Implementación de un manual de procedimientos contables para el control interno del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional

192 

Texto completo

(1)

I

UNIVERSIDAD

TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS

TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO EN:

INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA C.P.A.

TEMA:

IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTABLES PARA EL CONTROL INTERNO DEL CLUB DE CLASES

Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL

AUTOR:

CHICAIZA URVINA EVELYN KARINA

DIRECTOR DE TESIS:

MSC. MARIO GANCHALA

QUITO-ECUADOR

(2)

II

APROBACIÓN DEL TUTOR:

En calidad de Director de tesis, certifico que bajo mi dirección la Srta. Chicaiza

Urvina Evelyn Karina ha desarrollado la tesis de grado: “IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA EL CONTROL

INTERNO DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA NACIONAL” por

lo cual doy fe que dicho trabajo reúne los requisitos y meritos suficientes para

ser sometido a presentación y evaluación por parte del jurado examinador que

se designe.

--- Msc. Mario Ganchala

(3)

III

AUTORÍA DE TESIS

Las ideas, conceptos, procedimientos, análisis, interpretaciones y resultados vertidos

en el presente trabajo

Implementación de un Manual de Procedimientos

Contables para el Control Interno del Club de Clases y Policías de

la Policía Nacional

son de exclusiva responsabilidad de la autora.

ATENTAMENTE:

________________________

Evelyn Karina Chicaiza Urvina

(4)

IV

DEDICATORIA

A mi madre, quien con amor, dedicación y paciencia me formó para ser una mujer de bien y con su ejemplo a luchar para alcanzar mis metas

A mi padre, porque estuvo siempre apoyando y dándome fuerzas para concluir una etapa más de mi vida, gracias por ayudarme y estar junto a mí.

A mi hermana, quien ha sido el pilar fundamental y mi inspiración para seguir adelante y por quien lucho cada día para ser una mejor persona.

(5)

V

AGRADECIMIENTO

A Dios por haberme dado las fuerzas para seguir adelante con fe, y esperanza para poder concluir este trabajo.

A mi director Mario Msc. Ganchala por dirigirme en la elaboración de mi tesis, por compartir sus conocimientos y brindarme su tiempo y ayuda.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial, por formarme como profesional a través de sus docentes que con sus experiencias y sabias enseñanzas nos supieron orientar hacia la resolución de los problemas de la sociedad.

A todas las personas que forman parte del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, por su ayuda, apoyo y darme la oportunidad de realizar mi tesis en esta noble Institución.

(6)

VI

INTRODUCCIÓN

Los Manuales de Normas y Procedimientos son instrumentos de vital importancia

para las organizaciones de hoy, ya que ellos contienen una serie de directrices,

pautas y lineamientos para guiar el curso de acción en el desenvolvimiento de las

actividades dentro de las mismas.

Estos manuales se diseñan de acuerdo a la naturaleza, tamaño y actividades de las

organizaciones. Es por eso que, la presente investigación tuvo como objetivo general el “Implementar de un Manual de Procedimientos Contable para el Control

Interno del Club de Clases y Policías de la Policía Nacional”, y con objetivos

específicos el estudio de los registros contables, verificando si están en

concordancia con la naturaleza de la institución, con los P.C.G.A. y con las

disposiciones legales; al mismo tiempo identificando los controles internos aplicados

en la institución y estudiando cada uno de los procedimientos contables llevados a

cabo.

El proceso investigativo se llevó a cabo mediante el instrumento de recolección de

datos, como: El cuestionario.

Una vez analizada la información, los resultados obtenidos arrojaron que la empresa

no cuenta con una estructura organizacional adecuada, que muestre una verdadera

departamentalización de la áreas existentes y que agrupe las actividades normales

de la entidad; también existen un debilitamiento en el ambiente de control interno,

por la ausencia del manual de normas y procedimientos contables.

Igualmente se observó debilidades en los registros y procedimientos contables de la

organización, que deben corregirse y adaptarse a los Principios de Contabilidad

(7)

1

ÍNDICE GENERAL

CARÁTULA ... I

APROBACIÓN DEL TUTOR: ... II

AUTORÍA DE TESIS ... III

DEDICATORIA ... IV

AGRADECIMIENTO ... V

INTRODUCCIÓN ... VI

ÍNDICE GENERAL ... 1

CAPÍTULO I: EL PROBLEMA ... 10

Tema... 10

Introducción. ... 10

Planteamiento del Problema. ... 11

Formulación del Problema. ... 12

Justificación. ... 12

Objetivos. ... 13

Objetivo General ... 13

Objetivos Específicos ... 13

Hipótesis: ... 13

Variables de la Investigación ... 14

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL ... 15

Empresa ... 15

Definición ... 15

Objetivo ... 15

Características... 16

Clasificación de las empresas ... 16

Funciones de la empresa ... 18

Elementos de la empresa ... 18

Finalidades económicas y sociales de las empresas ... 18

(8)

2

Definición ... 20

Objetivo ... 20

Organización ... 20

Manuales ... 20

Definición ... 21

Utilidad ... 21

Características... 21

Tipos de manuales ... 22

Ventajas y limitaciones de la utilización de Manuales ... 23

Importancia de los Manuales ... 23

Tipos de Manuales ... 24

Control Interno ... 26

Definición ... 26

El Control Interno en el Marco de la Empresa ... 27

Tipos de Control Interno ... 27

Clasificación del Control Interno ... 27

Objetivos del Control Interno ... 28

Elementos del control Interno ... 28

Flujogramas ... 28

Definición ... 29

Importancia ... 29

Características... 29

Tipos de Flujogramas ... 30

Simbología de los Flujo gramas ... 31

Contabilidad ... 32

Definición ... 32

Tipos de Contabilidad ... 32

Objetivos de la Contabilidad ... 33

Importancia de la contabilidad ... 34

Proceso Contable ... 34

Definición ... 34

(9)

