Diseño de un manual de procesos y procedimientos contables para la empresa Orinoquia comunicaciones S A S

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(1)UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRESA ORINOQUIA COMUNICACIONES S.A.S. ANGELA LILIANA NIÑO MANOSALVA JENNY YASMIN GOMEZ CUEVAS. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONIMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA MODALIDAD DE GRADO: MONOGRAFIA ARAUCA – ARAUCA 2014.

(2) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRESA ORINOQUIA COMUNICACIONES S.A.S. ANGELA LILIANA NIÑO MANOSALVA JENNY YASMIN GOMEZ CUEVAS. Monografía de grado para optar al título profesional de Contador Público. Dirigido por: DAISSY VIVIANA RIOS CHACON JEFE DE PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONIMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA MODALIDAD DE GRADO: MONOGRAFIA ARAUCA – ARAUCA 2014.

(3) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Nota de Aceptación:. C.P DAISSY VIVIANA RIOS CHACON Director de Monografía. Arauca.

(4) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. DEDICATORIAS. Dedicamos esta monografía primero a Dios por darnos la salud y tiempo necesario para poder realizar esta monografía y superar los obstáculos puestos en el camino, a nuestros padres quienes nos han brindado su comprensión y confianza incondicional y a nuestros hermanos por su motivación constante, ya que gracias al apoyo de ellos logramos culminar esta etapa de nuestras vidas..

(5) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. AGRADECIMIENTOS. A gradecemos. principalmente a Dios por guiar nuestro camino y permitirnos. alcanzar esta meta.. A todos los docentes que contribuyeron con su conocimiento, ya que con su colaboración logramos culminar esta carrera a satisfacción. A la empresa Orinoquia Comunicaciones S.A.S por permitirnos realizar la presente monografía teniendo en cuenta las necesidades evidenciadas..

(6) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. RESUMEN. En Colombia debido a la globalización y el desarrollo que esta trae consigo las empresas han tenido la necesidad de implementar formas de agilizar las tareas o actividades que se desarrollan dentro de la organización para llevar a cabo el objeto social de forma eficaz, efectiva y eficiente.. Cabe resaltar que quienes están obligados según la ley 873 de 2003 que cita ”Créase el Sistema de Gestión de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados”.. Teniendo en cuenta la efectividad que generan estos sistemas; se hace necesario que las organizaciones privadas adopten procesos y procedimientos que le permitan a la gerencia tomar decisiones basadas en información confiable y oportuna; producto de una estandarización en cada uno de los procesos que garantiza la veracidad de la información, al igual permite reevaluar y rediseñar los procesos de acuerdo a los cambios que se generen con el tiempo teniendo un mejoramiento continuo.. Es por esto que los manuales de procesos y procedimientos son un instrumento eficaz que consiente en registrar la información de manera clara y concreta, que conlleva a orientar y facilitar a todo el personal de la organización, convirtiéndose en una ayuda para la identificación las desviaciones existentes que no permiten alcanzar las metas deseadas por la empresa como es esperado.. Palabras claves: Gestión de calidad, procesos, procedimientos, estandarización, efectividad..

(7) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. ABSTRACT. In Colombia due to globalization and development this brings companies have had the need to implement ways to streamline the tasks or activities that take place within the organization to carry out the objects of efficient, effective and efficient manner.. Significantly, those who are obliged by law 873 of 2003 citing " Create the System Management of the entities of the State, as a management tool that allows systematic and transparent conduct and evaluate institutional performance, in terms of quality and social satisfaction in the provision of services by obliged entities and agents. ". Considering the effectiveness generated by these systems; it is necessary that private organizations to adopt processes and procedures to enable management to make decisions based on reliable and timely information; product standardization in each of the processes that guarantee the veracity of the information, as can reevaluate and redesign the processes according to the changes generated over time taking continuous improvement.. That is why the processes and procedures manuals are consenting effective tool to record information in a clear and concrete way, which leads to direct and facilitate all staff of the organization, becoming an aid to identifying the deviations that does not allow achieving the goals desired by the company as expected.. Keywords:. Quality. effectiveness.. management,. processes,. procedures,. standardization,.

(8) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. TABLA DE CONTENIDO 1.. TÍTULO .....................................................................................................................15 2.. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ....................................... 15. 3.. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 17. 4.. OBJETIVOS .............................................................................................................. 19. 5.. 4.1.. OBJETIVO GENERAL ....................................................................................... 19. 4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................. 19. MARCO TEORICO .................................................................................................... 20 5.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ..................................................... 20. 5.2. ANTECEDENTES .............................................................................................. 20. 5.3. FUNDAMENTOS FILOSOFICOS ....................................................................... 21. 5.4. FUNDAMENTO LEGAL ..................................................................................... 21. 6.. LIMITACIÓN Y ALCANCE ........................................................................................ 66. 7.. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION ............................................................... 66 7.2.. MARCO METODOLOGICO ............................................................................... 66. 7.2.1.. Tipo y diseño de la investigación............................................................. 66. 7.2.2.. Métodos de la investigación ..................................................................... 67. 7.2.3.. Población y muestra ................................................................................. 67. 7.2.4.. Técnicas e instrumentos de recolección de la información .................. 67. 7.2.5.. Fuentes de la Investigación ...................................................................... 68. 8.. CRONOGRAMA........................................................................................................ 69. 9.. DESARROLLO DE LA PROPUESTA ...................................................................... 71 9.3.1. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIETOS CONTABLES ORIONOQUIA COMUNICACIONES S.A.S .............................................................. 86. CONCLUSIONES ...........................................................................................................110 RECOMENDACIONES...................................................................................................111 BIBLIOGRAFÍA ..............................................................................................................112 ANEXOS ........................................................................................................................113.

