Pautas desarrollo del Taller Rescate de Lecciones
Aprendidas
110
Pautas para el desarrollo del Taller
Rescate de Lecciones Aprendidas (RLL)
Objetivo
Entregar lineamientos generales para la planificación, el desarrollo y el cierre del taller que permita guiar al moderador en la conducción y las etapas que deben suceder con el obejetivo de lograr el compromiso y colaboracion de todos los participantes y que permita capturar el conocimiento y
rescate de lecciones aprendidas para el proyecto a estudiar en la fase Selección/ Definición.
1. Previo al Taller
1.1 Recopilación de Lecciones aprendidas:
Como parte de la preparación del taller, el Lead Delivery junto con el Project Engineer deben recopilar lecciones de proyectos similares mediante herramientas como su experiencia previa y la Base de Datos de lecciones aprendidas existente. La recolección de información no debe limitarse solo a una etapa del proyecto, como por ejemplo Sel/Def, sino que debe abarcar lecciones que agreguen valor durante todo el ciclo de vida del proyecto. Las lecciones aprendidas recopiladas deben:
Ser de todas las disciplinas que aplican al proyecto, es decir Mecánica, Eléctrica, etc.
Abarcar la mayor cantidad de áreas posible, es decir HSE, ejecución, Ingeniería, etc.
Estar en el formato de la base de datos de lecciones aprendidas HoP, para la posterior
aplicación del “LL Tracking”
Incluir lecciones que no aparezcan en la base de datos pero que según su experiencia
aplican al proyecto.
Como parte de las bases de licitación, se le exige a la empresa de ingeniería que se adjudicó el contrato, realizar el mismo ejercicio anterior realizado por la HoP, con la diferencia de centrarse específicamente en lecciones aprendidas que apliquen a Diseños, Planos y entregables.
1.2 La Importancia de Asistencia de todos:
El Lead Delivery debe facilitar el Taller y velar por la asistencia de todos los stakeholders del proyecto. Debe realizar las invitaciones correspondientes y de ser necesario comunicase personalmente con los involucrados más relevantes. La ausencia de alguno de los invitados puede significar perder información, dificultar encontrar soluciones y la asignación de tareas.
2. Inicio del Taller: Alinear y fijar Objetivos
Es importante que la organización genere una “Cultura de Lecciones Aprendidas”, desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos. Dado que no todo el mundo ve la verdadera importancia de las Lecciones aprendidas, esta es una instancia idónea para promover este mensaje de mejoramiento continuo. Es importante inculcar al personal que las Lecciones Aprendidas son siempre lo primero a tener en cuenta, en cualquier fase del ciclo de vida del proyecto, y con esto se lograra el objetivo de manera óptima.
111
El facilitador del taller debe lograr que todos presentes tengan claro el objetivo del taller y entiendan la importancia de este. Se recomienda apoyo de presentación visual.
2.1 La Relevancia de las lecciones Aprendidas:
“Durante el desarrollo de los proyectos no se pueden perder las oportunidades para documentar actividades y eventos, para esto, las Lecciones Aprendidas deben ser integradas en la cultura corporativa como “aprendizaje continuo”; es decir, que el registro de las experiencias no se puede dejar como una actividad más, que se debe realizar en la fase de cierre, sino que es necesario tenerlo en cuenta en todas las fases del ciclo de vida del proyecto. Además, es imprescindible que esta filosofía sea ampliamente comunicada.”
Las lecciones tendrán un valor real cuando se apliquen y pongan en práctica durante el ciclo de vida del proyecto.
2.2 Objetivos del Taller Rescate de Lecciones Aprendidas:
Identificar Lecciones de proyectos anteriores que apliquen al proyecto evaluado.
Identificar soluciones a desafíos detectados y maneras de replicar las buenas prácticas.
Asignar Tareas y Responsables para asegurar la aplicación de las lecciones
identificadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Finalmente agregar valor al proyecto.
