Oficina de Imagen Institucional de la UNSM

A continuación, se adentrará en la descripción de la OII, así como los actores involucrados directa e indirectamente con dicha oficina, mostrando los vínculos con esta.

2.2.1. Descripción de la Oficina

La Oficina de Imagen Institucional (OII) es un órgano de apoyo, cuya finalidad es la de fomentar, coordinar y mantener las actividades de difusión interna y externa de la Universidad, así como de proyectar la imagen institucional ante la comunidad local, regional, nacional e internacional. (Universidad Nacional de San Martín [UNSM], 2013b). Así pues, tiene como visión el “posicionamiento sólido ante la sociedad peruana y la comunidad científica la imagen de una universidad que marcha al avance de la ciencia y tecnología, difundiendo las políticas de la UNSM” (Universidad Nacional de San Martín [UNSM], 2016c). Para lograrlo, tienen como misión “Fomentar, coordinar y mantener las actividades de difusión interna y externa de la

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Universidad, así como proyectar la imagen institucional ante la comunidad local, regional, nacional e internacional.” (Universidad Nacional de San Martín [UNSM], 2016c)

Así para su alcance, las funciones que desarrolla la OII se basan procesos continuos de difusión y emisión de mensajes informativos, proyectando la imagen institucional para toda la comunidad universitaria, local, regional, nacional e internacional. Las cuales se listan a continuación de acuerdo al MOF de la OII.

Figura 31: UNSM: Funciones de la OII

Fuente: Elaboración propia a partir de MOF de la OII (Universidad Nacional de San Martín [UNSM] (2013a)

Sin embargo, al hablar de las funciones de la OII concebidas en el PEI y POI de la UNSM, se suman otras funciones. Así en el caso del PEI, el rol de la Oficina se considera para el cumplimiento del Objetivo Específico N°4, incluyendo la generación e implementación eficaz de un Sistema de gestión de información y comunicación como se ve en la siguiente tabla.

O II : Ó rg a n o de a p o y o a tr a v és d el cu a l la U n iv er si d a d da a co n o ce r to d a s la s a ctiv id a d es p ro g ra m a d a s.

Formular y desarrollar el Plan Anual de las Actividades Universitarias.

Difundir y proyectar a la comunidad los logros institucionales, asi como coordinar la Relación Institucional.

Producir programas de radio, cine, Tv y otras formas de difusión

Efectuar el protocolo en los diferentes actos académicos y administrativos en la UNSM-T. Todos los demás que se estipulan en el presente

Estatuto y Reglamento General de la

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Tabla 19: UNSM: Rol de la OII en el Marco del PEI, 2014-2021 Objetivo

Estratégico Objetivo específico Estrategia Indicador Meta

4 Fortalecer la gestión estratégica integrada y efectiva para el desarrollo institucional y contribuir con el cuidado del ambiente y el bienestar de la comunidad universitaria. 4.3 Ampliar la cobertura y calidad de los servicios de bienestar universitario 4.3.1. Plan de mejoramiento de los servicios de bienestar universitario y centro médico 4.3.1.10 Eficacia en la difusión de los programas de bienestar 70% 4.11 Fortalecer la cultura organizacional, la información y comunicación, la motivación e incentivo de la comunidad universitaria, 4.11.3. Diseño e implementació n de un sistema de información y comunicación. 4.11.3.1. Sistema de gestión de la información y comunicación. 1 4.11.3.2. Implementación del Sistema de Gestión de la información y comunicación 70%

4.11.3.3. Eficacia del Sistema de Gestión de la información y comunicación

70%

Adaptado de: PEI Universidad Nacional de San Martín [UNSM] (UNSM, 2014)

En segundo lugar, en cuanto a las funciones asignadas a la OII a través del POI, esta se considera parte de una de las acciones centrales en el marco de un programa presupuestal, debiendo encargarse específicamente de la conducción y orientación superior en colaboración con Rectorado, Vicerrectorado Administrativo y Académico, Secretaria general, Cooperación Técnica y Admisión. (Universidad Nacional de San Martín [UNSM], 2015). Así mismo, dentro de este marco se cuenta con un POA a nivel de la OII, el cual enfoca las funciones de esta oficina en la difusión de eventos y coordinación intra e interinstitucional, incluyendo actividades de capacitación, como se ve a continuación:

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Tabla 20: OII: Rol de la OII a partir del POA, 2016 POA 2016 Programa

Presupuestal Objetivo estratégico Objetivo específico Tareas

Acciones centrales Difusión de logros y actividades institucionales y coordinación de las relaciones institucionales dentro y fuera de la institución Organizar eventos protocolares Organizar ceremonias de graduación Ceremonia especial de aniversario Promover la participación interna, de la sociedad y comunidad universitaria Organización de capacitaciones a trabajadores de la UNSM Desarrollo de encuestas poblacionales y campañas de atención médica Mantener informada a la comunidad universitaria y en general Elaboración de materiales de difusión Publicaciones en internet Actualización del periódico mural Promover la capacitación y desarrollo personal Capacitación al personal de la OII

Brindar apoyo a instituciones internas y externas

Organización y conducción de eventos Registro y uso de auditorios Adaptado de: POA OII (Universidad Nacional de San Martín [UNSM], 2016d)

Ahora bien, para el cumplimiento de estas funciones, la OII presenta una organización compuesta por dos unidades: Unidad de prensa y difusión y Unidad de protocolo y relaciones públicas, lideradas por un Director de la OII, el cual a su vez cuenta con una Secretaría como se muestra en la imagen a continuación.

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Figura 32: UNSM: Estructura interna de la OII

Fuente: MOF de la OII (Universidad Nacional de San Martín [UNSM], 2013a)

Así, cuenta con la siguiente distribución de personal: Figura 33: UNSM: Distribución de personal OII

Fuente: Elaboración propia a partir de (Universidad Nacional de San Martín [UNSM], 2016c)

Quienes, aunque deberían de cumplir con funciones específicas acorde a su cargo, desempeñan distintos roles dentro de la OII, atendiendo a las demandas y requerimientos del momento. Así en la entrevista realizada al Director de la OII, este sostuvo que no existe un flujo de procesos para la Oficina, pues dada la escasez de personal y las diferentes actividades que deben de ser atendidas por el personal de la Oficina, estos se organizan en el momento, dependiendo de los recursos y disponibilidad con los que cuenten.

Por otra parte, en cuanto a las actividades a cargo de la OII, estás pueden clasificarse de la siguiente forma: (Tostes, 2016, pp. 87–94)

Rectorado Unidad de Prensa y Difusión Unidad de Protocolo y Relaciones Públicas Secretaría Oficina de Imagen Institucional

Director: Ing. Alber Dávila Rivera

Soporte Tecnológico:

Artemio Flores Flores

Secretaria: Sabith Rengifo

Luna

Unidad de prensa y difusión

No cuenta

Unidad de protocolo y relaciones publicas Periodista

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Boletines:

Desde la OII se emiten boletines informativos sobre las principales actividades de las diferentes Unidades y Facultades de la UNSM. Los cuales tienen un contenido referido a los siguientes temas. (Tostes, 2016, p. 87)

• reporte de opinión por parte de docentes o alumnos destacados, • eventos relevantes desarrollados,

• anuncios a la comunidad universitaria,

• actividades desarrolladas por la UNSM a nivel local, regional y nacional, • obras civiles

• fotos ilustrativas

• convocatorias del Centro Preuniversitario e información institucional.

Así, hay una revista institucional (último 003 año 2015-solo en formato físico) y una revista de documentos de trabajo de publicaciones docentes -solo en formato físico y se ha estimado la necesidad de hacer boletines institucionales trimestrales – informativos.

