I
UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO EN:
INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA C.P.A.
TEMA:
IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA EL CONTROL INTERNO DEL CLUB DE CLASES
Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL
AUTOR:
CHICAIZA URVINA EVELYN KARINA
DIRECTOR DE TESIS:
MSC. MARIO GANCHALA
QUITO-ECUADOR
II
APROBACIÓN DEL TUTOR:
En calidad de Director de tesis, certifico que bajo mi dirección la Srta. Chicaiza
Urvina Evelyn Karina ha desarrollado la tesis de grado: “IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA EL CONTROL
INTERNO DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL” por
lo cual doy fe que dicho trabajo reúne los requisitos y meritos suficientes para
ser sometido a presentación y evaluación por parte del jurado examinador que
se designe.
--- Msc. Mario Ganchala
III
AUTORÍA DE TESIS
Las ideas, conceptos, procedimientos, análisis, interpretaciones y resultados vertidos
en el presente trabajo
“
Implementación de un Manual de Procedimientos
Contables para el Control Interno del Club de Clases y Policías de
la Policía Nacional
”
son de exclusiva responsabilidad de la autora.ATENTAMENTE:
________________________
Evelyn Karina Chicaiza Urvina
IV
DEDICATORIA
A mi madre, quien con amor, dedicación y paciencia me formó para ser una mujer de bien y con su ejemplo a luchar para alcanzar mis metas
A mi padre, porque estuvo siempre apoyando y dándome fuerzas para concluir una etapa más de mi vida, gracias por ayudarme y estar junto a mí.
A mi hermana, quien ha sido el pilar fundamental y mi inspiración para seguir adelante y por quien lucho cada día para ser una mejor persona.
V
AGRADECIMIENTO
A Dios por haberme dado las fuerzas para seguir adelante con fe, y esperanza para poder concluir este trabajo.
A mi director Mario Msc. Ganchala por dirigirme en la elaboración de mi tesis, por compartir sus conocimientos y brindarme su tiempo y ayuda.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial, por formarme como profesional a través de sus docentes que con sus experiencias y sabias enseñanzas nos supieron orientar hacia la resolución de los problemas de la sociedad.
A todas las personas que forman parte del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, por su ayuda, apoyo y darme la oportunidad de realizar mi tesis en esta noble Institución.
VI
INTRODUCCIÓN
Los Manuales de Normas y Procedimientos son instrumentos de vital importancia
para las organizaciones de hoy, ya que ellos contienen una serie de directrices,
pautas y lineamientos para guiar el curso de acción en el desenvolvimiento de las
actividades dentro de las mismas.
Estos manuales se diseñan de acuerdo a la naturaleza, tamaño y actividades de las
organizaciones. Es por eso que, la presente investigación tuvo como objetivo general el “Implementar de un Manual de Procedimientos Contable para el Control
Interno del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional”, y con objetivos
específicos el estudio de los registros contables, verificando si están en
concordancia con la naturaleza de la institución, con los P.C.G.A. y con las
disposiciones legales; al mismo tiempo identificando los controles internos aplicados
en la institución y estudiando cada uno de los procedimientos contables llevados a
cabo.
El proceso investigativo se llevó a cabo mediante el instrumento de recolección de
datos, como: El cuestionario.
Una vez analizada la información, los resultados obtenidos arrojaron que la empresa
no cuenta con una estructura organizacional adecuada, que muestre una verdadera
departamentalización de la áreas existentes y que agrupe las actividades normales
de la entidad; también existen un debilitamiento en el ambiente de control interno,
por la ausencia del manual de normas y procedimientos contables.
Igualmente se observó debilidades en los registros y procedimientos contables de la
organización, que deben corregirse y adaptarse a los Principios de Contabilidad
1
ÍNDICE GENERAL
CARÁTULA ... I
APROBACIÓN DEL TUTOR: ... II
AUTORÍA DE TESIS ... III
DEDICATORIA ... IV
AGRADECIMIENTO ... V
INTRODUCCIÓN ... VI
ÍNDICE GENERAL ... 1
CAPÍTULO I: EL PROBLEMA ... 10
Tema... 10
Introducción. ... 10
Planteamiento del Problema. ... 11
Formulación del Problema. ... 12
Justificación. ... 12
Objetivos. ... 13
Objetivo General ... 13
Objetivos Específicos ... 13
Hipótesis: ... 13
Variables de la Investigación ... 14
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL ... 15
Empresa ... 15
Definición ... 15
Objetivo ... 15
Características... 16
Clasificación de las empresas ... 16
Funciones de la empresa ... 18
Elementos de la empresa ... 18
Finalidades económicas y sociales de las empresas ... 18
2
Definición ... 20
Objetivo ... 20
Organización ... 20
Manuales ... 20
Definición ... 21
Utilidad ... 21
Características... 21
Tipos de manuales ... 22
Ventajas y limitaciones de la utilización de Manuales ... 23
Importancia de los Manuales ... 23
Tipos de Manuales ... 24
Control Interno ... 26
Definición ... 26
El Control Interno en el Marco de la Empresa ... 27
