Señor (es)
Adjunto a la presente se anexa documentos para su respectivo pago, los cuales están por la suma de: $_________________
Fecha:
Atentamente,
_____________________________ Gerente.
Puerto Tejada, Enero ( ) de 2012.
Fuente: Elaboración Autoras. 3.2.4 Proceso de Liquidación y Pago de la Nómina
Definición. Se define como el conjunto de actividades que se desarrollan a
partir del control de tiempo del trabajo del personal tanto del área manufactura como del área administrativa, hasta el pago de salario en cheque o en efectivo de los trabajadores.
Objetivo. Liquidar y pagar los salarios a los empleados del almacén.
Actividades Principales. Las actividades básicas que se tienen en cuenta
para el proceso de liquidación y pago de la nómina, son las siguientes: • Los cálculos y control de tiempos de trabajo.
• Los cálculos del valor de los salarios devengados y descuentos. • La preparación de la planilla de nómina,
• La preparación y emisión de los comprobantes de desembolso y cheques. • El pago de los salarios.
• El registro de la nómina y control posterior, distribución de los costos y gastos.
Descripción. Este proceso inicia cuando se involucra a todo el personal
contratado por el almacén, involucrando al área de comercialización, la sección de nómina y tesorería, en forma directa y posteriormente se vincula al área contable. Cuando existe el área de personal, ésta participa en el suministro de información.
Procedimiento.Se formaliza el pago de nómina, cuando se tiene que liquidar la
nómina al final de cada mes, realizando el siguiente procedimiento: • Liquidación de nómina.
• Pago de nómina. • Pago de parafiscales. • Liquidación de vacaciones.
• Interface de nómina.
• Establecer cuantía a pagar a cada empleado.
• Imprimir listado de pago de nómina en formato grande (soporte de pago) y pequeño (colilla de pago).
• Totalizar el valor de la nómina.
• Informar el valor de la nómina a la cajera.
• Hacer firmar la lista de pago de nómina (formato grande). • Archivar formato de pago.
Intervención del Área Contable:
• Analizar la responsabilidad y verificar y revisar los cálculos de tiempo y salarios, así como de los descuentos efectuados al personal.
• Registro de los salarios y sueldos devengados y pagados, así como de las prestaciones sociales y aportes parafiscales y patronales.
• Efectuar un análisis, distribución en el área de contabilidad de los costos y asignación de costos a los procesos, productos, área y órdenes de producción.
• Archivar los documentos soporte que respaldan, el registro contable de sueldos y salarios.
Formatos Requeridos. Boletas de control de tiempo de trabajo, reporte
novedades de la nómina; reporte de descuentos, planilla de nómina, comprobante de desembolso, cheques.
Políticas.En el proceso se deberá tener en cuenta el siguiente manejo: • Distribución de sueldos y salarios por áreas de responsabilidad. • Distribución de costos y gastos por área y por productos.
• Informes globales por área de responsabilidad y con diferente frecuencia de presentación (semanal, quincenal, mensual, etc.).
Control Interno.El control interno para la nómina consiste en lo siguiente: • Corte de documentos, fijación de la fecha.
• Aprobación de soportes de trabajo.
• Control y verificación de pagos y registros. • Control de novedades en personal.
• Seguimiento preciso del pago de la personal debida.
Se presenta en la Figura 18, el Flujo grama del Proceso de Nómina; en la Figura 19, el Manual del proceso de Nómina; en la Figura 20, el Formato de Comprobante de Desembolso
Figura 18.
Flujo Grama del Proceso de Nómina
Fuente: Elaboración Autoras basas en DELGADILLO R. Diego Israel. El Sistema de Información Contable Fundamentos y Marco de Referencia para su Administración, Universidad del Valle, Facultad de Ciencias de la Administración, Colombia 2001.
Figura 19.
Manual del Proceso de Nómina
Figura 20.
El Formato para la Liquidación de la Nómina, debe contener las siguientes Deducciones (Ley 100 de 1993):
Entidad Promotora de Salud: 12.5%. Fondo de Pensiones: 16%.
Fondo de Solidaridad Pensional: Para salarios mayoras o iguales a 4 salarios mínimos legales, el 1% por parte del trabajador.
Riesgos Profesionales (ARP): Según
Fuente: Elaboración Autoras.
El Formato para la Liquidación de la Nómina, debe contener las siguientes Deducciones (Ley 100 de 1993):
Entidad Promotora de Salud: 12.5%. Fondo de Pensiones: 16%.
Fondo de Solidaridad Pensional: Para salarios mayoras o iguales a 4 salarios mínimos legales, el 1% por parte del trabajador.
Riesgos Profesionales (ARP): Según tabla entre el 0. 348% y el 8.7%.
El Formato para la Liquidación de la Nómina, debe contener las siguientes
Fondo de Solidaridad Pensional: Para salarios mayoras o iguales a 4 salarios
Aportes Parafiscales: ICBF: 3%
SENA: 2%
Caja de Compensación Familiar: 4% Provisiones:
Cesantías: Total Devengado x 1/12 (8.33%) Interés a las cesantías: Total devengado x 1% Prima de Servicios: Total Devengado x 1/12 (8.33%) Vacaciones: Total Devengado x 1/12 (4.165%).
Figura 21.
Formato de Comprobante de Egreso
Fuente: Elaboración Autoras.
El Formato de Comprobante de Egreso, se utiliza para dar ingreso a caja de todos los dineros recaudados por cualquier concepto, ya sea en dinero efectivo, cheques o comprobantes de venta con tarjetas débito y crédito. Este documento para efectos de control, debe elaborarse en original y una copia. El original deberá ser entregado al cliente o persona que efectúe el pago y la copa queda para el registro en contabilidad.
Otros Formatos Contables Internos:
El Recibo de Caja Menor. Es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes. Los recibos por lo general
se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la confía es conservada por el que lo recibe.
Figura 22.
Formato Recibo de Caja Menor