Manual de Procedimientos para la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV

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(1)UNIVERSIDAD CENTRAL “MARTA ABREU” DE LAS VILLAS FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS. Título. Manual de Procedimientos para la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV Trabajo de Diploma. Autor: Rubén López Cruz Tutores: T. Cor. MSc. Ing. Félix Enrique Gomara Tristá Ing. Yanisleidy Orozco Roque Consultante: Lic. Tania Maday Sánchez Quintana. 15 de junio de 2015.

(2) "La mejor estructura no garantizará los resultados ni el rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garantía de fracaso." Peter Drucker.

(3) A mis padres por formarme, A Betty por ser lo que más quiero, A Sheyla por su paciencia y confianza estos 3 años..

(4) A Gomara, A Yanisleidy, A Michel, A Tania, A Isis, A Yuliesky, A Yuri, A Frank, A mis compañeros de la UNISS, A mis compañeros de la UCLV, Y a todos aquellos, profesores y estudiantes, que hicieron posible mi graduación como un profesional competente y comprometido..

(5) Resumen A raíz de la primera experiencia de la inserción de los cadetes de las FAR en los centros de educación superior, en la década del ochenta, se llegó a la conclusión que había resultado negativa debido a la falta de control a su proceso de atención. A pesar de su desaparición, la formación de cadetes en los CES se retoma a partir del curso académico 2000-2001 por la necesidad de oficiales preparados en áreas del sector civil. Para evaluar el control interno en el proceso de atención personalizada al cadete FAR, se necesita un manual de procedimientos que afiance las fortalezas de frente a la gestión a partir del levantamiento de los procedimientos actuales como punto de partida para realizar los cambios vigentes requeridos para alcanzar una línea de autoridad para complementar los controles de organización definiendo las responsabilidades de cada cual, esclareciendo las posibles lagunas de responsabilidad indefinida, logrando un Sistema de Control Interno que suministre una oportuna información para los diversos niveles jerárquicos, diseñada para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.. 1.

(6) Summary As a result of the first experience of the insertion of the cadets of the FAR in the centers of higher education, in the decade of eighty, it went over to the conclusion that had turned out to be negative due to the absence of control for its process of attention. In spite of its disappearance, the cadets' formation in the CES is recaptured from the academic course 2000-2001 by the need of officials prepared in areas of the civil sector. To evaluate the internal control in the process of attention personalized to the FAR cadet, there is needed a manual of procedures that strengthens the fortitude opposite to the management from the raising of the current procedures like starting point to realize the current changes needed to reach an authority line to complement the organization control panel defining the responsibilities of everyone, clarifying the possible lagoons of indefinite responsibility, achieving a System of Internal Control that gives an opportune information for the diverse hierarchic levels, designed to present a picture the sufficiently informative of the operations, as well as to exhibit with clarity, each of the procedures.. 2.

(7) Índice Introducción .............................................................................................................................. 3 Capítulo I: El Control Interno y los manuales de procedimientos, fundamentación e interrelación con el proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR en los CES. ............... 8 1.1.Antecedentes y características generales del Control Interno. .................................... 8 1.2.Los manuales de procedimientos como elemento del Control Interno y sus normas... .................................................................................................................................. 15 1.3.El Control Interno y los manuales de procedimientos en la Atención personalizada al Cadete FAR en los CES...................................................................................................... 23 Capítulo II: Análisis de la situación actual del proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR por subprocesos, para la elaboración de su manual de procedimientos. ........................ 27 2.1.Caracterización de la UCLV y del proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR………………………………………………………………………………………..……………27 2.2.Pasos para la confección del Manual de Procedimientos. .......................................... 31 2.3.Desarrollo y estructura del Manual................................................................................. 44 Capítulo III: Manual de Procedimientos para la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV. ................................................................................................................................................ 47 Introducción .............................................................................................................................. 1 1. Procedimientos de Control Interno en la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV.....…………………………………………………………………………………………………….2 1.1.Procedimiento de Control Interno para el subproceso de Gestión, Elaboración y Aprobación del Plan de Atención Integral a los Cadetes en la UCLV................................. 3 1.2.Procedimiento de Control Interno para el subproceso de Ingreso, Seguimiento y control de la legalidad de las promociones. .......................................................................... 6 1.3.Procedimiento de Control Interno para el subproceso de Formación Vocacional y Orientación Profesional. ........................................................................................................ 15 1.4.Procedimientos de Control Interno para el subproceso de Prácticas Laborales. ..... 21 1.5.Procedimiento de Control Interno para el subproceso de Desarrollo del Perfil Militar en los Cadetes.. ...................................................................................................................... 24 1.6.Procedimiento de Control Interno para el subproceso de Evaluación Integral del cadete FAR en los CES. ......................................................................................................... 27 1.7.Procedimientos de Control Interno para el subproceso de Culminación de Estudios. .................................................................................................................................. 31 Conclusiones del Informe ...................................................................................................... 35 Conclusiones ................................................................................................................................... 48 Recomendaciones ........................................................................................................................... 49 Bibliografía ....................................................................................................................................... 50.

(8) Introducción Un manual de procedimientos es un componente del Sistema de Control Interno que se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Para su diseño e interconexión con el Sistema de Control Interno, se tiene que preparar los procedimientos integrales, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol, ayudando a la coordinación de actividades y evitando duplicidades con el objetivo de alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos por lo que desde la segunda mitad del pasado siglo la mayoría de los países han dedicado esfuerzos al logro de definiciones conceptuales que den un vuelco al enfoque tradicional de los manuales de procedimientos enfocados al del Control Interno. Cuba, teniendo en cuenta la importancia que reviste el tema y los problemas de orden económico, político y social que afronta, mantiene un perfeccionamiento continuo en lo que a materia de control se refiere, y en consecuencia, enriquece el marco jurídico existente con la puesta en vigor de la Ley No. 107 del 1 de agosto de 2009 de la Asamblea Nacional del Poder Popular (ANPP), el Acuerdo del 30 de septiembre de 2010 del Consejo de Estado que aprueba el Reglamento de la Ley No. 107 y la Resolución No. 60 de la Contraloría General de la República de Cuba (CGRC). Mediante estas regulaciones se implementan nuevas concepciones en materia de Control Interno, que abarca no sólo los asuntos relacionados con los procesos contables y financieros, sino con las operaciones inherentes a la gestión. Muestra de ello es el Lineamiento General No. 12 de la política económica y social que plantea:. 3.