Tipos de Control Interno ... 27
Clasificación del Control Interno ... 27
Objetivos del Control Interno ... 28
Elementos del control Interno ... 28
Flujogramas ... 28
Definición ... 29
Importancia ... 29
Características... 29
Tipos de Flujogramas ... 30
Simbología de los Flujo gramas ... 31
Contabilidad ... 32
Definición ... 32
Tipos de Contabilidad ... 32
Objetivos de la Contabilidad ... 33
Importancia de la contabilidad ... 34
Proceso Contable ... 34
Definición ... 34
3
Importancia ... 35
Estado de Situación Financiera ... 35
Libro Diario ... 35
Asiento ... 35
Libro mayor ... 35
Libros Auxiliares ... 36
Balance de Comprobación ... 36
Ajustes y Resultados ... 36
Cierre de Libros ... 37
Estados Financieros ... 37
Normas de Contabilidad ... 37
Definición ... 38
Normas Internacionales de Contabilidad ... 38
Normas Internacionales de Información Financiera (NIF) ... 46
Plan General de Cuentas ... 50
Definición ... 50
Activo ... 50
Activo Corriente ... 50
Activo Fijo... 51
Activo Fijo Depreciable ... 51
Activo Fijo no Depreciable ... 52
Activo Diferido (Activo No Circulante Intangibles): ... 52
Otros Activos ... 52
Pasivo ... 53
Pasivo A Corto Plazo o Corrientes ... 53
Pasivo A Largo Plazo o No Corrientes ... 53
Otros Pasivos ... 53
Patrimonio ... 54
Capital Social ... 54
Reservas ... 54
Superávit De Capital ... 55
4
Ingresos... 55
Ingresos Operacionales... 55
Ingresos no Operacionales ... 56
Costos ... 56
Costos Operacionales ... 56
Gastos ... 57
Gastos de Administración ... 57
Gastos de Venta... 57
Gastos Financieros ... 58
Cuentas de Orden ... 58
Cuentas de Orden Deudoras ... 58
Cuentas de Orden Acreedoras ... 58
CAPÍTULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ... 59
Métodos de la Investigación... 59
Situación Actual ... 60
Antecedentes ... 60
Misión ... 60
Visión ... 61
Valores Corporativos ... 61
Plan de procesamiento de la Información ... 61
Interpretación de Resultados ... 62
Análisis de Resultados ... 70
CAPÍTULO IV: PROPUESTA ... 72
Tema ... 72
Datos Informativos ... 72
Justificación ... 73
Objetivos ... 73
Objetivo General ... 73
Objetivos Específicos ... 73
FODA del Club de Clases y Policías ... 74
Análisis ... 74
5
Oportunidades y Amenazas Externas ... 74
Matriz resumen de Fortalezas y Debilidades ... 75
Matriz resumen de Oportunidades y Amenazas. ... 76
Organigrama Estructural Actual ... 77
Organigrama Estructural Propuesto ... 78
MANUAL DE FUNCIONES ... 79
Funciones Nivel Ejecutivo ... 79
Asamblea General ... 79
Directorio Nacional ... 80
Presidente ... 81
Vicepresidente ... 82
Comisión De Fiscalización ... 83
Funciones Secretaría General ... 84
Secretaria ... 84
Funciones del Departamento de Auditoría Interna ... 85
Auditor Interno ... 85
Funciones del Departamento de Tesorería ... 86
Tesorero ... 86
Funciones del Departamento de Contabilidad ... 87
Contador General ... 87
Asistente Contable ... 88
Auxiliar Contable ... 89
Funciones del Departamento de Talento Humano ... 90
Jefe De Talento Humano ... 90
Funciones Personal de Servicios Generales ... 91
Recepcionista ... 91
Mensajero ... 92
Conserje ... 93
Funciones Departamento de Servicio Social... 94
Encargado del Departamento de Servicio Social ... 94
Funciones del Departamento de Comunicación Corporativa ... 95
6
Funciones del Departamento de Asesoría Jurídica ... 96
Asesor Legal ... 96
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES ... 97
Introducción ... 97
Estructura del Plan de Cuentas ... 97
Detalle del Plan de Cuentas ... 98
Descripción de los Procesos de las Cuentas Contables ... 105
Caja Chica ... 105
Políticas del fondo de Caja Chica ... 105
Reglamento Fondo de Caja Chica del Club de Clases y Policías ... 106
Procedimientos de Caja Chica ... 110
Creación/Ampliación del fondo de Caja Chica ... 110
Flujograma ... 113
Tipos de asientos contables ... 114
Procedimiento para la liquidación de Caja Chica ... 114
Flujograma ... 116
Formato para liquidar el fondo de caja chica ... 117
Tipos de asientos contables ... 118
Control de Caja Chica ... 119
Arqueo de Caja Chica ... 119
Procedimientos para el arqueo de Caja Chica ... 119
Flujograma ... 120
Ejemplo ... 121
Asientos contables para el arqueo de Caja Chica ... 122
Bancos ... 124
Objetivo ... 124
Reglamento de la cuenta Bancos ... 124
Procedimiento para la elaboración de cheques para pago a proveedores .... 129
Flujograma ... 130
Tipos de asientos contables ... 131
7
Flujograma ... 133
Tipos de asientos contables ... 134
Procedimiento para la elaboración de cheques para pago de Ayudas Sociales ... 134
Flujograma ... 136
Tipos de asientos contables ... 137
Procedimiento para la elaboración de transferencias bancarias para pago de Ayudas Sociales ... 137
Flujograma ... 139
Tipos de asientos contables ... 140
Depósitos Bancarios ... 140
Procedimiento para Depósitos Bancarios ... 140
Flujograma ... 141
Tipos de asientos contables ... 142
Control de la Cuenta Bancos ... 142
Conciliación bancaria ... 142
Políticas ... 142
Proceso para la elaboración de la Conciliación Bancaria ... 143
Flujograma ... 144
Ejemplo de Conciliación Bancaria ... 145