(9) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. TABLE DE FIGURAS. Figura 1. Evolución de las NIIF .............................................................................. 58 Figura 2. Símbolos del flujograma.......................................................................... 65 Figura 3. Proceso de prestación del servicio Orinoquia Comunicaciones S.A.S .... 72 Figura 4 Página web HSP ...................................................................................... 77 Figura 5 Página web mi portal online ..................................................................... 77 Figura 6 Página web Smart Dealer ........................................................................ 78 Figura 7 Organigrama de Orinoquia comunicaciones autoría propia .................... 84 Figura 8. Mapa de procesos Orinoquia comunicaciones S.A.S autoría propia ...... 85.

(10) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. RESUMEN ANALITICO DE EDUCACION – RAE. NUMERO DE RAE: PAIS:. Colombia. TÍTULO:. Diseño de un manual de procesos y procedimientos contables para la empresa Orinoquia Comunicaciones S.A.S. AUTOR:. Ángela Liliana Niño Manosalva Jenny Yasmin Gómez Cuevas. AUTOR CORPORATIVO:. Universidad Cooperativa de Colombia Sede Arauca. FECHA DE EDICIÓN:. Arauca. Octubre de 2014. PALABRAS CLAVES:. Sistema, manual, procesos, procedimientos, caracterización,. DESCRIPCIÓN:. riesgos. Este documento evidencia las actividades desarrolladas en el marco del desarrollo de la monografía “Análisis para la implementación de un sistema contable en la empresa Orinoquia Comunicaciones S.A.S” como requisito para obtener el título profesional de contador público.

(11) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. CONTENIDO:. Reseña historia de la compañía, planteamiento del problema, objetivos, justificación, manual de proceso y procedimientos contables. OBJETIVO:. Diseño de un Manual de Procesos y Procedimientos Contables para la empresa “Orinoquia Comunicaciones S.A.S”,. FUENTE:. Orinoquia comunicaciones S.A.S, Guía para la administración del riesgo, contabilidad general séptima edición etc.. METODOLOGÍA:. Para la investigación se utilizó una metodología que permitiera cumplir las necesidades y así establecer el diagnostico situacional del departamento de contabilidad; partiendo del método inductivo para describir las operaciones y procedimientos actuales de la empresa, así mismo el método de análisis permitió revisar y analizar cuidadosamente la información y por último el método de síntesis para establecer las conclusiones y estrategias con el fin de diseñar el Manual de Procedimientos Contables propuesto.. CONCLUSIÓN:. Después de verificado y analizada la información recolectada se evidencio que La implementación de un Sistema Contable y la Elaboración de un Manual de Procesos y Procedimientos Contables es transcendental en una organización contar con un manual y más aún en la parte financiera ya que.

(12) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. esta es la que registra todos los datos económicos y el más mínimo error puede incurrir en pérdidas monetarias que pueden acarrear problemas legales.. RESUMEN ELABORADO POR: Ángela Liliana Niño Manosalva y Jenny Yasmin Gómez Cuevas. FECHA:. Arauca, Octubre de 2014.

(13) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. INTRODUCCIÓN El desarrollo de las actividades diarias en las organizaciones ha evolucionado a través del tiempo, es así como las entidades del nivel nacional a través de la responsabilidad que les compete y la responsabilidad de propender por la funcionalidad de las organizaciones han establecido lineamientos, planes, políticas y programas para llevar a cabo la misión del estado, situaciones que a la vez aplican y se adoptan por las empresas privadas con el fin de organizar y mantenerse en la vanguardia un normal desarrollo de las actividades de acuerdo con los nuevos retos que ofrece la competitividad, el permanecer vigente en el mercado y sobre todo apuntando a la certificación en materia de calidad a través de las normas ISO.. En nuestros tiempos, los sistemas contables se han convertido en una herramienta fundamental para el funcionamiento de las organizaciones, ya que su función a groso modo es tener el control en las tomas de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna ajustándose plenamente a las necesidades de quien las requiera y así estandarizar procesos.. Orinoquia comunicaciones S.A.S es una compañía instaladora contratista de DIRECTV Colombia; que no puede ser ajena a esta necesidad, pero actualmente no cuenta con esta herramienta que le permita llevar mejor control administrativo y contable de la empresa.. De ahí, que como conocedoras de la problemática que este aspecto representa al interior de la empresa, se ha propuesto a Orinoquia comunicaciones S.A.S. aprobar la realización de un trabajo de investigación el cual pretende analizar y describir los procesos y procedimientos que actualmente tiene la empresa, con el fin de diseñar un sistema contable pertinente para la organización; propuesta que ha sido bien recibida y que por consiguiente se presenta ante la Universidad Cooperativa de. 13.

(14) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Colombia Sede Arauca, para ser autorizada como monografía y así de cumplir con el requisito para optar por el título de Contador Público.. 14.

(15) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 1. TÍTULO. Diseño de un manual de procesos y procedimientos contables para la empresa Orinoquia Comunicaciones S.A.S. 2. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. Con el transcurrir del tiempo y por las diversas transformaciones que han sufrido las organizaciones, su estructura organizativa se ha venido ajustando cada día a esas exigencias tecnológicas y sociales, a pesar de los diferentes cambios, algunas instituciones todavía no cuenta con ningún tipo de herramientas gerencial, lo cual se ve reflejado en el desenvolvimiento de las actividades normales, ocasionando molestias y retardos en los procedimientos que se desarrollan dentro de su contexto.. Las organizaciones tanto públicas como privadas, tienen que determinar los procedimientos integrales de dirección, los cuales forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades, generando información útil necesaria, creando medidas de seguridad, control y autocontrol en los objetivos preestablecidos.. La investigación preliminar evidencia que dentro de la empresa no existe o no están adoptados e implementados de manera clara y accesible cada uno de los procesos que se realizan a nivel contable, es por esto, que todas las tareas se vienen desarrollando como se cree que deben hacerse o sencillamente como se hicieron la primera vez y salió de acuerdo a lo que esperaban (empíricamente), sin tener un norte definido y tareas previamente establecidas que permitan medir la calidad del proceso y por ende la eficiencia y eficacia dentro de la organización a través de la fidelidad y exactitud de los datos revelados en los estados financieros.. 15.

