Pasos para la confección del Manual de Procedimientos

En este epígrafe se pretende dar continuidad a las investigaciones de las licenciadas Chadia Orama Felipe (curso 2010-2011) y Damaris Pérez Cárdenas (curso 2012-3013), específicamente a la aplicación de los pasos propuestos por esta última para la conformación de un manual que reúna todos los procedimientos que contribuyen a la implementación del Control Interno en el proceso objeto de estudio.

Un proceso común en la elaboración de manuales según (Ríos, 2008) autor escogido por la Licenciada Damaris Pérez Cárdenas y aceptado en esta investigación, implica realizar las siguientes actividades: recopilación de información, análisis de la información, desarrollo y estructuración del manual; y validación y presentación final.

Resulta conveniente aclarar que en esta investigación el autor se acoge a dichos pasos para dar continuidad al trabajo antes realizado, pero con la particularidad de que han transcurrido dos cursos después de concluidas las investigaciones precedentes, por lo que es necesario recurrir nuevamente a la aplicación de los dos primeros pero ajustándolos a los requerimientos de una revisión general de todos los procedimientos definidos.

Lo primero que se recomienda antes de iniciar cualquier proceso, es cerciorarse de que se ha considerado la participación del personal responsable de las áreas a las cuales se describirán sus procedimientos, ya que esto facilitará el acceso a la información necesaria, además de que se podrá informar a niveles superiores de los posibles problemas existentes en la elaboración.

Paso Previo: Planificación de las actividades a realizar por el personal implicado en la elaboración del manual

Para el desarrollo de este paso se realizó una reunión con el personal de la Oficina de Atención al Cadete FAR de la jefatura de la Región Militar que responde por la Atención personalizada al Cadete FAR en la UCLV y cuyos nombres y cargos se detallan en el epígrafe anterior. Esta reunión es dirigida por el Jefe Atención Cadete CES de la Región Militar quien además de ser el jefe máximo del proceso en la

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UCLV, es uno de los tutores de esta investigación, contándose así con la mayor certeza de que se ha comprendido la importancia del trabajo al ser un interés de ellos que quede elaborado el manual de procedimientos correspondiente al proceso en cuestión. Como resultado quedó elaborado y puesto en conocimiento de las partes, el calendario con las actividades a desarrollar para la elaboración del manual, en el que se abarcaron todos los pasos referidos y se especificaron los responsables y participantes por cada actividad. (Anexo No. 2),este calendario es responsabilidad del máximo diseñador del manual, el Jefe Atención Cadete CES de la Región Militar.

Primer paso: Recopilación de la información.

En coherencia con las referencias anteriores, este paso se realizó teniendo en cuenta que los procedimientos de Control Interno definidos para la atención personalizada al cadete FAR en las dos (2) investigaciones precedentes fueron elaborados en épocas diferentes, por personas diferentes y ya tienen dos años de elaboración, requiriendo por ello de una revisión general que abarque la forma en que se estructuraron además de toda la normativa que los rigen y su estado actual, sus objetivos y la documentación utilizada en su desarrollo.

Con esta finalidad el autor se auxilió de la investigación documental y la investigación de campo, contando con la participación de los jefes del proceso y con otras personas que intervienen en su ejecución, lo que facilitó la obtención de la información necesaria para identificar los problemas existentes y su información a los distintos niveles, según se fueron presentando.

Para llevar a cabo la investigación documental y posteriormente la investigación de campo, resulta imperativa la identificación de los subprocesos que conforman el proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV, así como los procedimientos generales y/o específicos que los conforman. Estos ya habían sido definidos en un primer intento en las investigaciones anteriores quedando como resultado los seis (6) subprocesos siguientes:

1. Ingreso, seguimiento y control de la legalidad de las promociones 2. Formación vocacional y orientación profesional

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3. Prácticas laborales 4. Desarrollo del perfil militar 5. Evaluación integral

6. Culminación de estudios

Los procedimientos definidos para cada uno de estos subprocesos se denominaron con el mismo nombre y se decidió tomarlos como base para esta investigación. Investigación documental

Se procedió a recopilar todo el material que sirve como fuente de referencia del desempeño del proceso en general y por cada uno de los procedimientos definidos para cada subproceso, tanto a nivel de las FAR en la Región Militar como los del Organismo MES, ya que éste es un proceso relacionado con la formación profesional de un estudiante universitario. Se incluyeron además los que rigen el Control Interno del proceso tanto en los niveles mencionados como a nivel nacional. Los tipos de información con los que se trabajó son los siguientes:

- Datos generales de la UCLV y del proceso objeto de estudio, incluyendo sus objetivos supremos;

- estructura organizativa de la atención integral a los cadetes en los CES y la UCLV;

- normatividad actual y/o anterior, incluyendo las leyes, políticas, reglamentos, manuales, procedimientos, instructivos y cartas circulares que rigen las actividades del proceso en cada uno de sus subprocesos;

- registros, formas y anexos originales que deben usarse o se usan durante el proceso, en cada subproceso;

- informes de visitas de control con las observaciones recurrentes realizadas por los Jefes y Mandos superiores respecto al cumplimiento de los requisitos legales del proceso.