(9) “…La elevación de la responsabilidad y facultades hacen imprescindible exigir la actuación ética de las entidades y sus jefes, así como fortalecer su Sistema de Control Interno, para lograr los resultados esperados en cuanto al cumplimiento de su plan con eficiencia, disciplina y el acatamiento absoluto de la legalidad…” Las Fuerzas Armadas Revolucionarias (FAR) no está exenta de cumplir con lo establecido en el marco legal cubano, por lo cual ha creado su propia legislación referente al Control Interno, pero hay espacios donde las FAR converge con el ámbito civil por intereses comunes como en el sistema empresarial dirigido por la institución armada, centros de investigación y de educación, como es el caso de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas (UCLV), donde sin violar lo que tiene establecido a nivel de ministerio debe adaptar sus procesos y actividades, entre ellos el Control Interno, a lo establecido por los ministerios rectores de los centros donde se encuentra. Uno de estos procesos que desarrolla las FAR es la Atención Personalizada de los Cadetes que cursan estudios en los Centros de Educación Superior (CES) del país, el cual se rige por las legislaciones emitidas, tanto por el Ministerio de Educación Superior (MES) como por las FAR. En particular para el proceso objeto de estudio, este último organismo ha elaborado el Manual sobre la Atención a los Cadetes en los CES del país, que entró en vigor a partir del 2 de mayo del 2013 mediante la Orden No. 2 del Ministro de las FAR. Con anterioridad se había realizado el Manual de Orientaciones Metodológicas para los Jefes de Cursos sobre el trabajo con los Cadetes CES del Ejército Central por el Jefe de la Sección de Preparación del Personal de la Región Militar. Estos documentos no se consideran manuales de procedimientos ya que no contemplan el Control Interno dentro de su estructura y no reconocen los subprocesos fundamentales asociados al proceso de atención personalizada al cadete FAR. Hasta el momento existen tres investigaciones relacionadas con este proceso en la UCLV, una dirigida a la formación integral del cadete FAR desde el punto de vista educativo y otras dos realizada en un primer esfuerzo por elaborar un manual de procedimientos. En estas dos se identificaron siete subprocesos de los cuales cuatro fueron abarcados por la primera, y en la última, titulada “El Control Interno en 4.

(10) la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV”, de la autora Damaris Pérez Cárdenas, se logró profundizar en los tres subprocesos restantes. Situación Problémica: Resulta necesario consolidar el trabajo iniciado, perfeccionando aquellos subprocesos con cambios por la actualización de normas, para presentar una primera versión del Manual de Procedimientos para la Atención Personalizada del Cadete FAR en la UCLV, que contribuya al perfeccionamiento del Control Interno en el proceso, acorde a la legislación cubana; lo que aporta eficiencia y eficacia en las operaciones que se realicen, confiabilidad en las informaciones que se brinden y el cumplimiento del marco legal aplicable al proceso. Problema Científico. ¿Cómo elaborar un Manual de Procedimientos para la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV que contribuya al perfeccionamiento del Control Interno en el proceso, acorde al marco legal aplicable? Objetivo General. Elaborar un Manual de Procedimientos para la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV Objetivos específicos: 1. Realizar un análisis de la situación actual del proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV definiendo la metodología para la elaboración de un manual de procedimientos 2. Proponer el Manual de Procedimientos para la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV.. 5.

(11) Hipótesis. Si se elabora el Manual de Procedimientos para la Atención Personalizada al Cadete FAR, la dirección del proceso en la UCLV contará con una valiosa herramienta para el ordenamiento, el aumento de la calidad y el cumplimiento del marco legal cubano en el proceso propuesto. Resultados esperados. El aporte práctico está encaminado a proporcionar un documento que describa y facilite los procedimientos a llevar a cabo a en cada caso, auxiliando en el adiestramiento y capacitación del Jefe de Atención al Cadete CES de la Región Militar para alcanzar una seguridad razonable en el control y ejecución de la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV. Métodos de investigación. Durante el desarrollo de la investigación se utilizaron diferentes métodos y técnicas, los(as) cuales son: histórico-lógico, sistémico estructural, observación directa, indirecta y mediatizada, análisis de documentos, entrevistas, descripción narrativa y diagramas de flujo. La investigación se puede definir como explicativa, porque se profundiza en el estudio de todos y cada uno de los pasos a seguir en el proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR, así como en las personas o áreas responsabilizadas con ellos y los modelos establecidos para cada operación. Además es exploratoria, debido a su carácter novedoso por tratarse de un estudio de subprocesos sin antecedentes de haber sido investigados desde este enfoque en la UCLV y las FAR. La investigación se sustenta y justifica en: Es interés de la Oficina de Atención al Cadete FAR en ganar en organización y control en el proceso Atención Personalizada al Cadete FAR, ya que su desarrollo estará fundamentado bajo el marco jurídico-administrativo establecido. El manual contribuirá además a la capacitación del personal que está en el puesto o preparándose para asumirlo, describiendo en forma detallada las actividades en cada caso, ayudando en la interrelaciones con otras áreas de trabajo como los 6.

(12) vicerrectorados, permitiendo una adecuada coordinación de actividades mediante un flujo eficiente de la información que permita establecer una visión integral del proceso y sirva como referencia documental para precisar al responsable ante fallas y omisiones involucradas en un determinado procedimiento, potenciando el perfeccionamiento del Sistema de Control Interno existente. Estructura de la tesis Para dar cumplimiento a los objetivos anteriormente planteados, la investigación se estructura en tres capítulos. En el primer capítulo se profundiza en los antecedentes y características generales del Control Interno, siguiendo su evolución en Cuba, las normas de los manuales de procedimiento y su interrelación con el Control Interno y con el proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV. En el segundo capítulo se realiza una caracterización de la UCLV centrada en la atención personalizada al Cadete FAR, se realiza un análisis de cada subproceso para identificar los posibles cambios en sus legislaciones y se describe la metodología para la confección del manual de procedimientos. En el tercer y último capítulo se presenta mediante un resumen final la propuesta del Manual de Procedimientos para la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV. Además se presentan Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografía y Anexos. 7.

(13) Capítulo I: El Control Interno y los manuales de procedimientos, fundamentación e interrelación con el proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR en los CES. 1.1.. Antecedentes y características generales del Control Interno.. En un principio el Control Interno comienza en las funciones de la administración pública, habiendo indicios de que desde una época lejana se empleaba en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales y haciendas privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor, persona competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios y agentes, quienes por falta de instrucción no podían presentarlo por escrito. La causa principal que dio origen al Control Interno como se conoce hoy fue la "gran empresa", el desarrollo industrial y económico de los negocios propició una mayor complejidad en las entidades y en su administración, surgiendo la imperiosa necesidad de establecer mecanismos, normas y procedimientos de control que dieran respuesta a las nuevas situaciones. (Viel, 2009) Han existido varias definiciones de Control Interno, por diferentes autores y entidades. La primera definición formal que se tiene registrada fue establecida originalmente por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) en 1949: El Control Interno incluye el Plan de Organización de todos los métodos y medidas de coordinación acordados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas gerenciales establecidas...un “sistema” de Control Interno se extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas. A su vez el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, en su “Examen del Control Interno”, Boletín 5 de la Comisión de Procedimientos de Auditoría, México, 1957. Lo definía como: 8.

