NORMAS Y REGLAMENTO DE FACTURACIÓN

En 2003 se aprobó un Reglamento de Facturación que en 2012 ha sido objeto de nueva regulación en virtud del Real Decreto 1619/2012, de 30/11/2012 (BOE 01/12/12) que aprobó, con efecto al 1 de enero de 2013, un nuevo Reglamento de Facturación que sustituye al hasta entonces vigente, e introduce numerosos cambios técnicos. Conviene destacar:

 Desaparece el concepto de “tique” que es sustituido por el de “factura simplificada” (en las que, salvo que el cliente lo exija, no es preciso identificarle)

 No es obligatorio emitir factura en determinados supuestos, y puede sustituirse por la simplificada, en general, en las ventas de hasta 400 euros IVA/IGIC incluido, y cuando se trate de ventas minoristas y de ciertos servicios personales que no excedan de 3.000 euros, IVA /IGIC incluido.

El documento básico a efectos del IVA (y de los demás tributos afectados) es la factura. Es un documento mercantil que para su plena validez fiscal debe contener unos datos mínimos, siendo otros en cambio irrelevantes. Normalmente, sólo la “factura completa” da derecho a deducir las cuotas de IVA soportadas.

Fiscalmente la factura completa, que puede estar redactada en cualquiera de las lenguas oficiales en el Estado y Comunidades Autónomas con lengua propia, debe contener, como mínimo:

 La expresión “factura” sin aditamentos, y su fecha de expedición, con numeración correlativa que actualmente no es necesario cambie anualmente (aunque puede ser conveniente). También debe incluirse la fecha o periodo de realización de las operaciones facturadas, si fuese distinta a la de expedición. Ya no es preceptivo

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señalar el lugar de expedición, pero si debe indicarse, si fuese distinto, el lugar de prestación del servicio o de suministro.

 Pueden existir series diferenciadas de facturas, cada una con su numeración correlativa. Incluso en ciertos casos se exige serie y numeración diferenciada: facturas emitidas por el destinatario en casos de inversión del sujeto pasivo, o en sustitución del expedidor, etc. Las “facturas rectificativas” (que sustituyen a las llamadas de abono, o similares) deben ser emitidas también con serie y numeración aparte, y relacionarse en libro o listado específico.

 Datos completos del expedidor, incluido CIF / NIF, y domicilio, con indicación de ser el propio prestador o de hacerse por cuenta de otro.

 Datos completos del destinatario, incluido CIF / NIF y domicilio. Si el destinatario es consumidor final el domicilio no es obligatoria.

 Descripción sucinta y clara de la operación. Cantidades y precios unitarios.  Descuentos y recargos aplicados.

 Importe de la contraprestación. Base imponible del IVA, tipo aplicado y cuotas. En su caso, Recargos de Equivalencia. No es admisible la expresión “IVA incluido” salvo en las llamadas facturas simplificadas.

 Caso de que la operación esté exenta de IVA debe indicarse de forma expresa. Si se emite sin IVA (técnicamente con IVA cero) por inversión del sujeto pasivo, debe indicarse expresamente. Igualmente debe indicarse si el emisor está acogido al “Régimen del Criterio de Caja”.

 Importe total de la factura.

 Los importes pueden expresarse en cualquier moneda siempre que respecto a la cuota se incluyan los equivalentes en euros.

 Por supuesto, la factura puede contener, si así conviene, otros datos, especialmente referidos a su pago, u otros aspectos comerciales, así como las retenciones tributarias que procedan, pero reglamentariamente no son exigibles.

Algunas facturas pueden, o deben, contener datos fiscales adicionales cuando así lo exijan las normas propias de los diversos tributos. Las emitidas por profesionales a cargo de empresas o empresarios, o las que se refieran a liquidaciones de arrendamiento de inmuebles, derechos de imagen, derechos de propiedad intelectual o industrial, y otras, además de las emitidas por ciertos empresarios en Régimen de Estimación Objetiva por Módulos, es conveniente que señalen el tipo de retención fiscal a cuenta del IRPF o Impuesto sobre Sociedades a practicar y el importe de la retención efectuada por el pagador, para evitar problemas y rectificaciones.

