Pasos del proceso de Identificación de trabajos

 Generadores de solicitudes:

- Detección por ejecución del Mantenimiento Preventivo: Cuando en la tarea de

ejecución de un mantenimiento preventivo, se detecta alguna condición que no se puede solucionar con la ejecución del mismo, porque se requiere algún recurso adicional de tiempo, materiales, aporte humano, herramientas especiales, paro del equipo.

- Observación de la Condición: Cuando se detecta alguna condición que afecte al

equipo o proceso que puede ocasionar daños a las personas o al medio ambiente; alguna desviación en el proceso de manufactura que afecte la calidad del producto; o un equipo trabaja fuera de especificación técnica de diseño como alta temperatura, alta vibración, ruido anormal, fuga de lubricantes, sobrecargas, baja velocidad.

- Auditorías Internas y Externas: Cuando en la ejecución de una auditoría externa

o interna, se detecta alguna condición en los activos, que atente contra los estándares o legislación de las normas de seguridad o medio ambiente.

- Otro Punto de Entrada: Identificación realizada por una persona diferente de mantenimiento y operación.

- Rutas de preventivo: Cuando en la tarea de ejecución de un mantenimiento

preventivo se detecta alguna condición que requiera la intervención de un activo.

- Caminatas: Cuando en las caminatas, se detecta alguna condición que afecte

los activos que puede ocasionar daños a las personas, la propiedad y al medio ambiente.

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- Es una Emergencia: Cualquier persona que detecta una falla o anomalía en un

activo, define si se trata de una emergencia. Todo evento de prioridad 1, en los criterios de priorización, será una emergencia. (ver cuadro 4)

- Jefe confirma emergencia: El responsable del proceso (coordinador, Ingeniero

de Proceso o nivel superior a cargo en operaciones), confirma o no la emergencia según tabla de priorización. Confirmar si existen trabajos planeados que puedan ejecutarse en el mismo lapso de tiempo con el fin de evitar paradas posteriores.

- Repare: El responsable del proceso (coordinador, Ingeniero de Proceso o nivel

superior a cargo en operaciones) ubica y comunica al Ingeniero de Mantenimiento sobre la emergencia. Remítase al proceso de ejecución de trabajos.

- Diligencie la tarjeta: El Ingeniero de Mantenimiento de la especialidad registra la

tarjeta previo proceso de validación y autorización.

- Se necesita una tarjeta: Cuando se trata de una falla o anomalía de ver y hacer

no se requiere una tarjeta, en caso contrario, la persona que detecta la falla elabora la tarjeta.

- Notifique al coordinador responsable: En caso de no requerir tarjeta, la persona

que detecta la falla o anomalía, notifica verbal o por escrito al coordinador responsable del área o proceso correspondiente.

- Diligencie la tarjeta y coloque en el sitio: La persona que detecta la falla o anomalía diligencia la tarjeta según procedimiento: Manejo de tarjetas de identificación de anomalías o fallas en activos.

- Entregue tarjeta o marcación al coordinador: La persona que diligencia la

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de Proceso y éste al Ingeniero de Mantenimiento durante la reunión del primer turno.

- Revise solicitud: El coordinador de operaciones/mantenimiento deberá revisar la

solicitud (tarjeta) en campo para validar si el trabajo se requiere, si la descripción del trabajo es correcta, la priorización, si requiere parada de equipo o línea y que la información contenida en la tarjeta sea apropiada para la ejecución del mismo. Una vez revisada y si el trabajo es válido la transfiere al Ingeniero de proceso / Jefe de línea / Ingeniero de Mantenimiento según corresponda en la línea de mando para que continúe el proceso.

- Validez del trabajo: El coordinador es quien da la primera validación al trabajo.

Una vez aprobada por el siguiente nivel en la línea de mando, el Jefe de línea/Ingeniero de proceso/Jefe de mantenimiento confirma si el trabajo es válido y si lo programará o no.

- Notifique al solicitante: Existen dos escenarios en los cuales se puede recibir la

solicitud; en campo cuando se entrega bien sea al coordinador o al ingeniero, o en las reuniones diarias cuando se entrega al ingeniero. En todos los casos es el coordinador de mantenimiento quien revisa la solicitud.

- Retire la tarjeta del sitio: El técnico de mantenimiento debe retirar la tarjeta del

sitio una vez se corrige la falla con el visto bueno de operaciones y archivar previamente, o el coordinador de operaciones si el trabajo no es válido previa información al solicitante.

- Solicitud externa: Cuando por efectos de un análisis de una anomalía por fallas

repetitivas, por problemas de calidad, por aumento de rata de producción, por obsolescencia de un equipo, por mejoras en la calidad o procesos, se requiera implementar una reforma en el equipo o ejecución de un proyecto de inversión.

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- Revise solicitud: El Coordinador de Operaciones (cuando la solicitud no es para

Mantenimiento) o Mantenimiento, el cual ha recibido la(s) tarjeta(s) de operación, revisa de acuerdo al flujo de autorización de trabajos.

- Capture en el Sistema de información: Para tarjetas provenientes de

operaciones, el Ingeniero de Mantenimiento realiza el aviso en el sistema de información con que cuenta la organización. Para las tarjetas provenientes de preventivo, el aviso será creado en dicho sistema de información por el técnico correspondiente, reportando en el respectivo número de tarjeta asociado, a la vez que se registra en el desprendible de la tarjeta.

 Notas

a) En el evento que al realizar un trabajo u actividad de mantenimiento se involucran varias especialidades (eléctrico, mecánico, instrumentos, etc.), el aviso se genera a la especialidad cuya labor es la más relevante y el planeador asignado generará los respectivos avisos a los demás usuarios (planeadores) con el mismo número de tarjeta, con el fin de realizar la mejor especificación del requerimiento y la respectiva coordinación en la programación.

b) Se debe garantizar que los usuarios adicionales (las especialidades adicionales), reciban la información y sea tratada oportunamente.

 Responsabilidades

En condiciones normales, cada colaborador de la organización es responsable de notificar al coordinador de operaciones o al ingeniero de proceso, cualquier desviación que detecte o de la cual se pueda enterar desde una fuente diferente para que ésta pueda ser evaluada.

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Sin embargo, la compañía dentro de su programa de Mantenimiento ha definido de manera particular y formal, a las siguientes personas responsables para esta actividad:

a) Todo personal involucrado en las labores de Mantenimiento Preventivo.

b) Todos los operadores de equipos o participantes directos en los procesos productivos.

c) Responsables de las auditorías internas o externas que se lleven a cabo. d) Superintendente de manufacturas primarias o finales, Ingenieros de

mantenimiento, Mecánicos, Electricistas, Instrumentistas, Coordinadores de mantenimiento y operación.

En condiciones de Emergencia debe informarse al coordinador de Operaciones, al Coordinador de Mantenimiento al técnico de Turno de Mantenimiento. En cualquiera de estas condiciones, se debe informar al responsable del proceso (Coordinador, Ingeniero de Proceso o nivel superior a cargo en operaciones).