(16) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. De igual forma se observa que debido al tiempo de existencia; la empresa no ha dedicado el suficiente recurso (humano, económico y tecnológico) como esfuerzo para el levantamiento de contenidos importantes tales como misión, visión, objetivos de calidad, valores institucionales, organigrama oficial, políticas contables, procesos y procedimientos contables, entre otros, aspectos en los que la investigación hará intervención ya que se convierten en un requisito esencial para iniciar el rumbo de la cultura organizacional y coadyuvar en el crecimiento de la misma. Es por ello que el manual serviría para que el personal realice de forma eficiente y eficaz los procedimientos que se efectúan en dicho departamento permitiendo de esta manera una efectividad en la ejecución del trabajo personal.. Con la presente investigación se propone la elaboración de un manual de procesos y procedimientos contables, con el fin de dar respuesta al siguiente interrogante:. ¿Cómo contribuirá la elaboración de un manual de procesos y procedimientos contables que permita un mejor funcionamiento en la mejora de las actividades en el área contable de la empresa Orinoquia Comunicaciones S.A.S?. 16.

(17) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 3. JUSTIFICACIÓN. El desarrollo de la presente propuesta parte de la problemática que genera la inexistencia del manual de procesos y procedimientos contables dentro de la empresa Orinoquia Comunicaciones S.A.S¨; la cual es una herramienta de guía para los empleados que laboran en la empresa, así mismo permite realizar una aplicación y unificación de las operaciones contables que les permita generar una continuidad en cada uno de los proceso cuando se presente inconvenientes o en casos de cambio de personal.. Para la empresa Orinoquia Comunicaciones S.A.S, es necesario el diseño de un manual, el cual pueda considerar así mismo como una herramienta que les permitirá a los empleados que laboran en esta empresa cumplir a cabalidad con todas las funciones o actividades que ejecutan en el departamento de forma organizada. Es por eso que a través del tiempo se ha podido establecer que es un hecho que toda empresa que desee subsistir y proyectarse en el tiempo debe evolucionar, debe sufrir procesos positivos de transformación y entrar en la llamada cultura organizacional, que no es más que un conjunto de percepciones, sentimientos, actitudes, hábitos, creencias, valores, tradiciones y formas de interacción dentro y entre los grupos existentes en todas las organizaciones.. Dicho lo anterior, vemos que en este conjunto de conceptos están representadas las normas que orientan el comportamiento cotidiano de los miembros de la organización, comportamientos que deben estar alineados con los objetivos de la organización, ello depende de la sensibilización y el compromiso de sus integrantes.. Es por esta razón que la introducción de este tipo de pensamiento en lo administrativo (en nuestro caso el área financiera, contabilidad) y operativo, permite implantar una serie de estrategias para llevar a cabo las tareas de la empresa, pero. 17.

(18) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. para esto, debe ser la dirección (la gerencia para el caso que nos ocupa) quien tome las decisiones tendientes a implementar una serie de actividades, acciones o eventos organizados e interrelacionados orientados a obtener un resultado específico y predeterminado (estados financieros con calidad) como consecuencia del aporte que realiza cada uno de los miembros del área de contabilidad, indicado a cada individuo como debe desarrollar su labor en términos claros y comprensibles, además de crear las métodos o instrumentos para poder evaluar y medir la ejecución de esas tareas, en este caso la adopción e implementación del Manual de Procesos y Procedimientos contables.. Son estas las razones principales por la cual se hace valiosa la, investigación, ya que no sólo enriquecen el conocimiento de gerentes empresariales y estudiosos, sino que lleva a reflexionar acerca de lo importante que es el diseño de un Manual, como u factor primordial en una empresa tomando en cuenta medidas que aquejan su entorno.. 18.

(19) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 4. OBJETIVOS. 4.1. OBJETIVO GENERAL. Diseño de un Manual de Procesos y Procedimientos Contables para la empresa “Orinoquia Comunicaciones S.A.S”, que permita unificar los lineamientos para asegurar el correcto registro y revelación de los hechos contables de la organización.. 4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. 4.2.1 Recopilar la información necesaria en fuentes bibliográficas, fuentes virtuales, sobre la implementación de un sistema contable en la organización 4.2.2 Analizar y describir todos los procesos y procedimientos que actualmente tiene la empresa Orinoquia Comunicaciones S.A.S. 4.2.3 Diseñar un sistema contable pertinente para la organización. 4.2.4 Entregar un manual de procesos y procedimientos contables a la empresa.. 19.