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Estrictamente no es obligatorio, ya que la retención es una obligación del pagador, no del emisor de la factura o prestador del servicio.

Tener en cuenta que la normativa mercantil exige que las sociedades indiquen en todos sus documentos con efectos jurídicos sus datos de inscripción en el Registro Mercantil. Las cooperativas deben reseñar sus datos de inscripción en su registro de cooperativas. Las emitidas por profesionales deben indicar su número de colegiación, si es el caso y así lo exigen las respectivas normas colegiales.

La factura puede emitirse en cualquier tipo de documento, sin que sea preciso utilizar membretes o impresos especial, y en cualquiera de las lenguas oficiales en el Estado español y en sus Comunidades Autónomas. En general, no es obligatorio que aparezca sellada o firmada, salvo que se trate de facturas a cargo de Organismos Públicos, o asimilados, o bien de facturas emitidas por el receptor o destinatario del producto o servicio por cuenta del proveedor.

La factura puede emitirse en papel y por medios telemáticos, por ejemplo en formato pdf.

Existe la posibilidad de facturación telemática, de especial interés para grandes empresas emisoras.

¿Quién emite la factura? ¿Cuándo?

Normalmente la factura la expide el vendedor o prestador de los servicios, pero existen casos en que es el destinatario (comprador o adquirente) quien debe hacerlo.

Además, existe la posibilidad de que las facturas las emita el destinatario e incluso por terceros, que las emiten por cuenta del vendedor o prestador del servicio (lo que no hay que confundir con la “inversión del sujeto pasivo”), cuando se den determinados supuestos. Por ejemplo en el caso de Agencias de Viajes. En especial ello exige un acuerdo expreso entre las partes y/o que cada factura expedida por el destinatario sea aceptada por el vendedor o prestados del servicio. Estas facturas deben ser objeto de serie y numeración específicas.

En general la factura debe expedirse en el momento de la operación que la origina. Cuando el destinatario sea empresario o profesional se emitirá dentro del plazo máximo de un mes.

Se admiten facturas recapitulativas que agrupan operaciones realizadas con un mismo destinatario dentro de un mismo mes natural. Atención que no son necesariamente lo mismo que las facturas resumen a que se refiere la ley contra la Morosidad. Aunque a normativa del IVA permite agrupar operaciones mediante una factura recapitulativa semanal, quincenal o mensual, la nueva Ley anti morosidad (Ley 3/2004, según redacción de la Ley 15/2010) solo

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permite la agrupación quincenal a sus propios efectos. Pues bien la DGT en Consulta Vinculante de 28-10-2010 establece que estas “facturas agrupadas” de la Ley anti morosidad no son a efectos fiscales, facturas recapitulativas. La solución puede ser emitir facturas recapitulativas quincenales que cumplen ambas normativas.

En algunas ocasiones debe emitirse la factura por el propio interesado; es la llamada “auto factura”. Los casos más característicos aparecen en las operaciones de autoconsumo. Un constructor que aplica mano de obra y materiales a levantar un almacén para guardar sus materiales; un restaurante que aplica parte del género adquirido a manutención de sus empleados; una empresa que activa gastos de I+ D, etc.

Hasta fecha reciente se exigía emisión de auto factura en ciertas adquisiciones al exterior, adquisiciones intracomunitarias, y otras situaciones de inversión del sujeto pasivo etc., pero esta obligación ha sido derogada, aunque nada impide su emisión si así conviene a la empresa para buena práctica contable.

Desde 2017 la factura completa debe emitirse y entregarse al empresario, profesional o entidad que la solicita antes del día 16 del mes siguiente al que se realizó la operación.

¿Es obligatoria siempre la factura?

No siempre. En general la obligación alcanza a todos los empresarios, profesionales, empresas, sociedades, y demás sujetos pasivos que realicen operaciones sujetas, así como empresarios y profesionales que tributen por IRPF en Estimación Directa, pero existen importantes excepciones.