(14) En un sentido más amplio, el Control Interno es el sistema por el cual se da efecto a la administración de una entidad económica. En ese sentido, el término administración se emplea para designar el conjunto de actividades necesarias para lograr el objeto de la entidad económica. Abarca, por lo tanto, las actividades de dirección, financiamiento, promoción, distribución y consumo de una empresa; sus relaciones públicas y privadas y la vigilancia general sobre su patrimonio y sobre aquellos de quien depende su conservación y crecimiento. Dado a que el Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologías, en el mundo se le ha prestado una gran atención a la necesidad de elevar las exigencias, por lo que a partir de la década del setenta, por el descubrimiento de muchos pagos ilegales, malversaciones y otras prácticas delictivas en los negocios, terceras personas quisieron conocer por qué los controles internos de las entidades no habían prevenido a la administración de la ocurrencia de esas ilegalidades. Esto trae consigo que durante los años 1973 y 1976, autoridades legislativas y de control estadounidense empezaran a prestar más cuidado al Control Interno. A raíz de esos sucesos a nivel mundial la definición de Control Interno va sufriendo cambios como los propuestos por E. Fowler Newton, en Tratado de auditoría, de la Edición de Contabilidad Moderna, Buenos Aires, 1976, donde propone que: Puede conceptuarse al Sistema de Control Interno como el conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr, mediante una efectiva planificación, ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la organización. A partir de los años ochenta en diversos países desarrollados se comenzaron a ejecutar un conjunto de acciones con el fin de dar respuestas a una serie de dudas sobre la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones que existían sobre el Control Interno en el ámbito internacional. Se aspiraba alcanzar una definición de un nuevo marco conceptual para el Control Interno, que fuera capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que 9.

(15) habían sido utilizados sobre éste, con el objetivo de que los diferentes niveles legislativos y académicos situaran un marco conceptual común, con una visión integradora que pudiera satisfacer las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados con dicho concepto. En 1988 el Comité de Normas de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (Institute of Certified Public Accountants) publica la Norma No. 55 sobre una nueva versión de las normas de auditoría referentes al Control Interno, en la que se definen claramente los elementos de la estructura del Control Interno de una entidad y proporciona directrices sobre la evaluación del riesgo de control en una auditoría de los estados financieros, lo cual facilita el entendimiento por parte de los auditores. A partir de la década del noventa, las empresas van manifestando la necesidad de efectuar controles administrativos en cada una de sus operaciones diarias, con el fin de reducir al mínimo posible los riesgos de pérdidas que pueden existir en sus operaciones contractuales y en consecuencia, prevenirlos. Durante este período los controles son considerados una tarea de confirmación que deben cumplir todas las entidades para estar seguro que todo se encuentra en orden. La Organización Profesional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y la Comisión Treadway, llevaron a cabo amplias discusiones sobre el tema, definiendo en 1992 al Control Interno como: Un proceso realizado por el consejo de directores, administrador y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías: efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Se puede observar como a lo largo de la historia mientras se complejiza el Control Interno en sí, su definición se va enriqueciendo para poder reflejar la amplitud de los procesos que abarca, esto se ve reflejado claramente cuando en 1992, en el Informe COSO queda expresado que el Control Interno se entiende como:. 10.

(16) El proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones específicas con seguridad razonable en tres principales categorías: efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas. Este informe refleja una definición, un poco más detallada, al argumentar que el Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de los objetivos siguientes: . Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios;. . Proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;. . Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales;. . Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.. Esta definición se acerca mucho a la aceptada por el autor para la realización de este trabajo complementándola con la dada por (Lozano, 2002) en la cual define al Control Interno como: Un proceso que lleva a cabo la Alta Dirección de una organización y que debe estar diseñado para dar una seguridad razonable, en relación con el logro de los objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos básicos: Efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa. En Cuba el Ministerio de Finanzas y Precios (MFP), al valorar sus antecedentes en materia de Control Interno vigentes hasta el año 2003, identificó que éste no estaba diseñado para proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las categorías de eficacia, eficiencia, fiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y normas que fueran 11.

(17) aplicadas. Tal situación generó la conformación de un nuevo marco teórico conceptual del Control Interno, capaz de integrar disímiles definiciones y conceptos sobre el tema, y lograr una visión abarcadora que satisfaga las demandas de todos los entes involucrados. Como resultado de lo anteriormente expuesto el MFP pone en vigor la Resolución No. 297/03, que comprende la definición de Control Interno, el contenido de los componentes y las normas para su implementación. Tal resolución define al Control Interno como: El proceso integrado a las operaciones efectuadas por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes: confiabilidad de la información, eficiencia y eficacia en las operaciones, cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas y control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad. En esta resolución se estructura el Control Interno en cinco componentes: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control, Información y Comunicación y Supervisión o Monitoreo. En el propio año 2003 se dicta por el Ministerio de Auditoría y Control (MAC) la Resolución 13/03 que en esencia establecía indicaciones para la elaboración y sistemático control del plan de medidas para la prevención, detección y enfrentamiento a las indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de corrupción. A pesar de haberse emitido la resolución anterior, aún no existía en el año 2006 el convencimiento de la necesidad, ni de su utilidad, ya que las entidades cubanas seguían presentando problemas en cuanto a las manifestaciones de indisciplinas e ilegalidades. Como respuesta, es emitida la Resolución 13/06 por el MAC, reflejando pequeñas adecuaciones en materia de Control Interno de la Resolución 13/03, esta resolución surge como resultado de la experiencia acumulada en los tres años, al realizar un examen crítico de las insuficiencias señaladas anteriormente, dada la necesidad de enfrentar y resolver estos problemas, aportando dos elementos primordiales: 12.

