5. RESULTADOS Y DISCUSIÓN
5.18. P-17 Auditorías internas
P-17 AUDITORÍAS INTERNAS
Control de cambios
Revisión Fecha (dd/mm/aaaa) Tipo de cambio Firma
Control de distribución
Destinatario Departamento u organización Fecha (dd/mm/aaaa)
Control de edición
Elaborado por: Revisado por Aprobado por
Responsable de Medio Ambiente
Responsable de Medio Ambiente y Jefe de
Producción Dirección
Fecha (dd/mm/aaaa) Fecha (dd/mm/aaaa) Fecha (dd/mm/aaaa)
Objeto ... 159
Alcance ... 159
Referencias ... 159
Definiciones ... 159
Responsabilidades ... 159
Metodología ... 160
Preparación de la auditoría ... 160 Ejecución de la auditoría ... 160 Reunión de conclusiones e informe de auditoría ... 161 Finalización y seguimiento ... 1615.18.1. Objeto.
El objeto de este procedimiento es elaborar la sistemática seguida por SULFU S.A. para la realización de las auditorías internas del sistema de gestión ambiental de manera organizada y planificada de acuerdo a la norma ISO 14001:2015. Los resultados de la auditoría deben registrarse.
5.18.2. Alcance.
El procedimiento aplica a todos los departamentos de la organización que quedan incluidos dentro del sistema de gestión, de manera que se pueda evaluar estrictamente si se están cumpliendo los requisitos establecidos por la norma.
5.18.3. Referencias.
Para la elaboración de la sistemática de auditorías internas se han seguido los siguientes documentos: Manual de medio ambiente. Apartado auditorías internas.
Norma UNE – EN ISO 14001:2015 Sistemas de gestión ambiental 9.2 Auditoría interna.
5.18.4. Definiciones.
Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado que evalúa la fiabilidad y la eficacia del sistema de gestión ambiental de manera que se determina el grado de conformidad con la norma.
Auditor: persona debidamente cualificada que realiza el proceso de auditoría.
No conformidad: incumplimiento de un requisito, ya se haya establecido en el sistema de gestión, en la normativa o en la legislación.
5.18.5. Responsabilidades.
El Responsable de Medio Ambiente, liderado por la dirección es el encargado de elaborar el programa anual de auditorías, el cual debe incluir, objetivos, alcance y frecuencia de las auditorías internas, además de especificar el departamento al que afecta, fecha de realización de la auditoría y las responsabilidades pertinentes. El programa de auditorías debe garantizar que se auditan como mínimo todos los puntos de la norma.
La Dirección debe designar al auditor o bien al equipo auditor si procede, estableciendo las responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo. Tras el resultado de las auditorías, este responsable es el encargado de supervisar la realización del informe de auditoría, así como de comunicar a la Dirección los resultados de este proceso y proponer las revisiones que considere necesarias. Por último, debe supervisar la implantación y adecuación de las acciones correctoras que ponen solución a las no conformidades identificadas.
La Dirección debe liderar la planificación del plan anual de auditorías, así como aprobar dicho plan y valorar la inclusión en el siguiente plan anual de auditorías de las revisiones propuestas por el
5.18.6. Metodología.
Las metas básicas de la auditoría son las siguientes:
Determinar si el sistema de gestión está siendo adecuadamente documentado.
Verificar periódicamente si lo que se establece en el SGA está siendo implantado y la idoneidad de está implantación.
Identificar cualquier deficiencia o no conformidad, estableciendo las acciones correctoras necesarias para subsanar dichas desviaciones.
Se desarrolla a continuación la sistemática del proceso de auditoría interna.
5.18.6.1. Preparación de la auditoría.
Una vez el sistema de gestión se ha implantado, y se ha desarrollado y aprobado el plan anual de auditorías, se comunica al auditor la responsabilidad de llevarla a cabo. (Hevia, 1989)
Este auditor o equipo auditor deben llevar a cabo un estudio de la documentación existente del SGA con el objetivo de identificar cualquier no conformidad que pueda darse. Tras este estudio previo, se comunicará a los departamentos a auditar cuando se va a llevar a cabo dicha acción. En esta comunicación se explicará el plan de auditoría, se presentará el auditor y se pondrá fecha a la reunión de conclusiones.
