PCO40012-Cor Equipos de frío robados, perdidos y recuperados

PROPÓSITO

Definir las pautas generales para la gestión y control de los equipos de venta robados, perdidos y recuperados en el mercado.

CAMPO DE ACCIÓN

Todo el personal del área Administrativa, Comercial y Operativa de Arca Continental Ecuador y terceros que interactúan de manera directa, temporal o permanente, durante la gestión de equipos de venta.

CRITERIOS DE OPERACIÓN:

1. La pérdida o robo de equipos debe ser reportada al CIC por el área Comercial; todo cumpliendo el procedimiento y documentación respectiva. En el caso de no comunicar dentro de las 48h desde el último pedido o escaneo realizado, se procederá a realizar el cobro del equipo, Los casos no reconocidos se analizará las causas en comité de siniestros en el cual validará responsabilidades y sanciones.

2. El Jefe Nacional Inventarios y Equipo de Frío debe actualizar en el sistema el status como recuperado o encontrado, perdido y robado.

3. El Coordinador Administrativo de Planta debe realizar el acta de reingreso para su activación tanto en BASIS como SAP y debe comunicar a Contabilidad para su activación, previo informe de Coordinadores de Equipos de Venta.

4. El Administrador de Agencia – Coordinador de equipos de venta debe realizar la denuncia cuando el equipo ha sido perdido o robado en la Comisaría.

5. En el caso del equipo recuperado debe ser reintegrado al taller previo informe del Coordinador de Equipos de Venta o Administrador de Agencia.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA DE REFRIGERACIÓN Codificación:MPCO400 Versión: 1 Validación: 25 de febrero del 2019 Página 67 de 123

Procedimiento: PCO40012-Cor Equipos de frío robados, perdidos y recuperados Área: Comercial Localidad: COR Páginas: 5 Fecha de Actualización: 25/02/2019 Clasificación: Uso Interno Versión: 1 6. El Coordinador de Equipos de Venta debe realizar el acta de reingreso (FCO40010-

09-17-Cor) para su activación tanto en BASIS como SAP y debe comunicar a Contabilidad para su activación.

7. En el caso de los equipos con status retenidos se debe tramitar la recuperación a través del área legal.

DESCRIPCIÓN

1. El Pre vendedor comunica inmediatamente a línea 1800 Coca-Cola, la pérdida del equipo de frío, entregando la siguiente información:

a) Código del cliente.

b) Nombre del establecimiento. c) Modelo del equipo.

d) Placa del equipo.

e) Nombre del pre vendedor. f) El Coordinador de Equipos

2. CIC genera ticket de pérdida o robo de equipos de venta y se direcciona al Coordinador de Equipos de Venta o Administrador de la Agencia con copia al Supervisor de Venta; y cambio el status como perdido.

3. El Coordinador de Equipos de venta mediante la herramienta Data Book, busca la información de contacto del cliente, con el objetivo de comunicarse y obtener información acerca del equipo reportado.

4. El Coordinador de Equipos de Venta (RAM) verifica la fecha del último pedido del cliente, el no cumplimiento de las 48 horas debe ser comunicadas al Jefe de Inventarios y Equipos de frío.

5. Coordinador de Equipos de Venta o Administrador de agencia ingresa la solución, una vez que el Supervisor haya verificado la pérdida del equipo, y notificado por escrito (correo electrónico), tiempo de solución: 48 horas.

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Procedimiento: PCO40012-Cor Equipos de frío robados, perdidos y recuperados Área: Comercial Localidad: COR Páginas: 5 Fecha de Actualización: 25/02/2019 Clasificación: Uso Interno Versión: 1 6. En caso de que el equipo no fue recuperado se direcciona al Gerente Administrativo

para la autorización de cambio de status y posterior baja del equipo.

7. El Coordinador de Equipos de venta o Administrador de Agencia solicita los valores en libros y realiza la respectiva denuncia en la fiscalía.

8. Coordinador Administrativo de Planta realiza el acta de baja con los respectivos documentos (valores en libros, denuncia) y envía a responsable de activos en México para la baja en SAP (PCO40013-Cor Baja de Equipos de Venta).

9. El Coordinador de Equipos de Venta (RAM) debe realizar el acta entrega recepción de los equipos actualizados.

RESPONSABILIDAD Vendedor/ Pre vendedor

1. Velar, cuidar, garantizar por el correcto uso de los equipos de frio asignados al cliente en el mercado de su ruta.

2. Actualizar y Comunicar constantemente las novedades de los equipos de frio encontrados en el mercado de su ruta referente a pérdidas, robos, detención, traslado o daños.