(18) definición de conceptos básicos generales para guiar el trabajo y profundización en la idea, en la concepción del plan de prevención. El 1ro de agosto del año 2009 la Asamblea Nacional del Poder Popular (ANPP) aprueba la Ley No. 107 de la Contraloría General de la República de Cuba (CGRC), la cual tiene como objetivo y misión fundamental auxiliar a la ANPP y al Consejo de Estado, en la ejecución de la más alta fiscalización sobre los órganos del Estado y del Gobierno, y para ello propone la política integral del Estado en materia de preservación de las finanzas públicas y el control económico-administrativo, definiendo al Sistema de Control Interno como: Las acciones establecidas por la legislación especial en esta materia, que se diseñan y ejecutan por la administración, para asegurar la consecución de los objetivos siguientes: proteger y conservar el patrimonio contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilícito; asegurar confiabilidad y oportunidad en la información que se recibe o se brinda; garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones económicas, mercantiles u otras similares que se realicen, de acuerdo con su objeto social o encargo estatal; cumplir con el ordenamiento jurídico y con el ordenamiento técnico establecido por los organismos rectores, para el empleo de herramientas, equipos, instrumentos y otros medios de carácter similar, en la realización de los distintos procesos a su cargo. Dada la necesidad de continuar perfeccionando el Control Interno en Cuba, se decreta la Resolución No. 60/11 de la CGRC, quedando sin efectos legales las resoluciones antes mencionadas, excepto la ley No.107. La presente resolución se encuentra atemperada a los requerimientos del desarrollo económico-administrativo del país y tiene como objetivo establecer normas y principios básicos de obligada observancia para la CGRC y los sujetos a las acciones de auditoría, supervisión y control de este órgano, constituyendo esta un modelo estándar del Sistema de Control Interno.. 13.

(19) Establece que: El Control Interno es el proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas. En ella se definen siete principios básicos, los cuales deben ser de estricto cumplimiento por los Sistemas de Control Interno que se diseñen: legalidad, objetividad,. probidad. administrativa,. división. de. funciones,. fijación. de. responsabilidad, cargo y descargo y autocontrol; así como tres características generales: ser integral, flexible y razonable. Además ratifica que el Sistema de Control Interno está formado por cinco componentes interrelacionados entre sí, en el marco de los principios básicos y las características generales antes mencionados, estos componentes son: Ambiente de Control, Gestión y Prevención de Riesgos, Actividades de Control, Información y Comunicación y Supervisión y Monitoreo, los cuales se estructuran en 19 normas básicas (15 menos que las establecidas por la 297/03 del MFP), algunas de las cuales son integraciones de las anteriores normas. (Anexo No. 1) El Reglamento de la Ley No. 107/09 de la CGRC, aprobado por el Consejo de Estado en el Acuerdo del 30 de septiembre de 2010, en su capítulo 10, artículo 79, plantea, que además de los deberes establecidos en la legislación correspondiente, cada órgano, organismo, organización, entidad nacional y consejo de la administración para diseñar, implementar, perfeccionar y verificar la efectividad del Sistema de Control Interno implementado deben cumplir con dieciséis acciones. De ellas se seleccionó tres, ya que son las relacionadas directamente con el objetivo de la investigación y justifican la necesidad y pertinencia, siendo aplicadas en los próximos capítulos.. 14.

(20) Éstas son: . Definir los procesos, subprocesos y actividades en cada unidad organizativa;. . Elaborar los procedimientos para cumplir con los procesos definidos, determinar las funciones de los puestos de trabajo, las contrapartidas de cada operación y de. la. unidad. organizativa,. fijando. la. responsabilidad. individual. en. correspondencia con los compromisos contraídos al acceder al cargo; . Mantener actualizados los manuales de organización, procedimientos, contabilidad y costo, según proceda;. Hasta este punto la investigación define al Control Interno y sus componentes, dejando claro su importancia dentro de la buena ejecución de cualquier proceso, por lo que se hace necesario establecer las características, normas y metodología de uno de sus componentes claves, los manuales de procedimientos. 1.2.. Los manuales de procedimientos como elemento del Control Interno y sus normas.. El manual de procedimientos parafraseando a (E. Gómez, 2001) es un componente del Sistema de Control Interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades. e. información. sobre. políticas,. funciones,. sistemas. y. procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización, Según (Kellog, 2010): El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo.. 15.

(21) A este concepto se puede sumar el de (Continolo G., 2010) que afirma que es: Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo. Si se suma estos criterios y se le agrega el de (Duhat, 2010) que lo define como: Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo. Se puede llegar a un criterio unificado aceptado para esta investigación que defina a los manuales de procedimientos como aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos y de Control Interno, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos en consonancia con las regulaciones legales establecidas. Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el Sistema de Control Interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, que según (Ríos, 2008) es el conjunto de documentos que describen de forma detallada cada paso de una determinada actividad, proceso, operación o función que se realiza en la unidad organizativa los cuales son los que forman el pilar para. poder. desarrollar. adecuadamente. las. actividades,. estableciendo. responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial Los manuales de procedimientos deben ser diseñados para áreas operativas en específico, de acuerdo a su naturaleza, tamaño y otros factores, estos deben estar adaptados a cada una de las funciones que realizan las entidades, entre los que se pueden encontrar: los manuales de organización, de producción, de comercialización, de procedimientos (en funciones específicas), de políticas y de contenido múltiple, todos tienen determinada importancia y por su vasta utilidad 16.

(22) en el desenvolvimiento de las funciones y como medio para lograr el cumplimiento de los objetivos fijados. Su utilidad es variada pues permiten conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto, sirven para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema, ayudan a uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria además determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores así como facilitan las labores de auditoria, evaluación del Control Interno, aumentando la eficiencia de los directivos, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo, ayudándolos a la coordinación de actividades, evitando duplicidades y construyendo una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos al decir de (Palma, 2003) Una vez definida su utilidad algunos autores como (Azócar, 2006) presentan las características específicas del elemento fundamental de este tipo de manuales, los procedimientos, las cuales son: . Involucran actividades o tareas, determinación del tiempo de ejecución, los recursos (materiales y tecnológicos) por utilizar, la aplicación de métodos específicos para lograr eficientemente el desarrollo del trabajo y el control.. . Es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí, que pueden o no pertenecer a un mismo departamento.. . No se caracteriza por ser un sistema.. . Un conjunto de procedimientos que estén determinados para lograr un mismo fin, puede crear un Sistema.. . Se caracterizan por no ser un método individual de trabajo.. . No se caracterizan por ser un programa, ya que estos últimos son un plan general para ejecutar un conjunto de actividades dentro de un período de tiempo.. 17.