3

Importancia ... 35

Estado de Situación Financiera ... 35

Libro Diario ... 35

Asiento ... 35

Libro mayor ... 35

Libros Auxiliares ... 36

Balance de Comprobación ... 36

Ajustes y Resultados ... 36

Cierre de Libros ... 37

Estados Financieros ... 37

Normas de Contabilidad ... 37

Definición ... 38

Normas Internacionales de Contabilidad ... 38

Normas Internacionales de Información Financiera (NIF) ... 46

Plan General de Cuentas ... 50

Definición ... 50

Activo ... 50

Activo Corriente ... 50

Activo Fijo... 51

Activo Fijo Depreciable ... 51

Activo Fijo no Depreciable ... 52

Activo Diferido (Activo No Circulante Intangibles): ... 52

Otros Activos ... 52

Pasivo ... 53

Pasivo A Corto Plazo o Corrientes ... 53

Pasivo A Largo Plazo o No Corrientes ... 53

Otros Pasivos ... 53

Patrimonio ... 54

Capital Social ... 54

Reservas ... 54

Superávit De Capital ... 55

(10)

4

Ingresos... 55

Ingresos Operacionales... 55

Ingresos no Operacionales ... 56

Costos ... 56

Costos Operacionales ... 56

Gastos ... 57

Gastos de Administración ... 57

Gastos de Venta... 57

Gastos Financieros ... 58

Cuentas de Orden ... 58

Cuentas de Orden Deudoras ... 58

Cuentas de Orden Acreedoras ... 58

CAPÍTULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ... 59

Métodos de la Investigación... 59

Situación Actual ... 60

Antecedentes ... 60

Misión ... 60

Visión ... 61

Valores Corporativos ... 61

Plan de procesamiento de la Información ... 61

Interpretación de Resultados ... 62

Análisis de Resultados ... 70

CAPÍTULO IV: PROPUESTA ... 72

Tema ... 72

Datos Informativos ... 72

Justificación ... 73

Objetivos ... 73

Objetivo General ... 73

Objetivos Específicos ... 73

FODA del Club de Clases y Policías ... 74

Análisis ... 74

(11)

5

Oportunidades y Amenazas Externas ... 74

Matriz resumen de Fortalezas y Debilidades ... 75

Matriz resumen de Oportunidades y Amenazas. ... 76

Organigrama Estructural Actual ... 77

Organigrama Estructural Propuesto ... 78

MANUAL DE FUNCIONES ... 79

Funciones Nivel Ejecutivo ... 79

Asamblea General ... 79

Directorio Nacional ... 80

Presidente ... 81

Vicepresidente ... 82

Comisión De Fiscalización ... 83

Funciones Secretaría General ... 84

Secretaria ... 84

Funciones del Departamento de Auditoría Interna ... 85

Auditor Interno ... 85

Funciones del Departamento de Tesorería ... 86

Tesorero ... 86

Funciones del Departamento de Contabilidad ... 87

Contador General ... 87

Asistente Contable ... 88

Auxiliar Contable ... 89

Funciones del Departamento de Talento Humano ... 90

Jefe De Talento Humano ... 90

Funciones Personal de Servicios Generales ... 91

Recepcionista ... 91

Mensajero ... 92

Conserje ... 93

Funciones Departamento de Servicio Social... 94

Encargado del Departamento de Servicio Social ... 94

Funciones del Departamento de Comunicación Corporativa ... 95

(12)

6

Funciones del Departamento de Asesoría Jurídica ... 96

Asesor Legal ... 96

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES ... 97

Introducción ... 97

Estructura del Plan de Cuentas ... 97

Detalle del Plan de Cuentas ... 98

Descripción de los Procesos de las Cuentas Contables ... 105

Caja Chica ... 105

Políticas del fondo de Caja Chica ... 105

Reglamento Fondo de Caja Chica del Club de Clases y Policías ... 106

Procedimientos de Caja Chica ... 110

Creación/Ampliación del fondo de Caja Chica ... 110

Flujograma ... 113

Tipos de asientos contables ... 114

Procedimiento para la liquidación de Caja Chica ... 114

Flujograma ... 116

Formato para liquidar el fondo de caja chica ... 117

Tipos de asientos contables ... 118

Control de Caja Chica ... 119

Arqueo de Caja Chica ... 119

Procedimientos para el arqueo de Caja Chica ... 119

Flujograma ... 120

Ejemplo ... 121

Asientos contables para el arqueo de Caja Chica ... 122

Bancos ... 124

Objetivo ... 124

Reglamento de la cuenta Bancos ... 124

Procedimiento para la elaboración de cheques para pago a proveedores .... 129

Flujograma ... 130

Tipos de asientos contables ... 131

(13)

7

Flujograma ... 133

Tipos de asientos contables ... 134

Procedimiento para la elaboración de cheques para pago de Ayudas Sociales ... 134

Flujograma ... 136

Tipos de asientos contables ... 137

Procedimiento para la elaboración de transferencias bancarias para pago de Ayudas Sociales ... 137

