Procedimiento Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
Emisión de Duplicados de Certificados de Estudios Completos
Otorgar el duplicado del documento original que acredita los estudios realizados por el estudiante egresado del COBAEV.
Eventual
Normas
El Duplicado de certificados de estudios completos se emite a solicitud del egresado.
El Director del Plantel es el responsable del otorgamiento de Duplicados de certificados de
estudios completos a los estudiantes del Plantel.
El Departamento de Servicios Escolares es el responsable de la custodia y archivo del
Historial académico de los estudiantes; así como de dar información sobre los Duplicados de certificados de estudios completos a las instancias externas.
El Responsable de Control Escolar del Plantel tiene la responsabilidad de la protección, archivo, custodia y control de la documentación escolar de los estudiantes del Plantel.
El solicitante debe cumplir con los siguientes requisitos para que tenga derecho a la expedición del duplicado de certificados de estudios completos:
- Ser egresado del COBAEV. - Pagar el arancel correspondiente.
- Presentar dos Fotografías tamaño infantil, blanco y negro, de frente sin retoque, con camisa o blusa blanca, orejas descubiertas, sin retoque, sin bigote o barba (no se aceptan fotografías instantáneas).
- Entregar fotocopia de Certificado de estudios completos emitido por primera vez. - Fotocopia de la CURP.
El Duplicado de certificado de estudios completos debe registrarse en el Libro de registro
de certificados de estudios completos en custodia del Departamento de Servicios Escolares
para las generaciones que concluyeron los estudios antes del año 2008. El registro de los
Certificados de estudios completos emitidos a partir del año 2009 se encuentra resguardado
en la base de datos del Sistema de Control a Distancia de Servicios Escolares (CODISE).
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Dirección de
Planeación, Programación y Presupuesto Dirección Académica H. Junta Directiva Marzo 2016 Junio 2016 98
Área Actividad Descripción Departamento de Servicios Escolares 1 2 3 3A 4 5 6
Recibe del Director de Plantel por conducto de la Coordinación de Zona, Oficio de solicitud en original y copia, solicitando la impresión del duplicado de certificado de estudios completos, junto con Comprobante de pago de arancel en copia,
Certificado de estudios completos en fotocopia y fotocopia de
la CURP. Firma y sella de recibido en la copia del Oficio de
solicitud y devuelve al Director del Plantel por conducto de la
Coordinación de Zona.
Genera e imprime del Sistema de control escolar a distancia de servicios escolares (CODISE) en formato prediseñado, el
Duplicado de certificado de estudios completos en original y
copia, conforme a la generación del egresado.
Coteja el Duplicado de certificado de estudios completos en original y copia con la fotocopia del Certificado de estudios
completos. Archiva el Oficio de solicitud original de manera
cronológica temporal en la Carpeta de oficios recibidos con la fotocopia de Certificado de estudios completos, fotocopia de la CURP el Comprobante de pago de arancel en copia.
¿Están correctos los datos en el Duplicado de certificado de
estudios completos?
En caso de no estar correctos:
Verifica en la base de datos del Sistema CODISE y corrige los elementos necesarios.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de estar correctos:
Elabora formato de Envío de documentos en original y copia y turna original al Director del Plantel por conducto de la Coordinación de Zona, junto con el Duplicado de certificado
de estudios completos en original y copia, para firma del
Director del Plantel, pegado de Fotografías y sello del Plantel.
Archiva la copia del formato de Envío de documentos de forma cronológica temporal en la Carpeta de formatos de envío de documentos.
Pasa el tiempo.
Recibe del Director del Plantel por conducto de la Coordinación de Zona, Oficio en original y copia, Duplicado de certificado
de estudios completos en original y copia con Fotografías
pegadas del egresado y sello del Plantel. Firma y sella de recibido en la copia del Oficio y devuelve al Director del Plantel por conducto de la Coordinación de Zona. Archiva el Oficio original de forma cronológica temporal en la Carpeta de oficios
Área Actividad Descripción Departamento de Servicios Escolares 7 7A 8 9 10
Revisa que el Duplicado de certificado de estudios
completos en original y copia se encuentre debidamente
firmado y sellado.
¿Está firmado y sellado?
En caso de no estar firmado y sellado:
Elabora formato de Envío de documentos en original y copia y turna original al Director del Plantel por conducto de la Coordinación de Zona, junto con el Duplicado de certificado
de estudios completos en original y copia, para recabar la
firma del Director del Plantel o sello, según corresponda. Archiva copia del formato de Envío de documentos de forma cronológica temporal en la Carpeta de formatos de envío de documentos.
Continúa con la actividad No. 7.
En caso de estar firmado y sellado:
Obtiene Libro de registro de certificados de estudios
completos original, archivado de manera alfabética
permanente en la Carpeta de control de certificados de estudios completos y diplomas de capacitación para el trabajo. Rubrica y registra el Duplicado de certificado de estudios completos en original y copia con el número asignado del Libro de
registro de certificados de estudios completos, anota
número de registro, foja y libro.
Elabora Memorando en original y copia dirigido al titular de la Dirección General del COBAEV para recabar la firma en el
Duplicado de certificado de estudios completos en original y
copia; turna original y copia del Memorando junto con el
Duplicado de certificado de estudios completos en original y
copia. Recaba acuse de recibo en la copia del Memorando y la archiva de forma cronológica temporal en la Carpeta de memorandos elaborados.
Pasa el tiempo.
Recibe de manera económica del titular de la Dirección General del COBAEV, el Duplicado de certificado de estudios
completos, en original y copia, y verifica firma.
¿Está firmado el Duplicado de Certificado de estudios
completos?
Área Actividad Descripción
10A
11
12
En caso de no estar firmado:
Elabora Memorando en original y copia dirigido al titular de la Dirección General del COBAEV para recabar la firma y turna junto con el Duplicado de certificado de estudios completos en original y copia. Recaba acuse de recibo en la copia del
Memorando, archiva copia del Memorando de forma
cronológica temporal en la Carpeta de memorandos elaborados.
Continúa con la actividad No. 10.
En caso de estar firmado:
Elabora formato de Envío de documentos en original y copia, y turna original al Director de Plantel por conducto de la Coordinación de Zona, junto con el Duplicado de certificado
de estudios completos en original y copia.
Archiva la copia del formato de Envío de documentos en la Carpeta de formatos de envío de documentos de forma cronológica temporal.
NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES