La Dirección tiene plena confianza en sus empleados. Los procesos de toma de decisiones están dimensionados en toda organización y muy bien integrados a cada uno de los niveles. La comunicación no se hace solamente de manera ascendente, sino también de forma lateral. Los empleados están motivados por la partición y la implicación, por el establecimiento de objetivos de rendimiento, por el mejoramiento de objetivos de rendimiento, por el mejoramiento de los métodos de trabajo y por la evaluación de rendimiento en función de los objetivos. Existe una relación de amistad y de confianza entre los superiores y los subordinados. Hay muchas responsabilidades acordadas en los niveles de control con una implicación en los niveles de control con una implicación muy fuerte de los niveles inferiores. Las organizaciones formales e informales son frecuentemente las mismas. En resumen todos los empleados y todo el personal de la Dirección forman un equipo de trabajo para alcanzar los fines y los objetivos de la organización que se establecen bajo la forma de planeación estratégica. (NAVARRO E. Rubén y GARCÍA S. Arturo; Clima y Compromiso
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Organizacional; artículo tomado de la Biblioteca Virtual de Derecho, Economía y Ciencias Sociales, www.eumed.net)
2.2.4.- El Manual
El manual administrativo es indispensable en las organizaciones debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnología avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional.
Estas circunstancias obligan a usar instrumentos que apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se ordenan los elementos fundamentales para hacer más eficiente la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa.
Así mismo, se abordan los aspectos metodológicos básicos para su diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo, revisión y actualizaciones permanentes.
No se pretende abarcar todas las posibilidades existentes para su formulación, sino aportar elementos de juicio que sean verdaderamente útiles a toda persona o instancia encargada de realizar y aplicar un manual administrativo.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de
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una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad) como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas. (FRANKLIN, Enrique, (2004), Organización de Empresas, McGraw Hill, 2da. Ed., México, p. 170)
2.2.4.1.- Manual de Funciones.-
2.2.4.1.1.- Definición.
El Manual de Funciones es un documento que en forma ordenada y sistemática, nos presenta información sobre aspectos organizacionales necesarios para la realización del trabajo. Además es un compendio que describe cada una de las diferentes funciones correspondientes a cada cargo dentro de la organización.
Busca responder a dos preguntas básicas que son ¿Qué hace? y ¿Para qué lo hace? determinada función en el cargo. Eliminándose así problemas de duplicidad en las labores, detectando ineficiencia en el desempeño, responsabilidades no definidas o nombres inapropiados a los cargos, equilibrando funciones, tecnificando actividades y presentando a la empresa una serie de beneficios importantes en el manejo de sus colaboradores.
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades
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intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.(FRANKLIN, Enrique, (2004), Organización de Empresas, McGraw Hill, 2da. Ed., México, p. 181)
2.2.4.2.- Contenido.
Este Manual de Funciones contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.
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Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo.
Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.
La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:
Identificación del Puesto de Trabajo Nombre
Área de desempeño Codificación
Descripción Genérica (objetivo)
Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto Diarias o frecuentes
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Requisitos del ocupante del puesto (perfil) Nivel académico
Habilidades y destrezas
Conocimientos técnicos y/o específicos
Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:
Recopilación de información
Interpretación y diseño de la información Elaboración del manual
Aprobación y Actualización del manual
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN:
La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los
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objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del documento.
La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización, obviamente para la elaboración de Manuales de tipo general, la información debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboración de los Manuales específicos la información debe ser recopilada directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.
La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante en cada una de ellas.
Interpretación y diseño de la información:
La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos.
Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la información no será necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningún valor para los usuarios
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directos, pero también se puede determinar que aún hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de recopilación de información.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la información recopilada verbalmente contra la información que proviene de las respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.
La depuración y complemento de información es muy importante para no elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la información al momento de ser diseñada es importante que sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.
El diseño del Manual es darle forma a la información para crear un borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensión.
Elaboración del Manual:
La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para una tarea de tipo técnico.
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Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del contenido del mismo.
Aprobación y actualización del manual:
La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organización en general.
El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes de la organización.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboración será un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.
Toda modificación y/o ampliación al contenido del Manual debe realizarse por medio de los encargados de la elaboración y diseño de los mismos, y a su vez ser aprobados por el órgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificación que se realice por separado y que no se comunique formalmente puede considerarse inválida y los responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organización podrán hacer caso
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omiso a las mismas.(HERRERA Haroldo, (2007), Importancia de los manuales administrativos, mejores prácticas, Mc Graw Hill, D. F. México, p. 158).
La aplicación de los conocimientos para la elaboración de un Manual de Funciones, dependiendo de cada una de las áreas en las que se aplique siempre dependerá de la conformación de un equipo plural visionando el contorno en el que se aplicará.