Cuentas por Cobrar ... 148
Políticas de las Cuentas por Cobrar ... 148
Análisis de la Cartera de Crédito ... 149
Procedimiento para provisionar Cuentas Incobrables ... 150
Flujograma ... 151
Ejemplo de Cuentas Incobrables ... 151
Cuentas por Pagar ... 152
Políticas de Cuentas por Pagar ... 152
Procedimiento de Compras Locales ... 153
Flujograma ... 154
Solicitud de los Departamentos al Jefe de Talento Humano ... 155
Solicitud del Jefe de Talento Humano para el Tesorero del Club ... 155
8
Políticas ... 156
Formato de la Factura ... 157
Forma de llenar ... 158
Procedimiento de Facturación para arriendo de oficinas ... 158
Flujograma ... 159
Procedimiento de Facturación para alquiler de salón social ... 160
Flujograma ... 161
Ingresos por Aportaciones de Socios Activos y Pasivos ... 162
Introducción ... 162
Ayuda Social ... 162
Socios Activos ... 162
Socios Pasivos ... 163
Procedimiento para el registro de aportaciones de Socios Activos ... 163
Flujograma ... 164
Tipos de asientos contables ... 165
Procedimiento para el registro de aportaciones de Socios Pasivos ... 165
Flujograma ... 166
Tipos de asientos contables ... 167
Formatos y Documentos Contables ... 167
Comprobantes de Ingreso ... 167
Comprobantes de Egreso ... 169
Ordenes de Pago ... 170
Retenciones ... 171
Liquidación De Compras ... 173
Comprobantes de Caja Chica... 174
Forma de llenar los comprobantes de Caja Chica ... 174
CAPÍTULO V:CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 175
Conclusiones ... 175
Recomendaciones ... 176
BIBLIOGRAFÍA ... 178
9
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1: Determinación de la Existencia de un Manual de Procedimientos
Contables ... 62
TABLA 2: Determinación de la Existencia de Control Interno Contable ... 63
TABLA 3: Determinación de la Aplicación del Plan de Cuentas y Técnicas Contables en el Registro de Operaciones. ... 64
TABLA 4: Determinación si un Manual de Procedimientos Contables Garantizará el Trabajo del Personal ... 65
TABLA 5: Revisión Periódica de Registros Contables Adecuados ... 66
TABLA 6: Elaboración de Comprobantes de Contabilidad para el Registro de
Transacciones ... 67
TABLA 7: Existencia de Políticas, Procedimientos y Prácticas Contables
Actualizadas... 68
TABLA 8: Evaluación de la Normativa Contable en la Empresa ... 69
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1: Determinación de la Existencia de un Manual de Procedimientos
Contables ... 62
GRÁFICO 2: Determinación de la Existencia de Control Interno Contable ... 63
GRÁFICO 3: Determinación de la Aplicación del Plan de Cuentas y Técnicas
Contables en el Registro de Operaciones. ... 64
GRÁFICO 4: Determinación si Manual de Procedimientos Contables Garantizará el Trabajo del Personal ... 65
GRÁFICO 5: Revisión Periódica de Registros Contables Adecuados ... 66
GRÁFICO 6: Elaboración de Comprobantes de Contabilidad para el Registro de Transacciones ... 67
GRÁFICO 7: Existencia de Políticas, Procedimientos y Prácticas Contables
Actualizadas... 68
10
CAP
ÍTULO I
EL PROBLEMA
TEMA.
IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA
EL CONTROL INTERNO DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA
NACIONAL.
INTRODUCCIÓN.
Se considera de gran importancia realizar la implementación de un Manual de
procedimientos contables para el control interno del Club de Clases y Policías de la
Policía Nacional puesto que será una importante herramienta para registrar
adecuadamente la información y establecer el principio de orden en la entidad.
Actualmente la organización no cuenta con un manual que permita un control interno
adecuado, esto da como resultado continuos errores en el registro de información
contable, por lo tanto es elemental la creación de una herramienta que pueda regular
este tipo de funciones erróneas que ocasionan pérdidas de tiempo y esfuerzos
innecesarios.
Mediante la adaptación de este manual de procedimientos, se podrá normar el
desarrollo de funciones de las actividades, además facilitará el llevar a cabo el
control interno en el Club de Clases y Policías y de esta manera cumplir con los
objetivos y metas propuestas.
El Manual se utilizará como herramienta de soporte para la organización y
comunicación, su contenido poseerá información ordenada y sistemática, en la cual
se establecerán claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos, lo que
11
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
Se ha determinado que el Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, no
dispone de una adecuada organización estructural que le permita disponer de una
buena administración, ni de un procedimiento adecuado para planificar sus
actividades y tomar decisiones oportunas.
Una evaluación preliminar de control interno de la empresa ha determinado que no
dispone de documentos normativos para llevar a cabo una buena administración
como por ejemplo: manuales de: políticas, funciones y de procedimientos que
permitan disponer de criterios para llevar a cabo el control de su gestión y la
eficiencia y eficacia de este facilite la optimización de la gestión empresarial.