Emisiones radiales:

Actualmente se emiten emisiones radiales esporádicamente, cuando existe un requerimiento específico o cuando existen los recursos necesarios para hacerlo. Sin embargo, en el año 2015, desde la OII se elaboró una propuesta para contar con un proyecto para desarrollar un programa radial informativo educativo “La Voz Universitaria”, el cual habría tenido los siguientes objetivos: (Tostes, 2016, pp. 87–88)

• Contar con un programa radial educativo semanal de una hora la Universidad Nacional de San Martin "Tarapoto".

• Solicitar en los años posteriores la creación de la facultad de ciencias de la comunicación en la universidad,

• Contar con una empresa radial propia de la universidad nacional de san Martin. Emisiones televisivas:

Desde la OII se emiten anuncios televisivos informativos siempre que se cuente con los recursos necesarios o que se extienda un requerimiento específico. Sin embargo, se tiene la necesidad de poder informar a la comunidad universitaria, de manera continua sobre temas de coyuntura, la visita o inspecciones a los fundos o sedes, la publicación de trabajos de tesis de los estudiantes, las prácticas de estudiantes, la firma de Convenios, el desarrollo de talleres y Conferencias, el equipamiento, los servicios que brinda la UNSM, el aniversario de las Facultades y Escuelas Profesionales, proyecciones sociales, eventos culturales, entre otros. (Tostes, 2016)

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A partir de lo cual planteó desde la OII, la formulación de un proyecto para desarrollar un programa televisivo de difusión de la UNSM, “Soy UNSM”, que estará́ directamente desarrollado e implementado por los profesionales y comunicadores de la OII, en colaboración con el Rector, docentes y alumnos. (Tostes, 2016)

Merchandising:

La UNSM emite frecuentemente merchandising institucional el cual incluye polos, gorras, lapiceros, llaveros, entre otros, los cuales son distribuidos en eventos especiales, feria y otros espacios de difusión. Para ello, desde la OIII se trabaja para el diseño y elaboración de merchandising básico en coordinación con las empresas que los elaboran. (Tostes, 2016)

Otros:

Desde la OII, se trabaja también en la publicación de anuncios en revistas y diarios de amplia cobertura, tanto local como regional, siempre que sea necesario y el tema lo amerite. (Tostes, 2016)

2.2.2. Rol de la oficina en el Marco de la Acreditación institucional

Habiendo revisado teóricamente el rol de una oficina de comunicaciones e imagen institucional, seguido del marco de acreditación institucional y finalmente, el rol que la OII cumple dentro de la UNSM, se concluye que esta oficina, aunque en su nomenclatura solo hace referencia a “imagen institucional”, se encarga de labores que van más allá de la difusión y proyección de la imagen institucional abarcando responsabilidades correspondientes a una oficina de comunicaciones propiamente dicha. Así pues, la OII tiene a su cargo la generación e implementación efectiva de un sistema de información y comunicaciones, responsabilidad que se le asigna desde el Plan Estratégico Institucional, así mismo, es la responsable de lograr un posicionamiento y relacionamiento eficaz de la entidad que representa frente a todos los actores involucrados en todos los niveles (local, regional, nacional e internacional).

Así es como esta Oficina juega un rol importante en el proceso de acreditación institucional pues está a cargo de todo un sistema de comunicación considerado y evaluado por el modelo de acreditación.

2.2.3. Mapeo de actores

Ahora bien, para analizar un objeto y llevar a cabo una investigación es importante conocer a los grupos o personas que influyen o pueden influir en la forma como este se desempeña determinando entonces su buen o mal funcionamiento. Así, de acuerdo al PMBOK, los interesados o stakeholders “son individuos, grupos u organizaciones que pueden afectar, verse

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afectados o percibirse a sí mismos como afectados por una decisión, actividad o resultado de un proyecto” (Project Management Institute [PMI], 2013), p. 394) y su análisis permite identificar sus intereses, expectativas e influencia, para finalmente, relacionarlos con el propósito de la presente investigación.

