UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL.
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y NEGOCIOS
ESPECIALIDAD: INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORIA CPA.
TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE:
INGENIERA EN FINANZAS, AUDITORIA Y CPA
TEMA:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES
PARA LA EMPRESA ICONIC S.A.”
AUTORA:
MARÍA ALEJANDRA CAICEDO HIDALGO
DIRECTOR:
DR. JORGE GUERRERO
DEDICATORIA.
Esta tesis se la dedico a mi Madre quien ha sido padre y madre para mi,
gracias por apoyarme en aciertos y errores, por comprenderme y estar
en buenos y malos momentos de mi vida siempre a mi lado y porque
gracias a ella he sabido salir adelante.
A mi esposo y mi hijo la razón de mi vida por el apoyo, ánimos y
comprensión que siempre me dieron en esta etapa de mi vida.
AGRADECIMIENTO.
A mi señor Dios por haberme dado las fuerzas para seguir adelante con
fe, y esperanza para poder concluir este trabajo.
A mi madre Silvia, quien con amor, dedicación y paciencia me formó para
ser una mujer de bien y con su ejemplo a luchar para alcanzar mis
metas, gracias a mi madre he llegado a culminar esta nueva etapa en mi
vida, Dios le bendiga por estar siempre a mi lado apoyándome.
A mi esposo Roberto porque estuvo siempre apoyando y dándome
fuerzas para concluir una etapa más de mi vida, gracias por ayudarme y
estar junto a mí.
A mi hijo Matías, por comprender los momentos en que no pude estar
con él cuando tenia que dejar de ser madre para ser estudiante.
A mi hermano Carlos quien siempre estuvo a mi lado con sus ocurrencias
demostrándome lo bello que es tener el amor, apoyo y comprensión de
hermano.
A mi director Dr. Jorge Guerrero por dirigirme en la elaboración de la
tesis, por compartir sus conocimientos y brindarme su tiempo y ayuda
como maestro y amigo.
A todas y cada una de las personas que compartieron conmigo en algún
momento de mi vida a mis profesores y amigos quienes dejan grandes
CERTIFICACIÓN.
En condición de Director, certifico que bajo mi dirección la Sra. María
Alejandra Caicedo Hidalgo ha desarrollado la tesis de grado. “MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES PARA LA
EMPRESA ICONIC S.A.”, para lo cual se ha observado las disposiciones
institucionales, metodológicas y técnicas.
Por lo que autorizamos para que la mencionada Sra. Reproduzca el
documento definitivo y presente a las autoridades del Departamento de
Ciencias Económicas y de Negocios y proceda con la exposición de su
contenido.
Quito, Enero del 2010.
--- ---
Dr. Jorge Guerrero Sra. Alejandra Caicedo
Director Alumna
ÍNDICE
CAPITULO I
PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1. ANTECEDENTES ... 1
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 2
1.3.JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DEL TEMA ... 2
1.4. ALCANCE DEL TRABAJO ... 2
1.5. OBJETIVOS ... 3
1.5.1.OBJETIVOS GENERALES ... 3
1.5.2.OBJETIVOS ESPECIFICOS. ... 3
1.6. IDEA A DEFENDER ... 4
1.8. HIPOTESIS ... 5
1.9. VARIABLES DE LA INVESTIGACION ... 5
1.9.1.DEPENDIENTE ... 5
1.9.2.INDEPENDIENTE ... 5
1.10. METODOS DE INVESTIGACION ... 6
1.11. TECNICAS DE INVESTIGACION ... 6
2.2. BASE CONCEPTUAL ... 9
2.2.1. MANUAL ... 9
2.2.2. LA EMPRESA ... 9
2.2.3. CUENTA CONTABLE ... 12
2.2.4. PLAN DE CUENTAS Y CODIGOS DE CUENTAS ... 15
2.2.5. CICLO CONTABLE ... 16
2.2.6. DOCUMENTOS FUENTE ... 20
2.2.7. JORNALIZACION ... 21
2.2.8. TIPOS DE ASINTO ... 21
2.2.9. MAYORIZACION ... 21
2.2.10. BALANCES ... 22
2.2.11. HOJA DE TRABAJO ... 22
2.2.12. AJUSTES ... 24
2.2.13. DEPRECIACION Y METODOS ... 28
2.2.14. ESTADOS FINANCIEROS ... 35
2.2.15. SISTEMA DE CONTROL INTERNO ... 41
2.3. BASE LEGAL ... 42
2.3.1. LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS. ... 42
2.3.2. LAS NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD ... 45
2.3.3. LA LEY DE EQUIDAD TRIBUTARIA ... 46
2.3.4. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO... 47
2.3.5. RETENCIONES EN LA FUENTE ... 48
CAPITULO III DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA 3.1. LA EMPRESA ... 49
3.3. COMPOSICION ACCIONARIA ... 49
3.4. OBJETO SOCIAL ... 50
3.5. VISION, MISION, POLITICAS DE LA EMPRESA ... 50
3.5.1. VISION ... 50
3.5.2. MISION ... 50
3.5.3. POLITICAS ... 50
3.6. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA ... 51
3.7. MARCO CONCEPTUAL ... 51
3.7.1. ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL ... 51
3.7.2. LA CONTABILIDAD, REGISTRO DE TRANSACCIONES ... 53
3.7.3. CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA ... 53
3.8. ANALISIS FODA ... 54
3.8.1. FORTALEZAS ... 54
3.8.2. DEBILIDADES ... 54
3.8.3. OPORTUNIDADES ... 54
3.8.4. AMENAZAS ... 55
3.9. RIESGO TRIBUTARIO ... 55
CAPITULO IV MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES PARA LA EMPRESA ICONIC S.A. 4.1. OBJETIVOS ... 58
4.1.1. OBJETIVO GENERAL ... 58
4.2. AMBITO DE LA APLICACIÓN ... 58
4.3. BASE LEGAL ... 59
4.3.1. REFERENCIAS LEGALES ... 59
4.4. PROCEDIMIENTOS CONTABLES VIGENTES ... 59
4.5. POLITICAS ... 60
4.6. ORGANIZACION ... 62
4.7. ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS ... 69
4.8. DESCRIPCION DEL MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS ... 73
4.9. PROCESO CONTABLE ... 95
4.10. FORMULARIOS, REGISTROS Y PROCEDIMIENTOS ... 100
4.10.1. ROL DE PAGOS ... 100
4.10.2. FACTURA ... 103
4.10.3. COMPROBANTE DE INGRESO ... 104
4.10.4. COMPROBANTE DE EGRESO ... 106
4.10.5. COMPROBANTE DE RETENCION ... 107
4.11. DESCRIPCION DE LOS PROCESOS ... 110
4.12. FLUJOGRAMAS PROCESOS CONTABLES ... 115
CAPITULO V 5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 119
5.1. CONCLUSIONES ... 119
GLOSARIO DE TERMINOS
GLOSARIO DE TERMINOS ... 122
BIBLIOGRAFIA
CAPITULO I
1.1. ANTECEDENTES
La presente investigación tiene con propósito elaborar un manual
Administrativo – Contable para la empresa ICONIC S.A., para que la misma
tenga el área Administrativa – Contable dentro de la empresa ya que en la
actualidad ICONIC cuenta con un Outsourcing de contabilidad que realiza
dichas funciones.- El mencionado manual estará en función de las leyes,
reglamentos e instructivos vigentes en nuestro país de igual forma se
sustentara en los principios de contabilidad generalmente aceptados , Normas
Ecuatorianas de Contabilidad, Leyes Tributarias, Código del Trabajo y otras
herramientas legales que facilitarán un correcto ciclo contable (Jornalización,
Mayorización, Balance de Comprobación, Ajustes y Estados Financieros).