(23) . No se caracterizan por ser una actividad específica; ya que estas son tareas que realiza un trabajador como parte de su trabajo.. En Cuba existe una serie de normas jurídicas encaminadas a que se ejecute correctamente todo lo concerniente a los procedimientos que deben tener en cuenta en una entidad por la importancia que tienen estos para su mejor desenvolvimiento, así como para el control de los recursos materiales, financieros y humanos. El Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros (CECM) con fecha 19 de marzo del 2001 dicta el Acuerdo 3944 que faculta al MFP, para que: Elabore y en su caso, proponga la legislación y los sistemas, para que se aseguren la integridad y el control financiero de los intereses del Estado cubano en entidades públicas, privadas y asociaciones con capital extranjero, incluyendo los principios, normas y procedimientos de contabilidad, costos y Control Interno (CECM, 2001). El propio CECM dicta el Acuerdo 092, de fecha 4 de junio del 2002, que aprueba las medidas complementarias, para que: Se continúen los esfuerzos dirigidos al fortalecimiento de la contabilidad y el Control Interno del sistema contable y la número cinco del referido acuerdo, establece la obligatoriedad, de que las entidades cuenten con el manual de normas y procedimientos contables financieros, acorde a las características propias de cada entidad, como instrumento metodológico para su funcionamiento (CECM, 2002). Como se observa el MFP y el CECM regulan lo referente a manuales de procedimientos contables pero dejan en manos de las instituciones lo referente a la elaboración de manuales de procedimientos de Control Interno dado a las características y procesos propios que presentan cada entidad, no obstante existen normas internacionales descritas entre otros autores por (Palma, 2003) generalmente aceptadas a la hora de conformar un manual de procedimientos, que proponen que el documento este conformado por:. 18.

(24) . Identificación. . Índice o Contenido. . Prólogo o Introducción. . Objetivos del Manual y de los Procedimientos. . Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos. . Responsables. . Políticas o normas de operación. . Conceptos. . Procedimientos (Descripción de las Operaciones). . Formulario de impresos. . Diagramas de flujo. . Glosario de términos. Una vez que se concluya la labor de recopilación y análisis de la información que se detallaran en el próximo capítulo y siguiendo los consejos de (Ríos, 2008) se propuso la siguiente estructura para cada procedimiento: -. Portada: Aquí se muestra el nombre del subproceso, por quienes está elaborado, y revisado el procedimiento, así como si ha sido modificado y que versión representa.. -. Objetivo y campo de aplicación: En este paso se definen los objetivos particulares de este procedimiento así como el rango o alcance.. -. Términos y definiciones: En este apartado se muestran los términos más comunes que se presentaran dentro del procedimiento con el objetivo de esclarecer y simplificar dudas.. -. Referencias: En este punto se presentan las regulaciones, resoluciones, documentos o metodologías legales que rigen al subproceso en cuestión.. 19.

(25) -. Responsabilidades: En este acápite se exponen los responsables directos de que el procedimiento se cumpla satisfactoriamente, su grado de involucración y las tareas que le competen dentro del procedimiento.. -. Descripción de la actividad: Este paso es fundamental pues explica detalladamente el procedimiento en sí, con un lenguaje claro y sencillo que no de lugares a dudas ni a dobles interpretaciones, sirviendo como guía o referente.. -. Diagrama de flujo del subproceso: Llegado a este punto se adiciona el diagrama de flujo, que servirá como esquema visual del procedimiento permitiéndolo revisar o consultar de forma rápida y sencilla, debe ser para el procedimiento lo que un plano o bosquejo es para una edificación, para su confección la investigación se basó en lo propuesto por (Núñez, 2012) que a su vez se basó en (ANSI) American National Standard Institute -Instituto Nacional Americano de Estándares, 1918 que propone la simbología para la confección de los diagramas de flujo de funciones cruzadas, los cuales se realizaron en el Microsoft Visio 2013. -. Registro e instrucciones: Este es el paso final y en él se muestran los documentos que sirven como registro del subproceso, ayudando a la tarea de control y monitoreo.. Una vez que se cuenta con toda la información del manual se procederá a integrarlo; para tal actividad (Palma, 2003) propone y se asume por el autor convocar a todos los partícipes de la presentación del manual, para la revisión del contenido y presentación de cada apartado. a) Validación La información verificada de cada área o unidad administrativa deberá presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio específico para este objetivo; debe verificar que la información esté completa y comprensible.. 20.

(26) b) Estructuración Una vez que se reúne la información revisada y firmada por cada área, los involucrados en la presentación del manual deben reunirse para compaginar e integrar el proyecto final del manual. c) Elaboración del informe o resumen Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el que además de exponer las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la información estratégica del proyecto que le permita a la alta dirección la toma de decisiones oportuna y correcta. Este informe consta de los siguientes elementos, generalmente: . Introducción: es el resumen del propósito, enfoque, limitaciones y el plan de trabajo.. . Parte principal o cuerpo: sección donde se anotan los hechos, argumentos y justificaciones.. . Conclusiones y recomendaciones.. . Apéndices o anexos: inclusión de gráficas, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para apoyar la propuesta y recomendaciones.. d) Presentación del manual para su aprobación Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobación; convocará a su grupo de trabajo para la última revisión de la documentación que se presentará. Es recomendable que esta presentación parta en un documento síntesis derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta y cinco cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mínimo de tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones, así como para el intercambio de opiniones.. 21.

(27) Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento síntesis puede ser entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentación del manual exclusivamente con el apoyo de equipos de cómputo, láminas o audiovisuales, donde se destaquen los elementos más relevantes para el proceso de toma de decisiones. El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado: • Introducción: breve descripción de las causas que generaron la necesidad de preparar el manual, los mecanismos de coordinación y participación de empleados para su desarrollo, así como los propósitos y explicación general acerca de su contenido. • Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y desarrollo de la organización, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de preparar el manual. • Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o problemas que originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se proponen en el manual. • Propuestas de mejoramiento: presentación de alternativas de acción para la organización, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los resultados que se espera obtener con el manual. • Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en práctica el manual y las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de él. Asimismo, la forma en que se efectuarían los cambios previendo los factores sobresalientes de actuación de las áreas, unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo. • Seguimiento, control y evaluación: precisión de los mecanismos de información, proceso de control y evaluación, así como los criterios y medidas que podrían tomarse en cada caso.. 22.

