Plan de acción

Teniendo en cuenta las conclusiones anteriores, este apartado pretende proponer estrategias que generen acciones en el marco del mejoramiento de la información y la comunicación suministrada por la Embajada y el Consulado de Colombia en el Reino Unido a la población estudiantil colombiana radicada en dicho país.

Por un lado, y teniendo en cuenta las sugerencias de los estudiantes, vale la pena que la Embajada y el Consulado den a conocer sus servicios de información y comunicación ya que, a pesar que existen los espacios, los estudiantes no acceden a estos por no tener conocimiento de su existencia. Para ello, se propone que se le suministre a los estudiantes información sobre la Embajada y el Consulado de Colombia en el Reino Unido en la Embajada Británica (al momento de obtener su visa) o en las agencias de viaje. El consenso general por parte de los estudiantes es que se les presente de forma clara los medios y canales que utiliza la Embajada y el Consulado para comunicarse con ellos.

Por el otro lado, y teniendo en cuenta las sugerencias de los representantes del servicio exterior entrevistados, así como el análisis hecho por el autor a los servicios de comunicación prestados, es claro que uno de los problemas centrales es que la comunicación no es tenida en cuenta como eje transversal de los servicios que presta la embajada. Esto se refleja en que, por ejemplo, las páginas web tanto de la Embajada como del Consulado se encuentran desactualizadas y no cuentan con ningún espacio para la comunidad estudiantil, lo que conlleva a que el espacio exista pero no sea utilizado.

Por otra parte los eventos para estudiantes están orientados a promocionar instituciones educativas más no a responder a inquietudes de los estudiantes como son trámites de visas ante el gobierno inglés y otros países europeos, información sobre vivienda, trabajo, información para acceder al sistema de salud, actividades culturales y trámites bancarios. Además al no hacer seguimiento a los eventos, la Embajada y el Consulado no conocen las verdaderas opiniones de los estudiantes con respecto a los eventos que ellos ofrecen.

Las asesorías personalizadas son un canal directo de comunicación y apoyo a la comunidad estudiantil, sin embargo se presentan serios problemas pues este servicio no es conocido por la comunidad y en segundo lujar solo existe una persona para brindar atención personalizada, lo que conlleva a que existan tiempos muy largos para obtener una cita.

Con base en estos diagnósticos y sugerencias, los objetivos para un plan de acción son:

1. Informar a los estudiantes colombianos que realizan estudios en el Reino Unido de las estrategias de comunicación e información con que cuenta la Embajada y el consulado de Colombia en dicho país.

2. Crear un espacio de comunicación con la población estudiantil radicada el Reino Unido desde la página en internet tanto de la Embajada como del Consulado de Colombia en dicho país.

3. Crear mecanismos de evaluación para la Embajada y el Consulado respecto a los servicios de información y comunicación para la comunidad estudiantil. Es decir formatos de evaluación para las páginas web, para los servicios personalizados y para los eventos. Teniendo en cuenta los objetivos anteriores, la metodología propuesta para alcanzar estos fines es:

1. Crear un folleto que contenga información sobre: cómo acceder físicamente (direcciones y teléfonos de contacto) y virtualmente (enlaces y direcciones web) a la Embajada y el Consulado; trámites y requisitos para visas en Inglaterra y Europa; así como consejos básicos sobre la vida en el Reino Unido (vivienda, salud, registro con la policía, empleo, etc).

2. Para asegurar que este folleto llegue a los destinatarios, en conjunto con la Embajada del Reino Unido en Colombia y bajo los parámetros de cooperación para una migración más ordenada, se podría hacer entrega del mismo en el momento en que se entrega la visa del Reino Unido. Este procedimiento aseguraría que toda persona que reciba una visa por cuestiones de estudio en el Reino Unido, reciba también la información de la Embajada y el Consulado de Colombia en ese país, así como alguna información básica que pueda servir como fuente de apoyo.

Además, el folleto podría ser distribuido en otras instituciones clave como agencias de viajes que atienden población estudiantil, Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogotá, oficinas de Relaciones Internacionales de Universidades colombianas y en las diferentes organizaciones que patrocinan la educación en el exterior (Colciencias, Icetex, Colfuturo, Fundación Fullbrithg, etc)

3. Crear un espacio en la página internet tanto de la Embajada como del Consulado con contenido para la población estudiantil. Este contenido estaría ligado al folleto, ya que contendría diferentes enlaces a información sobre legalización, vivienda, empleo, acceso al sistema de salud, universidades, sitios históricos, recorridos turísticos, una lista de organizaciones no gubernamentales que apoyan a la comunidad hispana en el Reino Unido y una sección de enlaces a páginas web de interés para la comunidad estudiantil.

4. Crear tres diferentes formatos de evaluación para las estrategias dirigidas a la población estudiantil, con el fin de poder tener un servicio en constante actualización. En primer lugar un formato para la evaluación de los eventos, en el que de manera muy sencilla se pregunta si el evento cumplió no con las expectativas del asistente y las recomendaciones que este hace sobre el mismo. Se podrían tener en cuenta los siguientes puntos al momento de realizar una evaluación:

a) ¿El evento cumplió con sus fines y objetivos? ¿Por qué sí y por qué no? b) ¿Qué puntos no fueron incluidos?

c) ¿Cuál fue la información formal e informal acerca del resultado del evento? d) Dado el esfuerzo comprometido en la organización del evento, ¿valió la pena?

Las preguntas anteriores deberían hacerse no sólo a los asistentes, sino también al interior del equipo que organiza el evento, ya que son preguntas que implican a los organizadores y sus percepciones sobre el mismo. En cuanto a la percepción que tiene el público del evento es preciso pedir a los participantes información acerca del mismo. Se recomienda entonces averiguar la opinión de los participantes acerca del evento a través de una conversación o de una encuesta. La encuesta se realiza dependiendo del fin con que los organizadores convocaron al evento y en ella se plasman los objetivos del evento en forma de pregunta para corroborar si se cumplió con el fin del evento y se deja un espacio para comentarios y sugerencias.

En segundo lugar un formato de evaluación para la asesoría personalizada, que se le entrega al estudiante la momento de terminar su sesión con el asesor, en el cual se le pregunta si este servicio cumplió con sus expectativas y cuáles serían sus recomendaciones.

En tercer lugar habría un enlace en las páginas web tanto de la Embajada como del Consulado, que llevaría a una encuesta de satisfacción en el momento de su consulta, un

espacio para que expresen sus comentarios y sugerencias (incluyendo enlaces que puedan ser de interés para ellos y que no estén en la Embajada).

5. Teniendo en cuenta todas las posibilidades que ofrece internet, sería útil crear un espacio en el que exista un registro (formulario), un espacio para foros y un chat. En este sentido los estudiantes podrían recibir información, proponer eventos de su interés, generar comunidades, recibir información adicional sobre sus consultas a sus correos personales y asesorías personalizadas a través del chat. Esto permitiría que los estudiantes que no se encuentran en Londres puedan también acceder al servicio personalizado sin necesidad de traslados.