3. Resumen del Proyecto a Estudiar
Para ayudar a que el Taller fluya de mejor manera, se debe informar a los presentes de manera breve los Objetivos y Alcances del proyecto, de tal manera que todos los asistentes al taller tengan los conocimientos mínimos para aportar con facilidad al proyecto. Algunos de los puntos importantes a tratar son:
Objetivos y alcances definidos del proyecto.
Ubicación del proyecto.
Criterios de la Alternativa Seleccionada.
Mencionar Proyectos similares en proceso o realizados anteriormente.
4. Rescate de Lecciones Aprendidas
4.1 Presentación de Lecciones Recopiladas HoP:
El project Engineer debe presentar las lecciones recopiladas previo al taller (ver punto 1.1 Recopilación de lecciones aprendidas). Se recomienda el uso del formato de la Base de Datos existente, inclusive el “Template LL tracking”. Las lecciones deben aplicar a todo el ciclo de vida del proyecto.
El objetivo de este punto es validar y corregir las lecciones rescatadas por el equipo de la HoP, evaluar las lecciones de mayor impacto en el proyecto para proponer soluciones y tareas requeridas para su aplicación.
112
4.2 Presentación de Lecciones Recopiladas Empresa de Ingeniería:
Posteriormente la empresa de ingeniería debe presentar las lecciones recopiladas previas al taller (ver punto 1.1 Recopilación de lecciones aprendidas). Debe presentar como cada lección aprendida aplica a uno o más entregables. El objetivo de este punto es validar y corregir las lecciones rescatadas por la empresa de ingeniería (se recomienda solicitar lecciones empresa de ingeniería previo al taller y adjuntarlas en el mismo archivo presentado por la HoP, para que el taller sea mas fluido).
La empresa de ingeniería debe registrar lo acordado, añadir lecciones y asignaciones si se dieron, con el fin de preparar el “informe de Aplicación de Lecciones aprendidas”
4.3 BrainStorming Lesson Learned:
Se invita a todos los participantes que den sus puntos de vista, opiniones e ideas. La lluvia de ideas o BrainStorming no debe ser una sección del taller, sino un punto constante durante todo el taller. En caso sea necesario aparte un tiempo para este punto.
De mayor importancia es que se realice la lluvia de ideas durante las presentaciones de lecciones recopiladas, donde se pueden hacer correcciones, modificaciones y añadir lecciones que consideren aplican al proyecto.
5. Asignación de Responsabilidades y Tareas (LL tracking)
La parte más importante del Taller RLL es lo que suceda después de él, la manera en que se apliquen las lecciones rescatadas definirá finalmente si el taller fue exitoso o no.
Para Asegurarnos de que las lecciones agreguen valor real al proyecto, se deben asignar responsabilidades, tareas y fechas si corresponde, de manera específica para las lecciones de mayor impacto.
La empresa de ingeniería debe presentar en las siguientes 2 semanas el “Informe de Aplicación de lecciones Aprendidas” (Ver Anexo 9) y más adelante presentar los entregables en rev. B donde se aplicaron las lecciones al Project Engineer.
Se debe completar durante el Taller el “Template LL tracking”, este punto puede presentarse durante el punto 4. Rescate de lecciones Aprendidas. El formato es el siguiente:
Tabla 1. Template LL Tracking
6. Cierre del Taller
El Project Engineer en conjunto con el lead Delivery Agradecen la asistencia de todos los participantes, recalcando nuevamente la importancia de taller y motivando a los participantes a cumplir con las asignaciones propuestas. Recuérdeles que la parte más importante del Taller RLL es lo que suceda después de él.
Nivel (+) /( -) Tarea Responsable Fecha Comentario
1 2 3 4 5 6 Lessons Learned
Lesson Learnt Tracking
N° LL
Nombre
Proyecto Área Disciplina
Descripción Lección Descripción Impacto Impacto Recomendaciones y Soluciones
113