La elaboración de un Manual Administrativo – Contable es de enorme
importancia para la empresa, puesto que tanto para los clientes externos y
externos la parte Administrativa y Contable se llevara dentro de las misma
empresa teniendo la información y documentación a disposición permanente,
de la misma manera con el Manual contaremos con un control y
sistematización de la información para registrar los movimientos y sus
actividades y por ende contar con un información confiable y oportuna para la
toma de decisiones que permitan obtener la utilidad de ICONIC S.A. lo que
conlleva a que una ves conocidos los resultados de un ejercicio contable los
directivos determinaran las falencias en cuanto a procesos y procedimientos
que pueden ocasionar la falta de eficacia y eficiencia en las operaciones del
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Tanto para los clientes internos (trabajadores y directivos) como para clientes
externos (proveedores, clientes, etc.) el hecho de que todo el procedimiento
contable y administrativa se realice fuera de las instalaciones de la empresa a
concluido en varios problemas debido a que dependemos de los
procedimientos internos de otra empresa en este caso el Outsourcing para
poder tener a tiempo los requerimientos que tenga la compañía como: emisión
de cheques, pago a proveedores, emisión y entrega a tiempo de comprobantes
te retención, pago de impuestos y de obligaciones con el IESS, etc.
Por lo que la empresa se ha visto en la necesidad de crear un manual de
procedimientos Administrativo – Contable con el fin de que todas las labores se
realicen internamente en Iconic e incluso poder salvaguardar la documentación
dentro de las instalaciones de la empresa cosa que reducirá mucha pérdida de
tiempo y errores en la elaboración de de registros contables, emisión de
cheques, de facturas, comprobantes de retención, etc.
1.3. LIMITACIONES DEL ESTUDIO
Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la Ley de Régimen Tributario
Interno son las principales limitaciones para la presente investigación. Es
importante considerar que la información que proporcione la empresa puede
convertirse en un limitante debido a que el actual archivo no se encuentra en
1.4. ALCANCE DEL TRABAJO
El presente trabajo se basa en la elaboración de un manual de procedimientos
administrativos – contables para la empresa ICONIC S.A. basada en las
normas ecuatorianas de contabilidad y la ley de régimen tributario para la
correcta aplicación de disposiciones legales vigentes dentro del campo
contable para la eliminación de contingencias.
1.5. OBJETIVOS
1.5.1. General:
Diseñar un Manual Administrativo – Contable para la empresa ICONIC S.A. y
que esta herramienta permita desarrollar los procedimientos e información en
forma confiable de tal manera de reducir los costos y el tiempo en los procesos
Administrativos – Contables realizándolos directa e internamente en la
compañía sin tener que depender de procedimientos internos de terceras
personas.
1.5.2. Especifico:
• Dar la facilidad a que la empresa tenga internamente su departamento
contable y no necesite de otra empresa para realizar los mismos.
• Brindar a la empresa procedimientos que le ayuden a registrar de forma
adecuada las operaciones diarias y que a la vez pueda rectificar fallas
que se detecten.
• Realizar un plan y codificación de cuentas que se adapten a las
necesidades de la empresa y que permita el correcto registro contable
• Desarrollar políticas y procedimientos de control interno para
operaciones de la empresa.
1.6. IDEA A DEFENDER
El diseñar un Manual de Procedimientos Administrativos – Contables para la
empresa ICONIC S.A., que respalde los procesos contables, nos ayudará a
controlar las áreas claves de resultados y solucionar el problema de falta de
control y duplicidad de procesos que son ocasionadas por una incorrecta
asignación de funciones
1.7. JUSTIFICACION
Elaborar el Manual de Procedimientos Administrativo – Contable con el fin de
reducir costos y tiempo al realizar un proceso administrativo – contable
realizándolo directa e internamente en la empresa y no a través del
Outsourcing.
El manual trata de constituirse en una adecuada herramienta para manejar la
contabilidad dentro de la empresa y evitar la necesidad de contratar un
outsourcing contable. Con este propósito, se incluirá en el manual de
contabilidad normas de control interno y determinación de funciones, con el fin
de orientar técnica y legalmente los movimientos y procedimientos que realice
el personal encargado, beneficiando de esta forma al personal que realice el
trabajo como, clientes internos y externos manteniendo internamente los
procesos y a las personas encargadas para cualquier requerimiento de los
Por qué.- Ayudar a la empresa ICONIC S.A. que no posee un Manual de
Contabilidad y por tal razón tiene con un Outsourcing contable.
Para qué.- Un Manual que le empresa ICONIC S.A. tenga pautas para llevar y
manejar una correcta contabilidad.
Cómo.- La elaboración del Manual de Contabilidad con base en las leyes,
reglamentos e instructivos vigentes en el Ecuador.