A esto se suma el incumplimiento de la responsabilidad social interna y externa, todo
esto termina afectando no solo a los socios, directivos y trabajadores, si no que
afecta a la sociedad misma usuaria de los servicios que brinda la organización.
Consecuentemente si la entidad continua adoptando el proceso actual, es posible
que los errores aumenten y se dificulte el control de los mismos, es decir, que un
manual podrá evitar cometer equivocaciones en el proceso contable y de esta
manera tomar decisiones oportunas y acertadas.
Por lo tanto la aplicación de este manual, pretende ser una herramienta que sirva
para el manejo adecuado, ordenado y a la vez agilizar los procesos contables y
aumentar el logro de sus objetivos.
Por otra parte este manual ofrecerá al personal una guía para la ejecución de sus
labores, que resultará valiosa para instruir al personal de reciente ingreso y de esta
12
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.
La realización de un manual de procesos contables para el control interno, está
encaminado para mejorar la administración y se obtenga optimización de la gestión
empresarial, la investigación responderá a las siguientes preguntas:
¿Cuenta la empresa con un manual de procedimientos contables para el control
interno?
¿El manual servirá para qué el personal evite cometer errores en el proceso
contable?
¿Este manual facilitará el control interno en las actividades de la empresa?
¿La implementación de este manual permitirá mejorar las actividades de la
empresa?
¿Qué beneficios se obtendría si se aplica un manual de procedimientos contables
para el control interno?
JUSTIFICACIÓN.
Esta investigación es necesaria porque actualmente la empresa no cuenta con un
manual de procedimientos contables para el control interno que permita un
adecuado manejo y desarrollo en las funciones que se llevan a cabo, por lo tanto
esta propuesta está encaminada a desarrollar disciplina en el manejo económico y
administrativo al interior de la organización, además se mejorará las actividades que
se llevan a cabo mediante un adecuado manejo contable al momento de realizar las
operaciones, a mas de esto es un gran aporte para poder evitar errores en el manejo
de información y servirá como una importante herramienta para los socios,
directivos y trabajadores que aplicaran este manual para mejorar la calidad de los
servicios que se ofrecen a la sociedad.
Con esta propuesta además se intenta establecer estándares de operación y
gestión, que permitan obtener suficiente información para diagnosticar e
implementar nuevas y mejores alternativas en el manejo contable, además se
13
tienen tanto los directivos como los profesionales contadores que participan en la
empresa.
La creación de este manual le permitirá a la organización contar con un medio de
consulta sobre la realización de las operaciones que en él se contemplan, contribuye
a mejorar la calidad de información así como también minimizar errores que
pudieran existir por la falta de un material de información de este tipo.
OBJETIVOS. OBJETIVO GENERAL:
Implementar un manual de procedimientos contables para un control interno
adecuado, que sirva como herramienta para normar el desarrollo de las funciones en
el manejo contable y que permita la toma de decisiones acertadas en forma
oportuna y de esta manera establecer políticas y controles para un eficiente
desempeño administrativo.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Estar al tanto de la situación actual en la que se encuentra la empresa en cuanto
al manejo contable a través de un diagnostico.
Conocer la estructura organizacional para verificar si la empresa cumple con la
misión, visión y objetivos que se planteó la organización.
Determinar si la empresa cuenta con documentos normativos para llevar a cabo
una buena administración.
Identificar cuáles son las falencias en el proceso contable y administrativo.
Desarrollar políticas que permitan mejorar el control interno de la empresa.
HIPÓTESIS:
Al implementar un Manual de Procedimientos Contables en el Club de Clases y
Policías de la Policía Nacional se logrará mejorar sustancialmente el sistema de
14
facilitará la toma de decisiones tanto en los niveles operativos como de los
directivos.
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN Variables Dependientes:
Organización actual del Club.
Procedimientos contables existentes.
Detectar y analizar los diferentes tipos de errores y decisiones.
Prevenir la ejecución de actividades que conlleven altos niveles de riesgo
operativo y financiero.
Operaciones internas de la organización.
Variables Independientes:
Reglamentos internos existentes.
Normas internacionales de información financiera.
Incidencia de disposiciones gubernamentales en la economía empresarial.
15
CAP
ÍTULO II
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
EMPRESA.
“Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de una tecnología que especifique que tipo de factores productivos precisa y como se combinan; asimismo, debe adoptar una organización y forma jurídica que le permita realizar contratos y captar recursos financieros. (s/p)” 1
Para formar una empresa es necesario tomar decisiones sobre la utilización de
factores de la producción para ofrecer bienes y servicios de acuerdo a las
necesidades de los consumidores y de esta manera conseguir suficientes recursos
económicos.
Definición.-
Es una entidad compuesta por capital propio y trabajo que se dedica a actividades
de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la colectividad.
Objetivo.-
El objetivo de una empresa es la consecución de un beneficio a través de la
satisfacción de una necesidad de mercado. La satisfacción de las necesidades que
plantea el mercado se concreta en el ofrecimiento de productos (empresa agrícola o
sector primario, industrial o sector secundario, servicios o sector terciario), con la
contraprestación de un precio.
Para determinar o fijar con precisión los límites del mercado debemos distinguir
entre:
1
16
Ámbito geográfico: como delimitación geográfica del entorno de actividad de la
empresa.