Los dos primeros tipos de información recopilados se detallan en el epígrafe 2.1 del presente Capítulo, como parte de la caracterización de la UCLV y de la Atención Personalizada al Cadete FAR, por lo tanto no se considera necesario volver a repetirlos en este epígrafe.

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La normativa asociada a los subprocesos definidos se obtuvo de la ejecución del calendario previo a la conformación del manual, donde, definirla era un paso fundamental y de las respuestas ofrecidas por el Jefe Atención Cadete CES de la Región Militar a la entrevista realizada por el autor, la cual arrojó los resultados mostrados en la tabla no. 1, donde se identificaron los subprocesos con un número consecutivo siguiendo el orden en que se listaron cuando correspondió su definición.

Tabla No. 1: Normativa asociada a cada subproceso del proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV, según el nivel de procedencia.

Normativa según el nivel de procedencia

Subprocesos del proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR que se asocia

1 2 3 4 5 6

Nivel Nacional

Ley No. 107 del 1 de agosto de 2009 de la ANPP. X X X Acuerdo del 30 de septiembre de 2010 del Consejo de

Estado que aprueba el Reglamento de la Ley No. 107. X X X

Resolución No. 60/11 de la CGRC. X X X X X X

Nivel FAR y Oficina de Atención al Cadete FAR

Manual sobre la Atención de los Cadetes en los CES

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Normativa según el nivel de procedencia

Subprocesos del proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR que se asocia

1 2 3 4 5 6

Manual de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Cursos sobre el trabajo con los Cadetes CES del Ejército Central.

X X X X X X

Nivel MES

Resolución No. 210/07 Reglamento para el Trabajo

Docente y Metodológico en la Educación Superior X

Resolución No. 120/10. Reglamento de Organización

Docente de la Educación Superior. X

Resolución Ministerial No. 148/11. Manual de Normas y Procedimientos para el Trabajo de las Secretarías en las Instituciones de Educación Superior.

X

Nivel UCLV

Carta Circular No. 03/14 del Rector de la Universidad

Central “Marta Abreu” de Las Villas. X X X X

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Por cada uno de estos subprocesos se identificaron además los registros, formas y anexos originales que deben utilizarse y que son los que muestra la tabla siguiente.

Tabla No. 2: Registros, formas e instrucciones originales a utilizar en los subprocesos definidos para el proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV.

Subproceso Registros, formas y anexos a utilizar Ingreso, seguimiento y

control de la legalidad de las promociones

- Modelo de la encuesta diagnóstico realizado a los cadetes.

- Orden de Ingreso del Jefe de la Dirección de Cuadros del MINFAR.

- Listado de asignación de plazas enviado por el MES.

- Expediente personal de los cadetes. Formación vocacional y

profesional

- Plan Anual de Atención Integral a los Camilitos, Precadetes y Cadetes CES.

- Plan de Prevención de Riesgos.

Prácticas laborales - Plan de Prácticas. (Anexo No.4 del Manual de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Cursos sobre el trabajo con los cadetes en CES).

- Objetivos de la práctica laboral

- Modelo de control a la situación de los cadetes que realizan prácticas en las instituciones - Evaluaciones de la práctica de los cadetes Desarrollo del perfil militar - Plan Anual de Atención Integral a los Camilitos,

Precadetes y Cadetes CES. - Plan de Prevención de Riesgos.

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Subproceso Registros, formas y anexos a utilizar

Evaluación integral - Modelo de Evaluación Integral del cadete en los CES

- Modelo de Compromiso Individual - Modelo de Autoevaluación

- Modelo de Evaluación Integral del estudiante. Culminación de estudios - Plan de Proyecto de Tesis.

- Propuesta de temas de tesis y tutores. Fuente: Elaboración propia.

Para obtener esta información además de la entrevista (Anexo No. 3) se acudió a consultar el Manual de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Cursos sobre el trabajo con los Cadetes CES del Ejército Central.

Es importante precisar que en la comprobación del último tipo de información, relacionada con el seguimiento y control por parte de la Región Militar, no se encontró constancia de informe de visitas tanto internas como externas, pero si se comprobó que los documentos e informes de trabajo estaban aprobados y firmados tanto por el Jefe de la Sección de Preparación del Personal de la Región Militar como por el Jefe de la Región Militar.