Cuáles.- Los procedimientos a aplicarse formaran parte de la propuesta de este
tema, ya que permitirá manejar la contabilidad dentro de la misma empresa y
por ende realizar un óptimo trabajo ya que el Manual estará realizado sobre la
base de leyes Ecuatorianos lo que permitirá su claridad.
1.8. HIPOTESIS
Contar con un Manual que norme en la empresa Iconic S.A. lo que permitirá
mejorar los procedimientos Administrativos – Contables lo que redundará en
beneficio tanto de los clientes internos y externos.
El Manual de Contabilidad permitirá registrar la información económica de la
empresa que deberá estar ajustada a las decisiones Administrativas y
financieras de la empresa y las normas legales vigentes en el Ecuador.
1.9. VARIABLES DE LA INVESTIGACION
1.9.1. Dependiente:
• Sistema de Contabilidad.
• Obtener la persona idónea que tenga conocimiento tanto del giro del
• Que la empresa cuente con varios clientes y que la parte económica –
financiera no depende de un solo cliente y por ende el futuro de la
empresa.
1.9.2. Independiente:
• Cambio de leyes tanto del SRI como del IESS.
• Análisis de la situación actual, procedimientos y políticas contables.
• Información Contable y financiera.
• El cierre de la organización debido a pérdida de clientes estratégicos
para la organización.
• Desastres naturales que sucedan y de los cuales la empresa no pueda
continuar.
1.10. METODOS DE INVESTIGACION
La investigación realizada en su totalidad es de tipo inductivo, según la
intervención del investigador es de tipo observaciónal y según la conducta de
las variables es de tipo correlacional.
Analítico: Revisaremos y analizaremos toda la información obtenida por los
diferentes medios que emplearemos.
Observacional: Verificaremos físicamente los documentos fuente e información
financiera.
Inductivo: Evaluaremos si el manual a elaborar representa la herramienta
técnica que permita a la empresa contar con un buen manejo del área contable
internamente lo que conlleva a disminuir los errores para optimizar la utilidad.
1.11. TECNICAS DE INVESTIGACION
Las técnicas a utilizar son las siguientes:
• Leyes: Revisaremos los principios de contabilidad generalmente
aceptados, las Normas Internacionales Financieras, Normas
Ecuatorianas de Auditoria, El código de trabajo, la ley de Régimen
Tributario Interno.
• Documentos de la empresa: Revisar, analizar y estudiar los documentos
tanto contables como administrativos de la empresa.
• Entrevista: Realizada al Gerente propietario para conocer la situación de
la empresa y su criterio.
• Internet: Revisando datos y literatura relacionados con Contabilidad y el
CAPITULO II
2. MARCO REFERENCIAL
2.1. BASE TEORICA
La contabilidad es la medida en el retroceso o avance de una empresa.
La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos
económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el
eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la
obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una
empresa determinada.
Se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha
empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos
financieros que se ejecutan en sus pequeñas, medianas o grandes empresas.
Por consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su fin. En un
principio, lo realizó en procesos muy simples a partir de los planteamientos
presentados por el monje Fray Luca Paciolo, sin embargo con el transcurrir del
tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y
técnicas contables han evolucionado.
Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos
financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla con el apoyo del
contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios
establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.2
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o PCGA son un
formular criterios referidos a la medición del patrimonio y a la información de los
elementos patrimoniales y económicos de un ente. Los PCGA constituyen
parámetros para que la confección de los estados financieros sea sobre la base
de métodos uniformes de técnica contable.
2.2. BASE CONCEPTUAL
2.2.1. MANUAL: Folleto o libro en el que se dan instrucciones sobre pasos,
procesos o procedimientos a seguir referente a algún tema especifico. En un
libro para consultar como se realizan ciertos procesos.
2.2.2. LA EMPRESA: La empresa es la institución o agente económico que
toma las decisiones sobre la utilización de factores de la producción para
obtener los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado. La actividad
productiva consiste en la transformación de bienes intermedios (materias
primas y productos semielaborados) en bienes finales, mediante el empleo de
factores productivos (básicamente trabajo y capital).
Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de una
tecnología que especifique que tipo de factores productivos precisa y como se
combinan. Asimismo, debe adoptar una organización y forma jurídica que le
permita realizar contratos, captar recursos financieros, si no dispone de ellos, y
ejerce sus derechos sobre los bienes que produce.
La empresa es el instrumento universalmente empleado para producir y poner
en manos del publico la mayor parte de los bienes y servicios existentes en la
los factores que emplea en la producción, tales como materias primas,
maquinaria y equipo, mano de obra, capital, etc.
Dado un objetivo u objetivos prioritarios hay que definir la forma de alcanzarlos
y adecuar los medios disponibles al resultado deseado. Toda empresa engloba
una amplia gama de personas e intereses ligados entre sí mediante relaciones
contractuales que reflejan una promesa de colaboración. Desde esta
perspectiva, la figura del empresario aparece como una pieza básica, pues es
el elemento conciliador de los distintos intereses.
La empresa es un sistema en el que se coordinan factores de producción,
financiación y comerciales para obtener sus fines.
Características:
• Es un conjunto de factores de producción: Factores comerciales y
factores financieros.
• Toda empresa tiene sus objetivos.
• Los factores están coordinados.
• Esta coordinación da pie a un factor de administración o dirección.
Clasificación:
• Por su función básica:
o Industriales: Transforman
o Comerciales: Compra / Venta
• Por su actividad u objeto:
o Sector Primario: Agropecuarias y extractivas.
o Sector Secundario: Industriales y construcción.
o Sector Terciario: Servicios, transporte, educación, seguros, etc.
• Por su naturaleza jurídica:
o Individuales.
o Sociales:
Colectiva:
Irregular
Regular
Comanditaria
Limitada: SL
Anónima: SA.
Laboral: Socios aportan capital y trabajo.
Cooperativas.
• Por la titularidad del capital:
o Pública: Produce bienes y presta servicios de interés social.
o Privada: Objetivo principal obtener beneficios.
• Por su dimensión:
o Grande
• Por el origen del capital:
o Nacionales
o Extranjeras
o Multinacionales
2.2.3. CUENTA CONTABLE: Las cuentas constituyen el elemento básico de la
contabilidad.
