PASO ONCE IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL MODELO

Luego de todo el esfuerzo amerita una superación de cualquier facultad individual, este proyecto debe visualizarse como una meta de la empresa y no como la sugerencia de un funcionario que está convencido de que la organización debe tomar otra dirección.

Según Cuervo y Osorio (2007, p. 152) antes de que la empresa este completamente decidida a cambiar la dirección ante los costos, la institución debe tener muy claro algunos aspectos que son propios de la filosofa ABC:

Este no es un sistema de contabilidad. No está de sobra resaltar que lo resultados que se quieren alcanzar con este modelo de costos no se lograra con un sistema de registros contables.

El ABC no acepta el procesamiento mensual de la información. Los resultados que se obtiene con este tiene un más largo alcance. La variaciones que puedan sufrir los recursos, procesos, actividades o en el portafolio de servicios van a determinar el momento en la que se tiene que procesar de nuevo la información.

La determinación de los costos debe ser un proceso que se hace cada cierto tiempo, pero el mejoramiento del costo debe ser continuo. Ya que las empresas sufren transformaciones permanentemente, la necesidad de

recolectar más información de costos debe estar mas acosada de la reingeniería de las actividades, por el cambio de los recursos y los objetos del costo.

Es suficiente que la empresa sufra una transformación de un 10% para que sea necesario exigir un nuevo procesamiento de la información. Esto significa que lo resultados pueden estar vigentes por varios meses.

Implantación del modelo: Esto simplemente es el reconocimiento de la empresa del modelo de costos como un subsistema en la institución. Implantar un modelo de costos quiere decir que hay que insertar dentro de la organización una nueva función la cual se encargara del cálculo y administración de los costos. Esta nueva función podría estar vinculada a la oficina de planeación.

Se podrá iniciar con este sistema cuando todas las interfaces estén constituidas y todos los datos sobre las actividades y direccionadores este actualizada hasta el momento.

Este sistema necesita de un manual de procedimientos y funciones parlas persona que laboraran dentro de este departamento. También es indispensable un espacio físico, un hardware y software con su respectivo servidor, de esta manera lo expresan Cuervo y Osorio (2007, p. 152).

Seguimiento del modelo: Cuando ya se han generado todos los informes se comienza el proceso de divulgación a los responsables. Siempre se ha dicho que cuando la responsabilidad del grupo termina, allí comienza la responsabilidad de la empresa. Todo el trabajo de la administración basada

en actividades es lo que le da razón a este proyecto.

El seguimiento del modelo debe asegurar los siguientes pasos:

Informes de costos: Los mínimos requerimientos que deben satisfacerse son los que se encuentran en el paso objetos de costos. Siguiendo la estructura que se ha tenido con el modelo, se pueden obtener los costos referidos a cada nivel como a continuación se presentan: primer nivel (costos de los recursos), segundo nivel (costo de las áreas de responsabilidad), tercer nivel (costo de las actividades), cuarto nivel (costo de los procesos), quinto nivel (costo de los objetos de costo).

Distribución de los informes: debe haber un procedimiento por el cual cada empleado de la empresa reciba a tiempo la información de costos de la cual es responsable.

Evaluación del desempeño: Esto no es mas que medir el esfuerzo que cada trabajador esta poniendo en el logro de las metas referentes al costo.

Definición de las metas: No es posible evaluar el desempeño si la empresa no tiene medidas para hacerlo. Se exige la creación de metas de costos para las áreas de responsabilidad, los procesos, las actividades y los objetos de costo que puedan ser revisadas periódicamente.

Construcción de estadísticas: Una de las dificultades que se señalo en el paso diez de este capitulo, es que no se tiene la información para el uso de los mejores direccionadores y para definir un cuadro de referentes con el cual se pueda calificar el cumplimiento. Una de las labores del seguimiento,

una tendrá que marcar el compromiso de crear un procedimiento que ayude al logro de la información que se necesita para cubrir las expectativas del sistema y de los trabajadores cuando deseen medir sus logros.

Afinación del modelo: Nada se puede perfeccionar si no se ensaya. Los reclamos, la solución de las inquietudes, las sugerencias es lo que le dará solidez al sistema. Se tiene que crear una interacción entre la oficina de Gestión de Costos y todos los empleados de la empresa, de esta manera se fortalecerá la herramienta y se orientara hacia las necesidades que realmente tiene la empresa.

Nuevos procesamientos: La inclusión de nuevos procesamientos estará en la necesidad de información que requieran los responsables. El interés en usar la información debe ser mayor que el interés de generar.

Se concluye que la implantación y seguimiento de este modelo es una de los pasos más importantes dado que de esto depende que este sistema funcione correctamente, dado que si no se hace un seguimiento permanente este sistema no podrá adquirir una buena solidez dentro de la empresa. Es muy importante que los responsables obtengan la información en el momento oportuno.

Se tienen que crear metas referentes a los costos para poder evaluar el desempeño en base a ellas. El perfeccionamiento de este sistema no es solo responsabilidad de la oficina de Gestión de Costos sino también del resto de los funcionarios dentro de la empresa, debido a que estos mediante

sugerencias pueden ayudar al mejoramiento.

2.19. ETAPAS DEL PROCESO DE ASIGNACION EN EL SISTEMA DE