Buscando realizar un análisis cualitativo de los diferentes actores, se empleará el Modelo de Poder e Interés de Gardner, el cual clasifica a los stakeholders de acuerdo a las variables de “poder que poseen” y de “grado de interés” que demuestran. (Acuña, 2012, p. 10)

Así, para los propósitos de esta investigación, la cual analiza la influencia de la labor desempeñada por la OII de la UNSM en el alcance de ciertos estándares de acreditación institucional universitaria, se trabajará en base a dos categorías, relaciones predominantes y niveles de poder.

a. Relaciones predominantes de interés

Se definen las relaciones de afinidad (confianza) frente a los opuestos (conflicto), en cuanto a la presente investigación. Así se consideran los siguientes tres aspectos:

A favor: predomina las relaciones de confianza y colaboración mutua. En este cuadrante

se encontrarían el Rector y miembros de la Alta Dirección de la UNSM, quienes en su gestión viene buscando la mejorar el posicionamiento de la universidad y la acreditación de esta como institución, así como de las facultades que la conforman; el personal de la OII liderado por el Ing. Arbel Davila, quien tiene iniciativa por mejorar el desempeño de la oficina que dirige; finalmente, y no menos importante, se encontrarían los alumnos de las diferentes facultades y sedes de la OII pues son ellos quienes necesitan estar más informados y el centro de la Política de Aseguramiento de Calidad. Así mismo, al a hablar de actores externos, en este cuadrante estarían el MINEDU, como ente rector del Sistema de Aseguramiento de Calidad; SINEACE y SUNEDU, ambas adscritas al MINEDU y quienes velan por la mejora de la calidad en la educación superior, así también, seguida de estas entidades estaría Procalidad, Proyecto que busca la mejora de la calidad en la educación superior que busca fortalece el SAC y a las mismas instituciones educativas de nivel superior.

Indeciso/indiferente: Predomina las relaciones de afinidad, pero existe una mayor

incidencia de las relaciones antagónicas. Ubicándose en este cuadrante a los docentes, quienes si bien es cierto estarían interesados en la acreditación de la universidad, no todos están comprometidos con este propósito al igual que con la mejora del desempeño de la OII.

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b. Jerarquización del poder:

Se define como la capacidad del actor de limitar o facilitar las acciones que se emprenda con la intervención. Se considera los siguientes niveles de poder.

Alto: predomina una alta influencia sobre los demás. Así en este cuadrante se ubica en

primer lugar el MINEDU, como ente rector del SAC en el Perú; seguido por SINEACE, quien frente a la sociedad debe garantizar que las instituciones educativas públicas y privadas ofrecen un servicio de calidad, encargándose del proceso de acreditación; luego se encontraría la SUNEDU, entidad responsable del licenciamiento y el mejoramiento de la calidad. A nivel interno, en este cuadrante se encontraría el Rector de la UNSM, quien tiene la capacidad de incidencia institucional a partir de la jerarquía que su cargo amerita.

Medio: La influencia es medianamente aceptada. En este cuadrante se encontraría en

primer lugar Procalidad, pues aunque no tiene capacidad de regulación se trata de un Proyecto de alcance nacional vinculado al Gobierno Peruano y Banco Mundial que busca mejorar la calidad en la educación superior, seguido por los miembros de la Alta Dirección, incluyendo a los decanos de las diferentes escuelas, quienes tienen un alto poder de influencia en sus escuelas, pero no a nivel institucional. Así mismo, en este cuadrante se encontraría el Director de la OII, quien a nivel institucional no tiene un poder resaltante pero sí a nivel de la OII, unidad de estudio. Finalmente, se considera que dentro de este cuadrante también estarían los alumnos, pues si bien es cierto no tienen poder reconocido jerárquicamente, si tienen capacidad de incidencia por los derechos que como estudiantes se les reconocen.

Bajo: no hay influencia sobre los demás actores. Aquí se ubicaría el personal de la OII,

quienes si bien es cierto están interesados en la mejora de su desempeño, no tienen mucha incidencia en la toma de decisiones. Así mismo, en este cuadrante se encontrarían los docentes, quienes si bien es cierto son clientes de la OII, no inciden directamente en la toma de decisiones dentro de esta.

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Figura 34: Matriz de Mapa de actores