Investigación de campo

Una forma de recopilar información es combinando la investigación documental con la investigación de campo, mediante la confección y aplicación de entrevistas a las fuentes directas de información, así como la observación directa de las actividades por cada uno de los subprocesos.

En este sentido se preparó una entrevista que fue aplicada al Jefe Atención Cadete CES de la EMCC con el objetivo de obtener la información necesaria sobre los subprocesos y de lograr una descripción de los procedimientos funcionales que permitiera su comparación con los procedimientos documentados. Esta entrevista tiene en cuenta el procedimiento de principio a fin, delimitando bien su inicio y su

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final; además de los factores y responsables (Anexo No. 4), además como se mencionó anteriormente se le realizó una entrevista al Jefe Atención Cadete CES de la Región Militar (Anexo No. 3), donde se vieron las generalidades del proceso, así como su vinculación a la Región Militar.

La recopilación de la información y la investigación de campo se han combinado en este primer paso desde su inicio, cada vez que ha sido necesario.

Segundo paso: Análisis de la información.

En este paso se procedió a concentrar, revisar y depurar la información obtenida con anterioridad, clasificándola de una forma ordenada y completa, con el fin de:

- Determinar cuáles de los procedimientos existentes no siguen una estructura uniforme de sus contenidos. (Estructura detallada en Capítulo 1) - En cuáles es necesario incluir alguna normativa de referencia, forma o

anexo por no declararse en su totalidad.

- Analizar si han sido adecuadamente definidas y descritas las actividades a ejecutar en cada uno de los subprocesos, así como las responsabilidades de quienes las ejecutan.

- Determinar cuáles de estas actividades se están ejecutando conforme a los procedimientos documentados y cuáles no.

- Comprobar si la segregación de funciones realizada ha sido la adecuada o no.

- Analizar en cuáles se omite o se usa erróneamente alguna normativa, forma o anexo, las causas y si es necesario fortalecer los mecanismos de control. - Corregir los errores u omisiones de información y reajustar las actividades

y diagramas de flujo de los procedimientos existentes

Para ello se observaron los flujos de trámite con que están relacionados los subprocesos, como documentos, formas, registros y destinos de los mismos que posteriormente se evaluaron dentro de aquellas actividades que los conforman, comprobando cuales se ejecutaban correctamente y cuáles que no.

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Para determinar la implementación o no de los procedimientos en análisis, se procedió a realizar un cotejo de las indicaciones de estos con los documentos de control del proceso.

Se verificaron los siguientes documentos de los cadetes: Expedientes, Fichas, Libretas de Características y Tarjetas de Servicio. En el momento de la revisión se encontraban habilitados 179 documentos de cada tipo, lo que corresponde a la totalidad de los cadetes matriculados en 23 carreras. De ellos, fueron verificados 18 de cada tipo de documento, lo que representa aproximadamente el 10% de la totalidad; seleccionándose la muestra de forma aleatoria por cada carrera.

Luego del análisis anterior se concluyó que el Manual de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Cursos sobre el trabajo con los Cadetes CES del Ejército Central no se utiliza por los jefes del proceso, pues según sus criterios, no resulta útil para el trabajo con los cadetes, ya que no cuenta con la información necesaria para ello.

En este momento la Oficina de Atención al Cadete FAR se guía para el trabajo con los cadetes, por las experiencias adquiridas en años anteriores, por las orientaciones de los jefes y mandos y por la primera versión (sin terminar) del manual de procedimientos propuesto por la investigaciones anteriores.

Una vez detectadas estas incongruencias generales se revisó la totalidad de los procedimientos propuestos pero esta vez prestando especial atención a las regulaciones, documentos y normas impuestas por el MES, análisis que arrojó el siguiente resultado general y los subsiguientes resultados específicos.

Resultado General.

Se detectó que estaba desactualizada la Carta Circular del Rector de la UCLV, pues se hace referencia a la No.02/10 cuando en la actualidad la que está vigente es la No.03/14 con fecha del 23 de julio del 2014, esta irregularidad no afecta en si el desarrollo de los procedimientos pues este documento no ha tenido cambios significativos, solo algunos de redacción sugeridos por el nuevo directivo que la firma, pues la carta anterior había sido firmada por el rector anterior.

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Además hubo un cambio en la normativa de las FAR, pues la estructura organizativa, entiéndase responsables, de este proceso estaba regulada por la Directiva No. 21 del Viceministro del Jefe del Estado Mayor General pero a partir del 30 de mayo de 2015 como parte del plan Alejandro se empieza a aplicar la Directiva No. 27 del Viceministro del Jefe del Estado Mayor General, que aunque no cambia las raíces de los subprocesos si establece cambios en la nomenclatura de los responsables.