Ámbito conceptual: como delimitación conceptual del mercado, relativa a la
definición del producto o servicio (informático, financiero, etc.) o bien, delimitación
referida al colectivo de personas o entidades potencialmente usuarias de los
productos o servicios (infantil, profesional, etc.).
Características.-
Desde una perspectiva económica, la empresa se caracteriza como una
entidad autónoma de producción de bienes o servicios, en la que se integran
de forma coordinada diversos medios productivos (trabajo humano y
elementos materiales e inmateriales), bajo la dirección del empresario.
Desde un punto de vista jurídico, el concepto de empresa no está claramente
establecido, debiéndose llegar al mismo, de forma indirecta, a través de la
noción de empresario.
Clasificación de las empresas:
Por su naturaleza:
Industriales: son aquellas que se dedican a transformación de materias
primas en nuevos productos.
Comerciales: son aquellas que se dedican a la compra y venta de productos.
Mixtas: son aquellas que prestan un servicio a cambio de dinero.
Por el sector al que pertenecen:
Públicas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector público (estado).
Privadas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado (personas
naturales o jurídicas).
Mixtas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado y al sector
17
Por la integración del capital:
Unipersonales: son aquellas cuyo capital pertenece a una persona natural.
Pluripersonales: son aquellas cuyo capital pertenece a dos o más persona
naturales.
Según la forma jurídica:
Individuales: si sólo pertenece a una persona. Esta puede responder frente a
terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o sólo
hasta el monto del aporte para su constitución. Suelen ser empresas
pequeñas o de carácter familiar.
Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro
de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la
sociedad comanditaria, la sociedad de responsabilidad limitada y la sociedad
por acciones simplificada.
Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.
Según su tamaño:
Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores,
Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y 49 trabajadores, y
Mediana empresa: si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores.
Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.
Según su ámbito de actuación:
Empresas locales: son aquellas empresas que venden sus productos o
servicios dentro de una localidad determinada.
Empresas nacionales: son aquellas empresas que actúan dentro de un solo
país.
Empresas internacionales: si su radio de actuación abarca a dos o más
18
Funciones de la empresa.-
La empresa en una economía de mercado cumple con las siguientes funciones
generales:
Organiza y dirige básicamente el proceso de producción, si bien, a veces, se
le marcan o regulan ciertos aspectos y líneas de actuación de su actividad por
los organismos estatales de planificación y dirección económica.
Asume ciertos riesgos técnico-económicos inherentes a la anterior función,
riesgos que se matizan por los principios de responsabilidad y control de la
empresa.
Elementos de la empresa.-
Capital instrumental: es el conjunto de bienes y derechos que constituyen
parte del patrimonio de la empresa; son los factores estáticos de la
producción. Se incluyen todos los elementos que integran el activo del
balance.
El elemento humano: está formado por las personas que aportan su trabajo a
la empresa. Es el elemento dinámico de la producción.
Los trabajadores o empleados:
El empresario,
Los propietarios,
La organización: los diferentes factores o funciones de la empresa necesitan
ser coordinados a través de una estructura organizativa, en la que se
establezcan las diferentes áreas o niveles jerárquicos de la organización.
Finalidades económicas y sociales de las empresas.-
Finalidad económica externa, que es la producción de bienes o servicios para
satisfacer necesidades de la sociedad.
Finalidad económica interna, que es la obtención de un valor agregado para
remunerar a los integrantes de la empresa. A unos en forma de utilidades o
19
incluye la de abrir oportunidades de inversión para inversionistas y de empleo para
trabajadores. Se ha discutido mucho si una de estas dos finalidades está por
encima de la otra. Ambas son fundamentales, están estrechamente vinculadas y se
debe tratar de alcanzarlas simultáneamente. La empresa está para servir a los
hombres de afuera (la sociedad) y a los hombres de adentro (sus integrantes).
Finalidad social externa, que es contribuir al pleno desarrollo de la sociedad,
tratando que en su desempeño económico no solamente no se vulneren los valores
sociales y personales fundamentales, sino que en lo posible se promuevan.
Finalidad social interna, que es contribuir, en el seno de la empresa, al pleno
desarrollo de sus integrantes, tratando de no vulnerar valores humanos
fundamentales, sino también promoviéndolos.
POLICÍA NACIONAL
“La Policía Nacional cumple con un conjunto de tareas y responsabilidades relativas al mantenimiento del orden público, seguridad de las personas y de los bienes, conservación de la moralidad pública, prevención e investigación de delitos, aprehensión de los delincuentes, control del tránsito, transporte terrestre y movimiento migratorio en el País; y, otras funciones de carácter general que deben cumplirse en todo el País. (s/p)”2
La Policía Nacional desempeña un conjunto de actividades encaminadas al
bienestar de la población a nivel nacional, cumple con una formación basada en
derechos humanos, que permiten salvaguardar la integridad de los habitantes y la
soberanía del Ecuador.
2
20
Definición.-La Policía Nacional es una institución estatal de carácter civil, armada, técnica,
disciplinada, profesional y altamente especializada, cuya misión es atender la
seguridad de la ciudadanía y el orden público, y proteger el libre ejercicio de los
derechos y la seguridad de las personas dentro del territorio nacional.