Flujograma ... 139

Tipos de asientos contables ... 140

Depósitos Bancarios ... 140

Procedimiento para Depósitos Bancarios ... 140

Flujograma ... 141

Tipos de asientos contables ... 142

Control de la Cuenta Bancos ... 142

Conciliación bancaria ... 142

Políticas ... 142

Proceso para la elaboración de la Conciliación Bancaria ... 143

Flujograma ... 144

Ejemplo de Conciliación Bancaria ... 145

Cuentas por Cobrar ... 148

Políticas de las Cuentas por Cobrar ... 148

Análisis de la Cartera de Crédito ... 149

Procedimiento para provisionar Cuentas Incobrables ... 150

Flujograma ... 151

Ejemplo de Cuentas Incobrables ... 151

Cuentas por Pagar ... 152

Políticas de Cuentas por Pagar ... 152

Procedimiento de Compras Locales ... 153

Flujograma ... 154

Solicitud de los Departamentos al Jefe de Talento Humano ... 155

Solicitud del Jefe de Talento Humano para el Tesorero del Club ... 155

(14)

8

Políticas ... 156

Formato de la Factura ... 157

Forma de llenar ... 158

Procedimiento de Facturación para arriendo de oficinas ... 158

Flujograma ... 159

Procedimiento de Facturación para alquiler de salón social ... 160

Flujograma ... 161

Ingresos por Aportaciones de Socios Activos y Pasivos ... 162

Introducción ... 162

Ayuda Social ... 162

Socios Activos ... 162

Socios Pasivos ... 163

Procedimiento para el registro de aportaciones de Socios Activos ... 163

Flujograma ... 164

Tipos de asientos contables ... 165

Procedimiento para el registro de aportaciones de Socios Pasivos ... 165

Flujograma ... 166

Tipos de asientos contables ... 167

Formatos y Documentos Contables ... 167

Comprobantes de Ingreso ... 167

Comprobantes de Egreso ... 169

Ordenes de Pago ... 170

Retenciones ... 171

Liquidación De Compras ... 173

Comprobantes de Caja Chica... 174

Forma de llenar los comprobantes de Caja Chica ... 174

CAPÍTULO V:CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 175

Conclusiones ... 175

Recomendaciones ... 176

BIBLIOGRAFÍA ... 178

(15)

9

ÍNDICE DE TABLAS

TABLA 1: Determinación de la Existencia de un Manual de Procedimientos

Contables ... 62

TABLA 2: Determinación de la Existencia de Control Interno Contable ... 63

TABLA 3: Determinación de la Aplicación del Plan de Cuentas y Técnicas Contables en el Registro de Operaciones. ... 64

TABLA 4: Determinación si un Manual de Procedimientos Contables Garantizará el Trabajo del Personal ... 65

TABLA 5: Revisión Periódica de Registros Contables Adecuados ... 66

TABLA 6: Elaboración de Comprobantes de Contabilidad para el Registro de

Transacciones ... 67

TABLA 7: Existencia de Políticas, Procedimientos y Prácticas Contables

Actualizadas... 68

TABLA 8: Evaluación de la Normativa Contable en la Empresa ... 69

ÍNDICE DE GRÁFICOS

GRÁFICO 1: Determinación de la Existencia de un Manual de Procedimientos

Contables ... 62

GRÁFICO 2: Determinación de la Existencia de Control Interno Contable ... 63

GRÁFICO 3: Determinación de la Aplicación del Plan de Cuentas y Técnicas

Contables en el Registro de Operaciones. ... 64

GRÁFICO 4: Determinación si Manual de Procedimientos Contables Garantizará el Trabajo del Personal ... 65

GRÁFICO 5: Revisión Periódica de Registros Contables Adecuados ... 66

GRÁFICO 6: Elaboración de Comprobantes de Contabilidad para el Registro de Transacciones ... 67

GRÁFICO 7: Existencia de Políticas, Procedimientos y Prácticas Contables

Actualizadas... 68

(16)

10

CAP

Í

TULO I

EL PROBLEMA

TEMA.

IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA

EL CONTROL INTERNO DEL CLUB DE CLASES Y POLICÍAS DE LA POLICÍA

NACIONAL.

INTRODUCCIÓN.

Se considera de gran importancia realizar la implementación de un Manual de

procedimientos contables para el control interno del Club de Clases y Policías de la

Policía Nacional puesto que será una importante herramienta para registrar

adecuadamente la información y establecer el principio de orden en la entidad.

Actualmente la organización no cuenta con un manual que permita un control interno

adecuado, esto da como resultado continuos errores en el registro de información

contable, por lo tanto es elemental la creación de una herramienta que pueda regular

este tipo de funciones erróneas que ocasionan pérdidas de tiempo y esfuerzos

innecesarios.

Mediante la adaptación de este manual de procedimientos, se podrá normar el

desarrollo de funciones de las actividades, además facilitará el llevar a cabo el

control interno en el Club de Clases y Policías y de esta manera cumplir con los

objetivos y metas propuestas.

El Manual se utilizará como herramienta de soporte para la organización y

comunicación, su contenido poseerá información ordenada y sistemática, en la cual

se establecerán claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos, lo que

(17)

11

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Se ha determinado que el Club de Clases y Policías de la Policía Nacional, no

dispone de una adecuada organización estructural que le permita disponer de una

buena administración, ni de un procedimiento adecuado para planificar sus

actividades y tomar decisiones oportunas.

Una evaluación preliminar de control interno de la empresa ha determinado que no

dispone de documentos normativos para llevar a cabo una buena administración

como por ejemplo: manuales de: políticas, funciones y de procedimientos que

permitan disponer de criterios para llevar a cabo el control de su gestión y la

eficiencia y eficacia de este facilite la optimización de la gestión empresarial.

