Perfiles y competencias propuestos - Estructura por competencia

4.3 Estructura por competencia

4.3.5 Perfiles y competencias propuestos

Todo el personal deberá cumplir con las siguientes funciones y responsabilidades propuestas.

Tabla 4.2 Perfil del gerente general Puesto: gerente general.

Departamento: administrativo. Jefatura a quien reporta:

Responsabilidades del puesto

 Dirigir y representar en forma administrativa, comercial y judicial a la empresa Ortega Representaciones.

 Supervisar el trabajo de todos sus colaboradores.

 Es responsable de los equipos, tecnologías y medios de los que dispone la empresa para llevar a cabo su operación.

 Es el máximo responsable de la calidad del servicio, por lo que debe establecer mecanismos de retroalimentación de la satisfacción del cliente interno y externo.

 Mantener una relación cordial con los clientes, basada en el respeto y comprensión e infundir esto a los subordinados.

Funciones del puesto

 Su función es el de cumplir y hacer cumplir las políticas, reglamentos y leyes que existan dentro de la empresa.

 Delegar funciones a su personal para el mejoramiento de la empresa.  Tomar las mejores decisiones.

 Controlar y dirigir las actividades que realiza la empresa.

 Buscar mejoras constantes que sea de beneficio y crecimiento de la empresa.

 Verificación y aprobación de los cheques emitidos.

Requisitos mínimos del perfil propuesto

Educación: profesional de ciencias económicas, humanidades o ingenierías con título universitario.

Experiencia: mínimo tres años en un puesto similar.

Competencias personales: capacidad de negociación, mantener buenas relaciones sociales con todos los miembros de la empresa, buena comunicación.

Tabla 4.3 Perfil del asistente de gerencia

Puesto: asistente de gerencia. Departamento: administrativo.

Jefatura a quien reporta: gerente general.

Responsabilidades del puesto

 Materiales: maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.

 Información confidencial: maneja en forma directa un grado de confidencialidad media.

 Toma de decisiones: las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

Funciones del puesto

 Facturación, emisión de retenciones, archivo de documentos.  Lleva agenda del gerente.

 Toma apuntes importantes para informar cualquier novedad al gerente.  Realizar y recibir llamadas telefónicas para informar asuntos importantes al

gerente general.

 Respetar y realizar instrucciones que sean delegadas por el gerente general. Requisitos mínimos del perfil propuesto

Educación: título de nivel medio, de preferencia de secretaria oficinista. Experiencia: en el cargo un año.

Competencias personales: adaptación a cambios, manejar tecnología informática moderna, facilidad de expresión verbal y escrita.

Tabla 4.4 Perfil del contador

Puesto: contador.

Departamento: administrativo.

Jefatura a quien reporta: gerente general.

Responsabilidades del puesto

 Presentar los estados financieros, establecer procedimientos y controles internos.

 Evaluar el rendimiento del negocio y la productividad del segmento.  Evaluar las obligaciones fiscales y a cumplir con las regulaciones.  Emitir informes financieros para toma de decisiones

Funciones del puesto  Registrar las transacciones diarias.

 Preparar y analizar la información financiera.  Realizar roles de pago y nóminas.

 Informar sobre los estados financieros al gerente general.  Realizar flujos de efectivo mensuales.

 Realizar presupuestos anuales.

 Emisión de cheques.

Requisitos mínimos del perfil propuesto

Educación: título universitario de cuatro años en negocios, finanzas, auditoría, fiscal o contable.

Experiencia: en el cargodos años.

Competencias personales: capacidad para trabajar bajo presión, vocación e interés por la contabilidad, capacidad de organización.

Tabla 4.5 Perfil del supervisor de ventas

Puesto: supervisor de ventas. Departamento: ventas.

Jefatura a quien reporta: gerente general.

Responsabilidades del puesto  Realiza firmas de responsabilidad.

 Manejo de herramientas técnicas (software - hardware).  Trato con el cliente externo.

Funciones del puesto

 Planificar, organizar, dirigir y controlar a los vendedores.  Capacitar y asesorar a los vendedores.

 Elaborar métodos promocionales como regalos, descuentos, promociones, etc.

 Investigar y crear el perfil del vendedor adecuado.

 Realizar la cartera de clientes de cada uno de los vendedores.  Analizar los movimientos y organizar zonas y rutas de venta.

 Registrar y verificar el saldo del cobro realizado y enviar a contabilidad. Requisitos mínimos del perfil propuesto

Educación: estudios universitarios de licenciatura de mercadotécnica. Experiencia: en puestos similares de dos años.

