
__________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 5.- ¿Actualmente cómo se realiza el control de la gestión documental en relación al control de los Bienes y Existencias?
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________
Análisis de los resultados de los métodos de investigación utilizados para
recomendar un cambio de políticas y procedimientos internos para el Control
de los bienes y Existencias del Consejo Nacional Electoral Delegación
Provincial del Guayas
Se presentan los resultados de la aplicación métodos, técnicas e instrumentos.
• No hay un lugar adecuado destinado para el almacenamiento de bienes y
Existencias.
• Existe duplicidad de funciones las mismas que permitan la concientización de
responsabilidad ocasionado pérdidas y mal uso del sistema.
• Adicionalmente la falta de capacitación al personal causado limitación e
36
• Las demoras en los ingresos de los bienes y Existencias ocasionado faltantes
innecesarios.
• Toda entidad requiere un sistema de control interno que le permita identificar los
riesgos a los cuales está expuesta y le provea las actividades de control necesarias para minimizarlos, dicho sistema requiere una supervisión adecuada a efectos de verificar permanentemente su vigencia y correcto funcionamiento lo que permite tener mayores posibilidades de lograr los objetivos establecidos por la misma.
Una vez que el grupo ha decidido realizar una entrevista a un experto determinado, debe designar quien ha de ser el interrogador. La elección debe tener en cuenta ciertas cualidades tales como cordialidad. Facilidad de expresión, seguridad, donde la oportunidad, agilidad mental, y en lo posible algún conocimiento particular sobre el tema por tratarse.
Designado el interrogador, el grupo le hace conocer los aspectos o puntosa especiales que desean sean desarrollados por el experto, con el fin de que pregunte vayan dirigidas en tal sentido. Días antes de la entrevista, el interrogador se reúne con el experto invitado con el fin de organizar un plan que permita ordenar los puntos a tratar, distribuir el tiempo y confeccionar en colaborar una guía de preguntas básicas que podrá ser luego enriquecida con preguntas ocasionales.
El interrogador formula la primera pregunta de acuerdo con lo planeado y el experto contesta, iniciándose así un dialogo que ha de ser dinámico, flexibles y en la medida de las circunstancias ingeniosas y “audaz”.
Un hábil interrogador puede hacer al experto ciertas preguntas “difíciles”, “comprometidas” que, previstas de común acuerdo.
37
Las preguntas no deben ser dirigidas a buscar respuestas de si o no deben provocar la explicación por parte del experto. Además deben corresponder con el nivel general del grupo, para que este pueda aprovechar el contenido de las respuestas. El personaje principal de la entrevista es el experto.
El interrogador ha de ser hábil eficientes, pero no buscara en la entrevista su “lucimiento personal”.
Conclusiones parciales del marco metodológico
• Luego de haber realizado un análisis de los resultados en base a la entrevista y
ubicación del problema a nivel cualitativo, se conoció que existe un departamento administrativo financiero adscrito a la Dirección General de Recursos Humanos del Consejo Nacional Electoral Delegación Provincia del Guayas, el registro de los Bienes y Existencias, evidencia que hay poca organización y falta de control por parte de los servidores públicos que están a cargo de estos bienes, y que además no cuentan con un sistema de control de actualizado y que a nivel administrativo existen vacíos que no les permiten cumplir con el control eficiente a cabalidad, ni con el nivel de concientización hacia los custodios de dichos bienes.
• A nivel de las encuestas, mediante una toma de muestra de población formulada
mediante encuestas a las personas que laboran alrededor del mismo para conocer la manera de pensar y conocer sus opiniones se determina que la mayoría concuerdan en que si es útil la creación de un sistema de control para los Bienes y Existencias; sin embargo, por otra parte denotan un gran descornamiento acerca de las implicaciones y normativas que implican la tenencia de los bienes.
• Usando técnicas de observación se evidenció que la recolección de la información
38
podría lograr con un sistema para el control de los bienes y Existencias que además ahorraría tiempo y se contaría con la información oportunamente y en tiempo real.
f) Propuesta
Título de la propuesta
“CONTROL INTERNO PARA UN MANEJO EFICIENTE DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN Y EXISTENCIAS DEL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL PROVINCIAL DEL GUAYAS.”
Descripción y detalle para gestión de control interno de activos fijos
En este literal, se elabora un plan de auditoria para dar una posible solución al problema planteado, el cual hace notar la adecuada aplicación de las políticas y procedimientos de control sobre los Bienes de Larga Duración y Existencias del Consejo Nacional Electoral Delegación Provincial del Guayas.