(28) Desde este punto el derrotero de este capítulo se verá encaminado a interrelacionar el Control Interno y los manuales de procedimientos con el proceso fundamental de la investigación, la atención personalizada al cadete FAR en la UCLV. 1.3.. El Control Interno y los manuales de procedimientos en la Atención personalizada al Cadete FAR en los CES.. Como bien expone (Tristá, 2009) como resultado de los estudios de la “Tarea Alejandro” en su primera etapa, se perfeccionaron las Instituciones Docentes de Nivel Superior (IDNS) de las FAR, en el marco del perfeccionamiento de las estructuras y misiones de la institución armada. A partir de ello y de las necesidades de completamiento cuantitativo y cualitativo del cuerpo de Oficiales y de Cuadros Civiles se determinaron en la década del ochenta las carreras que por razones económicas y de conveniencia en la formación de oficiales, deberían cursarse en las IDNS del país, a partir de la infraestructura creada en todas las provincias y de la experiencia y calidad que estas instituciones habían obtenido en la formación de profesionales. En tal sentido se determinó, por razones de fuerza mayor, continuar formando en las IDNS de las FAR todas las especialidades de perfil de mando, determinadas especialidades del perfil técnico (ingenieros), el perfil jurídico y de Contrainteligencia Militar, y emplear los Centro de Enseñanza Superior (CES) del país para la formación de profesionales del resto de las especialidades del perfil técnico, médicos, económicos y de ciencias sociales y humanísticas. Esta vía, denominada “Cadetes CES”, permitiría concentrar los esfuerzos principales en la formación de los profesionales que tenían un marcado carácter militar y aprovechar las capacidades de todo tipo desarrolladas por el país en el resto de los profesionales que demandaban las FAR en todas sus estructuras, incluyendo Sistema empresarial. Aunque se obtuvieron resultados, no fue efectiva esta variante, motivada, entre otras causas, por la inexistencia de un sistema para la atención directa de los cadetes, lo que propició el descontrol de la permanencia y de los resultados de éstos. Tampoco se logró desarrollar en ellos un sentido de pertenencia hacia la. 23.

(29) institución armada. Como consecuencia de lo planteado anteriormente esta vía tan importante para la formación de oficiales, se fue extinguiendo paulatinamente. Debido a las transformaciones y perfeccionamiento en los aspectos de la defensa y en la Educación Superior se retoma esta experiencia en el curso 2000-2001 donde reaparece la figura del cadete FAR en los CES con el objetivo de aprovechar las potencialidades de estos centros. A partir de ese momento quedó constituida la atención personalizada del cadete FAR como un proceso a desarrollar por el Vicerrectorado Académico de las universidades. En un primer momento, no existía definida una estructura que se responsabilizara de esta atención por parte de las FAR. No es hasta el año 2005 que se crea la figura del Primer Profesor. Este oficial se subordinaba al Departamento de Enseñanza Militar del MES y a los jefes de los departamentos de Preparación para la Defensa de la universidad y formaba parte del claustro de profesores de la cátedra militar. A partir del año 2007 se crea un segundo cargo militar en los CES que poseían más de 100 cadetes, cumpliendo las funciones propias del Primer Profesor. Actualmente la figura del Primer Profesor no existe. En la actualidad, por este proceso responde la Oficina de Atención al Cadete FAR de la jefatura de la Región Militar, que tiene como misión mantener un control actualizado de los cadetes, desde el ingreso hasta la culminación de los estudios, conocer sus problemas y orientarlos, llevar el registro de sus resultados docentes y de su conducta, brindar información sobre el proceso docente educativo, realizar el trabajo político-ideológico y de formación vocacional y orientación profesional; dirigido a garantizar los valores éticos y morales y su sentido de pertenencia y vinculación con las FAR y las especialidades amparado por la Directiva No. 27 del Viceministro del Jefe del Estado Mayor General. A raíz de la primera experiencia de los cadetes FAR en los CES se llegó a la conclusión de que ésta había resultado negativa por la falta de uniformidad, sistematicidad y control del proceso de atención personalizada a los estudiantes, lo que trajo como desenlace la aprobación para la confección de un manual de procedimientos para evaluar el Control Interno en el proceso, que afiance las 24.

(30) fortalezas de frente a la gestión por lo que se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos. El manual de procedimientos pretende ser la clave del éxito para que el proceso mantenga un paso estable con el transcurso del tiempo pues mantendrá a la dirección funcionando bajos las normas legales sin importar los cambios de directivos que ocurran, previniendo de igual forma ilegalidades y hechos delictivos por falta de información. El manual de procedimientos ayudará además a cumplir los objetivos y políticas de la Oficina de Atención al Cadete FAR logrando el desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para complementar los controles de organización definiendo las funciones y las responsabilidades de cada cual, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida logrando un Sistema de Control Interno que suministre una oportuna, completa y exacta información para los diversos niveles jerárquicos tanto civiles como militares diseñada para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos. Hay que destacar además que será el primero de su tipo en esta clase de procesos en el país, por lo que una vez aprobado su utilidad pudiera extenderse a otras provincias atemperándolo a sus condiciones. Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deberán ser objetiva y técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro del proceso operacional para lograr la existencia de un mecanismo dentro de la estructura del proceso, definido como evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción, que garantice la correcta disposición de los controles válidos, evitando la necesidad de controles superfluos así como la extensión de los necesarios. Este manual, se desarrollará para cada una de las actividades u operaciones que tengan que ver con el proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR, de acuerdo con los 25.

(31) lineamientos y exigencias establecidas por la ley. Dependiendo de estos elementos la aplicación se daría en el momento de plantear y justificar: . El establecimiento de objetivos.. . La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.. . La evaluación del sistema de organización.. . Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.. . Las normas de protección y utilización de recursos.. . La aplicación de un sistema de méritos y sanciones. . La generación de recomendaciones.. . La creación de sistemas de información eficaces.. . El establecimiento de procedimientos y normas.. . La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.. Tanto el Control Interno como los manuales de procedimientos son instrumentos o medios utilizados por la dirección del proceso para llegar a un fin común, que es lograr eficiencia eficacia y economía en sus operaciones enmarcadas dentro del cuadro legal cubano, por lo que es de vital importancia mantener actualizados estos medios, previendo filtraciones o lagunas legales que den pie a irregularidades. En conclusión, el manual de procedimientos será la base fundamental para un buen Control Interno pues identifica y delimita el ambiente de control, planificando y organizando actividades de control que provean información y comunicación precisa que ayude y sea la base legal para la supervisión o monitoreo del proceso en cuestión. Sentadas las bases teóricas que sustentan esta investigación se procederá en el capítulo siguiente a caracterizar la UCLV desde el punto de vista de la atención personalizada al Cadete FAR, perfeccionando algunos subprocesos que sufrieron cambios en sus legislaciones y describiendo la metodología para la confección del manual de procedimientos.. 26.

(32) Capítulo II: Análisis de la situación actual del proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR por subprocesos, para la elaboración de su manual de procedimientos. En este capítulo se realiza una caracterización de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas, particularizando en el proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR. Además, se presenta el análisis sobre la situación actual en que se desarrollan los procedimientos definidos e implementados en cada uno de sus subprocesos. El análisis realizado permitió actualizar los procedimientos referidos, partiendo de la redefinición de los riesgos asociados al desempeño de las actividades y los puntos en que es necesario ejercer el control. Los resultados que se obtienen constituyen la base para el cumplimiento del objetivo general de la presente investigación, la propuesta de un Manual de procedimientos para la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV. 2.1.. Caracterización de la UCLV y del proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR.. La Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas, ubicada en la zona nordeste de la ciudad de Santa Clara, fue construida en 1948, en la finca Santa Bárbara, propiedad del Sr. Elías Díaz Rodríguez. Abarca una extensión de 14 caballerías de terrenos, atravesados por el río Ochoa. Su actividad docente comenzó el 30 de noviembre de 1952, siendo la tercera universidad fundada en el país después de las universidades de La Habana y de Oriente. Su matrícula inicial fue de 615 estudiantes distribuidos en las carreras de Contador Público, Pedagogía, Idiomas, Filosofía y Letras, Ingeniería Química Industrial, Agronomía y Perito Químico Azucarero. En 1956 cierra sus puertas por la turbulenta situación política que vivía el pueblo cubano, la matrícula total de la Universidad Central no excedía por aquel entonces los 1130 estudiantes. Sus raíces se entrelazan con la vida y obra del Comandante Ernesto Ché Guevara de la Serna, pues en sus propiedades estableció el Guerrillero Heroico su comandancia al final de la guerra de liberación, en diciembre de 1958. Calada de historia y patriotismo, es una universidad nacional, humanista, moderna y 27.

(33) multidisciplinaria, con grandes avances científico-técnicos, ya que se caracteriza por la calidad de sus profesores, alumnos y egresados, por su contribución al desarrollo de la pedagogía de la educación superior, su compromiso con el desarrollo del país, su amplio quehacer internacionalista, así como por su histórica proyección ética y enriquecimiento cultural. Esta universidad tiene como misión la formación integral de profesionales altamente comprometidos con el proyecto social cubano, a su superación continua y al desarrollo de la ciencia, la técnica y la extensión universitaria en función de las demandas sociales; con un claustro de elevado nivel científico, con ética humanista y revolucionaria, con tradición de calidad en el trabajo, y orientados al desarrollo sostenible de Cuba. Su visión aborda aspectos fundamentales como la distinción por la alta calidad y pertinencia en la formación y superación continua de los profesionales que demanda la sociedad en las esferas de las Ciencias Técnicas, Económicas, Agropecuarias, Sociales y Humanísticas. La posesión de un claustro caracterizado por su compromiso con la Revolución y el Socialismo, una alta calificación académica, científica, ejemplo ético y un marcado sentido de pertenencia institucional. El logro de importantes impactos económicos, sociales y ambientales en el territorio y en el país, por parte de la universidad desde la investigación científica, tecnológica y la innovación, que contribuyen al desarrollo sostenible con especial énfasis en el programa alimentario, la construcción de viviendas, la energía y el desarrollo local. Así como, la consolidación de la visibilidad institucional y los impactos extensionistas a nivel nacional e internacional, y la implementación de un sistema de gestión universitaria moderno que garantiza la calidad de todos los procesos y la sostenibilidad interna. Cuenta con 33 carreras que abarcan las ciencias humanísticas, las técnicas y las naturales, 12 facultades, 13 Filiales Universitarias Municipales (FUM), dos centros de investigación adscriptos y una real de 3018 trabajadores; entre ellos 1244 profesores a tiempo completo y 262 profesores a tiempo parcial. Su matrícula oficial es de 6774 estudiantes, de ellos 5006 de curso diurno, 464 de curso diurno y 671 de educación a distancia.. 28.

(34) Una representación relativamente reciente que forma parte de la matrícula de estudiantes en los CES, entre ellos la UCLV, es el Cadete FAR; figura que como se refiere en el Capítulo I se retoma desde el curso 2000-2001, con el objetivo de aprovechar las potencialidades que brindan estos centros. La experiencia de formar cadetes en la UCLV se inicia solamente en dos carreras de las Ciencias Económicas, Licenciatura en Economía y Licenciatura Contabilidad y Finanzas, incrementándose luego el ingreso y matrícula de los cadetes en otras carreras, y llegando estos a cursar estudios en 21 de ellas, con la particularidad de necesitar una atención personalizada que desde entonces queda constituida como un proceso a desarrollar en la institución. La Atención Personalizada al Cadete FAR debe garantizar que los estudiantes provenientes de las Escuelas Militares Camilo Cienfuegos (EMCC) una vez insertados en el entorno civil de la UCLV, continúen formándose sobre la base de los valores éticos y morales, sin perder los hábitos y la disciplina militar adquiridos, así como su sentido de pertenencia por la vida militar y su vinculación con las FAR y las especialidades. En correspondencia con ello consiste en mantener un control actualizado de su vida estudiantil, desde el ingreso hasta la culminación de estudios, llevar el registro de sus resultados docentes y de su conducta, brindar información sobre el proceso docente educativo, realizar el trabajo político-ideológico y de formación vocacional y orientación profesional. En la universidad este proceso lo dirige la Oficina de Atención al Cadete FAR de la jefatura de la Región Militar (con base en la UCLV e independiente del Vicerrectorado Académico), conformada por el cargo de jefe Atención Cadete CES en la Región Militar y por el jefe Atención Cadete CES de la EMCC, amparado por la Directiva No. 27 del Viceministro del Jefe del Estado Mayor General, entrada en vigor el 30 de mayo de 2015. En esta también participan la Dirección General de Preparación del Personal del Ministerio de las Fuerzas Armadas Revolucionarias (MINFAR) y los demás Órganos del Aparato Central del MINFAR, las entidades empresariales de las FAR que atienden carreras específicas, la EMCC y la Región Militar de Villa Clara mediante la Sección de Preparación del Personal de la Región Militar. 29.

(35) Desde sus comienzos hasta la actualidad, la Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV ha presentado una matrícula por cursos cuyo comportamiento se detalla para los últimos once cursos en la Figura I. Figura I. Cantidad de cadetes matriculados en la UCLV por curso 300 250 200 150. Matrícula de los Cadetes en la UCLV. 100. Pronóstico. 50 0. Fuente: Elaboración propia Este incremento de la matrícula ha sido más notable entre los cursos correspondientes al período 2007-2011 y más adelante, en los cursos comprendidos entre los años 2012 y 2015, siendo la matrícula del presente curso de 179 cadetes. Dichos cadetes se encuentran distribuidos en 11 facultades y 23 carreras diferentes y se prevé un incremento de la matrícula para el siguiente curso, la cual si se cumplen los pronósticos podría superar los 250 cadetes, apuntando hacia la necesidad de que el proceso para su atención personalizada esté estructurado de la manera más organizada y eficiente posible; situación que resalta la importancia de que se propongan y apliquen los pasos necesarios para el análisis de las formas de proceder utilizadas y la elaboración de un manual de procedimientos especializado en la UCLV como objetivo de la presente investigación.. 30.

