1.2 OBJETIVOS DE LA EMPRESA
1.3.2 Organigrama Funcional
Este organigrama además de las unidades y sus interrelaciones jerárquicas, incluye las principales funciones que tienen asignadas los diferentes responsables de cada unidad. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general. (ENRIQUE, 2004).
Basándonos en el gráfico N° 8 presentado a continuación podemos citar las funciones más importantes del personal clave, mismas que han sido proporcionadas por la Compañía objeto del presente estudio.
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Gráfico Nº 8: Organigrama funcional Fuente. Información proporcionada por la Compañía auditada
(1)Gerente General
• Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y
largo plazo.
• Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado
y detectar las desviaciones o diferencias.
• Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el
personal adecuado para cada cargo.
• Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también
de las funciones y los cargos. Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.
• Resolver sobre las reparaciones o desperfectos en la empresa.
• Realizar cálculos matemáticos, algebraicos y financieros.
• Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero,
administrativo, personal, contable entre otros.
(2)Gerente de ventas
• Planeación y presupuesto de ventas.
• Estructura de la organización de ventas.
• Reclutamiento, selección y entrenamiento de la fuerza de ventas.
• Compensación, motivación y dirección de la fuerza de ventas.
• Análisis del volumen de ventas, costos y utilidades.
• Medición y evaluación del desempeño de la fuerza de ventas.
• Monitoreo, control del ámbito de la comercialización.
(3)Gerente de la cadena de suminsitros (supply chain)
• Controlar del inventario tanto de bodega de producto terminado como
de materia prima.
• Coordinar y controlar las operaciones logísticas de distribución.
• Gestionar los depósitos industrial y comercial, a través de políticas de
• Definir una organización óptima de planificación logística
• Dirigir el proceso de planificación y gestión del presupuesto del área.
• Definir la estrategia logística de transporte.
• Definir una política de gestión de clientes.
(4) Jefe de importaciones y exportaciones
• Dar seguimiento a las operaciones en la Aduana del Ecuador.
• Dar seguimiento a trámites especiales para reducir los tiempos de
entrega de mercadería.
• Dar seguimiento al cumplimiento de las normas y reglamentos
aduaneros de importaciones, exportaciones y nacionalizaciones.
• Recibir notificaciones de la Corporación Aduanera Ecuatoriana y
recopilar la información necesaria a fin de justificar cada caso.
• Cuadrar stocks kardex contra los depósitos que existen en la
Corporación Aduanera Ecuatoriana.
• Verificar la cantidad de desperdicio, su almacenamiento y destino.
• Realizar solicitud de nuevas garantías.
• Analizar movimientos de regímenes especiales.
• Aprobar ingresos de importaciones de regímenes especiales en el
sistema informático.
(5) Jefe de distribución
• Recibir y verificar la documentación referente a exportaciones e
importaciones y enviarla al cliente.
• Realizar en el sistema anexo de la facturación de comisión para el área
andina.
• Coordinar con el bróker logístico/navieras o agencias de carga, los
despachos a ser realizados en base a la información proporcionada por planificación.
• Enviar semanalmente el reporte de las ventas correspondientes a
exportaciones o comisiones del Área Andina al Departamento Financiero.
• Realizar el seguimiento y control de carga de contenedores desde la
salida de las bodegas hasta el destino.
• Elaborar y enviar las proformas/facturas a clientes del exterior en base
al plan de ventas.
• Realizar las órdenes de compra de importaciones y reportar al
departamento financiero.
• Dar seguimiento a la gestión y cobros realizados por el bróker
logístico.
• Controlar el cumplimiento del tarifario que negocia Casa Matriz con
los diferentes medios de transporte para las importaciones y exportaciones.
(6)Gerente Económico
• Analizar el flujo de caja anual de la Compañía y sus actualizaciones
mensuales.
• Analizar la información para proporcionar a auditoría externa, fiscal,
tributaria y revisar los informes finales.
• Analizar la información contable y financiera e informar a la
• Dirigir las operaciones de los departamentos de contabilidad, tesorería
e impuestos, controlando el cumplimiento de procedimientos internos y legales.
• Gestionar y dar seguimiento a las actividades relacionadas con las
compañías de seguros.
• Analizar y aprobar las declaraciones de Impuesto a la Renta,
declaraciones a la Superintendencia de Compañías e información enviada al Instituto Nacional de Estadísticas y Censos.
• Preparar información para los reportes que se envían a Casa Matriz.
• Autorizar pagos a facturas para proveedores.
(7) Gerente Administrativo - Financiero
• Establecer métodos específicos de evaluación presupuestaria.
• Asegurar el funcionamiento de control interno financiero.
• Adoptar medidas correctivas para el mejoramiento de los sistemas de
• Vigilar la incorporación de los procesos específicos de control interno,
dentro de los sistemas de presupuesto, de determinación y recaudación de los recursos financieros, de tesorería y contabilidad.