Podemos decir que una cuenta es la ficha individual donde se anotan todos los
movimientos contrastes de un determinado concepto: CAJA, BANCOS,
CLIENTES, etc.
La cuenta se divide normalmente en DEBE y HABER.
El DEBE está situado a la izquierda, mientras que el HABER se encuentra a la
derecha.
Cuando en una cuenta se anota una cantidad a la izquierda, es decir en el
DEBE, se dice que se está haciendo un CARGO en dicha cuenta. Cuando, por
el contrario, en una cuenta se anota una cantidad en el
HABER, es decir en la derecha, se está realizando un ABONO.
Clasificación
Las cuentas tienen varias clasificaciones. Entre otras cabe destacar:
- de Activo o de Pasivo
- Generales o Personales
- de Ingresos o de Gastos
- de Patrimonio neto
- de Efectivo
- de Inmovilizado- de Pérdidas y Ganancias
DE PATRIMONIO NETO: Aquellas que recogen movimientos del Capital, las
Reservas y el Remanente.
o DE EFECTIVO: Son las que representan el desarrollo de
operaciones de Caja y Bancos.
o DE INMOVILIZADO: Registran aquellas cuentas que permanecen
un periodo prolongado de tiempo en la empresa: Edificios,
Maquinaria, Mobiliario, Vehículos, etc.
Las distintas Clasificaciones de cuentas.
Otra buena clasificación de las cuentas podría ser la siguiente:
CUENTAS DE ACTIVO:
- personales de clientes o deudores
- efectivo
- mercaderías o existencias
- inmovilizado
CUENTAS DE PASIVO:
- personales de proveedores o acreedores
- patrimonio neto (capital, reservas y superávit)
- ventas o ingresos
- compras o gastos
La cuenta de Pérdidas y Ganancias es la que recoge todos los movimientos de
Ingresos y Gastos, al igual que los de Ventas y Compras, como consecuencia
de la explotación de la empresa, pues, indicará la diferencia entre Ingresos y
Gastos durante el periodo de tiempo estudiado, mostrando si ha habido
pérdidas o beneficios.
Como consecuencia de las operaciones que realiza una empresa se producen
diversas circunstancias:
- Ventas o Ingresos: lo normal de una empresa es que sus ingresos
provengan de sus ventas, pero también puede suceder que tenga
otro tipo de ingresos que no procedan directamente de la venta
de sus productos.
Este otro tipo de ingresos podrían ser, por ejemplo, los ingresos provenientes
de operaciones con valores mobiliarios (acciones) u otro tipo de ingresos, como
los ingresos financieros (por ejemplo los intereses de las cuentas bancarias) o
extraordinarios (ejemplo: venta de un elemento de inmovilizado con beneficios
o pérdidas).
- Compras o Gastos: son todo lo que se adquiere (con excepción
de los productos o bienes de activo, como son edificios, terrenos,
maquinaria, vehículos, etc. siempre y cuando no sean para la
posterior venta, transformación o consumo y los gastos, como por
ejemplo, sueldos, teléfono, luz, agua, alquileres, etc.
2.2.4. PLAN DE CUENTAS Y CODIGOS DE CUENTAS:
Cualquiera sea el sistema contable adoptado por una entidad la secuencia del
mismo puede sintetizarse en la siguiente forma:
Corriente de entrada
Proceso de transformación
Corriente de salida
Plan de cuentas
La cuenta es el elemento básico de la contabilidad; es como una ficha
individual donde se anotan todos los movimientos contables. Existen cuentas
que pueden recibir y entregar, mientras que otras sólo pueden recibir o
entregar.
Dependiendo de la naturaleza de la cuenta, éstas pueden ser de cuatro tipos:
• Activo son cuentas o elementos patrimoniales, que representan los bienes y
los derechos de la unidad económica, es decir, lo que se tiene (terreno,
construcciones, mobiliario, equipamiento, dinero depositado en el banco o en la
caja).
• Pasivo son cuentas o elementos que significan una obligación para la unidad
económica, es decir, lo que se debe a otros (préstamos, proveedores,
• Ingresos son cuentas o elementos que percibe la unidad económica (ventas
de bienes o servicios, donaciones, aportes de socios, cuotas fijadas por la
comunidad).
• Gastos son cuentas o elementos que egresa la unidad económica (compras,
sueldos, salarios, pago de servicios de luz, agua, teléfono, alquileres,
impuestos, multas).
2.2.5. CICLO CONTABLE:
Los sistemas de contabilidad varían mucho de una empresa a otra,
dependiendo de la naturaleza del negocio, operaciones que realiza, tamaño de
la compañía, volumen de datos que haya que manejar y las demandas de
información que la administración y otros interesados imponen al sistema.
Para definir el ciclo contable, vamos a conceptualizar las palabras que
conforman esta frase. Ciclo: Consiste en una serie de sucesos, cambios o
fluctuaciones que se repiten o bien que pueden terminar y presentarse de
nuevo. Contabilidad: Sistema adoptado para llevar la cuenta y razón de las
entradas y salidas en las empresas públicas o privadas.
Habiendo explicado las dos palabras del tema en cuestión encontramos que la
definición más general de un sistema de contabilidad o del ciclo contable
comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la
administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar
y dar a conocer la situación financiera y las operaciones de la empresa.
Si existe un sistema de contabilidad eficiente los administradores e
momento información como: estructura de capital, composición, ventas,
inventarios, etc. De manera de realizar los análisis financieros necesarios para
tomar decisiones en pro de sus intereses.
Aunque la mayoría de las empresas cuentan con sistemas de contabilidad
satisfactorios, muchas son deficientes debido en parte a la ineficacia de sus
procedimientos contables.
El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad
que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se
inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las
cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de
comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización en
el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro
mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros
que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados
financieros finales. Además de registrar las transacciones explícitas conforme
van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones
implícitas. Es importante reconocer cómo los ajustes para las transacciones
implícitas en el período anterior pueden afectar la contabilidad adecuadamente
en el período actual para las transacciones explícitas relativas. Por ejemplo, si
se han acumulado salarios al final del período anterior, la primera nómina del
El pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros, que es un
procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la
utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo
contable.
Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros
completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados
antes que estos se revelen al público. Una auditoria le agrega credibilidad a los
estados financieros.