(20) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 5. MARCO TEORICO. 5.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN. Para el desarrollo de la investigación se consultaron los siguientes Trabajos Especiales de Grado:. a) Diana Stefania Quintero Daza 2014, lleva por título "Manual de procesos y procedimientos en el área financiera (tesorería y contabilidad) de la empresa interbans". El cual tiene como objetivo elaborar e implementar una manual de procesos y procedimientos en el área financiera (tesorería y contabilidad) que garantice mayor eficiencia y eficacia en la administración de los recursos.. 5.2 ANTECEDENTES. La empresa Orinoquia Comunicaciones S.A.S, es una empresa de naturaleza privada, la cual fue creada en el año 1999 en la ciudad de Puerto Carreño Vichada, y tiene como actividad principal la distribución de señal satelital en los departamentos del Arauca, Casanare y Vichada , a su vez es una empresa de vanguardia con un servicio que pone a la disposición de sus usuarios lo último en tecnología de entretenimiento; su objeto social es prestar el servicio de telecomunicaciones,. la. venta,. instalación,. desinstalación,. reparación,. mantenimiento, recuperación de usuario y equipos de televisión satelital, facturación y recaudo del servicio de televisión satelital, distribución de equipos electrónicos, prestación de servicios de asesoría y, además de la comercialización de todo tipo de mercancías al exterior y todo lo relacionado con la rama. Su operación se realiza a través de la prestación del servicio de señal de televisión satelital; es una compañía responsable de todo un soporte con tecnología de última. 20.

(21) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. generación; que cuenta con equipos de personal que trabaja con calidad e innovación. Para efectos de funcionamiento, la empresa celebra únicamente contrato con DIRECTV COLOMBIA, prestando sus servicios como compañía instaladora.. Orinoquia Comunicaciones S.A.S, está ubicada en los departamentos de Arauca, Casanare y Vichada, con torre de control centralizada en el departamento de Arauca.. 5.3 FUNDAMENTOS FILOSOFICOS. Teniendo en cuenta el progreso que adelanta la compañía instaladora ORINOQUIA COMUNICACIONES S.A.S la cual busca estar a la vanguardia, se encuentra desarrollando el planeamiento estratégico que le permita alcanzar las metas que se esperan en un futuro.. 5.4 FUNDAMENTO LEGAL. Para el inicio de la ejecución de la monografía, se tiene como punto de referencia el desarrollo de los objetivos específicos propuestos, ya que estos son un puente para el cabal cumplimiento del objetivo general, es por ello que iniciamos la investigación con la ampliación de la información que refiere el primero objetivo específico, teniendo en cuenta la importancia del mismo al convertirse en el marco de referencia de la monografía puesto que permite conocer a fondo la conceptualización y la normatividad específica en lo relacionado con la implementación de sistemas de información.. El marco normativo de la implementación de sistemas de información en Colombia está orientado en gran medida a las empresas públicas, ya que los diferentes entes de vigilancia y control implementan estándares con el fin de unificar criterios acerca. 21.

(22) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. de la presente temática, buscando con ello apuntar a un solo objetivo que es el de prestar servicios con eficiencia y eficacia, pero es imprescindible el factor “calidad”, lo que redunda en la satisfacción del cliente o del usuario final de los productos o servicios ofrecidos, ya sea con ánimo de lucro como es el caso de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado o exclusivamente con un fin social como son las empresas que protegen los derechos de los ciudadanos.. Para el caso que nos ocupa, tenemos la empresa Orinoquia comunicaciones S.A.S que como se dijo anteriormente es una compañía instaladora contratista de DIRECTV Colombia en la modalidad de outsourcing; que por prestar un servicio a los usuarios de televisión satelital, no puede ser ajena a la necesidad de implementar un sistema de información ágil y eficiente que máxime cuando por parte del estado se tiene especial vigilancia a los prestadores de servicios de naturaleza privada, como es el caso de la Superintendencia de Sociedades.. En este orden de ideas conocer los conceptos de sistema, sistema de información, sistema de información contable y toda la temática relacionada permite que la investigación se desenvuelva de un modo dinámico y permita sesgar o mitigar vacíos de conocimiento, fortaleciendo el conocimiento de los investigadores y por ende el trabajo final el cual forma parte del valor agregado para la empresa.. La fuentes bibliográficas a utilizar son documentación virtual expedida por el gobierno nacional y como complemento las publicaciones efectuadas por portales especializados en materia contable y financiera, realizando una depuración de toda esta información con el fin de darle prioridad a los textos que son de relevancia para el trabajo de la monografía.. 22.

(23) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. ¿SISTEMAS DE INFORMACIÓN?. Estos son utilizados con el objeto de registrar todas las operaciones financieras de una entidad, cumpliendo de forma ordena por medio de diferentes documentos que evidencien la realización de las activadas que permita efectuar de forma clara y concisa los procedimientos, reglas, principios que están propiamente relacionados para un análisis y comprobación de hechos realizados y así minimizar los recursos económicos que se puedan emplear para lograr llegar al resultado de una información resumida, concreta y eficaz.1 Una organización que cuente con sistemas de información no solo es tener estandarizado las actividades que se realizan diariamente, sino también identifica los riegos a que se encuentra expuesto; los cuales si se llegasen a materializar no permitirían el cumplimiento a los planes, programas y proyectos que se tienen establecidos para cumplir con el objeto social de la organización, es decir se debe tener en cuenta las amenazas latentes y buscar una disminución de estas ya que los riesgos no se eliminan, se mitigan.. Es de tener en cuenta que los sistemas de información funcionan con el compromiso no solo de la parte directiva sino también de todo el personal sin importar los niveles jerárquicos que existan dentro de ella, por eso es llamado sistema porque todos deben funcionar al mismo tiempo si uno para el sistema queda estancado. De acuerdo con lo anteriormente relacionado, se tienen como marco contextual la siguiente documentación relacionada con el tema objeto de la investigación.. 1. http://www.gerencie.com/sistemas-de-informacion.html. 23.