• Asegurar el funcionamiento de control interno administrativo.
• Entregar con oportunidad la información financiera requerida, a los
distintos grados gerenciales internos, así como a los órganos controladores externos.
• Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias, las
políticas y normas pertinentes relacionadas con sus funciones, así como supervisar la labor y la calidad ética y profesional del personal de su unidad.
• Asesorar a la máxima autoridad o titular para la adopción de
decisiones en materia financiera.
(8) Jefe de contabilidad
• Preparar elaborar y analizar los Estados Financieros de Ecuador y sus
anexos bajo la normativa vigente.
• Preparar y analizar información para las conciliaciones intercompany
• Supervisar la información emitida por los subsistemas cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, tesorería, ventas, contabilidad, costos.
• Elaborar y analizar los anexos tributarios entregados al Servicio de
Rentas Internas.
• Elaborar, analizar e ingresar las nóminas.
• Verificar e ingresar la información de las facturas de exportación.
• Verificar, analizar e ingresar en el sistema el presupuesto anual de la
Compañía.
• Elaborar para la presentación a la Superintendencia de Compañías el
formulario 101.
• Elaborar e ingresar la información de ventas, nómina e inventario de
producto terminado para el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos.
• Analizar, verificar e ingresar las compras de activos fijos.
(9) Gerente Industrial
• Coordinar, dirigir, controlar y evaluar el proceso de producción de los
productos de la Compañía.
• Coordinar con la Gerencia de planificación y desarrollo la proyección
de nuevas capacidades en las áreas de fabricación, montaje e ingeniería de diseño, para alcanzar las metas de la planificación estratégica.
• Vigilar el mejoramiento continuo de los procesos y capacidades de las
divisiones bajo su gestión.
• Controlar que los productos en proceso estén siempre relacionados a
una orden de producción y asociados a un propósito y que se complete debidamente los procesos para que el área de costos de la Empresa, los pueda reconocer oportunamente al resultado del periodo.
• Analizar y dictaminar la capacidad de producción y ocupación de las
instalaciones.
• Programar y solicitar el suministro de materia prima que se requiera
en los procesos productivos; así como verificar que éstos cumplan con los requisitos solicitados.
• En coordinación con la Gerencia General, elaborar propuestas para la
modernización de los procesos, el mejoramiento de las prácticas de operación, la adopción de nuevas tecnologías y materiales que propicien el incremento de la calidad y la productividad, así como el abatimiento de costos de producción.
• Coordinar y vigilar que los productos cumplan las especificaciones
requeridas por los clientes conjuntamente con el departamento de Calidad.
• En coordinación con la Gerencia General, investigar y proponer
nuevas líneas de productos.
(10) Director de mantenimiento
• Realizar la requisición de material técnico.
• Analizar el consumo de repuestos y controlar el inventario.
• Emitir órdenes de compra del área de mantenimiento.
• Emitir descargos de material en el sistema.
• Ingresar datos en carta histórica de maquinaria.
(11) Compras y planificación
• Establecer los procedimientos a seguir en las acciones de compra de la
Compañía.
• Mantener los contactos oportunos con proveedores, para analizar las
características de los productos, calidades, condiciones de servicio, precio y formas de pago.
• Presentar al jefe de adquisiciones las ofertas recibidas, haciendo
indicaciones y sugerencias oportunas sobre los proveedores, oportunidades de compra, y los distintos aspectos de la gestión realizada.
• Emitir las órdenes de compra en el plazo adecuado para que su
recepción se ajuste a las necesidades de cada faena.
• Participar en las pruebas y control de muestras para asegurar que
reúnen las especificaciones técnicas del proyecto.
• Controlar los plazos de entrega y estado de los productos, al momento
(12) Supervisor de servicios generales
• Colaborar con el cumplimiento de las normas ISO9001-2000 y
Sistemas de HACCP vigentes.
• Coordinar actividades de limpieza.
• Coordinar actividades de mantenimiento de inmuebles.
• Realizar la evaluación de inventario de materiales de limpieza y
construcción.
• Realizar la actualización de inventarios de materiales de limpieza y
construcción.
• Realizar seguimiento del cumplimiento de procedimientos de
servicios generales.
• Realizar la evaluación de los materiales provistos para servicios
generales.
(13) Analista de compras de bienes económicos y servicios
• Negociar con proveedores las condiciones de compra.
• Analizar el requerimiento del cliente y cotizar al menos 3
proveedores.
• Realizar la evaluación de proveedores actuales y nuevos.
• Controlar que los proveedores cumplan con tiempos de entrega,
precio, garantía y servicio post - venta.
• Recibir el pedido por parte del proveedor y entregar al departamento
solicitante.
• Realizar la orden de compra en base a la proforma aprobada.