Como veremos más adelante, por lo general, se cometen errores al registrar
los datos en libros. Tales errores se deben corregir cuando se descubren,
ajustando los saldos de las cuentas, de manera que sean iguales a las
cantidades que hubieran existido si se hubiera hecho el registro correcto.
Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades
desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los
cargos, abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar las
cantidades desconocidas.
Pasos del ciclo contable
Como explicamos anteriormente la vida de un negocio o de una empresa se
divide en períodos contables, y cada período es un ciclo contable recurrente,
que empieza con el registro de las transacciones en el diario y que termina con
el balance de comprobación posterior al cierre. Para comprender con más
exactitud y cabalidad todos los componentes del ciclo contable se necesita que
Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:
1.- Balance General al principio del período reportado:
Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del
balance de comprobación y del mayor general del período anterior.
2.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario:
Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su
registro en el diario.
3.- Pase del diario al libro mayor:
Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los
asientos consignados en el diario.
4.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de
trabajo (opcional):
Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en
comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los
efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos
de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por
último a determinar y comprobar la utilidad o pérdida.
5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y
transferirlos al mayor:
Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la
procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas
muestren saldos correctos y actualizados.
6.- Elaboración de un balance de prueba ajustado
7.- Elaboración de los estados financieros formales
Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en
elaborar un balance general y un estado de resultados.
8.- Cierre de libros
Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas
temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro
mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos
finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el
período siguiente.
La próxima ilustración puede resumir los pasos del Ciclo Contable
2.2.6. DOCUMENTOS FUENTE:
Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene,
la información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la
función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos
documentos se dividen en: a) Documentos Justificativos que son todas las
derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los
ordenamientos jurídicos y normativos aplicables. b) Documentos
Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los
registros contables de la dependencia o entidad.
2.2.7. JORNALIZACION:
Se define como la representación gráfica de la “Partida Doble”
Características:
a) Numeración correlativa; fecha cronológica
b) Cuentas deudoras (son las que registran “cargos”)
c) Cuentas acreedoras (las que registran “abonos)
d) Cargos valorizados (Debe); Abonos valorizados (Haber)
e) Glosa: breve explicación de la operación comercial que se registra
2.2.8. TIPOS DE ASIENTO
Asiento simple: consta de una cuenta deudora y una cuenta acreedora
Asiento compuesto: una o más cuentas deudoras y acreedoras.
2.2.9. MAYORIZACION:
En el libro MAYOR lo que se hace es pasar todas las cantidades de los
asientos a sus respectivas cuentas. En las cuentas que se encuentren a la
izquierda en el asiento se anotará su importe correspondiente en el DEBE y en
2.2.10. BALANCES:
El balance refleja la situación patrimonial de la empresa en una fecha
determinada.
Una vez se han pasado al libro MAYOR todos los asientos del DIARIO,
podremos confeccionar el balance. Para esto, se contabilizarán los totales de
cada cuenta del libro MAYOR.
Hay varios tipos de balances. Entre otros:
- Balance de apertura: es el balance de apertura de una empresa, cuando se
constituye dicha empresa. En este caso todo el dinero que se tiene son
recursos propios.
- Balance de Sumas y Saldos: se puede confeccionar en cualquier momento
y en él se recogen tanto partidas de gestión (gastos e ingresos) como partidas
que reflejan realmente la situación patrimonial de la empresa. Es un balance
sin regularizar, es decir, no aparecen resultados.
- Balance de situación: en él aparece ya determinado el resultado del ejercicio
y partidas de balance.
- Balance de liquidación: es el que se presenta cuando se quiere vender la
empresa.
- Balance provisional: es aquel que se establece en función de los datos de
que dispondremos.
2.2.11. HOJA DE TRABAJO:
Todo el proceso desarrollado, desde la Balanza de comprobación hasta la
formulación de los Estados financieros, se puede hacer en un solo documento
de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable,
tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula
antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para
hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el
cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y
Estado de resultados en el libro de inventarios y balances. El Estado de trabajo
se desarrolla en una hoja tabular de 12 columnas, en las cuales se hace el
resumen del cierre anual de operaciones.
Estructura
Balance de comprobación. En las 4 primeras columnas se registran el Balance
de comprobación; en la primera de ellas se anotan los movimientos deudores;
en la segunda, los acreedores; en la tercera los saldos deudores y en la cuarta,
los acreedores.
Asientos de ajuste. Las columnas quinta y sexta se destinan para anotar los
asientos de ajuste; en la primera de ellas se asientan los cargos y en la
segunda los abonos.
Balance de saldos ajustados. Las columnas que se encuentran al final se
destinan para anotar los saldos que quedan en las cuentas después de haber
hecho los asientos de ajuste; en la primera de ellas se anotan los saldos
deudores y en la segunda los acreedores.
Asientos de pérdidas y ganancias. Las columnas novena y décima se destinan
traspasos, éstos se hacen para transferir los saldos de las cuentas de
resultados a la de Pérdidas y ganancias con el objeto de conocer la utilidad o
pérdida de l ejercicio.
Existe otra forma de registrar la Hoja de trabajo, es la llamada HOJA DE
TRABAJO CONCENTRADA, esta forma de hoja de trabajo es mas practica y
sencilla, también se elabora o desarrolla en una hoja tabular de 12 columnas,
difiere de la forma anterior es los puntos siguientes:
Balance de comprobación. Al pasar al balance de comprobación a la hoja de
trabajo no es necesario dejar renglones disponibles en ninguna cuenta.
Asientos de ajuste. Los cargos o abonos de las cuentas que reciben varios
ajustes se acumulan por separado, y tan sólo se anotan en estas columnas las
sumas de ellos, anteponiendo en lugar del número de ajuste la letra “v”, con lo
cual se inca que el importe corresponde a varios ajustes.’
2.2.12. AJUSTES
Todo lo que suceda en el negocio debe registrarse en el sistema contable, para
que el diario y el mayor contengan un historial completo de todas las
operaciones mercantiles del periodo. Si no se ha registrado una operación o
transacción, los saldos de las cuentas no mostrarán la cifra correcta al final de
periodo contable.
Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman asientos de
estado de resultados. Si el ajuste no afecta a una cuenta de ingresos o de
gastos, no es un asiento de ajuste.