(24) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Sistema: Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia2.. Componente, parte o elemento de un sistema. Todo sistema está constituido por partes que pueden o no ser sistemas (subsistemas). Los elementos o componentes de un sistema deben relacionarse entre sí, de lo contrario, no es un sistema.. Por ejemplo, una computadora, desde el punto de vista de sistema, está constituido por múltiples partes. Algunas de esas partes son subsistemas como discos rígidos, placa madre, unidad de CD, etc. y partes simples que no son sistemas como tornillos, remaches, etc.. Un sistema es más complejo, mientras más partes y más interconexiones existan entre esas partes. Como resultado de esas interacciones entre los elementos, surgen propiedades nuevas (propiedades emergentes) que no pueden explicarse analizando esos elementos de forma aislada. Por esta razón, mientras más elementos tengan un sistema, más propiedades "inesperadas" pueden llegar a tener. Subsistema3: Es un sistema que es parte de otro sistema mayor (suprasistema o supersistema). En otras palabras, un subsistema es un conjunto de elemento interrelacionados que, en sí mismo, es un sistema, pero a la vez es parte de un sistema superior.. Un sistema puede estar constituido por múltiples partes y subsistemas.. 2 3. http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema.php. Conceptos universales de sistemas. http://www.alegsa.com.ar/Dic/subsistema.php. Conceptos universales de sistemas.. 24.

(25) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Jerarquía: subsistema, sistema y suprasistema En teoría de sistemas, los niveles de organización (o jerarquías) se refieren al orden en distintos niveles de organización de los sistemas más simples a los más complejos; por ejemplo, la identificación de un subsistema, dentro de un sistema, dentro de un suprasistema. Un ejemplo práctico en informática: el subsistema "memoria RAM", contenido en el sistema "placa madre", contenido en el supersistema "computadora". Para esta distinción es fundamental establecer los límites o fronteras precisas de los sistemas de cada nivel. Sin fronteras, difícilmente se puedan establecer los subsistemas, sistemas y supra sistemas. Dinámica de sistemas: es una técnica para analizar y modelar4 el comportamiento temporal en entornos complejos. Se basa en la identificación de los bucles de realimentación entre los elementos, como también en las demoras en la información y materiales dentro del sistema.5 Lo que hace diferente este enfoque de otros usados para estudiar sistemas complejos es el análisis de los efectos de los bucles o ciclos de realimentación, en términos de flujos y depósitos adyacentes. De esta manera se puede estructurar a través de modelos matemáticos la dinámica del comportamiento de estos sistemas. La simulación de estos modelos actualmente se puede realizar con ayuda de programas computacionales específicos. Sistema de información6: Puede definirse como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución. Los sistemas de información sirven para:. 4. Izquierdo, Luis R.; Galán, José M.;Santos, José I.;del Olmo, Ricardo (2008). «Modelado de sistemas complejos mediante simulación basada en agentes y mediante dinámica de sistemas». Empiria. Revista de Metodología de Ciencias Sociales 16. pp. 85-112. 5 MIT System Dynamics in Education Project (SDEP) 6 http://www.gerencie.com/sistemas-de-informacion.html. 25.

(26) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. •. Un acceso rápido a determinada información y por ende mejora tanto en tiempos como en resultados el servicio a los usuarios.. •. Motivar a todo tipo de funcionario de las compañías para requerimientos de cualquier índole con excelentes resultados.. •. Generar información e indicadores los cuales permiten analizar, comparar estudiar para detectar fallas y así mismo tener el control del sistema.. •. Da la posibilidad de planear, idear proyectos los cuales van a estar generados de un sistema de información que tiene unos elementos claros y en dado caso sustentados para prever cualquier tipo de requerimientos.. •. Evita la pérdida de tiempo en la organización de la información ya que realizándola de forma manual se corre el riesgo de no dar la investigación correcta.. •. Hay mayor interés en la creación de nuevos procesos de trabajo debido a la facilidad que brinda para la obtención y el procesamiento de información.. •. Se hace más efectiva la comunicación entre procesos y por lo tanto entre grupos de trabajo, una comunicación de diferentes instancias con los mismos resultados ágiles y confiables.. •. Organización de archivo automatizado, clasificado de interés general y particular, entre otras.. Un sistema de información es tan importante que además de llevar un control adecuado de todas las operaciones que allí se registren, conlleva a buen funcionamiento de cualquier proceso y por ende de una entidad por lo que genera buenos beneficios tanto para la empresa como para sus usuarios, sean estos internos o externos.. 26.

(27) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. LA CONTABILIDAD Y EL SISTEMA CONTABLE7. La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable. Desde la actividad económica más pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contaduría pública altamente capacitados.. La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.. De modo que, la presente de monografía va enfocada a la empresa Orinoquia Comunicaciones S.A.S., contiene una visión introductoria en torno a la reseña histórica de la contabilidad, su definición, objetivos, importancia, procedimientos contables, entre otros aspectos relacionados con el tópico tratado.. Concepto De Contabilidad. La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una definición concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones tienen algo en común.. 7. http://www.gerencie.com/sistema-contable.html.. 27.

(28) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. A continuación se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesión contable: “La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados 8” (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados) “La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones9” (Horngren & Harrison. 1991) “La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica10” (Meigs, Robert., 1992) “La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo 11” (Catacora, Fernando,1998) “La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, información razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente público o privado 12” (Redondo, A., 2001). 8. Texto tomado de Sistemas de Contabilidad publicado por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados. 9 (Horngren & Harrison. 1991) 10 Meigs, Robert., 1992 11 Catacora, Fernando,1998 12 Redondo, A., 2001. 28.