Objetivo.-
La Policía Nacional del Ecuador tiene como objetivos fundamentales defender la
soberanía Nacional, garantizar el orden interno, la seguridad individual y social a
través de la prevención disuasión y represión; cumpliendo y haciendo cumplir las
leyes y normas jurídicas y coadyuvar al desarrollo de la Nación.
Este conjunto de actividades está bajo la responsabilidad de las diferentes
Direcciones Nacionales de Servicios y Unidades Especiales que integran la Policía
Nacional del Ecuador, los mismos que constituyen los órganos técnicos- científicos
que se encargan de planificar y definir las políticas de los servicios policiales.
Organización.-
La Policía Nacional está subordinada al Ministerio del Interior y dirigida desde la
Comandancia General, bajo la cual están los distritos y bajo estos, a su vez, los
comandos provinciales. También existen cuerpos de élite que están
administrativamente subordinados a la Comandancia General, aunque
operacionalmente dependen de los distritos.
MANUALES.
“Suelen contener información y ejemplos de formularios, información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, autorizaciones o documentos necesarios, que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. (s/p)”3
21
Toda la información que se encuentra en un manual facilita las labores de auditoría,
evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus
jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Definición.-
Un manual es el documento que contiene la descripción de actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones y procedimientos de una unidad
administrativa, o de dos o más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación.
Utilidad.-
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción
de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su
evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
cómo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y métodos.
Características:
Satisfacer las necesidades reales de la empresa,
22
Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas,
Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad,
Redacción simple corta y comprensible,
Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios,
Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones,
Tener un proceso continuo de revisión y actualización,
Facilitar a través del diseño, su uso, conversación y actualización, y;
Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la
empresa.
Tipos de manuales.-
Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.
Departamental: dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están
dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece
y el rol que cumple.
Política: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la actuación y dirección de una empresa en particular.
Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta.
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Ventajas y limitaciones de la utilización de Manuales.- Ventajas:
Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y
sectoriales de la empresa.
Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos
empleados.
Logran y mantienen un sólido plan de organización.
Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos
de la organización.
Limitaciones:
Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas
administrativos que se puedan presentar.
Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.
Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar
un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.
Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar
un manual y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
Importancia de los Manuales.-
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los
procedimientos dentro de una organización; a través de ellos se logra evitar grandes
errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos
pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de
funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la
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histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los
procedimientos y tareas de determinado departamento.
Tipos de Manuales.-
Manual de Organización: Es la versión detallada por escrito de la organización
formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad,
responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles
jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de
comunicación y coordinación de una organización.
También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una
unidad administrativa en particular.
Manual de políticas: Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos
por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando
la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a
ser seguidos en la toma de decisiones.
Manual de Normas y Procedimientos: Es la expresión analítica de los
procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad
operativa de la empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento básicas
a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma.
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos: Este manual comprende los
lineamientos que sirven de marco de referencia a la organización. Además, incluyen
toda la información referente a la organización (antecedentes, estructura orgánica,
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También, incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que
incorpora información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos
para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias.
Manual para Especialistas: Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de
aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por
ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria.
La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es
recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente
grande como para justificarlo.
El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y
capacitación de empleados, como así servir también de elemento de consulta para
la realización de las tareas asignadas.
Manual de Empleado: Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal
nuevo así como también para posterior entrenamiento, este manual es
especialmente útil para niveles intermedios u operativos.
Manual de Finanzas: Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos
que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger
en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus
deberes en todos los niveles de la administración.
Manual de Sistemas: Debe ser desarrollado a medida que se realiza el sistema, y
está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente
manera: Objetivos del sistema, diseño de datos, arquitectura física del sistema,
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Manual de Calidad: Es un documento que enuncia la política de la calidad y que
describe la eficacia del sistema de una organización. Este manual puede estar
relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte
seleccionada de estas.
Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del
manual se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer.
CONTROL INTERNO.
“El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa. Además se encuentran criterios de efectividad en la estrategia de la empresa. (s/p)”4
Es importante mencionar que el control interno es un plan en donde se prevén todas
las medidas administrativas dentro de la entidad para el logro de los objetivos; se
establecen las políticas y procedimientos que persigue la entidad con el fin de
salvaguardar los recursos con que cuenta.
Definición.-
Control interno, es una expresión que se utiliza con el fin de describir las acciones
adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar
y monitorear las operaciones en sus entidades. El sistema de control interno
comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas
adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar
la confiabilidad de los datos contables.
4
27
El Control Interno en el Marco de la Empresa.-
Mientras más grande y compleja sea una empresa, es mucho más importante la
existencia de un adecuado sistema de control interno, entonces una entidad
unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.
Pero cuando hay empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y
varias tareas delegadas, los empresarios descuidan los procesos y es necesario un
mecanismo de control interno.
Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la
complejidad de la organización.
Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes hacia
sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser
controlado con su participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura
que se eviten los fraudes.
Entonces cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones, es primordial la existencia de un sistema de control interno estructurado.
Tipos de Control Interno.-
Control interno administrativo: se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.
Control interno contable: comprende el plan de la organización y los registros que
conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros
contables.
Clasificación del Control Interno.-
Generales: No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los
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Específicos: Se relacionan con la información Contable y por lo tanto con las
aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles están
desde el origen de la información hasta los saldos finales.
Objetivos del Control Interno:
Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o
negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables, los cuales son
utilizados por la dirección para la toma de decisiones.