Ajustes de Gastos
Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes
de pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un
cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo.
A continuación se muestran tres tipos de ajustes de gasto:
• Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del
periodo antes de efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se
van acumulando se llaman gastos devengados o incurridos.
• Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron como un
activo o como un gasto cuando se pagaron. Un gasto pagado por
anticipado es un activo y se produce cuando se pagan gastos que
abarcan uno o más periodos contables futuros. Cuando el pago se hace
antes de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya
vencido por lo general se hace el cargo a la cuenta de un activo, debido
a que representa un costo no vencido y que se empleará en periodos
futuros, para producir ingresos. Sin embargo se puede utilizar una
cuenta del estado de resultados para registrar el gasto cuando se paga.
Cuando se usa una cuenta del estado de resultados para anotar el
asiento inicial, es necesario ajustar una cuenta de gastos para bonificar
cualquier parte no utilizada o vencida, y pasar el importe a una cuenta
• Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil, mediante
el proceso de depreciación. Al proceso de cancelar o disminuir el costo
de un activo fijo, con la excepción de terrenos, a lo largo de su vida útil
estimada se le conoce como depreciar el activo o simplemente como
depreciación. Cuando se distribuye el costo del activo fijo a lo largo de
su vida útil estimada, se carga a la cuenta de depreciación y se acredita
a la cuenta de depreciación acumulada.
Interés Acumulado
El interés que se carga en préstamos a corto plazo (30,60 o 90 días) es el
gasto o costo de pedir dinero prestado. El interés se va acumulando según
pasa el tiempo. Pero el pago de la cantidad tomada más el interés, no se
efectuará hasta la fecha de vencimiento del préstamo.
Ajustes de Ingresos
Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos
que al momento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido
devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a
una cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el ultimo día del periodo
contable.
Existen dos tipos de ajustes de ingresos:
• Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados.
• Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se
Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba
efectivo del cliente, o de que se contabilice la operación en los registros
contables. Estos ingresos que se han devengado pero que aun no se han
recibido o registrado se llaman ingresos devengados.
Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga a la
cuanta de efectivo y por lo general, se acredita una cuenta de pasivo llamada
anticipos de clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso
aun no se ha ganado.
Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se registran en una
cuenta de pasivo al momento en que se recibe el pago.
Cuando se usa una cuenta de resultados para registrar el asiento inicial, será
necesario el ajuste a una cuenta de ingresos para cancelar cualquier ingreso
no devengado y traspasar el importe a una cuenta de pasivo.
Balance de comprobación ajustada
Después de anotar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se
prepara un balance de comprobación ajustada para verificar la exactitud del
mayor, antes de preparar y actualizar los estados financieros de fin de año.
Ajustes por Inflación
El actualizar los estados financieros surge de la necesidad de conocer el valor
real que tienen las partidas no monetarias de una empresa y conocer hasta que
punto se han visto afectadas por la inflación. Las partidas no monetarias son
Los ajustes que más se realizan en las empresas son en las siguientes
partidas:
• Inventarios
• Activos Fijos
• Depreciación de activos fijos
• Capital contable
Para ajustar los activos fijos por inflación, al igual que en los inventarios, se
requiere del factor de ajuste. Una vez obtenido el factor, se le aplica al valor
histórico. El ajuste se hará cargando a la cuenta del activo fijo y acreditando a
la cuenta de exceso o insuficiencia de capital.
La depreciación acumulada es la contrapartida del activo fijo por lo tanto debe
mostrar un saldo que este valuado con pesos del mismo poder adquisitivo que
el activo fijo.
2.2.13. DEPRECIACION Y METODOS
Antes de comenzar a hablar sobre los temas que nos ocupan, es importante
presentar una definición a cerca del concepto principal.
La depreciación es un reconocimiento racional y sistemático del costo de los
bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los
recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se
conserve la capacidad operativa o productiva del ente público. Su distribución
debe hacerse empleando los criterios de tiempo y productividad, mediante uno
decrecientes, número de unidades producidas o número de horas de
funcionamiento, o cualquier otro de reconocido valor técnico, que debe
revelarse en las notas a los estados contables.
Vida Útil y Valor de Desecho
A menudo es difícil estimar la vida útil y el valor de desecho o de recuperación
de un activo fijo, pero es necesario determinarlo antes de poder calcular el
gasto de depreciación para un período. Por lo general, una compañía estima la
vida útil de acuerdo con la experiencia previa obtenida con activos similares
propiedad de la empresa. Las autoridades fiscales y las distintas agrupaciones
mercantiles establecen pautas para llegar a estimaciones aceptables.
Depreciación Contable
Con excepción de los terrenos, la mayoría de los activos fijos tienen una vida
útil limitada ya sea por el desgaste resultante del uso, el deterioro físico
causado por terremotos, incendios y otros siniestros, la pérdida de utilidad
comparativa respecto de nuevos equipos y procesos o el agotamiento de su
contenido. La disminución de su valor, causada por los factores antes
mencionados, se carga a un gasto llamado depreciación.
La depreciación indica el monto del costo o gasto, que corresponde a cada
periodo fiscal. Se distribuye el costo total del activo a lo largo de su vida útil al
asignar una parte del costo del activo a cada periodo fiscal.
El cómputo de la depreciación de un período debe ser coherente con el criterio
es revaluado, la depreciación se calcula sobre el costo original de adquisición,
mientras que si existieron re avalúos, debe computarse sobre los valores
revaluados. Este cálculo deberá realizarse cada vez que se incorpore un bien ó
mejora con el fin de establecer el nuevo importe a depreciar.
Por otro lado, debe considerarse el valor residual final ó valor recuperable que
será el que tendrá el bien cuando se discontinúe su empleo y se calcula
deduciendo del precio de venta los gastos necesarios para su venta,
incluyendo los costos de desinstalación y desmantelamiento, si estos fueran
necesarios.