A esto se suma el incumplimiento de la responsabilidad social interna y externa, todo

esto termina afectando no solo a los socios, directivos y trabajadores, si no que

afecta a la sociedad misma usuaria de los servicios que brinda la organización.

Consecuentemente si la entidad continua adoptando el proceso actual, es posible

que los errores aumenten y se dificulte el control de los mismos, es decir, que un

manual podrá evitar cometer equivocaciones en el proceso contable y de esta

manera tomar decisiones oportunas y acertadas.

Por lo tanto la aplicación de este manual, pretende ser una herramienta que sirva

para el manejo adecuado, ordenado y a la vez agilizar los procesos contables y

aumentar el logro de sus objetivos.

Por otra parte este manual ofrecerá al personal una guía para la ejecución de sus

labores, que resultará valiosa para instruir al personal de reciente ingreso y de esta

(18)

12

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

La realización de un manual de procesos contables para el control interno, está

encaminado para mejorar la administración y se obtenga optimización de la gestión

empresarial, la investigación responderá a las siguientes preguntas:

¿Cuenta la empresa con un manual de procedimientos contables para el control

interno?

¿El manual servirá para qué el personal evite cometer errores en el proceso

contable?

¿Este manual facilitará el control interno en las actividades de la empresa?

¿La implementación de este manual permitirá mejorar las actividades de la

empresa?

¿Qué beneficios se obtendría si se aplica un manual de procedimientos contables

para el control interno?

JUSTIFICACIÓN.

Esta investigación es necesaria porque actualmente la empresa no cuenta con un

manual de procedimientos contables para el control interno que permita un

adecuado manejo y desarrollo en las funciones que se llevan a cabo, por lo tanto

esta propuesta está encaminada a desarrollar disciplina en el manejo económico y

administrativo al interior de la organización, además se mejorará las actividades que

se llevan a cabo mediante un adecuado manejo contable al momento de realizar las

operaciones, a mas de esto es un gran aporte para poder evitar errores en el manejo

de información y servirá como una importante herramienta para los socios,

directivos y trabajadores que aplicaran este manual para mejorar la calidad de los

servicios que se ofrecen a la sociedad.

Con esta propuesta además se intenta establecer estándares de operación y

gestión, que permitan obtener suficiente información para diagnosticar e

implementar nuevas y mejores alternativas en el manejo contable, además se

(19)

13

tienen tanto los directivos como los profesionales contadores que participan en la

empresa.

La creación de este manual le permitirá a la organización contar con un medio de

consulta sobre la realización de las operaciones que en él se contemplan, contribuye

a mejorar la calidad de información así como también minimizar errores que

pudieran existir por la falta de un material de información de este tipo.

OBJETIVOS. OBJETIVO GENERAL:

Implementar un manual de procedimientos contables para un control interno

adecuado, que sirva como herramienta para normar el desarrollo de las funciones en

el manejo contable y que permita la toma de decisiones acertadas en forma

oportuna y de esta manera establecer políticas y controles para un eficiente

desempeño administrativo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

 Estar al tanto de la situación actual en la que se encuentra la empresa en cuanto

al manejo contable a través de un diagnostico.

 Conocer la estructura organizacional para verificar si la empresa cumple con la

misión, visión y objetivos que se planteó la organización.

 Determinar si la empresa cuenta con documentos normativos para llevar a cabo

una buena administración.

 Identificar cuáles son las falencias en el proceso contable y administrativo.

 Desarrollar políticas que permitan mejorar el control interno de la empresa.

HIPÓTESIS:

Al implementar un Manual de Procedimientos Contables en el Club de Clases y

Policías de la Policía Nacional se logrará mejorar sustancialmente el sistema de

(20)

14

facilitará la toma de decisiones tanto en los niveles operativos como de los

directivos.

VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN Variables Dependientes:

 Organización actual del Club.

 Procedimientos contables existentes.

 Detectar y analizar los diferentes tipos de errores y decisiones.

 Prevenir la ejecución de actividades que conlleven altos niveles de riesgo

operativo y financiero.

 Operaciones internas de la organización.

Variables Independientes:

Reglamentos internos existentes.

Normas internacionales de información financiera.

Incidencia de disposiciones gubernamentales en la economía empresarial.

(21)

15

CAP

Í

TULO II

MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

EMPRESA.

“Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de una tecnología que especifique que tipo de factores productivos precisa y como se combinan; asimismo, debe adoptar una organización y forma jurídica que le permita realizar contratos y captar recursos financieros. (s/p)” 1

Para formar una empresa es necesario tomar decisiones sobre la utilización de

factores de la producción para ofrecer bienes y servicios de acuerdo a las

necesidades de los consumidores y de esta manera conseguir suficientes recursos

económicos.

Definición.-

Es una entidad compuesta por capital propio y trabajo que se dedica a actividades

de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la colectividad.

Objetivo.-

El objetivo de una empresa es la consecución de un beneficio a través de la

satisfacción de una necesidad de mercado. La satisfacción de las necesidades que

plantea el mercado se concreta en el ofrecimiento de productos (empresa agrícola o

sector primario, industrial o sector secundario, servicios o sector terciario), con la

contraprestación de un precio.

Para determinar o fijar con precisión los límites del mercado debemos distinguir

entre:

1

(22)

16

Ámbito geográfico: como delimitación geográfica del entorno de actividad de la

empresa.