En principio, están excluidos de esta obligación los sujetos en régimen Simplificado, Recargo de Equivalencia (con excepciones), y Régimen Especial Agrario, salvo a petición del cliente. Por otra parte, existen documentos que suplen a las facturas como los títulos de transporte público y algunos otros. Las escrituras públicas no se consideran que la suplan por si solas Si un empresario adquiere un local u oficina y desea deducirse la cuota soportada debe exigir al vendedor la oportuna factura. Sobre este último punto existe jurisprudencia contradictoria. Siempre que no se emita factura debe entregarse un documento sustitutivo, que anterior reglamento denominaba “tique” (sic) y que el nuevo reglamento en vigor desde el 01/01/2013 denomina factura simplificada, que debe contener datos similares a las facturas pero no la identificación del adquirente, salvo que expresamente los solicite. Los tiques, que sí pueden incorporar la expresión “IVA incluido”, deben ser emitidos numerados y correlativos, etc. con conservación de copias o de sus datos en soportes informáticos de forma análoga a las facturas.

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Además, debe señalarse que ni siquiera los sujetos en Régimen General tienen obligación de hacer factura siempre. Concretamente no tienen obligación de facturar en forma las operaciones de bienes corporales y ciertos servicios personales que no excedan de 3.000 euros, individualmente, si el adquirente no se identifica como sujeto pasivo del IVA, así como para ciertos servicios. En estos casos se entregará una factura simplificada, sin identificación del adquirente salvo que el adquirente lo exija, o bien solicite expedición de “factura completa” por así requerirla por motivos fiscales.

Libros de facturas emitidas y recibidas

Las facturas emitidas y las recibidas, y otros documentos que den derecho a deducción de cuotas soportadas, así como las facturas simplificadas emitidas, deben ser objeto de anotación en los respectivos Libros Registro, que no tienen que legalizarse y pueden ser llevados de forma manual, o por medios informáticos o con cualquier otra técnica. Siempre que contengan los datos exigidos por el Reglamento antes citado, pueden ser llevados de forma simultánea con otros Libros exigidos por la normativa mercantil o tributaria (Libros de Ingresos / Gastos, Libro de Ventas, con columnas ad hoc, etc.). Pueden existir Libros para cada centro operativo, siempre que sus resúmenes diarios se pasen a un Libro central. Obviamente, cada serie de facturas debe estar registrada en un libro registro independiente, o en secciones o listados independientes del libro si es materialmente unitario

En general, cada operación debe ser objeto de su correspondiente anotación, pero se admiten anotaciones resúmenes o agrupadas en determinadas circunstancias.

Las facturas originales y sus copias deben conservarse al menos durante seis años. Las copias – que deben incluir la expresión “copia” - pueden conservarse en soportes informáticos u ópticos que cumplan ciertos requisitos.

Ya se ha señalado que a partir del 1.1.2009 para ciertos sujetos pasivos (devolución mensual), es obligatorio presentar junto a las declaraciones periódicas de IVA un modelo 340 con el contenido de los Libro registro.

Tener en cuenta que, a falta de otras estipulaciones contractuales, las facturas o documentos equivalentes son exigibles en los plazos que establece la normativa mercantil, y en particular la Ley sobre Medidas contra la morosidad de operaciones comerciales, Ley 3/2004, de 29 de diciembre.

En la sección siguiente se comentan las particularidades que en materia de libros registros de IVA implica el nuevo Régimen del Criterio de Caja.

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Ya hemos indicado más arriba que a partir de 2017 la AEAT ha establecido para ciertas empresas un nuevo sistema de transmisión rápida de datos de facturación a la Agencia Tributaria: Suministro Inmediato de Información (SII). Las empresas o empresarios adscritos al mismo no tendrán que llevar Libros-registros de IVA ya que será la propia AEAT quien los confeccionará con los datos aportados.

In document Fiscalidad de la empresa y el empresario. 2016-2017 (página 85-90)