(29) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables; permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia de la compañía y la capacidad financiera de la empresa.. Evolución de la contabilidad y sus principales aportes. La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio comercial.. La contabilidad de doble entrada se inició en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad más antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las técnicas contables en oriente.. El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada: “La Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá13” en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli, más que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestro días. Fray Luca Pacioli, quien en el año 1494, estableció las bases de toda la teoría contable. Entre uno de los varios méritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los procedimientos 13. Fray Luca Pacioli. 1994. La Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá. Traducción al Español.. 29.

(30) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. que se debían aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teoría de la partida doble o teoría del cargo y del abono.. El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha transcendido hasta nuestros días, en el sentido de que todos los negocios recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a través de la teoría de la partida doble.. La Revolución Industrial provoco la necesidad de adoptar las técnicas contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos, las operaciones típicas de la fábrica y la producción masiva de bienes y servicios. Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de corporaciones industriales, propiedades de accionistas anónimos, el papel de la contabilidad adquirió aun mayor importancia.. La teneduría de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha sido informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez más, corresponde a los ordenadores o computadoras la realización de estas tareas. El uso generalizado de los equipos informáticos permitió sacar mayor provecho de la contabilidad utilizándose a menudo el termino procesamiento de datos, actualmente el concepto de teneduría ha decaído en desuso.. La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prácticas mercantiles disímiles que han exigido a través de los años, el mejorar la calidad de la información financiera en las empresas.. La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables: •. Tecnología.. •. Complejidad y globalización de los negocios.. •. Formación y educación.. 30.

(31) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. La tecnología a través del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a través del fenómeno INTERNET. La segunda variable de complejidad y globalización de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos para el tratamiento y presentación de la información financiera. La última variable relacionada con la formación y educación requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios.. Concepto De Sistema De Información Contable. Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa. La contabilidad de costos estudia las relaciones costos – beneficios – volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica – financiera de la empresa; y la contabilidad de costos. 31.

(32) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.. Propósito y naturaleza de la información contable. El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.. Estructura de un sistema contable. Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una. 32.

(33) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.. Utilización De La Información Contable. La contabilid3ad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.. Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.. 33.

(34) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Características de un sistema de información contable efectivo.. Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.. Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular. Objetivos de la información contable.. La información contable debe servir fundamentalmente para: •. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.. •. Predecir flujos de efectivo.. •. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.. •. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.. •. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.. •. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.. •. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.. •. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.. •. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad. 34.

(35) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. •. Cualidades De La Información Contable. •. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.. •. La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.. •. La información es útil cuando es pertinente y confiable.. •. La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.. •. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.. Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información.. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante. 35.

(36) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. el público. El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable.. Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.. PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD E INFORMACIÓN FINANCIERA Y DE ASEGURAMIENTO DE INFORMACIÓN ACEPTADOS EN COLOMBIA Y SU RELACIÓN CON LOS SISTEMAS CONTABLES DECRETO 2469 DE 199314. La contabilidad no es una materia que esté como barco a la deriva, para su implementación, tratamiento y uso se conoce desde el aspecto normativo el Decreto 2469 del 29 de Diciembre de 1993, “por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia”, el cual dentro de su marco conceptual nos define: “de conformidad con el artículo 68 de la Ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de. 14. República de Colombia. Decreto 2649 de 1993. por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. 36.

(37) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.. Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.. De igual forma en su artículo 2 deja en claro el ámbito de aplicación e igualmente dice: “El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad.. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba. ” Por lo anterior queda claro que la norma aplica para todo tipo de empresa de naturaleza privada y la figura jurídica por la que fue creada “EMPRESA ORINOQUIA COMUNICACIONES S.A.S. DECRETO 2650 DE 199315 Contiene “el Plan Único de Cuentas que busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.. El plan único de cuentas está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.. 15. República de Colombia. Decreto 2650 de 1993. Por el cual se modifica el Plan Único de Cuentas para Comerciantes. 37.

(38) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. El plan único de cuentas deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio.. Dichas personas para los efectos del presente decreto, se denominarán entes económicos. No estarán obligados a aplicar el plan único de cuentas de que trata este decreto, los entes económicos pertenecientes a los sectores financiero, asegurador y cooperativo para quienes se han expedido planes de cuentas en virtud de legislación especial”.. LEY 1314 DE 200916.. Dieciséis años después de regular la contabilidad general, la legislación colombiana da guías de entrar en la modernización del Sistema Contable Colombiano, expidió la Ley 1314 de 2009 “por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento”, teniendo como objetivo principal la conformación de un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia, de normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información.. Ante el paulatino estancamiento de nuestro sistema contable frente a las necesidades del país, la diversidad y desarticulación de las regulaciones en materia 16. República de Colombia. Ley 1314 de 2009 “por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento”.. 38.

(39) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. contable, los conflictos con la contabilidad tributaria, la incorrecta consideración en las normas contables de la microempresa, la ausencia de normas de aseguramiento y las inquietudes surgidas desde y sobre los mismos los órganos de la profesión contable, nos proponemos con este proyecto de ley abordar dos grandes asuntos: las normas de contabilidad y de información financiera para empresas y las normas de aseguramiento de información.. Así mismo, el 28 de diciembre de 2012, el Gobierno Nacional expidió el Decreto número 2784 “Por el cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009 sobre el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 1”. Tal y como se señala en el documento “Convergencia a Normas Internacionales de Información Financiera – Provisiones de Cartera – Reservas Técnicas de Seguros e inversiones” remitido a las autoridades de regulación por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, al que se alude con anterioridad, desde el mes de marzo de 2013 el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB por su sigla en inglés) ha planteado a la comunidad usuaria de dichas normas una propuesta cuyo objetivo es incorporar el modelo de pérdida crediticia esperada a la NIIF 9 la cual reemplazaría eventualmente a la NIC 39 sobre “Instrumentos Financieros – Reconocimiento y Medición”. Análisis LEY 1314 de 200917. Esta ley se ha convertido en el marco fundamental de la reglamentación que hasta hoy y de la que espero escribir muy pronto ha emitido el gobierno nacional. Dentro de los aspectos más importantes de esta ley encontramos lo siguiente:. 17. http://ajustecontable.wordpress.com/2012/08/29/analisis-ley-1314-de-2009/Análisis LEY 1314 de 2009. 39.