2.2.4.3.- Elementos de un Manual de Funciones.
Los elementos que más interesan dentro de los integrantes de un manual son aquellos que serán objeto de consulta y que se encontrarán ubicados en lo que se denomina “cuerpo Principal”: funciones, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc. Dependiendo estos temas del tipo de manual de que se trate.
En primer lugar comenzará el texto con una sección denominada “contenido”, donde se enunciarán las partes o secciones integrantes del manual.
Esta sección será seguida de un “índice” en el que, al igual que todo texto, se indicará el número de página en que se localiza cada título y subtítulo. Es un índice numérico, cuyo ordenamiento respeta la secuencia con que se presentan los temas en el manual.
Pero también puede existir un índice temático, en el que los temas se presentan ordenados alfabéticamente para facilitar su localización por este medio. Por lo general, el índice temático se ubica como última sección del manual.
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La tercera sección será la “introducción” en la que se explicará el propósito del manual y se incluirán aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y clarificar contenidos en los capítulos siguientes.
La cuarta sección contendrá la “instrucciones para el uso del manual”. Esto es, explicará de qué manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta, o bien en qué forma se actualizarán las piezas del manual, dada la necesidad de revisiones y reemplazos de normas y medidas que pierden vigencia o surgen nuevas necesidades a cubrir.
La quinta sección es el “cuerpo principal”; es la parte más importante y la verdadera razón del manual.(ÁLVAREZ, Martín, (2000), Manual para elaborar Manuales, Panorama Editorial, 1ra. Ed., México, p. 26).
2.2.5.- Clima Laboral en la Jefatura de Turismo del GAD Municipal de Latacunga
La Jefatura de Turismo del GAD Municipal de Latacunga cuenta con personal administrativo bajo dependencia laboral dependiendo su origen si es bajo las exigencias de la Ley Orgánica del Servidor Público (LOSEP) ó del Código de Trabajo; de la forma como ingresen a la institución deben sumar a las exigencias administrativas de la Jefatura de Turismo.
Los puestos y las funciones que deben desempeñar las personas son: Jefe, Secretaria, Inspector Turístico y Promotor Turístico.
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El Clima Laboral existente en la Jefatura de Turismo no es del todo óptimo, por lo que se hace necesaria la intervención en dicho tópico para mejorar el rendimiento y la atención a los usuarios. Si bien es cierto, que en algunas instancias de la función pública se maneja la buena voluntad, esto también puede ocasionar conflictos en el sentido de desplazar a la otra persona encargada de atender dicha función; es clásico toparse que la gente busca a quien facilita un trámite o se vale de las influencias de amistad o compromisos adquiridos, visto como un factor externo que desdibuja la atención al cliente. Hay que cuestionar y llevar a un análisis más profundo los factores negativos internos entre los compañeros de trabajo; a tal punto, de desnudar la mentalidad de favoritismo, adulo al jefe, llevar y traer comentarios (chismes), hacer críticas de otra persona sin que ella se encuentre presente, etc., actitudes que no aportan en el mejoramiento del rendimiento, puesto que se condiciona la actividad de la persona.
2.2.5.1.- Diagnóstico del problema.
Los factores incidentes en la creación de un ambiente o clima laboral negativo, pasa por la falta de herramientas o instrumentos que se puedan aplicar dentro de la Jefatura de Turismo, es decir, las personas se empeñan en hacer lo que le agrada al jefe y no lo que tiene que hacer en su puesto de trabajo. A veces, no es culpa de quien ingresa a laborar en una empresa o institución, puesto que lo que más encuentra a mano es la persona que dice lo que se tiene que hacer o no; a quien agradar y a quien no; como caer bien al jefe; qué se puede y qué no se puede, etc. Todos estos factores inciden en la inmadurez laboral que se enfrenta una empresa o institución, y todo pasa, por no tener a la mano un Manual de Funciones en la que se detalla la labor a desempeñar en un cargo o función, esta herramienta facilita la adaptación a un sitio
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de trabajo o medio laboral; así, la persona sabrá aplicar sus conocimientos y aportar el desarrollo de la institución.
La carencia de un Manual de Funciones en la Jefatura de Turismo del GAD Municipal de Latacunga es un campo fértil para aplicar la propuesta y aportar al desempeño laboral con un clima más adecuado en el que represente la calidad y calidez de la institución.
2.2.6.- Idea a Defender (Propuesta)
La creación y elaboración de un Manual de Funciones, para el desarrollo de las actividades de cada uno de las personas que laboran en la Jefatura de Turismo del GAD Municipal de Latacunga, busca mejorar el Clima Laboral existente.
2.2.7.- Variable Independiente
Elaboración y diseño de un Manual de Funciones.
2.2.8.- Variable Dependiente
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