Promover la eficiencia de la explotación.
Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
Elementos del control Interno:
Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional
de la autoridad y la responsabilidad.
Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados
para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los
ingresos y los gastos.
Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.
Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que
han de estar en proporción con sus responsabilidades.
FLUJOGRAMAS.
“EL Flujograma consiste en representar gráficamente un procedimiento administrativo, hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos que ayudan a la realización de rutinas simples, tiene la ventaja de indicar las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. (s/p)”5
5
29
Los flujogramas, son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de
alguna cosa, son de gran importancia para las empresas y personas ya que brindan
elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos,
así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.
Definición.-
Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen
un procedimiento o parte de este, constituyendo su secuencia cronológica, según su
formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de
ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia
recorrida el tiempo empleado, etc.
Importancia.-
Es importante ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un
procedimiento o parte de este, el flujograma de conocimiento o diagrama de flujo,
como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas
o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la
realización de cualquier método y sistema.
Características.-
La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar
resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser
prácticos.
La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y
confusas en su interpretación.
Los diagramas permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso
30
forma, con una fotografía aérea que contiene los aspectos principales de una
región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.
Tipos de Flujogramas.- Según su forma:
Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia
abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
información que se considere necesaria, según su propósito.
Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda
a derecha.
Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y
puede apreciarse mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su
comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea
vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de
más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre
el plano arquitectónico del área de trabajo.
Por su propósito:
De Método: Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera
de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe ejecutarla y
dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.
Analítico: Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de
la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve
cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante
consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación
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De Espacio: Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona
durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él
De forma: pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o
por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la
forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión
horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la
organización o a los individuos.
De Labores: Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se
efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un
procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. Se usa el formato
vertical.
Espacio por el que se desplaza: Cuando el dato es importante, expresa el tiempo
empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.
Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujo gramas de las clases
anteriores. Se usa el flujo grama de formato vertical para combinar labores, métodos
y análisis.
Simbología de los Flujo gramas.-
Óvalo o Elipse: Inicio y término.
Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o
procedimientos).
Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).
Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un
procedimiento).
Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma
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Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el
almacenamiento del documento).
CONTABILIDAD.
“La contabilidad es un sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomas las decisiones, además recoge, resume, analiza e interpreta datos financieros de una empresa. (p/1)”6
La contabilidad es importante principalmente para la toma de decisiones y control de
la empresa, presenta los registros, previamente realizados, suministra información
en un momento dado, de manera sistemática y útil para las distintas partes
interesadas.
Definición.-
Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el registro, clasificación, análisis e
interpretación de las transacciones que se realizan en una entidad con el propósito
de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico
o período contable.
Tipos de Contabilidad.-
Contabilidad general: es un sistema de información para predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de
producción, distribución, administración y financiamiento.
Contabilidad Gubernamental: es la técnica que registra sistemáticamente las
operaciones que realizan las dependencias y entidades del sector público, así como
los eventos económicos identificables y cuantificables que le afecten, con el objeto
de generar información financiera, presupuestal, programática y económica que
facilite a los usuarios la toma de decisiones y fiscalización.
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Contabilidad Bancaria: se ocupa de la capacitación, la medición y la valoración de
todos aquellos elementos financieros que circulen internamente en un banco.
Contabilidad de Seguros: es aquella que estudia los estados financieros de las instituciones destinadas a asegurar riesgos ajenos a través de la suscripción de un
contrato de seguro.
Contabilidad Financiera: es un sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así
como ciertos acontecimientos económicos que la afectan, con el fin de proporcionar
información útil y segura a usuarios externos a la organización.
Contabilidad Administrativa: sistema de información al servicio de las necesidades
internas de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar, las
funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones.
Contabilidad Fiscal: sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las
obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico.
Objetivos de la Contabilidad:
Su principal objetivo es suministrar información razonada, con base en
registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o
público. Para ello deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la
diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.
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Importancia de la contabilidad.-
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así
obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte,
los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal.
PROCESO CONTABLE.
“Se refiere a las operaciones y transacciones que registra la Contabilidad en un período determinado, regularmente el del año calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros hasta preparación y elaboración de estados financieros. (p/42)”7
El proceso contable Informa sobre la situación financiera, el resultado de sus
operaciones y los cambios que se dan en la empresa, es muy útil para la toma de
decisiones y a la vez evaluar el trabajo de la administración.
Definición.-
Es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período
contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las
transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario
al libro mayor, la contabilización de los asientos de ajuste, y, finalmente la
elaboración del balance de comprobación y demás estados financieros, posterior al
cierre.
Comprobantes o documentos mercantiles.-
Son la fuente u origen de los registros contables, respaldan todas y cada una de las
transacciones que se realizan en la empresa.
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35
Importancia.-
Son de gran importancia por cuanto proporcionan un mayor grado de confiabilidad y
validez a los registros contables; los documentos comerciales son utilizados como
referencia y como comprobantes en caso de desacuerdo legal.
Estado de Situación Financiera.-
Se elabora al iniciar las operaciones de la empresa con los valores que conforman el
Activo, Pasivo y patrimonio de la misma.
Libro Diario.-
Es un registro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una
empresa. La anotación de un hecho económico se llama asiento; es decir, en él se
registran todas las transacciones realizadas por una organización.