Ámbito conceptual: como delimitación conceptual del mercado, relativa a la

definición del producto o servicio (informático, financiero, etc.) o bien, delimitación

referida al colectivo de personas o entidades potencialmente usuarias de los

productos o servicios (infantil, profesional, etc.).

Características.-

 Desde una perspectiva económica, la empresa se caracteriza como una

entidad autónoma de producción de bienes o servicios, en la que se integran

de forma coordinada diversos medios productivos (trabajo humano y

elementos materiales e inmateriales), bajo la dirección del empresario.

 Desde un punto de vista jurídico, el concepto de empresa no está claramente

establecido, debiéndose llegar al mismo, de forma indirecta, a través de la

noción de empresario.

Clasificación de las empresas:

Por su naturaleza:

Industriales: son aquellas que se dedican a transformación de materias

primas en nuevos productos.

Comerciales: son aquellas que se dedican a la compra y venta de productos.

Mixtas: son aquellas que prestan un servicio a cambio de dinero.

Por el sector al que pertenecen:

Públicas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector público (estado).

Privadas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado (personas

naturales o jurídicas).

Mixtas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado y al sector

(23)

17

Por la integración del capital:

Unipersonales: son aquellas cuyo capital pertenece a una persona natural.

Pluripersonales: son aquellas cuyo capital pertenece a dos o más persona

naturales.

Según la forma jurídica:

Individuales: si sólo pertenece a una persona. Esta puede responder frente a

terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o sólo

hasta el monto del aporte para su constitución. Suelen ser empresas

pequeñas o de carácter familiar.

Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro

de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la

sociedad comanditaria, la sociedad de responsabilidad limitada y la sociedad

por acciones simplificada.

Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.

Según su tamaño:

Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores,

Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y 49 trabajadores, y

Mediana empresa: si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores.

Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.

Según su ámbito de actuación:

Empresas locales: son aquellas empresas que venden sus productos o

servicios dentro de una localidad determinada.

Empresas nacionales: son aquellas empresas que actúan dentro de un solo

país.

 Empresas internacionales: si su radio de actuación abarca a dos o más

(24)

18

Funciones de la empresa.-

La empresa en una economía de mercado cumple con las siguientes funciones

generales:

Organiza y dirige básicamente el proceso de producción, si bien, a veces, se

le marcan o regulan ciertos aspectos y líneas de actuación de su actividad por

los organismos estatales de planificación y dirección económica.

Asume ciertos riesgos técnico-económicos inherentes a la anterior función,

riesgos que se matizan por los principios de responsabilidad y control de la

empresa.

Elementos de la empresa.-

Capital instrumental: es el conjunto de bienes y derechos que constituyen

parte del patrimonio de la empresa; son los factores estáticos de la

producción. Se incluyen todos los elementos que integran el activo del

balance.

El elemento humano: está formado por las personas que aportan su trabajo a

la empresa. Es el elemento dinámico de la producción.

Los trabajadores o empleados:

 El empresario,

 Los propietarios,

 La organización: los diferentes factores o funciones de la empresa necesitan

ser coordinados a través de una estructura organizativa, en la que se

establezcan las diferentes áreas o niveles jerárquicos de la organización.

Finalidades económicas y sociales de las empresas.-

Finalidad económica externa, que es la producción de bienes o servicios para

satisfacer necesidades de la sociedad.

Finalidad económica interna, que es la obtención de un valor agregado para

remunerar a los integrantes de la empresa. A unos en forma de utilidades o

(25)

19

incluye la de abrir oportunidades de inversión para inversionistas y de empleo para

trabajadores. Se ha discutido mucho si una de estas dos finalidades está por

encima de la otra. Ambas son fundamentales, están estrechamente vinculadas y se

debe tratar de alcanzarlas simultáneamente. La empresa está para servir a los

hombres de afuera (la sociedad) y a los hombres de adentro (sus integrantes).

Finalidad social externa, que es contribuir al pleno desarrollo de la sociedad,

tratando que en su desempeño económico no solamente no se vulneren los valores

sociales y personales fundamentales, sino que en lo posible se promuevan.

Finalidad social interna, que es contribuir, en el seno de la empresa, al pleno

desarrollo de sus integrantes, tratando de no vulnerar valores humanos

fundamentales, sino también promoviéndolos.

POLICÍA NACIONAL

“La Policía Nacional cumple con un conjunto de tareas y responsabilidades relativas al mantenimiento del orden público, seguridad de las personas y de los bienes, conservación de la moralidad pública, prevención e investigación de delitos, aprehensión de los delincuentes, control del tránsito, transporte terrestre y movimiento migratorio en el País; y, otras funciones de carácter general que deben cumplirse en todo el País. (s/p)”2

La Policía Nacional desempeña un conjunto de actividades encaminadas al

bienestar de la población a nivel nacional, cumple con una formación basada en

derechos humanos, que permiten salvaguardar la integridad de los habitantes y la

soberanía del Ecuador.

2

(26)

20

Definición.-La Policía Nacional es una institución estatal de carácter civil, armada, técnica,

disciplinada, profesional y altamente especializada, cuya misión es atender la

seguridad de la ciudadanía y el orden público, y proteger el libre ejercicio de los

derechos y la seguridad de las personas dentro del territorio nacional.

Objetivo.-

La Policía Nacional del Ecuador tiene como objetivos fundamentales defender la

soberanía Nacional, garantizar el orden interno, la seguridad individual y social a

través de la prevención disuasión y represión; cumpliendo y haciendo cumplir las

leyes y normas jurídicas y coadyuvar al desarrollo de la Nación.