Importe original +
Re avalúos efectuados -
Valor
recuperable =
Importe a depreciar
Para calcular la depreciación imputable a cada período, debe conocerse:
o Costo del bien, incluyendo los costos necesarios para su
adquisición.
o Vida útil del activo que deberá ser estimada técnicamente en
función de las características del bien, el uso que le dará, la
política de mantenimiento del ente, la existencia de mercados
tecnológicos que provoquen su obsolencia, etc.
o Valor residual final.
o Método de depreciación a utilizar para distribuir su costo a través
Métodos de depreciación
Se han desarrollado varios métodos para estimar el gasto por depreciación de
los activos fijos tangibles. Los cuatro métodos de depreciación más utilizados
son:
o El de la línea recta.
o El de unidades producidas.
o El de la suma de los dígitos de los años.
o El del doble saldo decreciente.
La depreciación de un año varía de acuerdo con el método seleccionado pero
la depreciación total a lo largo de la vida útil del activo no puede ir más allá del
valor de recuperación. Algunos métodos de depreciación dan como resultado
un gasto mayor en los primeros años de vida del activo, lo cual repercute en las
utilidades netas del periodo. Por tanto, el contador debe evaluar con cuidado
todos los factores, antes de seleccionar un método para depreciar los activos
fijos.
Métodos de Depreciación
METODO CARGO DE DEPRECIACION
Línea recta Igual todos los años de vida útil
Unidades producidas De acuerdo a la producción
Suma de los dígitos de los años Mayor los primeros años
Método de línea recta:
En el método de depreciación en línea recta se supone que el activo se
desgasta por igual durante cada periodo contable. Este método se usa con
frecuencia por ser sencillo y fácil de calcular. EL método de la línea recta se
basa en el número de años de vida útil del activo, de acuerdo con la fórmula:
Costo – valor de desecho
=
monto de la depreciación para cada año de vida del activo o gasto de depreciación anual
Años de vida útil
Método de las unidades producidas:
El método de las unidades producidas para depreciar un activo se basa en el
número total de unidades que se usarán, o las unidades que puede producir el
activo, o el número de horas que trabajará el activo, o el número de kilómetros
que recorrerá de acuerdo con la fórmula.
Costo – valor de desecho =
Costo de
depreciación de una
unidad hora o
kilómetro
x
Número de unidades horas o kilómetros usados durante el periodo
Unidades de uso, horas o kilómetros
=
Gasto por
depreciación del periodo
Los métodos de depreciación en línea recta y de unidades producidas
distribuyen el gasto por depreciación de una manera equitativa. Con el método
de línea recta el importe de la depreciación es el mismo para cada periodo
mismo para cada unidad producida, de cuántas horas se emplean o de los
kilómetros recorridos, durante el periodo fiscal.
Método de la suma de los dígitos de los años:
En el método de depreciación de la suma de los dígitos de los años se rebaja el
valor de desecho del costo del activo. El resultado se multiplica por una
fracción, con cuyo numerador representa el número de los años de vida útil que
aún tiene el activo y el denominador que es el total de los dígitos para el
número de años de vida del activo.
El método de la suma de los dígitos de los años da como resultado un importe
de depreciación mayor en el primer año y una cantidad cada vez menor en los
demás años de vida útil que le quedan al activo. Este método se basa en la
teoría de que los activos se deprecian más en sus primeros años de vida.
Método del doble saldo decreciente:
Un nombre más largo y más descriptivo para el método del doble del saldo
decreciente sería el doble saldo decreciente, o dos veces la tasa de la línea
recta. En este método no se deduce el valor de desecho o de recuperación, del
costo del activo para obtener la cantidad a depreciar. En el primer año, el costo
total de activo se multiplica por un porcentaje equivalente al doble porcentaje
de la depreciación anual por el método de la línea recta. En el segundo año, lo
mismo que en los subsiguientes, el porcentaje se aplica al valor en libros del
activo. El valor en libros significa el costo del activo menos la depreciación
Depreciación en periodos fraccionarios:
Todos los métodos de depreciación que se han presentado muestran el importe
de ésta, por un año completo de la vida del activo. Con frecuencia el año de
vida de un activo no coincide con el año fiscal de una empresa, o no es lo
mismo. Por tanto, es necesario calcular la depreciación por la fracción del año,
para registrar el importe correcto del gasto en el periodo fiscal.
Asientos de ajuste para registrar la depreciación
Existen dos situaciones en que se debe registrar la depreciación:
1. Al final del periodo fiscal, ya sea mensual o anual.
2. Al momento de la venta, o cuando se da de baja el activo.
Puede establecerse una cuenta de depreciación para cada activo fijo, para
cada grupo de activos fijos, o una cuenta que incluya todos los activos fijos. Las
empresas pequeñas con pocos activos fijos pueden utilizar sólo una cuenta de
gastos de depreciación para todos. Sin embargo, las compañías con una mayor
variedad de activos fijos pueden tener cuentas de depreciación por separado,
como una para edificios, una para maquinaria y una para los equipos.
La cuenta depreciación acumulada es una cuenta compensatoria que reduce o
disminuye la cuenta activos fijos. Esta cuenta no se cierra al terminar el periodo
contable, por el contrario, continúa aumentando haya que el activo se haya
Reglas aplicables a la depreciación
Referente a inmuebles, maquinaria y equipo establece las reglas aplicables a la
depreciación de estos activos. Entre las más importantes reglas están las
siguientes:
1. De entre los métodos alternativos para depreciar activos fijos debe
adoptarse el que se considere más adecuado, según las políticas de la
empresa y características del bien.
2. Las tasas de depreciación establecidas por la Ley de Impuesto sobre la
Renta no siempre son las adecuadas para distribuir el total a depreciar
entre la vida de los activos fijos y que a pesar de aplicar la depreciación
acelerada como incentivo fiscal, contablemente debe calcularse y
registrarse la depreciación de acuerdo con la vida estimada de dichos
activos.
3. La depreciación debe calcularse sobre bases y métodos consistentes a
partir de la fecha en que empiecen a utilizarse los activos fijos y cargarse
a costos o gastos.
2.2.14. ESTADOS FINANCIEROS:
Son todos aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos
por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el bien común
del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos
favorables de fondos. Se deben caracterizar por su condición, claridad
neutralidad y fácil consulta. Son estados de propósito general, los Estados
Estado de resultados o pérdidas y ganancias
Es un documento complementario donde se informa detallada y
ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.
El estado de resultados esta compuesto por las cuentas nominales, transitorias
o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores
deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor
y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección de ganancias y
pérdidas de la hoja de trabajo.
