Pasos del proceso de Gestión de Kits

- Generar lista de repuestos por orden a separar en T5 – T4: El Despachador de

Materiales genera en T5 de cada semana, la lista de materiales planeados para las respectivas ordenes que han sido marcadas, por medio de la transacción correspondiente en el sistema de información (Transacción adecuada).

- Material en cero sin niveles: Los materiales que no tienen niveles y que no tienen existencia NO se planean con reservas al Almacén por parte del Planeador de Mantenimiento, si no por medio de Solicitud de Pedido desde la Orden de Mantenimiento.

- Material disponible: Verificar si los materiales existen en Almacén y/o que no han sido reservados previamente en una orden de mantenimiento.

- Cargar al Kit correspondiente: El Despachador de materiales de Almacén va

ubicando los materiales que han sido reservados y que están disponibles en el respectivo Kit de cada orden planeada entre T5 y T2.

- Notificar al Ingeniero para que realice la inspección del Kit: Cuando los Kits de

las órdenes estén 100% completos se debe notificar al responsable en mantenimiento para que realice la inspección técnica del Kit y le dé el visto bueno.

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- Proceso Planeación: Si por error el Planeador de Mantenimiento ha reservado

en una orden un material que no tiene niveles y que no tiene existencia, El Analista Control de Inventarios de Almacén le debe notificar mediante un correo electrónico y en las reuniones semanales, que ese material debe ser gestionado directamente a Compras mediante una Solicitud de Pedido.

- Pasar para seguimiento a Analista Control inventarios: Los materiales que

tienen niveles de inventario y que estén sin cantidad suficiente para cubrir una necesidad, deben ser puestos en seguimiento con compras o con el proveedor si es de un plan de entregas por parte del Analista Control de Inventarios para que asegure el aprovisionamiento a tiempo.

- Material en proceso de compra: El Analista Control de Inventarios debe revisar

si el material ya se encuentra en tránsito de reaprovisionamiento.

- Generar Solicitud de pedido o Reparto: Si la mercancía tiene nivel y se está solicitando (sin Solicitud de pedido, sin Reparto), el Analista Control de Inventarios debe generar una Solicitud de Pedido o un Reparto de Plan de Entregas según corresponda.

- Hacer seguimiento a compras y/o al proveedor: El Analista Control de

Inventarios debe hacer seguimiento en Compras y/o con el proveedor (para los repartos) para garantizar la entrada a tiempo de la mercancía. Compras hace seguimiento a los pedidos.

- Proceso recibo de materiales: El Recibidor de Materiales hace la recepción

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- Material con Q (control de calidad): El Recibidor de Materiales debe verificar si

la mercancía tiene activado el módulo de Control de Calidad en al sistema de información.

- Control de calidad: Las mercancías que tienen activado el Control de Calidad, deben ser entregadas a la persona asignada en Almacén para realizar la inspección de acuerdo a plano.

- Material está OK.

- Devolución a proveedor y seguimiento: Cuando los materiales no cumplan las

especificaciones del plano, deben ser devueltos al proveedor, acompañando la devolución de un Aviso de Calidad (formato que permite notificarle al proveedor la no conformidad con el pedido recibido y que permite hacerle seguimiento a la calidad del servicio que presta), registrado en el sistema de información. El proveedor debe corregir las desviaciones y entregar nuevamente las piezas a Almacén, para lo cual el Recibidor Control de Calidad debe hacer seguimiento.

- Material para stock: El Despachador de Materiales debe identificar si un

material ha sido solicitado como una reposición normal de inventario o bien ha sido requerido para un Kit, caso en el cual, la mercancía debe ser cargada directamente al Kit.

- Almacenar en localización correspondiente: Los materiales que ingresan por

reposición normal de inventario, se almacenan directamente en sus respectivas localizaciones de libre utilización.

- Proceso programación de mantenimiento: El Programador de mantenimiento

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Nota: Una vez el kit esta verificado, solamente se podrá retirar parcial o totalmente

para una actividad distinta a la cual fue planeado en el caso de una emergencia previamente verificada y autorizada de quien solicito inicialmente el servicio o repuesto. Retiro de Kits en emergencia.

Cuando al realizar el reporte de Kits existentes en almacén se encuentre que una orden ya ha sido tratada (notificada, cerrada ,según sistema de información), en caso de los materiales de nivel son devueltos inmediatamente a la estantería, los materiales pedidos por solicitud de pedido o sin nivel se informara previamente a solicitante antes de regresar como stock.

 Responsabilidades

a) Planeador de mantenimiento: Es responsable de reservar entre T5 y T4 los materiales de Almacén que requiera para realizar el mantenimiento planeado. b) Analista de Control de inventarios: Debe verificar existencias, coordinar

traslados entre centros, asegurar las reposiciones de materiales, para lo cual debe hacer seguimiento cercano a compras y a los proveedores.

c) Recibidor de Materiales de Almacén: Recibe, verifica y asegura las especificaciones y cantidades de los materiales que ingresan al Almacén, tanto para el stock normal como para los materiales que se compran por cuenta directa para los Kits de las órdenes de mantenimiento.

d) Despachador de Materiales de Almacén: Es el responsable de listar los materiales reservados y de crear para cada orden un Kit con todos los materiales solicitados en dicha orden de mantenimiento, así como de ir cargando al Kit todos los materiales que ingresen por cuenta directa. Debe también controlar y garantizar que el contenido del Kit sea el correcto.

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