Supervisor de ventas

1. Administrar los equipos de frio asignados a su zona gestionan su buen uso. 2. Comunicar novedades referentes a pérdidas, robos y mantenimientos.

3. Actualizar y Comunicar constantemente las novedades de los equipos de frio encontrados en el mercado de la zona asignada referente a pérdidas, robos, detención, traslado o daños.

4. Negociar la asignación del equipo, cumpliendo la política de gestión de equipos de frío.

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Procedimiento: PCO40012-Cor Equipos de frío robados, perdidos y recuperados Área: Comercial Localidad: COR Páginas: 5 Fecha de Actualización: 25/02/2019 Clasificación: Uso Interno Versión: 1 Jefe de ventas

1. Administrar los equipos de frio asignados al CEDI gestionan su buen uso.

2. Actualizar y Comunicar constantemente las novedades de los equipos de frio encontrados en el mercado al CEDI asignado referente a pérdidas, robos, detención, traslado o daños.

Gerente Comercial

1. Administrar los equipos de frio asignados a la REGION, gestionan su buen uso. 2. Actualizar y Comunicar constantemente las novedades de los equipos de frio

encontrados en el mercado a la región asignada referente a pérdidas, robos, detención, traslado o daños.

Coordinador De Equipos De Venta

Gestionar las actividades administrativas referente a los equipos de frío. Transportista

Asegurar la correcta trasportación, cumpliendo normativas legales vigentes. Jefe Administrativo

Dar seguimiento a los indicadores de gestión de equipos de frío. DEFINICIONES/ABREVIATURAS

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Procedimiento: PCO40012-Cor Equipos de frío robados, perdidos y recuperados Área: Comercial Localidad: COR Páginas: 5 Fecha de Actualización: 25/02/2019 Clasificación: Uso Interno Versión: 1 REFERENCIAS

NCO40000-Cor Administración de Equipos de Venta PCO40013-Cor Baja de Equipos de Venta

ASPECTOS AMBIENTALES

La compra de equipos de frio debe cumplir con las normativas de la ISO 14001. ASPECTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

Selección y uso de equipo de protección personal (PGS30030). ESPECIFICACIONES

N/A. ANEXOS N/A.

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Procedimiento: PCO40012-Cor Equipos de frío robados, perdidos y recuperados Área: Comercial Localidad: COR Páginas: 5 Fecha de Actualización: 25/02/2019 Clasificación: Uso Interno Versión: 1 Tabla 15 Descripción de Actividades.

Descripción de Actividades

N° Responsable Actividad

1 Pre vendedor / Área comercial

Actualiza y comunica constantemente las novedades de los equipos de frío encontrados en el mercado de su ruta referente a pérdidas, robos, detención, traslados o daños.

2 Pre vendedor / Área comercial

Al detectar que el equipo consta como perdido, robado comunica al 1800 Coca-Cola. Cuando el equipo está retenido negocia con el cliente para recuperarlo y si no surte efecto la negociación comunica al administrador la novedad para que haga la respectiva denuncia (actividad n° 5)

3 1800 Coca-Cola Genera un ticket y se lo asigna al administrador de la CEDI donde corresponde el equipo.

4 Administrador de agencia

En base a los datos del ticket generado el administrador realiza una verificación en el mercado sobre el caso reportado.

5 Administrador de agencia

Si detecta que el equipo está perdido o robado realiza la respectiva denuncia en la fiscalía (actividad n° 6), caso contrario reporta al área comercial para que negocie con el cliente porque el equipo está retenido (actividad n° 2) 6 Área Legal Dar seguimiento al trámite de denuncia realizado por el

administrador de la agencia 7 Coordinador de

equipos de frío

Ejecuta el trámite de reingreso físico del equipo como también en el sistema a través de una acta de reingreso

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Procedimiento: PCO40012-Cor Equipos de frío robados, perdidos y recuperados Área: Comercial Localidad: COR Páginas: 5 Fecha de Actualización: 25/02/2019 Clasificación: Uso Interno Versión: 1 Diagrama de Flujo Procedimiento: PCO40012-Cor Equipos de frío robados, perdidos y recuperados.

Figura 10 Diagrama de Flujo Procedimiento: PCO40012-Cor Equipos de frío robados, perdidos y recuperados.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA DE REFRIGERACIÓN Codificación:MPCO400 Versión: 1 Validación: 25 de febrero del 2019 Página 73 de 123 Procedimiento: PCO40013-Cor - Baja de equipos de frío.

Área: Comercial Localidad: COR Páginas: 5 Fecha de Actualización: 25/02/2019 Clasificación: Uso Interno Versión: 1