Normas y Leyes Vigentes

Para obtener un registro uniforme de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, transparencia de la información contable y lograr una mayor claridad y confiabilidad al evaluar la situación y evolución de los diferentes sectores económicos, en Colombia opera el Plan Único de Cuentas (PUC) para comerciantes, que es de obligatoria aplicación desde 1995, para todas las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad.36

El Plan Único de Cuentas para el Almacén Solo Quest, debe estar de acuerdo con las siguientes normas:

• Establecer un Catálogo de Cuentas y su estructura, puesto que no pueden utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en la resolución 1515 del 27 de noviembre de 2001.

• Un código de Cuentas en conformidad con el Decreto 2649 de 1993.

• Un código numérico identifica a todas las clases, grupos, cuentas y subcuentas, para lo cual deberán utilizarse de manera obligatoria los códigos contenidos en el Catálogo de Cuentas.

• Es obligatorio el uso de las descripciones y dinámicas y todos los registros contables deberán efectuarse de conformidad con lo establecido en ellas. • Señalar la forma en que deben utilizarse las cuentas y realizarse los

diferentes movimientos contables que lo afectan. Además se debe establecer que:

• Los libros oficiales obligatorios de contabilidad deben registrarse ante la oficina de Cámara y Comercio, aplicando los códigos numéricos y las denominaciones del Catálogo de Cuentas contenidas en el Plan Único de Cuentas.

• De acuerdo con los requerimientos de información contable se podrán utilizar adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catálogo señalado, las auxiliares complementarias a partir del séptimo dígito.

• La presentación de los estados financieros básicos a los usuarios de la información contable, deberá efectuarse utilizando el orden y las

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MONTAÑO O., Edilberto. Contabilidad, Control, Valuación y Revelaciones Universidad del Valle. Santiago de Cali, 2.002. p.108.

denominaciones descritas en el catálogo, indicando los códigos numéricos en el evento que estos le sean solicitados a la respectiva entidad.

3.1.6 La Tecnología

Es recomendable para el Almacén Solo Quest, utilizar un Sistema de Información Contable Computarizado, para que los registros sean almacenados y conserven la fidelidad en la información.

La información debe ser recopilada, clasificada y almacenada en el sistema de información contable, dependiendo de tres factores: el primer factor corresponde a los objetivos por los cuales se plantea el sistema de información contable, el segundo factor, radica en la tecnología utilizada y en el tercer factor, se encuentran los requerimientos de los usuarios, tanto internos como externos de la organización.

Al almacén Solo Quest, se recomienda el uso del Software Contabilidad, el cual se adaptará a las necesidades de información contable del almacén y se ajusta a la normatividad legal vigente.El Software de Contabilidad desarrollado por los Señores Cesar Augusto González G., y Miguel Alonso Garzón B., el cual se puede conseguir en http:/www.intelsoftenlinea.com.

Día tras día se presentan cambios tecnológicos en materia de hardware (discos duros cada vez más grandes, procesadores de altas velocidades, memoria RAM más amplia, unidades de CD) y en software (la incursión del internet, sistemas operativos como Windows 2010, y una gran cantidad de programas utilitarios que se manejan visualmente y que utilizan todos los recursos del sistema operacional gráfico, como lo es el Windows 2010.

Aunado a todo esto se cambia también el régimen tributario colombiano (la exigencia de los estados financieros, el manejo de ajustes por inflación, etc.).

Con base en lo anterior, el software es una nueva herramienta contable que aprovecha al máximo toda la capacidad de su equipo de cómputo:

• El manejo de la información a 32 bits.

• Los recursos gráficos.

• Pantallas mucho más agradables y más fáciles de operar. • Maniobrabilidad con mouse y/o con teclado.

• Uso y compartimiento de todos los recursos con Windows.

• Personalización de los puertos de impresión.

• Exportación de los informes a Excel y Word. Características del Software Contable:

Cuadro 15.

Características del Software Contable, para el Almacén Solo Quest.

Listo para el año 2012, asignación de cuatro dígitos para el año en la fecha. Siete (7) planes de cuentas estándares ya codificados con todas sus cuentas. Multiempresa: capacidad de manejar "n" número de empresas.

Multiperiodos:(año y medio) sin necesidad de hacer cierre de un período a otro, un periodo para la apertura y otro para cierres contables.

Realmente en línea: no necesita hacer cierres mensuales. Contabilidad por centros de costos.

Plan de cuentas inteligente. Catálogo de terceros clasificado.

Recordatorio de actividades de la empresa.

Calendario tributario que informa las fechas de vencimiento de IVA y retención. Impresión de las declaraciones de IVA y retención en la fuente.

Causaciones automáticas. Ajustes por inflación.

Exportación de documentos entre períodos. Todos los informes y consultas son en línea.

En Informes: libros obligatorios y auxiliares, los estados financieros, saldos de cuentas, terceros, centros de costos, ajustes por inflación, bases gravables, impresión de comprobantes o documentos, certificados de ingresos, retención en la fuente e IVA, análisis financieros; en suma son más de 35 informes.

Todos los informes y además los ajustes por inflación se trabajan por centros de costos.

Incluye Decretos y Normatividad para Plan de Cuentas, Contabilidad y Estatuto de la profesión de Contador Público.

Múltiples niveles de seguridad de libre definición.

Generador de documentos (comprobantes de egreso, notas débito y crédito, recibo de caja, notas de contabilidad) en formatos de hoja blanca.

Fuente: GONZÁLEZ, Cesar Augusto y GRAZÓN B., Miguel Alonso. Software de Contabilidad. http:/www.intelsoftenlinea.com.

Requerimientos del Sistema para Instalar el Software contable: Cuadro 16.

Requerimientos del Sistema Contable para el Almacén Solo Quest.

Procesador : 486, Pentium o superior

Memoria RAM: 16 Mb; se recomienda 32 Mb.

Espacio en Disco Duro: 20 Mb para la instalación del software.

Resolución de Video: VGA; se recomienda SVGA de 800x600.

Navegador de Internet Explorer / Navigator

Sistema Operativo: Windows 2010 NT.

Fuente: GONZÁLEZ, Cesar Augusto y GRAZÓN B., Miguel Alonso. Software de Contabilidad. http:/www.intelsoftenlinea.com.

3.1.7 Fundamentos Teóricos, Técnicos y Marco Conceptual Contable y