Este conjunto de actividades está bajo la responsabilidad de las diferentes

Direcciones Nacionales de Servicios y Unidades Especiales que integran la Policía

Nacional del Ecuador, los mismos que constituyen los órganos técnicos- científicos

que se encargan de planificar y definir las políticas de los servicios policiales.

Organización.-

La Policía Nacional está subordinada al Ministerio del Interior y dirigida desde la

Comandancia General, bajo la cual están los distritos y bajo estos, a su vez, los

comandos provinciales. También existen cuerpos de élite que están

administrativamente subordinados a la Comandancia General, aunque

operacionalmente dependen de los distritos.

MANUALES.

“Suelen contener información y ejemplos de formularios, información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, autorizaciones o documentos necesarios, que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. (s/p)”3

(27)

21

Toda la información que se encuentra en un manual facilita las labores de auditoría,

evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus

jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Definición.-

Un manual es el documento que contiene la descripción de actividades que deben

seguirse en la realización de las funciones y procedimientos de una unidad

administrativa, o de dos o más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación.

Utilidad.-

 Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción

de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su

ejecución.

 Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del

personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

 Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

 Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

 Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su

evaluación.

 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y

cómo deben hacerlo.

 Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

 Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de

los sistemas, procedimientos y métodos.

Características:

 Satisfacer las necesidades reales de la empresa,

(28)

22

 Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas,

 Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad,

 Redacción simple corta y comprensible,

 Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios,

 Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones,

 Tener un proceso continuo de revisión y actualización,

 Facilitar a través del diseño, su uso, conversación y actualización, y;

 Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la

empresa.

Tipos de manuales.-

Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.

Departamental: dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están

dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece

y el rol que cumple.

Política: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la actuación y dirección de una empresa en particular.

Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta.

(29)

23

Ventajas y limitaciones de la utilización de Manuales.- Ventajas:

 Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y

sectoriales de la empresa.

 Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos

empleados.

 Logran y mantienen un sólido plan de organización.

 Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del

plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

 Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos

de la organización.

Limitaciones:

 Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas

administrativos que se puedan presentar.

 Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

 Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los

informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar

un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

 Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar

un manual y conservarlo al día.

 Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Importancia de los Manuales.-

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los

procedimientos dentro de una organización; a través de ellos se logra evitar grandes

errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos

pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de

funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la

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24

histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los

procedimientos y tareas de determinado departamento.

Tipos de Manuales.-

Manual de Organización: Es la versión detallada por escrito de la organización

formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad,

responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.

Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,

legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles

jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de

comunicación y coordinación de una organización.

También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una

unidad administrativa en particular.

Manual de políticas: Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos

por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando

la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a

ser seguidos en la toma de decisiones.

Manual de Normas y Procedimientos: Es la expresión analítica de los

procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad

operativa de la empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento básicas

a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma.

Manual de Políticas, Normas y Procedimientos: Este manual comprende los

lineamientos que sirven de marco de referencia a la organización. Además, incluyen

toda la información referente a la organización (antecedentes, estructura orgánica,

(31)

25

También, incluyen descripciones de cargos y constituyen un instrumento técnico que

incorpora información importante sobre el uso de recursos materiales y tecnológicos

para el desarrollo de los procedimientos, las actividades y tareas diarias.

Manual para Especialistas: Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de

aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por

ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria.

La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es

recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente

grande como para justificarlo.

El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y

capacitación de empleados, como así servir también de elemento de consulta para

la realización de las tareas asignadas.

Manual de Empleado: Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal

nuevo así como también para posterior entrenamiento, este manual es

especialmente útil para niveles intermedios u operativos.

Manual de Finanzas: Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos

que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger

en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus

deberes en todos los niveles de la administración.

Manual de Sistemas: Debe ser desarrollado a medida que se realiza el sistema, y

está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente

manera: Objetivos del sistema, diseño de datos, arquitectura física del sistema,

(32)

26

Manual de Calidad: Es un documento que enuncia la política de la calidad y que

describe la eficacia del sistema de una organización. Este manual puede estar

relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte

seleccionada de estas.

Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del

manual se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer.

CONTROL INTERNO.

“El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa. Además se encuentran criterios de efectividad en la estrategia de la empresa. (s/p)”4

Es importante mencionar que el control interno es un plan en donde se prevén todas

las medidas administrativas dentro de la entidad para el logro de los objetivos; se

establecen las políticas y procedimientos que persigue la entidad con el fin de

salvaguardar los recursos con que cuenta.

Definición.-

Control interno, es una expresión que se utiliza con el fin de describir las acciones

adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar

y monitorear las operaciones en sus entidades. El sistema de control interno

comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas

adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar

la confiabilidad de los datos contables.

4

(33)

27

El Control Interno en el Marco de la Empresa.-

Mientras más grande y compleja sea una empresa, es mucho más importante la

existencia de un adecuado sistema de control interno, entonces una entidad

unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.

Pero cuando hay empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y

varias tareas delegadas, los empresarios descuidan los procesos y es necesario un

mecanismo de control interno.

Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la

complejidad de la organización.

Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes hacia

sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser

controlado con su participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura

que se eviten los fraudes.

Entonces cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones, es primordial la existencia de un sistema de control interno estructurado.

Tipos de Control Interno.-

Control interno administrativo: se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.

Control interno contable: comprende el plan de la organización y los registros que

conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros

contables.

Clasificación del Control Interno.-

Generales: No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los

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28

Específicos: Se relacionan con la información Contable y por lo tanto con las

aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles están

desde el origen de la información hasta los saldos finales.