Situación actual
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Figura 11 Sistema Informático para el control de activos fijos/ Módulo bienes
Elaborado por: Manual de usuario Ministerio de Finanzas
Por tal razón se presenta la necesidad de recomendar directrices que ayude a gestionar el control de los bienes y Existencias del CNE Delegación Guayas, a través de una auditoria que establezca parámetros que permita llevar de forma segura dicho control.
Por resolución del directorio Provincial del CNE, no se firmó el acuerdo, de mantener el control de auditoria bajo la norma ISO 9001:2008 alcanzada en anteriores administraciones, lo que dificulta llevar un control de auditoria bajo estándares recomendados para la gestión auditable.
Objetivos de la propuesta
• Presentar recomendaciones acordes a las necesidades internas del CNE
Delegación Guayas, para gestionar el ingreso y Control Interno de los Bienes y Existencias, a partir de la información recolectada de bodega.
• Validar el cumplimiento de los procesos internos para el Control de los Bienes y
40
• Generar informe basado en los hallazgos de los procesos y procedimientos
internos para el control de los bienes y Existencias del Consejo Nacional Electoral Delegación Provincial del Guayas.
Propósito
Determinar un plan introducido de todos los métodos regulados que sirvan para proteger los Bienes y Existencias de la institución, de igual manera poder verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera, de tal forma que se promueva la eficacia en el control de dichas operaciones y determinar responsabilidades de custodios.
Lo que permitirá el registro y control adecuado de los bienes propiedad del Consejo Nacional Electoral delegación Guayas, se convierta en una herramienta de orientación de cómo cuidar y controlar los Bienes y Existencias de la institución por parte de los funcionarios encargados de su custodia.
Las recomendaciones y hallazgos de auditoria, formulados y detallados en el informe del resultado de la de los Bienes y Existencias, permitirán administrar y controlar dichos activos fijos en formas autónomas del volumen de bienes que disponga este departamento, comprende todos los Bienes y Existencias de propiedad de la institución y aquello que por convenios, contratos de comodato o cualquiera otra cesión que no implique trasferencia de dominio, sean entregados y recibidos de otra Delegación Provincial Electoral, para uso de forma temporal.
Alcance
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Esquema general de la propuesta
Figura 12 Esquema de la propuesta Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
La propuesta se centra en tres ejes para poder determinar la eficiencia que se va a ejercer en el Control de Bienes y Existencias del CNE Delegación Guayas.
Planificación
Se hace conocer del plan de auditoria, que se efectuará mediante un memorándum al jefe de bodega, para obtener información detallada del proceso de Control de Bienes y Existencias.
Esquema de la
propuesta
Planificación
Proceso de adquisición
y control interno
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Estructura orgánica del Consejo Nacional Electoral del Guayas
Figura 13 Diagrama de organización del CNE Guayas Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Ambiente de adquisición y control interno de bienes de larga duración y
existencias
Establecer los respectivos responsables de su aplicación, observancia y compromiso de los que se establece en los procesos de control de los bienes y existencias, que en primera instancia serán los jefes departamentales y en segundo término todos los subalternos a quienes se le asigne un bien a su cargo.
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Figura 14 Diagrama de flujo de información del proceso de control de los bienes y exixstencias Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Mirna Angulo Ordóñez
Análisis del proceso de adquisición y control interno de bienes y existencias
44
El sistema de control es una distribución interpuesta que recoge información de una institución u organismo como resultado de sus procedimientos, apoyándose en documentos, formularios, reportes, libros entre otros, que la administración activa le ayuda en la toma de decisiones financieras. Y para que este sistema funcione se necesita que la distribución cumpla con los objetivos propuestos por las Dirección o el Administrador.
Descripción del procedimiento de adquisición del activo fijo
1. Director Nacional del área…, con memorando CNE-DNI-2019- 001, de 1 de - - - -de 2018, autoriza la adquisición de tantos artículos, para la Delegación Provincial del Guayas. El Jefe Financiero, certifica que existe la disponibilidad de fondos en la Partida Numerada y asignada al requerimiento.
2. La Unidad de análisis, prepara y elabora los términos de referencia y los pliegos. El Jefe de la Unidad Administrativa, con Memorando 238-NNM-UA-DPG-CNE de- - - de - - - - de 2019 solicita a la Jefe del área solicitante elaborar cuadro de calificación de proveedores. El Jefe de análisis con Memorando TEC-2018-241 de - - de 2019 adjunta tres proformas de las empresas oferentes, para que sean consideradas.
