5. RESULTADOS Y DISCUSIÓN
5.7. P-06 Comunicación
P-06 COMUNICACIÓN
Control de cambios
Revisión Fecha (dd/mm/aaaa) Tipo de cambio Firma
Control de distribución
Destinatario Departamento u organización Fecha (dd/mm/aaaa)
Control de edición
Elaborado por: Revisado por Aprobado por
Responsable de Medio Ambiente
Responsable de Medio Ambiente y Jefe de
Producción Dirección
Fecha (dd/mm/aaaa) Fecha (dd/mm/aaaa) Fecha (dd/mm/aaaa)
Objeto ... 83
Alcance ... 83
Referencias ... 83
Definiciones ... 83
Responsabilidades ... 83
Metodología ... 83
Comunicación interna ... 84 Comunicación externa ... 845.7.1. Objeto.
El objeto de este procedimiento es establecer las pautas de comunicación, tanto externa como interna en materia de medioambiental en la empresa SULFU S.A., y describir la gestión de los registros generados en el transcurso de estas actividades.
Con este procedimiento se pretende, además, establecer sistemas de participación eficientes de los trabajadores, que permitan una adecuada comunicación bidireccional (Trabajadores – Dirección) para poder transmitir y utilizar las observaciones y sugerencias del personal. Con esto se pretende implicar directamente a los trabajadores en el SGA, consiguiéndose así una mejora continua en materia medioambiental.
5.7.2. Alcance.
El presente procedimiento aplica a todo el personal de SULFU S.A.
5.7.3. Referencias.
La comunicación se realiza en base a lo establecido en los siguientes documentos. Manual de medio ambiente. Apartado comunicación interna y externa.
Norma UNE – EN ISO 14001:2015 Sistemas de gestión ambiental 7.4. Comunicación.
5.7.4. Definiciones.
Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes canales.
Participación: Proceso interactivo orientado al desarrollo de una idea, en el cual las personas aportan valor
5.7.5. Responsabilidades.
En cuanto a las comunicaciones internas, el Responsable de Medio Ambiente es el encargado de responder a todas ellas en los términos que se establecen en este procedimiento.
Dentro de la organización, todo el personal puede hacer uso de los canales de comunicación que se presentan en este procedimiento para plantear las comunicaciones en materia ambiental que estime necesario.
La Dirección, es responsable por su parte de tratar todas las comunicaciones hacia el exterior que tengan que ver con quejas y/o denuncias de tipo ambiental. Tras el tratamiento correspondiente de la Dirección, el Responsable de Medio Ambiente por su parte se encargará, junto con el Jefe de Producción de justificar y emitir una respuesta a las queja o denuncia recibida.
La gestión operativa de la comunicación exterior se encargará de efectuarla el Departamento de Comunicación.
5.7.6.1.
Comunicación interna.
La comunicación interna se puede dividir en comunicación descendente y en comunicación ascendente. La Dirección a través del departamento de comunicación y del Responsable de Medio Ambiente establece los siguientes medios para una adecuada comunicación descendente:
Tablones. Posters. Circulares. Reuniones.
El objetivo de la comunicación es trasladar a los trabajadores información y conocimiento acerca de: Política ambiental y los posibles cambios que se den en ella.
Aspectos ambientales significativos identificados en planta. Objetivos ambientales propuestos.
La convocatoria y el resultado de las revisiones del sistema de gestión ambiental y las auditorías.
Acciones iniciadas o a iniciar para corregir o mejorar las situaciones que han dado lugar a las no conformidades.
Organización de las sesiones informativas o cursos que se van a impartir dentro de la organización.
El departamento de comunicación se encarga de gestionar estar vías de comunicación, asegurando que la última actualización de la comunicación dada esté a disposición del personal, con el objetivo de propiciar la mayor participación posible por parte de los trabajadores.
En cuanto a la comunicación ascendente, la organización dispone de un buzón de quejas y sugerencias, a través del cual se recogen las consideraciones que el personal considere necesarias, ya sean quejas, sugerencias, propuestas de mejora, etc. Para estas comunicaciones se establece un formato de registro a cumplimentar por los trabajadores. El departamento de comunicación tramita estos documentos y los hace llegar al Responsable de Medio Ambiente.
Asimismo, se dispone de una dirección de correo electrónico que completa al buzón de sugerencias. Por último, el Responsable de Medio Ambiente, si así lo considera, dará parte al Jefe de Producción y a la Dirección de las quejas, sugerencias o propuestas recibidas mediante los diferentes medios de comunicación ascendente.
5.7.6.2.
Comunicación externa.
Las comunicaciones externas, pueden dividirse, al igual que las internas, en dos tipos, a saber, las comunicaciones que se realizan de manera voluntaria a las diferentes partes interesadas de la organización, y las comunicaciones que se realizan para dar respuesta a los diferentes requisitos legales, así como la contestación a quejas o denuncias en materia ambiental.
Para dar a conocer al público y a las partes interesadas los resultados y desarrollos del centro en cuanto a medio ambiente se tienen diferentes medios.
Publicaciones en la web de la organización. Jornada de puertas abiertas.
El Responsable de Medio Ambiente, a través del departamento de comunicación será el encargado de planificar y llevar a cabo estas acciones, que se llevarán a cabo, como mínimo de manera anual. En la web de la organización se actualizará cada año la información acerca de:
Energía y agua consumidas.
Volumen de residuos generados, tanto peligrosos como no peligrosos.
Acciones emprendidas para mejorar los aspectos ambientales de la organización. Implantación de nuevos planes de preparación y respuesta ante emergencias.
La publicación de esta información será revisada por el Jefe de Producción y por la Dirección, si es necesario.
En el caso de que partes interesadas soliciten información en materia ambiental se responderá de manera general a todas las solicitudes de información. No obstante, aquéllas que supongan la revelación de sistemas desarrollados específicamente por la SULFU S.A., o que puedan ser utilizadas con fines competitivos desde el punto de vista comercial no serán transmitidas, salvo que la Dirección así lo indique.
En cuanto a la comunicación necesaria para dar respuesta a los requisitos legales, será el Responsable de Medio Ambiente el que deba mantener informado al departamento de comunicación para que este realice las gestiones operativas pertinentes.
Por último, en el caso de emergencias, se establecerá la comunicación tal y como se indica en el procedimiento P-16 Plan de emergencia ambiental.
5.7.7. Formato de registro. FR – 01 – P06.
FR – 01 – P06.
Quejas, sugerencias o
propuestas de mejora
Fecha (dd/mm/aaaa)
Nombre y apellidos (Puede cumplimentarse de forma
anónima) Departamento
Motivo de la queja, sugerencia o propuesta de mejora.
Descripción de la situación y fecha en la que tuvo lugar.