Objetivos del Control Interno:

 Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o

negligencias.

 Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables, los cuales son

utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

 Promover la eficiencia de la explotación.

 Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.

 Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

Elementos del control Interno:

 Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional

de la autoridad y la responsabilidad.

 Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados

para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los

ingresos y los gastos.

 Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.

 Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que

han de estar en proporción con sus responsabilidades.

FLUJOGRAMAS.

“EL Flujograma consiste en representar gráficamente un procedimiento administrativo, hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos que ayudan a la realización de rutinas simples, tiene la ventaja de indicar las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. (s/p)”5

5

(35)

29

Los flujogramas, son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de

alguna cosa, son de gran importancia para las empresas y personas ya que brindan

elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos,

así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.

Definición.-

Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen

un procedimiento o parte de este, constituyendo su secuencia cronológica, según su

formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de

ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia

recorrida el tiempo empleado, etc.

Importancia.-

Es importante ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un

procedimiento o parte de este, el flujograma de conocimiento o diagrama de flujo,

como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas

o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la

realización de cualquier método y sistema.

Características.-

 La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar

resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas

extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser

prácticos.

 La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y

procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y

confusas en su interpretación.

 Los diagramas permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso

(36)

30

forma, con una fotografía aérea que contiene los aspectos principales de una

región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Tipos de Flujogramas.- Según su forma:

Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia

abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la

información que se considere necesaria, según su propósito.

Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda

a derecha.

Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y

puede apreciarse mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su

comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea

vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de

más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre

el plano arquitectónico del área de trabajo.

Por su propósito:

De Método: Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera

de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe ejecutarla y

dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.

Analítico: Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de

la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve

cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante

consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación

(37)

31

De Espacio: Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona

durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él

De forma: pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o

por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la

forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión

horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la

organización o a los individuos.

De Labores: Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se

efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un

procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. Se usa el formato

vertical.

Espacio por el que se desplaza: Cuando el dato es importante, expresa el tiempo

empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.

Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujo gramas de las clases

anteriores. Se usa el flujo grama de formato vertical para combinar labores, métodos

y análisis.

Simbología de los Flujo gramas.-

 Óvalo o Elipse: Inicio y término.

 Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o

procedimientos).

 Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).

 Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un

procedimiento).

 Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma

(38)

32

 Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el

almacenamiento del documento).

CONTABILIDAD.

“La contabilidad es un sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomas las decisiones, además recoge, resume, analiza e interpreta datos financieros de una empresa. (p/1)”6

La contabilidad es importante principalmente para la toma de decisiones y control de

la empresa, presenta los registros, previamente realizados, suministra información

en un momento dado, de manera sistemática y útil para las distintas partes

interesadas.

Definición.-

Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el registro, clasificación, análisis e

interpretación de las transacciones que se realizan en una entidad con el propósito

de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico

o período contable.

Tipos de Contabilidad.-

Contabilidad general: es un sistema de información para predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de

producción, distribución, administración y financiamiento.

Contabilidad Gubernamental: es la técnica que registra sistemáticamente las

operaciones que realizan las dependencias y entidades del sector público, así como

los eventos económicos identificables y cuantificables que le afecten, con el objeto

de generar información financiera, presupuestal, programática y económica que

facilite a los usuarios la toma de decisiones y fiscalización.

(39)

33

Contabilidad Bancaria: se ocupa de la capacitación, la medición y la valoración de

todos aquellos elementos financieros que circulen internamente en un banco.

Contabilidad de Seguros: es aquella que estudia los estados financieros de las instituciones destinadas a asegurar riesgos ajenos a través de la suscripción de un

contrato de seguro.

Contabilidad Financiera: es un sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así

como ciertos acontecimientos económicos que la afectan, con el fin de proporcionar

información útil y segura a usuarios externos a la organización.

Contabilidad Administrativa: sistema de información al servicio de las necesidades

internas de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar, las

funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones.

Contabilidad Fiscal: sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las

obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico.

Objetivos de la Contabilidad:

 Su principal objetivo es suministrar información razonada, con base en

registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o

público. Para ello deberá realizar:

 Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la

diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.

 Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos

propuestos.

(40)

34

Importancia de la contabilidad.-

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la

necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así

obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte,

los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener

información de carácter legal.

PROCESO CONTABLE.

“Se refiere a las operaciones y transacciones que registra la Contabilidad en un período determinado, regularmente el del año calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros hasta preparación y elaboración de estados financieros. (p/42)”7

El proceso contable Informa sobre la situación financiera, el resultado de sus

operaciones y los cambios que se dan en la empresa, es muy útil para la toma de

decisiones y a la vez evaluar el trabajo de la administración.

Definición.-

Es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período

contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las

transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario

al libro mayor, la contabilización de los asientos de ajuste, y, finalmente la

elaboración del balance de comprobación y demás estados financieros, posterior al

cierre.

Comprobantes o documentos mercantiles.-

Son la fuente u origen de los registros contables, respaldan todas y cada una de las

transacciones que se realizan en la empresa.

7

(41)

35

Importancia.-

Son de gran importancia por cuanto proporcionan un mayor grado de confiabilidad y

validez a los registros contables; los documentos comerciales son utilizados como

referencia y como comprobantes en caso de desacuerdo legal.

Estado de Situación Financiera.-

Se elabora al iniciar las operaciones de la empresa con los valores que conforman el

Activo, Pasivo y patrimonio de la misma.