ESTADO DE RESULTADOS (Esquema)
VENTAS
(-) Devoluciones y descuentos
INGRESOS OPERACIONALES
(-) Costo de ventas
UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL
(-) Gastos operacionales de ventas
(-) Gastos Operacionales de administración
UTILIDAD OPERACIONAL
(+) Ingresos no operacionales
(-) Gastos no operacionales
(-) Impuesto de renta y complementarios
UTILIDAD LÍQUIDA
(-) Reservas
UTILIDAD DEL EJERCICIO
Balance general o estado de situación financiera:
Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación
financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus
propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados
de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben
corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros
auxiliares.
El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a
31 de diciembre, firmado por los responsables:
• Contador
• Revisor fiscal
• Gerente
Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general.
BALANCE GENERAL (Esquema)
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
DISPONIBLE
DEUDORES
INVENTARIOS
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
INTANGIBLES
DIFERIDOS
VALORIZACIONES
TOTAL ACTIVO
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
OBLIGACIONES FINANCIERAS
PROVEEDORES
CUENTAS POR PAGAR
IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS
OBLIGACIONES LABORALES
PASIVOS NO CORRIENTE
OTROS PASIVOS DE LARGO PLAZO
BONOS Y PAPELES COMERCIALES
TOTAL PASIVO
PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL
SUPERÁVIT DE CAPITAL
RESERVAS
REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO
UTILIDAD DEL EJERCICIO
TOTAL PATRIMONIO
Estado de flujo de efectivo:
El estado de flujos de efectivo está incluido en los estados financieros básicos
que deben preparar las empresas para cumplir con la normativa y reglamentos
institucionales de cada país. Este provee información importante para los
administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de
determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también
un análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades
Todas las empresas, independientemente de la actividad a que se dediquen,
necesitan de información financiera confiable, una de ellas es la que
proporciona el Estado de Flujos de Efectivo, el cual muestra los flujos de
efectivo del período, es decir, las entradas y salidas de efectivo por actividades
de operación, inversión y financiamiento, lo que servirá a la gerencia de las
empresas para la toma de decisiones.
Estado de cambios de patrimonio:
Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los
socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la
aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por
separado el patrimonio de una empresa.
También muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital
social (aportes de los socios), determinando la diferencia entre el activo total y
el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios.
Esta es la estructura del estado de cambios en la situación financiera para
ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA (Esquema)
SUPERÁVIT
SUPERÁVIT DE CAPITAL
Prima en colocación de cuotas o partes de
interés
Crédito mercantil
RESERVAS
Reserva legal
Reservas estatutarias
Reservas ocasionales
RESULTADOS DEL EJERCICIO
Utilidad del ejercicio
RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES
Utilidades o excedentes acumulados
(o) Perdidas acumuladas
SUPERÁVIT POR VALORIZACIONES
De inversiones
De propiedad, planta y equipo
2.2.15. SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
El Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de
pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el
consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una
entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el
logro de objetivos incluidos en las siguientes categorías:
· Eficacia y eficiencia de las operaciones.
· Confiabilidad de la información financiera.
· Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.
Completan la definición algunos conceptos fundamentales:
· El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no
un fin en sí mismo.
· Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata
solamente de manuales de organización y procedimientos.
· Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a
la conducción.
· Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las
categorías señaladas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en común.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una
cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e
integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución
infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y
apoyar sus iniciativas de calidad.
El control interno puede ser definido como el plan de organización, y el
conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una
institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los
siguientes objetivos principales:
· Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así
como productos y servicios de la calidad esperada.
· Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión,
errores, fraudes o irregularidades.
· Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y
estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a
las políticas y objetivos de la misma.
· Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados
a través de informes oportunos.
Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía
de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe
controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que
las acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema
básico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada
2.3. BASE LEGAL
2.3.1. LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE
ACEPTADOS
Para el buen manejo de la contabilidad después de un exhaustivo análisis se
han elaborado un conjunto de reglas generales de contabilidad, las mismas que
las empresas utilizan de guía contable para la solución de los problemas
contables en situaciones nuevas, de igual forma son parámetros para la
elaboración de los estados financieros para que sean sobre la base de
métodos uniformes de técnicas contables.
Principios Básicos de Contabilidad
Existen varios PCGA que están relacionados con el ciclo contable pero para el
efecto de nuestra investigación señalaremos los siguientes:
Período Contable: La necesidad de conocer los resultados de la operación
contable requiere dividir las operaciones en periodos contables para definir
claramente el momento en que ocurren.
Ente contable: Lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la
actividad económica.
Equidad: La contabilidad y su información debe basarse en el principio de
equidad, de tal manera que el registro de los hechos económicos y su
información se basen en la igualdad para todos los sectores, sin preferencia
para ninguna en particular.
Medición de Recursos: La contabilidad y la información financiera se
fundamentan en los bienes materiales e inmateriales que poseen valor
Periodo de tiempo: Normalmente los periodos de tiempo de un ejercicio y
otros son iguales, con la finalidad de poder establecer comparaciones y realizar
análisis que permitan una adecuada toma de decisiones con la información que
puede ser preparada y presentada periódicamente.
Esencia sobre la forma: La contabilidad y la información financiera se basan
en la realidad económica de las transacciones. La contabilidad financiera
enfatiza sustancia económica y sugiere diferentes tratamientos.
Continuidad del ente contable: Los principios contables parten del supuesto
de las operaciones del ente contable, empresa en marcha, a menos que se
indique lo contrario, en cuyo caso se aplicaran técnicas contables de
reconocido valor, en atención a las particulares circunstancias del momento.
Medición en términos monetarios: La contabilidad financiera cuantifica en
términos monetarios los recursos, las obligaciones y los cambios que se
producen en ellos.
Estimaciones: La continuidad, complejidad, incertidumbre y naturaleza común
de los resultados inherentes a la actividad económica imposibilitan, en algunos
casos, el poder cuantificar con exactitud ciertos rubros, razón por la cual se
hace necesario el uso de estimaciones.
Acumulación: Para la determinación de la utilidad neta periódica y de la
situación financiera, es imprescindible el registro de ingresos y pagos.
Precio de Intercambio: Las mediciones de la contabilidad financiera están
principalmente basadas en precios a los cuales los recursos y obligaciones
