CONTROL INTERNO.

“El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa. Además se encuentran criterios de efectividad en la estrategia de la empresa. (s/p)”4

Es importante mencionar que el control interno es un plan en donde se prevén todas las medidas administrativas dentro de la entidad para el logro de los objetivos; se establecen las políticas y procedimientos que persigue la entidad con el fin de salvaguardar los recursos con que cuenta.

Definición.-

Control interno, es una expresión que se utiliza con el fin de describir las acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades. El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables.

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El Control Interno en el Marco de la Empresa.-

Mientras más grande y compleja sea una empresa, es mucho más importante la existencia de un adecuado sistema de control interno, entonces una entidad unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.

Pero cuando hay empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y varias tareas delegadas, los empresarios descuidan los procesos y es necesario un mecanismo de control interno.

Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización.

Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes.

Entonces cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones, es primordial la existencia de un sistema de control interno estructurado.

Tipos de Control Interno.-

Control interno administrativo: se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.

Control interno contable: comprende el plan de la organización y los registros que

conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables.

Clasificación del Control Interno.-

Generales: No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los estados contables, dado que no se relacionan con la información Contable.

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Específicos: Se relacionan con la información Contable y por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles están desde el origen de la información hasta los saldos finales.

Objetivos del Control Interno:

 Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.

 Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

 Promover la eficiencia de la explotación.

 Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.

 Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

Elementos del control Interno:

 Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad.

 Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.

 Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.

 Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades.

FLUJOGRAMAS.

“EL Flujograma consiste en representar gráficamente un procedimiento administrativo, hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos que ayudan a la realización de rutinas simples, tiene la ventaja de indicar las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. (s/p)”5

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Los flujogramas, son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de alguna cosa, son de gran importancia para las empresas y personas ya que brindan elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.

Definición.-

Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, constituyendo su secuencia cronológica, según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

Importancia.-

Es importante ya que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este, el flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método y sistema.

Características.-

 La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

 La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.

 Los diagramas permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta

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forma, con una fotografía aérea que contiene los aspectos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Tipos de Flujogramas.- Según su forma:

Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.

Por su propósito:

De Método: Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe ejecutarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato vertical.

Analítico: Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación complementaria, se usa formato vertical.

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De Espacio: Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él

De forma: pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización o a los individuos.

De Labores: Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. Se usa el formato vertical.

Espacio por el que se desplaza: Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.

Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujo gramas de las clases anteriores. Se usa el flujo grama de formato vertical para combinar labores, métodos y análisis.

Simbología de los Flujo gramas.-

 Óvalo o Elipse: Inicio y término.

 Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos).

 Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).

 Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento).

 Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente).

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 Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento).

CONTABILIDAD.

“La contabilidad es un sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomas las decisiones, además recoge, resume, analiza e interpreta datos financieros de una empresa. (p/1)”6

La contabilidad es importante principalmente para la toma de decisiones y control de la empresa, presenta los registros, previamente realizados, suministra información en un momento dado, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.

Definición.-

Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el registro, clasificación, análisis e interpretación de las transacciones que se realizan en una entidad con el propósito de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o período contable.

Tipos de Contabilidad.-

Contabilidad general: es un sistema de información para predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de producción, distribución, administración y financiamiento.

Contabilidad Gubernamental: es la técnica que registra sistemáticamente las

operaciones que realizan las dependencias y entidades del sector público, así como los eventos económicos identificables y cuantificables que le afecten, con el objeto de generar información financiera, presupuestal, programática y económica que facilite a los usuarios la toma de decisiones y fiscalización.

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Contabilidad Bancaria: se ocupa de la capacitación, la medición y la valoración de

todos aquellos elementos financieros que circulen internamente en un banco.

Contabilidad de Seguros: es aquella que estudia los estados financieros de las instituciones destinadas a asegurar riesgos ajenos a través de la suscripción de un contrato de seguro.

Contabilidad Financiera: es un sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos económicos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos a la organización.

Contabilidad Administrativa: sistema de información al servicio de las necesidades

internas de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar, las funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones.

Contabilidad Fiscal: sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las

obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico.

Objetivos de la Contabilidad:

 Su principal objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:

 Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.

 Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.

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Importancia de la contabilidad.-

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.