El auditor o equipo auditor decide en este momento si el Responsable de Medio Ambiente puede acudir al proceso de auditoría en calidad de observador.
El equipo auditor interno debe reunir las competencias que se especifican en el procedimiento P-05
Competencia y toma de conciencia.
5.18.6.2. Ejecución de la auditoría.
El auditor o equipo auditor recorrerá los departamentos en instalaciones productivas auditando en profundidad aquellas partes que se hayan seleccionado en el apartado anterior. Este proceso de auditoría consistirá en el estudio de la información documentada, así como de las acciones que se llevan a cabo en los correspondientes departamentos.
Las comprobaciones que realiza el auditor o equipo auditor, se basan por tanto en lo siguiente: Se examinan los procedimientos e instrucciones para comprobar si están completos.
Para las operaciones para las que sea necesaria una competencia específica, se revisará la adquisición de esta competencia y los registros donde quede plasmado el buen desarrollo de la misma.
Se comprueba la paridad con las acciones que se están llevando a cabo en la organización, y aquellas que se deducen de la política ambiental y el manual de medio ambiente.
Se supervisa el correcto archivo de la documentación. Identificación de las no conformidades que se den.
Con el objetivo de que este proceso se lleve a cabo de la manera más estricta posible, el auditor tiene la responsabilidad de anotar cualquier evidencia, observación o detalle específico que identifique, en pos de elaborar un informe de auditoría lo más completo posible que facilite las acciones correctoras.
En cuanto a la duración, la auditoría se realizará, a ser posible, a lo largo de una sola jornada, con el objetivo de agilizar tanto la propia realización como el posterior proceso de implantación de acciones correctoras.
5.18.6.3. Reunión de conclusiones e informe de auditoría.
Tras la ejecución de la auditoría, el auditor o equipo auditor debe realizar un informe de auditoría bajo la supervisión del Responsable de Medio Ambiente en el que se detallen las no conformidades detectadas, así como las causas de las mismas, y si estas se deben a un problema fortuito o bien se trata de algo sistemático.
Este informe se presentará en la reunión de conclusiones, en la que participarán los responsables de cada departamento y el Responsable de Medio Ambiente. Se aclararán las confusiones necesarias y se explicarán en detalle las conclusiones obtenidas. Los auditados podrán presentar en este momento las alegaciones que consideren necesarias, las cuales serán tenidas en cuenta por el auditor si así lo estima oportuno. El informe recogerá como mínimo la siguiente información:
Departamento o departamentos auditados con los nombres de los responsables de las mismas.
Objetivo y alcance de la auditoría.
Nombre del auditor o nombres del equipo auditor e identificación del líder auditor.
Resumen de los resultados de la auditoría, con las observaciones realizadas y la concreta descripción de las no conformidades detectadas.
Conclusiones detalladas del proceso de auditoría.
Por otro lado, con el fin de involucrar desde el primer momento al departamento o departamento auditados, se sugieren en la reunión de conclusiones las posibles acciones correctivas a llevarse a cabo. No obstante, estas no se formalizarán hasta que sean aprobadas por la Dirección.
5.18.6.4. Finalización y seguimiento.
El resultado final de la auditoría se considera positivo si no se detectan errores, carencias, faltas o mala gestión de los aspectos medioambientales del departamento auditado. En este caso de resultado positivo, el informe de auditoría es archivado convenientemente, conservando copia el departamento de medio ambiente, así como el auditado.
Por otro lado, el resultado final de la auditoría se considera negativo, si durante los trabajos realizados se han detectado errores, carencias, faltas o mala gestión de los aspectos medioambientales. En este caso, el informe de auditoría genera una serie de no conformidades que serán recogidas y tratadas según el procedimiento P-18 No conformidades y acciones correctivas, asegurando así el seguimiento y finalización de las mismas. El seguimiento de las no conformidades finalizará por tanto cuando se constate la resolución de las mismas.
La Dirección, en el proceso de revisión del informe de auditoría, si así lo considera oportuno, puede establecer que una no conformidad se incorporé como un objetivo ambiental a cumplir.