(40) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Faculta al estado para intervenir la economía en términos de expedición de normas contables, de información financiera y aseguramiento de la información, donde entre sus finalidades se encuentra “Mejorar la productividad, La competitividad y el desarrollo armónico de la actividad empresarial”, lo cual es algo muy discutible ya que no se pude afirmar que la aplicación de una norma contable mejore la productividad de nuestras empresas.. Dice que la acción del estado se dirigirá hacia la convergencia hacia normas internacionales de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información bajo estándares internacionales de aceptación mundial, desde ese momento se podía visualizar cuales eran dichos estándares pero ese tema se explicará junto al desarrollo de esta ley desde que se expidió hace poco más de tres años.. La ley deja muy en claro que no aplica para la contabilidad de las empresas oficiales También dice que aplica para todas las personas que según las leyes colombianas estén obligados a llevar contabilidad.. Resalta que las leyes tributarias estarán por encima de las que se expidan en razón de la convergencia hacia estándares internacionales (seguimos bajo una contabilidad netamente fiscal).. Se designa al Consejo Técnico de la Contaduría pública (en adelante CTCP) como el ente de normalización técnica y a los ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Industria, Comercio y Turismo como los encargados de emitir las leyes según los lineamentos del órgano de normalización.. Será el CTCP quien elabore los proyectos de normas y los someterá a consideración de los ministerios, y entre algunas de sus funciones están: enviar a los ministerios por lo menos una vez cada seis meses el plan de trabajo, los. 40.

(41) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. proyectos deben ajustarse a las mejores prácticas internacionales y que sean los más recientes que hayan sido expedidos, y muy importante deberá tener en cuenta las diferencias que existen entre los diferentes tipos de empresas en Colombia en razón de su tamaño, sector al que pertenecen, Numero de empleados, etc.. El artículo 11ª establece que se modificara la conformación, estructura y funcionamiento de la Junta Central de Contadores y el Consejo Técnico de la Contaduría Pública.. Sistema documental contable - artículo 1° de la Ley 1314 de 2009. Se podrá permitir y ordenar que tanto el sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los informes de gestión y la información contable, en especial los estados financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente Un espaldarazo a la contaduría pública en la ley 1314 de 2009 18. La ley 1314 de 2009, denominada la ley de convergencia por cuanto trata de sujetar las prácticas contables a los estándares internacionales, da un gran espaldarazo la profesión de la contaduría pública.. A pesar de los ataques a la profesión de la contaduría pública, que incluso hizo temer por la facultad exclusiva del contador público para dar fe púbica, esta nueva ley ha ratificado la importancia de esta profesión en la vida nacional.. En efecto, en el parágrafo segundo del artículo 5 de la citada ley se puede leer con satisfacción lo siguiente:. 18. http://www.gerencie.com/un-espaldarazo-a-la-contaduria-publica-en-la-ley-1314-de-2009.html.. 41.

(42) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. “Los servicios de aseguramiento de la información financiera de que trata este artículo, sean contratados con personas jurídicas o naturales, deberán ser prestados tajo la dirección y responsabilidad de contadores públicos” (sic).. Sobre la definición de aseguramiento de la información financiera, dice el mismo artículo: “Para los propósitos de esta Ley, se entiende por normas de aseguramiento de información. el. sistema. compuesto. por. principios,. conceptos,. técnicas,. interpretaciones y guías, que regulan las calidades personales, el comportamiento, la ejecución del trabajo y los informes de un trabajo de aseguramiento de información, Tales normas se componen de normas éticas, normas de control de calidad de los trabajos, normas de auditoría de información financiera histórica, normas de revisión de información financiera histórica y normas de aseguramiento de información distinta de la anterior”. (sic). Con esto, el contador público tiene asegurada su vigencia, ya que es necesaria su presencia y participación en el proceso contable y financiero.. Campo Aplicación de la estandarización y la modernización del sistema contable a través de las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera).. Sin importar su tamaño o naturaleza, las empresas colombianas deben asumir un proceso de estandarización de sus normas contables y financieras, conforme lo exige la NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera).. Para afrontar la transición del sistema contable del país a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), es recomendable realizar los. 42.

(43) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. ajustes exigidos por el sistema desde este momento, pues el proceso de implementación puede tardar entre seis meses y dos años.. Esta reglamentación de carácter mundial, de obligatorio cumplimiento, que tiene como objetivo la exigencia de información comparable, transparente y de alta calidad en los estados financieros y contables, tiene la finalidad de ser un aporte para que los mercados de capitales y usuarios en el mundo puedan tomar decisiones económicas de manera informada y certera.. Para que este cambio en la forma de reconocer, medir, presentar y revelar la información de los negocios sea exitoso y se mantenga el control sobre el impacto a los estados financieros de la compañía, este es el tiempo indicado para dar inicio a la implementación de las NIIF.. Todo, debido a que este proceso suele tener varias etapas, en las que las compañías se ven expuestas a impactos patrimoniales, por los cambios en las políticas y cuentas diarias de la entidad.. La reglamentación es compleja y toca los procesos de negocio, el ambiente tecnológico usado para soportar los procesos, la emisión de la información financiera y, por supuesto, el recurso humano, el cual requiere entrenamiento que los especialice en las normas.. Por esto es aconsejable que las compañías ejecuten un diagnóstico en los diferentes temas impactados (negocio, procesos y tecnología) cuando se trasladen a las NIIF.. Dicho análisis debe efectuarse con base en la información financiera más reciente, idealmente con cifras auditadas al 31 de diciembre del 2012. Luego, se dará paso a preparar el plan y diseño, desarrollo e implementación de la norma, basado en el. 43.