(36) 2.2.. Pasos para la confección del Manual de Procedimientos.. En este epígrafe se pretende dar continuidad a las investigaciones de las licenciadas Chadia Orama Felipe (curso 2010-2011) y Damaris Pérez Cárdenas (curso 2012-3013), específicamente a la aplicación de los pasos propuestos por esta última para la conformación de un manual que reúna todos los procedimientos que contribuyen a la implementación del Control Interno en el proceso objeto de estudio. Un proceso común en la elaboración de manuales según (Ríos, 2008) autor escogido por la Licenciada Damaris Pérez Cárdenas y aceptado en esta investigación, implica realizar las siguientes actividades: recopilación de información, análisis de la información, desarrollo y estructuración del manual; y validación y presentación final. Resulta conveniente aclarar que en esta investigación el autor se acoge a dichos pasos para dar continuidad al trabajo antes realizado, pero con la particularidad de que han transcurrido dos cursos después de concluidas las investigaciones precedentes, por lo que es necesario recurrir nuevamente a la aplicación de los dos primeros pero ajustándolos a los requerimientos de una revisión general de todos los procedimientos definidos. Lo primero que se recomienda antes de iniciar cualquier proceso, es cerciorarse de que se ha considerado la participación del personal responsable de las áreas a las cuales se describirán sus procedimientos, ya que esto facilitará el acceso a la información necesaria, además de que se podrá informar a niveles superiores de los posibles problemas existentes en la elaboración. Paso Previo: Planificación de las actividades a realizar por el personal implicado en la elaboración del manual Para el desarrollo de este paso se realizó una reunión con el personal de la Oficina de Atención al Cadete FAR de la jefatura de la Región Militar que responde por la Atención personalizada al Cadete FAR en la UCLV y cuyos nombres y cargos se detallan en el epígrafe anterior. Esta reunión es dirigida por el Jefe Atención Cadete CES de la Región Militar quien además de ser el jefe máximo del proceso en la 31.

(37) UCLV, es uno de los tutores de esta investigación, contándose así con la mayor certeza de que se ha comprendido la importancia del trabajo al ser un interés de ellos que quede elaborado el manual de procedimientos correspondiente al proceso en cuestión. Como resultado quedó elaborado y puesto en conocimiento de las partes, el calendario con las actividades a desarrollar para la elaboración del manual, en el que se abarcaron todos los pasos referidos y se especificaron los responsables y participantes por cada actividad. (Anexo No. 2), este calendario es responsabilidad del máximo diseñador del manual, el Jefe Atención Cadete CES de la Región Militar. Primer paso: Recopilación de la información. En coherencia con las referencias anteriores, este paso se realizó teniendo en cuenta que los procedimientos de Control Interno definidos para la atención personalizada al cadete FAR en las dos (2) investigaciones precedentes fueron elaborados en épocas diferentes, por personas diferentes y ya tienen dos años de elaboración, requiriendo por ello de una revisión general que abarque la forma en que se estructuraron además de toda la normativa que los rigen y su estado actual, sus objetivos y la documentación utilizada en su desarrollo. Con esta finalidad el autor se auxilió de la investigación documental y la investigación de campo, contando con la participación de los jefes del proceso y con otras personas que intervienen en su ejecución, lo que facilitó la obtención de la información necesaria para identificar los problemas existentes y su información a los distintos niveles, según se fueron presentando. Para llevar a cabo la investigación documental y posteriormente la investigación de campo, resulta imperativa la identificación de los subprocesos que conforman el proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV, así como los procedimientos generales y/o específicos que los conforman. Estos ya habían sido definidos en un primer intento en las investigaciones anteriores quedando como resultado los seis (6) subprocesos siguientes: 1. Ingreso, seguimiento y control de la legalidad de las promociones 2. Formación vocacional y orientación profesional 32.

(38) 3. Prácticas laborales 4. Desarrollo del perfil militar 5. Evaluación integral 6. Culminación de estudios Los procedimientos definidos para cada uno de estos subprocesos se denominaron con el mismo nombre y se decidió tomarlos como base para esta investigación. Investigación documental Se procedió a recopilar todo el material que sirve como fuente de referencia del desempeño del proceso en general y por cada uno de los procedimientos definidos para cada subproceso, tanto a nivel de las FAR en la Región Militar como los del Organismo MES, ya que éste es un proceso relacionado con la formación profesional de un estudiante universitario. Se incluyeron además los que rigen el Control Interno del proceso tanto en los niveles mencionados como a nivel nacional. Los tipos de información con los que se trabajó son los siguientes: -. Datos generales de la UCLV y del proceso objeto de estudio, incluyendo sus objetivos supremos;. -. estructura organizativa de la atención integral a los cadetes en los CES y la UCLV;. -. normatividad actual y/o anterior, incluyendo las leyes, políticas, reglamentos, manuales, procedimientos, instructivos y cartas circulares que rigen las actividades del proceso en cada uno de sus subprocesos;. -. registros, formas y anexos originales que deben usarse o se usan durante el proceso, en cada subproceso;. -. informes de visitas de control con las observaciones recurrentes realizadas por los Jefes y Mandos superiores respecto al cumplimiento de los requisitos legales del proceso.. Los dos primeros tipos de información recopilados se detallan en el epígrafe 2.1 del presente Capítulo, como parte de la caracterización de la UCLV y de la Atención Personalizada al Cadete FAR, por lo tanto no se considera necesario volver a repetirlos en este epígrafe. 33.

(39) La normativa asociada a los subprocesos definidos se obtuvo de la ejecución del calendario previo a la conformación del manual, donde, definirla era un paso fundamental y de las respuestas ofrecidas por el Jefe Atención Cadete CES de la Región Militar a la entrevista realizada por el autor, la cual arrojó los resultados mostrados en la tabla no. 1, donde se identificaron los subprocesos con un número consecutivo siguiendo el orden en que se listaron cuando correspondió su definición. Tabla No. 1: Normativa asociada a cada subproceso del proceso de Atención Personalizada al Cadete FAR en la UCLV, según el nivel de procedencia. Subprocesos del proceso de Atención. Personalizada. al. Cadete FAR que se asocia Normativa según el nivel de procedencia 1. 2. 3. 4. X. X. X. X. X. X. X. X. X. X. 5. 6. X. X. Nivel Nacional Ley No. 107 del 1 de agosto de 2009 de la ANPP. Acuerdo del 30 de septiembre de 2010 del Consejo de Estado que aprueba el Reglamento de la Ley No. 107. Resolución No. 60/11 de la CGRC.. X. X. Nivel FAR y Oficina de Atención al Cadete FAR Manual sobre la Atención de los Cadetes en los CES del país.. 34. X. X.