Resultados específicos para cada Subproceso.

Subproceso de Ingreso, seguimiento y control de la legalidad de las promociones:

En este procedimiento se revisó todo lo referente al ingreso de los cadetes, comenzando por el cotejo de la orden de ingreso emitida por el Ejército con los listados oficiales en las secretarías de tres facultades en las cuales había matrícula de cadete, las cuales fueron elegidas al azar.

Este análisis que se llevó a cabo en las secretarías de las facultades Ciencias Económicas, Mecánica e Industrial, arrojó resultados positivos pues se evidenció que el procedimiento se cumple tal y como está previsto en el manual ya que el 100% de los cadetes que están en los listados de las secretarías se encontraban enunciados en la orden de ingreso emitida por el Ejército.

Como parte de este procedimiento se revisó además una muestra de las fichas de los cadetes, de los expedientes personales y de las tarjetas de servicios con el objetivo de comprobar si se llevaban o correspondían con lo expresado por el procedimiento enunciado, esta revisión hecha a una muestra de 18 cadetes, lo que representa un 10% del total, evidenció que el procedimiento se lleva a cabo tal y como se enunció en la investigación anterior.

Además, la entrevista realizada al Jefe Atención Cadete CES de la EMCC (Anexo No. 4) demostró pequeños cambios en la forma de proceder actual del subproceso, por lo que fue necesario eliminar algunos pasos y agregar otros, estos cambios se reflejan en el capítulo siguiente y en el diagrama de flujo de funciones cruzadas que

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fue necesario actualizar pues el anterior (Anexo No. 5) no respondía a las necesidades del subproceso y no reflejaba todos los responsables.

Subproceso de Formación Vocacional y Orientación Profesional:

Para la revisión del procedimiento que rige este subproceso se analizaron los documentos fundamentales que lo sustentan, como el Manual sobre la Atención de los Cadetes en los CES del país, el Manual de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Cursos sobre el trabajo con los Cadetes CES del Ejército Central, el Plan Anual de Atención Integral a los Cadetes CES y la Carta Circular del Rector de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas que tiene como sujeto a los cadetes.

Por otra parte la entrevista realizado al Jefe Atención Cadete CES de la EMCC (Anexo No. 4) reflejó pequeños cambios en la metodología actual del subproceso respecto a la que está aprobada, por lo que fue necesario eliminar algunos pasos que ya se hacían en otros subprocesos con el objetivo de eliminar dualidades, estos cambios se reflejan en el capítulo siguiente, además el diagrama de flujo fue necesario actualizarlo completamente pues el que estaba en uso (Anexo No. 6) no reflejaba la metodología ni los responsables del subproceso.

Subproceso de Prácticas Laborales:

Dentro del ejercicio de análisis del procedimiento que guía este subproceso el autor revisó el Manual de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Cursos sobre el trabajo con los cadetes en los CES y lo cotejó con las guías de objetivos de las prácticas, orientadas a los cadetes por los profesores principales de año, pues son los documentos que rigen este subproceso.

Este análisis reafirmó que el procedimiento tal y como está previsto regula satisfactoriamente al subproceso, esto está sustentado además porque sus regulaciones angulares no han tenido cambios desde la investigación anterior, pero se detectó que dicho procedimiento no cuenta con diagrama de flujo, pues en las investigaciones previas existieron limitaciones tecnológicas que no permitieron su elaboración por su complejidad, limitaciones que con la tecnología actual han sido

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superadas, por lo que esta investigación propone un diagrama de flujo para este subproceso (Anexo No. 13).

Subproceso de Desarrollo del Perfil Militar en los Cadetes:

Como parte del análisis del procedimiento que guía este subproceso se revisó las regulaciones que sirven como su columna vertebral como el Manual sobre la Atención de los Cadetes en los CES del país, el Manual de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Cursos sobre el trabajo con los Cadetes CES del Ejército Central y la Carta Circular del Rector de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas que tiene como sujeto a los cadetes.

Esta revisión sumada a los resultados obtenidos de la entrevista realizada al Jefe Atención Cadete CES de la EMCC (Anexo No. 4) demostró que el procedimiento regula satisfactoriamente al subproceso en cuestión, sustentándose este hecho en que sus regulaciones básicas no han tenido cambios sustantivos desde la investigación anterior, no obstante fue necesario rehacer el diagrama de flujo en uso (Anexo No. 7) pues no se ceñía a la metodología propuesta y no reflejaba

In document Manual de Procedimientos para la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV (página 36-49)