Asiento.-
Consiste en registrar cada transacción en cuentas deudoras que reciben valores y
en cuentas acreedoras que entregan valores, aplicando el principio de partida doble.
Libro mayor.-
En este libro se registran en forma clasificada y de cuentas todos los asientos
jornalizados previamente en el Diario.
Los valores registrados en el debe del Diario pasa al Debe de una cuenta de
Mayor y los valores registrados en el Haber de una Cuenta de Mayor, este
paso de denomina Mayorización.
El libro mayor tendrá tantas cuentas como número de acuerdo a la codificación prevista en el “Plan o Catálogo de Cuentas”.
El Libro Mayor debe ser fuerte y durable, no debe llevar errores, tachones, ni
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Libros Auxiliares.-
Para efectos de control es conveniente que el Libro Mayor se subdivida en los
Mayores Auxiliares necesarios para cada una de las cuentas. Este registro se
realiza utilizando las subcuentas e individualizando la información contable
especialmente la que se refiere a Cuentas y Documentos por Cobrar y Pagar.
Balance de Comprobación.-
Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los
débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea
deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un
estado financiero.
El balance de comprobación sirve para verificar la razonabilidad de los saldos, refleja
la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso,
este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales.
Ajustes y Resultados.-
Se elabora al término de un período contable o ejercicio económico. Los ajustes
contables son estrictamente necesarios para que las cuentas que han intervenido en
la Contabilidad de la empresa demuestren su saldo real o verdadero y faciliten la
preparación de los Estados Financieros.
Los ajustes que con más frecuencia se presentan son aquellos que se refieren a:
Acumulados,
Diferidos,
Depreciaciones,
Consumos,
Provisiones,
Regulaciones,
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Los ajustes se jornalizan en el Libro Diario y se procede a la respectiva
mayorización.
Cierre de Libros.-
Se elaboran al finalizar el ejercicio económico o período contable con el objeto de:
Centralizar o agrupar las cuentas que ocasionan gasto o egreso.
Centralizar o agrupar las cuentas que generan renta o ingreso.
Determinar el resultado final, el mismo que puede ser:
Ganancia, utilidad o superávit
Pérdida o déficit.
Estados Financieros.-
La contabilidad tiene como uno de sus principales objetivos conocer la situación
económica y financiera de la empresa al término de un período contable o ejercicio
económico, el mismo que se logra a través de la preparación de los siguientes
Estados Financieros:
Estado de Situación Económica
Estado de Ganancias Retenidas
Estado de Situación Financiera
Estado de Flujo de efectivo
Estado de Cambios en el patrimonio
NORMAS DE CONTABILIDAD.
“Cuando se inicia con la actividad contable en una empresa, utilizando las normas de contabilidad correspondientes, se debe tener en cuenta que la actualidad comercial gire en torno a la globalización, y precisamente en el ámbito contable, la misma implica que las empresas adopten un cuerpo único en cuanto a las normas de contabilidad. (s/p)”8
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La existencia de las normas de contabilidad en una empresa permite crear un marco
normativo de referencia con el fin de lograr uniformidad en los objetivos de la
información suministrada y obtener datos comparables en el tiempo y en el espacio.
Definición.-
Son especificaciones contables en constante renovación identificadas por las
instituciones que las ponen en circulación, pudiendo ser generales (con rango de
ley) o sectoriales.
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).- NIC 1 Presentación de Estados Financieros:
El objetivo de esta Norma consiste en establecer las bases para la presentación de
los estados financieros con propósitos de información general, a fin de asegurar que
los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma
entidad correspondientes a períodos anteriores, como con los de otras entidades
diferentes.
NIC 2 Inventarios:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un
tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que
debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos
correspondientes sean reconocidos.
Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así
como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del período, incluyendo
también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.
También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir
39 NIC 7 Estados de Flujo de Efectivo:
El objetivo de esta Norma es requerir el suministro de información sobre los cambios
históricos en el efectivo y sus equivalentes de una entidad mediante un estado de
flujo de efectivo en el que los flujos de fondos del período se clasifiquen según que
procedan de actividades de operación, de inversión y de financiación.
NIC 8 Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores:
El objetivo de esta Norma es prescribir los criterios para seleccionar y modificar las
políticas contables, así como el tratamiento contable y la información a revelar
acerca de los cambios en las políticas contables, de los cambios en las estimaciones
contables y de la corrección de errores.
NIC 10 Hechos Ocurridos Después de la Fecha del Balance:
El objetivo de esta Norma es prescribir:
Cuándo una entidad ajustará sus estados financieros por hechos ocurridos
después de la fecha del balance; y
Las revelaciones que la entidad debe efectuar respecto a la fecha en que los
estados financieros han sido autorizados para su publicación, así como
respecto a los hechos ocurridos después de la fecha del balance.
La Norma exige también, a la entidad, que no elabore sus estados financieros bajo
la hipótesis de negocio en marcha, si los hechos ocurridos después de la fecha del
balance indican que tal hipótesis de continuidad no resulta apropiada.
NIC 11 Contratos de Construcción:
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los ingresos
ordinarios y los costos relacionados con los contratos de construcción. Debido a la
naturaleza propia de la actividad llevada a cabo en los contratos de construcción, la
fecha en que la actividad del contrato comienza y la fecha en la que termina el
mismo caen, normalmente, en diferentes períodos contables, por tanto, la cuestión