Libro Diario.-

Es un registro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una

empresa. La anotación de un hecho económico se llama asiento; es decir, en él se

registran todas las transacciones realizadas por una organización.

Asiento.-

Consiste en registrar cada transacción en cuentas deudoras que reciben valores y

en cuentas acreedoras que entregan valores, aplicando el principio de partida doble.

Libro mayor.-

 En este libro se registran en forma clasificada y de cuentas todos los asientos

jornalizados previamente en el Diario.

 Los valores registrados en el debe del Diario pasa al Debe de una cuenta de

Mayor y los valores registrados en el Haber de una Cuenta de Mayor, este

paso de denomina Mayorización.

 El libro mayor tendrá tantas cuentas como número de acuerdo a la codificación prevista en el “Plan o Catálogo de Cuentas”.

 El Libro Mayor debe ser fuerte y durable, no debe llevar errores, tachones, ni

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36

Libros Auxiliares.-

Para efectos de control es conveniente que el Libro Mayor se subdivida en los

Mayores Auxiliares necesarios para cada una de las cuentas. Este registro se

realiza utilizando las subcuentas e individualizando la información contable

especialmente la que se refiere a Cuentas y Documentos por Cobrar y Pagar.

Balance de Comprobación.-

Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los

débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea

deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un

estado financiero.

El balance de comprobación sirve para verificar la razonabilidad de los saldos, refleja

la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso,

este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales.

Ajustes y Resultados.-

Se elabora al término de un período contable o ejercicio económico. Los ajustes

contables son estrictamente necesarios para que las cuentas que han intervenido en

la Contabilidad de la empresa demuestren su saldo real o verdadero y faciliten la

preparación de los Estados Financieros.

Los ajustes que con más frecuencia se presentan son aquellos que se refieren a:

 Acumulados,

 Diferidos,

 Depreciaciones,

 Consumos,

 Provisiones,

 Regulaciones,

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37

Los ajustes se jornalizan en el Libro Diario y se procede a la respectiva

mayorización.

Cierre de Libros.-

Se elaboran al finalizar el ejercicio económico o período contable con el objeto de:

 Centralizar o agrupar las cuentas que ocasionan gasto o egreso.

 Centralizar o agrupar las cuentas que generan renta o ingreso.

 Determinar el resultado final, el mismo que puede ser:

 Ganancia, utilidad o superávit

 Pérdida o déficit.

Estados Financieros.-

La contabilidad tiene como uno de sus principales objetivos conocer la situación

económica y financiera de la empresa al término de un período contable o ejercicio

económico, el mismo que se logra a través de la preparación de los siguientes

Estados Financieros:

 Estado de Situación Económica

 Estado de Ganancias Retenidas

 Estado de Situación Financiera

 Estado de Flujo de efectivo

 Estado de Cambios en el patrimonio

NORMAS DE CONTABILIDAD.

“Cuando se inicia con la actividad contable en una empresa, utilizando las normas de contabilidad correspondientes, se debe tener en cuenta que la actualidad comercial gire en torno a la globalización, y precisamente en el ámbito contable, la misma implica que las empresas adopten un cuerpo único en cuanto a las normas de contabilidad. (s/p)”8

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La existencia de las normas de contabilidad en una empresa permite crear un marco

normativo de referencia con el fin de lograr uniformidad en los objetivos de la

información suministrada y obtener datos comparables en el tiempo y en el espacio.

Definición.-

Son especificaciones contables en constante renovación identificadas por las

instituciones que las ponen en circulación, pudiendo ser generales (con rango de

ley) o sectoriales.

Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).- NIC 1 Presentación de Estados Financieros:

El objetivo de esta Norma consiste en establecer las bases para la presentación de

los estados financieros con propósitos de información general, a fin de asegurar que

los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma

entidad correspondientes a períodos anteriores, como con los de otras entidades

diferentes.

NIC 2 Inventarios:

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un

tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que

debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos

correspondientes sean reconocidos.

Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así

como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del período, incluyendo

también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.

También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir

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39 NIC 7 Estados de Flujo de Efectivo:

El objetivo de esta Norma es requerir el suministro de información sobre los cambios

históricos en el efectivo y sus equivalentes de una entidad mediante un estado de

flujo de efectivo en el que los flujos de fondos del período se clasifiquen según que

procedan de actividades de operación, de inversión y de financiación.

NIC 8 Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores:

El objetivo de esta Norma es prescribir los criterios para seleccionar y modificar las

políticas contables, así como el tratamiento contable y la información a revelar

acerca de los cambios en las políticas contables, de los cambios en las estimaciones

contables y de la corrección de errores.

NIC 10 Hechos Ocurridos Después de la Fecha del Balance:

El objetivo de esta Norma es prescribir:

 Cuándo una entidad ajustará sus estados financieros por hechos ocurridos

después de la fecha del balance; y

 Las revelaciones que la entidad debe efectuar respecto a la fecha en que los

estados financieros han sido autorizados para su publicación, así como

respecto a los hechos ocurridos después de la fecha del balance.

La Norma exige también, a la entidad, que no elabore sus estados financieros bajo

la hipótesis de negocio en marcha, si los hechos ocurridos después de la fecha del

balance indican que tal hipótesis de continuidad no resulta apropiada.

NIC 11 Contratos de Construcción:

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los ingresos

ordinarios y los costos relacionados con los contratos de construcción. Debido a la

naturaleza propia de la actividad llevada a cabo en los contratos de construcción, la

fecha en que la actividad del contrato comienza y la fecha en la que termina el

mismo caen, normalmente, en diferentes períodos contables, por tanto, la cuestión

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