(44) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. resultado del estudio, sobre el cual hay que realizar un seguimiento que tenga un enfoque gerencial.. La urgencia de instalar las NIIF no solo radica en que las compañías hablen en un lenguaje universal, sino también en que serán un apoyo para los indicadores y reportes dirigidos a gerencia -los cuales cambiarán con el estatuto- con el fin de que se midan de mejor manera los resultados financieros, que a largo plazo permitirán reducir los costos de operación al optimizar los procesos de negocio. Esta evolución que exigieron los entes de regulación, a través de las circulares externas 10 de la Superfinanciera y 115-001 de la Supersociedades, será de suma importancia dentro del proceso de globalización que vive la industria en general, pues si bien los jugadores internacionales han decidido entrar a Colombia, los locales continúan viendo oportunidades de crecimiento en países del Centro y Suramérica, donde operar bajo esta Norma resulta ser una ventaja al momento de manejar los reportes financieros y tener control sobre las transacciones económicas. Decreto 3022 del 27 de Diciembre de 2013 19. Por la cual se reglamenta la ley 1314 de 2009 sobre el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman el grupo 2 “PYMES” y un cronograma especial para su ejecución. Para efectos de reglamentación de la anteriormente citada ley 1314 de 2009, el Gobierno Nacional, específicamente el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, ha tomado la batuta en la implementación de la implementación de las NIIF en Colombia, realizando diversas gestión entre ellas dando cumplimiento del debido proceso establecido en el artículo 8° de la Ley 1314 de 2009, expresó sus. 19. http://actualicese.com/actualidad/2014/01/28/grupo-2-debe-determinar-actividades-para-convergencia-a-niif-para-las-pymes-ifrs-for-sme/. 44.

(45) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. argumentos y puso en discusión pública la propuesta sobre la aplicación de la Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) para Pequeñas y Medianas Entidades (Pymes) en Colombia – NIIF para las Pymes, según documento de fecha 23 de octubre de 2012, de igual forma en acto seguido, el 1° de octubre de 2013, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en cumplimiento del procedimiento establecido en la Ley 1314 de 2009, mediante Oficio número 1-2013-022562 presentó a los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo la sustentación de la propuesta sobre la aplicación de la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (Pymes) en Colombia – NIIF para las Pymes, recomendando a los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo expedir el Decreto Reglamentario que ponga en vigencia la Norma Internacional de Información Financiera para las Pymes en su versión año 2009, autorizada por el IASB en español, correspondiente al Grupo 2 de acuerdo con la clasificación contenida en el Direccionamiento Estratégico del CTCP, situación que de acuerdo con el objeto de esta investigación y del ámbito de aplicación de la misma, compete aplicar a la empresa Orinoquia Comunicaciones S.A.S. En tal sentido, el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2 se establece en un régimen normativo para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2, sujetos que deberán aplicar el marco regulatorio dispuesto en el anexo que hace parte integral del mencionado decreto, para sus estados financieros individuales.. Para entrar en materia, se hace una breve referencia del IASB, indicando que es el organismo emisor de normas de la Fundación IASC. Desde el 1 de julio de 2009, el lASB se compone de quince miembros, que aumentará a dieciséis miembros en una fecha no posterior al 1 de julio de 2012. Un máximo de tres miembros pueden serlo a tiempo parcial. EIIASB es responsable de la aprobación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF, incluyendo las Interpretaciones) y documentos relacionados, tales como el Marco Conceptual para la Preparación y. 45.

(46) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Presentación de Estados Financieros, proyectos de norma y documentos de discusión. Antes de que el IASB comenzara sus operaciones; las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Interpretaciones relacionadas eran establecidas por el Consejo del IASC, que fue creado el 29 de junio de 1973. Por resolución del IASB, las NIC y las Interpretaciones relacionadas continúan siendo de aplicación, con la misma autoridad que las NIIF desarrolladas por el IASB, excepto y hasta el momento que sean modificadas o retiradas por el IASB.. El IASB consigue sus objetivos fundamentalmente a través del desarrollo y publicación de las NIIF, así como promoviendo el uso de tales normas en los estados financieros con propósito de información general y en otra información financiera. Otra información financiera comprende la información, suministrada fuera de los estados financieros, que ayuda en la interpretación de un conjunto completo de estados financieros o mejora la capacidad de los usuarios para tomar decisiones económicas eficientes. El término "información financiera" abarca los estados financieros con propósito de información general y la otra información financiera.. Las NIIF establecen los· requerimientos de reconocimiento, medición, presentación e' información a revelar que se refieren a las transacciones y otros sucesos y condiciones que son importantes en los estados financieros con propósito de información general. También pueden establecer estos requerimientos para transacciones, sucesos y condiciones que surgen principalmente en sectores industriales específicos. Las NIIF se basan en el Marco Conceptual, que se refiere a los conceptos subyacentes en la información presentada dentro de los estados financieros con propósito de información general. El objetivo del Marco Conceptual es facilitar la formulación uniforme y lógica de las NIIF. También suministra una base para el uso del juicio para resolver cuestiones contables.. 46.

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