Competencias personales: saber negociar, buenas relaciones interpersonales, principios éticos y morales.

Tabla 4.6 Perfil del vendedor

Puesto: vendedor. Departamento: ventas.

Jefatura a quien reporta: supervisor de ventas.

Responsabilidades del puesto

 Promover los servicios vía telefónica, mediante visitas o correos electrónicos.  Mantener contacto directo y realizar visitas a los clientes antiguos.

 Seguimiento a clientes.

Funciones del puesto  Captar nuevos clientes.

 Retener clientes actuales.

 Comunicar al cliente la información de los diferentes productos.  Mejorar la participación en el mercado.

 Cobrar todas sus facturas.

 Realizar depósitos diarios del dinero recaudado y entrega a contabilidad el comprobante de depósito.

Requisitos mínimos del perfil propuesto

Educación: estudios universitarios de licenciatura de mercadotécnica. Experiencia: en el cargo o a fines un año.

Competencias personales: buena comunicación, negociar, saber escuchar, espíritu de equipo.

Requerimiento específico: certificado de honorabilidad.

Tabla 4.7 Perfil del jefe de bodega

Puesto: jefe de bodega. Departamento: administrativo.

Jefatura a quien reporta: gerente general.

Responsabilidades del puesto

 Coordinar la elaboración de pedidos de bodega, según los pedidos realizados.  Recibir y registrar los productos comprados a los proveedores.

 Controlar los productos existentes en bodega.  Revisar las requisiciones diarias.

 Archivar la documentación relacionada con los pedidos a bodega.  Realizar inventario físico de existencias en bodega.

 Controla existencia y consumos de productos de bodega.

 Elaboración de ingresos y egresos en las tarjetas kárdex y realización de requisiciones diarias.

Funciones del puesto

 Revisar que sea almacenado correctamente cada producto.

 Revisar que los pedidos armados estén completos y con los productos en buenas condiciones.

 Realizar la hoja de ruta del chofer (anexo 6).

 Revisar que todos los pedidos registrados en la hoja de ruta estén en el camión en el que van a ser trasladados a su destino.

Requisitos mínimos del perfil propuesto

Educación: estudio profesional en administración de empresas o auditoría.

Experiencia: un año en registros de bodega y dos años en control de inventarios.

Competencias personales: liderazgo, trabajo en equipo, sinceridad, responsabilidad, coraje.

Tabla 4.8 Perfil del bodeguero

Puesto: bodeguero.

Departamento: administrativo.

Jefatura a quien reporta: jefe de bodega.

Responsabilidades del puesto

 Carga y descarga de la mercadería de los clientes y proveedores.  Reportar y separar los productos averiados para devolución.

 Almacenar en el lugar asignado los productos de cada uno de los proveedores.

 Realizar el aseo y organización de la bodega y velar por que se conserve.  Velar por la adecuada conservación de los implementos de trabajo.

Funciones del puesto  Acomodar los productos en donde corresponda.

 Armar y despachar pedidos.

 Control en mercadería almacenada para que no sufra daños. Requisitos mínimos del perfil propuesto Educación: estudio técnico en manejo de bodegas.

Experiencia: un año en cargos similares.

Competencias personales: ordenar y almacenar los productos en las respectivas bodegas, energía, responsabilidad.

Tabla 4.9 Perfil del chofer

Puesto: chofer.

Departamento: ventas.

Jefatura a quien reporta: jefe de bodega.

Responsabilidades del puesto

 Mantener el buen estado el vehículo a través de mantenimiento preventivo.  Trasladar los productos a sus lugares de destino.

 Informar de desperfectos mecánicos del vehículo para solicitar la reparación. Funciones del puesto

 Cargar los pedidos y llevar al camión en el que van a ser trasladados.  Responsable de que los productos lleguen a su destino sin ningún deterioro

o exista la pérdida del mismo.

 Responsable de entregar la mercadería a la hora y lugar establecida en la hoja de ruta.

Requisitos mínimos del perfil propuesto

Educación: mecánica básica y conocimiento de la función desempeñar. Experiencia: mínima de dos añosen cargos similares, papeles necesarios. Competencias personales: manejo correcto de vehículo, responsabilidad, dinamismo.

Elaborado por: la Autora.

In document Modelo para la reestructuración financiera y operacional de la empresa Ortega representaciones ubicada en el sur de Quito (página 104-111)